Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv

Avis juridique important

Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv Europeiska gemenskapernas officiella tidning nr L 043 , 15/02/1983 s. 0001 - 0003 Finsk specialutgåva Område 16 Volym 1 s. 0063 Spansk specialutgåva: Område 01 Volym 4 s. 0003 Svensk specialutgåva Område 16 Volym 1 s. 0063 Portugisisk specialutgåva: Område 01 Volym 4 s. 0003

RÅDETS FÖRORDNING (EEG, EURATOM) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen, särskilt artikel 235 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 203 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag(),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(), och

med beaktande av följande:

Skälen nedan är grundrättsaktens. Ändringsrättsakternas skäl: förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003 · förordning (EU) 2015/496.

Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner har inom ramen för sin verksamhet skapat omfattande dokumentsamlingar. Dessa arkiv utgör egendom som tillhör de nämnda gemenskaperna, vilka båda är juridiska personer.

Det är allmän praxis, både i medlemsstaterna och i internationella organisationer, att göra arkiv tillgängliga för allmänheten efter ett antal år. Gemensamma regler om öppnandet för allmänheten av Europeiska gemenskapernas historiska arkiv bör fastställas.

En del av handlingarna från Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner bevaras rent fysiskt i medlemsstaternas arkiv. Medlemsstaterna tillämpar skilda regler för att bestämma när och på vilka villkor deras arkiv kan göras tillgängliga för allmänheten. Det bör förhindras att sekretessbelagda handlingar från gemenskapens institutioner blir tillgängliga för allmänheten genom nationella arkiv på mindre strikta villkor än dem som föreskrivs i denna förordning.

Utnyttjande och kritisk analys av gemenskapens arkiv är inte bara av värde för historisk forskning i allmänhet utan kan samtidigt underlätta verksamheten för de organ som deltar i gemenskapens angelägenheter och därigenom bidra till att gemenskapernas syften bättre uppnås.

Fördragen innehåller inte några särskilda befogenheter som avser införandet av gemensamma regler på detta område.

Det är lämpligt att begränsa sig till att fastställa vissa väsentliga principer och att överlåta till varje gemenskapsinstitution att själv anta de regler som krävs för att internt genomföra dessa principer.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen, särskilt artikel 235 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 203 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande, och

Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner har inom ramen för sin verksamhet skapat omfattande dokumentsamlingar. Dessa arkiv utgör egendom som tillhör de nämnda gemenskaperna, vilka båda är juridiska personer.

Det är allmän praxis, både i medlemsstaterna och i internationella organisationer, att göra arkiv tillgängliga för allmänheten efter ett antal år. Gemensamma regler om öppnandet för allmänheten av Europeiska gemenskapernas historiska arkiv bör fastställas.

En del av handlingarna från Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner bevaras rent fysiskt i medlemsstaternas arkiv. Medlemsstaterna tillämpar skilda regler för att bestämma när och på vilka villkor deras arkiv kan göras tillgängliga för allmänheten. Det bör förhindras att sekretessbelagda handlingar från gemenskapens institutioner blir tillgängliga för allmänheten genom nationella arkiv på mindre strikta villkor än dem som föreskrivs i denna förordning.

Utnyttjande och kritisk analys av gemenskapens arkiv är inte bara av värde för historisk forskning i allmänhet utan kan samtidigt underlätta verksamheten för de organ som deltar i gemenskapens angelägenheter och därigenom bidra till att gemenskapernas syften bättre uppnås.

Fördragen innehåller inte några särskilda befogenheter som avser införandet av gemensamma regler på detta område.

Det är lämpligt att begränsa sig till att fastställa vissa väsentliga principer och att överlåta till varje gemenskapsinstitution att själv anta de regler som krävs för att internt genomföra dessa principer.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel1¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

1. Syftet med denna förordning är att se till att handlingar av historiskt eller administrativt värde bevaras och görs tillgängliga för allmänheten i så stor omfattning som möjligt.

I detta syfte skall varje institution inom Europeiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen samt Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och de byråer och liknande organ som har inrättats av lagstiftaren (nedan kallade ”institutionerna”) inrätta historiska arkiv och öppna dem för allmänheten på de villkor som föreskrivs i denna förordning sedan trettio år har förflutit från tidpunkten för tillkomsten av handlingen.

