Guidelines On periodic information to be submitted to ESMA by Trade Repositories

Riktlinjer

om periodisk information och information om väsentliga ändringar som transaktionsregister ska lämna till Esma

28/09/2021| ESMA74-362-249 SV

3

1. Hänvisningar till lagstiftning, förkortningar och definitioner

Hänvisningar till lagstiftning

Avgiftsförordningen Kommissionens delegerade förordning (EU) 1003/2013 av den 12 juli 2013 om komplettering av Europaparlamentets

(Emir)

och rådets förordning (EU) nr 648/2012 vad gäller de avgifter som Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten tar ut av transaktionsregister

Avgiftsförordningen Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/360 av den 13 december 2018 om komplettering av

(SFTR)

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/2365 vad gäller de avgifter som Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten tar ut av transaktionsregister

Emirförordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 648/2012 av den 4 juli 2012 om OTC-derivat, centrala motparter och transaktionsregister (text av betydelse för EES)

Esmaförordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1095/2010 av den 24 november 2010 om inrättande av en europeisk tillsynsmyndighet (Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten), om ändring av beslut nr 716/2009/EG och om upphävande av kommissionens beslut 2009/77/EG

SFTR Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/2365 av den 25 november 2015 om transparens i transaktioner för värdepappersfinansiering och om återanvändning samt om ändring av förordning (EU) nr 648/2012

Tekniska Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 150/2013 av den 19 december 2012 om komplettering av

tillsynsstandarder för

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 648/2012 om OTC-derivat, centrala motparter och transaktionsregister

registrering (Emir)

med avseende på tekniska standarder för tillsyn som anger vilka uppgifter som ska finnas i en ansökan om registrering som transaktionsregister

Tekniska Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/359 av den 13 december 2018 om komplettering av

tillsynsstandarder för

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/2365 vad gäller tekniska tillsynsstandarder som specificerar de

registrering (SFTR)

uppgifter som ska lämnas i ansökningar om registrering och utvidgning av registrering som transaktionsregister

Tekniska Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 151/2013 av den 19 december 2012 om komplettering av

tillsynsstandarder för

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 648/2012 om OTC-derivat, centrala motparter och transaktionsregister

tillgång till uppgifter

med avseende på tekniska tillsynsstandarder om vilka uppgifter som transaktionsregister ska offentliggöra och göra

(Emir)

tillgängliga, samt operativa standarder för aggregering, jämförelse och tillgång till uppgifterna

Tekniska Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/357 av den 13 december 2018 om komplettering av

tillsynsstandarder för

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/2365 vad gäller tekniska standarder för tillsyn i fråga om tillgång till

tillgång till uppgifter

uppgifter om transaktioner för värdepappersfinansiering

(SFTR)

Ändrade tekniska Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/362 av den 13 december 2018 om ändring av delegerad förordning

tillsynsstandarder för

(EU) nr 150/2013 vad gäller tekniska tillsynsstandarder som anger vilka uppgifter som ska finnas i en ansökan om

registrering (Emir)

registrering som transaktionsregister

Förkortningar

Vd Verkställande direktör

6

Esma Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten

EU Europeiska unionen

It Informationsteknik

Trace System för åtkomst till uppgifter i transaktionsregister via en enda åtkomstpunkt

Begrepp

Aktör i ett En enhet som har ett kontraktsarrangemang som syftar till transaktionsregister rapportering av derivatkontrakt enligt artikel 9 i Emirförordningen eller transaktioner för värdepappersfinansiering enligt artikel 4 i SFTR med minst ett registrerat eller godkänt transaktionsregister. Aktören i transaktionsregistret kan vara en rapporterande enhet, en enhet som är ansvarig för rapporteringen, en rapporterande motpart eller en central motpart som har tillträde till ett transaktionsregister enbart för läsning.

7

Maskinläsbart format

a) Informationen finns i ett elektroniskt format avsett för att direkt och automatiskt läsas av en dator. Det elektroniska formatet bör bygga på fria, icke-skyddade och öppna standarder. Det elektroniska formatet bör inkludera typen av filer eller meddelanden, reglerna för deras identifiering samt namn och datatyp för de fält som de innehåller. b) Informationen lagras i en it-arkitektur som möjliggör automatisk åtkomst. c) Informationen är tillräckligt robust för att säkerställa kontinuitet och regelbundenhet i utförandet av de tjänster som tillhandahålls och säkerställer tillfredsställande åtkomst med avseende på hastighet. d) Informationen är åtkomlig, kan avläsas, användas och kopieras med kostnadsfri och allmänt tillgänglig programvara. Närstående enhet En enhet som direkt eller indirekt kontrollerar eller kontrolleras av ett transaktionsregister eller som står under gemensam kontroll med ett transaktionsregister.

