Internal Market Information System ('IMI')

C 48/2 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012

YTTRANDEN

EUROPEISKA DATATILLSYNSMANNEN

Yttrande från Europeiska datatillsynsmannen om kommissionens förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om administrativt samarbete genom informationssystemet för den inre marknaden (IMI)

(2012/C 48/02)

EUROPEISKA DATATILLSYNSMANNEN HAR AVGETT DETTA 2. Innan förslaget antogs gavs Europeiska datatillsynsmannen YTTRANDE möjlighet att lämna informella kommentarer om förslaget, och innan dess om kommissionens meddelande ”Bättre styrning av den inre marknaden genom utökat administrativt samarbete: En strategi för att utvidga och utveckla med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktions­ informationssystemet för den inre marknaden (IMI) (nedan sätt, särskilt artikel 16, kallat meddelandet om IMI-strategin) ( 4 )”, vilket föregick för­ slaget. Många av dessa kommentarer har beaktats i för­ slaget, och dataskyddsgarantierna i förslaget har förstärks med beaktande av Europeiska unionens stadga om de grund­ till följd härav. läggande rättigheterna, särskilt artiklarna 7 och 8,

3. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att kommissio­ med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv nen rådfrågade honom och att en hänvisning till detta 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda yttrande ingår i inledningen till förslaget. personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet för sådana uppgifter ( 1 ), 1.2 Förslagets mål och omfattning med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning 4. IMI är ett IT-verktyg med vilket behöriga myndigheter i (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för medlemsstaterna kan utbyta information med varandra enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen när de tillämpar lagstiftningen om den inre marknaden. behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för så­ IMI gör det möjligt för nationella, regionala och lokala dana uppgifter ( 2 ), myndigheter i EU-medlemsstaterna att kommunicera snabbt och enkelt med motsvarande myndigheter i andra länder i Europa. Här ingår också behandling av relevanta personuppgifter, inbegripet känsliga uppgifter. med beaktande av begäran om yttrande i enlighet med artikel 28.2 i förordning (EG) nr 45/2001,

5. IMI utformades först som ett kommunikationsverktyg för HÄRIGENOM FRAMFÖRS FÖLJANDE. utbyte mellan två parter enligt direktivet om erkännande av yrkeskvalifikationer ( 5 ) och tjänstedirektivet ( 6 ). IMI hjäl­ per användarna att hitta rätt myndighet att kontakta i ett annat land och kommunicera med denna genom för­

1. INLEDNING handsöversatta standardfrågor och standardsvar ( 7 ). 1.1 Samråd med Europeiska datatillsynsmannen ( 4 ) KOM(2011) 75. ( 5 ) Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG av den 1. Den 29 augusti 2011 antog kommissionen ett förslag till 7 september 2005 om erkännande av yrkeskvalifikationer (EUT Europaparlamentets och rådets förordning (nedan kallat L 255, 30.9.2005, s. 22). förslaget eller förslaget till förordning) om administrativt ( 6 ) Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den samarbete genom informationssystemet för den inre 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden (EUT marknaden (IMI) ( 3 ). Förslaget skickades samma dag till L 376, 27.12.2006, s. 36). ( 7 ) En typisk fråga som innehåller känsliga uppgifter är till exempel Europeiska datatillsynsmannen för samråd. följande: ”Kan den bifogade handlingen utgöra en rättslig grund för att den professionella verksamheten i fråga inte tillfälligt avbryts ( 1 ) EGT L 281, 23.11.1995, s. 31. eller förbjuds på grund av allvarligt fel i yrkesutövningen eller en ( 2 ) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1. brottslig handling när det gäller [den som invandrat och utövar ( 3 ) KOM(2011) 522 slutlig. yrket]?” 18.2.2012 Europeiska SV unionens officiella tidning C 48/3

6. IMI är emellertid utformat som ett flexibelt horisontellt 2. ANALYS AV FÖRSLAGET system som kan stödja många områden av lagstiftningen om den inre marknaden. Det är tänkt att användningen 2.1 Europeiska datatillsynsmannens allmänna om­ successivt ska ökas och stödja ytterligare rättsliga områden döme om förslaget och om de centrala utmaningar i framtiden. som gäller för IMI

11. Europeiska datatillsynsmannens allmänna omdöme om IMI är positivt. Europeiska datatillsynsmannen stöder 7. En utvidgning av funktionerna i IMI planeras också. Förut- kommissionens syften med att inrätta ett elektroniskt sy­ om utbyte av uppgifter mellan två parter finns det också stem för informationsutbyte och reglera dess dataskydds­ andra funktioner som planeras eller redan har införts, aspekter. Ett sådant rationaliserat system kan inte bara såsom ”anmälningsförfaranden, varningsmekanismer, ar­ effektivisera samarbetet utan också hjälpa till att säker­ rangemang för ömsesidigt bistånd och problemlösning” ( 8 ) ställa överensstämmelse med tillämplig dataskyddslagstift­ liksom ”arkivering av uppgifter som framtida referens för ning. Detta är möjligt genom att systemet tillhandahåller IMI-aktörer” ( 9 ). I många, men inte i alla dessa funktioner en tydlig ram för vilken typ av information som kan kan också behandlingen av personuppgifter ingå. utbytas med vem och på vilka villkor.

8. Enligt förslaget ska en tydlig rättslig grund och ett omfat­ 12. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar också att kom­ tande ramverk för uppgiftsskydd för IMI tillhandahållas. missionen föreslår ett horisontellt rättsinstrument för IMI i form av rådets och parlamentets förordning. Han välkom­ nar att de viktigaste uppgiftsskyddsfrågorna för IMI i stor utsträckning belyses i förslaget. Hans synpunkter ska läsas 1.3 Bakgrund till förslaget: ett stegvist tillvägagångs­ mot denna positiva bakgrund. sätt för att införa ett omfattande ramverk för uppgiftsskydd för IMI

9. Under våren 2007 begärde kommissionen ett yttrande 13. Europeiska datatillsynsmannen betonar icke desto mindre från arbetsgruppen för skydd av uppgifter (nedan kallad att införandet av ett enda centraliserat elektroniskt system artikel 29-gruppen) för att undersöka hur IMI påverkar för många områden av det administrativa samarbetet ger uppgiftsskyddet. Artikel 29-gruppen avgav sitt yttrande upphov till risker. Den viktigaste av dessa är att fler upp­ den 20 september 2007 ( 10 ). I yttrandet rekommenderades gifter kan lämnas ut mer allmänt än vad som är strikt kommissionen att tillhandahålla en tydligare rättslig grund nödvändigt för ett effektivt samarbete och att uppgifter, och särskilda riktlinjer för uppgiftsskydd vid utbyte av däribland potentiellt föråldrade och felaktiga, kan kvarstå i uppgifter inom IMI. Europeiska datatillsynsmannen deltog systemet längre än nödvändigt. Säkerheten hos en databas aktivt i arbetet i undergruppen för IMI och stödde slut­ som är åtkomlig för 27 medlemsstater är också en känslig satserna i artikel 29-gruppens yttrande. fråga, eftersom hela systemet bara är lika säkert som den svagaste länken i nätet.

