Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar hos överförmyndare

1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2002. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1987:3) den 14 december 1987 om bevarande och gallring av handlingar i överförmyndares arkiv.

ERIK NORBERG

Gunnar Sundberg

Inledning

Myndigheternas arkiv skall enligt 3 $ tredje stycket arkivlagen (1990:782) bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Allmänna handlingar får gallras enligt 10 3 första stycket arkivlagen. I andra stycket sägs att vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändarnål som anges i 3 $ tredje stycket. För att allmänna handlingar skall kunna gallras måste ansvarig nämnd utfärda ett gallringsbeslut. Sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras bör avlägsnas (rensas) senast i samband med arkivläggningen. Kopior av allmänna handlingar får rensas, För rensning krävs inte något myndighetsbeslut, Vad gäller korrespondens är huvudregeln att sådan korrespondens som är av betydelse för verksamheten bör bevaras medan korrespondens i rutinmässigt återkommande, bagatellartade ärenden kan gallras. Detta gäller även om ärendena har diarieförts. I de allmänna råden behandlas även handlingar tillhörande rutiner som numera har upphört, eftersorn handlingar från sådana rutiner kan finnas kvar i verksamheten även om de inte längre upprättas.

Vid datoriserade rutiner är det viktigt att på ett tidigt stadium avgöra vilka typer av handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras, och hur de skall bevaras. IT-stödet måste utformas så att hänsyn tas till föreskrivna och beslutade regler om bevarande och gallring. För att man i efterhand skall kunna förstå det sammanhang där ADB-upptagningar kommit till är det nödvändigt att en fullständig systemdokumentation och behandlingshistorik upprättas. För att systemdokurmentationen skall vara användbar måste den kompletteras fortlöpande under systemets hela livslängd. Långsiktigt bevarande av uppgifter på ADB-mediurn behandlas i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk databehandling.

i Om överförmyndare

Alla kan inte själva sköta sina angelägenheter och ta hand om sin egendom. En del behöver hjälp. Regler om hur det ska gå tll finns i föräldrabalken (FB). Den som är under arton år företräds normalt av sina föräldrar, som då är barnets vårdnadshavare och förmyndare. Vanligtvis är båda föräldrarna vårdnadshavare. Det förekommer också att bara den ena föräldern är vårdpadshavare. Om ingen av föräldrarna kan vara förmyndare förordnar tingsrätten en särskilt förordnad vårdnadshavare eller förmyndare. Ansökan om förordnande eller entledigande av förmyndare kan göras bla. av överförmyndaren i den kommun där den underårige har sin hemvist. I många situationer kan en god man förordnas av överförmyndaren för att bevaka en persons rätt och tillvarata hans intressen. Ett exempel är när en känd arvinge eller testamentstagare befinner sig på okänd ort, när det vid dödsfall saknas kännedom om arvinge och när blivande ägares rätt måste bevakas p.g.a. förordnande i testamente eller annan rättshandling. God man förordnas dessutom av tingsrätt när någon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Om en förmyndare av någon anledning inte kan eller får utöva förmynderskapet skall överförmyndaren förordna en god man för vården av den underåniges angelägenheter. Om den enskilde behöver mer hjälp än vad en god man kan bistå med kan tingsrätten besluta att anordna ett s.k. förvaltarskap. Rätten förordnar då en förvaltare. Förmyndare, gode män och förvaltare skall fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder. Deras verksamhet står under tillsyn av överförmyndaren, som även bestämmer om arvoden och ersättning. Överförmyndarens samtycke skall också inhämtas i vissa fall t.ex. vid försäljning av fast egendom. En kommun kan besluta om att istället för överförrmyndare tillsätta en överförmyndarnämnd. I många kommuner finns en särskild överförmyndarnämnd och hos överförmyndare med stor eller medelstor förvaltning finns vanligtvis kanslistöd med särskild personal m.m, och egen ekonomisk förvaltning. För bevarande och gallnng av dokumentation som tillhör nämnd och allmänadministrativa verksamheter av det slag som nu närnts hänvisas

