Guidelines on certain aspects of the MiFID II compliance function requirements

Riktlinjer

för vissa aspekter av kraven för funktionen för regelefterlevnad enligt Mifid II

06/04/2021 | ESMA35-36-1952 SV

ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

I. Tillämpningsområde

Vem?

1. Dessa riktlinjer gäller behöriga myndigheter och följande finansmarknadsaktörer: (i) Värdepappersföretag när de utför investeringstjänster eller investeringsverksamhet eller vid försäljning eller rådgivning till kunder i samband med strukturerade insättningar. (ii) Kreditinstitut när de utför investeringstjänster eller investeringsverksamhet eller vid försäljning eller rådgivning till kunder i samband med strukturerade insättningar. (iii)Förvaltningsbolag för företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper när de tillhandahåller de tjänster som avses i artikel 6.3 i fondföretagsdirektivet, i enlighet med artikel 6.4 i det direktivet. (iv) Förvaltare av alternativa investeringsfonder (AIF-förvaltare) när de tillhandahåller de tjänster som avses i artikel 6.4 i direktivet om AIF-förvaltare, i enlighet med artikel 6.6 i det direktivet. Vad?

2. Dessa riktlinjer gäller i förhållande till artikel 16.2 i Mifid II och artikel 22 i den delegerade förordningen om Mifid II. När?

3. Dessa riktlinjer börjar gälla två månader efter dagen för deras offentliggörande på Esmas webbplats på alla officiella EU-språk.

4. Riktlinjer om vissa aspekter av kraven för funktionen för regelefterlevnad enligt MiFID som utfärdats inom ramen för Mifid 1 kommer att upphöra att gälla samma datum. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

Hänvisningar till lagstiftning, förkortningar och definitioner

Hänvisningar till lagstiftning

Direktivet om AIF-förvaltare Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/61/EU av den 8 juni 2011 om förvaltare av alternativa investeringsfonder samt om ändring av direktiv 2033/41/EG och förordningarna (EG) nr 1060/2009 och (EU) nr 1095/2010

Kapitalkravsdirektivet Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/36/EU av den 26 juni 2013 om behörighet att utöva verksamhet i kreditinstitut och om tillsyn av kreditinstitut och värdepappersföretag, om ändring av direktiv 2002/87/EG och om upphävande av direktiv 2006/48/EG och 2006/49/EG

Kapitalkravsförordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 575/2013 av den 26 juni 2013 om tillsynskrav för kreditinstitut och värdepappersföretag och om ändring av förordning (EU) nr 648/2012

Esmaförordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1095/2010 av den 24 november 2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten), om ändring av beslut nr 716/2009/EG och om upphävande av kommissionens beslut 2009/77/EG

Mifid I Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/39/EG av den 21 april 2004 om marknader för finansiella instrument och om ändring av rådets direktiv 85/611/EEG och 93/6/EEG och Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/12/EG samt upphävande av rådets direktiv 93/22/EEG

Mifid II Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/65/EU av den 15 maj 2014 om marknader för finansiella instrument och om ändring av direktiv 2002/92/EG och av direktiv 2011/61/EU

ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

Delegerad förordning om Kommissionens delegerade förordning (EU) 2017/565 Mifid II av den 25 april 2016 om komplettering av Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/65/EU vad gäller organisatoriska krav och villkor för verksamheten i värdepappersföretag, och definitioner för tillämpning av det direktivet

Delegerat direktiv om Mifid II Kommissionens delegerade direktiv (EU) 2017/593 av den 7 april 2016 om komplettering av Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/65/EU i fråga om skydd av finansiella instrument och medel som tillhör kunder, produktstyrningskrav och regler för tillhandahållande eller mottagande av avgifter, provisioner eller andra monetära eller icke-monetära förmåner

Fondföretagsdirektivet Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/65/EG av den 13 juli 2009 om samordning av lagar och andra författningar som avser företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (fondföretag)

Direktivet om AIF-förvaltare Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/61/EU av den 8 juni 2011 om förvaltare av alternativa investeringsfonder samt om ändring av direktiv 2033/41/EG och förordningarna (EG) nr 1060/2009 och (EU) nr 1095/2010

Förkortningar

Esma Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten

Definitioner

företag Värdepappersföretag (enligt definitionen i artikel 4.1.1 i Mifid II) när de tillhandahåller investeringstjänster eller investeringsverksamhet eller vid försäljning eller rådgivning till kunder i samband med strukturerade insättningar. Kreditinstitut (enligt definitionen i artikel 4.1.1 i kapitalkravsförordningen) när de tillhandahåller investeringstjänster eller investeringsverksamhet eller vid försäljning eller rådgivning till kunder i samband med strukturerade

ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

insättningar. Förvaltningsbolag för företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (enligt definitionen i artikel 2.1.b i fondföretagsdirektivet) när de tillhandahåller de tjänster som avses i artikel 6.3 i fondföretagsdirektivet, i enlighet med artikel 6.4 i det direktivet. AIF-förvaltare (enligt definitionen i artikel 4.1.b i direktivet om AIF-förvaltare) som är externa AIFförvaltare när de tillhandahåller de tjänster som avses i artikel 6.4 i direktivet om AIF-förvaltare, i enlighet med artikel 6.6 i det direktivet.

ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

II. Syfte

5. Dessa riktlinjer grundar sig på artikel 16.1 i Esmaförordningen. Målen för dessa riktlinjer är att fastställa konsekvent, effektiv och ändamålsenlig tillsynspraxis inom det europeiska systemet för finansiell tillsyn och att säkerställa en gemensam, enhetlig och konsekvent tillämpning av vissa aspekter av funktionen för regelefterlevnad enligt Mifid II avseende de krav som avses i punkt 2.

6. Esma förväntar sig också att riktlinjerna ska bidra till ökad konvergens i tolkningen av och tillsynsstrategierna för kraven för funktionen för regelefterlevnad enligt Mifid II genom att ett antal viktiga frågor särskilt betonas, vilket i sin tur förstärker de befintliga standardernas värde. Genom att se till att företagen följer enhetliga tillsynsstandarder förväntar sig Esma att skyddet av investerarna stärks i motsvarande grad. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

III. Efterlevnads- och rapporteringsskyldigheter

Riktlinjernas status

7. Enligt artikel 16.3 i Esmaförordningen ska behöriga myndigheter och företag med alla tillgängliga medel söka följa dessa riktlinjer.

8. Behöriga myndigheter som berörs av riktlinjerna bör följa dem genom att införliva dem i sina nationella rättsliga ramar och/eller tillsynsregler utifrån vad som är tillämpligt, även i fall där enskilda riktlinjer i dokumentet i första hand riktar sig till företag. I det fallet bör de behöriga myndigheterna genom sin tillsyn se till att företag följer riktlinjerna. Rapporteringskrav

9. Inom två månader från offentliggörandet av riktlinjerna på Esmas webbplats på alla officiella EU-språk måste de behöriga myndigheter som berörs av riktlinjerna meddela Esma om de i) följer riktlinjerna, ii) inte följer riktlinjerna men avser att följa dem, eller iii) inte följer riktlinjerna och inte avser att följa dem.

