Standardbudgetförordning för genomförandeorgan

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram, särskilt artikel 15 i denna,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande,

med beaktande av rådets yttrande,

med beaktande av revisionsrättens yttrande, och

Skälen nedan är grundrättsaktens. Ändringsrättsakternas skäl: förordning (EG) nr 1821/2005 · förordning (EG) nr 651/2008.

(1) I förordning (EG) nr 58/2003 fastställs stadgarna för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram, och kommissionen har anförtrotts uppgiften att inrätta sådana genomförandeorgan.

(2) Dessa genomförandeorgan (nedan kallade ”genomförandeorganen”) kommer att utgöra juridiska personer och ha en egen administrationsbudget som skall genomföras enligt standardbudgetförordningen i enlighet med artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003. När kommissionen däremot via delegation ger genomförandeorganen i uppgift att förvalta driftsanslag för gemenskapsprogram bör dessa anslag fortsätta att vara inskrivna i den allmänna budgeten och omfattas av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad ”budgetförordningen”).

(3) Enligt artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003 omfattar genomförandeorganens driftsbudgetar administrativa utgifter under budgetåret.

(4) Enligt förordning (EG) nr 58/2003 bör en standardbudgetförordning antas som genomförandeorganen bör tillämpa på sina administrativa anslag och som innehållsmässigt bör ligga så nära budgetförordningen som möjligt. I avsaknad av uttryckliga bestämmelser i standardbudgetförordningen gäller bestämmelserna i den allmänna budgetförordningen och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

(5) Det erinras om de grundläggande budgetprinciperna (enhetsprincipen, universalitetsprincipen, specificeringsprincipen och principen om ettårighet) samt principen om riktighet i budgeten, principen om balans i budgeten, principen om en enda beräkningsenhet, principen om sund ekonomisk förvaltning samt principen om öppenhet.

(6) I fråga om personalen bör organen skilja på tillfälligt anställda, som skall redovisas i en tjänsteförteckning som skall läggas fram för godkännande av budgetmyndigheten å ena sidan, samt å andra sidan löneanslag till övriga anställda som rekryteras på förlängningsbara avtal.

(7) För genomförandeorganens ekonomiska aktörer såsom räkenskapsförare och utanordnare – vilka bör vara tjänstemän som omfattas av Europeiska gemenskapernas tjänsteföreskrifter – bör behörigheten och ansvarsområdet anges samt på vilka villkor utanordnaren kan delegera sin behörighet att genomföra budgeten.

(8) Genomförandeorganets utanordnare bör få stor handlingsfrihet i förvaltningen. Utanordnaren bör få full frihet att göra överföringar, under förutsättning att styrelsen informeras och får inlägga veto inom en månad.

(9) Enligt artikel 20.2 i förordning (EG) nr 58/2003 bör kommissionens internrevisor sköta internrevisionen vid genomförandeorganen. Därmed bör kommissionens internrevisor ha samma behörighet gentemot genomförandeorganen som gentemot kommissionens avdelningar enligt den allmänna budgetförordningen. Liksom kommissionens utanordnare måste även genomförandeorganets utanordnare kunna ta råd av en internrevisor för riskhanteringen.

(10) Alla genomförandeorgan bör utarbeta tidsplaner för budgeten, redovisningen och beslutet om ansvarsfrihet enligt bestämmelserna i förordning (EG) nr 58/2003, budgetförordningen. Den instans som beviljar ansvarsfrihet för genomförandeorganens administrationsbudget bör vara densamma som beviljar ansvarsfrihet för gemenskapernas allmänna budget.

(11) Genomförandeorganen bör tillämpa redovisningsbestämmelser som tillåter konsolidering med kommissionens räkenskaper. Bestämmelserna bör antas av kommissionens räkenskapsförare analogt med artikel 133 i budgetförordningen. Revisionsrätten skall kontrollera genomförandeorganets räkenskaper.

(12) Den instans som inrättas av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter bör ha samma befogenheter gentemot genomförandeorganen så att identiska fall bedöms på samma sätt oavsett var de förekommer.

(13) Genomförandeorganens administrationsbudget skall följa samma krav som kommissionen när det gäller offentlig upphandling för egen räkning. Här räcker en hänvisning till budgetförordningen.

(14) Det krävs inga bestämmelser om beviljande av bidrag eftersom genomförandeorganen inte får bevilja bidrag ur sin administrationsbudget, som uteslutande skall tillgodose deras administrativa utgifter.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram, särskilt artikel 15 i denna,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande,

med beaktande av rådets yttrande,

med beaktande av revisionsrättens yttrande, och

(1) I förordning (EG) nr 58/2003 fastställs stadgarna för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram, och kommissionen har anförtrotts uppgiften att inrätta sådana genomförandeorgan.

(2) Dessa genomförandeorgan (nedan kallade ”genomförandeorganen”) kommer att utgöra juridiska personer och ha en egen administrationsbudget som skall genomföras enligt standardbudgetförordningen i enlighet med artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003. När kommissionen däremot via delegation ger genomförandeorganen i uppgift att förvalta driftsanslag för gemenskapsprogram bör dessa anslag fortsätta att vara inskrivna i den allmänna budgeten och omfattas av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad ”budgetförordningen”).