Periodisk information Tillsynsuppgifter som transaktionsregistren lämnar till Esma med fastställda mellanrum.

Snarast möjligt Transaktionsregistren bör lämna tillsynsuppgifterna utan oskäligt dröjsmål.

Särskild information Tillsynsuppgifter som transaktionsregistren lämnar till Esma om redan lämnade uppgifter har ändrats väsentligt.

8

2. Sammanfattning

Skäl för publicering

I dessa riktlinjer fastställs den information som bör lämnas av transaktionsregister för att underlätta för Esma att löpande utöva en konsekvent tillsyn över transaktionsregistren. Det främsta målet med riktlinjerna är därför att effektivisera den periodiska aspekten av denna informationsinsamling och se till att den sker helt i överensstämmelse med Esmas processer för tillsyn och riskbedömning. Riktlinjerna klargör i vilka format och med vilken frekvens Esma förväntar sig att få uppgifter i de olika kategorierna i egenskap av tillsynsmyndighet för transaktionsregister som är registrerade i enlighet med Emirförordningen och/eller SFTR, och klargör därigenom också de skyldigheter som transaktionsregistren har i enlighet med artikel 55.4 i Emirförordningen och artikel 5.4 i SFTR. Esma förväntar sig att tillämpningen av dessa riktlinjer ska ge följande positiva resultat:

a. Minska behovet av att begära denna information vid enstaka tillfällen och se till att inga uppgifter utelämnas. b. Förkorta behandlingstiden för den mottagna informationen. c. Skapa likvärdiga förutsättningar för alla transaktionsregister att lämna information genom att upprätta enhetliga rapportmallar. d. Göra det lättare att förutse vilken information som krävs och effektivisera transaktionsregistrens processer. e. Öka insynen i de transaktionsregister som står under tillsyn. f. Säkerställa att Esma har den fullständiga information som behövs för dess riskbaserade tillsyn. g. Förbättra den interna planeringen av Esmas tillsyn när det gäller granskning av uppgifter och underlätta behandlingen. h. Standardisera de förfaranden som transaktionsregistren redan har infört utifrån bästa praxis. i. Uppnå stordriftsfördelar genom överensstämmelse med relevanta specifikationer för kreditvärderingsinstitut som står under tillsyn av Esma (se Final Report on Guidelines on periodic information to be submitted to ESMA by Credit Rating nd 2 Agencies – 2 edition , ESMA33-9-295). j. Se till att de uppgifter som används för att beräkna tillsynsavgifter är korrekta.

Innehåll

I avsnitt 3 fastställs riktlinjernas räckvidd och i avsnitt 4 klargörs syftet med att upprätta riktlinjer om rapportering av periodisk information och väsentliga ändringar. Avsnitt 5 innehåller specifikationer för de uppgifter som ska rapporteras, rapporteringsvägar, mallar, namngivningskonventioner för filerna, validering av mallarna, rapporteringsintervall och relevanta tidsplaner för rapporteringen. I avsnitt 6 finns detaljerad information om alla uppgifter som krävs i den periodiska rapporteringen. Avsnitt 7 innehåller detaljerad information om all särskild information som ska lämnas samt en mall för anmälan av en avvecklingsplan i händelse av återkallande av registrering.

Vad sker härnäst?

Riktlinjerna kommer att publiceras på Esmas webbplats. De börjar gälla den 30 juni 2021.

10

3. Tillämpningsområde

Mottagare

1. Dessa riktlinjer är tillämpliga på transaktionsregister enligt definitionen i artikel 2.2 i Emirförordningen och artikel 3.1 i SFTR som har registrerats i enlighet med avdelningarna VI och VII i Emirförordningen och kapitel III i SFTR.

Omfattning

2. Dessa riktlinjer gäller med stöd av artikel 55.4 i Emirförordningen och artikel 5.4 i SFTR. De är inte tillämpliga på transaktionsregister i tredjeländer som har godkänts i enlighet med Emirförordningen eller SFTR. Riktlinjerna innehåller alla relevanta mallar och rapporteringskalendrar. I syfte att öka deras genomslag och förbättra integrationen med transaktionsregistrens interna processer kommer Esma också att publicera rapporteringskalendern och Excelversioner av mallarna som separata filer som kan laddas ner från Esmas webbplats.

