Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring [(A-FS 2005:3

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2005. TOMAS LIDMAN Gunnar Sundberg

Innehållsförteckning

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför — informationsförlust, —- förlust av möjliga informationssammanställningar, — förlust av sökmöjligheter eller — förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet, vid inaktualitet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten.

3 Styrelse/nämnd eller förbund för räddningstjänstverksamhet

3.1 Allmän administrativ verksamhet Handlingar som bör bevaras: Protokoll från sammanträden med styrelse/nämnd/direktion, arbetsutskott, kommittéer etc. där förtroendevalda ingår. Protokoll från arbetsgrupper och samverkansgrupper tillsatta av styrelse/ nämnd/direktion. Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Diarier med sökvägar. Delegationsbeslut, originallista (kronologiskt och efter diarieplansbeteckning/sökord). Diarieförda handlingar (undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan dessa gallras). Årsberättelser, verksamhetsberättelser. Kvalitetsredovisning / miljöledningssystem. Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär. Organisationsplaner, organisationsscheman. Förteckningar över förtroendevalda, om inte detta sker på annat sätt. Tidningsklipp, fotografier som belyser den egna verksamheten i urval. Informatiohsskrifter och broschyrer som framställts inom den egna verksamheten. Hemsida, bör bevaras med viss periodicitet. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst en gång per år och vid större förändringar bör ett uttag göras och bevaras på lämpligt sätt. Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad. Remisser, egna upprättade med sammanställning samt svar på övriga (ingår oftast bland diarieförda handlingar). Se även avsnittet Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn. Enkäter (av långsiktig betydelse).

Handling Gallring Anmärkning Föredragningslistor, dag- 2 år I de fall föredragningsordningar och kallelser till listor utgör protokollssammanträden | register bör dessa bevaras. Korrespondens av tillfällig |2 år betydelse (se ovan) Kopior av handlingar som i |2 år T.ex. protokollskopior och original förvaras på annat skrivelser för kännedom håll inom kommunen Handlingar rörande för- Vid inaktualitet | Avser underlag för registtroendevalda och samman- rering och arvodesutbetalträden ning Inkomna cirkulär och med- | Vid inaktualitet T.ex. kursinbjudningar delanden av tillfällig och eller interna meddelanden rutinmässig karaktär Statistiska uppgifter som Vid inaktualitet | Observera att egenprodulämnats till Räddnings- cerad, verksamhetsspeciverket fik statistik bör bevaras Enkäter av tillfällig be- Vid inaktualitet tydelse

3.2 Personal Kommunen (förbundet) bör, för att kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare, bevara information om sin personal. Huvuddelen av denna information finns vanligen i det centrala personaladministrativa systemet. Inom räddningstjänstverksamhet finns personal med speciella kompetenser. Handlingar som styrker olika kompetenser bör bevaras och förvaras i personalakten. Det kan t.ex. gälla behörighet som räddningsledare, att utföra brandskyddskontroll inom sotningsverksamhet, dykcertifikat, skepparbevis etc. Viss räddningstjänstpersonal (t.ex. rökdykare) genomgår även regelbundna medicinska undersökningar. Dokumentation rörande dessa undersökningar bör bevaras. För viss räddningstjänstpersonal sker även återkommande utbildning varje år för att säkerställa personalens kunskapsnivå. Fort- och vidareutbildning sker kontinuerligt. Dokumentation om genomgångna utbildningar bör bevaras i respektive personalakt. Nedan upptas enbart för kommunal räddningstjänstverksamhet specifika personalhandlingar.

Handlingar som bör bevaras: — Handlingar rörande intern och extern utbildning och kurser (t.ex. rökdykning, deltidsutbildning, dykcertifikat, skepparbevis). — Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning för att leda räddningsinsats och för att utföra brandskyddskontroll. — Medicinsk undersökning och fysiologiska tester.

Handlingar som bör bevaras: Handlingsprogram, förebyggande verksamhet (tidigare räddningstjänstplan). Brandspridningsintyg/brandutredningar. Riskanalyser / riskinventering. Skriftliga redogörelser för brandskydd/brandskyddsdokumentation. Tillsynsprotokoll. Register över objekt — tillsyn. Bostadsområdestillsyner (i förekommande fall). Dokumentation rörande byggsamråd och byggnadstekniskt brandskydd. Undantagsbeviljande för vattenförsörjning (utredning brandpost). Yttranden angående ansökan om tillstånd för brandfarliga och/eller explosiva varor (ingår ofta bland de diarieförda handlingarna). Yttranden angående ansökan om utökande av antal personer i offentliga lokaler, tillståndsbevis, serveringstillstånd, cirkusplatser, offentlig dans (ingår ofta bland de diarieförda handlingarna). - Brandskyddskontroller, uppgifter om. Kommunens medgivande för ”egensotning”. Register över sotningsobjek (kontrollbok). Avtal med entreprenör som ska sköta sotningsverksamhet. Register över anslutna behöriga kontrollanter.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Avtal automatiskt brand- 2 år Efter att de löpt ut larm Förteckning över larmnum- | Vid inaktualitet mer och kontaktpersoner Undantag för att införa 2 år Om fakturaunderlag gallöppen eld (svetstillstånd) (10 år) ringsfrist 10 år

5 Räddningstjänst / Operativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras: Handlingsprogram för räddningstjänst. Delegeringsbeslut — räddningsledare, utses vanligtvis årsvis. Insatsrapport/utryckningsrapport med bilagor. Brandutredningar. Olycksundersökningar. Beslut om avslutande av insats. Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. Olycksutredning med bilagor. Statistik över insatser / utryckningar.

Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning

Fellarmrapporter (från SOS) |2 år Arbetsrapporter (från SOS) |10 år Fakturaunderlag Avvikelserapport (till SOS) | Vid inaktualitet Larmplanering Vid inaktualitet | Äldre versioner gallras när en ny upprättas Insatsplanering Vid inaktualitet | Äldre versioner gallras när en ny upprättas

6 Drift och underhåll Handlingar som bör bevaras: = Instruktioner, brand- och räddningsmateriel samt fordon. —- Förteckningar, fordon och materiel. - Fordonsplan (investering/planering). —- Tele/radio, systemuppbyggnad. — Tillstånd från Post- och telestyrelsen — tillåtna frekvenser (kan ingå bland

de diarieförda handlingarna).

Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning Inventeringslistor per bil Vid inaktualitet Äldre versioner gallras när en ny upprättas