Villkoren för beviljande av ekonomiskt stöd från gemenskapen till gemenskapens referenslaboratorier för foder och livsmedel och för djurhälsa

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets beslut 90/424/EEG av den 26 juni 1990 om utgifter inom veterinärområdet, särskilt artikel 28.2, och

(1) I syfte att biträda gemenskapen fullgör gemenskapens referenslaboratorier de uppdrag och skyldigheter som föreskrivs i gemenskapens veterinärlagstiftning och i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 882/2004 av den 29 april 2004 om offentlig kontroll för att säkerställa kontrollen av efterlevnaden av foder- och livsmedelslagstiftningen samt bestämmelserna om djurhälsa och djurskydd.

(2) Enligt artikel 32.7 i förordning (EG) nr 882/2004 kan gemenskapens referenslaboratorier få ekonomiskt stöd från gemenskapen i enlighet med artikel 28 i beslut 90/424/EEG.

(3) Kriterierna för stödberättigande utgifter för de av gemenskapens referenslaboratorier som får ekonomiskt stöd enligt artikel 28 i beslut 90/424/EEG och förfarandena för rapportering av utgifter och för revision fastställs i kommissionens förordning (EG) nr 156/2004.

(4) Storleken på gemenskapens årliga ekonomiska stöd till verksamheten vid gemenskapens referenslaboratorier fastställs varje år genom särskilda beslut inom området för veterinära åtgärder till skydd för människors och djurs hälsa och området för resthalter.

(5) Eftersom det behöver göras ett flertal ändringar av förordning (EG) nr 156/2003, bör den förordningen ersättas för tydlighetens skull, samtidigt som förordning (EG) nr 882/2004 beaktas.

(6) Ändringarna gäller bland annat införandet av ett partnerskapsavtal där parternas roller och ansvarsområden fastställs, ett särskilt avtal, en uppdatering av momsbestämmelserna och en uppdatering av utgifterna för tjänsteresor och seminarier.

(7) Partnerskapsavtalet bör gälla i fem år för att göra det möjligt att inrätta ett operativt nät av nationella referenslaboratorier inom nya områden, utveckla nya analysmetoder och göra en korrekt utvärdering av de nationella referenslaboratoriernas arbete.

(8) I syfte att främja en sund ekonomiförvaltning är det berättigat att tillämpa föreliggande förordning från början av 2007. Laboratorierna bör dock ha möjlighet att ändra den preliminära budgeten för verksamheten 2007 i enlighet med bestämmelserna i förordningen.

(9) När det gäller finansiell kontroll skall artiklarna 9, 36 och 37 i rådets förordning (EG) nr 1290/2005 av den 21 juni 2005 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken tillämpas.

(10) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från ständiga kommittén för livsmedelskedjan och djurhälsa.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Kapitel I Allmänna bestämmelser

Artikel1¶Syfte

I denna förordning fastställs villkoren för beviljande av ekonomiskt stöd från gemenskapen för verksamheten vid gemenskapens referenslaboratorier (nedan kallade ”laboratorierna”) i enlighet med artikel 28 i beslut 90/424/EEG och artikel 32 i förordning (EG) nr 882/2004 och för anordnandet av seminarier.

Artikel2¶Ramavtal om partnerskap

Förhållandet mellan kommissionen och laboratoriet skall regleras i ett partnerskapsavtal. Partnerskapsavtalet skall gälla i fem år och kompletteras av ett flerårigt arbetsprogram.

Artikel3¶Planerad verksamhet och preliminär budget

1. Före den 1 september varje kalenderår ”n” skall gemenskapens referenslaboratorier lägga fram de planerade gemenskapsåtgärderna under kalenderår ”n + 1” och till kommissionen överlämna den preliminära budgeten för utgifter avseende dessa åtgärder.

För budgetåret 2007 skall den preliminära budget som lagts fram i enlighet med bestämmelserna i artikel 1 i förordning (EG) nr 156/2004 anses vara framlagd i enlighet med den här förordningen. Fram till den 15 december får laboratorierna göra ändringar i den preliminära budgeten i enlighet med bestämmelserna i den här förordningen.