10. I händelse av bristande efterlevnad måste behöriga myndigheter också underrätta Esma inom två månader från dagen för offentliggörandet av riktlinjerna på Esmas webbplats på alla EU:s officiella språk om skälen till att de inte följer riktlinjerna.

11. En mall för anmälan finns på Esmas webbplats. Så snart mallen har fyllts i ska den översändas till Esma.

12. Företag är inte skyldiga att rapportera huruvida de följer dessa riktlinjer. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

IV. Riktlinjer för vissa aspekter av kraven för funktionen för regelefterlevnad enligt Mifid II

13. Som ett led i sitt ansvar för att säkerställa att företaget uppfyller sina skyldigheter enligt Mifid II måste den högsta ledningen se till att funktionen för regelefterlevnad uppfyller de krav som anges i artikel 22 i den delegerade förordningen om Mifid II.

1. Ansvar för funktionen för regelefterlevnad Riktlinje för bedömningen av efterlevnadsrisk (Artikel 22.1 och 22.2 andra stycket i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 1

14. I enlighet med artikel 22.2 i den delegerade förordningen om Mifid II ska funktionen för regelefterlevnad, som en del av sina uppgifter, göra en riskbedömning för att säkerställa att efterlevnadsriskerna övervakas på ett uttömmande sätt. Funktionen för regelefterlevnad ska upprätta ett riskbaserat övervakningsprogram på grundval av denna bedömning av efterlevnadsrisken för att fastställa dess prioriteringar och inriktningen på övervaknings-, rådgivnings- och biståndsverksamheten.

15. Resultaten av bedömningen av efterlevnadsrisk bör användas för att fastställa arbetsprogrammet för funktionen för regelefterlevnad och för att fördela funktionernas resurser effektivt. Bedömningen av efterlevnadsrisk bör ses över regelbundet, och vid behov uppdateras för att säkerställa att målen, inriktningen och omfattningen av efterlevnadsövervakningen och rådgivningsverksamheten fortsätter att gälla.

16. Vid identifieringen av den nivå av efterlevnadsrisk företaget står inför krävs det enligt artikel 22.1 andra stycket i den delegerade förordningen om Mifid II att funktionen för regelefterlevnad beaktar alla de områden av investeringstjänster, investeringsverksamhet och de sidotjänster som företaget tillhandahåller. Detta bör inbegripa de typer av finansiella instrument som handlas och distribueras, kategorierna av företagets kunder, distributionskanalerna och, i relevanta fall, koncernens interna organisation.

17. Bedömningen av efterlevnadsrisk bör beakta de tillämpliga skyldigheterna enligt Mifid II, nationella genomförandebestämmelser och de policyer, förfaranden, system och kontroller som implementeras inom företaget inom området investeringstjänster och investeringsverksamhet. Vid bedömningen bör man också beakta resultaten av eventuell övervakningsverksamhet och av eventuella relevanta interna eller externa granskningsresultat.

18. De identifierade riskerna bör ses över regelbundet och, när så är nödvändigt, även på ad hoc-basis för att säkerställa att eventuella framväxande risker beaktas (till exempel till följd av nya affärsområden, andra relevanta förändringar i företagets struktur eller i det tillämpliga regelverket). ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING Riktlinje för övervakningsskyldigheterna inom funktionen för regelefterlevnad (Artikel 22.2 andra stycket led a i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 2

19. Syftet med det riskbaserade övervakningsprogrammet bör vara att utvärdera om företagets verksamhet bedrivs i enlighet med dess skyldigheter enligt Mifid II liksom om dess interna policyer och förfaranden, organisations- och kontrollåtgärder förblir effektiva och lämpliga för att säkerställa att efterlevnadsrisken övervakas på ett heltäckande sätt.

20. När ett företag ingår i en koncern vilar ansvaret för funktionen för regelefterlevnad hos varje företag i den gruppen. Ett företag bör därför se till att dess funktion för regelefterlevnad förblir ansvarig för övervakningen av den egna efterlevnadsrisken. Detta inkluderar där ett företag utkontrakterar regelefterlevnadsuppgifterna till ett annat företag inom koncernen. Funktionen för regelefterlevnad inom varje företag bör dock ta hänsyn till den koncern som den ingår i, till exempel genom ett nära samarbete med personal som arbetar med revision, juridiska frågor, tillsyn och efterlevnad i andra delar av koncernen.

21. Den riskbaserade metoden för efterlevnad bör ligga till grund för fastställandet av lämpliga verktyg och metoder som används av funktionen för regelefterlevnad samt omfattningen av övervakningsprogrammet och hur ofta funktionen för regelefterlevnad utför övervakningsverksamhet (som kan vara återkommande, ad hoc och/eller fortlöpande). Funktionen för regelefterlevnad bör också säkerställa att dess övervakningsverksamhet inte bara är skrivbordsbaserad, utan att den också kontrollerar hur policyer och förfaranden genomförs i praktiken, till exempel genom inspektioner på plats vid de operativa affärsenheterna. Funktionen för regelefterlevnad bör också överväga omfattningen av granskningar som ska utföras.

22. Exempel på lämpliga verktyg och metoder för övervakningsverksamhet som skulle kunna användas av funktionen för regelefterlevnad inbegriper (men är inte begränsade till) följande: (a) Användning av samlade riskmätningar (till exempel riskindikatorer). (b) Användning av (ytterligare) rapporter som motiverar ledningens uppmärksamhet och som dokumenterar väsentliga avvikelser mellan faktiska resultat och förväntningar (rapport om undantag) eller situationer som behöver lösas (problemlogg). (c) Riktad handelsövervakning, observation av förfaranden, skrivbordsgranskningar, intervju av relevant personal och/eller, vid behov och efter funktionen för regelefterlevnads gottfinnande, av ett relevant urval av företagets kunder.

23. Övervakningsprogrammet bör återspegla förändringar i företagets riskprofil, som exempelvis kan uppstå till följd av väsentliga händelser såsom företagsförvärv, itsystemförändringar eller omorganisation. Det bör också omfatta genomförandet och effektiviteten av eventuella avhjälpande åtgärder som företaget vidtagit som svar på ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING överträdelser av Mifid II, tillhörande delegerade akter eller genomförandeakter och/eller eventuella nationella genomförandebestämmelser till dessa.

24. Övervakningsverksamhet som utförs av funktionen för regelefterlevnad bör också beakta följande: (a) Affärsområdets skyldighet att uppfylla lagstadgade krav. (b) Den första kontrollnivån inom företagets affärsområden (nämligen kontroller av de operativa enheterna, i motsats till den andra kontrollnivån som utförs av efterlevnadsansvariga). (c) Granskningar av riskhanteringsfunktionen, internrevisionsfunktionen eller andra kontrollfunktioner på området investeringstjänster och investeringsverksamhet.

