KamR Göteborg mål 226-22

KLAGANDE

Rossing Åkeri & Logistik AB, 556716-8579 Ombud: Advokat

MOTPART

Region Halland

ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE

Förvaltningsrätten i Göteborgs dom den 4 januari 2022 i mål nr 11534-21, se bilaga A

SAKEN

Offentlig upphandling

KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE

Kammarrätten avslår överklagandet.

YRKANDEN M.M.

Rossing Åkeri & Logistik AB (bolaget) yrkar att kammarrätten upphäver förvaltningsrättens dom och i första hand förordnar att utvärderingen ska göras om och bolaget tilldelas högre poäng, och i andra hand att upphandlingen ska göras om. Bolaget anför bl.a. följande.

Beskrivningen av hur utvärderingen ska gå till är otydlig. Det är t.ex. oklart vilken ”den insända dokumentationen” är som ska utvärderas. Mervärden kan endast ges för referenser och anbudspresentation. Att det finns ett prismoment med framgår av en prisbilaga till förfrågningsunderlaget. Ingenstans i förfrågningsunderlaget framgår att det skriftliga och det muntliga momentet skulle vara avhängigt av varandra. I stället framgår det att det är fråga om två separata utvärderingsmoment. Regionen har inte följt den annonserade modellen utan har blandat ihop de två momenten. Bolaget hade det näst lägsta priset medan vinnande leverantör hade det högsta. Det anbudet ”räddades” genom att den leverantören tilldelades full pott på samtliga mervärden vid såväl muntlig presentation som referenstagning, vilket ledde till att den leverantören tilldelades kontraktet. Bolaget har inte kunnat förutse de brister i utvärderingen som Regionen gjort sig skyldig till. Det fanns inte någon anledning att påtala eventuellt förmodade brister som de vid tidpunkten endast skulle kunna spekulera i.

Bolaget har fått lägre poäng än vad anbudspresentationen motiverade. Vidare har regionen missuppfattat vad referenspersonerna faktiskt angav, vilket har resulterat i lägre poäng än vad som skulle blivit fallet om regionen uppmärksammat och tillgodogjort sig vad referenspersonerna faktiskt uppgett. Bolaget åberopade två referenser från samma kommun. Regionen har såvitt framgår tagit kontakt med båda referenserna men det finns inte någon möjlighet att identifiera vem av de två personerna som har uppgett vad. Vad som antecknats och delgetts bolaget stämmer inte överens med vad referenterna uppgett att de sagt. Bolaget har ju valt referenser som bolaget vet är nöjda med bolagets tjänster. Någon ordentlig dokumentation upprättades inte av regionen. Antingen är minnesanteckningarna förstörda eller så har det aldrig upprättats några stödanteckningar. Regionen menar att de sammanfattande och redigerade kommentarerna är tillräckliga. Detta bestrids.

När det gäller anbudspresentationen kan konstateras att utvärderingen utgår från ett odefinierat begrepp ”som förväntat”. Utan ett tydligt riktmärke vad som förväntas riskerar utvärderingen ske utifrån olika personers förväntningar och uppfattningar. Det finns olika metoder som en upphandlare kan tillämpa för att säkerställa att de grundläggande principerna iakttas. Regionen skulle upprätta ett protokoll som bolaget skulle signera. Något protokoll skickades inte till bolaget. Regionen har frånfallit utfästelsen om att skicka ett protokoll till bolaget. Frånvaron av ett protokoll ska tolkas till regionens nackdel. Det framgår inte om de två personer som deltagit vid presentationen satt individuella eller gemensamma betyg. Det saknas all form av dokumentation. Regionen har tidigare lämnat besked som indikerar att det inte upprättats några som helst anteckningar under presentationen. Nu påstås att bolaget har fått del av dessa vilket bestrids.

Vid en muntlig presentation är det särskilt viktigt att upphandlaren inte tar ovidkommande hänsyn. Utan att upprätta stödanteckningar är det omöjligt att hålla isär anbuden från varandra. Det är också många bedömningar som ska göras avseende varje anbud. Det finns en beaktansvärd risk att frånvaron av dokumentation gör att de grundläggande principerna trätts för när. Det ifrågasätts var de minnesanteckningar som regionen rimligen har upprättat under presentationen har tagit vägen. Detta har dock regionen underlåtit att redogöra för. Regionen ska bära risken för detta.

Region Halland anser att överklagandet ska avslås och anför bl.a. följande.

Upphandlingen omfattar regionens samlade behov av flyttjänster, såsom traditionella flyttuppdrag, flytt under pågående verksamhet samt flytt av säkerhetsklassat material. Uppdrag av varierande art och omfattning ställer höga krav på professionellt utförande av tjänsten och noggrann kontroll av den personal som handhar uppdraget. Utvärderingskriteriet kvalitet består av två delar, anbudspresentation och referenstagning och har bedömts med hjälp av insänd dokumentation, presentation av anbud och referenstagning. Anbudspresentationen avser att bedöma den insända dokumentationen och anbudsgivarens muntliga presentation. Hela utvärderingsmomentet finns beskrivet i upphandlingsdokumentet och samtliga utvärderingsfrågor finns i utvärderingsbilagan. En normalt omsorgsfullt informerad anbudsgivare behöver nogsamt läsa igenom samtliga delar av upphandlingsunderlagen och vid behov använda sig av frågor och svarsfunktionen om någon del av upphandlingsunderlaget är otydlig.