(3) Enligt artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003 omfattar genomförandeorganens driftsbudgetar administrativa utgifter under budgetåret.

(4) Enligt förordning (EG) nr 58/2003 bör en standardbudgetförordning antas som genomförandeorganen bör tillämpa på sina administrativa anslag och som innehållsmässigt bör ligga så nära budgetförordningen som möjligt. I avsaknad av uttryckliga bestämmelser i standardbudgetförordningen gäller bestämmelserna i den allmänna budgetförordningen och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

(5) Det erinras om de grundläggande budgetprinciperna (enhetsprincipen, universalitetsprincipen, specificeringsprincipen och principen om ettårighet) samt principen om riktighet i budgeten, principen om balans i budgeten, principen om en enda beräkningsenhet, principen om sund ekonomisk förvaltning samt principen om öppenhet.

(6) I fråga om personalen bör organen skilja på tillfälligt anställda, som skall redovisas i en tjänsteförteckning som skall läggas fram för godkännande av budgetmyndigheten å ena sidan, samt å andra sidan löneanslag till övriga anställda som rekryteras på förlängningsbara avtal.

(7) För genomförandeorganens ekonomiska aktörer såsom räkenskapsförare och utanordnare – vilka bör vara tjänstemän som omfattas av Europeiska gemenskapernas tjänsteföreskrifter – bör behörigheten och ansvarsområdet anges samt på vilka villkor utanordnaren kan delegera sin behörighet att genomföra budgeten.

(8) Genomförandeorganets utanordnare bör få stor handlingsfrihet i förvaltningen. Utanordnaren bör få full frihet att göra överföringar, under förutsättning att styrelsen informeras och får inlägga veto inom en månad.

(9) Enligt artikel 20.2 i förordning (EG) nr 58/2003 bör kommissionens internrevisor sköta internrevisionen vid genomförandeorganen. Därmed bör kommissionens internrevisor ha samma behörighet gentemot genomförandeorganen som gentemot kommissionens avdelningar enligt den allmänna budgetförordningen. Liksom kommissionens utanordnare måste även genomförandeorganets utanordnare kunna ta råd av en internrevisor för riskhanteringen.

(10) Alla genomförandeorgan bör utarbeta tidsplaner för budgeten, redovisningen och beslutet om ansvarsfrihet enligt bestämmelserna i förordning (EG) nr 58/2003, budgetförordningen. Den instans som beviljar ansvarsfrihet för genomförandeorganens administrationsbudget bör vara densamma som beviljar ansvarsfrihet för gemenskapernas allmänna budget.

(11) Genomförandeorganen bör tillämpa redovisningsbestämmelser som tillåter konsolidering med kommissionens räkenskaper. Bestämmelserna bör antas av kommissionens räkenskapsförare analogt med artikel 133 i budgetförordningen. Revisionsrätten skall kontrollera genomförandeorganets räkenskaper.

(12) Den instans som inrättas av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter bör ha samma befogenheter gentemot genomförandeorganen så att identiska fall bedöms på samma sätt oavsett var de förekommer.

(13) Genomförandeorganens administrationsbudget skall följa samma krav som kommissionen när det gäller offentlig upphandling för egen räkning. Här räcker en hänvisning till budgetförordningen.

(14) Det krävs inga bestämmelser om beviljande av bidrag eftersom genomförandeorganen inte får bevilja bidrag ur sin administrationsbudget, som uteslutande skall tillgodose deras administrativa utgifter.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Avdelning I Syfte

Artikel1¶

I denna förordning fastställs huvudreglerna för utarbetandet och genomförandet av administrationsbudgeten (nedan kallad ”budgeten”) för de genomförandeorgan som avses i förordning (EG) nr 58/2003 (nedan kallade ”genomförandeorganen”).

Artikel2¶

Alla frågor avseende genomförandeorganens administration som inte uttryckligen regleras i denna förordning regleras i tillämpliga delar av bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad ”budgetförordningen”) och förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.

Avdelning II Budgetprinciperna

Artikel3¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Budgeten ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning genom en effektiv och ändamålsenlig intern kontroll, samt öppenhet.

Kapitel 1 Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel4¶

Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga inom respektive genomförandeorgan införs och godkänns.

Artikel5¶

Genomförandeorganets inkomster skall bestå av ett bidrag ur gemenskapernas allmänna budget, samt eventuella inkomster från andra källor, inklusive inkomster som avsätts enligt artikel 15.

Utgifterna skall omfatta genomförandeorganets administrationsutgifter samt i förekommande fall utgifter som finansieras via inkomster som avsätts enligt första stycket.

Artikel6¶

Alla utgifter och inkomster skall medföra att en rubrik i budgeten tillgodogörs eller belastas.

Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten.

Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten.

Kapitel 2 Principen om ettårighet

Artikel7¶

De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Anslagen i budgeten skall vara icke-differentierade anslag.

Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, skall belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras.

