FFS 1993:18

FFS 1993:18

Utkom från trycket 1993-05-18

Krigsarkivets föreskrifter om gallring av handlingar och upptagningar för

ADB i system INH;

beslutade den 12 maj 1993.

Krigsarkivet beslutar med stöd av 12 § 3 st. arkivförordningen

(1991:446, med ändring 1992:1056) om följande föreskrifter om

gallring av handlingar och upptagningar för ADB i system INFI

(Information om fastigheter för central, regional och lokal

instans).

Tillämpning

1 §

Följande föreskrifter gäller för arkiv hos myndigheter under

Försvarsdepartementet.

Gallring

2 §

Handlingar och upptagningar som upptas nedan skall gallras

efter den frist som angivits i varje särskilt fall. Av praktiska

skäl medtas även sådana handlingar och upptagningar som skall

bevaras.

1.

De till Fortifikationsförvaltningen insända uppgifterna i

delsystemet byggnader i blocket fastighetsregister skall bevaras

i digital form hos Fortifikationsförvaltningen. Avställning av

databasen skall ske varje år. Bestämmelserna i Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering

av upptagningar för ADB (RA-FS 1991:3, TFG 801:910036) skall

därvidlag följas.

2.

Övriga upptagningar för ADB samt indata och utdata ur system

INFI gallras, då de inte längre erfordras för tjänsten under

förusättning att nedanstående utdatalistor (2.1. - 2.3.) bevaras:

2.1

Varje fastighetsförvaltande myndighet (motsv) skall vart

femte år, med början 1993, ta fram följande utdatalistor:

Ur blocket fastighetsregister:

delsystem

listnamn

byggnader

förtcckning Över byggnader

befästningar

befästningsregister

inhyrda byggnader

byggnadsregister inhyrningar

mark

markregister

2.2

Varje fastighetsförvaltande myndighet (motsv) skall för

varje budgetår, med början för budgetåret 1992/93, ta fram

följande utdatalistor:

Ur blocket verksamhetsplan

delsystem

listnamn

byggnadsärenden

verksamhetsöversikt avslutade ärenden

befästningsärenden

verksamhetsöversikt avslutade ärenden

markärenden

verksamhetsöversikt avslutade ärenden

Listorna skall tas fram i juli månad och avse det nyss avslutade budgetåret.

Anm till 2.1. och 2.2:

Listorna skall endast framställas av de fastighetsförvaltande myndigheter (motsv) som

regelbundet använder sig av delsystemet i fråga.

2.3

Utdatalistor som utgör bilagor till utgående skrivelser skall bevaras.

Anm till 2.1.-2.3:

Utdatalistorna skall framställas på åldringsbeständigt papper.

2.4

Fortifikationsförvaltningen skall bevara fullständiga användarhandböcker för systemet.

Övrigt

3 §

Krigsarkivet skall underrättas då väsentliga förändringar i system INFI företas.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 1993.

LEIF GIDLÖF

Ulf Söderberg