Riktlinjer för periodisk information som kreditvärderingsinstitut ska lämna till Esma

Riktlinjer och rekommendationer

Riktlinjer för periodisk information som kreditvärderingsinstitut ska lämna till Esma

23/06/15 | ESMA/2015/609

Förkortningar

CRA-förordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1060/2009 (senast ändrad genom förordning (EU) nr 462/2013). CRA kreditvärderingsinstitut (credit rating agency) Esma Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten HR Human Resources (Personal) IA Internal Audit (interrevision)

2

1 Omfattning

Vem?

1. Dessa riktlinjer gäller för kreditvärderingsinstitut som är registrerade i EU. Riktlinjerna gäller inte för certifierade kreditvärderingsinstitut. När?

2. Dessa riktlinjer börjar gälla två månader efter det att de har offentliggjorts på Esmas webbplats på samtliga officiella EU-språk.

2 Definitioner

3. Esma-förordningen: Europaparlamentets och rådets förordning nr 1095/2010 av den 24 november 2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten), om ändring av beslut nr 716/2009/EG och om upphävande av kommissionens beslut 2009/77/EG.

3 Syftet med dessa riktlinjer

4. I riktlinjerna fastställs vilken information som kreditvärderingsinstitut ska lämna för att Esma ska kunna utföra en kontinuerlig och konsekvent tillsyn över kreditvärderingsinstituten. I riktlinjerna klargörs också vilken information som Esma förväntar sig att få för att myndigheten ska kunna beräkna tillsynsavgifter och kreditvärderingsinstitutens marknadsandel.

4 Efterlevnads- och rapporteringsskyldigheter

5. I dokumentet anges riktlinjer som utfärdats enligt artikel 16 i Esma-förordningen. Enligt artikel 16.3 i Esma-förordningen ska finansmarknadsaktörerna med alla tillgängliga medel söka följa dessa riktlinjer och rekommendationer.

5 Information som ska ingå i den periodiska rapporteringen

6. I detta avsnitt anges vilken information som kreditvärderingsinstitut ska lämna till Esma kvartalsvis, halvårsvis och årsvis som ett led i deras periodiska rapportering. Informationen ska lämnas inom en månad efter utgången av respektive kvartal. 3 Period Sista datum att lämna in uppgifter Första kvartalet 20xx (fram till och 30 april 20xx med den 31 mars 20xx) Andra kvartalet 20xx (fram till och 31 juli 20xx med den 30 juni 20xx) Tredje kvartalet 20xx (fram till och 31 oktober 20xx med den 30 september 20xx) Fjärde kvartalet 20xx (fram till och 31 januari 20x(x+1) med den 31 december 20xx)

7. Observera att om det har konstaterats potentiella överträdelser av CRA-förordningen som medför en risk för att de befintliga kreditbetygen inte är korrekta och objektiva (detta kan också inbegripa potentiell bedräglig eller olaglig verksamhet, exempelvis att en anställd eller chef har gjort sig skyldig till allvarlig försummelse), bör kreditvärderingsinstituten omgående underrätta Esma om detta. Kreditvärderingsinstitut ska vara medvetna om att en underlåtelse att göra detta medför att företaget inte kommer att kunna utnyttja den förmildrande faktor som anges i avsnitt II punkt 3 i bilaga IV till CRA-förordningen vid en konstaterad överträdelse (”Om kreditvärderingsinstitutet skyndsamt uppmärksammat Esma på överträdelsen på ett ändamålsenligt och fullständigt sätt ska en koefficient på 0,4 tillämpas.”).

8. Esma avser inte att ett kreditvärderingsinstitut som lämnar in periodisk information enligt dessa riktlinjer ska avstå från sina rättsliga privilegier. A. Kvartalsrapportering av information

5.1 Finansiella intäkter och kostnader (per typ av kreditbetyg samt på individuell nivå och gruppnivå)

9. Esma ska erhålla information om kvartalsvisa intäkter per i) typ av kreditbetyg och ii) kostnader.

10. Kvartalsvisa intäkter ska delas upp på följande typer av kreditbetyg: icke-finansiella företag, finansiella företag, statliga/offentliga finanser, strukturerade finansiella produkter, säkerställda obligationer.