25. Granskningar av kontrollfunktioner bör samordnas med den övervakningsverksamhet som utförs av funktionen för regelefterlevnad samtidigt som de olika funktionernas oberoende och mandat respekteras.

26. Funktionen för regelefterlevnad bör delta i övervakningen av klagomålsförfarande och den bör betrakta klagomål som en källa till relevant information inom ramen för sitt allmänna övervakningsansvar. Detta kräver inte att funktionen för regelefterlevnad är med och fastställer resultatet av klagomål. I detta avseende bör företagen ge funktionen för regelefterlevnad tillgång till alla kundklagomål som företaget har tagit emot. Riktlinje för rapporteringsskyldigheter inom funktionen för regelefterlevnad (Artikel 16.2 i Mifid II, artikel 21.1 e, 21.2 c och 21.3 b, artikel 25.2 och 25.3 samt artikel 26.3 och 26.7 i den delegerade förordningen om Mifid II, artikel 9.6 och 9.7 samt artikel 10.6 och 10.8 i det delegerade direktivet om Mifid II) Riktlinje 3

27. De obligatoriska rapporterna om regelefterlevnad enligt artikel 22.2 c och 22.3 c samt artikel 25.2 och 25.3 i den delegerade förordningen om Mifid II är lämpliga verktyg för att motivera ledningens nödvändiga uppmärksamhet. De obligatoriska rapporterna om regelefterlevnad bör omfatta alla affärsenheter som är involverade i tillhandahållandet av investeringstjänster, investeringsverksamhet och sidotjänster som tillhandahålls av ett företag. Om rapporten inte omfattar alla dessa tjänster och verksamheter för företaget bör skälen till detta tydligt anges.

28. De obligatoriska rapporterna om regelefterlevnad bör bland annat innehålla information om följande (när det är relevant): (a) Allmänna uppgifter: • Uppgifter om lämpligheten och effektiviteten hos företagets policyer och förfaranden för att säkerställa att företaget och dess personal uppfyller skyldigheterna enligt Mifid II. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING • Relevanta ändringar och relevant utveckling av de tillämpliga kraven under den period som omfattas av rapporten. • En sammanfattning av strukturen för funktionen för regelefterlevnad, inbegripet den samlade personalstyrkan, personalens kvalifikationer och rapporteringsrutiner och i följande rapporter, alla ändringar av detta. (b) Metod för övervakning och granskning • Hur funktionen för regelefterlevnad övervakar utvecklingen och granskningen av skyldigheterna enligt Mifid II och hur eventuella risker för att företaget eller dess personal inte uppfyller dessa skyldigheter kan identifieras på ett tidigt stadium. • En sammanfattning av inspektioner på plats eller skrivbordsbaserade granskningar som utförs av funktionen för regelefterlevnad. • En sammanfattning av den planerade övervakningsverksamheten för den efterföljande granskningen. (c) Resultat • En sammanfattning av de viktigaste resultaten av granskningen av policyerna och förfarandet, inklusive risker som identifierats inom ramen för den övervakningsverksamhet som utförs av funktionen för regelefterlevnad. • Överträdelser och brister i företagets organisation och efterlevnadsprocess. • Antalet klagomål som mottagits under den period som granskas, om detta inte redan rapporterats via andra källor. Om det till följd av granskningen av kundernas klagomål identifieras särskilda efterlevnads- eller riskfrågor i förhållande till de policyer eller förfaranden som företaget antagit för tillhandahållande av investeringstjänster och investeringsverksamhet, bör dessa aspekter särskilt rapporteras. (d) Åtgärder • En sammanfattning av alla åtgärder som vidtagits för att åtgärda alla betydande risker för att företaget eller dess personal inte uppfyller skyldigheterna enligt Mifid II. • Åtgärder som vidtagits och som ska vidtas för att säkerställa att ändrade tillämpliga krav efterlevs. • Reaktion på mottagna klagomål och eventuell utbetalning som utförs baserat på klagomålet, om detta inte redan rapporterats via andra källor. Åtgärder avseende specifika efterlevnads- eller riskfrågor som identifierats i förhållande till de policyer eller förfaranden som företaget antagit för tillhandahållande av investeringstjänster och investeringsverksamhet till följd av granskning av kunders klagomål. (e) Övrigt • Andra väsentliga efterlevnadsfrågor som har inträffat sedan den senaste rapporten. • Översikt över relevant korrespondens med behöriga myndigheter. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING • Uppgifter om den högsta ledningens eventuella avvikelser från viktiga rekommendationer eller bedömningar som utfärdats av funktionen för regelefterlevnad. • Uppgifter om eventuella avvikelser från principen att de andra affärsenheterna inte får utfärda instruktioner eller på annat sätt påverka anställda som ansvarar för efterlevnad och deras verksamhet. • Om ett företag använder sig av undantaget för att undvika att utse en regelefterlevnadsansvarig vars enda ansvar inom företaget är funktionen för regelefterlevnad, bedömning av arrangemangens fortsatta lämplighet för att minimera intressekonflikter.

29. I det avsnitt i rapporten som omfattar företagets produktstyrningsarrangemang bör funktionen för regelefterlevnad, när det är relevant för företagets situation (till exempel med hänsyn till dess roll som produkttillverkare och/eller distributör), åtminstone även ta upp följande: (a) Deltagandet av funktionen för regelefterlevnad i utarbetandet, övervakningen och granskningen av företagets policyer och förfaranden för produktstyrning. (b) Alla ämnen som krävs enligt artikel 22.2 i den delegerade förordningen om Mifid II, avseende övervakningen av företagets produktstyrning genom funktionen för regelefterlevnad (till exempel funktionens resultat avseende företagets policyer och förfaranden för produktstyrning, överträdelser och brister, åtgärder som vidtagits eller som ska vidtas för att avhjälpa det senare). (c) Information, på ett systematiskt sätt, om de finansiella instrument som tillverkas/distribueras av företaget, inklusive information om distributionsstrategin enligt artiklarna 9.6 och 10.8 i det delegerade direktivet om Mifid II, åtminstone följande: • Antalet och arten av de produkter som tillverkas eller distribueras (beroende på vad som är tillämpligt), inklusive deras respektive målmarknader och annan information från respektive produktgodkännandeprocess som är nödvändig för att bedöma produktens efterlevnadsrisk, främst med företagets produktstyrningspolicy (till exempel komplexitet hos produkten, produktrelaterade intressekonflikter, särskilt relevanta data från scenarioanalysen, förhållandet mellan kostnad och avkastning), med särskild inriktning på nya typer av produkter som tillverkats eller distribuerats under rapporteringsperioden samt de som har ändrats avsevärt under denna period. • I fråga om tillverkare, respektive distributörer med särskild inriktning på nya distributörer, som en del av informationen om respektive distributionsstrategi. • Om produkterna distribueras utanför deras (positiva) målmarknad och i vilken utsträckning. I syfte att bedöma om företagets produktstyrningsarrangemang fungerar som avsett. För att göra det kan funktionen för regelefterlevnad kritiskt granska allt arbete, alla rapporter eller metoder från företagets funktion eller personal som arbetar inom produktstyrningsarrangemang. Enligt proportionalitetsprincipen kan informationen för enklare, vanligare produkter vara mindre djupgående, vid rapportering om till exempel företagets produktstyrningsarrangemang, medan produkter som kännetecknas av ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING komplexitets-/riskegenskaper eller av andra relevanta egenskaper (som till exempel illikviditet och innovation) bör beskrivas mer ingående.