2. Laboratorierna skall tillhandahålla den preliminära budgeten i elektronisk form enligt bilaga I.

Artikel4¶Särskilt avtal

1. När kommissionen har antagit det årliga beslutet om beviljande av ekonomiskt stöd skall ett särskilt avtal upprättas mellan parterna. I avtalet skall bland annat stödbeloppet och samfinansieringens andel anges.

2. Avtalet skall undertecknas av parterna innan något stöd betalas ut.

Artikel5¶Förhandsfinansiering

När parterna har undertecknat det särskilda avtalet kan ett förskott på 70 % av laboratoriets totala kostnader för verksamheten och för seminarier beviljas, på begäran av stödmottagaren.

Artikel6¶Utbetalningar av stöd

Under förutsättning att de godkända arbetsprogrammen genomförs effektivt och att stödmottagaren överlämnar de rapporter som nämns i artiklarna 10 och 14 inom den fastställda tidsfristen, skall återstoden av eller totalbeloppet för det ekonomiska stödet från gemenskapen till laboratoriets verksamhet och till seminarier utbetalas efter det att rapporterna har godkänts.

Artikel7¶Verifikationer

1. Stödmottagaren skall i sju år spara bestyrkta kopior av verifikationerna för den verksamhet som beviljats ekonomiskt stöd från gemenskapen, särskilt fakturor, lönespecifikationer, närvaroregister och handlingar avseende sändningar av prover och tjänsteresor.

2. Stödmottagaren skall bokföra de utgifter som redovisas för kommissionen i sitt kostnadsredovisningssystem och spara alla originalhandlingar i sju år för kontrolländamål.

3. Verifikationerna, där alla de kostnader som angivits i ansökan om ersättning skall vara styrkta, skall på begäran sändas till kommissionen.

Artikel8¶Revision

När det gäller finansiell kontroll skall artiklarna 9, 36 och 37 i förordning (EG) nr 1290/2005 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken tillämpas.

Kapitel II Laboratoriernas verksamhet

Artikel9¶Stödberättigande

1. Utgifter för personal, underleverantörskontrakt, anläggningstillgångar, förbrukningsvaror, sändning av prover för jämförande tester, tjänsteresor och allmänna omkostnader som är nödvändiga för laboratoriernas verksamhet skall vara stödberättigande.

2. De utgifter som avses i punkt 1 skall vara stödberättigande inom de gränser som fastställts genom kommissionens årliga beslut rörande beviljande av ekonomiskt stöd och i enlighet med de bestämmelser om stödberättigande som fastställs i bilaga II.

3. För alla ändringar av en budgetpost som överstiger 10 % av budgetpostens belopp skall kommissionens skriftliga förhandsgodkännande inhämtas.

Artikel10¶Framläggande av rapporter om laboratoriernas verksamhet

1. Den ekonomiska redovisningen, som skall vara utformad i enlighet med bilaga III, och den tekniska rapporten om laboratoriernas verksamhet skall bestyrkas av laboratoriets direktör och skickas in senast den 31 mars det år som följer efter utgången av den period för vilken det ekonomiska stödet beviljades; poststämpelns datum skall gälla.

2. Om tidsgränsen i punkt 1 inte iakttas skall stödet minskas med 25 % den 1 april, 50 % den 1 maj, 75 % den 1 juni och 100 % den 1 juli.

Artikel11¶Omräkningskurs för ansökningar som anges i nationell valuta

För ansökningar om förskott och resterande belopp i nationella valutor som lämnas in under månad ”n” skall omräkningskursen vara kursen den första dagen i månad ”n”, som offentliggjorts i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning, eller kursen den första föregående dag för vilken en kurs angavs.

Artikel12¶Mervärdesskatt

Icke-återbetalbar mervärdesskatt som stödmottagaren betalat skall betraktas som en stödberättigande utgift, förutsatt att stödmottagaren i samband med undertecknandet av det särskilda avtal som nämns i artikel 4 har överlämnat ett intyg från medlemsstatens finansministerium eller motsvarande myndighet, där det framgår att stödmottagaren inte är skattskyldig eller är begränsat skattskyldig och att laboratoriets verksamhetsområde inte omfattas av denna skattskyldighet.