Artikel8¶

Ett budgetårs inkomster skall tas upp i räkenskaperna för detta budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret. De skall leda till anslag av motsvarande omfattning.

Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga, samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår.

Artikel9¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

Anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret skall överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår. De anslag som inte utnyttjats den 31 mars år n+1 skall automatiskt förfalla. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna.

Anslag som avser personalutgifter får inte överföras till följande budgetår.

Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 15 och som fortfarande är disponibla den 31 december skall automatiskt överföras. De disponibla anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål vilka överförts mellan budgetår skall användas först. När en inkomst som avsatts för särskilda ändamål överförs mellan budgetår ska genomförandeorganet senast den 1 juni år n+1 informera kommissionen om utnyttjandet av beloppet i fråga

Artikel10¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart budgeten är slutligt antagen.

Från och med den 15 november varje år får dock löpande administrativa utgifter belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. De får inte avse nya utgifter som inte godkänts principiellt i den senast antagna budgeten.

Utgifter som skall betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, får vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret.

Om budgeten inte antagits vid budgetårets början används systemet med tillfälliga tolftedelar i budgetförordningen i tillämpliga delar.

Kapitel 3 Principen om balans i budgeten

Artikel11¶

Det skall råda balans mellan inkomster och utgifter i budgeten. Genomförandeorganen får inte ta upp lån.

Anslagen får inte överstiga summan av de bidrag som avses i artikel 5, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 5.

Artikel12¶

Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 56 är positivt skall det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats under budgetåret i fråga.

Skillnaden mellan det bidrag som avses i artikel 5 och det faktiskt utbetalda bidraget skall förfalla.

Kapitel 4 Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel13¶

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro.

För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock genomförandeorganets räkenskapsförare i motiverade fall genomföra transaktioner i nationella valutor och i förekommande fall i tredjelands valutor.

Kapitel 5 Universalitetsprincipen

Artikel14¶

De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna, med undantag för inkomster som avsatts för särskilda ändamål. Alla inkomster och utgifter skall tas upp i budgeten som bruttobelopp utan att justeras mot varandra, utom i undantagsfall enligt artikel 16.

Artikel15¶

Inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål är t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat samt inkomster från medlemsstaterna, tredjeland eller övriga organisationer som avsatts för att genomföra program som finansieras ur andra källor än Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad ”allmänna budgeten”).

De inkomster som avses i första stycket skall täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller. Budgeten skall innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt första stycket, och beloppen skall om möjligt anges.

Styrelsen beslutar efter godkännande från kommissionen om mottagande av gåvor, legat och subventioner från källor utanför gemenskapen.

Artikel16¶

Priset på varor och tjänster som levereras till gemenskaperna skall tas upp i budgeten netto exklusive skatter som betalas tillbaka av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier eller av en medlemsstat eller tredjeland på grundval av andra gällande överenskommelser.

De nationella skatter som genomförandeorganet eventuellt betalar på tillfällig basis enligt första stycket skall föras upp på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka beloppen. Eventuella negativa saldon skall föras upp som utgifter i budgeten.

Kapitel 6 Principen om specificering

Artikel17¶

Alla anslag skall delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel. Kapitlen skall delas in ytterligare i artiklar och punkter.

Artikel18¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Direktören får fatta beslut om anslagsöverföring inom administrationsbudgeten. Innan anslag får överföras ska han eller hon underrätta styrelsen, som har rätt att motsätta sig överföringen. Efter det att styrelsen har godkänt en överföring, eller om den inte har svarat inom tio arbetsdagar efter det att den informerats, får direktören utföra den planerade överföringen.

Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras så länge de verkligen används för detta ändamål.

Kapitel 7 Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel19¶

1. Budgetanslagen skall användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet innebär att de resurser som genomförandeorganet använder för sin verksamhet skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl man uppnår specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat. Resultaten skall utvärderas.

3. Genomförandeorganets årliga arbetsprogram som antagits av styrelsen skall ange detaljerade mål och resultatindikatorer.

Artikel19a¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. Genomförandet av budgeten ska ledsagas av en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.

2. När det gäller genomförandet av budgeten är definitionen av ”intern kontroll” lika med en process som tillämpas i förvaltningskedjans alla led och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

a) Att transaktionerna uppfyller kraven på ändamålsenlighet, effektivitet och sparsamhet.

b) Att rapporteringen är tillförlitlig.

c) Att tillgångar och information skyddas.

d) Att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks.

e) Att risker kopplade till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt, med hänsyn tagen till betalningarnas natur och programmens flerårighet.

Kapitel 8 Principen om öppenhet

Artikel20¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Budgeten skall upprättas och genomföras och räkenskaperna skall läggas fram med hänsyn till principen om klarhet och öppenhet.

Budgeten och eventuella ändringsbudgetar ska i slutlig lydelse översändas till budgetmyndigheten, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och offentliggöras på genomförandeorganets webbplats. En sammanfattning av budgeten och eventuella ändringsbudgetar ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning inom tre månader från det att de antagits.