30. Med beaktande av proportionalitetsprincipen bör företag förorda en organisation där funktionen för regelefterlevnad och funktionen för hantering av klagomål är korrekt åtskilda. Om företagets funktion för regelefterlevnad också fungerar som dess funktion för hantering av klagomål bör rapporten om regelefterlevnad ta upp alla problem som uppstår till följd av genomförandet av de arrangemang som företaget har för att bedöma, minimera och hantera eventuella intressekonflikter mellan de två funktionerna, bland annat alla brister som identifierats när det gäller företagets efterlevnad av sina skyldigheter att hantera klagomål.

31. Funktionen för regelefterlevnad bör överväga behovet av ytterligare rapporteringsrutiner avseende andra funktioner för regelefterlevnad inom koncernen.

32. Behöriga myndigheter får ha olika tillvägagångssätt när det gäller att utöva tillsyn över rapporteringsskyldigheterna inom funktionen för regelefterlevnad. Som exempel kräver vissa behöriga myndigheter att företag på regelbunden basis eller ad hoc-basis tillhandahåller rapporter om funktionen för regelefterlevnad medan andra också kräver att den högsta ledningen tillhandahåller en kommenterad version av rapporten som innehåller förklaringar till resultaten från funktionen för regelefterlevnad. Dessa metoder ger behöriga myndigheter förstahandsinsikt i ett företags efterlevnadsverksamhet, samt eventuella överträdelser av de tillämpliga bestämmelserna. Riktlinje för skyldigheterna avseende rådgivning och bistånd inom funktionen för regelefterlevnad (Artiklarna 22.2 b och 27.3 i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 4

33. Företagen bör se till att funktionen för regelefterlevnad uppfyller sitt rådgivnings- och biståndsansvar, inbegripet att stödja personal- och ledarutbildning, hjälpa personalen och ledningen i det dagliga arbetet samt delta i utarbetandet av nya policyer och förfaranden inom företaget (t.ex. företagets ersättningspolicy eller företagets policyer och förfaranden för produktstyrning).

34. Företagen bör främja och förbättra en ”efterlevnadskultur” i hela företaget, som bör stödjas av den högsta ledningen. Syftet med efterlevnadskulturen är inte bara att fastställa den övergripande miljö där efterlevnadsfrågor behandlas, utan också att göra personalen delaktig i frågor som handlar om att förbättra skyddet av investerare liksom att bidra till det finansiella systemets stabilitet.

35. Företaget måste se till att dess personal har lämplig utbildning 12 . Funktionen för regelefterlevnad bör stödja affärsenheterna på området investeringstjänster och ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING investeringsverksamhet (nämligen all personal som direkt eller indirekt deltar i tillhandahållandet av investeringstjänster och investeringsverksamhet) vid genomförandet av eventuell relevant utbildning. Utbildning och annat stöd bör särskilt, men inte uteslutande, inriktas på följande: (a) Företagets interna policyer och förfaranden och dess organisationsstruktur inom området investeringstjänster och investeringsverksamhet. (b) Mifid II, dess delegerade akter och genomförandeakter, nationella genomförandelagar, tillämpliga standarder, riktlinjer och annan vägledning som Esma och behöriga myndigheter har fastställt, alla andra tillsyns- och regleringskrav som kan vara relevanta och eventuella ändringar av dessa.

36. Utbildning bör utföras regelbundet, och behovsbaserad utbildning bör utföras där det behövs. Utbildning bör genomföras på lämpligt sätt, till exempel till företagets hela personal som helhet, till särskilda affärsenheter eller till en viss individ.

37. Utbildning bör utvecklas på löpande basis så att den tar hänsyn till alla relevanta ändringar (till exempel ny lagstiftning, nya standarder eller riktlinjer som utfärdats av Esma och behöriga myndigheter, och förändringar i företagets affärsmodell).

38. Funktionen för regelefterlevnad bör i samarbete med ledningsgruppen, som innehar det yttersta verkställande ansvaret, övervaka om personalen på området investeringstjänster och investeringsverksamhet upprätthåller den nödvändiga nivån av medvetenhet och korrekt tillämpar företagets policyer och förfaranden.

39. Personal som ansvarar för efterlevnad bör också ge stöd till personal från de operativa enheterna i deras dagliga verksamhet och vara tillgängliga för att svara på frågor som uppstår till följd av daglig affärsverksamhet.

40. Företagen bör se till att funktionen för regelefterlevnad är involverad i utvecklingen av relevanta policyer och förfaranden inom företaget när det gäller investeringstjänster, investeringsverksamhet och sidotjänster (till exempel företagets ersättningspolicy eller företagets policyer och förfaranden för produktstyrning). I detta sammanhang bör funktionen för regelefterlevnad ges möjlighet att till exempel tillhandahålla sakkunskap och råd om regelefterlevnad till affärsenheter om alla strategiska beslut eller nya affärsmodeller, eller om lanseringen av en ny reklamstrategi på området investeringstjänster och investeringsverksamhet. Om rådet från funktionen för regelefterlevnad inte följs bör funktionen för regelefterlevnad följaktligen dokumentera detta och ange det i sina rapporter om regelefterlevnad (eventuellt som ad hoc-rapporter, där så behövs).

41. Företagen bör se till att funktionen för regelefterlevnad är involverad i alla betydande ändringar av företagets organisation när det gäller investeringstjänster, investeringsverksamhet och sidotjänster. Detta innefattar beslutsprocessen när nya affärsområden eller nya finansiella produkter godkänns samt fastställandet av personalersättningspolicyer. I detta sammanhang bör funktionen för regelefterlevnad ha rätt att delta i produktgodkännandeprocessen för tillverkare och distributörer, enligt vad som är tillämpligt. Den högsta ledningen bör därför begära att affärsenheter i sinom tid ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING samråder med funktionen för regelefterlevnad avseende deras verksamhet, där så är relevant.

42. Företagen bör se till att funktionen för regelefterlevnad är involverad i all väsentlig ickerutinmässig korrespondens med behöriga myndigheter på området investeringstjänster och investeringsverksamhet.

2. Riktlinjer för de organisatoriska kraven inom funktionen för regelefterlevnad Riktlinje för effektiviteten inom funktionen för regelefterlevnad (Artiklarna 21.1 d och 22.3 a i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 5

43. När företagen ser till att lämpliga personalresurser och andra resurser tilldelas funktionen för regelefterlevnad bör de ta hänsyn till omfattningen och typerna av de investeringstjänster, den investeringsverksamhet och de sidotjänster som företaget åtagit sig.