Kapitel III Anordnande av seminarier

Artikel13¶Stödberättigande

1. Utgifter för resor och traktamenten för högst 32 seminariedeltagare, av vilka minst en per medlemsstat skall vara inbjuden, skall vara stödberättigande för seminarier.

2. De utgifter som avses i punkt 1 skall vara stödberättigande inom de gränser som fastställts genom kommissionens årliga beslut om beviljande av ekonomiskt stöd och i enlighet med de bestämmelser som fastställs i avsnitt 3 F i bilaga VII till tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna, vilka fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68.

3. Beslut om undantag från punkterna 1 och 2 får fattas i väl motiverade fall och i enlighet med kommissionens årliga beslut om beviljande av ekonomiskt stöd.

Artikel14¶Framläggande av den ekonomiska redovisningen av seminarierna

1. Den ekonomiska redovisningen av seminarierna, som skall vara utformad i enlighet med bilaga IV, och den tekniska rapporten skall bestyrkas av direktören och skickas in senast två månader efter seminariet.

2. Om tidsgränsen i punkt 1 inte iakttas, skall stödet minskas med 25 % om verifikationerna lämnas in en månad för sent i förhållande till den fastställda tidsgränsen, med 50 % om förseningen är två månader, med 75 % om förseningen är tre månader och med 100 % om förseningen är fyra månader.

Artikel15¶Omräkningskurs för ansökningar som anges i nationell valuta

För ansökningar om förskott och resterande belopp i nationella valutor skall omräkningskursen vara kursen den första dagen i den månad som seminariet hålls, offentliggjord i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning, eller kursen den första föregående dag för vilken en kurs angavs.

Kapitel IV Övergångsbestämmelser och slutbestämmelser

Artikel16¶Upphävande

Förordning (EG) nr 156/2004 skall upphöra att gälla.

Hänvisningar till den upphävda förordningen skall anses som hänvisningar till den här förordningen.

Artikel17¶Ikraftträdande och tillämpning

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Den skall tillämpas från och med den 1 januari 2007.

Artikel 3.1 andra stycket skall dock tillämpas från och med denna förordnings ikraftträdande.

1 EGT L 224, 18.8.1990, s. 19. Beslutet senast ändrat genom beslut 2006/53/EG (EUT L 29, 2.2.2006, s. 37).

2 EUT L 165, 30.4.2004, s. 1. Rättad i EUT L 191, 28.5.2004, s. 1.

3 EUT L 27, 30.1.2004, s. 5.

4 EUT L 209, 11.8.2005, s. 1. Förordningen senast ändrad genom förordning (EG) nr 320/2006 (EUT L 58, 28.2.2006, s. 42).

5 EGT L 56, 4.3.1968, s. 1.

BILAGA I

PRELIMINÄR BUDGET FÖR LABORATORIERNAS UTGIFTER FÖR GEMENSKAPSÅTGÄRDER Från den 1 januari till den 31 december …

Namn på och adress till gemenskapens referenslaboratorium:

Bankkonto till vilket stödet skall betalas:

Obs! Alla kostnader skall anges i nationell valuta.

1. PERSONAL

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

2. UNDERLEVERANTÖRSKONTRAKT

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

3. ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

4. FÖRBRUKNINGSVAROR

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

5. JÄMFÖRANDE TESTER

6. TJÄNSTERESOR

7. ALLMÄNNA OMKOSTNADER

8. SEMINARIUM

1 Skall anges för varje person som avdelas för projektet: forskare, tekniker osv.

2 Tjänsteman, kontraktsanställd osv. För kontraktsanställda anges datum för kontraktets ingående och upphörande.

3 Faktisk månatlig bruttolön (använd inte löneskalor), inklusive sociala och andra avgifter som framgår av lönespecifikationen.

4 Beräknad utifrån en referensperiod på 220 dagar/år.

9 Exempel: reagenser, försöksdjur och enklare laboratorieutrustning.

BILAGA II

Bestämmelser för beviljande av stöd som hänför sig till personal, underleverantörskontrakt, anläggningstillgångar, förbrukningsvaror, sändning av prover för jämförande tester, tjänsteresor och allmänna omkostnader

1. Personal

Personalkostnaderna skall, oberoende av personalkategori, begränsas till faktiska utbetalda lönekostnader (löner och ersättningar, sociala avgifter och pensionsavgifter) för personal som helt eller delvis utför gemenskapens uppgifter i enlighet med det godkända arbetsprogrammet.

