Joint ESAs Guidelines on the system for the exchange of information relevant to fit and proper assessments

JC/GL 2024 88 20 november 2024

Gemensamma riktlinjer

för det system som inrättats av de europeiska tillsynsmyndigheterna för utbyte av information som är relevant för de behöriga myndigheternas bedömning av duglighet och lämplighet hos innehavare av kvalificerade innehav, direktörer och innehavare av nyckelfunktioner i finansinstitut och finansmarknadsaktörer

Gemensamma riktlinjer för det system som inrättats av de europeiska tillsynsmyndigheterna för utbyte av information som är relevant för de behöriga myndigheternas bedömning av duglighet och lämplighet hos innehavare av kvalificerade innehav, direktörer och innehavare av nyckelfunktioner i finansinstitut och finansmarknadsaktörer

Status för dessa gemensamma riktlinjer

Detta dokument innehåller gemensamma riktlinjer som ska utfärdas i enlighet med artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1093/2010 av den 24 november 2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska bankmyndigheten), i förordning (EU) nr 1094/2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten) och i förordning (EU) nr 1095/2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten) (nedan gemensamt kallade inrättandeförordningarna).

Riktlinjerna ska antas i enlighet med artikel 56 andra stycket i inrättandeförordningarna.

I enlighet med artikel 16.3 i inrättandeförordningarna ska de behöriga myndigheterna göra sitt yttersta för att följa riktlinjerna.

De gemensamma riktlinjerna syftar till att upprätta en konsekvent, ändamålsenlig och effektiv tillsynspraxis inom det europeiska systemet för finansiell tillsyn (ESFS) och att säkerställa en gemensam, enhetlig och konsekvent tillämpning av unionslagstiftningen vad gäller användningen av det system som inrättats av de europeiska tillsynsmyndigheterna för de behöriga myndigheternas utbyte av information som är relevant för bedömningen av duglighet och lämplighet hos innehavare av kvalificerade innehav, direktörer och innehavare av nyckelfunktioner i finansinstitut och finansmarknadsaktörer, i enlighet med de rättsakter som avses i artikel 1.2 i inrättandeförordningarna.

De behöriga myndigheter som berörs av de gemensamma riktlinjerna bör följa dem genom att på lämpligt sätt införliva dem i sin tillsynspraxis eller sitt regelverk (t.ex. genom att ändra sina rättsliga ramar eller tillsynsprocesser).

Rapporteringskrav

Dessa gemensamma riktlinjer förväntas börja tillämpas dagen då översättningarna offentliggörs på alla officiella EU-språk den 17.02.2025. Dessutom förväntas de behöriga myndigheterna följa delar av de gemensamma riktlinjerna i ett senare skede (vid en annan tidpunkt när bestämmelserna gäller juridiska eller fysiska personer), med hänsyn till den tid som krävs för att föra in historiska uppgifter i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem innan de använder dessa informationssystem.

I enlighet med artikel 16.3 i inrättandeförordningarna måste de behöriga myndigheterna meddela respektive europeisk tillsynsmyndighet om de följer eller avser att följa de gemensamma riktlinjerna, eller i annat fall ange skälen till att de inte följer dem, senast den 22.04.2025. Om någon sådan anmälan inte inkommer inom denna tidsfrist kommer respektive europeisk tillsynsmyndighet att anse att de behöriga myndigheterna inte följer riktlinjerna. Anmälningar ska skickas till [compliance@eba.europa.eu, compliance@eiopa.europa.eu och compliance.fpsguidelines@esma.europa.eu] med referensen ”JC/GL/2024 88”. En mall för anmälan finns på de europeiska tillsynsmyndigheternas webbplatser. Anmälningarna bör lämnas av personer med befogenhet att rapportera om hur reglerna tillämpas på sina behöriga myndigheters vägnar.

Anmälningarna kommer att offentliggöras på de europeiska tillsynsmyndigheternas webbplatser i enlighet med artikel 16.3 i inrättandeförordningarna.

De gemensamma riktlinjerna kommer att tillämpas under följ eller förklara-förfarandet, efter omfattande samråd med behöriga myndigheter. Dessutom genomfördes två offentliga samråd som avslutades den 2 maj 2023 respektive den 15 januari 2024. De europeiska tillsynsmyndigheterna har också samarbetat med Europeiska datatillsynsmannen, vars informella yttrande har beaktats. Dessa gemensamma riktlinjer är nödvändiga för genomförandet av artikel 31a i förordningarna om de europeiska tillsynsmyndigheterna och riktar sig endast till behöriga myndigheter.

