1 §  I denna förordning finns det bestämmelser om

1. registrering av uppgifter om studier inom grundutbildning och forskarutbildning vid statliga universitet och högskolor (2 kap.),
2. rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) om studenter för officiell statistik (3 kap.),
3. framställning av personalstatistik vid SCB (3 kap.), och
4. registrering av uppgifter om studie- och yrkesmeriter vid Verket för högskoleservice (4 kap.).

Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen (1998:204) vid helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter.

Ett universitet, en högskola, SCB och Verket för högskoleservice är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter i sin verksamhet. Förordning (2005:665).

2 §  Bestämmelserna i 2 och 3 kap. gäller även högskolor som har ett landsting eller en kommun som huvudman.

3 §  Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och högskolor.

4 §  Vid ansökan om antagning till en utbildning, skall högskolan informera den sökande om att uppgifter som har lämnats, liksom uppgifter om studier kommer att behandlas automatiserat i register. Informationen skall innehålla upplysning om att bestämmelser om registren finns i denna förordning och omfatta den information som skall lämnas enligt personuppgiftslagen (1998:204). Förordning (2001:1133).

5 §  Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Förordning (2005:665).

6 §  Att beslut om rättelse och avslag på ansökan om information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol följer av 22 a § förvaltningslagen (1986:223). Förordning (2005:665).

1 §  Varje högskola skall dokumentera uppgifter om dem som ansöker till utbildning vid högskolan, om dem som antas till utbildning vid högskolan och om dem som bedriver studier vid högskolan, i denna förordning alla kallade studenter.

Varje högskola skall föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.

En högskola skall upprätthålla en god intern kontroll över registret, och det skall finnas en beskrivning av hur registret förs.

Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, skall högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Högskoleverket och Verket för högskoleservice i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2001:1133).

2 §  Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver skall uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6 §, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning.

Registret får användas även för forskning. Förordning (2005:665).

3 §  I studieregistret skall det för varje student dokumenteras uppgifter om

1. behörighet,
2. urvalsgrund,
3. antagning,
4. deltagande i utbildning och prov,
5. studieresultat,
6. betyg,
7. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och
8. examen.

Studieregistret skall därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan skall kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Verket för högskoleservice enligt 4 kap.

Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2005:665).

4 §  Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133).

5 §  I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.

5 a §  En högskola får behandla känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) i antagningsärenden, om den enskilde har lämnat samtycke till detta. Förordning (2005:665).

6 §  Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från en högskolas studieregister till

1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen,
2. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd,
3. Verket för högskoleservice eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet,
4. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,
5. en av högskolestyrelsen godkänd studerandekår vid högskolan, om uppgifterna rör en studerandes registrering på kurser och behövs för att undersöka om den studerande skall vara medlem i studerandekåren enligt förordningen (1983:18) om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor, och
6. en studerande eller sökande, om uppgifterna rör henne eller honom själv. Förordning (2002:561).

7 §  För gallring av studieregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till

1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar,
2. kraven på resultatredovisning, och
3. kraven på rapportering för den officiella statistiken. Förordning (2001:1133).

1 §  SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2001:1133).

2 §  Registret får användas av SCB för att ge underlag för att framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen inte är oförenligt med nämnda ändamål.

Registret får användas också för forskning. Förordning (2001:1133).

3 §  Registret skall innehålla uppgifter om samtliga studenter i grundutbildningen. Uppgifterna får hämtas in från högskolornas studieregister och skall omfatta följande:

1. identitetsuppgifter,
2. uppgifter om högskola, registrering på kurser per termin eller kalenderhalvår,
3. eventuellt utbildningsprogram som studenten har antagits till,
4. avklarade poäng på kurser per ämnesgrupp, fördjupningsnivå och utbildningsområde för varje termin eller kalenderhalvår,
5. för avlagd examen: benämning, huvudämne, inriktning, poängomfattning och datum för utfärdande av examensbevis, samt
6. för varje kurs:
   1. kursens ämnesgrupp enligt den definition som SCB fastställer, utbildningsområde, fördjupningsnivå enligt högskolans bedömning och kursens poängomfattning,
   2. kurstakt, kurstid och distributionsform,
   3. den kommun eller det land där kursen huvudsakligen ges, och
   4. termin då kursen ges. Förordning (2001:1133).