44. Hur många anställda som krävs för uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad beror i stor utsträckning på arten av investeringstjänsterna, investeringsverksamheten och sidotjänsterna samt andra tjänster som företaget tillhandahåller. Om ett företags affärsenhetsverksamhet utvidgas avsevärt bör företaget se till att funktionen för regelefterlevnad utvidgas på samma sätt vid behov med tanke på ändringar av företagets efterlevnadsrisk. Den högsta ledningen bör regelbundet, och minst en gång per år, övervaka om antalet anställda och deras sakkunskap fortfarande är adekvat för att fullgöra uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad.

45. Utöver personalresurserna bör tillräckliga it-resurser avsättas för funktionen för regelefterlevnad.

46. Om företaget upprättar budgetar för särskilda funktioner eller enheter bör funktionen för regelefterlevnad tilldelas en budget som är förenlig med den nivå av efterlevnadsrisk som företaget utsätts för. Den regelefterlevnadsansvariga bör rådfrågas innan budgeten fastställs. Alla beslut om betydande nedskärningar i budgeten bör dokumenteras skriftligen och bör innehålla detaljerade förklaringar.

47. För att säkerställa att personal som ansvarar för regelefterlevnad alltid har tillgång till relevant information för att utföra sina uppgifter bör företagen ge tillgång till alla relevanta databaser och register (såsom inspelningar av telefonsamtal och elektronisk kommunikation enligt artikel 76 i den delegerade förordningen om Mifid II). För att få en permanent överblick över de områden i företaget där känslig eller relevant information kan uppstå bör den regelefterlevnadsansvariga ha tillgång till alla relevanta informationssystem inom företaget samt eventuella interna eller externa revisionsrapporter eller annan rapportering till den högsta ledningen eller tillsynsfunktionen, om sådan finns. I förekommande fall bör den regelefterlevnadsansvariga också kunna delta i den högsta ledningens eller ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING tillsynsfunktionens möten. Om denna rätt inte beviljas (vilket endast bör ske i undantagsfall) bör detta dokumenteras och förklaras skriftligen. Den regelefterlevnadsansvariga bör ha fördjupade kunskaper om företagets organisation, företagskultur och beslutsprocesser för att kunna identifiera vilka möten som är viktiga att närvara vid.

48. Det är särskilt viktigt att företaget inför nödvändiga arrangemang för att säkerställa ett effektivt informationsutbyte mellan funktionen för regelefterlevnad och andra kontrollfunktioner (till exempel internrevision och riskhantering) samt med eventuella interna eller externa revisorer. Riktlinje för kompetens, kunskap, sakkunskap och befogenhet inom funktionen för regelefterlevnad (Artiklarna 21.1 d och 22.3 a och b i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 6

49. Företagets personal som ansvarar för regelefterlevnad ska ha nödvändig kompetens, kunskap och sakkunskap för att fullgöra sina skyldigheter enligt artikel 21.1 d i den delegerade förordningen om Mifid II. Vidare ska funktionen för regelefterlevnad ha de befogenheter som är nödvändiga enligt artikel 22.3 a i den delegerade förordningen om Mifid II. Dessa krav bör särskilt beaktas av företagen när de utser den regelefterlevnadsansvariga. Med beaktande av den funktion och de uppgifter som tilldelats den regelefterlevnadsansvariga bör han eller hon uppvisa höga yrkesmässiga etiska normer och personlig integritet.

50. För att säkerställa att funktionen för regelefterlevnad har de befogenheter som krävs för dess uppgifter bör företagets högsta ledning stödja funktionen i utövandet av dessa uppgifter. Utövandet av befogenheter förutsätter lämplig sakkunskap och relevant personlig kompetens (såsom till exempel omdömesförmåga), och främjas genom att de särskilda befogenheterna för funktionen för regelefterlevnad uttryckligen erkänns i företagets policy för regelefterlevnad.

51. Inom funktionen för regelefterlevnad bör det åtminstone finnas kunskap om Mifid II och alla tillhörande delegerade akter och genomförandeakter, de nationella lagarna och bestämmelserna om genomförande samt om alla tillämpliga standarder, riktlinjer och annan vägledning som utfärdats av Esma och behöriga myndigheter, så långt dessa är relevanta för utförandet av regelefterlevnadsuppgifterna. Personal som ansvarar för regelefterlevnad bör genomgå regelbunden utbildning för att underhålla sina kunskaper. Den utsedda regelefterlevnadsansvariga bör inneha en högre nivå av sakkunskap.

52. Den regelefterlevnadsansvariga bör ha tillräckligt breda kunskaper och erfarenheter och en tillräckligt hög nivå av sakkunskap så att den kan ta på sig ansvaret för funktionen för regelefterlevnad som helhet och se till att den är effektiv. För att påvisa den nivå av kunskap och/eller av erfarenhet som krävs kan olika alternativ förutses på nationell nivå i den berörda medlemsstaten. Till exempel auktoriserar eller godkänner vissa behöriga myndigheter den nominerade regelefterlevnadsansvariga efter en bedömning av dennes ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING kvalifikationer. Denna bedömning kan innehålla en analys av den regelefterlevnadsansvarigas meritförteckning, samt en intervju med den nominerade personen och/eller ett prov som denne ska klara. Denna typ av process kan bidra till att stärka ställningen för funktionen för regelefterlevnad inom företaget och i förhållande till tredje part. Inom ramen för andra regleringsstrategier är företagets högsta ledning ensamt ansvarig för att bedöma den regelefterlevnadsansvarigas kvalifikationer. Den högsta ledningen bedömer den blivande regelefterlevnadsansvarigas kvalifikationer före utnämningen. Huruvida företaget korrekt uppfyller kraven i artikel 21.1 d och artikel 22.3 a och b bedöms sedan inom ramen för den allmänna översynen av företagets regelefterlevnad avseende de relevanta Mifid II-kraven.

53. Den regelefterlevnadsansvariga bör uppvisa tillräcklig yrkeserfarenhet eftersom det är nödvändigt för att kunna bedöma de efterlevnadsrisker och intressekonflikter som är förenade med företagets affärsverksamhet. Den erforderliga yrkeserfarenheten kan bland annat ha förvärvats i operativa positioner, i andra kontrollfunktioner eller i reglerande funktioner. I vissa jurisdiktioner tas yrkeserfarenheten endast i beaktande om den har förvärvats under en minimiperiod och förutsatt att den inte är föråldrad.