Avdelning I – Syfte, tillämpningsområde och definitioner

Innehåll

1. I dessa riktlinjer klargörs de behöriga myndigheternas användning av de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem och utbytet av information som är relevant för duglighets- och lämplighetsbedömningen av innehavare av kvalificerade innehav, direktörer och personer som innehar nyckelfunktioner i enlighet med de rättsakter som avses i artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1093/2010, artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1094/2010 och artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1095/2010 på grundval av artikel 31a i de förordningarna.

Adressater

2. Dessa riktlinjer riktar sig till de behöriga myndigheter som avses i artikel 4.2 i förordning (EU) nr 1093/2010 och förordning (EU) nr 1094/2010 och i artikel 4.3 i förordning (EU) nr 1095/2010.

Definitioner

3. Termer som används och definieras i rättsakter som avses i artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1093/2010, artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1094/2010 och artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1095/2010 på grundval av artikel 31a i inrättandeförordningarna har samma betydelse i dessa riktlinjer.

behörig myndighet som mottar en begäran om anmodad myndighet information.

den sökandes tillbakadragande av en uttrycklig eller underförstådd ansökan eller anmälan om återkallande av ansökan en bedömningsprocess innan ett beslut har fattats av den behöriga myndigheten.

ett slutligt beslut av en behörig myndighet om lämpligheten hos en person av intresse i enlighet med unionens sektorsspecifika bestämmelser, vilket är antingen ett bedömning godkännande, inbegripet underförstått godkännande, eller avslag, inbegripet underförstått avslag, även vid tidpunkten för godkännandet.

begäran om information som är relevant för begäran om information duglighets- och lämplighetsbedömningen av en innehavare av ett eller flera kvalificerade

innehav, en direktör eller en person som innehar en nyckelfunktion i ett finansinstitut och en finansmarknadsaktör i enlighet med unionens sektorsspecifika bestämmelser, och som en bedömande myndighet har lämnat in via de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem i enlighet med dessa riktlinjer.

behörig myndighet som lämnar in en begäran begärande myndighet om information.

myndigheter enligt definitionen i artikel 4.2 i förordning (EU) nr 1093/2010 och förordning behöriga myndigheter (EU) nr 1094/2010 och i artikel 4.3 i förordning (EU) nr 1095/2010.

en digital plattform som inrättats gemensamt av EBA, Eiopa och Esma i enlighet med artikel de europeiska tillsynsmyndigheternas 31a i förordning (EU) nr 1093/2010, förordning informationssystem (EU) nr 1094/2010 och förordning (EU) nr 1095/2010.

ett finansinstitut som avses i artikel 4.1 i förordning (EU) nr 1093/2010 och förordning finansinstitut och finansmarknadsaktör (EU) nr 1094/2010 och en finansmarknadsaktör som avses i artikel 4.1 i förordning (EU) nr 1095/2010.

fysisk eller juridisk person som bedöms eller ska bedömas med avseende på duglighet och lämplighet för en innehavare av ett eller flera kvalificerade innehav, en direktör eller en person av intresse person som innehar en nyckelfunktion inom finansinstitut och finansmarknadsaktörer i enlighet med unionens sektorsspecifika bestämmelser.

bestämmelser i de rättsakter som avses i artikel 1.2 i förordning (EU) nr 1093/2010, förordning unionens sektorsspecifika bestämmelser (EU) nr 1094/2010 och förordning (EU) nr 1095/2010 om utbyte av information som är

relevant för bedömningen av duglighet och lämplighet hos personer av intresse.

regler, specifikationer, arrangemang, processer och förfaranden för behöriga myndigheters användning av de europeiska verksamhetsregler för de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem, tillsynsmyndigheternas informationssystem inbegripet men inte begränsat till tekniska specifikationer, språkordning, åtkomsträttigheter och hantering av dessa.

Avdelning II – Användning av de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem

Användning av de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem

4. För att bedöma duglighet och lämplighet hos personer av intresse i enlighet med unionens sektorsspecifika bestämmelser bör de behöriga myndigheterna använda de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem och därigenom lämna, söka och begära information som är relevant för duglighets- och lämplighetsbedömningen i enlighet med dessa riktlinjer.

