Förnyad kritik mot Sahlgrenska Universitetssjukhuset för långsam handläggning av en begäran om att ta del av allmänna handlingar

Anmälan

I en anmälan till JO den 6 juli 2025 klagade AA på Sahlgrenska Universitetssjukhuset inom Västra Götalandsregionen. Av anmälan framgick bl.a. att AA hade skickat en begäran om att ta del av journalkopior avseende en anhörig som avlidit och att han ännu inte fått handlingarna trots att det gått nästan fyra månader sedan begäran skickades.

Utredning

Anmälan remitterades till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset som anförde bl.a. följande.

AA:s beställning kom in till Arkiv och informationsstruktur den 19 mars 2025. De aktuella handlingarna skickades till AA per post den 17 juli 2025, dvs. fyra månader efter AA:s framställan. Denna handläggningstid är inte förenlig grundlagens krav på skyndsam handläggning. Handläggningstiden har uteslutande haft sin grund i att verksamheten inte kan möta det stora inflödet av journalbeställningar med nuvarande personalresurser. Sahlgrenska Universitetssjukhuset beklagar att verksamheten inte kan leva upp till kravet på skyndsam handläggning.

Arkiv och informationsstruktur ansvarar för handläggningen av framställningar om utlämnande av allmän handling som tillhör patientjournalen. Ett tiotal verksamheter inom sjukhuset har fortfarande egen handläggning.

Verksamheten har ett inflöde på cirka 165 beställningar per dag och lämnar ut i snitt 4 500 beställningar per månad. Beställningarna har ökat med 15 000–20 000 per år sedan 2018. Verksamhetens mål är att alla journalbeställningar ska hanteras inom en vecka från det att beställningen är komplett. För att kunna leva upp till det uppställda målet kan verksamheten ha 600–800 beställningar i kö. Det ökade inflödet av beställningar och reducering av antalet anställda har gjort att verksamheten i augusti 2025 har ca 5 500 journalbeställningar i kö.

Arkiv och Informationsstruktur har under en längre tid försökt att korta handläggningstiderna. Under 2023 och initialt 2024 gjordes neddragningar till följd av en minskad ekonomisk ram. Under hösten 2024 gjorde verksamheten ett omfattande arbete med att omfördela resurser inom den egna verksamheten för att hantera inflödet av journalbegäran. Vid årsskiftet 2024/2025 hade verksamheten sett effekt och hade lyckats korta ner handläggningstiderna marginellt, dock inte till önskad nivå om en veckas handläggningstid.

Den fortsatt minskade bemanningen har gett negativa effekter på handläggningstiden som ökat markant under hela 2025. Arbetet med översyn av bemanningen fortlöper och under våren 2025 har fyra tjänster tillsatts. Ytterligare tillsättning av personal beräknas under hösten 2025 för att både arbeta bort befintlig kö samt bibehålla handläggningstiden när denna är i balans igen.

Rättslig reglering

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (2 kap. 1, 2 och 4 §§ TF).

Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av den. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (2 kap. 15 och 16 §§ TF.)

JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen görs. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Bedömning

Av utredningen framgår att det dröjde fyra månader innan de aktuella handlingarna lämnades ut till AA. En så lång handläggningstid är naturligtvis inte acceptabel och Sahlgrenska Universitetssjukhuset kritiseras för den långsamma handläggningen av AA:s framställan.

Jag har tidigare kritiserat Sahlgrenska Universitetssjukhuset för långsam handläggning av framställningar om att ta del av allmänna handlingar (se bl.a. mina två beslut den 26 februari 2025, dnr 3911-2024 och 5636-2024). Redan då framkom att verksamheten hade stora problem med långa handläggningstider.

Av myndighetens remissvar framgår att handläggningstiderna har ökat markant under 2025. Denna utveckling är givetvis bekymmersam och högst otillfredsställande. Enligt myndigheten har arbetet med översyn av bemanningen fortlöpt och minst fyra tjänster har tillsatts under 2025. Jag utgår från att myndigheten kommer att prioritera frågan och fortsätta att arbeta för att korta ner handläggningstiderna så att utlämnandeframställningar hanteras i enlighet med grundlagens krav på skyndsam handläggning.

Jag vill framhålla att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen görs. En viss fördröjning kan vara godtagbar om den är hänförlig till själva sekretessprövningen, men tidsåtgången får inte bero på formerna för myndighetens arbete. Det förhållandet att en myndighet tar emot ett stort antal utlämnandeframställningar innebär inte att kraven på myndigheten kan sättas ned. Jag vill på nytt understryka att detta innebär att Sahlgrenska Universitetssjukhusets målsättning om att alla journalbeställningar ska hanteras inom en vecka från det att beställningen är komplett i många fall inte kommer att vara tillräcklig för att leva upp till skyndsamhetskravet. Det är ett grundläggande krav att handläggningen av en utlämnandebegäran påbörjas skyndsamt efter att begäran har gjorts.

Det är viktigt att arbetet för att nå kortare handläggningstider ger resultat. Jag avser att följa utvecklingen inom myndigheten.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Emma Johnsson har föredragit ärendet och byråchefen Stefan Nyman har deltagit i beredningen.