54. Den regelefterlevnadsansvariga bör ha särskilda kunskaper om företagets olika verksamheter. Den relevanta sakkunskap som krävs kan skilja sig åt från ett företag till ett annat, eftersom arten av de viktigaste efterlevnadsriskerna som företagen står inför kan skilja sig åt. En nyanställd regelefterlevnadsansvarig kan därför behöva ytterligare specialkunskaper inriktade på företagets specifika affärsmodell även om personen tidigare har varit regelefterlevnadsansvarig vid ett annat företag. Riktlinje för varaktigheten för funktionen för regelefterlevnad (Artikel 22.2 första stycket i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 7

55. Enligt artikel 22.2 första stycket i den delegerade förordningen om Mifid II krävs att företagen ska se till att funktionen för regelefterlevnad verkställer sina uppgifter och sitt ansvar på permanent basis. Företagen bör därför inrätta lämpliga arrangemang för att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarigas ansvar fullgörs även när denne inte är närvarande, och adekvata arrangemang för att säkerställa att ansvaret inom funktionen för regelefterlevnad verkställs fortlöpande. Dessa arrangemang bör vara skriftliga.

56. Företaget bör till exempel genom interna förfaranden och arrangemang avseende ersättare se till att ansvaret inom funktionen för regelefterlevnad fullgörs på ett lämpligt sätt under den regelefterlevnadsansvarigas eventuella frånvaro.

57. Ansvaret och kompetensen liksom befogenheterna inom funktionen för regelefterlevnad bör fastställas i en policy för regelefterlevnad eller i andra allmänna policyer eller interna regler som tar hänsyn till omfattningen och arten av företagets investeringstjänster och investeringsverksamhet. Detta bör omfatta information om övervakningsprogrammet och ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING rapporteringsskyldigheterna inom funktionen för regelefterlevnad samt information om den riskbaserade metod för övervakningsverksamhet som funktionen för regelefterlevnad använder. Relevanta ändringar av de tillämpliga kraven bör återspeglas snabbt genom att dessa policyer/regler anpassas.

58. Funktionen för regelefterlevnad bör utföra sin verksamhet på permanent basis och inte bara under särskilda omständigheter. Detta medför regelbunden övervakning utifrån ett övervakningsschema. Övervakningsverksamheten bör regelbundet omfatta alla nyckelområden inom företagets investeringstjänster och investeringsverksamhet, med beaktande av den efterlevnadsrisk som är förknippad med affärsområdena. Funktionen för regelefterlevnad bör kunna reagera snabbt på oförutsedda händelser och därigenom ändra fokus för sin verksamhet inom en kort tidsram om det behövs. Riktlinje för oberoende inom funktionen för regelefterlevnad (Artikel 22.3 b, d, och e i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 8

59. Företagen bör se till att funktionen för regelefterlevnad innehar en position i sin organisationsstruktur som säkerställer att den regelefterlevnadsansvariga och annan personal som ansvarar för regelefterlevnad agerar på ett oberoende sätt när de utför sina uppgifter.

60. Medan den högsta ledningen ansvarar för att inrätta en lämplig organisation för regelefterlevnad och för övervakningen av hur effektiv den organisation som har genomförts är, bör de uppgifter som verkställs av funktionen för regelefterlevnad utföras oberoende av den högsta ledningen och andra enheter i företaget. Företagets organisation bör särskilt se till att andra affärsenheter inte kan utfärda instruktioner eller på annat sätt påverka personalen som ansvarar för regelefterlevnad och deras verksamhet och en lämplig eskaleringsrutin från funktionen för regelefterlevnad till den högsta ledningen bör genomföras.

61. Om den högsta ledningen avviker från viktiga rekommendationer eller bedömningar som utfärdas av funktionen för regelefterlevnad, bör den regelefterlevnadsansvariga följaktligen dokumentera detta och ange det i rapporterna om regelefterlevnad. Riktlinje för proportionalitet med avseende på effektiviteten inom funktionen för regelefterlevnad (Artikel 22.4 i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 9

62. Företagen bör besluta vilka åtgärder, inklusive organisatoriska åtgärder och nivån av resurser, som är bäst lämpade för att säkerställa att funktionen för regelefterlevnad är effektiv under företagets särskilda omständigheter. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

63. Följande kriterier bör företagen åtminstone beakta när de beslutar om kraven enligt artikel 22.3 d och e i den delegerade förordningen om Mifid II är proportionella och om deras funktion för regelefterlevnad fortsätter att vara effektiv: a) Vilka typer av investeringstjänster, investeringsverksamheter och sidotjänster och andra affärsverksamheter som företaget tillhandahåller (inklusive sådana som inte förknippas med investeringstjänster, investeringsverksamhet och sidotjänster). b) Samspelet mellan företagets investeringstjänster, investeringsverksamheter samt sidotjänster och de andra affärsverksamheter som företaget bedriver. c) Omfattningen och volymen avseende de investeringstjänster, investeringsverksamheter och sidotjänster som genomförs (i absoluta tal och i förhållande till annan affärsverksamhet), företagets balansomslutning och intäkter från provisioner och avgifter samt andra intäkter i samband med tillhandahållande av investeringstjänster, investeringsverksamheter och sidotjänster. d) Vilka typer av finansiella instrument som erbjuds kunderna. e) De typer av kunder som företaget riktar sig till (professionella, icke-professionella och godtagbara motparter). f) Personalstyrka. g) Om företaget ingår i en koncern i den mening som avses i artikel 2.11 i kapitalkravsdirektivet. h) Tjänster som tillhandahålls via ett kommersiellt nätverk, såsom anknutna ombud, eller filialer. i) Företagets gränsöverskridande verksamhet. j) Organisation och sofistikering av it-systemen.

64. Behöriga myndigheter kan också finna dessa kriterier användbara när det gäller att fastställa vilka typer av företag som kan omfattas av proportionalitetsundantaget enligt artikel 22.4 i den delegerade förordningen om Mifid II.

65. Ett företag kan till exempel omfattas av proportionalitetsundantaget om utförandet av de nödvändiga regelefterlevnadsuppgifterna inte kräver en heltidstjänst på grund av arten, omfattningen och komplexiteten avseende företagets verksamhet samt arten och urvalet av de investeringstjänster, den investeringsverksamhet och de sidotjänster som erbjuds.

66. Företagen måste alltid utse en regelefterlevnadsansvarig, men för vissa företag kan det beroende på omständigheterna (till exempel små företag med begränsad och ickekomplex verksamhet och/eller begränsade volymer) vara oproportionerligt att utse en separat regelefterlevnadsansvarig som inte utför några andra uppgifter. Om ett företag använder sig av undantaget (som bör bedömas och motiveras från fall till fall) bör intressekonflikter mellan de uppgifter som de relevanta personerna utför minimeras så mycket som möjligt.

67. Ett företag som inte behöver uppfylla alla de krav som anges i artikel 22.3 i den delegerade förordningen om Mifid II enligt proportionalitetsprincipen kan kombinera den juridiska funktionen och funktionen för regelefterlevnad. Ett företag med mer komplex ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING verksamhet eller ett större företag bör dock undvika en sådan kombination om det skulle kunna undergräva effektiviteten inom funktionen för regelefterlevnad.

