Budgetförordning för Eurojust

EUROJUSTKOLLEGIET HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av rådets beslut av den 28 februari 2002 om inrättande av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet, särskilt artikel 37,

med beaktande av kommissionens beslut om beviljande av avvikelser begärda av Eurojust från kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, och

(1) Eurojust är en juridisk person och ansvarar helt för att upprätta och genomföra sin egen budget.

(2) Reglerna för att upprätta och genomföra Eurojusts budget samt reglerna för utformningen och revisionen av redovisningen behöver klargöras.

(3) Eurojustkollegiets, utanordnarens, räkenskapsförarens, förskottsförvaltarens och internrevisorns respektive befogenheter och ansvar behöver också klargöras.

(4) Effektiva kontrollsystem måste upprättas för att skydda Europeiska gemenskapens ekonomiska intressen.

(5) Eftersom Eurojust finansieras genom ett årligt bidrag ur gemenskapsbudgeten, bör tidsplanen för upprättandet av budgeten, redovisningen och beviljandet av ansvarsfrihet anpassas till motsvarande bestämmelser i den allmänna budgetförordningen.

(6) Av samma anledning måste Eurojust uppfylla samma krav som gemenskapsinstitutionerna när det gäller offentlig upphandling och beviljande av bidrag. Det räcker i detta fall med hänvisningar till berörda bestämmelser i den allmänna budgetförordningen.

(7) Budgetförordningen måste avspegla de särskilda krav som ställs på Eurojust som ett rättsligt samarbetsorgan. Den måste ta full hänsyn till den känsliga verksamhet som Eurojust bedriver, särskilt i förhållande till utredningar och åtal.

(8) Den budgetförordning som skall tillämpas på Eurojusts budget måste antas enhälligt av kollegiet efter det att kommissionen har konsulterats.

(9) Kommissionen har godkänt denna förordning inklusive avvikelsen från rambudgetförordningen.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Avdelning I Syfte

Artikel1¶

I denna förordning anges den huvudprincip och de regler som gäller för upprättandet och genomförandet av Eurojusts budget.

Artikel2¶

I denna förordning avses med

1. Eurojustbeslutet: rådets beslut 2002/187/RIF av den 28 februari 2002 om inrättandet av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet,

2. Eurojust: den rättsliga samarbetsorganisation som inrättats genom Eurojustbeslutet som ett av Europeiska unionens organ,

3. kollegium: den enhet som anges i artikel 10.1 i Eurojustbeslutet,

4. administrativ direktör: den person som anges i artikel 29 och artikel 36.1 i Eurojustbeslutet,

5. personal: den administrativa direktören och den personal som anges i artikel 30 i Eurojustbeslutet,

6. budget: den Eurojustbudget som anges i artikel 34 i Eurojustbeslutet,

7. budgetmyndighet: Europaparlamentet och Europeiska unionens råd,

8. allmän budgetförordning: rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget,

9. rambudgetförordning: kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 23 december 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget,

10. genomförandebestämmelser för den allmänna budgetförordningen: de detaljerade bestämmelser för genomförandet av förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 som fastslagits genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002,

11. genomförandebestämmelser för Eurojusts budgetförordning: genomförandereglerna för denna budgetförordning,

12. Eurojusts budgetregler: Eurojustbeslutet, denna budgetförordning och genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning,

13. tjänsteföreskrifter: förordningar och regler som tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

Avdelning II Budgetprinciperna

Artikel3¶

Budgeten skall upprättas och genomföras enligt principerna om enhet och riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.

Kapitel 1 Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel4¶

Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för att genomföra Eurojustbeslutet införs och godkänns.

Artikel5¶

I budgeten skall upptas

a) Eurojusts egna inkomster bestående av de avgifter, skatter och, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 51, ränta som Eurojust uppbär för tjänster som kompletterar den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster,

b) eventuella bidrag från värdmedlemsstaten,

c) ett bidrag från Europeiska gemenskaperna,

d) inkomster avsatta för särskilda ändamål, vilka skall användas för att finansiera klart avgränsade utgifter enligt artikel 19.1,

e) Eurojusts utgifter, inklusive administrativa utgifter.

Artikel6¶

1. Alla utgifter och inkomster skall medföra att en rubrik i budgeten tillgodogörs eller belastas.

2. Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten.

3. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten.

Kapitel 2 Principen om ettårighet

Artikel7¶

De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Artikel8¶

1. Anslagen i budgeten kan vara såväl differentierade som icke-differentierade anslag som ger upphov till åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndigandena skall täcka alla de rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.

3. Betalningsbemyndigandena skall täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Administrativa anslag skall vara icke-differentierade anslag. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, skall belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras.

Artikel9¶

1. Eurojusts inkomster enligt artikel 5 skall tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret.

2. Eurojusts inkomster skall ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.

3. Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Utgiftsåtaganden skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.

5. Betalningarna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren fram till och med den 31 december detta budgetår.

