Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av RA-FS 2005:2 handlingar inom den kommunala och Utkom från trycket landstingskommunala fritids- och kulturverksamheten

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2005. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1990:1) den 27 juni 1990 om bevarande och gallring av handlingar inom de kommunala och landstingskommunala fritids- och kulturområdena. TOMAS LIDMAN Gunnar Sundberg

1 Omfattning och tillämpning -...sssssseessssrrrersr reser 2

2 Definitioner .ossossererererreserrrresr er er ers ts bss sr st 3 3 Fritidsverksamhet «.soosooososseseeressersserrr tess ses ra 3 3.1 Administrativ verksamhet -.sooosoososssessssssr reses sor ra 3

handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting.

Tillämpning De allmänna råden gäller för nämnder som ansvarar för kommunernas och landstingskommunernas fritids- och kulturverksamhet, sådana juridiska personer som avses i 1kap. 98 sekretesslagen (1980:100) och som fullgör uppgifter inom kommunernas och landstingens fritids- och kulturverksamhet, och kommunal arkivmyndighet som övertagit arkivmaterial från någon av ovanstående.

2 Definitioner I dessa allmänna råd avses med begreppen

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför

—- informationsförlust, — förlust av möjliga informationssammanställningar, — förlust av sökmöjligheter eller — förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet,

vid inaktualitet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten.

3 Fritidsverksamhet

3.1 Administrativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras: Protokoll från sammanträden med nämnd och utskott. Alfabetiska register och innehållsförteckningar till protokollen. Saknas register och förteckningar bör föredragningslistorna bevaras. Protokoll från kommittéer, arbetsgrupper och liknande, tillsatta av nämnden eller förvaltningen. Protokoll från organ som förvaltningen har sekreteraransvar för. Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll.

Mötes/minnesanteckningar från förvaltningens ledningsgrupp (motsvarande). Delegationsbeslut av vikt. Originallista över delegationsbesluten. Diarier. Listor som ger sökingångar till handlingarna samt gällande diarieplan. Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras. In- och utgående skrivelser på papper eller e-post. Rutinmässig korrespondens på papper eller e-post kan gallras. Verksamhetsberättelser, årsberättelser eller liknande. De kan ingå i diarieförda handlingar. Förslag till nämndens budget eller motsvarande. Nämndens uppföljningar av verksamheten. Ett arkivexemplar av varje informationsblad, broschyr eller liknande som producerats av förvaltningen. Hemsida bör bevaras med viss periodicitet. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst en gång per år och vid större förändringar bör ett uttag göras och bevaras på lämpligt sätt. Bildsamlingar som uppstår i produktionen av broschyrer etc. Bevara endast unika bilder. Övriga kan gallras vid inaktualitet. Inventarieförteckningar. Pressklipp. Förteckning över förtroendemän i fritidsnämnden, om inte registrering av alla kommunala förtroendemän sker centralt hos kommunen. Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär. Nämndens/förvaltningens information på hemsidor. Projekthandlingar (uppdrag, rapport, annan väsentlig information). Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar. Arkivredovisningar.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Föredragningslistor, 2 år Föredragningslistor bör dagordningar och kallel bevaras om register eller ser till sammanträden innehållsförteckningar | inklusive tryckta bilagor till protokollen saknas

Korrespondens av till- |2 år fällig betydelse (se Handlingar som bör bevaras) Meddelanden av kort- | Vid inaktualitet varig betydelse, inkomna cirkulär och övriga handlingar överlämnade för kännedom

Handling Gallring Anmärkning

Kurs- och konferens- = | Vid inaktualitet inbjudningar (inkomna, inte egen regi)

Avtal och kontrakt av |2 år efter upphörd T.ex. avtal med nöjeskortvarig karaktär giltighet konsulter, arrendekontrakt och leasingavtal

Ersättning till föredrags+ 10 år original Hanteras som en vanlig hållare och liknande 2 år kopia hos faktura om F-skatteförvaltningen sedel finns Ersättning till enskilda |10 år original Lön/arvode uppdragstagare utan F- |2 år förvaltningens skattesedel kopia