68. Om ett företag använder sig av proportionalitetsundantaget bör det registrera hur detta är motiverat, så att den behöriga myndigheten kan bedöma det. Riktlinjer för att kombinera funktionen för regelefterlevnad med andra interna kontrollfunktioner (Artikel 22.3 d i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 10

69. Ett företag bör förordna en organisation där kontrollfunktionerna är ordentligt åtskilda. Det kan vara godtagbart att kombinera funktionen för regelefterlevnad med andra kontrollfunktioner om detta inte äventyrar effektiviteten och oberoendet inom funktionen för regelefterlevnad. Sådana kombinationer bör dokumenteras, inklusive skälen till kombinationen, så att behöriga myndigheter kan bedöma om kombinationen av funktioner är lämplig med hänsyn till omständigheterna. Om en internrevisionsfunktion har upprättats och upprätthålls inom värdepappersföretaget i enlighet med artikel 24 i den delegerade förordningen om Mifid II får dock en sådan funktion inte kombineras med andra kontrollfunktioner såsom funktionen för regelefterlevnad, i enlighet med artikel 24.

70. Personal som ansvarar för regelefterlevnad bör i allmänhet inte delta i den verksamhet de övervakar. En kombination av funktionen för regelefterlevnad med andra kontrollenheter på samma nivå (såsom förebyggande av penningtvätt) kan dock vara godtagbar om detta inte ger upphov till intressekonflikter eller äventyrar effektiviteten inom funktionen för regelefterlevnad.

71. Vid fastställandet av det relevanta antalet anställda som är nödvändiga vid funktionen för regelefterlevnad bör det även vägas in huruvida personal från andra kontrollfunktioner även utför regelefterlevnadsuppgifter.

72. Oavsett om funktionen för regelefterlevnad kombineras med andra kontrollfunktioner eller inte bör funktionen för regelefterlevnad samordna sin verksamhet med den kontrollverksamhet på sekundär nivå som utförs av andra enheter som ansvarar för andra kontrollfunktioner.

73. Om den regelefterlevnadsansvariga inte utses till den enda tjänsteman som avses i artikel 7 i det delegerade direktivet om Mifid II, bör både den tjänsteman som avses i artikel 7 i det delegerade direktivet om Mifid II och den regelefterlevnadsansvariga agera självständigt, och den regelefterlevnadsansvariga bör inte övervaka och/eller utfärda några instruktioner till den enda tjänsteman som avses i artikel 7 i det delegerade direktivet om Mifid II.

74. Om funktionen för regelefterlevnad kombineras med andra kontrollfunktioner enligt vad som anges i punkt 69 eller där den också ansvarar för andra uppgifter (exempelvis ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING bekämpning av penningtvätt), bör företaget se till att det alltid tilldelar tillräckligt med resurser för regelefterlevnad enligt Mifid. Riktlinjer för utkontraktering av funktionen för regelefterlevnad (artiklarna 22 och 31 i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 11

75. Om hela eller delar av funktionen för regelefterlevnad utkontrakteras bör företagen se till att alla krav som gäller för funktionen för regelefterlevnad fortfarande uppfylls.

76. De krav för utkontraktering av kritiska eller viktiga funktioner som anges i artikel 16.5 i Mifid II och artikel 31 i kommissionens delegerade förordning om Mifid II gäller till fullo för utkontraktering av funktionen för regelefterlevnad.

77. Företagen kan bara utkontraktera uppgifter, inte ansvarsområden. Vid utkontraktering förblir därmed företag fullt ansvariga för de uppgifter som utkontrakteras. Enligt vad som anges i artikel 31.2 e i den delegerade förordningen om Mifid II måste med andra ord förmågan att kontrollera utkontrakterade uppgifter och hantera de risker som är förknippade med utkontrakteringen alltid behållas inom det företag som inleder utkontrakteringen.

78. Företaget bör göra en due diligence-bedömning innan man väljer en tjänsteleverantör för att säkerställa att de krav som anges i artiklarna 22 och 31 i den delegerade förordningen om Mifid II uppfylls. Företaget bör se till att tjänsteleverantören har de befogenheter, de resurser och den sakkunskap som krävs samt tillgång till all relevant information som krävs för att kunna utföra de utkontrakterade uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad på ett effektivt sätt. Omfattningen av due diligencebedömningen bör vara beroende av arten, omfattningen, komplexiteten och risken avseende de regelefterlevnadsuppgifter och regelefterlevnadsprocesser som utkontrakteras.

79. Vid delvis eller fullständig utkontraktering bör företagen också se till att funktionen för regelefterlevnad förblir permanent till sin natur, nämligen att tjänsteleverantören fortlöpande och inte bara under särskilda omständigheter ska kunna utföra funktionen.

80. Företagen bör övervaka om tjänsteleverantören utför sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt, vilket innefattar att övervaka kvaliteten och kvantiteten av de tjänster som tillhandahålls. Den högsta ledningen ansvarar för att fortlöpande övervaka och kontrollera de utkontrakterade uppgifterna och bör ha de resurser och den sakkunskap som krävs för att kunna fullgöra detta ansvar. Den högsta ledningen får utse en särskild person som ska övervaka och kontrollera den utkontrakterade funktionen för deras räkning.

81. Utkontraktering av uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad inom en koncern leder inte till en lägre ansvarsnivå för den högsta ledningen för de enskilda företagen inom koncernen. En centraliserad funktion för regelefterlevnad inom koncernen kan dock ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING i vissa fall ge den regelefterlevnadsansvariga bättre tillgång till information, och leda till större effektivitet inom funktionen, särskilt om enheterna delar samma lokaler.

82. I enlighet med proportionalitetsprincipen i artikel 22.4 i den delegerade förordningen om Mifid II, kan utkontrakteringen av uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad vara en lämplig strategi att använda för ett företag som på grund av arten, omfattningen och komplexiteten avseende företagets verksamhet och arten och urvalet av investeringstjänster och investeringsverksamhet inte uppfyller kraven i artikel 22.3 d i den delegerade förordningen om Mifid II (det vill säga att dess personal som ansvarar för regelefterlevnad också deltar i utförandet av de tjänster eller den verksamhet som de övervakar).

83. I samtliga fall bör utkontraktering av funktionen för regelefterlevnad inte i) undergräva dess kvalitet och oberoende, ii) skapa otillbörliga ytterligare operativa risker, iii) försämra intern kontrollerverksamhet eller iv) försämra företagets och den relevanta behöriga myndighetens förmåga att övervaka regelefterlevnaden av de tillämpliga kraven.

84. Utkontraktering av alla uppgifter eller delar av uppgifterna inom funktionen för regelefterlevnad till enheter utanför EU kan potentiellt försvåra tillsynen och övervakningen av funktionen för regelefterlevnad och bör därför bli föremål för en närmare övervakning.

85. Om utkontrakteringsavtalet avseende funktionen för regelefterlevnad avslutas bör företagen säkerställa kontinuiteten inom funktionen för regelefterlevnad, antingen genom överflyttning till företaget eller utkontraktering till en annan leverantör.