Ikraftträdande

3. Dessa riktlinjer gäller från och med den 30 juni 2021. Alla uppgifter som ska ingå i den periodiska rapporteringen och som enligt dessa riktlinjer ska lämnas senast den 31 januari varje år bör när det gäller det första året lämnas senast den 30 juni 2021.

4. Syfte

4. Esma har genom avdelningarna VI och VII i Emirförordningen och kapitel III i SFTR ansvaret för registrering och tillsyn av transaktionsregister. 5. I de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir), de ändrade tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR) anges de uppgifter som transaktionsregistren ska lämna för att Esma ska kunna bedöma om de uppfyller kraven för registrering enligt Emirförordningen och SFTR. 6. Enligt artikel 55.4 i Emirförordningen och artikel 5.4 i SFTR ska registrerade transaktionsregister ”alltid uppfylla registreringsvillkoren” och ”utan onödigt dröjsmål underrätta Esma om varje väsentlig ändring i förhållande till registreringsvillkoren”.

7. Syftet med dessa riktlinjer är därför att klargöra i vilka format och med vilken frekvens Esma förväntar sig att få uppgifter i de olika kategorierna i egenskap av tillsynsmyndighet för transaktionsregister som är registrerade i enlighet med Emirförordningen och/eller SFTR, och därigenom också att klargöra de skyldigheter som transaktionsregistren har i enlighet med artikel 55.4 i Emirförordningen och artikel 5.4 i SFTR.

8. Målsättningen är följaktligen att riktlinjerna ska möjliggöra för Esma att utföra en konsekvent, kontinuerlig, effektiv och riskbaserad löpande tillsyn av transaktionsregistren. Närmare bestämt ska de föreslagna riktlinjerna göra den information som transaktionsregistren lämnar mer konsekvent och användbar. I detta syfte innehåller de

11

specifika instruktioner för alla delar av rapporteringen samt standardiserade rapportmallar när detta är möjligt. I förslaget till riktlinjer förtydligas också en del information för att bidra till att göra Esmas tillsynsprocesser ännu mer effektiva och ändamålsenliga.

9. För att effektivisera översättningen av dokument som transaktionsregistren lämnar in på andra språk än engelska klargörs det i riktlinjerna att alla sådana dokument alltid bör ha ett maskinläsbart format, medan dokument på engelska bör lämnas in i maskinläsbart format när detta är möjligt.

10. Esma har en dynamisk inställning till sin riskbedömning av transaktionsregister och beaktar både risker på enhets- och branschnivå. Grunden för dessa bedömningar är den information som Esma har tillgång till. Denna information kan komma från en mängd olika källor. Det kan röra sig om (periodisk) information från enheter som står under tillsyn, information som kommer från nationella behöriga myndigheter eller som inhämtas genom tillsynsverksamhet eller förfrågningar (som regleras i artiklarna 61 och 62 i Emirförordningen, vilka även är tillämpliga på transaktionsregister som är registrerade i enlighet med SFTR genom artikel 9 i SFTR), information från marknadsaktörer och tillsynsmyndigheter i tredjeländer samt marknadsinformation som Esma inhämtar på egen hand.

11. Transaktionsregistren förser för närvarande Esma med vissa uppgifter i form av styrelseprotokoll, rapporter om att fastställda regler efterlevs och statistik om datakvalitet, både regelbundet och i enskilda fall. Avsaknaden av ett enhetligt format och tidsfrister för detta uppgiftslämnande påverkar emellertid tillsynsinformationens fullständighet och jämförbarhet.

12. Vidare har Esma på grundval av den fortlöpande tillsynen skaffat sig tillräcklig kunskap om den frekvens med vilken myndigheten behöver erhålla informationen i fråga från transaktionsregistren, liksom om hur den information som lämnas i dag kan standardiseras med hjälp av särskilda mallar. Därigenom kommer Esma att kunna utöva sin tillsyn av transaktionsregister på ett mer systematiskt sätt.

13. Dessa riktlinjer tar hänsyn till och bygger på den information som krävs i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering. Esma drar också nytta av sina erfarenheter från tillsynen av transaktionsregister i enlighet med Emirförordningen och specificerar i vilka format och med vilken frekvens som periodisk och särskild information ska lämnas av transaktionsregister som är registrerade i enlighet med SFTR.