3.2 Allmän fritidsverksamhet

Handlingar som bör bevaras: Tryckta program för exempelvis sport- och sommarlovsverksamhet. Tidningar och broschyrer som ges ut av fritidsnämnden. Egenproducerade utbildningsprogram och dylikt från kurser och konferenser. Dokumentation över friskvårdsinsatser riktade till allmänheten. Protokoll och handlingar från samarbetsorgan i frågor som rör den egna verksamheten. Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll. Mötes/minnesanteckningar från möten på fritidsgårdar, allaktivitetshus etc. Mål och verksamhetsplaner. Verksamhetsstatistik om års- eller verksamhetsberättelser saknas. Sammanställning av enkäter som gjorts för att utvärdera verksamheten. Foton, filmer och liknande som producerats på mediaverkstäder (motsvarande) om de är konstnärliga alster eller innehåller unik information.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Underlag för statistik, | Vid inaktualitet D.v.s. när sammanställ-

Handling Gallring Anmärkning

Media, t.ex. foton och | Vid inaktualitet filmer, från mediaverkstäder (motsvarande) med trivialt innehåll Statistik som inte ingår i| 2 år årsberättelser

3.3 Bidrag till föreningar

Handlingar som bör bevaras: — Sammanställningar och/eller beslut över givna föreningsbidrag. — Sammanställning över sökande till stipendier samt ansökningshandlingar med bilagor. — Sammanställningar och/eller beslut över givna stipendier och priser. = Års- och verksamhetsberättelser från föreningar. — Föreningskataloger och förteckningar över i kommunen verkande föreningar. Används IT-stöd kan ett uttag göras t.ex. årligen.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Bidragsansökningar 5 år Med undantag för års- och jämte handlingar verksamhetsberättelser

3.4 Anläggningar, drift och uthyrning

De allmänna råden baseras på att nämnden själv fattar beslut om till-, omoch nybyggnad och att fritidsförvaltningen även svarar för förvaltningen av anläggningarna. Sker byggande och/eller förvaltning hos andra organ kan handlingar hos fritidsnämnden i regel gallras För drift av anläggningar och uthyrning av lokaler används ofta IT-stöd. Bevarande av digital information bör övervägas och om detta inte är möjligt kan uttag göras med viss periodicitet, t.ex. en årlig lista.

Handlingar som bör bevaras: Ritningar, entreprenadkontrakt och andra handlingar rörande anläggningar, som inte finns bevarade på annat håll i kommunen. Förteckningar/register över kommunens fritids- och idrottsanläggningar. Används IT-stöd kan ett uttag göras t.ex. årligen (se inledningen). Förteckning/register över lokaler som hyrs ut. Bilddokumentation över egna anläggningar. Statistik över besök i fritidsnämndens anläggningar, om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller dylikt. Statistik över uthyrningsverksamheten, om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller dylikt. —- Simskoledagböcker.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Handlingar om löpande | Vid inaktualitet D.v.s. vanligen sedan skötsel av anläggningar ansvarsfrihet för året beviljats eller sedan besiktning eller annan kontroll av aktuella åtgärder har ägt rum Kopior av ritningar Vid inaktualitet Entreprenadkontrakt 2 år Om de inte innehåller värdefulla uppgifter som inte återfinns på annat håll i kommunen. Se Handlingar som bör bevaras Ansökningar om 2 år förhyrning Kontrakt om uthyrning |2 år Efter upphörd giltighet. av lokaler Kontrakten är underlag för debitering och krav Statistik över uthyrning | Vid inaktualitet D.v.s. när sammanställning är gjord Bokningsscheman, bok-| Vid inaktualitet ningsbesked Kvittenser för kort/ Vid inaktualitet D.v.s. då kort/nyckel nycklar återlämnats Närvaroförteckningar, |2 år t.ex. över elever som deltagit i simundervisning

Maärkesnoteringar för = |2 år simskolegrupper

3.5 Turism

Handlingar som bör bevaras: Protokoll/mötesanteckningar och handlingar från samverkan där turistavdelningen (motsvarande) ingår. Protokoll/mötesanteckningar och handlingar från samverkan mellan kommunala turistorgan där förvaltningen har sekreteraransvar. Protokoll och handlingar från arbetsgrupper kring t.ex. projekt, kampan- Jer, arrangemang. Inbjudningar till exempelvis frukostmöten och nätverksträffar om de inte redovisas i årsberättelse. Ett arkivexemplar av de turistbroschyrer, kartor, programblad, affischer, skrifter etc. som ges ut av turistavdelningen (motsvarande). Verksamhetsplaner eller liknande för turistverksamheten. Pressmeddelanden. Nyhetsbrev. Statistik för besöksmål och evenemang, som inte finns redovisad på annat ställe. Avtal av vikt och/eller långvarig karaktär, t.ex. med samarbetspartners. Gästböcker. Handlingar om framtagning/inköp av souvenirer. Sammanställningar av enkäter.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Arrangörskontrakt 2 år efter upphörd giltighet