Artikel10¶

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

De kan emellertid föras över till det närmast följande budgetåret, förutsatt att kollegiet fattar beslut om detta senast den 15 februari enligt bestämmelserna i punkterna 2–7.

2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.

3. Åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte utnyttjats för åtagande före budgetårets utgång får överföras i den utsträckning som beloppen motsvarar åtagandebemyndiganden för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december, och åtagandena för dessa belopp får ingås fram till den 31 mars påföljande budgetår; de förberedelser som avses ovan skall definieras i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning.

4. Betalningsbemyndiganden inom ramen för differentierade anslag får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslag som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår inte täcker behoven. Eurojust skall sträva efter att i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.

5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret skall överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår.

6. De anslag mot vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år n + 1 skall automatiskt förfalla.

Det skall framgå i räkenskaperna vilka anslag som överförts mellan budgetår.

7. Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 19 och som fortfarande är disponibla den 31 december skall automatiskt överföras.

De anslag som överförs på dessa grunder skall användas först.

Artikel11¶

Om belopp frigörs under något av de budgetår som följer på det år för vilket anslagen beviljades därför att de åtgärder för vilka anslagen avsatts helt eller delvis inte genomförs, skall motsvarande anslag förfalla.

Artikel12¶

Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart som budgeten är slutligt antagen.

Artikel13¶

1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 november varje år belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får emellertid inte överskrida en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som tagits upp under motsvarande rubrik för det innevarande budgetåret. De får inte heller gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i den senaste budgeten som antagits på normalt sätt.

2. Utgifter som skall betalas i förskott, t.ex. hyror, får vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret.

Artikel14¶

1. Om budgeten ännu inte är antagen vid budgetårets början skall följande regler tillämpas för åtagande och betalning av utgifter som skulle ha kunnat belasta en enskild budgetrubrik i den senaste slutligt antagna budgeten.

2. Åtaganden får göras per kapitel för upp till en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.

Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret.

Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomstredovisningen får inte överskridas.

3. Om kontinuiteten i Eurojusts verksamhet och förvaltningsbehoven kräver det får kollegiet på begäran av den administrativa direktören godkänna två eller flera tillfälliga tolftedelar av såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts disponibla genom bestämmelserna i punkterna 1 och 2.

Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men får inte delas upp i bråkdelar.

Kapitel 3 Principen om balans i budgeten

Artikel15¶

1. Det skall råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden i budgeten.

2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från gemenskapen, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 5.

3. Eurojust får inte ta upp lån.

4. De medel som betalas in till Eurojust skall balansera organets budget och betalas i form av en förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 81.1 b i, i den allmänna budgetförordningen.

Artikel16¶

1. Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 81 är positivt skall det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats i gemenskapsbidrag under budgetåret i fråga. Den del av saldot som överstiger det bidrag som gemenskapen betalat ut under budgetåret skall föras in som inkomst i påföljande års budget.

Skillnaden mellan det gemenskapsbidrag som tagits upp i gemenskapens allmänna budget och det faktiskt utbetalda bidraget skall förfalla.

2. Om saldot enligt den resultaträkning som avses i artikel 81 är negativt skall det föras upp i följande budgetårs budget.

3. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena skall tas upp i budgeten genom en ändringsskrivelse under budgetförfarandet eller, om det berörda budgetåret redan inletts, genom en ändringsbudget.

Kapitel 4 Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel17¶

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro.

För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i nationella valutor enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning, vilket också skall gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.

Kapitel 5 Universalitetsprincipen

Artikel18¶

De totala inkomsterna skall täcka de totala betalningsbemyndigandena, med förbehåll för artikel 19. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för artikel 21.

Artikel19¶

1. Följande inkomster skall avsättas för att täcka särskilda utgifter:

a) Inkomster som gäller ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

b) Bidrag till Eurojusts verksamhet från medlemsstaterna, tredje land eller andra organ, om detta villkor ingår i avtalet mellan Eurojust och den andra parten.

2. Alla de inkomster som avses i punkt 1 skall täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller.

3. Budgeten skall innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål som avses i punkt 1, och beloppen skall om möjligt anges.

Artikel20¶

1. Den administrativa direktören får ta emot alla donationer till Eurojust, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från kollegiet, som skall fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om kollegiet inte fattar något beslut inom denna tidsfrist skall donationen anses som godkänd.

Artikel21¶

1. Genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning skall fastställa att vissa inkomster får dras av från fakturor, samlingsfakturor och ansökningar om utbetalningar, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från fakturor och ansökningar om utbetalningar skall inte tas upp som Eurojusts inkomster.

2. Priser på varor, andra produkter och tjänster som levereras till Eurojust skall tas upp i budgeten netto exklusive eventuella skatter som återbetalas

a) av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier, av värdstaten på grundval av avtalet om Eurojusts säte eller på grundval av andra relevanta avtal,

b) av medlemsstat eller tredjeland på grundval av andra relevanta överenskommelser.

De nationella skatter som eventuellt betalas av Eurojust på tillfällig basis enligt första stycket skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.

