Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden i Karlshamns kommun kritiseras för långsam handläggning av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar och för att ha röjt sekretessbelagda uppgifter genom att använda en bristfällig metod för maskering

Anmälan

I en anmälan till JO klagade AA på Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden i Karlshamns kommun och framförde bl.a. följande. Den 27 augusti 2025 begärde hon att få kopior av vissa handlingar från nämnden. Hon fick del av handlingarna först den 4 oktober 2025, efter att hon hade påmint nämnden om sin begäran. Nämnden hade, med hänvisning till sekretess, maskerat vissa av uppgifterna i handlingarna. Maskeringen hade dock gjorts manuellt på ett sätt som gjorde att hon kunde skrapa bort den och se de uppgifter som nämnden hade sekretessbelagt.

Utredning

JO begärde att Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden i Karlshamns kommun skulle yttra sig över det som hade framförts i anmälan i fråga om hanteringen av AA:s begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Nämnden skulle särskilt yttra sig över hur handläggningen förhållit sig till skyndsamhetskravet i 2 kap. 15 och 16 §§ tryckfrihetsförordningen, TF, samt över vilka rutiner som fanns

hos nämnden angående hur uppgifter sekretessbeläggs i samband med en begäran om utlämnande.

I sitt yttrande redogjorde nämnden bl.a. för sin handläggning och bedömning. Nämnden konstaterade att det förekommit brister i handläggningen av det aktuella ärendet, eftersom utlämnandet inte hade uppfyllt TF:s skyndsamhetskrav och maskeringen av vissa uppgifter hade utförts på ett bristfälligt sätt. Det sistnämnda hade enligt nämnden fått till följd att sekretessbelagda uppgifter hade röjts.

Nämnden uppgav vidare att den hade upprättat en anmälan om personuppgiftsincident med anledning av det inträffade, samt att den genomfört en s.k. lex Sarah-utredning. Utredningen bifogades yttrandet till JO. Jag har även tagit del av IVO:s beslut efter den lex Sarah-anmälan som nämnden gjorde.

AA fick möjlighet att kommentera nämndens yttrande.

Bedömning

Rättslig reglering Inom socialtjänsten gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (26 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL).

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (se 2 kap. 1–4 §§ TF).

Den som begär ut en handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. Begäran ska behandlas skyndsamt. (Se 2 kap. 15 och 16 §§ TF.)

JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i utlämnandefrågan normalt bör lämnas samma dag som framställningen gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material kan det vara ofrånkomligt med ytterligare dröjsmål. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. (Se t.ex. JO 2015/16 s. 665, dnr 6276-2012 m.fl.)

Nämndens hantering av AA:s begäran Av utredningen framgår att AA den 27 augusti 2025 begärde att vissa handlingar skulle lämnas ut, men att hon först den 4 oktober 2026 efter ytterligare kontakter med nämnden fick del av dessa. Nämnden har medgett att

handlingarna hade kunnat lämnas ut till AA tidigare. Jag delar den uppfattningen. Även med hänsyn till att begäran avsåg ett relativt omfattande material är tidsåtgången om drygt fem veckor alldeles för lång.

Av utredningen framgår vidare att de handlingar som AA fick del av innehöll uppgifter som nämnden hade bedömt skulle vara sekretessbelagda i förhållande till henne. Handlingarna hade därför delvis maskerats innan de lämnades ut till AA. De sekretessbelagda uppgifterna hade då täckts över med hjälp av en korrigeringsroller av märket Tipp-Ex. Nämnden har i sitt yttrande uppgett att handlingarna därefter skulle ha kopierats, i syfte att säkerställa att mottagaren inte skulle kunna tillgodogöra sig de maskerade uppgifterna. Så skedde emellertid inte, utan samma handlingar som maskerats med Tipp-Ex skickades till AA, som skrapade bort maskeringen.

Nämnden har redogjort för att det i efterhand framkommit att den tjänsteman som genomförde maskeringen av handlingarna inte hade fått någon introduktion eller utbildning i frågor om offentlighet och sekretess och inte heller avseende hanteringen av allmänna handlingar. Nämnden har vidare uppgett att det vid den aktuella tidpunkten saknades en fastställd och tillgänglig rutin för utlämnande av allmänna handlingar. Detta har, enligt nämnden, bidragit till de brister som uppstått i handläggningen.

Jag kan konstatera att de uppgifter som nämnden haft för avsikt att maskera i de handlingar som AA begärt ut, innehöll information om enskilds personliga förhållanden. Vid den sekretessprövning som gjordes inför att handlingarna skulle lämnas ut till AA bedömde nämnden att dessa uppgifter träffades av sekretessbestämmelsen i 26 kap. 1 § OSL. AA borde därför inte fått del av dessa uppgifter på det sätt som skedde.

Att sekretessbelagda uppgifter röjs kan få negativa konsekvenser för den enskilde som berörs. Sådana uppgifter måste därför hanteras varsamt och med stor noggrannhet så att de inte kommer obehöriga personer till del. I det här fallet har nämnden brustit i noggrannhet när den lämnade ut handlingar där maskeringen gick att skrapa bort.

Det som har kommit fram tyder på att det funnits kunskapsbrister inom nämnden om hur en begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras. Det har även saknats fullgoda rutiner angående frågan hur maskering av uppgifter i förekommande fall ska utföras. Det är givetvis inte acceptabelt och nämnden förtjänar kritik för såväl den långsamma handläggningen av AA:s begäran, som för att ha röjt sekretessbelagda uppgifter genom bristfällig maskering.

Nämnden har uppgett att det efter den aktuella händelsen har fastställts en kommunövergripande rutin för utlämnande av allmänna handlingar, som innehåller bl.a. en tydlig vägledning avseende sekretessprövning och praktisk hantering av maskering av handlingar. Nämnden har vidare framfört att det

kommer att genomföras olika utbildningsinsatser inom förvaltningen. Jag utgår från att ovan nämnda åtgärder förhindrar att något liknande inträffar igen. Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida. Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Thomas Norling. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift. Rättssakkunniga Maria Rydström har föredragit ärendet och byråchefen Sandra Lundgren har deltagit i beredningen.