Sammanfattningen ska innehålla uppgifter om de fem huvudsakliga budgetrubrikerna för inkomster respektive utgifter, en tjänsteförteckning, en uppskattning av antalet kontraktsanställda som finansieras genom budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter. Uppgifter för föregående år ska också redovisas.

Varje genomförandeorgan ska på sin webbplats offentliggöra uppgifter om mottagarna av medel ur organets budget, inklusive de experter man slutit kontrakt med enligt artikel 50b. De uppgifter som offentliggörs ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. De ska läggas fram med vederbörlig hänsyn till säkerhetskrav samt krav på konfidentialitet, särskilt skydd av personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter.

När uppgifter offentliggörs anonymt ska genomförandeorganet på begäran förse Europaparlamentet med uppgifter om mottagarna på lämpligt sätt.

Avdelning III Upprättandet av budgeten och budgetens struktur

Artikel21¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Genomförandeorganet ska senast den 5 mars varje år till kommissionen överlämna den preliminära inkomst- och utgiftsberäkning för år N+1 som upprättats av organets direktör och antagits av dess styrelse, tillsammans med en allmän motivering och ett arbetsprogram.

Genomförandeorganets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla

a) en tjänsteförteckning där det framgår hur många tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad,

b) en motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell,

c) en kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar,

d) uppgifter om antalet kontraktsanställda och utsända nationella experter som arbetar inom genomförandeorganet, jämte beräkningar av motsvarande uppgifter för år n+1,

e) en uppskattning av inkomster som är avsatta för särskilda ändamål, och

f) information om hur samtliga i förväg fastställda mål uppfyllts inom de olika verksamheterna, samt uppgifter om nya mål bedömda enligt resultatindikatorer.

Argument för att öka eller minska ett genomförandeorgans administrationsbudget i förhållande till dess administrationsbudget år n ska underbyggas med hänvisningar till utvärderingsresultat.

Artikel22¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Kommissionen ska i samband med det årliga budgetförfarandet för den allmänna budgeten förelägga budgetmyndigheten genomförandeorganens preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag till gemenskapsbidrag till vart och ett av dem, jämte sin bedömning av deras personalbehov. Kommissionen ska lägga fram utkast till tjänsteförteckningar för genomförandeorganen samt en uppskattning av antalet kontraktsanställda som enligt förslaget ska täckas av budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter.

Organets administrationsbudget behöver inte antas definitivt förrän Europeiska unionens allmänna budget slutligen antagits enligt förfarandet i artikel 13 i förordning (EG) nr 58/2003.

Budgetmyndigheten skall fatta beslut om tjänsteförteckningarna för alla genomförandeorgan liksom om alla eventuella framtida ändringar i dessa förteckningar på grundval av artikel 24. Tjänsteförteckningen ska offentliggöras i en bilaga till avsnitt III – kommissionen – i den allmänna budgeten.

Alla ändringar av budgeten eller tjänsteförteckningen skall göras genom en ändringsbudget enligt samma förfarande som den ursprungliga budgeten, om inte annat sägs i artikel 18 eller 24.

Artikel23¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Budgeten skall innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter. Därav skall följande framgå:

1. I sammanställningen över inkomster:

a) Genomförandeorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga.

b) Inkomsterna från föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n–2, inklusive inkomster avsatta för särskilda ändamål.

c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2. I sammanställningen över utgifter:

a) Inkomsterna från det berörda budgetåret.

b) Inkomsterna från föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n–2.

c) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel24¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 21 skall, intill uppgiften om antalet beviljade tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Tjänsteförteckningen utgör en absolut övre gräns för genomförandeorganet och inga utnämningar får göras utöver denna gräns.

Styrelsen får dock ändra tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet beviljade tjänster under lönegrad AD 13 i den mån ändringen inte påverkar volymen på personalanslagen för ett helt budgetår och ligger inom ramen för det totala antalet tjänster per tjänsteförteckning.

2. Trots vad som sägs i första stycket får verkningarna av deltidstjänster som beviljats av tillsättningsmyndigheten i enlighet med de tjänsteföreskrifter som skall tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade ”tjänsteföreskrifterna”) kompenseras genom nyutnämningar.

Avdelning IV Genomförandet av budgeten

Kapitel 1 Allmänna bestämmelser

Artikel25¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Direktören skall fungera som utanordnare. Direktören är en tjänsteman som omfattas av tjänsteföreskrifterna. Direktören skall genomföra budgeten på eget ansvar och inom ramarna för de tilldelade anslagen. Ansvaret omfattar både inkomst- och utgiftssidan i budgeten.

Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks ska genomförandeorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

Artikel26¶

Direktören får delegera sin behörighet att genomföra budgeten till andra tjänstemän vid genomförandeorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramen för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

Artikel27¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Det ska vara förbjudet för alla de aktörer i budgetförvaltningen som avses i kapitel 2 i denna avdelning samt för alla andra personer som deltar i budgetgenomförandet eller i förvaltning, revision eller kontroll av budgetmedel att utföra handlingar där de har ett egenintresse som kan stå i strid med genomförandeorganets eller gemenskapernas. Om en sådan situation uppstår ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta sin överordnade. Direktören ska förelägga styrelsen frågan.