10. Europeiska datatillsynsmannen gav även fortsättningsvis ytterligare vägledning åt kommissionen om hur ett mer V ä s e n t l i g a u t m a n i n g a r omfattande ramverk för uppgiftsskyddet för IMI skulle 11 14. Beträffande det rättsliga ramverk för IMI som ska inrättas säkerställas steg för steg ( ). Inom ramen för detta sam­ genom den föreslagna förordningen vill Europeiska data­ arbete och sedan Europeiska datatillsynsmannens yttrande 12 tillsynsmannen rikta uppmärksamheten på två centrala om genomförandet av IMI ( ) avgavs den 22 februari utmaningar: 2008 har denne konsekvent påpekat behovet av ett nytt rättsinstrument som antas genom det ordinarie lagstift­ ningsförfarandet för att inrätta ett mer omfattande ram­ verk för uppgiftsskyddet för IMI och skapa rättssäkerhet. — behovet av att säkerställa enhetlighet samtidigt som Förslaget till ett sådant rättsinstrument har nu fram­ mångfalden respekteras, och lagts ( 13 ). ( 8 ) Se skäl 10. — behovet av att väga flexibilitet mot rättssäkerhet. ( 9 ) Se artikel 13.2. ( 10 ) Artikel 29-gruppens yttrande nr 7/2007 om dataskyddsfrågor i samband med informationssystemet för den inre marknaden (IMI), WP140. Finns tillgängligt på http://ec.europa.eu/justice/policies/ 15. Dessa väsentliga utmaningar är viktiga referenspunkter, privacy/docs/wpdocs/2007/wp140_sv.pdf och de bestämmer till stor del Europeiska datatillsynsman­ ( 11 ) Nyckeldokumenten om detta samarbete finns tillgängliga på kom­ nens inställning i detta yttrande. missionens webbplats för IMI på http://ec.europa.eu/internal_ market/imi-net/data_protection_sv.html och på Europeiska datatill­ synsmannens webbplats på http://www.edps.europa.eu ( 12 ) Yttrande från Europeiska datatillsynsmannen om kommissionens E n h e t l i g h e t s a m t i d i g t s o m m å n g f a l d r e ­ beslut 2008/49/EG av den 12 december 2007 om genomförandet s p e k t e r a s av informationssystemet för den inre marknaden (IMI) med avse­ ende på skyddet av personuppgifter (EUT C 270, 25.10.2008, s. 1). 13 16. För det första är IMI ett system som används i 27 med­ ( ) Artikel 29-gruppen planerar också att lämna synpunkter på försla­ get. Europeiska datatillsynsmannen har följt utvecklingen i den re­ lemsstater. Med den nuvarande nivån i fråga om harmo­ levanta undergruppen i artikel 29-gruppen och lämnat synpunkter. nisering av den europeiska lagstiftningen finns det C 48/4 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012 avsevärda skillnader mellan de nationella administrativa särskilda bestämmelserna i direktivet om erkännande av förfarandena och mellan de nationella bestämmelserna yrkeskvalifikationer och direktivet om tillämpningen av om uppgiftsskydd. IMI måste utformas på ett sådant sätt patienters rättigheter vid gränsöverskridande hälso- och att användarna i var och en av dessa 27 medlemsstater sjukvård ( 15 ). kan följa sina nationella lagar, inbegripet bestämmelser om uppgiftsskydd, när de utbyter personuppgifter via IMI. Samtidigt måste de registrerade också försäkras om att deras uppgifter skyddas konsekvent, oberoende av att 20. Eftersom det förväntas att tillämpningsområdet för IMI uppgifterna överförs via IMI till en annan medlemsstat. kommer att utvidgas anges potentiella områden för ut­ Att iaktta enhetlighet samtidigt som mångfalden respekte­ vidgning i bilaga II. Punkter i bilaga II kan flyttas till bilaga ras är en viktig utmaning när både den tekniska och den I genom en delegerad akt som antas av kommissionen rättsliga infrastrukturen för IMI utformas. Onödig kom­ efter en konsekvensbedömning ( 16 ). plexitet och uppsplittring bör undvikas. Uppgiftsbehand­ lingen inom IMI måste vara transparent, och ansvaret för att fatta beslut om utformningen av systemet, det dagliga underhållet och användningen av systemet, och även över­ vakningen av det, måste vara tydligt fördelat. 21. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar denna metod eftersom den i) tydligt avgränsar IMI:s tillämpningsområde och ii) säkerställer insyn och iii) samtidigt ger flexibilitet i de fall då IMI används för ytterligare informationsutbyte i framtiden. Den säkerställer också att inget informations­ A v v ä g n i n g m e l l a n f l e x i b i l i t e t o c h r ä t t s ­ utbyte kan genomföras genom IMI i) utan att det finns en s ä k e r h e t lämplig rättslig grund i särskild lagstiftning om den inre 17. För det andra är IMI, till skillnad från andra storskaliga IT- marknaden som tillåter eller föreskriver informationsutby­ system som Schengens informationssystem, informations­ te ( 17 ) och ii) utan att en hänvisning till denna rättsliga systemet för viseringar, tullinformationssystemet och Eu­ grund införs i bilaga I till förordningen. rodac, vilka alla är inriktade på samarbete inom särskilda, klart definierade områden, ett horisontellt verktyg för in­ formationsutbyte som kan användas för att underlätta informationsutbytet inom många olika politikområden. 22. I detta sammanhang råder det fortfarande osäkerhet be­ Avsikten är också att IMI:s tillämpningsområde stegvis träffande IMI:s tillämpningsområde när det gäller de poli­ ska utökas till ytterligare politikområden, och funktio­ tikområden som IMI kan utvidgas till och beträffande de nerna kan också komma att innefatta hittills inte angivna funktioner som ingår eller kan ingå i IMI. typer av administrativt samarbete. Dessa utmärkande drag hos IMI gör det svårare att klart definiera systemets funk­ tioner och det utbyte av uppgifter som kan äga rum i systemet. Det är därför också en större utmaning att klart definiera lämpliga säkerhetsåtgärder för uppgiftsskydd. 23. För det första kan det inte uteslutas att IMI:s tillämpnings­ område kan utvidgas mer än till att omfatta de politik­ områden som anges i bilagorna I och II. Detta kan inträffa om användningen av IMI för vissa typer av informations­ utbyte inte föreskrivs av kommissionen i en delegerad akt 18. Europeiska datatillsynsmannen medger att det behövs flex­ utan i en akt som har antagits av parlamentet och rådet i ibilitet och tar notis om kommissionens önskan att göra ett fall där detta inte förutsetts i bilaga II ( 18 ). förordningen ”framtidssäker”. Detta får emellertid inte leda till bristande tydlighet eller rättssäkerhet i fråga om syste­ ( 15 ) Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/24/EU av den 9 mars mets funktioner och de säkerhetsåtgärder för uppgifts­ 2011 om tillämpningen av patienträttigheter vid gränsöverskri­ skydd som ska införas. Förslaget bör därför alltid när dande hälso- och sjukvård (EUT L 88, 4.4.2011, s. 45). det är möjligt göras mer specifikt, och inte bara vara en ( 16 ) I själva utkastet till förordning anges inte någon konsekvensbedöm­ upprepning av de viktigaste principerna för uppgiftsskydd ning. På sidan 7 i motiveringen till förslaget förklaras det att kom­ som anges i direktiv 95/46/EG och förordning (EG) nr missionen kommer att få befogenheter att flytta punkter från bilaga II till bilaga I genom att anta en delegerad akt och ”efter en be­ 45/2001 ( 14 ). dömning av teknisk genomförbarhet, kostnadseffektivitet, användar­ vänlighet och totala verkningar på systemet samt resultaten från en tänkbar testningsfas”. ( 17 ) Med undantag för Solvit (se bilaga II, I.1) där bara ”mjuk lagstiftning”, kommissionens rekommendation, finns tillgänglig. Från 2.2 IMI:s tillämpningsområde och dess förväntade uppgiftsskyddssynpunkt kan enligt Europeiska datatillsynsmannen i utvidgning (artiklarna 3 och 4) det speciella fallet med Solvit den rättsliga grunden för behand­ 18.2.2012 Europeiska SV unionens officiella tidning C 48/5