3. Eventuella negativa saldon skall föras upp som utgifter i budgeten.

4. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av budgeten. Den slutliga vinsten eller förlusten skall tas upp i budgetårets saldo.

Kapitel 6 Principen om specificering

Artikel22¶

Anslagen skall vara fördelade mellan kapitel, och dessa kapitel skall underindelas i artiklar och punkter.

Artikel23¶

1. Den administrativa direktören får överföra anslag mellan olika artiklar inom samma kapitel.

Han skall snarast möjligt underrätta kollegiet om de överföringar som skett enligt första stycket.

2. Den administrativa direktören får överföra anslag mellan avdelningar eller mellan olika kapitel inom samma avdelning förutsatt att överföringen inte överstiger 10 % av anslagen för budgetåret i fråga. Han skall snarast möjligt underrätta kollegiet om de överföringar som skett mellan avdelningar och kapitel. Om en överföring av detta slag, dvs. mellan avdelningar eller mellan kapitel inom samma avdelning, avser ett belopp som överskrider gränsen om 10 % av anslagen, skall den administrativa direktören utforma ett förslag som skall föreläggas kollegiet. Kollegiet skall ha en månad på sig att meddela om den motsätter sig en sådan överföring, varefter den i annat fall skall anses vara godkänd.

3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av denna artikel skall åtföljas av detaljerade motiveringar, som skall innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter skall lämnas för såväl den budgetrubrik som belastas som den som förstärks genom överföringen.

Artikel24¶

1. Anslag får endast överföras till budgetrubriker under vilka anslag har beviljats i budgeten eller som förts upp med symboliskt anslag (p.m.).

2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras under förutsättning att ändamålet inte ändras.

Kapitel 7 Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel25¶

1. Budgetanslagen skall användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som Eurojust använder för att genomföra sin verksamhet skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3. Målen skall inom alla delar av budgeten vara specifika, mätbara, praktiskt genomförbara, relevanta och preciserade vad gäller datum. Målen skall följas upp med hjälp av resultatindikatorer som skall utformas särskilt för varje verksamhet och den administrativa direktören skall förse kollegiet med all nödvändig information i detta avseende. Informationen till budgetmyndigheten skall översändas på årsbasis och vid lämplig tidpunkt, och skall sedermera ingå bland de handlingar som åtföljer det preliminära budgetförslaget.

4. För att underlätta beslutsprocessen skall Eurojust utvärdera program och åtgärder både i förhand och i efterhand. Detta skall gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna skall meddelas kollegiet.

5. De mål och åtgärder som anges i punkterna 3 och 4 gäller inte för arbete förknippat med ett särskilt ärende.

Kapitel 8 Principen om öppenhet

Artikel26¶

1. Budgeten skall upprättas och genomföras och räkenskaperna skall läggas fram med hänsyn tagen till principen om klarhet och öppenhet.

2. Budgeten och alla eventuella ändringsbudgetar skall, inom två månader från att de antogs offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning i den form de slutligt antas.

Avdelning III Upprättandet av budgeten och budgetens struktur

Kapitel 1 Upprättandet av budgeten

Artikel27¶

1. Budgeten skall upprättas enligt Eurojustbeslutet.

2. Den administrativa direktören skall varje år upprätta ett preliminärt förslag till inkomst- och utgiftsberäkning för Eurojust för efterföljande räkenskapsår och förelägga det för kollegiet för godkännande.

3. Kollegiet skall upprätta en preliminär inkomst- och utgiftsberäkning för Eurojust, inklusive en allmän motivering, på grundval av det förslag som upprättats av den administrativa direktören. Kollegiet skall skicka beräkningarna och motiveringen till kommissionen senast den 31 mars.

4. Eurojusts preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar skall innehålla

a) en tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad,

b) en motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan ökning av tjänsterna är aktuell,

c) en kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.

5. På grundval av beräkningen skall kommissionen i det preliminära förslaget till allmän budget för den Europeiska unionen föreslå beloppet för det årliga bidraget liksom fasta och tillfälliga tjänster och förelägga förslaget för budgetmyndigheten i enlighet med artikel 272 i fördraget.

6. Budgetmyndigheten skall fatta beslut om tjänsteförteckningarna för Eurojust liksom om alla eventuella framtida ändringar i dessa förteckningar på grundval av artikel 32.1.

7. Kollegiet skall anta budgeten före budgetårets början, inklusive tjänsteförteckningen enligt definitionen i artikel 34.1 tredje meningen i Eurojustbeslutet, på grundval av det årliga bidrag och de tjänster som godkänts av budgetmyndigheten i enlighet med punkt 6, och justera den för de olika bidrag som Eurojust har beviljats och medel som har betalats från andra källor.

Artikel28¶

Alla ändringar i budgeten eller i tjänsteförteckningen skall antas genom en ändringsbudget, som skall antas i enlighet med Eurojustbeslutet samt artikel 27 i denna förordning.

Kapitel 2 Budgetens struktur och utformning

Artikel29¶

Budgeten skall innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.