Uppgifter som förs in i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem

5. De behöriga myndigheter som gör en bedömning av duglighet och lämplighet hos en person av intresse bör inkludera de uppgifter som avses i punkt 7 i dessa riktlinjer i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem inom två veckor efter mottagandet av en anmälan eller ansökan om duglighets- och lämplighetsbedömning (datum för införande).

6. Om det finns en kompletterande eller ny bedömning av en redan bedömd person av intresse bör en ny post skapas i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem.

7. De uppgifter som ska lämnas till de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem bör med avseende på personen av intresse omfatta följande:

7.1. fysisk person:

a. förnamn,

b. efternamn,

c. födelsedatum,

d. födelseort,

e. i förekommande fall, andra namn (inklusive eventuellt födelsenamn) som används av personen (alias).

7.2. juridisk person:

a. den juridiska personens eller enhetens juridiska namn (inklusive förkortning av juridisk form),

b. den juridiska personens alias,

c. identifieringskoden för juridiska personer (LEI),

d. om LEI-koden inte är tillgänglig, registreringsnummer, t.ex. från ett centralt register, handelsregister, företagsregister eller liknande offentligt register,

e. registreringsland (huvudkontor).

och när det gäller den bedömande behöriga myndigheten:

7.3. för en fysisk och juridisk person:

a. uppgifter enligt följande:

i. för uppgifter som läggs till efter inrättandet av de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem: datum för införande enligt punkt 5,

ii. för historiska uppgifter som läggs till i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem: relevant datum som är tillgängligt för den behöriga myndigheten (datum för ansökan eller anmälan, beslut, ikraftträdande osv.),

b. den rättsakt som avses i artikel 1.2 i inrättandeförordningarna enligt vilken bedömningen utfördes, och

c. i förekommande fall, referensnummer för den dokumentation som innehas av den behöriga myndigheten.

8. Den information som förs in i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem i enlighet med punkt 7 bevaras i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem i högst 15 år från den dag då informationen fördes in av en behörig myndighet, varefter den automatiskt raderas ur de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem. Behöriga myndigheter får tillämpa kortare lagringsperioder. Om kortare lagringsperioder har tillämpats i enlighet med tillämplig unionslagstiftning eller nationell lagstiftning bör den behöriga myndigheten radera uppgifterna ur de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem i enlighet med detta efter det att perioderna har löpt ut. Utöver utgången av lagringsperioden kan de behöriga myndigheterna också radera information efter att ha mottagit en anmälan om

att personen av intresse har avlidit. Ovanstående påverkar inte de berörda registrerades rätt till tillgång, rättelse eller radering i enlighet med artiklarna 17, 18 och 19 i förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer.

9. De behöriga myndigheterna bör utse kontaktpunkter för att ta emot och besvara begäranden och göra denna information tillgänglig i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem. Uppgifterna om kontaktpunkten bör omfatta den e-postadress till funktionsbrevlåda som används vid duglighets- och lämplighetsbedömning, telefonnummer till den enhet/avdelning som ansvarar för duglighets- och lämplighetsbedömningarna (valfritt) och, för berörd personal, förnamn/efternamn, befattning samt e-postadress och telefonnummer på arbetsplatsen.

10.De behöriga myndigheterna bör hålla förteckningarna över kontaktpunkter, inklusive epostadresser till funktionsbrevlådor, uppdaterade och se över dem minst en gång om året.

Sökningar på uppgifter inom de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem

11.Innan en behörig myndighet gör en bedömning av duglighet och lämplighet hos en person av intresse i enlighet med unionens sektorsspecifika bestämmelser bör den behöriga myndigheten söka efter uppgifter i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem om huruvida det finns någon annan behörig myndighet som innehar information om denna person av intresse.

Avdelning III – Informationsutbyte och samarbete mellan de behöriga myndigheter som använder de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem

Skicka begäran om information

12.Om sökningen i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem visar att det finns relevant information för en bedömning bör den behöriga myndigheten, innan den gör bedömningen, lämna in en begäran om information via de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem till de behöriga myndigheter som identifierats i enlighet med punkt 11 och som innehar relevant information om personen av intresse.