Det föreligger intressekonflikt om en aktör som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

Kapitel 2 Aktörer i budgetförvaltningen

Artikel28¶

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Artikel29¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. Utanordnaren ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år, räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten fattats. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet eller för kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata ska i alla händelser följas.

2. Utanordnaren ska – med iakttagande av de miniminormer som fastställs av kommissionen för dess egna avdelningar och med hänsyn tagen till de särskilda risker som påverkar förvaltningen inom området i fråga samt de finansierade åtgärdernas särdrag – inrätta en organisationsstruktur för hur anslagen ska handläggas samt interna förfaranden för förvaltning och kontroll som är särskilt anpassade för utanordnarens uppgifter, där så krävs även i form av efterhandskontroller.

Utanordnaren kan, bland annat beroende på uppgifternas art och omfattning, inom ramen för sin organisation inrätta en struktur för sakkunskap och rådgivning som ska hjälpa till att hantera förvaltningsriskerna.

Innan en transaktion godkänns ska de operativa och ekonomiska aspekterna kontrolleras av en annan tjänsteman än den som tagit initiativ till transaktionen.

I fråga om kravet på förhandskontroll av en utgiftstransaktion får den behöriga utanordnaren betrakta en serie rutinmässiga transaktioner som rör löner, pensioner, reseersättningar och sjukvårdsutgifter som en enda transaktion. I dessa fall ska den behöriga utanordnaren utföra kontroller i efterhand i linje med sin egen riskbedömning.

För- och efterhandskontroller ska utföras av någon annan än den som tagit initiativet till transaktionen.

3. I enlighet med artikel 9.7 i förordning (EG) nr 58/2003 ska utanordnaren senast den 15 mars varje år rapportera om sitt arbete till styrelsen genom en årlig verksamhetsrapport med uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen som bekräftar att innehållet i rapporten ger en rättvisande bild, såvida inte annat anges i reservationer avseende fastställda inkomst- och utgiftsområden.

Artikel30¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare, som ska vara en tjänsteman som avdelats för uppdraget eller en tillfälligt anställd som rekryterats direkt av byrån; räkenskapsföraren ska ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta genomförandeorganets räkenskaper enligt avdelning VI,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VI,

d) genomföra regler och metoder för hur räkenskaperna ska föras samt utforma kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,

e) utforma och godkänna redovisningssystemet och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter; räkenskapsföraren ska också ha befogenhet att kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,

f) förvalta likvida medel.

2. Innan styrelsen godkänner räkenskaperna ska räkenskapsföraren godkänna dem och därmed intyga en rimlig visshet om att de ger en sann och rättvisande bild av genomförandeorganets ekonomiska situation.

Räkenskapsföraren ska för detta ändamål försäkra sig om att räkenskaperna har sammanställts i enlighet med de regler, metoder och system för redovisningen som fastställts, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren ska vidarebefordra all information som räkenskapsföraren behöver för att slutföra sina arbetsuppgifter.

Utanordnaren ska fortsatt vara helt ansvarig för att de medel som han eller hon förvaltar används som avsett, och för att de utgifter som han eller hon kontrollerar är lagliga och korrekta.

Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara av nöden för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären på och omfattningen av dessa reservationer.

Utanordnaren ska förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av genomförandeorganets tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren ska ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

3. Om inget annat följer av denna förordning ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida tillgångar. Han eller hon ska vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

Artikel30a¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till tillfälligt anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen.

Kapitel 3 De finansiella aktörernas ansvar

Artikel31¶

Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller de bestämmelser som gäller för yrket skall skriftligen underrätta direktören om detta, och – om ingen åtgärd vidtas inom rimlig tid – underrätta den instans som avses i artikel 35 samt styrelsen. Den anställda skall vidare underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning, om det förfarande som upptäcks är brottsligt eller utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen.

Artikel32¶

Delegerade kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, genom motiverat beslut och sedan de beretts möjlighet att yttra sig, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Direktören får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en delegering.

Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, genom motiverat beslut och sedan han eller hon beretts möjlighet att yttra sig, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Styrelsen skall då utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

Artikel33¶

Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa utanordnaren och delegerade utanordnare till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

Alla utanordnare och räkenskapsförare kan ställas till disciplinärt och ekonomiskt ansvar enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen skall ärendet hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Artikel34¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

1a. Ekonomiskt ansvar ska särskilt utkrävas

a) om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av grov vårdslöshet, fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att följa bestämmelserna i denna förordning,

b) om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av grov vårdslöshet, försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och detta leder till att genomförandeorganet ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.

2. Om en delegerad utanordnare anser att ett beslut som han eller hon skall fatta strider mot gällande bestämmelser eller principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall denne befrias från ansvar.

Artikel35¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. Den instans som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter skall ha samma befogenheter gentemot genomförandeorganet som gentemot kommissionens egna avdelningar.

Direktören skall på grundval av ett yttrande från denna instans besluta om ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation skall inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning skall den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor.

Direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.

2. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som genomförandeorganet lidit på grund av ett allvarligt fel i eller i samband med tjänsten. Ett motiverat beslut om det skall fattas av tillsättningsmyndigheten, sedan det formella disciplinförfarandet enligt tjänsteföreskrifterna avslutats.

Artikel36¶

Räkenskapsförare skall bland annat kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation om de

a) genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för,

b) gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren,

c) gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder, eller

d) inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Kapitel 4 Handläggning av inkomster

Artikel37¶

Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för ett genomförandeorgan skall den behöriga utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

Artikel38¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren skall

a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek, samt

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.

Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären. Båda dessa dokument skall upprättas av den behöriga utanordnaren.

I de kontrakt som genomförandeorganen ingår med ekonomiska aktörer ska fastställas att alla fordringar som inte betalats inom den tid som anges på debetnotan ger rätt till ränta enligt Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002. Det ska uttryckligen anges i kontraktet eller bidragsöverenskommelsen på vilka villkor och till vilken räntesats dröjsmålsränta ska betalas till genomförandeorganet.

Artikel39¶

Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som har fastställts genom betalningskravet.

Räkenskapsföraren skall ha ansvaret för betalningskrav avseende fordringar som den behöriga utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Räkenskapsföraren skall säkerställa att genomförandeorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.

Artikel40¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Om den behöriga utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Styrelsen ska informeras om utanordnaren avser att avstå från att kräva in en fastställd fordran. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat, och ska fattas av utanordnaren själv. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5000 euro. I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

Den behöriga utanordnaren skall avstå från att kräva in en fordran om ett fel upptäcks i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5000 euro. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behöriga utanordnaren.

Om ett sakfel upptäcks som inte medför att hela genomförandeorganets fordran behöver avskrivas skall den behöriga utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta skall ske genom ett vederbörligen motiverat beslut av den behöriga utanordnaren.

Artikel41¶

När räkenskapsföraren inkasserat en fordran skall beloppet registreras i räkenskaperna och den behöriga utanordnaren underrättas. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens kassa skall ett kvitto utfärdas.

Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som anges i debetnotan löpt ut skall räkenskapsföraren informera den behöriga utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på genomförandeorganet, förutsatt att denna fordran är säker, obestridd och förfallen till betalning.

Artikel42¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Ytterligare betalningsfrister kan medges av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren bara på vederbörligen motiverad skriftlig begäran från gäldenären, om gäldenären åtar sig att erlägga dröjsmålsränta från och med datumet för debetnotan och ställer ekonomisk garanti både för skulden och räntan för att skydda genomförandeorganets intressen.

Artikel42a¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska gemenskapens fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Beslut om att helt eller delvis avstå från att kräva in fastställda fordringar ska också anges. Förteckningen ska bifogas rapporten om genomförandeorganets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning. Genomförandeorganet ska upprätta en förteckning, med uppgifter om belopp och gäldenärernas namn, över fordringar som ska betalas in till dess administrationsbudget och där Europeiska gemenskapernas domstol beordrat gäldenärerna att betala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp betalats in inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med nödvändig hänsyn tagen till gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter.

Artikel42b¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

Genomförandeorganens fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på genomförandeorganen ska preskriberas efter fem år. Preskriptionstiden ska anges uttryckligen i de kontrakt som genomförandeorganet ingår.

Kapitel 5 Förvaltning av utgifter

Artikel43¶

Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

Artikel44¶

För varje åtgärd som kan leda till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan ett rättsligt åtagande ingås gentemot tredje man.

De enskilda rättsliga åtaganden som avser enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden skall ingås senast den 31 december år n. Den behöriga utanordnaren skall frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

Artikel45¶

När ett budgetmässigt åtagande ingås skall den behöriga utanordnaren försäkra sig om att rätt budgetrubrik belastas, att det finns disponibla anslag och att utgiften är förenlig med tillämpliga bestämmelser, inklusive principen om sund ekonomisk förvaltning.

Artikel46¶

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren kontrollerar att borgenärens anspråk existerar, vilka förfallovillkor och bestämmelser som gäller för fordran samt att fordringsbeloppet är riktigt och dess storlek. Alla kontroller av utgifter företas med utgångspunkt i handlingar som styrker borgenärens anspråk.

Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behöriga utanordnaren. Beslutet att en utgift ”kan betalas” framgår i ett icke-datoriserat system av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system skall den behöriga utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.

Artikel47¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som han eller hon har kontrollerat genom att utfärda en betalningsorder. Betalningsorden skall dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att tillgångarna förts in på det sätt som avses i artikel 64.

Om periodiska utbetalningar görs för tjänster eller varuleveranser, får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.

Betalningen skall verkställas av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Artikel48¶

Utgifterna skall kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i den allmänna budgetförordningen och genomförandebestämmelserna.

Kapitel 6 Internrevisor

Artikel49¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Genomförandeorganens internrevision skall utföras av kommissionens internrevisor.