Regionen har vid utvärderingen av referenser fört anteckningar och återgivit dessa i sammanställd form i enlighet med upphandlingsföreskrifterna. De anteckningar som haft betydelse för utvärderingen har sammanställts och redovisats för bolaget. Bolagets kritik att det helt saknas dokumentation kring referenstagningen är felaktig. Regionen undviker dock generellt att benämna referenterna med namn eftersom detta ofta är sekretessbelagd information. Vidare är man återhållsam med personuppgifter och väljer därför att hänvisa till mer neutrala benämningar för att undvika att delge personuppgifter där det inte är nödvändigt. Regionen bedömer att referenspersonerna lämnar samstämmiga uppgifter som visar att det krävs ganska omfattande insatser från beställaren för att flyttuppdragen ska genomföras med bra resultat. Det är inte visat att bolaget besitter ”mycket bra” förutsättningar, motsvarande maximalt mervärdesavdrag för att klara uppdraget. Bolaget har dock genomgående erhållit betyget ”bra” vilket är näst högst i betygsskalan och visar att bolaget besitter god kompetens och erfarenhet av flyttuppdrag.

Vid referenstagningen har regionen intagit en neutral hållning och låtit referenterna berätta om sina erfarenheter. Att bolaget får andra svar är irrelevant i det här avseendet.

Vad gäller anbudspresentationen har regionen utvärderat fem underkriterier. Dessa syftar till att kartlägga anbudsgivarens kunskap och erfarenhet inom områden som kommer att påverka resurseffektiviteten och kvalitén vid genomförandet av flyttuppdragen. I bolagets anbud saknas ofta beskrivningar som visar att bolaget förmedlar mervärden. För att få högsta betyg krävs att bolaget redogör för och förmedlar mervärde avseende sina processer. Det har aldrig varit aktuellt att upprätta protokoll under den period då absolut anbudssekretess föreligger. Efter det att tilldelningsbeslut meddelats har bolaget fått del av de motiveringar som ligger till grund för de bedömningar som gjorts. Eftersom presentation av anbudet tillsammans med insänd dokumentation utgör ett utvärderingsmoment är det insända anbudet grunden i utvärderingen och därefter har enklare stödanteckningar upprättats under pågående presentation. Även dessa har lämnats ut till bolaget. Påståendet att det helt saknas dokumentation tillbakavisas därför. Det underlag som lämnats ut redogör tydligt för grunden för regionens bedömning. De uppgifter som påverkat regionens bedömning har antecknats och redovisats för bolaget. Det är inte visat att bolaget lidit någon skada.

Region Halland hänvisar till minnesanteckningar från referenstagning i upphandlingen.

SKÄLEN FÖR KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE

Bolaget gör gällande att förfrågningsunderlaget brister i transparens i fråga om utvärderingsmodellen. Bolaget menar att det är oklart hur utvärderingen av den skriftliga dokumentationen och det muntliga inslaget i form av anbudspresentation och referenstagning förhåller sig till varandra och dessutom att de bedömningskriterier som anges för mervärdesavdrag utgår från ett begrepp som inte definierats i upphandlingsdokumentet.

Vad först gäller utvärderingsmodellen, framgår det av upphandlingsdokumenten att grunden för tilldelning av kontrakt är det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Bedömningen görs med hjälp av insänd dokumentation, referenstagning och presentation av anbud. Det anbud som efter summering av pris och mervärdeskriterier får det lägsta jämförelsetalet är det anbud som kommer att väljas. Kammarrätten anser i likhet med förvaltningsrätten att förfrågningsunderlaget är tillräckligt tydligt i sin beskrivning av utvärderingsmodellen och anser därför att det saknas grund att ingripa mot upphandlingen på den grunden.

Bolaget anser vidare att regionen vid genomförandet av utvärderingen brustit när det gäller de krav som ställs på transparens och likabehandling i upphandlingslagstiftningen. Bolaget gör i detta avseende bl.a. gällande att det saknas dokumentation av anbudspresentationen och referenstagningen samt att bolaget borde ha fått ett högre mervärde. Bolaget har efterfrågat de anteckningar regionen i skriftväxlingen hänvisat till. Regionen har numera gett in underlag i form av två dokument benämnda ”Referenstagning Flyttjänster RS210182/Ref 1” och ”Referenstagning Flyttjänster RS210182/Ref 2”. Kammarrätten anser att den dokumentation som uppvisats av regionen inte visar annat än att upphandlingslagstiftningens krav på transparens och likabehandling har följts. Bolaget har inte heller visat på vilket sätt bedömningen vid anbudspresentationen har brustit. Det saknas därmed skäl att förordna om ingripande mot upphandlingen. Överklagandet ska därför avslås.

HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga B (formulär 1).

Åsa Ståhl

Viktoria Sjögren Samuelsson Ingela Hofvander referent