14. En del information, särskilt företagsspecifik information som till exempel styrelseprotokoll, ska lämnas av både transaktionsregister som är registrerade i enlighet med Emirförordningen och SFTR och behöver inte lämnas två gånger av transaktionsregister som är registrerade i enlighet med båda ordningarna. Det anges tydligt i riktlinjerna när mallar även kan användas av transaktionsregister som är registrerade i enlighet med SFTR.

15. I dessa riktlinjer fastställs den periodiska information som bör lämnas av transaktionsregister för att möjliggöra för Esma att utöva en konsekvent fortlöpande tillsyn över dem. Det främsta målet med riktlinjerna är därför att effektivisera den periodiska aspekten av denna generering och insamling av information och se till att den sker helt i överensstämmelse med Esmas processer för tillsyn och riskbedömning.

12

16. Ett sekundärt mål med riktlinjerna är att öka insynen och fastställa en enhetlig ram för Esmas tillsynskontakter med transaktionsregistren. I det avseendet är förhoppningen att de föreslagna riktlinjerna ska minska Esmas behov av att begära upplysningar från transaktionsregister på bilateral basis, genom att kvaliteten och användbarheten hos den periodiska information som transaktionsregistren lämnar till Esma ökar.

17. Specifikationerna för rapporteringen är indelade i två övergripande kategorier i de föreslagna riktlinjerna: periodiska rapporter och särskilda rapporter. Inom ramen för dessa kategorier grupperas sedan de enskilda uppgifter som ska rapporteras i olika moduler. Detta säkerställer att likartade specifikationer behandlas sida vid sida, vilket ger större tydlighet i fråga om den information som Esma begär.

18. Esma förespråkar ökad användning av gemensamma rapportmallar, så att kvantitativa och kvalitativa uppgifter samlas in i ett standardiserat format. Detta gäller till exempel förteckningen över aktörer i ett transaktionsregister, intäkter och kostnader, it-incidenter, personalstyrka i heltidsekvivalenter, rapporter om databehandling, datakvalitet etc. På så sätt kan Esmas personal och tillsynsverktyg behandla den information som myndigheten behöver på ett effektivt sätt.

19. Riktlinjerna gör det emellertid också möjligt att ändra mallarna. En fil med mallar finns på Esmas webbplats. Transaktionsregistren bör underrättas när ändringar görs i mallar, och bör alltid använda den senaste tillgängliga versionen när de lämnar information till Esma. Rapporter enligt gamla mallar kommer att tillbakavisas.

20. Övervägandena ovan kommer också att säkerställa att efterlevnaden av riktlinjerna blir mer proportionerlig.

5. Specifikationer för rapporteringen

Allmänna aspekter

Guideline 1. Riktlinje. Transaktionsregistren bör följa specifikationerna för innehåll, format, tidsfrist för inlämning och i tillämpliga fall mallar för varje uppgift som ska rapporteras. Transaktionsregistren bör göra detta för varje förordning enligt vilken de är registrerade. Guideline 2. Transaktionsregistren bör lämna in dokument på engelska i maskinläsbart format, om möjligt. Dokument som lämnas in på andra språk än engelska bör ha ett maskinläsbart format som kan översättas automatiskt av Esmas tillsynsverktyg. För att möjliggöra en sådan översättning bör transaktionsregistren lämna in sådana dokument i pdf-format, alternativt i ett olåst maskinläsbart format.

Rapporteringsvägar

Guideline 3. Transaktionsregistren bör lämna den information som anges i dessa riktlinjer till Esma via de kanaler som Esma meddelar i förväg.

13

Namngivningskonvention för filerna

Guideline 4. Transaktionsregistren bör rapportera de uppgifter som ska ingå i rapporterna i enlighet med följande namngivningskonvention: TRAAA_REGU_TY_ST_PD_ITEMXX_YYYYMMDD.zip. När rapportmallar används bör CSV-filer användas för datarelaterade mallar och XLS-filer för andra mallar. När en rapportmall ska användas i en enskild arkivfil bör transaktionsregistren följa samma namngivningskonvention som ovan och använda CSV-filer för dataposter och XLS-filer för andra poster. Andra filer i arkivfiler än de som innehåller mallar kan lämnas in med ursprungliga filnamn och format.