Artikel30¶

Utgifterna skall tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av Eurojusts verksamhet. Eurojust skall själv fastställa sin kontoplan, varvid det skall göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.

Artikel31¶

I budgeten skall följande ingå:

1. I sammanställningen över inkomster:

a) Eurojusts beräknade inkomster för budgetåret i fråga.

b) Preliminära belopp för inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n – 2.

c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2. I sammanställningen över utgifter:

a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för budgetåret i fråga.

b) Åtagandebemyndigandena för föregående budgetår liksom uppgift om de åtaganden som ingåtts och de utgifter som betalats under budgetåret n – 2.

c) En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som skall utföras under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.

d) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel32¶

1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 27 skall, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts.

Tjänsteförteckningen skall för Eurojust utgöra en absolut övre gräns utöver vilken inga tjänster får tillsättas. Kollegiet får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna A*16, A*15, A*14 och A*13, samt på följande två villkor:

a) De totala personalutgifterna för hela budgetåret får inte påverkas.

b) Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.

2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras.

Avdelning IV Genomförande av budgeten

Kapitel 1 Allmänna bestämmelser

Artikel33¶

Den administrativa direktören skall fungera som utanordnare. Han skall på eget ansvar genomföra Eurojusts budget både med avseende på inkomster och utgifter, inom ramen för de tilldelade anslagen och i enlighet med Eurojusts budgetregler.

Artikel34¶

1. Den administrativa direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom Eurojust som omfattas av tjänsteföreskrifterna, enligt villkoren i Eurojusts budgetregler. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning. Den administrativa direktören skall uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.

Artikel35¶

1. Det skall vara förbjudet för varje aktör i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning att genomföra en handling som innebär ett led i budgetgenomförandet om han eller hon har ett egenintresse som kan stå i strid med Eurojusts intressen. Om en sådan situation uppstår, skall den berörda aktören alltid avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten.

2. Det föreligger intressekonflikt om en aktör som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 skall anses vara den berörde aktörens överordnade. Om den berörde aktören enligt ovan är den administrativa direktören, skall således den behöriga myndigheten vara kollegiet.

Artikel36¶

1. Budgeten skall genomföras på den administrativa direktörens ansvar inom de avdelningar som är underställda honom.

2. Om detta förefaller vara oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.

Kapitel 2 Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1 – Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel37¶

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Avsnitt 2 – Utanordnaren

Artikel38¶

1. Utanordnarna skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Utnyttjandet av anslag skall innefatta att den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag skall kunna utnyttjas.

3. Handläggningen av inkomster skall innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den kan också innefatta att fastställda fordringar skrivs av.

4. Den delegerade utanordnaren skall fastställa miniminormer enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning. Dessa miniminormer skall upprättas på grundval av de normer som kommissionen fastställer för sina egna avdelningar och som är anpassade till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art, organisationsstrukturen och interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter han skall utföra, inklusive efterhandskontroller i erforderliga fall.

Utanordnaren skall bland annat inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.

5. Innan en transaktion får godkännas skall dess operationella och finansiella aspekter kontrolleras av tjänstemän som är oberoende av den tjänsteman som tagit initiativet till transaktionen. Initiativet till transaktionen och förhands- och efterhandskontrollen av densamma skall vara åtskilda funktioner.

6. Utanordnaren skall bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av budgeten.

Artikel39¶

1. Med initiativ till en transaktion enligt artikel 38.5 skall avses samtliga förberedelser för den enligt artiklarna 33 och 34 utsedde behörige utanordnarens antagande av den handling genom vilken ett led i budgetgenomförandet beslutas.

2. Med förhandskontroll enligt artikel 38.5 skall avses alla kontroller av transaktionens operationella och finansiella aspekter som i förväg utförs av den behörige utanordnaren.

3. Förhandskontroll skall utföras för alla transaktioner. Vid kontrollen skall det särskilt bekräftas att

a) utgiften är laglig och korrekt utifrån tillämpliga bestämmelser,

b) transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 25.

4. Efterhandskontroller av dokument och vid behov på plats skall ha till syfte att garantera att de transaktioner som finansieras genom budgeten genomförs på riktigt sätt och framför allt enligt kriterierna i punkt 3. Dessa kontroller får utföras genom stickprov mot bakgrund av en riskanalys.

5. De tjänstemän eller andra anställda som ansvarar för att genomföra de kontroller enligt punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som utför kontrollerna enligt punkt 1, och får inte heller vara hierarkiskt underordnade dessa.

6. Alla som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner skall ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De skall följa de yrkesmässiga regler som fastställts av Eurojust, vilka i sin tur skall bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.

Artikel40¶

1. Utanordnaren skall underrätta kollegiet om sina åtgärder i form av en årlig verksamhetsrapport (nedan kallad ”utanordnarens rapport”), med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen. Denna rapport skall innehålla de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen för verksamhet som inte är förknippad med särskilda ärenden, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och hur systemet för intern kontroll fungerar. Internrevisorn i den mening som avses i artikel 71 skall ta del av den årliga verksamhetsrapporten liksom av andra uppgifter som fastställts.