24. För det andra, medan en utvidgning av tillämpningsområ­ 27. Mer specifika och tydliga åtgärder skulle till exempel det till nya politikområden i vissa fall bara kräver en liten kunna anges för integreringen av Solvit ( 22 ) i IMI (bestäm­ eller ingen ändring av systemets befintliga funktioner ( 19 ), melser för ”externa aktörer” och ”problemlösning”) och för kan andra utvidgningar kräva nya och annorlunda funk­ adresskatalogerna med yrkesverksamma och tillhandahål­ tioner eller viktiga ändringar i befintliga funktioner: lare av tjänster (bestämmelser om ”arkivering”). — Även om det i förslaget hänvisas till olika befintliga eller planerade funktioner är hänvisningarna ofta inte 28. Ytterligare klarlägganden bör också göras beträffande ”var­ tillräckligt tydliga eller tillräckligt preciserade. Detta ningar”, vilka redan används enligt tjänstedirektivet och gäller i varierande grad för hänvisningar till varningar, också kan införas inom ytterligare politikområden. I syn­ externa aktörer, arkivering, arrangemang för ömsesi­ nerhet bör ”varning” som funktion definieras tydligare i digt bistånd och problemlösning ( 20 ). Ordet ”varning”, artikel 5 (tillsammans med andra funktioner, som infor­ som avser en befintlig central funktion, nämns till mationsutbyte mellan två parter och arkivering). Tillträ­ exempel bara en enda gång, i skäl 10. desrättigheter och lagringstider för varningar bör också klarläggas ( 23 ). — Enligt förslaget till förordning är det möjligt att anta nya typer av funktioner som inte alls nämns i försla­ get. F ö r f a r a n d e m ä s s i g a s k y d d s å t g ä r d e r ( k o n ­ s e k v e n s b e d ö m n i n g a v u p p g i f t s s k y d d o c h s a m r å d m e d d a t a t i l l s y n s m y n d i g h e t e r ) — IMI har hittills beskrivits som ett IT-verktyg för infor­ 29. Om avsikten är att förordningen ska vara ”framtidssäker” i mationsutbyte, med andra ord ett kommunikations­ fråga om ytterligare funktioner som kan bli nödvändiga verktyg (se till exempel artikel 3 i förslaget). Vissa av på längre sikt och att således ytterligare funktioner ska de funktioner som anges i förslaget, inbegripet funk­ tillåtas som ännu inte är definierade i förordningen bör tionen ”arkivering av information” tycks emellertid detta åtföljas av lämpliga förfarandemässiga skyddsåtgär­ sträcka sig längre. Den föreslagna förlängningen av der för att säkerställa att lämpliga åtgärder vidtas för att arkiveringstiden till fem år tyder också på en förskjut­ införa de nödvändiga åtgärderna för uppgiftsskydd innan ning i riktning mot en ”databas”. En sådan utveckling den nya funktionen tas i bruk. Detsamma bör gälla för skulle förändra IMI:s karaktär i grunden ( 21 ). utvidgningar till nya politikområden där detta påverkar uppgiftsskyddet. 2.2.2 Rekommendationer

25. För att ta itu med dessa osäkra punkter rekommenderar 30. Europeiska datatillsynsmannen rekommenderar en tydlig Europeiska datatillsynsmannen ett tvådelat tillvägagångs­ mekanism som säkerställer att uppgiftsskyddsfrågor noga sätt. Han föreslår för det första att funktioner som redan utvärderas före varje utvidgning av funktionerna eller ut­ kan förutses ska klarläggas och tas upp mer specifikt, och sträckning till nya politikområden och att ytterligare för det andra att lämpliga förfarandemässiga skyddsåtgär­ skyddsåtgärder eller tekniska åtgärder införs i IMI:s arki­ der ska vidtas för att säkerställa att uppgiftsskyddet också tektur om det är nödvändigt. I synnerhet noga övervägs under den framtida utvecklingen av IMI. K l a r l ä g g a n d e a v f u n k t i o n e r s o m r e d a n ä r — bör den konsekvensbedömning som anges på sidan 7 t i l l g ä n g l i g a e l l e r f ö r u t s e b a r a ( t . e x u t ­ i motiveringen krävas speciellt i själva förordningen b y t e m e l l a n t v å p a r t e r , v a r n i n g a r , a r k i ­ och även innefatta konsekvensbedömning av uppgifts­ v e r i n g , p r o b l e m l ö s n i n g o c h e x t e r n a a k ­ skydd som ska inriktas speciellt på vilka eventuella t ö r e r ) ändringar i utformningen av IMI som är nödvändiga för att säkerställa att förordningen fortsättningsvis in­ 26. Europeiska datatillsynsmannen rekommenderar att förord­ nehåller lämpliga åtgärder för uppgiftsskydd som ningen görs mera specifik när det gäller funktioner där också omfattar de nya politikområdena och/eller funk­ dessa redan är kända, som i fråga om det informations­ tionerna, utbyte som anges i bilagorna I och II. C 48/6 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012

31. Dessa förfarandemässiga skyddsåtgärder (konsekvens­ met åtminstone inte tillåta att information som kommer bedömning av uppgiftsskydd och samråd) bör gälla både från olika politikområden slås samman. Undantag bör om för utvidgning genom en delegerad akt från kommissio­ det är nödvändigt anges i genomförandebestämmelser el­ nen (flyttning av en post från bilaga II till bilaga I) och ler i en unionsrättsakt med strikt iakttagande av principen genom parlamentets och rådets förordning med införande om ändamålsbegränsning. av en post som ännu inte har angetts i bilaga II.