Validering av mallar

Guideline 5. Transaktionsregistren bör fylla i de uppgifter som krävs för validering av mallarna och inte förändra mallarnas format genom att till exempel lägga till eller ta bort fält. Transaktionsregistren bör alltid använda den senaste tillgängliga versionen av mallarna. Om de använder tidigare versioner kommer dessa att tillbakavisas av Esma, varefter transaktionsregistren måste lämna in informationen igen med hjälp av den senaste tillgängliga versionen.

Rapporteringsfrekvens och tidsfrister

Transaktionsregistren bör lämna periodiska rapporter med den frekvens och inom de tidsfrister som gäller för de förordningar enligt vilka de har registrerats, såsom framgår av

14

Guideline 6. Tabell 1: PERIODISK RAPPORTERINGSKALENDER Uppgifterna i rapporterna bör avse den rapporteringsperiod som motsvaras av den angivna rapporteringsfrekvensen. Guideline 7. Transaktionsregistren bör ”så snart som möjligt” rapportera väsentliga ändringar i förhållande till de ursprungliga registreringsvillkoren samt lämna rapporter om de andra händelser som Esma anser vara relevanta för dess tillsyn som anges i Tabell 2: Särskild rapporteringError! Reference source not found. Transaktionsregister som är registrerade i enlighet med både Emirförordningen och SFTR bör följa anvisningarna i

15

Guideline 8. Tabell 1: PERIODISK RAPPORTERINGSKALENDER och Tabell 2: Särskild rapportering för att avgöra om en uppgift bör rapporteras separat eller inte. När det anges att en punkt är tillämplig på Emirförordningen och SFTR separat betyder detta att transaktionsregistret i mallen tydligt bör ange enligt vilken av förordningarna det lämnar den begärda informationen. När en punkt är tillämplig på uppgifter enligt Emirförordningen och SFTR gemensamt betyder detta att uppgifterna förväntas vara identiska enligt båda förordningarna, och således att transaktionsregistret bara behöver lämna dem en gång.

16

TABELL 1: PERIODISK RAPPORTERINGSKALENDER

Periodisk rapportering av transaktionsregister

17

Periodisk rapportering av transaktionsregister

18

Periodisk rapportering av transaktionsregister

Tabell 2: Särskild rapportering

19

20

6. Periodisk rapportering

Modul: Styrning och verksamhet

Punkt 1 – Styrelsehandlingar

Guideline 9. Transaktionsregistren ska skicka följande handlingar avseende styrelsemöten som har ägt rum under perioden till Esma: i) Protokoll från styrelsemöten. ii) Kopior av handlingar som har sänts till styrelsemedlemmarna före styrelsemötena. iii) Andra handlingar som har diskuterats vid mötena. Om protokollen bara finns tillgängliga som utkast som ska godkännas vid kommande styrelsemöte bör utkasten skickas till Esma. Om ett transaktionsregister har inrättat styrelseutskott bör även protokoll och andra handlingar från utskottsmötena skickas.

Punkt 2 – Kalendarium, platser och dagordningar för styrelsemöten

Guideline 10. Om en lista över planerade styrelsemöten under året med platser och dagordningar finns tillgänglig bör transaktionsregistren skicka denna till Esma. Om en ändring görs efter anmälan till Esma bör transaktionsregistret meddela Esma detta och skicka den uppdaterade informationen så snart ändringen har bekräftats.

Punkt 3 – Ägarstruktur

Guideline 11. Transaktionsregistren bör till Esma skicka sina senaste diagram över ägarförhållandena som visar ägandesambanden mellan moderbolaget och dotterbolag eller andra närstående enheter eller filialer, med uppgift om fullständiga namn, rättsliga ställningar och rättslig hemvist. Informationen bör inkludera alla ändringar som har meddelats till Esma under det senaste året efter en väsentlig ändring i förhållande till registreringsvillkoren. Om ingen ändring har gjorts sedan den senaste årliga rapporten bör transaktionsregistret skicka ett intyg om att den tidigare lämnade informationen fortfarande är korrekt.

21

Punkt 4 – Organisationsdiagram

Guideline 12. Transaktionsregistren bör skicka sina interna organisationsdiagram till Esma. Diagrammen bör inkludera ledning-, kontroll-, affärs- och stödfunktioner med tydliga rapporteringsvägar, geografiska lokaliseringar och antal personer eller resurspooler som har tilldelats eller är tillgängliga för respektive funktion. Informationen bör inkludera alla väsentliga ändringar som har meddelats till Esma under det senaste året.