Handling Gallring Anmärkning Avtal av kortvarig 2 år efter upphörd

Förmedling av boende, |2 år t.ex. uthyrning av stugor

3.6 Lotterier Handlingar som bör bevaras: —- Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier. — Beslut om tillstånd att anordna lotterier. — Diarier där sådana förs.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Ansökan om och tilldel- 2 år ning av platser för lottförsäljning Ansökan om registrering 5 år Efter sista giltighetsav lotterier inkl. bilagor datum Ansökan om tillstånd för 5 år Efter sista giltighetslotterier inkl. bilagor datum Lotteriredovisningar 5 år inkl. bilagor Redovisningar till lotteri- Vid inaktualitet inspektionen

4 Kulturverksamhet

4.1 Administrativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

— Protokoll från sammanträde med nämnd och utskott. — Alfabetiska register och innehållsförteckningar till protokoll. Saknas register och förteckningar bör föredragningslistorna bevaras. — Protokoll och handlingar från kommittéer, beredningsgrupper, arbetsgrupper och liknande, tillsatta av nämnden eller förvaltningen. — Protokoll från organ som förvaltningen har sekreteraransvar för. — Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll. — Mötes/minnesanteckningar från förvaltningens ledningsgrupp (motsvarande). —- Delegationsbeslut av vikt. Originallista över delegationsbestuten. —- Daiarier. Listor som ger sökingångar till handlingarna samt gällande diarieplan. —- Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras. - In- och utgående skrivelser på papper eller e-post. Rutinmässig korrespondens på papper eller e-post kan gallras. - Verksamhetsberättelser, årsberättelser eller liknande. De kan ingå i diarieförda handlingar. — Nämndens förslag till budget eller motsvarande. - Nämndens uppföljningar av verksamheten. — Ett arkivexemplar av varje informationsblad, broschyr eller liknande som producerats av förvaltningen. — Bildsamlingar som uppstår i produktionen av broschyrer etc. Bevara endast unika bilder. Övriga kan gallras vid inaktualitet. — Inventarieförteckningar. — Pressklipp. — Förteckning över förtroendemän i kulturnämnden bör bevaras om inte registrering av alla kommunala förtroendemän sker centralt i kommunen. = Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär. —- Nämndens/förvaltningens information på hemsidor. —- Projekthandlingar (uppdrag, rapport, annan väsentlig information). —- Kvalitetsdokument Process- och organisationsbeskrivningar. — Arkivredovisningar.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning

Föredragningslistor, 2 år Föredragningslistor bör dagordningar och kal- bevaras om register eller lelser till sammanträ- innehållsförteckningar den inklusive tryckta till protokollen saknas bilagor

Handling Gallring Anmärkning

Korrespondens av till- | 2 år fällig betydelse (se ovan) Meddelanden av kort- | Vid inaktualitet varig betydelse, inkomna cirkulär och övriga handlingar överlämnade för kännedom Kurs- och konferensin- | Vid inaktualitet bjudningar (inkomna, inte egen re-

gi)

Statistik till SCB 2 år Ersättning till artister, | 10 år original Hanteras som en föredragshållare, musi- | 2 år kopia hos vanlig faktura om ker, dansare och grup- | förvaltningen F-skattesedel finns per t.ex. teatergrupper Ersättning till enskilda | 10 år original Lön/arvode uppdragstagare utan F- | 2 år förvaltningens skattesedel kopia Avtal och kontrakt av | 2 år efter upphörd T.ex. avtal med nöjeskortvarig karaktär giltighet konsulter, arrendekontrakt och leasingavtal

4.2 Allmänkulturell verksamhet

Handlingar som bör bevaras: Tryckta kulturprogram, affischer, informationsblad och liknande som framställs av kulturförvaltningen. Ett arkivexemplar av böcker och publikationer som kulturnämnden ger ut. Protokoll och handlingar från samarbetsorgan i kulturfrågor där kulturnämnden har sekreteraransvar. Verksamhetsstatistik, om den inte är redovisad i års- och verksamhetsberättelser. Verksamhetsplaner, allmänna och specifika, t.ex. kulturmiljövårdsprogram. Yttranden, skrivelser och beslut i namngivnings- och kulturmiljövårdsärenden. Program och andra handlingar av vikt som hör till kulturmiljövården. Foto- och filmarkiv med tillhörande register samt depositions- och gåvohandlingar.