4 §  Följande uppgifter från andra register inom SCB får påföras SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. genomgången linje, program eller kurs i gymnasieskolan, annan utbildningsbakgrund samt betyg,
2. boendekommun före och efter högskolestudierna, och
3. det land där studenten har genomgått utbildning som gett behörighet till grundutbildning. Förordning (2001:1133).

5 §  Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna och Verket för högskoleservice får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. identitetsuppgifter,
2. kurs, utbildningsprogram och högskola som studenten sökt respektive antagits till,
3. studentens prioritering av de sökta utbildningarna, och
4. behörighet. Förordning (2001:1133).

6 §  Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. identitetsuppgifter,
2. utbetalade studiemedel fördelade på bidrag och lån per kalenderhalvår, och
3. utlandsstudier.

7 §  Registret skall innehålla uppgifter om samtliga doktorander. Uppgifterna får hämtas in från högskolornas studieregister och skall omfatta följande:

1. identitetsuppgifter,
2. datum för antagning och termin för studiernas påbörjande,
3. ämne, vetenskapsområde och högskola samt, i förekommande fall, sådan forskarskola som regeringen bestämt,
4. terminsvis registrering och aktivitet,
5. typ av studiefinansiering,
6. tidigare grundutbildning,
7. högskola i Sverige eller det land där doktoranden har gått igenom den grundläggande utbildningen, och
8. för avlagd examen: typ (licentiat- eller doktorsexamen), benämning och datum för utfärdande av examensbevis.

Vid tillämpningen av första stycket 3 skall samtliga ämnen vid Sveriges lantbruksuniversitet tillsammans anses utgöra ett vetenskapsområde. Förordning (2001:1133).

8 §  För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras efter fem år. Förordning (2001:1133).

9 §  SCB får, efter samråd med Högskoleverket och högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna skall rapporteras till SCB. Förordning (1996:1457).

10 §  Som underlag för statistik över högskolornas personal skall SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa följande uppgifter om de personer som är anställda vid en högskola:

1. identitetsuppgifter,
2. högskola,
3. anställningskategori,
4. grupper av ämnen inom vilka en lärare och, i förekommande fall, övrig personal huvudsakligen är verksam och det vetenskapsområde som ämnena hör till,
5. arbetets omfattning,
6. utbildningsbakgrund, och
7. högskola där examen avlagts.

Uppgifterna skall sammanställas i ett register som förs med hjälp av automatiserad behandling.

Vid tillämpningen av första stycket 4 skall samtliga ämnen vid Sveriges lantbruksuniversitet tillsammans anses utgöra ett vetenskapsområde. Förordning (2001:1133).

11 §  Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665).

12 §  Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665).

1 §  Verket för högskoleservice får föra ett antagningsregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.

Ändamålet med registret är att vara till hjälp för högskolor vid antagning av studenter. Härutöver får uppgifterna användas för ändamål som anges i 4 §, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för forskning. Förordning (2005:665).

2 §  Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från högskolornas studieregister och får omfatta följande:

1. de uppgifter som anges i 2 kap. 3 § första stycket,
2. behörighetsgrundande meriter,
3. urvalsgrundande meriter och uppgifter, och
4. de uppgifter i övrigt som en student åberopar i samband med antagning till en utbildning.

Varje students identitet skall anges på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 5 §. Förordning (2005:665).

3 §  Verket för högskoleservice får behandla känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) i antagningsärenden, om den enskilde har lämnat samtycke till detta. Förordning (2005:665).

4 §  Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från antagningsregistret till

1. en högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen,
2. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd,
3. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, och
4. en studerande eller sökande, om uppgifterna rör henne eller honom själv. Förordning (2005:665).

5 §  Den registrerade får ha direktåtkomst till sådana personuppgifter om sig själv i antagningsregistret som får lämnas ut till henne eller honom. Vid sådan direktåtkomst skall den registrerades identitet kontrolleras genom en säker metod för identifiering. Förordning (2005:665).

6 §  För gallring av antagningsregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om en student skall gallras fem år efter det att uppgifter senast påförts. Förordning (2005:665).