2. Kollegiet skall senast den 15 juni varje år till budgetmyndigheten och revisionsrätten överlämna en analys och bedömning av utanordnarens rapport för föregående budgetår. Denna analys och bedömning skall infogas i Eurojusts årsrapport enligt bestämmelserna i dess grundrättsakt.

Artikel41¶

Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller mot gällande regler för yrkesutövningen skall skriftligen underrätta den administrativa direktören om detta, och – om denne inte vidtar någon åtgärd inom rimlig tid – underrätta den instans som avses i artikel 47.4 samt kollegiet. Han skall vidare, om det förfarande som upptäcks är brottsligt, utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

Artikel42¶

Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 34 skall artikel 38.1–3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.

Avsnitt 3 – Räkenskapsföraren

Artikel43¶

1. Kollegiet skall utse en räkenskapsförare som skall vara en person som omfattas av tjänsteföreskrifterna och som inom Eurojust skall ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning VII,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VII,

d) i enlighet med avdelning VII ansvara för tillämpningen av redovisningsregler och -metoder, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter,

f) förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren skall från utanordnarna få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av Eurojusts tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

3. Om inget annat följer av punkt 4 eller av artikel 44 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Han skall vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

4. Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna. Räkenskapsföraren skall i förväg underrätta utanordnaren om han avser att förfara på detta sätt.

5. De uppgifter som överlåts skall anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

Avsnitt 4 – Förskottsförvaltaren

Artikel44¶

Om det förefaller nödvändigt för betalning av mindre utgifter och inkassering av andra inkomster enligt artikel 5 får det upprättas förskottskonton, som skall krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av denne.

Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man skall fastställas i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning.

Kapitel 3 De finansiella aktörernas ansvar

Avsnitt 1 – Allmänna regler

Artikel45¶

1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas dessa befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.

2. Kollegiet får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Kollegiet skall då utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

3. Räkenskapsföraren får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta förskottsförvaltaren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Artikel46¶

1. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa de anställda som anges i artikel 45 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

2. Alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna, dock utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 47–49. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen skall sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Avsnitt 2 – Bestämmelser för utanordnaren och för delegerade och vidaredelegerade utanordnare

Artikel47¶

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Där föreskrivs att en tjänsteman kan bli skyldig att helt ersätta den skada som gemenskaperna lidit till följd av ett allvarligt fel som han begått i eller i samband med tjänsten, särskilt när han fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtagande eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta bestämmelserna i denna budgetförordning och genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning.

Detsamma gäller om en utanordnare genom att begå ett allvarligt fel försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar institutionen ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man.

2. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar honom att fatta strider mot gällande bestämmelser eller med principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall han skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall denne befrias från ansvar.

3. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare skall han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva, samt för sitt val av delegerad utanordnare.

4. Den instans som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av finansiella oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter kan om kollegiet så beslutar ges samma befogenheter gentemot Eurojust i fråga som gentemot kommissionens egna avdelningar.

Om kollegiet inte fattar något sådant beslut skall den i stället inrätta en funktionellt oberoende specialiserad instans med detta ansvarsområde.

Den administrativa direktören skall på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation skall inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter den administrativa direktörens tjänsteutövning skall den överlämna yttrandet till kollegiet och till kommissionens internrevisor.

5. Alla anställda kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som Eurojust lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten i enlighet med tjänsteföreskrifterna.

Ett motiverat beslut skall därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.

Avsnitt 3 – Bestämmelser för räkenskapsförare och förskottsförvaltare

Artikel48¶

Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren.

c) När de gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Artikel49¶

Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de inte med korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

c) När de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Kapitel 4 Handläggning av inkomster

Avsnitt 1 – Allmänna bestämmelser

Artikel50¶

Eurojust skall förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av gemenskapsbidraget med intervall som skall beslutas genom överenskommelse mellan Eurojust och kommissionen.

Artikel51¶

De belopp som kommissionen överför till Eurojust skall vara räntebärande, och ränteinkomsterna skall tillfalla den allmänna budgeten.

Avsnitt 2 – Beräkning av fordringar

Artikel52¶

Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för Eurojust skall den behörige utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

Avsnitt 3 – Fastställande av fordringar

Artikel53¶

1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skall

a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dettas storlek,

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.

2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären. Båda dessa dokument skall upprättas av den behörige utanordnaren.

3. Utan att detta påverkar tillämpningen av lagar, kontraktsbestämmelser eller överenskommelser skall alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ge upphov till ränta enligt genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

4. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis.

Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat.

Utanordnaren skall före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.

Avsnitt 4 – Godkännande av inkassering

Artikel54¶

Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

Avsnitt 5 – Inkassering

Artikel55¶

1. Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.

2. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskraven för fordringar som den behörige utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han skall säkerställa att Eurojusts fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

3. Om den behörige utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall vara motiverat. Utanordnaren får inte delegera detta beslut.

