Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring Utkom från trycket av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

1 8 Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för arkiv hos — statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli, utrikesrepresentationen och myndigheter under försvarsdepartementet, — kyrkokommunala myndigheter, — sådana organ som avses I I kap. 8$ andra stycket sekretesslagen (1980: 100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och — allmänna försäkringskassor. I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

2 & Myndigheten skall gallra ut allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Allmänna råd. De handlingar som skall gallras ut återfinns bl.a. inom områdena personal- och ekonomiadministration, upphandling och materielförvaltning och kan vara lagrade på olika typer av databärare, såsom papper, mikrofilm och magnetband. Exempel på handlingar som kan gallras ut i enlighet med dessa föreskrifter finns i bilaga.

3 & Gallring skall ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställs av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras ut innan — föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, — tidsfrist för revision och preskription har gått ut och — betydelsen från rättslig synpunkt eller för styrkande av rättigheter och I skyldigheter har upphört.

4 & Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av föreskrifterna.

5 & Riksarkivet kan besluta om undantag från bestämmelserna i dessa föreskrifter och även i vissa fall besluta om tillämpningen av föreskrifterna. Allmänna råd. Riksarkivet kan besluta om tillämpningen t.ex. om — flera myndigheter har ett gemensamt ADB-system, — ett visst slag av handlingar finns hos flera myndigheter, eller — handlingar som kan gallras enligt dessa föreskrifter, av praktiska skäl, medtas i andra gallringsföreskrifter/beslut.

6 & Myndigheten får endast efter arkivmyndighetens medgivande tillämpa dessa föreskrifter på handlingar som tillkommit före 1980.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 1991. 2. I riksarkivets föreskrifter om gallring (gallringsbeslut) förekommer hänvisningar till förordningen (1953: 716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter och till förordningen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Sådana hänvisningar skall fr.o.m. den 1 juli 1991 avse riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991: 6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

SVEN LUNDKVIST

Claes Gränström

Bilaga till 2 & Allmänna råd ÅA. Exempel på allmänt förekommande handlingar

— Övertaliga kopior och dupletter.

— Inkomna eller upprättade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. — Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. — Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som inte är av betydelse för sökning i arkivet. — Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte påförts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift. — Teknisk dokumentation som inte längre behövs för förståelsen av andra handlingar/uppgifter eller sambanden mellan dessa.

B. Exempel på handlingar inom vissa verksamhetsområden Personaladministrativa rutinhandlingar och -uppgifter under förutsättning att matrikelföringen är fullständig och att handlingarna inte behövs för att beräkna pensionsgrundande inkomst, såsom handlingar om förordnanden, ledigheter, vikariat och ersättning av olika slag, även till uppdragstagare och innehavare av förtroendeuppdrag, samt andra rutinmässiga handlingar som legat till grund för matrikelföring, löneuträkning och ra arbetstidsredovisning.

Räkenskapshandlingar och -uppgifter som använts vid den fortlöpande räkenskapskontrollen och handlingar i övrigt av rutinkaraktär som inkommit eller upprättats i samband med redovisning och räkenskapskontroll, under förutsättning att handlingarna inte behövs för att beräkna pensionsgrundande inkomst, såsom kontoutdrag, kontrollistor, kassarapporter, girobesked, kvittensjournaler, verifikationer och fakturor. Handlingar rörande upphandling, materielförvaltning och inventarier, såsom rekvisitioner, ordererkännanden, följesedlar, packnotor, offerter och ej antagna anbud. Handlingar rörande posthantering, såsom kvittensböcker för avgående post, inlämningskvitton och blad ur ankomst- och registreringsförteckningar från posten. Handlingar som utgjort underlag för statistisk bearbetning avseende myndighetens driftsförhållanden och budgetarbete eller för administrativ rutinstatistik i övrigt.

Kommentar. En del av de handlingar som upptas under A. och B. är i vissa fall inte allmänna handlingar och skall då rensas. Detta gäller dock endast handlingar som myndigheten själv framställer. Handlingar som inkommit till myndigheten blir alltid allmänna, oberoende av vilken betydelse de har för myndighetens verksamhet. Sådana handlingar skall gallras i enlighet med dessa gallringsföreskrifter.

Libergraf 213 I 005/Norstedts Tryckeri AB, Stockholm 1991