li

Egenproducerade ljudband och videogram. (Särskilda krav ställs på förvaring och vård av ljudband och videogram.) Bild- och ljuddokumentation över arrangemang, verksamheter, byggnader och miljöer. Dokumentation över konstsamlingar. Dokumentationen kan bestå av register och/eller foton. Dokumentation om konstnärlig utsmyckning. Tävlingsbidragen bör bevaras. Dokumentation över utställningar och arrangemang. Handlingar kring inventeringar som kulturnämnden tagit initiativ till, t.ex. byggnadsinventeringar. Handlingar kring kurser i egen regi. Dokumentation av pedagogisk verksamhet. Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning STIM-avtal 2 år Efter upphörd giltighet Underlag för statistik, | Vid inaktualitet D.v.s. när sammanställbesöksrapporter och lik- ning är gjord nande Avtal och kontrakt av |2 år Efter upphörd giltighet kortvarig karaktär Ersättning till artister, |10 år original Hanteras som en vanlig föredragshållare, musi- |2 år kopia hos förvalt- |faktura om F-skattesedel ker, dansare och grupper | ningen finns t.ex. teatergrupper Ersättning till enskilda |10 år original Lön/arvode uppdragstagare utan F- |2 år förvaltningens koskattesedel pia

4.3 Bidrag till föreningar och studieförbund

Handlingar som bör bevaras: Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till studieförbund och föreningar. Sammanställning över sökande till stipendier samt ansökningshandlingar med bilagor. Sammanställning över utdelade stipendier och priser. Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar. Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till länsinstitutioner.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Studieförbundens Sår Med undantag för årsansökningshandlingar och verksamhetsberättelser Bidragsansökningar Sår Med undantag för årsfrån föreningar och verksamhetsberättelser

4.4 Museer, teatrar och konsthallar Handlingar som bör bevaras: Institutionens egna års- och verksamhetsberättelser. Affischer, programblad och liknande från den egna programverksamheten. Register (accessionskataloger) över museets samlingar av föremål, foton, arkivhandlingar och konst. Registret kan bestå av liggare, kortregister och foton eller föras med hjälp av IT-stöd. Topografiska register och andra förekommande register. Besöksstatistik, om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande. Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till institutionen. Dokumentation av verksamheten, t.ex. utställningar och arrangemang Dokumentation över vården av samlingarna. Dokumentation av pedagogisk verksamhet i museer och konsthallar. Register över samtidsdokumentation. Pressklipp. Gästböcker. Dokumentation om teateruppsättningar, t.ex. pjäsmanus, fotografier, videofilmer, spelplaner och rollistor.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Lånekvitton av olika — | Vid inaktualitet slag Handlingar som bildar | Vid inaktualitet T.ex. besöksrapporter

uppdragstagare utan F- |2 år förvaltningens skattesedel kopia

4.5 Bibliotek

Handlingar som bör bevaras: — Beståndsregister över all media som lånas ut, ett uttag årligen eller t.ex. vart femte år. Se nedan Handlingar som kan gallras. — Förteckningar över tidskrifter och dagstidningar. = Förteckning över prenumerationer av databaser. —- Uppgifter om donerade böcker. —- Verksambhetsstatistik, t.ex. utlån, studiebesök och förfrågningar, som inte finns i verksamhetsberättelser eller i nämndens handlingar. — Informationsbroschyrer, program och affischer eller liknande som ges ut av biblioteket. - Dokumentation av programverksamhet, t.ex. författarbesök och poesikvällar.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Beståndsregister över | Vid inaktualitet Ett uttag årligen eller all media som lånas ut t.ex. vart femte år bör bevaras. Se ovan Handlingar som bör bevaras Registrering av lån per | Vid inaktualitet D.v.s. vid återlämnande person Register över låntagare | Vid inaktualitet Avtal/förbindelse med |2 år Efter upphörd giltighet låntagare angående lånekort Underlag för statistik |) Vid inaktualitet som redovisas vid nämnden eller i verksamhetsberättelse (motsvarande) Ersättning till artister, | 10 år original Hanteras som en vanlig föredragshållare, 2 år kopia hos förvalt- |faktura om F-skattemusiker, dansare och = | ningen sedel finns grupper t.ex. teatergrupper Ersättning till enskilda |10 iår original Lön/arvode uppdragstagare utan 2 år förvaltningens F-skattesedel kopia

4.6 Taltidningar

Handlingar som bör bevaras: — Band som innehåller unik information. Finns register till banden bör de bevaras tillsammans med dem. Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning Band med rutinmässigt |2 år innehåll Manus till taltidning 2 år Prenumerationsregister | Vid inaktualitet Äldre versioner gallras när en ny upprättas