I beslutet skall anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

4. Den behörige utanordnaren skall avstå från att kräva in en fordran om det upptäcks en felaktighet i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

5. Om det upptäcks faktafel som inte medför att hela Eurojusts fordran behöver avskrivas skall den behörige utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

Artikel56¶

1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran skall han registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta den behörige utanordnaren.

2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa skall kvitto lämnas.

Artikel57¶

1. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut skall räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

2. Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning av samma belopp som den fastställda fordran i de fall då gäldenären har en fordran på Eurojust, förutsatt att denna fordran också är säker, likvid och förfallen till betalning och att ett sådant förfaringssätt är juridiskt möjligt.

Artikel58¶

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren genom en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären måste betala den ränta som anges i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen; räntan skall tillämpas på hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen.

b) För att skydda Eurojusts intressen måste gäldenären också ställa en finansiell säkerhet som täcker både kapitalbeloppet och räntan.

Avsnitt 6 – Särskild bestämmelse för avgifter och skatter

Artikel59¶

Om Eurojust uppbär skatter eller avgifter enligt i artikel 5 a skall det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster. Fordringar och inkassering skall bestämmas i enlighet med artiklarna 53–58.

Kapitel 5 Handläggning av utgifter

Artikel60¶

1. Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut. Detta gäller inte arbete förknippat med ett särskilt ärende.

3. Eurojusts arbetsprogram skall gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som anges där, förutsatt att dessa åtgärder och de kriterier som reglerar dem är tydligt definierade.

4. Administrativa utgifter får verkställas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.

Avsnitt 1 – Utgiftsåtagande

Artikel61¶

1. Ett budgetmässigt åtagande skall bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande.

2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.

3. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.

4. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.

5. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Ett preliminärt åtagande skall genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.

Artikel62¶

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan han ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. De enskilda rättsliga åtaganden som motsvarar enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden skall ingås senast den 31 december år n.

Vid utgången av den period som anges i första stycket skall den behörige utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

3. För rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår och motsvarande budgetmässiga åtaganden, skall det – med undantag för personalutgifter – fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena skall vara uppfyllda; tidsfristen skall fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter detta datum skall dras tillbaka och anslagsbeloppet förfalla i enlighet med artikel 11.

Artikel63¶

När ett budgetmässigt åtagande ingås, skall den behörige utanordnaren försäkra sig om

a) att rätt budgetrubrik belastas,

b) att det finns disponibla anslag,

c) att utgiften är förenlig med Eurojusts budgetregler,

d) att principerna för en sund ekonomisk förvaltning följs.

Avsnitt 2 – Kontroll av utgifter

Artikel64¶

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behörige utanordnaren skall

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) kontrollera fordringens förfallovillkor,

c) bestämma eller kontrollera att fordringsbeloppet är riktigt, och dettas storlek.

Artikel65¶

1. För att en utgift skall kunna godkännas skall borgenärens anspråk styrkas genom handlingar som visar att tjänster faktiskt utförts, leveranser faktiskt skett eller att bygg- och anläggningsarbeten faktiskt utförts, eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, eller slutligen genom andra former av dokument som motiverar betalningen.

2. Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behörige utanordnaren.

3. Beslutet om att en utgift ”kan betalas” skall i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system skall den behörige utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.

Avsnitt 3 – Godkännande av utgifter

Artikel66¶

1. Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som han har kontrollerat genom att utfärda en betalningsorder.

2. Betalningsordern, som skall vara daterad och undertecknad av den behörige utanordnaren, skall överlämnas till räkenskapsföraren. Den behörige utanordnaren skall förvara de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 38.6.

3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren skall i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 90.1

Avsnitt 4 – Utbetalning

Artikel67¶

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i den allmänna budgetförordningen samt enligt kontraktet eller överenskommelsen och omfattar en eller flera av följande transaktioner.

a) En betalning av hela det utestående beloppet.

b) En betalning av utestående belopp på något av följande sätt:

i) En förhandsfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar.

ii) En eller flera mellanliggande betalningar.

iii) De utestående beloppen regleras genom en slutbetalning.

Förhandsfinansieringen skall helt eller delvis räknas av mot de mellanliggande betalningarna.

Det sammanlagda beloppet av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna skall räknas av mot slutbetalningen.

2. Vid bokföringen skall det göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel68¶

Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Avsnitt 5 – Tidsfrister för betalningar

Artikel69¶

Utgifterna skall kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

Kapitel 6 Datasystem

Artikel70¶

Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.

Kapitel 7 Internrevisor

Artikel71¶

Eurojust skall förfoga över en funktion för internrevision. Internrevisorn skall utses och utöva sina befogenheter i enlighet med artikel 38.2 och 38.3 i Eurojustbeslutet.

Artikel72¶

1. Internrevisorn skall ge oberoende råd till Eurojust om riskförebyggande genom att avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn skall ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt

b) bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är lämpligt utformade och effektiva.