av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv,

Överförmyndare

el

Överförmyndarnämnd

| -Registre

Puning

|

initiering Utredning & Kontroll Förvaltning

2 Register och akter hos överförmyndare

Överförmyndaren är skyldig att föra förteckningar och lägga upp akter (16 kap. 12 $ FB). Närmare bestämmelser om detta finns i förmynderskapsförordningen (1995:379). För löpande tjänsteanteckningar i pågående ärenden förs ofta journaler eller dagboksblad. Diarium kan föras för såväl individrelaterade ärenden som allmänna ärenden. Förmyndare, gode män och förvaltare är skyldiga att lämna de upplysningar om sin verksamhet som begärs av överförmyndaren (12 kap. 9 3 FB). Den mer formbundna tillsynen sker genom att inhämta egendomsförteckningar, årsräkningar, sluträkningar och årsuppgifter samt redogörelser för binder mot skifte i enlighet med föräldrabalken (13 kap. 3, 14, 15 88, 14 kap. 1, 15, 18 $$, 15 kap. 3, 8 $$). Orm handlingarna inges i 2 exemplar skall ett av dessa återställas efter granskning (3 $ förmynderskapsförordningen). Det förekormrner att originalverifikationer och annan stödjande dokumentation inges. Sådan dokumentration återställs direkt efter fullgjord granskning, Efter ärendets avslutande skall sluträkning, förteckningar och årsräkningar liksom redogörelser och årsuppgifter överlämnas till den som är behörig att ta emot redovisning för förvaltningen. (16 kap. 8 & FB).

Överförmyndarens handlingar förvaras i akter (16 kap. 12 $ FB). Enligt 17 8 förmynderskapsförordningen skall det finnas särskilda akter för förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap. Akterna upprättas i samband med ärendenas initiering och tillförs dokument från de olika aktiviteter som förekommer i samband med utredning/kontroll och förvaltning. När ett pågående ärende överflyttas till överförmyndare i annan kommun skall akten i ärendet enligt 6 $ förmynderskapsförordningen överlämnas till överförmyndaren i denna kommun. Till akten skall fogas relevanta uppgifter ur det register som skall föras enligt 9 $ förmynderskapsförordningen.

3 Bevarande och galiring

Register enligt förmynderskapsförordningen samt hos överförmyndaren förekornrmande diarium bör bevaras i sin helhet. Register och eventuellt förekommande diarium som förs elektroniskt överförs till digitalt standardformat senast vid avställning för långtidsförvaring. Register som inte kan bevaras i digital form överförs till annat medium. Dataregister som bevaras bör beskrivas och hanteras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk databehandhing (ADB-upptagningar). Åtgärder i samband med arkivering som medför förlust av information bör av överförmyndaren hanteras som gallring. Av de handlingar sorn återstår sedan redovisningarna överlämnats till huvudmannen bör överförmyndarens beslut bevaras. Vissa handlingar som överlämnas till överförmyndaren i samband med kontroll av dödsbo bör också bevaras. Övriga handlingar kan gallras i enlighet med vad som beskrivs nedan. Vissa akter avslutas redan i initierings- eller kontrollfasen, när överförmyndaren eller tingsrätten beslutar att inte gå vidare i ärendet. Handlingar i sådana ärenden, som inte sällan blir återtupptagna, föreslås gallrade 1 år efter det år då ärendet avslutats hos överförmyndaren. Övriga akter, med handlingar i ärenden som övergår i förvaltning, behöver finnas tillgängliga hos överförmyndaren under den tid varunder tavudmannen (t.ex. den som blivit myndig) har rätt att granska de räkenskaper och övriga handlingar som förvaras hos ställföreträdaren och eventuellt väcka talan (12 kap. 15 & föräldrabalken). Sådan talan skall väckas inom I år. Denna tid inleds med att överförmyndaren överlämnar redovisningshandlingar enligt ovan till den som är behörig att emotta dessa, eller — i de fall där sådant överlämnande ej förekommer — när ärendet avslutats hos överförmyndaren eller tingsrätten. För att inte behöva gallra olika akter vid olika tidpunkter rekommenderas, att dessa akter gallras med en frist av I år efter utgången av det kalenderår då redovisningshandlingarna överlämnandes eller när ärendet avslutandes. Kommer det innan dess till överförmyndarens kännedom att talan väckts mot ställföreträdare, överförmyndaren eller annan som berörs av ärendet bör överförmyndarens akt i ärendet bevaras intill dess lagakraftägande dom finns i målet eller rneddelande erhållits om att målet avskrivits. De rekommenderade gallringsfristerna är minimitider. Den som vill tilllämpar längre tider.