All den arbetstid som personalen ägnar åt gemenskapens uppgifter skall registreras och bestyrkas på grundval av minst 220 dagar per år. Detta skall göras minst en gång per månad av den person som utsetts till projektledare eller av en behörig person i överordnad ställning i stödmottagarens personal.

2. Underleverantörskontrakt

Ersättningen skall grundas på de faktiska kostnader som uppstått under tidsperioden i fråga. Stödmottagaren skall ange hur stor procentandel de olika posterna utgör av laboratoriets totala budget för underleverantörskontrakt.

3. Anläggningstillgångar

Utrustning som köpts, leasas eller hyrs kan redovisas som direkta kostnader. Det ersättningsbara beloppet för leasad eller hyrd utrustning får inte överstiga det belopp till vilket utrustningen kunde ha inhandlats för utförandet av testet. De ersättningsbara kostnaderna skall beräknas på följande sätt:

A = Den tid (i månader) som utrustningen skall användas för projektet, räknat från leveransdatumet.

B = En avskrivningsperiod på 60 månader (36 månader för datorutrustning som kostar mindre än 25000 euro).

C = Kostnaden för utrustningen.

D = I vilken grad utrustningen utnyttjas för projektet (i procent).

4. Förbrukningsvaror

Ersättningen skall grundas på de faktiska kostnader som uppstått under tidsperioden i fråga. Stödmottagaren måste ange hur stor procentandel de olika punkterna utgör av laboratoriets totala budget för förbrukningsvaror.

Alla övriga utgifter för administration, tjänsteresor, med undantag för tjänsteresor enligt punkt 6, och sekreteraruppgifter skall anses täckas av ”allmänna omkostnader”.

5. Sändning av prover för de jämförande testen

Ersättningen kommer att grundas på de faktiska kostnaderna utan moms för sändningen av prover i samband med dessa test.

6. Tjänsteresor

Laboratoriepersonalens kostnader för resor och uppehälle vid tjänsteresor som ingår i det godkända arbetsprogrammet skall ersättas i enlighet med villkoren i artikel 13.2 i denna förordning.

7. Allmänna omkostnader

Ett schablonbelopp motsvarande 7 % av de faktiska ersättningsbara kostnaderna på grundval av alla de direkta kostnader som anges ovan (punkterna 1–6) skall utbetalas automatiskt.

BILAGA III

BESTYRKT EKONOMISK REDOVISNING (artikel 10.1)

Intyg från stödmottagaren

Härmed intygas följande:

Ovanstående kostnader har uppkommit i samband med de uppgifter som fastställs i beslutet och var nödvändiga för att uppgifterna skulle kunna utföras väl.

Kostnaderna är faktiska, noggrant redovisade och bidragsberättigande i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 1754/2006

Alla handlingar som styrker kostnaderna finns tillgängliga för revision.

Det uppstår ingen vinst för laboratoriet ur stödet från kommissionen.

UPPDELNING EFTER KOSTNADSSLAG (nationell valuta)

1. PERSONAL

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

2. UNDERLEVERANTÖRSKONTRAKT

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

3. ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

4. FÖRBRUKNINGSVAROR

Procentandel av laboratoriets totala budget: …

5. JÄMFÖRANDE TESTER

6. TJÄNSTERESOR

7. ALLMÄNNA OMKOSTNADER

8. TOTALT

1 Ny rad för varje utgiftspost.

BILAGA IV

EKONOMISK REDOVISNING FÖR SEMINARIERNA (artikel 14.1)

Intyg från stödmottagaren

Härmed intygas följande:

Kostnaderna är faktiska, noggrant redovisade och bidragsberättigande i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 1754/2006

Alla handlingar som styrker kostnaderna finns tillgängliga för revision.

Det uppstår ingen vinst för laboratoriet ur stödet från kommissionen.