Kommissionens internrevisor skall ha samma befogenheter i förhållande till genomförandeorganen som i förhållande till kommissionens egna avdelningar enligt artiklarna 85 och 86 i den allmänna budgetförordningen. Internrevisorn skall lämna sina kommentarer till styrelsen och direktören. Dessa skall följa upp rekommendationer som lämnats vid revision och hålla kommissionen underrättad. Internrevisorn ska i den årliga rapport till kommissionen som avses i artikel 86.3 i den allmänna budgetförordningen redovisa vid hur många tillfällen revision utförts och av vilken typ, vilka rekommendationer som lämnats och hur de följts upp. Denna information ska också överlämnas till det berörda genomförandeorganet.

Internrevisorns ansvar i tjänsteutövningen fastställs i artikel 87 i den allmänna budgetförordningen.

Direktören ska varje år sammanställa en rapport där det anges vid hur många tillfällen internrevision utförts och av vilken typ, vilka rekommendationer internrevisorn lämnat och hur de följts upp. Direktören ska sända denna rapport till kommissionen efter att ha underrättat styrelsen. Kommissionen ska inkludera rapporten i den rapport som den ska lägga fram enligt artikel 86.4 i den allmänna budgetförordningen.

Avdelning V Offentlig upphandling

Artikel50¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

1. I fråga om den offentliga upphandling som krävs för genomförandeorganets löpande funktion ska relevanta bestämmelser i den allmänna budgetförordningen samt i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 tillämpas, om inte annat följer av punkterna 3–5 i denna artikel.

2. Genomförandeorganen kan begära att i egenskap av upphandlande myndighet anslutas till kommissionens offentliga upphandling eller interinstitutionell upphandling.

3. Genomförandeorganen ska i första hand vända sig till kommissionen, de interinstitutionella byråerna eller översättningscentrum i de fall dessa kan erbjuda de tjänster som efterfrågas. Detta ska också gälla när dessa institutioner eller organ kan få uppgifterna utförda via kontrakt med ekonomiska aktörer, om det stöd de bistår med går utöver vad som erbjuds av en mellanhand eller en konsult. Genomförandeorganen ska sluta avtal med dessa organ.

4. För tillämpning av artikel 101 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att genomförandeorganet fram till dess att ett kontrakt undertecknats har rätt att avstå från att ingå ett enskilt kontrakt eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning.

5. För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att genomförandeorganen har rätt att avbryta förfarandet och vidta de åtgärder de finner nödvändiga, inklusive ogiltigförklarande av förfarandet på de villkor som anges i den artikeln.

För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det också anges i de kontrakt som genomförandeorganet ingår med ekonomiska aktörer att genomförandeorganet har rätt att vidta åtgärderna i den artikeln på de villkor som anges där.

Avdelning VA Projekt med betydande inverkan på budgeten

Artikel50a¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

Styrelsen ska så snart som möjligt underrätta budgetmyndigheten om att den har för avsikt att genomföra eventuella projekt som kan få betydande konsekvenser för finansieringen av dess administrationsbudget, särskilt projekt som rör egendom som exempelvis hyra eller köp av byggnader. Den ska också informera kommissionen om detta.

Om en av budgetmyndighetens båda parter avser att avge ett yttrande ska den inom två veckor efter mottagande av informationen om fastighetsprojektet meddela det berörda genomförandeorganet om sin avsikt att avge ett sådant yttrande. Om inget yttrande inkommer, får byrån fullfölja den planerade åtgärden.

Yttrande ska överlämnas till genomförandeorganet inom fyra veckor efter det meddelande som avses i andra stycket.

Avdelning VB Experter

Artikel50b¶

Införd genom förordning (EG) nr 651/2008.

Artikel 265a i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska i tillämpliga delar gälla för urvalet av experter, som ska arvoderas på grundval av fasta belopp, för att i synnerhet biträda genomförandeorganen med att bedöma förslag och bidragsansökningar eller anbud vid upphandling, och ge tekniskt bistånd i uppföljningen och slututvärderingen av projekt. Genomförandeorganen får också använda sig av den förteckning över experter som sammanställts av kommissionen.

Avdelning VI Årsredovisningar och löpande räkenskaper

Kapitel 1 Redovisning

Artikel51¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Genomförandeorganens räkenskaper ska omfatta redovisningar samt rapporter om budgetens genomförande. De ska åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret, där det bland annat redogörs för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.

Artikel52¶

Räkenskaperna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild

a) när det gäller redovisningen: av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder samt kassaflödet, och

b) när det gäller rapporten om budgetens genomförande: av hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter.

Artikel53¶

Räkenskaperna skall upprättas enligt de allmänt godtagna redovisningsprinciper som anges i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002, nämligen principen om kontinuerlig verksamhet, försiktighetsprincipen, principen om beständiga redovisningsmetoder, principen om uppgifters jämförbarhet, väsentlighetsprincipen, principen om att inte tillämpa kvittning och principen att substans går före form.

Artikel54¶

Enligt principen om periodiserad redovisning skall redovisningen omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum.

Tillgångar och skulder skall i balansräkningen värderas i enlighet med de värderingsregler som avses i artikel 59.