Nedanstående gallringsfrister räknas, när inte annat anges, från utgången av det år då överförrnyndaren överlämnat redovisningshandlingarna till den som är behörig att motta dessa. När överlämnande inte förekommer räknas gallringsfristen från utgången av det år då ärendet avslutats hos överförmyndaren. Handlingarna redovisas i den ordning de förekommer i överförmyndarverksamhetens verksamhet. Handlingarna förvaras i akter. Om akterna förs elektroniskt bör tillses, att originalhandlingar som skall återställas till ställföreträdare eller överlämnas till huvudman behålls i ursprungligt format (digitalt eller på papper).

Registrering

Handling Bevara/gallra Anmärkning Register enligt 9 8 förmynder- Bevaras skapsförordningen Diarium Bevaras Tournal-/dagboksblad för över- 1 år IT akt eHer separatförd. förmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet

initiering av godmanskap och förvaltarskap

Tingsrättens beslut (protokolls- Bevaras utdrag/motsvarande) Överförmyndarens beslut att inte Bevaras ansöka om ställföreträdarskap Samtliga handlingar ovan i Får ärenden där ställföreträdarskap inte sökts

Initiering av förmynderskap

Aktiviteter: Huvudformer, Särskild överförmyndarkontroll, Anmälan från

socialtjänsten m.fl., Övrig initiering

Allmän initiering, Bouppteckning/testamente/arvsaävstående, Försäkringsutbetalning

Förteckning över egendom Till huvudman eller Kopia åter till ställföreträdödsbo efter ären- — dare efter granskning enligt dets avslutande 3$ förmynderskapsförordningen.

Gåvobrev iår Överförmyndarens exem-

plar

ärenden som inte föranleder åt-

gärd

Särskild överförmyndarkontroll

Anmälan om särskild överför- 1 år

myndarkontroll

Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare m.fl

Anmälan om att barns egen- 1 år dom inte står under betryggande förvaltning Dito, i ärenden som inte föran- När huvudmannen = Vilande aktbildning leder åtgärd blivit myndig

Övrig initiering

Skrivelser Dito, i ärenden som inte föranleder åtgärd

[

Aktiviteter: Utredning och överförmyndarens beslut, Kontroll! av förteckning

Utredning och överförmyndarens beslut i samband med ärendes initiering

iår Underlag till utredning 1 år Beslut orn skärpande föreskrifter Bevaras Beslut om fri förfoganderätt för Bevaras bankmedel Utredningshandiingar enligt får Handlingar i ärenden som ovan när överförmyndaren bhe- initierats efter misstanke om slutar lämna ärendet utan åt- att barns egendom inte står gärd under betryggande förvaltning gallras dock först när huvudmannen blivit myndig.

Kontroll av förteckning i samband med ärendes initiering

Förteckning över egendom Till huvudman eller Kopia åter till ställföreträdödsbo efter ären- dare efter granskning, endets avslutande ligt 3 $ förmynderskapsförordningen Verifikationer till förteckning Till ställföreträdare såsom saldobesked, depåför- efter kontroll teckning, inkomstuppgift Övriga underlag till överför- I år efter ärendets myndaren såsom lagfartsbevis, avslutande uppgifter från kronofogde, kopior av reverser Bevis om spärr av tillgångar 1 år efter ärendets avslutande Vid vitesprocess: Anmaning om förteckning 1 år efter ärendets avslutande

Förvaltning Aktiviteter: Kontroll av årsräkning, Befrielse från årsräkning/årsuppgiftt, Förvaltningsärenden, Beslut om arvode, Arendets avslutande

Årsräkning (inklusive sluträk- Till huvudman efter 2 original, varav ett åter till

Kontroll av dödsbo

Redogörelse för hinder mot Till huvudman eller Vid ingivande av 2 exem-

Granskning av årsuppgift

Årsuppgift från ställföreträdare Till huvudman efter ärendets avslutande Verifikationer Till ställföreträdare efter granskning Vid vitesprocess: Se ovan: Kontroll av förteckning

Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgiftt

Ansökan jämte bilagor I år PM och utredningsmaterial så- lår som remisser, yttranden m.m. Överförmyndarens beslut Bevaras Delgivningskvitto/mottag- 1 år ningsbevis Handlingar som venfierar åt- 1 år gärder eni Överförmyndarens beslut

Överförmyndarens övriga tillsyn

Redogörelse för uppdraget ma mo [4 Med tillhörande handlingar God mans/förvaltares uppfattning rörande uppdragets omfattning Yttranden PM Överförmyndarens beslut Bevaras

Beslut om arvoden

Överförtnyndarens arvodesbe- 1 år siut Skoftväxling

Ärendets avslutande