13.Den begärande myndigheten bör ange skälen till begäran, den information som begärs och de sektorsspecifika bestämmelser i unionen som ligger till grund för bedömningen.

14. Den begärande myndigheten bör förse den anmodade myndigheten med dokument eller underlag som anses nödvändiga för att underbygga begäran med hjälp av bilaterala

kommunikationsmedel utanför de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem. De behöriga myndigheterna får underlätta utbytet av information genom samarbetsarrangemang .

Behandling och besvarande av begäranden om information

15.Det faktiska utbytet av underliggande information som är relevant för duglighets- och lämplighetsbedömningen av en person av intresse kommer att ske bilateralt mellan de begärande och de anmodade myndigheterna utanför de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem.

16.Den anmodade myndigheten bör, i enlighet med den princip om lojalt samarbete som fastställs i artikel 4.3 i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget) och som återspeglas i artikel 2.4 i inrättandeförordningarna, och med beaktande av unionens sektorsspecifika bestämmelser och alla andra tillämpliga rättsakter med anknytning till sektorsspecifika bestämmelser, svara på begäran inom två veckor från att den tagits emot och lämna informationen eller förklara varför informationen kan lämnas först vid ett senare datum och ange det datumet. Vid en negativ bedömning eller återkallande av ansökan om bedömning bör tillgänglig information om skälen till den negativa bedömningen eller återkallandet också tillhandahållas.

17.Den anmodade myndigheten bör inte tillhandahålla den begärda informationen om de krav på konfidentialitet eller skydd av personuppgifter som anges i unionens sektorsspecifika bestämmelser eller i andra tillämpliga rättsliga bestämmelser hindrar den från att göra det, eller om den anmodade myndigheten av objektiva skäl inte kan tillhandahålla den begärda informationen.

18.Om utbyte av information är omöjligt i enlighet med punkt 17 bör den anmodade myndigheten så snart som möjligt, men senast inom två veckor från mottagandet av begäran, underrätta den begärande myndigheten och förklara skälen till detta. Om det delvis är omöjligt att tillhandahålla all begärd information bör den anmodade myndigheten förse den begärande myndigheten med den del av informationen vars tillhandahållande är tillåtet och förklara skälen till att andra delar av informationen undanhålls.

19.Den anmodade myndigheten får begära förtydliganden från den begärande myndigheten om den mottagna begäran. Den begärande myndigheten bör besvara varje sådan begäran om förtydligande utan onödigt dröjsmål. Om förtydliganden begärs bör tidsperioden enligt punkterna 16 och 18 inledas efter det att den begärande myndigheten har lämnat förtydligandena.

Konfidentialitet

20.Behöriga myndigheter ska behandla all information som mottagits i enlighet med dessa riktlinjer som konfidentiell och behandla den i enlighet med de krav på sekretess och skydd av personuppgifter som fastställs i unionslagstiftningen och tillämplig nationell lagstiftning.

Avdelning IV – Slutbestämmelser och genomförande

21.Dessa riktlinjer ska tillämpas från och med den 17.02.2025, med undantag för

a. punkterna 4, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, som kommer att tillämpas från och med den 15 maj 2025 för bedömningar av fysiska personer och från och med den 30 april 2026 för bedömningar av juridiska personer,

b. punkt 7.2 a–e, som kommer att tillämpas från och med den 30 januari 2026.

22.De behöriga myndigheterna bör inkludera tillgängliga historiska uppgifter om fysiska personer för de senaste fem åren, räknat från och med den dag då dessa riktlinjer börjar tillämpas, i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem senast den 15 maj 2025.

23.Om enskilda datapunkter för den fysiska personen, t.ex. födelsedatum eller födelseort, som anges i punkt 7.1 inte är tillgängliga, bör den begärande och den anmodade myndigheten på annat sätt säkerställa att den information som bör tillhandahållas är relevant för bedömningen av personen av intresse.

24.De behöriga myndigheterna bör inkludera tillgängliga historiska uppgifter om juridiska personer för de senaste två åren beräknade från och med den 30 januari 2026 i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem senast den 30 april 2026. I avsaknad av en LEI-kod för juridiska personer bör andra registreringsnummer (t.ex. från ett centralt register, handelsregister, företagsregister eller liknande offentligt register) och registreringslandet dessutom införas i de europeiska tillsynsmyndigheternas informationssystem.