2. I denna förordning avses med

a) Europeiska gemenskapernas institutioners arkiv: alla handlingar av alla slag och oavsett materiell form som i tjänsten framställts eller mottagits av någon av institutionerna eller deras företrädare eller tjänstemän och som angår verksamhet inom ramen för Europeiska gemenskapen eller Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallade ”Europeiska gemenskaperna”).

b) Europeiska gemenskapernas institutioners historiska arkiv: den del av Europeiska gemenskapernas historiska arkiv som har utvalts, på de villkor som fastställs i artikel 7 i denna förordning, för att ständigt bevaras.

3. Allmänheten skall ha obegränsad tillgång till alla handlingar som har gjorts tillgängliga före utgången av den period som avses i punkt 1.

4. Efter utgången av den 30-årsperiod som föreskrivs i punkt 1 skall tillträde till de historiska arkiven ges var och en som ansöker om det och som godtar att följa de interna regler som varje institution fastställer i detta syfte.

5. De historiska arkiven skall vara tillgängliga i form av kopior. Institutionerna får dock lämna tillgång till originalhandlingarna om användaren gör gällande ett särskilt intresse som är vederbörligen styrkt.

Artikel2¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

1. För handlingar som omfattas av undantaget avseende den enskildes privatliv och integritet, enligt definitionen i artikel 4.1 b Europaparlamentets och rådets i förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, och undantaget avseende en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter, enligt definitionen i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001, får undantagen fortsätta att gälla hela eller delar av handlingen även efter perioden på trettio år, om villkoren för att tillämpa undantagen fortfarande är uppfyllda.

2. Handlingar som omfattas av undantaget avseende den enskildes privatliv och integritet, enligt definitionen i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001, däribland Europeiska gemenskapernas personalakter, får göras tillgängliga i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, särskilt artiklarna 4 och 5 i denna.

3. Innan en institution beslutar att låta allmänheten få tillgång till handlingar vilkas utlämnande skulle kunna undergräva skyddet för en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter, enligt definitionen i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001, skall institutionen underrätta personen om sin avsikt att göra handlingarna tillgängliga för allmänheten, enligt tillämpningsföreskrifter som varje institution skall fastställa. Handlingarna skall inte göras tillgängliga för allmänheten om institutionen med hänsyn till de synpunkter som har lämnats av den berörda personen anser att ett utlämnande skulle undergräva skyddet för sådana affärsintressen, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

4. Sådana känsliga handlingar som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall vara tillgängliga med de begränsningar som anges i den artikeln.

Artikel3¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

Allmänheten skall inte ha tillgång till handlingar som har sekretessbelagts enligt artikel 10 i rådets förordning nr 3 av den 31 juli 1958 om tillämpning av artikel 24 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, om inte sekretessen har hävts.

Artikel5¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

För att säkerställa iakttagandet av den 30-årsregel som föreskrivs i artikel 1.1 skall varje institution, i god tid och senast under det 25:e året efter tidpunkten för handlingens tillkomst, granska alla handlingar som har sekretessbelagts i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser för att avgöra om sekretessen skall hävas. Handlingar för vilka sekretessen inte hävts vid en sådan första granskning skall regelbundet och minst vart femte år granskas på nytt.

Artikel6¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

Om en medlemsstat, när den tidsperiod på trettio år som föreskrivs i artikel 1.1 har löpt ut, avser att göra handlingar som härrör från institutionerna och som omfattas av artikel 2 eller artikel 3 tillgängliga för allmänheten skall den samråda med den berörda institutionen för att fatta ett beslut som inte äventyrar att syftena med denna förordning uppnås.

Artikel7¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003.

Senast 15 år efter handlingarnas tillkomst skall varje institution föra över alla handlingar som finns i dess löpande arkiv till sina historiska arkiv. På grundval av de kriterier som varje institution skall fastställa enligt artikel 9, skall handlingarna först därefter sorteras i syfte att skilja de handlingar som bör bevaras från dem som saknar administrativt eller historiskt värde.

Artikel8¶

Ändrad genom förordning (EU) 2015/496.

1. Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol (domstolen) och Europeiska centralbanken (ECB) ska vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och som i enlighet med bestämmelserna i denna förordning har gjorts tillgängliga för allmänheten. Deponeringen ska ske i enlighet med bilagan.

Utan hinder av vad som sägs i första stycket får de deponerande institutionerna av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en mikroformskopia eller digital kopia av sådana handlingar.