2. Internrevisorns befogenheter skall omfatta hela Eurojusts verksamhet och alla dess avdelningar. Han skall ha en fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som krävs för tjänsteutövningen.

3. Internrevisorn skall rapportera till kollegiet och den administrativa direktören om sina konstateranden och rekommendationer. De sistnämnda skall se till att rekommendationerna följs upp.

4. Internrevisorn skall förelägga Eurojust en årsrapport som särskilt skall innehålla uppgifter om antal och typ av genomförda internrevisioner, vilka rekommendationer som utfärdats samt hur dessa följts upp. I årsrapporten skall också anges om den specialiserade instans som inrättats på grundval av artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen gjort några observationer rörande systematiska problem.

5. Den administrativa direktören skall årligen ställa samman uppgifter om antal och typ av internrevisioner som genomförts av internrevisorn, inklusive uppgift om vilka rekommendationer som utfärdats och hur dessa följts upp, och Eurojust skall översända sammanställningen till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet samt till kommissionen.

6. Denna artikel gäller inte arbete och handlingar förknippat med ett särskilt ärende.

Artikel73¶

Villkoren för att ålägga internrevisorn ansvar skall fastställas enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning enligt artikel 87 i den allmänna budgetförordningen.

Avdelning V Offentlig upphandling

Artikel74¶

1. Vad avser offentlig upphandling skall relevanta bestämmelser i den allmänna budgetförordningen samt i dess genomförandebestämmelser tillämpas.

2. Utan att det påverkar ovannämnda bestämmelser, skall Eurojust ha rätt att delta i eller dra nytta av process för offentlig upphandling som vidtas av värdstaten, gemenskapsorgan eller en internationell organisation, förutsatt att normer tillämpas för upphandlingsprocessen som ger motsvarande garantier som gäller enligt internationell god sed, särskilt angående öppenhet, icke-diskriminering och förebyggande av intressekonflikter.

3. Endast den administrativa direktören skall ha befogenhet att godkänna om garantierna motsvarar internationellt god sed.

Avdelning VI Bidrag som beviljas av Eurojust

Artikel75¶

Om Eurojust beviljar bidrag till offentliga myndigheter för att utföra uppgifter som tillkommer Eurojust enligt artikel 3 i Eurojustbeslutet eller för att utföra uppgifter som tillkommer det europeiska rättsliga nätverket enligt artikel 26.2 b i Eurojustbeslutet, skall vederbörliga bestämmelser i den allmänna budgetförordningen tillämpas.

Avdelning VII Årsredovisningar och löpande räkenskaper

Kapitel 1 Årsredovisningar

Artikel76¶

Eurojusts årsredovisningar skall omfatta

a) Eurojusts räkenskaper,

b) rapporter om hur budgeten genomförts. Eurojusts räkenskaper skall åtföljas av rapporter om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret.

Artikel77¶

Räkenskaperna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild,

a) när det gäller redovisningarna: av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder samt av kassaflödet,

b) när det gäller rapporten om hur budgeten genomförts: hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter.

Artikel78¶

Redovisningarna skall upprättas på grundval av följande allmänt godtagna redovisningsprinciper enligt preciseringarna i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

a) Principen om kontinuerlig verksamhet.

b) Försiktighetsprincipen.

c) Principen om beständiga redovisningsmetoder.

d) Principen om uppgifters jämförbarhet.

e) Väsentlighetsprincipen.

f) Principen om att inte tillämpa kvittning.

g) Principen att innehåll går före form.

h) Periodiserad redovisning.

Artikel79¶

1. Enligt principen om periodiserad redovisning skall redovisningarna omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum.

2. Tillgångar och skulder skall i balansräkningen värderas i enlighet med värderingsreglerna i artikel 132 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel80¶

1. Redovisningarna skall uttryckas i euro och innehålla

a) balansräkningen och resultaträkningen, vilka visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; redovisningarnas struktur skall följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos Eurojusts verksamheter,

b) tabellen över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,

c) en redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital.

2. Bilagan till redovisningarna skall innehålla kompletteringar och kommentarer till de uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för Eurojusts verksamhet.

Artikel81¶

Rapporterna om genomförandet av budgeten skall uttryckas i euro. De skall innehålla

a) en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner i syfte att spegla resultatet av budgetgenomförandet; denna sammanställning skall vara indelad på samma sätt som budgeten,

b) en bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovan nämnda sammanställning.

Artikel82¶

Räkenskapsförarna skall senast den 1 mars efter det budgetår som löpt ut överlämna sina preliminära redovisningar samt den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för det räkenskapsåret till kommissionens räkenskapsförare, så att denne kan konsolidera räkenskaperna i enlighet med artikel 128 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel83¶

1. Revisionsrätten skall senast den 15 juni meddela sina iakttagelser i fråga om de preliminära redovisningarna för Eurojust.

2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser över Eurojusts preliminära redovisningar skall den administrativa direktören på eget ansvar upprätta sina redovisningar och överlämna dem till kollegiet för ett yttrande.