11. För kvartalsvisa kostnader ska driftskostnader och totala kostnader redovisas separat. Driftskostnader ska vara en approximation av rörelseresultat före finansnetto och skatt. Siffrorna ska redovisas som intäkter och kostnader i förhållande till föregående kvartal (och inte i förhållande till föregående år).

12. Kreditvärderingsinstitut som är undantagna från en årlig tillsynsavgift ska lämna informationen halvårsvis och inte kvartalsvis. 4

5.2 Personalomsättning, lediga tjänster och viktiga utnämningar

13. Kvartalsomsättning av ledande befattningshavare (inklusive högre IT-chefer), chefsanalytiker och analytiker ska anges. Kreditvärderingsinstitut som är undantagna från en årlig tillsynsavgift ska lämna informationen halvårsvis och inte kvartalsvis.

5.3 Personal uttryckt i heltidsekvivalenter

14. Utöver uppgifter om personalomsättning ska Esma erhålla kvartalsrapportering om det totala antalet anställda som arbetar vid ett kreditvärderingsinstitut uttryckt i heltidstjänster. Kreditvärderingsinstitut som är undantagna från den årliga tillsynsavgiften ska lämna informationen halvårsvis och inte kvartalsvis.

5.4 Interna klagomål som har lämnats till avdelningen för regelefterlevnad

15. Om det uppkommer klagomål som omfattas av förordningens tillämpningsområde ska kreditvärderingsinstituten lämna följande till Esma: o En beskrivning av klagomålets innehåll. o Information om uppföljningsåtgärder som kreditvärderingsinstitutet har vidtagit. o Information om detta har lett till en internutredning, inklusive om utredningen är pågående eller avslutad vid rapporteringstillfället. Om utredningen är avslutad ska det också lämnas en kopia av en eventuell rapport som har gjorts efter denna utredning. B. Halvårsrapportering av information

5.5 Styrelseprotokoll, oberoende icke-verkställande direktörers utlåtanden och rapporter som har lämnats till styrelsen

16. Kreditvärderingsinstitut ska lämna följande information halvårsvis: o Protokoll från styrelsemöten. o En kopia av handlingar som har sänts till lednings- och styrelsemedlemmar före deras respektive möten samt ytterligare handlingar som har diskuterats under mötet (t.ex. rapporter från funktionerna för regelefterlevnad, internrevision och riskhantering, internöversynsrapportering, informationssäkerhet och risker). o Om en oberoende icke-verkställande direktörs utlåtande ges i ett separat dokument ska kreditvärderingsinstitut i sin halvårsrapportering lämna eventuella utlåtanden från ett kreditvärderingsinstituts oberoende icke- 5 verkställande direktör(er) i enlighet med avsnitt A punkt 2 i bilaga I till CRAförordningen samt alla rapporter (inklusive uppföljningsrapporter) som har utfärdats av en oberoende direktör.

5.6 Domstols-, skiljedoms- och andra tvistlösningsförfaranden

17. Esma ska halvårsvis få en kortfattad beskrivning av samt uppdaterad information om pågående och aktuella domstolsförfaranden, skiljedomsförfaranden och alla former av bindande tvistlösningsförfaranden som förekommer/förekommit vid någon tidpunkt under rapporteringsperioden och som kan inverka negativt på kreditvärderingarnas kontinuitet eller kvalitet och/eller väsentligen inverka på ett kreditvärderingsinstituts finansiella ställning. Beskrivningen ska omfatta en sammanfattning av förfarandet samt tänkbart resultat av förfarandet med tanke på ansvarsskyldighet.