Artikel55¶

Redovisningen skall uttryckas i euro och innehålla följande:

a) Balansräkning och resultaträkning, vilka visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret. Redovisningens struktur skall följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos organets verksamhet.

b) En tabell över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut.

c) En redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital.

Bilagan till redovisningen skall innehålla kompletteringar och kommentarer till redogörelserna samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för genomförandeorganets verksamhet.

Artikel56¶

Rapporterna om genomförandet av budgeten skall uttryckas i euro. De skall innehålla följande:

a) En sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner som speglar resultatet av budgetgenomförandet. Denna sammanställning skall vara indelad på samma sätt som budgeten.

b) En bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovannämnda sammanställning.

Artikel57¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Genomförandeorganets räkenskaper skall konsolideras med kommissionens enligt förfarandet i artikel 14 i förordning (EG) nr 58/2003 samt enligt följande bestämmelser:

a) Styrelsen ska senast den 1 mars efter det avslutade budgetåret överlämna de preliminära räkenskaperna och en rapport om budgetförvaltningen under året till kommissionens räkenskapsförare och till revisionsrätten, och ska samma dag sända rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen till Europaparlamentet och rådet.

b) Styrelsen skall med utgångspunkt i direktörens förslag anta organets slutliga räkenskaper och senast den 1 juli efter det avslutade budgetåret överlämna dem till kommissionens räkenskapsförare, revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet.

c) Genomförandeorganets slutliga räkenskaper som konsoliderats med kommissionens skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidningsenast den 15 november efter det avslutade budgetåret.

d) Direktören skall senast den 30 september lämna sitt svar på de eventuella iakttagelser revisionsrätten gjort i den rapport som avses i artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003.

Kapitel 2 Löpande räkenskaper

Artikel58¶

1. Genomförandeorganens räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras.

Räkenskaperna indelas i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna skall föras per kalenderår och uttryckas i euro.

Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna skall fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1.

2. Punkt 1 skall inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring.

Artikel59¶

Räkenskapsreglerna för genomförandeorganen skall, liksom den harmoniserade kontoplanen, fastställas av kommissionens räkenskapsförare analogt med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel60¶

I de allmänna räkenskaperna skall alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för genomförandeorganen registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

Artikel61¶

Kontorörelser och saldon skall föras in i respektive liggare.

All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, skall stödja sig på styrkande dokument, och det skall göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna. Systemet för räkenskaperna skall göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion.

Artikel62¶

Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas skall genomförandeorganets räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en regelbunden, fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret.

Artikel63¶

I budgeträkenskaperna bokförs beloppen mot rubrikerna i budgeten, på så sätt att genomförandet kan följas i detalj. Alla handlingar för att genomföra budgeten skall registreras i budgeträkenskaperna, både inkomster och utgifter enligt avdelning IV.

Artikel64¶

Genomförandeorganets räkenskapsförare skall föra uttömmande förteckningar över sådan materiell, immateriell och finansiell egendom som utgör genomförandeorganets förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare. Genomförandeorganets räkenskapsförare skall kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

Försäljning av lös egendom skall offentliggöras på lämpligt sätt.

Avdelning VII Extern granskning och beviljande av ansvarsfrihet

Artikel65¶

Revisionsrätten skall granska genomförandeorganens räkenskaper i enlighet med artikel 248 i fördraget.

Revisionsrättens granskningar skall ske enligt artiklarna 139–144 i budgetförordningen.

Genomförandeorganens styrelse skall översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten. Den skall också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder som vidtagits och beslut som fattats enligt artiklarna 15, 18, 26 och 31.

Artikel66¶

Ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008.

Europaparlamentet ska, på rekommendation av rådet, med kvalificerad majoritet bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande administrationsbudgetens genomförande år n före den 15 maj år n+2. Direktören ska underrätta styrelsen om iakttagelserna i den resolution Europaparlamentet lägger fram i samband med förfarandet för att bevilja ansvarsfrihet.

Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över genomförandeorganets samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt genomförandeorganets tillgångar och skulder enligt balansräkningen. Beslutet om ansvarsfrihet beviljas samtidigt som ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget.

För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet skall Europaparlamentet, efter rådet, granska genomförandeorganets räkenskaper, redovisning och rapport om hur budgeten genomförts. Europaparlamentet skall också granska revisionsrättens rapport enligt artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003 åtföljd av svaren från direktören.

Direktören skall på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret skall fungera väl, på det sätt som föreskrivs i artikel 146.3 i budgetförordningen.

Artikel67¶

Direktören och kommissionen skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet.

På Europaparlamentets eller rådets begäran skall direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Sedan kommissionen fått ett exemplar skall direktören även översända rapporten till revisionsrätten.

Avdelning VIII Övergångsbestämmelser och slutbestämmelser

Artikel69¶

Europaparlamentet, rådet och kommissionen har rätt att ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som ingår i deras respektive behörighet.

Artikel70¶

Denna förordning skall träda i kraft den tjugonde dagen efter det att den offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

1 EGT L 11, 16.1.2003, s. 1.

2 EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

3 EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.

4 EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

5 EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.