2. Varje institution skall på begäran förse medlemsstaterna och de övriga institutionerna med en fullständig uppsättning mikrofiche av sina historiska arkiv, i den utsträckning allmänheten har tillträde till dessa arkiv samt förutsatt att den berörda medlemsstaten inte är den i vilken institutionen är belägen och att de berörda institutionerna inte är belägna i en och samma medlemsstat.

3. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.

4. De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet.

5. Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet ska inte påverka arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.

6. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv och ska åtminstone uppfylla de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum.

7. Europeiska universitetsinstitutet ska ensamt ansvara för personalen som handhar unionens historiska arkiv deponerade vid Europeiska universitetsinstitutet. Europeiska universitetsinstitutet ska se till att personal som har avdelats för att handha de historiska arkiven uppfyller kraven på yrkeskvalifikationer inom detta område.

8. Varje deponerande institution har rätt att erhålla information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv.

9. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får också göra en kopia av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten.

10. Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv ska finansieras med bidrag från alla deponerande institutioner till den berörda budgetposten, inom gränserna för de årliga anslagen som gjorts tillgängliga av budgetmyndigheten i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget. Sådana finansiella bidrag ska inte täcka kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och anpassningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser arkiven respektive personalen.

Storleken på de bidrag som avses i första stycket ska vara proportionerliga till storleken på de deponerande institutionernas respektive tjänsteförteckning. Varje bidrag ska räknas om när nya institutioner börjar deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet eller åtminstone vart femte år.

11. Institutet ska agera som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001, på instruktioner från de deponerande institutionerna. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med skyddsåtgärderna i den förordningen.

12. Europeiska datatillsynsmannen ska fortsatt ha befogenhet att övervaka institutionernas behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet.

Artikel9¶

Ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003 och förordning (EU) 2015/496.

1. Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande och offentliggörande av historiska arkiv och om skydd av personuppgifter i dem. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel, inbegripet digitaliserade arkiv och ursprungsdigitala arkiv, och underlätta studier av arkiven på internet. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (såsom blindskrift, stor text eller ljudupptagningar).

2. Varje institution skall varje år offentliggöra en redogörelse för verksamheten i de historiska arkiven.

3. Kommissionen ska för de deponerande institutionernas räkning ingå ett ramavtal om partnerskap med Europeiska universitetsinstitutet. Det ramavtalet om partnerskap ska inbegripa detaljerade bestämmelser om Europeiska universitetsinstitutet och institutionernas inbördes roller och ansvar för handhavandet av unionens historiska arkiv, inbegripet deras deponering, bevarande, tillgänglighet och spridning av information.

BILAGA

BESTÄMMELSER OM DEPONERINGEN AV INSTITUTIONERNAS HISTORISKA ARKIV VID EUROPEISKA UNIVERSITETSINSTITUTET I FLORENS

1. Originalhandlingarna i icke-digitala arkiv ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet för permanent bevarande, tillsammans med en mikroformskopia och/eller digital kopia av handlingarna. När det gäller digitala arkiv ska institutet ha permanent tillgång till handlingarna på ett sådant sätt att det kan fullgöra sin uppgift att göra de historiska arkiven tillgängliga för allmänheten på en och samma plats och främja studier av arkiven. Ursprungsinstitutionerna förblir ansvariga för att deras digitala arkiv bevaras permanent.

2. Deponering av handlingar ska ske en gång per år, i möjligaste mån inom ramen för institutionernas normala förfaranden för arkivhantering.

3. Europeiska universitetsinstitutet får inte ändra den arkivklassificering som de deponerande institutionerna upprättat eller ta bort eller göra ändringar i handlingar och filer.

4. Europeiska universitetsinstitutet ska på begäran av de deponerande institutionerna återlämna deponerade originalhandlingar och originalfiler. De deponerande institutionerna ska lämna tillbaka originalen till Europeiska universitetsinstitutet så snart de inte längre behöver dem.

5. Europeiska universitetsinstitutet ska omedelbart underrätta de deponerande institutionerna om alla omständigheter som kan äventyra de deponerade arkivens okränkbarhet.

1 EGT nr C 132, 2.6.1981, s. 6.

2 EGT nr C 327, 14.12.1981, s. 45.

3 EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

4 EGT L 8, 12.1.2002, s. 1.

5 EGT nr 17, 6.10.1958, s. 406; svensk specialutgåva, område 12, volym 1, s. 3.

6 EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.