Riksarkivets allmänna råd om registrering

(1990:782). .

Inledning

Riksarkivets allmänna råd om registrering är i första hand inriktade på diarie-

föring, det vill säga sådan registrering som avser in- och utgående handlingar i ärenden eller motsvarande. De allmänna råden behandlar vissa åtgärder som

bör vidtas i syfte att underlätta arkivvården. Dit hör åtgärder som befrämjar

tillgängligheten till de registrerade handlingarna och åtgärder som gör att det går att se vilka inskränkningar som råder i tillgängligheten på grund av sekre-

tess eller gallring. Vidare behandlas åtgärder som syftar till att säkerställa re-

gistrets användbarhet över tiden och dess funktion som en del av myndighe-

tens arkivredovisning. Även sådana åtgärder som kan underlätta gallring av

registrerade handlingar har medtagits.

De grundläggande reglerna om myndigheternas registrering av allmänna handlingar finns i 15 kap. sekretesslagen (1980:100). Lagen innehåller be-

stämmelser om när en handling skall registreras, i vilka fall registrering skall

ske, samt vilka uppgifter som skall antecknas i registret. Den omfattar även

vissa bestämmelser som är tillämpliga vid registrering som sker med datorstöd. Då myndigheternas diarier i ökande omfattning används som handlägg-

ningsstöd och som hjälpmedel vid utvärdering av verksamheten, har diarierna kommit att omfatta betydligt flera uppgifter än vad som anges i sekretessla-

gen. Det bör särskilt uppmärksammas att det i lag, förordning och föreskrifter utfärdade med stöd av lag, kan finnas begränsningar vad avser de uppgifter som får ingå i register som innehåller personuppgifter. Även i arkivlagstiftningen finns regler som skall tillämpas vid registrering. I 5$ arkivlagen sägs att myndigheterna vid registrering av allmänna hand-

lingar skall ta vederbörlig hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, samt att materiel och metoder som används vid fram-

ställningen av handlingar skall väljas med hänsyn till behovet av arkivbestän-

dighet. I 3 $ arkivförordningen föreskrivs beträffande diarier, register och förteckningar som myndigheten för fortlöpande att varje införd anteckning skall

anses arkiverad i och med att den har gjorts, samt att handlingarna i ett ärende skall arkiveras när ärendet har slutbehandlats. Riksarkivets allmänna, medie-

specifika och tekniska regler är sålunda, redan på ett tidigt stadium i hante-

ringen, tillämpliga vad avser såväl de allmänna handlingarna hos myndigheten som det diarium som myndigheten för över handlingarna.

RA-EFS 1997:5 Tillämpning

De allmänna råden är tillämpliga vid registrering av allmänna Handlingar hos - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen, — sådana organ som avses i 1 kap. 8 $ andra stycket, första meningen sekre-

tesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, —- kyrkokommunala myndigheter, och — allmänna försäkringskassor.

I de allmänna råden avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

1.4 Registreringen bör anordnas så att det klart framgår om en beteckning

avser hela ärendet, en del av ärendet eller endast en av handlingarna i ärendet.

1.5 Om beteckningarna av utrymmesskäl presenteras som förkortningar el-

ler koder på registerbladet eller bildskärmen, bör en utskrift i klartext finnas i anslutning till registret. Vid manuell registrering bör det ske genom att klar-

textutskrifter finns lätt åtkomliga, längst fram eller längst bak i registret. Vid datorstödd registrering bör det ske genom att klartexten kan presenteras till-

sammans med förkortningarna/koderna.

2. Planer som stöd för registreringen

2.1 Myndigheten bör fastställa planer som kan stödja registreringsarbetet

och underlätta användningen av registret. Planer kan komma ifråga för flera

av de beteckningar som bör ingå i registret, i enlighet med 1.2—1.3.

Den plan som fastställs över verksamhetsgrenar eller arbetsuppgifter bör

vara uppställd så att den lätt kan byggas ut vid behov, utan för stora ändringar

i Övrigt. Om de handlingar som har registrerats är pappersburna kan planen

även användas som stöd vid arkivläggningen i dossierer och motsvarande.

2.2 Om flera myndigheter inom ett verk eller motsvarande organisation bedriver en likartad verksamhet kan det vara lämpligt att använda planer som är

gemensamma till sin grundstruktur.

2.3 Planerna bör kunna presenteras tillsammans med registret på samma

lättåtkomliga sätt som klartexterna till förkortningar och koder (se 1.5).

2.4 Vid byte av planer bör användbarheten över tiden säkerställas. Det kan ske genom hänvisningar i registret, eller om det gäller förändringar i en plan genom upprättande av en lista eller tabell som visar sambanden mellan den nya planen och den gamla.

3. Ändringar i registret

3.1 Ändringari registret bör kunna presenteras tillsammans med de ändrade uppgifterna. Vid manuell registrering bör ändringarna göras på ett sådant sätt

att de ändrade uppgifterna är klart synliga. Vid datorstödd registrering bör de ändrade uppgifterna lagras så att de med en enkel åtgärd kan presenteras i sitt sammanhang.

1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 1998. 2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1988:2) om datoriserad diarieföring. ERIK NORBERG

Britt-Marie Östholm

Elanders Gotab 20292, Stockholm 1998