39. Dessa principer anges nu i förordningstexten, men de kan 32. Slutligen rekommenderar Europeiska datatillsynsmannen stärkas och operationaliseras ytterligare. att man i förordningen klarlägger huruvida tillämpnings­ området för de delegerade akter som kommissionen kom­ 40. När det gäller kommissionens tillträdesrättigheter välkom­ mer att få befogenheter att anta enligt artikel 23 ska nar Europeiska datatillsynsmannen att det i förslagets ar­ innefatta andra punkter utöver flyttning av poster från tiklar 9.2, 9.4 och 10.6 sammantagna anges att kommis­ bilaga II till bilaga I: Om det är möjligt bör kommissionen sionen inte ska ha tillgång till de personuppgifter som ges befogenheter i förordningen att anta speciella genom­ utbyts mellan medlemsstater utom i de fall där kommis­ förandeakter eller delegerade akter för att närmare defi­ sionen anges som deltagare i ett förfarande för administ­ niera ytterligare funktioner i systemet eller ta upp upp­ rativt samarbete. giftsskyddsfrågor som kan uppkomma i framtiden.

41. Externa aktörers tillträdesrättigheter och tillträdesrätt till 2.3 Roller, behörighet och ansvarsområden (artiklarna varningar bör också specificeras ytterligare ( 24 ). Beträffande 7–9) varningar rekommenderar Europeiska datatillsynsmannen att det i förordningen föreskrivs att varningar inte som 33. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att ett helt ka­ standard ska skickas till alla behöriga myndigheter i fråga i pitel (kapitel II) ägnas åt att klarlägga de funktioner och alla medlemsstater, utan bara till dem som är berörda, ansvarsområden som de olika aktörer som är involverade i under förutsättning att informationen behövs. Detta ute­ IMI har. Bestämmelserna skulle kunna stärkas ytterligare sluter inte att varningar skickas till alla medlemsstater i enligt följande. speciella fall eller inom speciella politikområden om alla är berörda. Likaledes är en bedömning från fall till fall 34. I artikel 9 beskrivs de ansvarsområden som följer av kom­ nödvändig för att avgöra huruvida kommissionen ska ha missionens roll som kontrollerande institution. Europeiska tillgång till varningar. datatillsynsmannen rekommenderar dessutom att ytterli­ gare en bestämmelse införs med uppgift om kommissio­ 2.5 Bevarande av personuppgifter (artiklarna 13 nens roll för att säkerställa att systemet är utformat med och 14) tillämpning av principerna om ”inbyggt integritetsskydd” och dess roll som samordnare när det gäller uppgifts­ 2.5.1 Inledning skyddsfrågor.

42. Genom artikel 13 i förslaget förlängs lagringstiden för 35. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att det i IMI- uppgifter i IMI från för närvarande sex månader (räknat samordnarnas uppgifter som anges i artikel 7 nu särskilt från det att ärendet avslutats) till fem år, varvid uppgif­ ingår samordningsuppgifter i fråga om uppgiftsskydd, in­ terna ”blockeras” efter 18 månader. Under den period då begripet att fungera som kontaktperson för kommissio­ uppgifterna ”blockeras” är de bara tillgängliga efter ett nen. Han rekommenderar att det dessutom klargörs att speciellt förfarande för inhämtning som bara kan inledas kontakter med de nationella datatillsynsmyndigheterna på begäran av den registrerade personen eller om upp­ också ingår i dessa samordningsuppgifter. gifterna behövs ”för att bevisa att informationsutbyte före­ kommit genom IMI”. 2.4 Tillträdesrättigheter (artikel 10) 43. I själva verket lagras uppgifterna i IMI således under tre 36. I artikel 10 anges skyddsåtgärder i samband med tillträ­ olika perioder: desrättigheter. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att dessa bestämmelser har stärkts avsevärt efter det att — från det att de lämnats och till dess att ärendet avslu­ han lämnat synpunkter. tats,

37. Med tanke på IMI:s horisontella och expansiva karaktär är — från det att ärendet avslutats för en period om 18 det viktigt att säkerställa att systemet garanterar att ”kine­ månader ( 25 ), siska murar” tillämpas som begränsar den information som behandlas inom ett politikområde till enbart detta politikområde. Användarna av IMI bör i) bara få tillgång — i blockerad form i ytterligare tre år och sex månader till information under förutsättning att informationen be­ från det att de 18 månaderna har löpt ut (med andra hövs, och ii) informationen ska begränsas till ett enda ord tills det har gått fem år sedan ärendet avslutades). politikområde. 18.2.2012 Europeiska SV unionens officiella tidning C 48/7

44. Utöver dessa allmänna regler är enligt artikel 13.2 ”arki­ länga den nuvarande sexmånadersperioden till 18 må­ vering av uppgifter” tillåten så länge som det krävs för nader efter det att ärendet har avslutats och, om så är detta ändamål, med medgivande från den registrerade eller fallet, huruvida detta gäller bara för informationsutbyte när ”det är nödvändigt för att efterleva en unionsakt”. I mellan två parter eller också för andra typer av funktioner. artikel 14 föreskrivs vidare en liknande blockeringsmeka­ IMI har nu funnits i flera år, och de praktiska erfarenheter nism för bevarande av personuppgifter som gäller IMI- som gjorts i detta avseende bör utnyttjas. användare i fem år efter det att de upphört att vara IMI-användare.