5.7 Potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad av CRAförordningen som har konstaterats samt vidtagna åtgärder

18. Kreditvärderingsinstitut ska halvårsvis lämna detaljerad information om tänkbara ärenden som kan resultera i bristande efterlevnad av något av de ursprungliga registreringsvillkoren, däribland: a. En beskrivning av varje ärende som kan resultera i en potentiell bristande efterlevnad av de ursprungliga registreringsvillkoren. b. En redogörelse för skälen till att ärendet uppstått. c. En redogörelse för de åtgärder som kreditvärderingsinstitutet har vidtagit efter det att det aktuella ärendet har fastställts. d. En redogörelse för om det har inletts en internutredning för det aktuella ärendet samt om denna utredning är pågående eller avslutad. Om utredningen är avslutad ska det lämnas en kopia av varje efterföljande rapport som har gjorts om utredningen.

5.8 Organisationsplaner

19. Kreditvärderingsinstituten ska lämna organisationsplaner halvårsvis i de fall då planerna har uppdaterats. Dessa organisationsplaner ska vara så detaljerade att Esma kan fastställa följande avdelningars struktur samt ange huvudfunktionerna för avdelningarna: o Funktion för regelefterlevnad o Internrevision o Internöversynsfunktion o Affärsområden med ansvar för kreditbedömning o Informationssäkerhetsfunktion o IT-avdelning o Riskfunktion 6

5.9 Regelefterlevnad, internrevision och riskhantering

20. Varje kreditvärderingsinstitut ska halvårsvis lämna sin arbetsplan för regelefterlevnad i de fall då planen har uppdaterats under perioden.

21. Om ett kreditvärderingsinstitut har upprättat en internrevisionsfunktion eller beställt in internrevisioner från en extern part, ska Esma få en kopia av den uppdaterade internrevisionsarbetsplanen i de fall då den har uppdaterats under perioden.

22. Varje kreditvärderingsinstitut ska till Esma lämna kopior av rapporter som har utfärdats av dess funktioner för regelefterlevnad, internrevision och riskhantering (som gäller exempelvis operativa risker eller informationssäkerhetsrisker). Kreditvärderingsinstitut ska lämna uppgifter om varje uppföljningsåtgärd som har fastställts för att minska dessa risker.

5.10 Företagsövergripande IT-strategi

23. Esma ska halvårsvis informeras om kreditvärderingsinstitutens företagsövergripande ITstrategier och eventuella ändringar av dessa.

24. Esma ska halvårsvis informeras om kreditvärderingsinstitutens IT-arbetsplaner och eventuella ändringar av dessa. Kreditvärderingsinstituten ska också lämna uppdateringar om arbetsplanens genomförandestatus.

5.11 Övriga områden

25. Kreditvärderingsinstituten ska även halvårsvis rapportera om följande:  Nya identifierade potentiella och faktiska intressekonflikter samt vidtagna åtgärder.  Information om eventuella internöversyner som har inletts eller är planerade i fråga om modeller och förfaranden för kreditbedömning.  Resultat från metodöversyner, inbegripet information om utfallstester som har utförts under perioden samt uppgifter om större avvikelser och åtgärder som kreditvärderingsinstitutet har vidtagit till följd av detta.

5.12 Anmälan av väsentliga ändringar i förhållande till de ursprungliga registreringsvillkoren

26. Med ”väsentlig ändring” avser Esma en ändring av den information som har lämnats i registreringsansökan samt mer generellt en ändring som kan påverka efterlevnaden av kraven i CRA-förordningen. 7