3. Den administrativa direktören skall upprätta de slutliga redovisningarna och senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret överlämna dem tillsammans med kollegiets yttrande till kommissionens räkenskapsförare samt till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet; ovannämnda handlingar skall överlämnas inom två veckor om revisionsrättens iakttagelser mottas senare än den 15 juni.

4. Eurojusts konsoliderade räkenskaper skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning den 31 oktober följande budgetår.

5. Den administrativa direktören skall senast den 30 september ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport.

Kapitel 2 Löpande räkenskaper

Avsnitt 1 – Gemensamma bestämmelser

Artikel84¶

1. Eurojusts räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras.

2. Räkenskaperna skall delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna skall föras per kalenderår och uttryckas i euro.

3. Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna skall fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1.

4. Bestämmelserna i punkterna 2 och 3 skall inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring.

Artikel85¶

Räkenskapsreglerna för Eurojust skall liksom den harmoniserade kontoplanen fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen.

Avsnitt 2 – Allmänna räkenskaper

Artikel86¶

I de allmänna räkenskaperna skall alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för Eurojust registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

Artikel87¶

1. Kontorörelser och saldon skall föras in i respektive liggare.

2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, skall stödja sig på styrkande dokument, och det skall göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.

3. Systemet för räkenskaperna skall göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion.

Artikel88¶

Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas skall Eurojusts räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en regelbunden, fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret.

Avsnitt 3 – Budgeträkenskaper

Artikel89¶

1. Budgeträkenskaperna skall göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av budgeten.

2. För att kunna tillämpa punkt 1 skall alla handlingar för att genomföra budgeten registreras i budgeträkenskaperna, både i fråga om inkomster och om utgifter som avses i avdelning IV i denna förordning.

Kapitel 3 Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel90¶

1. Eurojust skall hålla förteckningar avseende all gemenskapens materiella, immateriella och finansiella egendom som utgör Eurojusts förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.

Eurojust skall kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

2. Försäljning av lös egendom skall annonseras på lämpligt sätt.

Avdelning VIII Extern granskning och beviljande av ansvarsfrihet

Kapitel 1 Extern granskning

Artikel91¶

Revisionsrätten skall granska Eurojusts räkenskaper i enlighet med artikel 248 i EG-fördraget.

Artikel92¶

1. Eurojust skall översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten. Eurojust skall översända de finansiella bestämmelser de antar till revisionsrätten.

2. Eurojust skall översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten.

3. Revisionsrätten skall underrättas om utnämningar av utanordnare, internrevisorer, räkenskapsförare och förskottsförvaltare samt om alla delegeringar som skett enligt artiklarna 34, 43.1, 43.4 och 44.

Artikel93¶

Revisionsrättens granskningar skall ske enligt artiklarna 139–144 i den allmänna budgetförordningen. Granskningen skall utövas på ett sätt som säkerställer skyddet för känsliga uppgifter som är förknippade med ett särskilt ärende.

Kapitel 2 Beviljande av ansvarsfrihet

Artikel94¶

1. Europaparlamentet skall före den 30 april år n + 2, på rekommendation av rådet bevilja den administrativa direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år n.

2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas skall Europaparlamentet eller rådet underrätta den administrativa direktören om orsakerna till att beslutet har måst skjutas upp.

3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet skall den administrativa direktören så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.

Artikel95¶

1. Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över Eurojusts samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt Eurojusts tillgångar och skulder enligt balansräkningen.

2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet skall Europaparlamentet, efter rådet, granska Eurojusts räkenskaper, redovisningar och balansräkning. Europaparlamentet skall också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från Eurojusts administrativa direktör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

3. Den administrativa direktören skall på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret skall fungera väl, på samma sätt som föreskrivs i artikel 146.3 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel96¶

1. Den administrativa direktören skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet, med beaktande av Eurojusts uppgifter.

2. På Europaparlamentets eller rådets begäran skall den administrativa direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Han skall också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.

Avdelning IX Övergångsbestämmelser och slutbestämmelser

Artikel97¶

1. Artiklarna 40 och 72.5 skall tillämpas för första gången budgetåret 2003.

2. De tidsgränser som anges i artikel 83 skall tillämpas för första gången budgetåret 2005.

För de föregående budgetåren skall följande tidsfrister gälla:

a) 15 september för artikel 83.3.

b) 30 november för artikel 83.4.

c) 31 oktober för artikel 83.5.

Artikel98¶

Europaparlamentet, rådet och kommissionen skall ha rätt att få ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som tillhör deras respektive behörighet.

Artikel99¶

Om så krävs skall kollegiet på förslag av den administrativa direktören anta genomförandebestämmelser för Eurojusts budgetförordning.

Artikel100¶

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har publicerats i Europeiska unionens officiella tidning.

1 EGT L 63, 6.3.2002, s. 1. Beslutet senast ändrat genom beslut 2003/659/RIF (EUT L 245, 29.9.2003, s. 44).

2 EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

3 EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

4 EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.