51. Om IMI fortsätter att vara ett verktyg för informations­ 45. Det finns inga andra speciella bestämmelser. Därför är utbyte (till skillnad från ett system för ärendehantering, en förmodligen de allmänna reglerna avsedda att tillämpas databas eller ett arkiveringssystem) och dessutom förutsatt inte bara på utbyte mellan två parter utan också på var­ att de behöriga myndigheterna ges verktyg för att från ningar, problemlösning (som i Solvit ( 26 )) och på alla an­ systemet hämta den information som de har tagit emot dra funktioner där personuppgifter behandlas. (antingen på elektronisk väg eller i pappersform, och åt­ minstone på ett sådant sätt att de kan använda den häm­ tade informationen som bevis ( 27 )) tycks det inte finnas 46. Mot bakgrund av artikel 6.1 e i direktiv 95/46/EG och något större behov av att överhuvudtaget bevara uppgif­ artikel 4.1 e i förordning (EG) nr 45/2001, vilka båda terna i IMI efter det att ärendet har avslutats. kräver att personuppgifter inte lagras under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in eller för vilka de senare behandlas, ställer sig Europeiska datatillsynsmannen tveksam i flera avseen­ 52. Vid utbyte av information mellan två parter kan det finnas den när det gäller lagringstiderna. behov av att ställa uppföljningsfrågor också efter det att ett svar har mottagits, och ett ärende således har avslutats, vilket kan motivera en (rimligt kort) lagringsperiod efter 2.5.2 Från överföring till avslutning av ärendet: behovet av det att ärendet har avslutats. Den nuvarande sexmånaders­ avslutning av ärendet i rätt tid perioden verkar vid första anblicken vara tillräckligt väl tilltagen för detta ändamål. 47. När det gäller den första perioden, från överföringen av information och till dess att ärendet avslutas, ställer sig Europeiska datatillsynsmannen tveksam eftersom det finns risk för att vissa ärenden kanske aldrig avslutas eller av­ 2.5.4 Från 18 månader till fem år: ”blockerade” uppgifter slutas efter orimligt lång tid. Det kan leda till att vissa personuppgifter finns kvar längre i databasen än som är 53. Europeiska datatillsynsmannen anser att kommissionen nödvändigt eller till och med för obestämd tid. inte heller har lämnat någon tillräcklig motivering till att det skulle vara nödvändigt och proportionerligt att lagra ”blockerade uppgifter” i upp till fem år. 48. Europeiska datatillsynsmannen inser att kommissionen har gjort framsteg på det praktiska planet för att minska eftersläpningen i IMI, och det finns ett system för utbyte mellan två parter för att kontrollera att ärenden avslutas i 54. I motiveringen på sidan 8 hänvisas det till domstolens rätt tid och för att påminna dem som ligger efter. Des­ dom i målet Rijkeboer ( 28 ). Europeiska datatillsynsmannen sutom gör en ny ändring i systemets funktioner enligt rekommenderar att kommissionen på nytt överväger hur principerna om ”inbyggt integritetsskydd” det möjligt att detta ärende påverkar lagring av uppgifter i IMI. Han anser med en enda knapptryckning acceptera ett svar och sam­ att domen i målet Rijkeboer inte medför att IMI måste tidigt avsluta ärendet. Tidigare har det krävts två olika steg konfigureras för att lagra uppgifter i fem år efter det att för detta, vilket kan ha varit orsaken till en del av de ärendet har avslutats. vilande fall som har stannat kvar i systemet.

49. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar dessa insatser 55. Europeiska datatillsynsmannen anser inte att en hänvis­ på det praktiska planet. Han rekommenderar emellertid ning till domen i målet Rijkeboer eller till registrerades att det i själva förordningstexten ges garantier för att ären­ rätt att få tillgång till sina uppgifter är en tillräcklig och dena avslutas i rätt tid i IMI och att vilande ärenden lämplig motivering för att lagra uppgifter i IMI i fem år (ärenden utan aktivitet på senare tid) tas bort ur databa­ efter det att ärendet har avslutats. Att lagra enbart ”logg­ sen. data” (exakt definierade för att utesluta allt innehåll, bland annat bilagor och känsliga uppgifter) kan vara ett mindre inkräktande alternativ, vilket kanske förtjänar att över­ 2.5.3 Från avslutning av ärendet till 18 månader: är en för­ vägas ytterligare. På detta stadium är Europeiska datatill­ längning av sexmånadersperioden befogad? synsmannen emellertid inte övertygad om att ens detta skulle vara vare sig nödvändigt eller proportionerligt. 50. Europeiska datatillsynsmannen uppmanar parterna att på nytt överväga huruvida det är tillräckligt befogat att för­ ( 27 ) Vi förstår att insatser har gjorts för att säkerställa detta på det praktiska planet. ( 26 ) Se bilaga II, I.1. ( 28 ) C-553/07, Rijkeboer [2009], REG s. I-3889. C 48/8 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012

56. Dessutom är oklarheten om vem som ska få tillgång till det administrativa samarbetet enligt tjänstedirektivet och de ”blockerade uppgifterna” och för vilket syfte också direktivet om erkännande av yrkeskvalifikationer, utforma­ problematisk. Att bara hänvisa till användning ”när det des det faktiskt för att hantera sådana uppgifter, särskilt gäller bevis på informationsutbyte” (som i artikel 13.3) uppgifter i samband med protokoll över brott och ad­ är inte tillräckligt. Om man behåller bestämmelsen om ministrativa förseelser som kan påverka en yrkesutövares ”blockering” bör det i vart fall bättre anges vem som eller tjänsteleverantörs rätt att utföra arbete/tjänster i en kan be om bevis på informationsutbyte och i vilket sam­ annan medlemsstat. manhang. Skulle andra ha rätt att begära tillträde, förutom den registrerade personen? Om så var fallet, skulle det bara vara de behöriga myndigheterna, och bara för att 62. Dessutom ska förmodligen en avsevärd mängd känsliga bevisa att ett speciellt informationsutbyte med speciellt uppgifter som omfattas av artikel 8.1 (huvudsakligen häl­ innehåll har ägt rum (om ett sådant utbyte har bestridits sorelaterade uppgifter) hanteras i IMI när IMI utvidgas till av de behöriga myndigheter som skickade eller tog emot att innefatta en modul för Solvit ( 30 ). Slutligen kan det inte meddelandet)? Förutses annan möjlig användning ”för att uteslutas att ytterligare känsliga uppgifter i framtiden bevisa att ett informationsutbyte har ägt rum” ( 29 )? också kan samlas in genom IMI på ad hoc-basis eller syste­ matiskt. 2.5.5 Varningar