27. Ett kreditvärderingsinstitut ska underrätta Esma om alla väsentliga ändringar i de ursprungliga registreringsvillkoren, vilket bland annat kan omfatta följande: a. Etablering och avveckling av filialer. b. Användning av godkännande. c. Kreditvärderingsinstitutens rätt till undantag vid registreringen. d. Arrangemang för utkontraktering. e. Juridisk form. f. Affärsstruktur (inklusive omorganisation eller omstrukturering av kreditvärderingsinstitutets verksamhet och spin-off-företag). g. Typ av affärsverksamheter (inklusive tillhandahållandet av en ny tjänst och lanseringen av en ny produkt inom eller utanför kreditbedömningsverksamheten). h. Kategori och/eller typ av kreditbetyg. i. Ägarstruktur: förvärv eller avyttring av innehav som överstiger 5 procent av kapitalet. j. Ledamöter av tillsynsråd/styrelse. k. Funktion för regelefterlevnad och översynsfunktion. l. Förfaranden för att utfärda och se över kreditbetyg. m. Finansiella medel (inklusive ändringar i aktiekapital eller långfristiga skulder). n. Metoder, modeller och grundläggande antaganden för kreditbedömning. o. IT- och informationsbehandlingssystem som stöder kreditbedömningen, såsom ändringar i IT-styrningen.

5.13 Beräkningar av kreditvärderingsinstitutets tillsynsavgift och marknadsandel

Tillsynsavgift

28. Med avseende på beräkningen av tillsynsavgifter ska kreditvärderingsinstituten lämna sina reviderade årsredovisningar för föregående år till Esma senast den 31 maj varje år.

29. Beräkningsgrund för tillsynsavgiften är intäkterna från kreditvärderingsinstitutets kreditvärderingsverksamhet samt verksamhetsanknutna tjänster. Ett kreditvärderingsinstitut som tillhandahåller en eller flera andra tjänster än 8 kreditvärderingar ska till Esma överlämna en detaljerad beskrivning av denna tjänst eller dessa tjänster, så att Esma kan bedöma om de(n) utgör ickekreditvärderingstjänster, icke-verksamhetsanknutna tjänster eller verksamhetsanknutna tjänster.

30. Om ett kreditvärderingsinstitut vars årsomsättning uppgår till minst 10 miljoner euro fastställer att intäkter härrör från icke-kreditvärderingsverksamhet och/eller ickeverksamhetsanknutna tjänster, ska kreditvärderingsinstitutet till Esma lämna en detaljerad beskrivning av dessa verksamheter och tjänster. Därigenom får Esma möjlighet att bedöma om de intäkter som genererats genom dessa aktiviteter och tjänster kan dras av från den tillämpliga omsättningen. De belopp som motsvarar dessa icke-kreditvärderingsaktiviteter och icke-verksamhetsanknutna tjänster ska på lämpligt sätt certifieras av kreditvärderingsinstitutets externa revisorer ( ).

31. Om ett kreditvärderingsinstitut vars årsomsättning uppgår till minst 10 miljoner euro tillhandahåller kreditvärderingsaktiviteter och verksamhetsanknutna tjänster till olika kunder, kan det begära att intäkterna från detta ska dras av från beräkningen av intäkter som genereras från verksamhetsanknutna tjänster. Kreditvärderingsinstitutet ska till Esma lämna en detaljerad beskrivning av sin interna struktur samt i förekommande fall relevanta riktlinjer, processer och förfaranden. Därigenom kan Esma i varje enskilt fall avgöra om detta utfall motsvaras av att tjänster tillhandahållits olika kunder och därigenom undanröja en potentiell intressekonflikt samt behovet av tillsyn. Med detta som underlag ska Esma avgöra om de intäkter som genererats från differentierade kundbaser kan dras av från den tillämpliga omsättningen. De belopp som motsvarar intäkter genererade från verksamhetsanknutna tjänster och som tillhandahålls till olika kunder som inte erhåller kreditvärderingstjänster under tillämpligt räkenskapsår ska på lämpligt sätt certifieras av kreditvärderingsinstitutets externa revisorer för varje enskild kund samt på gruppnivå. Varje ändring i kreditvärderingsinstitutets struktur eller relevanta riktlinjer, processer eller förfaranden som avser tillhandahållandet av verksamhetsanknutna tjänster till en viss kund ska meddelas Esma utan onödigt dröjsmål.