3. Behöriga myndigheters granskning av funktionen för regelefterlevnad Riktlinjer för behöriga myndigheters granskning av funktionen för regelefterlevnad (Artikel 7 i Mifid II och artikel 22 i den delegerade förordningen om Mifid II) Riktlinje 12

86. Behöriga myndigheter bör se över hur företagen planerar att uppfylla, genomföra och upprätthålla de tillämpliga kraven inom funktionen för regelefterlevnad. Detta bör gälla i samband med auktorisationsprocessen, liksom, efter en riskbaserad metod, under den fortlöpande tillsynen.

87. I artikel 7 i Mifid II anges att ”[d]en behöriga myndigheten får inte bevilja auktorisation [till ett företag] innan den har förvisat sig om att sökanden uppfyller samtliga krav i de bestämmelser som antagits enligt detta direktiv [Mifid II]”. I enlighet med detta bör den behöriga myndigheten bedöma om ett företags funktion för regelefterlevnad har tilldelats tillräckliga resurser och är organiserad på lämpligt sätt samt om adekvata rapporteringsrutiner har fastställts. Den bör kräva att alla nödvändiga ändringar av funktionen för regelefterlevnad görs som ett villkor för auktorisation. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

88. Som en del av den pågående tillsynsprocessen bör dessutom en behörig myndighet – efter en riskbaserad metod – bedöma om de åtgärder som företaget har vidtagit för funktionen för regelefterlevnad är lämpliga, och om funktionen för regelefterlevnad fullgör sina åtaganden på ett lämpligt sätt. Företagen ansvarar för att avgöra om det krävs ändringar inom funktionen för regelefterlevnad avseende resurser och organisation på grund av förändringar i företagets affärsmodell. De behöriga myndigheterna bör också, som en del av sin fortlöpande tillsyn och efter en riskbaserad metod, bedöma och övervaka (i förekommande fall) om sådana ändringar är nödvändiga och har genomförts. Den behöriga myndigheten bör tillhandahålla en rimlig tidsram för företaget att göra ändringar. Företagens ändringar är dock inte nödvändigtvis föremål för godkännande av de behöriga myndigheterna.

89. Till exempel, enligt vad som nämns i punkt 52 ovan, auktoriserar eller godkänner vissa behöriga myndigheter den nominerade regelefterlevnadsansvariga efter en bedömning av dennes kvalifikationer.

90. Inom ramen för andra regleringsstrategier är företagets högsta ledning ensamt ansvarig för att bedöma den regelefterlevnadsansvarigas kvalifikationer. Vissa medlemsstater kräver att företagen underrättar de behöriga myndigheterna om utnämningen och ersättandet av den regelefterlevnadsansvariga. I vissa jurisdiktioner måste denna underrättelse också åtföljas av en detaljerad motivering om skälen till ersättandet. Detta kan hjälpa behöriga myndigheter att få insikt i eventuella spänningar mellan den regelefterlevnadsansvariga och den högsta ledningen, vilket skulle kunna vara en indikation på brister vad gäller oberoendet inom funktionen för regelefterlevnad.

91. Vissa medlemsstater kräver att den regelefterlevnadsansvariga besvarar ett årligt frågeformulär i syfte att samla in information om företagets regelefterlevnad. Frågeformuläret är ett utvärderingsschema om hur företaget avser bedriva och övervaka sin verksamhet. Detta utvärderingsschema innehåller frågor som rör alla de investeringstjänster som företaget är auktoriserat att utföra. Vissa frågor gäller också övervakning och kontroll av den verksamhet som företaget ska bedriva (t.ex. hur kontrollfunktionerna är organiserade, vem de rapporterar till och om vissa funktioner utkontrakteras, samt ett antal öppna frågor där företaget ska beskriva eventuella relevanta förändringar och eventuell relevant utveckling jämfört med de föregående åren). Svaren skulle kunna valideras av företagets högsta ledning och sedan skickas till den behöriga myndigheten. Detta frågeformulär skulle kunna vara en standardiserad, maskinläsbar rapport för att möjliggöra dataextrahering, införlivande av kvalitativa indikatorer och identifiering av avvikelser på ett resurseffektivt sätt. Frågeformuläret skulle kunna användas av behöriga myndigheter för att övervaka företaget och kräva att företaget antar en handlingsplan för att åtgärda problem liksom för att fastställa prioriteringarna för den behöriga myndighetens tillsyn och för att kalibrera dess riskbaserade metod.

92. Ovanstående praxis skulle kunna vara till hjälp för andra behöriga myndigheter. ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

VI. Jämförelsetabell mellan 2020 års riktlinjer och 2012 års riktlinjer

2020 års riktlinjer 2012 års riktlinjer

Ansvar för funktionen för regelefterlevnad

Bedömning av efterlevnadsrisk Riskbedömning av värdepappersföretagens Riktlinje 1 regelefterlevnad

Allmän riktlinje 1

Övervakningsskyldigheter inom Övervakning av funktionen för regelefterlevnad regelefterlevnadsfunktionens skyldigheter Riktlinje 2

Allmän riktlinje 2

Rapporteringsskyldigheter inom Regelefterlevnadsfunktionens funktionen för regelefterlevnad rapporteringsskyldigheter

Riktlinje 3 Allmän riktlinje 3

Skyldigheter avseende rådgivning och Regelefterlevnadsfunktionens bistånd inom funktionen för rådgivande skyldigheter regelefterlevnad Allmän riktlinje 4

Riktlinje 4

Organisatoriska krav inom funktionen för regelefterlevnad

Effektivitet inom funktionen för Funktionens effektivitet regelefterlevnad Allmän riktlinje 5 Riktlinje 5

Kompetens, kunskap, sakkunskap och befogenhet inom funktionen för regelefterlevnad

Riktlinje 6

Varaktighet för funktionen för Varaktighet för funktionen för regelefterlevnad regelefterlevnad

Riktlinje 7 Allmän riktlinje 6

Oberoende inom funktionen för Regelefterlevnadsfunktionens oberoende regelefterlevnad

Allmän riktlinje 7

Riktlinje 8

ESMA OFFENTLIG ANVÄNDNING

2020 års riktlinjer 2012 års riktlinjer

Proportionalitet med avseende på Undantag effektiviteten inom funktionen för

Allmän riktlinje 8

regelefterlevnad

Riktlinje 9

Kombinera funktionen för Att kombinera funktionen för regelefterlevnad med andra interna regelefterlevnad med andra interna kontrollfunktioner kontrollfunktioner

Riktlinje 10 Allmän riktlinje 9

Utkontraktering av funktionen för Uppdrag till någon annan avseende regelefterlevnad funktionen för regelefterlevnad

Riktlinje 11 Allmän riktlinje 10

Behöriga myndigheters granskning av funktionen för regelefterlevnad

Behöriga myndigheters granskning av De behöriga myndigheternas granskning funktionen för regelefterlevnad av funktionen för regelefterlevnad

Riktlinje 12 Allmän riktlinje 11