57. Europeiska datatillsynsmannen rekommenderar att det 2.7 Säkerhet (artikel 16 och skäl 16) görs en tydligare åtskillnad mellan varningar och arkive­ 63. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att det i ring av information. Det är en sak att använda en varning artikel 16 särskilt anges att kommissionen är skyldig att som kommunikationsverktyg för att varna behöriga myn­ följa sina egna interna bestämmelser som den har antagit digheter om en speciell förseelse eller misstanke och en enligt artikel 22 i förordning (EG) nr 45/2001 och att helt annan sak att lagra varningen i en databas under en anta en säkerhetsplan för IMI och hålla denna uppdaterad. lång eller till och med obestämd tid. Lagring av varnings­ information skulle leda till ytterligare betänkligheter och kräva särskilda regler och ytterligare skyddsåtgärder. 64. För att ytterligare stärka dessa bestämmelser rekommen­ derar Europeiska datatillsynsmannen att förordningen ska 58. Europeiska datatillsynsmannen rekommenderar därför att kräva en riskbedömning och en översyn av säkerhetspla­ det i förordningen föreskrivs som en generell regel i) att nen varje gång IMI ska utvidgas till ett nytt politikområde sex månaders lagring ska gälla för varningar om inget och innan en ny funktion som påverkar personuppgifter annat anges i vertikal lagstiftning och förutsatt att det läggs till ( 31 ). finns andra tillräckliga skyddsmekanismer och, vilket är viktigt, ii) att denna period ska räknas från det att var­ ningen skickas ut. 65. Europeiska datatillsynsmannen har dessutom också kon­ staterat att endast kommissionens skyldigheter och Euro­ peiska datatillsynsmannens roll som övervakare anges i 59. Som alternativ rekommenderar Europeiska datatillsyns­ artikel 16 och skäl 16. Detta kan vara missvisande. Det mannen att detaljerade skyddsåtgärder anges speciellt i är visserligen sant att kommissionen är systemoperatör förslaget till förordning när det gäller varningar. Europe­ och som sådan har ansvar för en övervägande del av iska datatillsynsmannen är beredd att bistå kommissionen upprätthållandet av säkerheten i IMI, men de behöriga och lagstiftarna med ytterligare råd i detta avseende, om myndigheterna har också skyldigheter som i sin tur över­ detta andra tillvägagångssätt tillämpas. vakas av nationella datatillsynsmyndigheter. I artikel 16 och skäl 16 bör därför också de skyldigheter beträffande säkerhet som gäller för resten av aktörerna inom IMI 2.6 Specialkategorier av uppgifter (artikel 15) enligt direktiv 95/46/EG och för de nationella datatillsyns­ myndigheternas tillsynsbefogenheter anges. 60. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar den åtskillnad som görs mellan sådana personuppgifter som anges i artikel 8.1 i direktiv 95/46/EG och sådana som nämns i artikel 8.5. Han välkomnar också att det i förordningen 2.8 Information till de registrerade samt insyn tydligt anges att hantering av specialkategorier av uppgif­ (artikel 17) ter endast ska tillåtas med hänvisning till ett särskilt skäl 2.8.1 Information som lämnas i medlemsstater som anges i artikel 8 i direktiv 95/46/EG. 66. Beträffande artikel 17.1 rekommenderar Europeiska data­ tillsynsmannen mer specifika bestämmelser i förordningen 61. I detta hänseende förstår Europeiska datatillsynsmannen för att säkerställa att de registrerade ges fullständig infor­ att IMI kommer att hantera en avsevärd mängd känsliga mation om sina uppgifter i IMI. Med tanke på att IMI uppgifter som omfattas av artikel 8.2 i direktiv 95/46/EG. används av många behöriga myndigheter, inbegripet Från första början, när IMI först togs i bruk för att stödja många små lokala förvaltningar utan tillräckliga resurser, rekommenderas det eftertryckligen att lämnandet av med­ ( 29 ) Även om lagring av personuppgifter innebär jämförelsevis små ris­ delanden samordnas på nationell nivå. ker i fråga om den personliga integriteten anser Europeiska data­ tillsynsmannen ändå att lagring av IMI-användarnas personuppgifter i mer än fem år när de inte längre har tillträde till IMI inte har ( 30 ) Se bilaga II, I.1. motiverats tillräckligt. ( 31 ) Se även avsnitt 12 om rekommendationer beträffande granskningar. 18.2.2012 Europeiska SV unionens officiella tidning C 48/9 2.8.2 Information som lämnas av kommissionen — innan ärendet avslutas,

67. Enligt artikel 17.2 a ska kommissionen lämna ett integri­ tetsmeddelande beträffande sina egen behandling av upp­ — efter det att ärendet avslutats, men innan den 18 må­ gifter enligt artiklarna 10 och 11 i förordning (EG) nr nader långa lagringstiden har löpt ut, 45/2001. Dessutom ska kommissionen enligt artikel 17.2 b också lämna information om ”dataskydds­ aspekterna i samband med förfaranden för administrativt — och slutligen under den tid då uppgifter är ”blockera­ samarbete i IMI, enligt artikel 12”. Slutligen ska kommis­ de”. sionen enligt artikel 17.2 c lämna information om ”un­ dantag från eller begränsningar av de registrerades rättig­ heter, enligt artikel 19”. 73. Förordningen bör också kräva att de behöriga myndighe­ terna vid behov samarbetar när det gäller begäran om tillträde. Korrigering och radering bör utföras ”så snart 68. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar dessa bestäm­ som möjligt och senast inom 60 dagar” och inte ”inom melser som bidrar till insyn i uppgiftsbehandlingen 60 dagar”. En hänvisning bör också göras till möjligheten inom IMI. Såsom konstaterats i avsnitt 2.1 ovan har det att bygga upp dataskyddsmoduler och utforma lösningar avgörande betydelse att enhetlighet säkerställs i fråga om där registren utformas med ”integritetsfrämjande teknik” användningen av systemet, de skyddsåtgärder som tilläm­ och där myndigheterna samarbetar kring ”den registrera­ pas och den information som lämnas till de registrera­ des rätt att ta del av uppgifter”, till exempel genom att ge de ( 32 ). dem direkt tillgång till uppgifterna när detta är tillämpligt och genomförbart.

69. Bestämmelserna i artikel 17.2 bör ändå stärkas ytterligare. Kommissionen i dess egenskap av systemoperatör har bäst 2.10 Övervakning (artikel 20) förutsättningar för att inta en proaktiv hållning när en första ”del” av meddelanden om skydd av personuppgifter 74. Under de senaste åren har modellen med ”samordnad och annan relevant information till de registrerade lämnas övervakning” utvecklats. Denna modell för övervakning på dess flerspråkiga webbplats, också för behöriga myn­ som nu används i Eurodac och delar av tullinformations­ digheters räkning, det vill säga sådan information som systemet har också införts för informationssystemet för krävs enligt artiklarna 10 eller 11 i direktiv 95/46/EG. viseringar (VIS) och andra generationen av Schengens in­ För meddelanden som lämnas av behöriga myndigheter i formationssystem (SIS II). medlemsstater skulle det då ofta vara tillräckligt att helt enkelt hänvisa till det meddelande som kommissionen 75. Modellen består av tre delar: lämnat och bara göra nödvändiga kompletteringar, så att de följer eventuell ytterligare speciell information som krävs speciellt enligt nationell lagstiftning. — Övervakning på nationell nivå säkerställs av nationella datatillsynsmyndigheter. 70. I artikel 17.2 b bör det också klargöras att information som lämnas av kommissionen ska omfatta alla politik­ — Övervakning på EU-nivå säkerställs av Europeiska da­ områden, alla typer av förfaranden för administrativt sam­ tatillsynsmannen. arbete och alla funktioner i IMI som helhet och också särskilt de kategorier av uppgifter som kan komma att behandlas. Dessutom bör de frågeserier som används vid — Samordningen tryggas genom regelbundna möten och samarbete mellan två parter också publiceras på IMI:s andra samordnade aktiviteter som stöds av Europeiska webbplats, vilket redan sker i praktiken. datatillsynsmannen, vilken fungerar som sekretariat för samordningsmekanismen. 2.9 Rätt till tillträde, korrigering och radering (artikel 18)