32. När ovannämnda beräkning ska göras och det ska bedömas att det inte föreligger några intressekonflikter ska ”kund” avse varje kund enligt definitionen i avsnitt E del II punkt 2 sista stycket i bilaga I till CRA-förordningen som inte erhåller någon kreditvärderingstjänst från gruppen av kreditvärderingsinstitut ( ).

33. Om ett kreditvärderingsinstitut begär en annan justering av den tillämpliga omsättningen (exempelvis att koncerninterna transaktioner avlägsnas), ska 9 kreditvärderingsinstitutet till Esma lämna en detaljerad beskrivning av den begärda justeringen samt skälen för denna justering. Beloppet motsvarande denna justering ska på lämpligt sätt certifieras av kreditvärderingsinstitutets externa revisor.

34. Beräkningen av ett kreditvärderingsinstituts tillsynsavgifter ska inte inverka på Esmas kontinuerliga tillsynsbefogenheter att bedöma huruvida tillhandahållandet av verksamhetsanknutna tjänster som tillhandahålls av ett kreditvärderingsinstitut utgör en potentiell intressekonflikt samt, om så är fallet, att vidta lämpliga åtgärder i enlighet med CRA-förordningen.

5.14 Beräkning av kreditvärderingsinstitutets marknadsandel

35. Eftersom kreditvärderingsinstitutets marknadsandel beräknas enligt samma princip som tillsynsavgifterna gäller riktlinjerna för beräkning av tillämplig omsättning för tillsynsavgifter även när kreditvärderingsinstitutets marknadsandel ska beräknas.

36. För beräkning av kreditvärderingsinstitutets marknadsandel per år ska kreditvärderingsinstitut vars räkenskapsår avviker från kalenderåret förse Esma med räkenskaper där siffrorna har justerats till kalenderår. Beloppen motsvarande dessa justeringar ska på lämpligt sätt certifieras av kreditvärderingsinstitutets externa revisorer. Ett kreditvärderingsinstitut kan även lämna reviderade räkenskaper uppdelade per kvartal eller för en annan tidsperiod så länge denna information medför att Esma kan göra den årliga beräkningen av den totala marknadsandelen respektive tillsynsavgifterna. 10

6 Bilaga 1: Översikt över periodisk information som kreditvärderingsinstitut ska lämna till Esma

A. Kvartalsrapportering av information  Finansiella intäkter (per typ av kreditbetyg samt på individuell nivå och gruppnivå) och kostnader (halvårsvis för kreditvärderingsinstitut som är undantagna från tillsynsavgifter).  Personalomsättning, lediga tjänster och viktiga utnämningar (halvårsvis för kreditvärderingsinstitut som är undantagna från tillsynsavgifter).  Personal uttryckt i heltidsekvivalenter (halvårsvis för kreditvärderingsinstitut som är undantagna från tillsynsavgifter).  Interna klagomål som har lämnats till avdelningen för regelefterlevnad.

B. Halvårsrapportering av information  Information om eventuella internöversyner som har inletts eller är tänkta att utföras i fråga om modeller och förfaranden för kreditbedömning.  Resultat från metodöversyner, inbegripet information om utfallstester som har utförts under perioden samt uppgifter om större avvikelser och åtgärder som kreditvärderingsinstitutet har vidtagit till följd av detta.  Strategi för och styrning av regelefterlevnad, internrevision, riskhantering och IT.  Potentiella fall av bristande efterlevnad av CRA-förordningen som har konstaterats samt vidtagna åtgärder.  Nya identifierade potentiella och faktiska intressekonflikter samt vidtagna åtgärder.  Styrelseprotokoll, oberoende icke-verkställande direktörers utlåtanden och rapporter som har lämnats till styrelsen.  Domstols-, skiljedoms- och andra tvistlösningsförfaranden.  Uppdaterade organisationsplaner.

11