76. Modellen har visat sig vara framgångsrik och effektiv och bör i framtiden planeras för andra informationssystem. 71. Europeiska datatillsynsmannen vill åter hänvisa till att det, vilket konstaterats i avsnitt 2.1 ovan, har avgörande bety­ delse att enhetlighet säkerställs när det gäller driften av 77. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att det i systemet och de skyddsåtgärder som tillämpas. Europeiska artikel 20 i förslaget föreskrivs att de nationella datatill­ datatillsynsmannen skulle därför vilja se en ytterligare spe­ synsmyndigheterna och Europeiska datatillsynsmannen cificering av bestämmelserna om rätt till tillträde, korrige­ ska samordna övervakningen enligt den modell som fast­ ring och radering. ställs i VIS- och SIS II-förordningarna ( 33 ). C 48/10 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012

78. Europeiska datatillsynsmannen skulle vilja stärka bestäm­ 81. Vad beträffar regelbundna granskningar kan det också melserna om samordnad övervakning på vissa punkter vara mera effektivt att överlåta åt de samarbetande myn­ och skulle därför förorda bestämmelser liknande dem digheterna att i sina förfaranderegler bestämma när och som till exempel finns i samband med informationssyste­ hur ofta sådana granskningar ska genomföras. Detta kan met för viseringar (artiklarna 41–43 i VIS-förordningen), vara beroende av ett antal faktorer och kanske också Schengen II (artiklarna 44–46 i SIS II-förordningen) och ändra sig med tiden. Europeiska datatillsynsmannen stöder planeras för Eurodac ( 34 ). Europeiska datatillsynsmannen därför kommissionens tillvägagångssätt, som tillåter mer rekommenderar i synnerhet flexibilitet också i detta avseende. — att det i artikel 20.1 och 20.2 i förordningen görs en 2.11 Nationell användning av IMI beskrivning och en tydligare definition av de natio­ nella datatillsynsmyndigheternas och Europeiska data­ 82. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att förslaget till­ tillsynsmannens respektive övervakningsuppgifter ( 35 ), handahåller en tydlig rättslig grund för den nationella användningen av IMI och att sådan användning omfattas av flera villkor, samt att den nationella datatillsynsmyn­ — att det i artikel 20.3 anges att de nationella datatill­ digheten ska underrättas och att användningen måste följa synsmyndigheterna och Europeiska datatillsynsmannen den nationella lagstiftningen. inom ramen för sina befogenheter ”ska samarbeta ak­ tivt” och ”trygga en samordnad övervakning av IMI” (och att man inte enbart hänvisar till samordnad över­ 2.12 Informationsutbyte med tredjeländer (artikel 22) vakning utan att nämna aktivt samarbete) ( 36 ), och

83. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar de krav som fastställs i artikel 22.1 för informationsutbyte och att — att man mer i detalj anger vad som ska ingå i sam­ artikel 22.3 säkerställer insyn i utvidgningen genom att arbetet, till exempel genom att föreskriva att de natio­ en uppdaterad förteckning över de tredjeländer som an­ nella datatillsynsmyndigheterna och Europeiska data­ vänder IMI ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tillsynsmannen, ”inom ramen för sina respektive befo­ tidning (artikel 22.3). genheter, ska utbyta relevant information, bistå va­ randra vid granskningar och inspektioner, utreda svå­ righeter med tolkningen eller tillämpningen av IMI- 84. Vidare rekommenderar Europeiska datatillsynsmannen att förordningen, undersöka problem i samband med ut­ kommissionen kortar ner hänvisningen till undantagen övandet av oberoende tillsyn eller den registrerades enligt artikel 26 i direktiv 95/46/EG så att bara rättigheter, utarbeta harmoniserade förslag till gemen­ artikel 26.2 innefattas. Med andra ord: behöriga myndig­ samma lösningar på eventuella problem och främja heter eller andra externa aktörer i ett tredjeland utan till­ medvetenheten om rättigheterna i fråga om uppgifts­ räcklig skyddsnivå ska inte kunna få direkt tillträde till IMI skydd” ( 37 ). såvida det inte stipuleras i lämpliga avtalsklausuler. Dessa klausuler bör förhandlas fram på EU-nivå. 79. Europeiska datatillsynsmannen är ändå medveten om att de uppgifter som behandlas för närvarande är mindre omfattande och av en annan karaktär och att IMI utveck­ 85. Europeiska datatillsynsmannen vill betona att andra un­ las. Han medger därför att mer flexibilitet kan vara till­ dantag som ”överföringen är nödvändig eller följer av rådligt när det gäller mötes- och granskningsfrekvens. Eu­ lag på grund av viktiga allmänna intressen, eller för att ropeiska datatillsynsmannen rekommenderar kort sagt att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga an­ förordningen ska innehålla nödvändiga minimiregler för språk” inte bör användas för att motivera överföring av att trygga ett effektivt samarbete och inte skapa onödiga uppgifter till tredjeländer genom direkt tillträde till administrativa bördor. IMI ( 38 ).

80. I artikel 20.3 i förslaget föreskrivs inga regelbundna mö­ 2.13 Ansvarsskyldighet (artikel 26) ten, utan bara att Europeiska datatillsynsmannen ”vid be­ hov [kan] kalla till ett möte med de nationella tillsyns­ 86. I linje med de förväntade förbättringarna av systemet för myndigheterna”. Europeiska datatillsynsmannen välkom­ ansvarsskyldighet under översynen av EU:s ram för upp­ nar att de berörda parterna själva kan bestämma hur giftsskydd ( 39 ) rekommenderar Europeiska datatillsyns­ ofta och på vilket sätt mötena ska genomföras och om mannen att det i förordningen fastställs en tydlig ram andra förfarandemässiga detaljer i fråga om samarbetet. för tillräckliga interna kontrollmekanismer som säkerstäl­ Detta kan avtalas i de förfaranderegler som redan har ler och styrker efterlevnaden av uppgiftsskyddet och som nämnts i förslaget. innehåller åtminstone de delar som anges nedan. 18.2.2012 Europeiska SV unionens officiella tidning C 48/11

87. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar i detta sam­ välkomnar att de viktigaste uppgiftsskyddsfrågorna för IMI manhang kravet i artikel 26.2 i förordningen att kommis­ i stor utsträckning belyses i förslaget. sionen vart tredje år ska lämna en rapport till Europeiska datatillsynsmannen om aspekter som hör samman med 91. Beträffande det rättsliga ramverk för IMI som ska inrättas skyddet av personuppgifter, inbegripet datasäkerhet. Det genom den föreslagna förordningen vill Europeiska data­ bör klargöras i förordningen att Europeiska datatillsyns­ tillsynsmannen rikta uppmärksamheten på två centrala mannen i sin tur ska överlämna kommissionens rapport utmaningar: till de nationella datatillsynsmyndigheterna inom ramen för den samordnade övervakning som anges i artikel 20. Det bör också klargöras att rapporten, med hänsyn till — Behovet av att säkerställa enhetlighet samtidigt som varje politikområde och varje funktion, bör ta upp hur mångfalden respekteras. de centrala principerna för uppgiftsskydd och uppgifts­ skyddsproblem (till exempel information till de registrera­ de, tillträdesrättigheter och säkerhet) har hanterats i prak­ — Behovet av att väga flexibilitet mot rättssäkerhet. tiken.

92. Funktioner i IMI som redan kan förutses bör klargöras 88. I förordningen bör dessutom klargöras att ramen för in­ och tas upp mer specifikt. terna kontrollmekanismer också ska innefatta integritets­ bedömningar (inbegripet analys av säkerhetsrisker), en 93. Lämpliga förfarandemässiga skyddsåtgärder bör tillämpas uppgiftsskyddspolicy (inbegripet en säkerhetsplan) som för att säkerställa att uppgiftsskyddet noga övervägs under antas på grundval av resultaten av dessa samt periodiskt den framtida utvecklingen av IMI. Här bör ingå en kon­ återkommande översyn och granskning. sekvensbedömning och samråd med Europeiska datatill­ synsmannen och nationella datatillsynsmyndigheter varje 2.14 Inbyggda säkerhetsmekanismer gång IMI:s tillämpningsområde ska utvidgas till ett nytt politikområde och/eller nya funktioner. 89. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar hänvisningen till denna princip i skäl 6 i förordningen ( 40 ). Han rekom­ menderar att förordningen förutom denna hänvisning 94. Externa aktörers tillträdesrättigheter och tillträdesrätt till också inför speciella säkerhetsmekanismer såsom varningar bör specificeras ytterligare. — en uppgiftsskyddsmodul som gör det möjligt för de 95. När det gäller lagringstider registrerade att utöva sina rättigheter på ett mer effek­ tivt sätt ( 41 ), — bör det i förordningen ges garantier för att ärendena avslutas i IMI i rätt tid och att vilande ärenden (ären­ — tydlig åtskillnad av de olika politikområdena i IMI den utan aktivitet på senare tid) tas bort ur databasen, (”kinesiska murar”) ( 42 ), — bör det på nytt övervägas huruvida det är tillräckligt — speciella tekniska lösningar som begränsar sökmöjlig­ befogat att förlänga den nuvarande sexmånadersperio­ heterna i kataloger, varningsinformation med mera, den till 18 månader efter det att ärendet har avslutats, för att säkerställa ändamålsbegränsning, — har kommissionen inte lämnat någon tillräcklig moti­ — speciella åtgärder för att säkerställa att ärenden utan vering till att det skulle vara nödvändigt och propor­ aktivitet avslutas ( 43 ), tionerligt att bevara ”blockerade uppgifter” i upp till fem år, och detta förslag bör därför övervägas på nytt, — tillräckliga förfarandemässiga säkerhetsåtgärder i sam­ band med framtida utveckling ( 44 ). — bör det göras en tydligare åtskillnad mellan varningar och arkivering av information; förordningen bör det som en generell regel föreskrivas i) att sex månaders 3. SLUTSATSER lagring ska gälla för varningar om inget annat anges i vertikal lagstiftning och förutsatt att det finns andra 90. Europeiska datatillsynsmannens allmänna omdöme om tillräckliga skyddsmekanismer och ii) att denna period IMI är positivt. Europeiska datatillsynsmannen stöder ska räknas från det att varningen skickats ut. kommissionens syften med att inrätta ett elektroniskt sy­ stem för informationsutbyte och reglera dess dataskydds­ aspekter. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar också 96. Förordningen ska kräva en riskbedömning och en översyn att kommissionen föreslår ett horisontellt rättsinstrument av säkerhetsplanen varje gång IMI ska utvidgas till ett nytt för IMI i form av rådets och parlamentets förordning. Han politikområde och innan en ny funktion som påverkar personuppgifter läggs till. ( 40 ) Se föregående fotnot. ( 41 ) Se avsnitt 2.9 ovan. 42 97. Bestämmelserna om information till de registrerade och ( ) Se avsnitt 2.4 ovan. ( 43 ) Se avsnitt 2.5.2 ovan. tillträdesrättigheter bör stärkas och främja ett mera enhet­ ( 44 ) Se avsnitt 2.2.2 ovan. ligt tillvägagångssätt. C 48/12 SV Europeiska unionens officiella tidning 18.2.2012

98. Europeiska datatillsynsmannen skulle vilja stärka bestäm­ 100. Förordningen bör fastställa en tydlig ram för interna kon­ melserna om samordnad övervakning på vissa punkter trollmekanismer som säkerställer och styrker efterlevnaden och skulle därför förorda bestämmelser liknande dem av uppgiftsskyddet, innefattande integritetsbedömningar som till exempel finns i samband med informationssyste­ (inbegripet analys av säkerhetsrisker), en uppgiftsskydds­ met för viseringar och Schengen II och planeras för Eu­ policy (inbegripet en säkerhetsplan) som antas på grund­ rodac. När det gäller mötes- och granskningsfrekvens stö­ val av resultaten av dessa samt periodiskt återkommande der Europeiska datatillsynsmannen förslagets flexibla till­ översyn och granskning. vägagångssätt för att säkerställa att förordningen tillhan­ dahåller nödvändiga minimiregler för att trygga ett effek­ 101. Särskilda säkerhetsmekanismer bör också införas genom tivt samarbete utan att skapa onödiga administrativa bör­ förordningen. dor.

99. Förordningen ska säkerställa att behöriga myndigheter el­ Utfärdat i Bryssel den 22 november 2011. ler andra externa aktörer i ett tredjeland utan tillräcklig skyddsnivå inte ska kunna få direkt tillträde till IMI såvida Giovanni BUTTARELLI det inte stipuleras i lämpliga avtalsklausuler. Dessa klau­ suler bör förhandlas fram på EU-nivå. Biträdande Europeisk datatillsynsman