Punkt 5 – Personal och heltidsekvivalenter

Guideline 13. Transaktionsregistren bör tillställa Esma information om det exakta antalet personer som är direkt anställda eller anlitade på enhetsnivå samt uppgift om tillgänglig personal på koncernnivå, till exempel i form av en resurspool, med en uppdelning i heltidsekvivalenter på områdena efterlevnad, it, informationssäkerhet, riskhantering och internrevision i enlighet med mallen.

Punkt 6 – Inventering av verksamhetsanknutna tjänster utförda av transaktionsregistret eller koncernen

Guideline 14. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en förteckning över verksamhetsanknutna tjänster som transaktionsregistret eller företag i samma koncern erbjuder, i enlighet med definitionen av verksamhetsanknutna tjänster i artikel 17 i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och artikel 17 i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR). Förteckningen bör i enlighet med mallen utvisa hur många aktörer i transaktionsregistret som använder dessa tjänster. Förteckningen bör inkludera en beskrivning av de verksamhetsanknutna tjänster som transaktionsregistret eller företaget i dess koncern utför och en beskrivning av eventuella avtal som transaktionsregistret har med företag som erbjuder sådana verksamhetsanknutna tjänster. Kopior av sådana avtal bör bifogas mallen.

Punkt 7 – Inventering av andra tjänster utförda av transaktionsregistret

Guideline 15. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en förteckning i enlighet med mallen över tjänster som transaktionsregistret, som juridisk person, tillhandahåller vid sidan av sin kärnverksamhet och de verksamhetsanknutna tjänster som tillhandahålls i enlighet med den förordning som transaktionsregistret omfattas av, med uppgift om hur många aktörer i transaktionsregistret som använder dessa tjänster.

22

Punkt 8 – Kommersiell användning av uppgifter i transaktionsregistret

Guideline 16. Transaktionsregistret bör tillställa Esma en förteckning i enlighet med mallen över alla fall av kommersiell användning av uppgifter som har rapporterats till transaktionsregistret i enlighet med Emirförordningen eller SFTR under det senaste året.

Punkt 9 – Inventering av entreprenadavtal och förteckning över utkontrakterade tjänster

Guideline 17. Transaktionsregistret bör tillställa Esma en inventering av entreprenadavtal, inklusive servicenivåavtal, i enlighet med mallen. Inventeringen bör innehålla både tjänster som transaktionsregistret har utkontrakterat och tjänster som har utkontrakterats till transaktionsregistret. Informationen bör innehålla detaljerade definitioner av de tjänster som ska tillhandahållas, inbegripet den mätbara omfattningen av tjänsterna, detaljer om verksamheten och villkoren för utförandet av verksamheten samt dess tidsramar, i linje med artikel 16.d i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och artikel 16.d i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR). Inventeringen bör inkludera information från alla relevanta anmälningar som har gjorts under det senaste året.

Punkt 10 – Interna policyer och förfaranden

Guideline 18. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en översikt i enlighet med mallen över alla aktiva interna policyer och förfaranden. Detta gäller bland annat policyer om intressekonflikter, dataskydd, tredjepartsleverantörers tillgång till uppgifter, tillträdesfiltrering, tillämpliga avtalsvillkor mellan transaktionsregistret och rapporterande enheter, rapporteringsvägar och dokumentation samt löner och ersättningar. Transaktionsregistren är skyldiga att informera om ändringar av policyer och förfaranden, förklara skälen och bifoga den reviderade versionen av dokumentet med spårade ändringar.

Punkt 11 – Förteckning över transaktionsregistrets främsta kontaktpersoner

Guideline 19. Transaktionsregistren bör uppdatera förteckningen över kontaktpersoner som Esma bör kommunicera med om vissa frågor. Förteckningen bör vara uppdelad efter ansvarsområden (till exempel kontaktpersoner i fråga om efterlevnad, ledning, Trace, ekonomi etc).

Modul: Finansiell rapportering

Punkt 12 – Redovisning av intäkter och kostnader för transaktionsregistrets tjänster

23

Guideline 20. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en analys av intäkter och kostnader för transaktionsregistrens tjänster, fastställda i enlighet med samma redovisningsprinciper som används vid upprättandet av transaktionsregistrens reviderade årsredovisningar och i tillämpliga fall andra sätt att hantera internredovisningen (till exempel kalkylredovisning).

Punkt 13 – Delårsrapport

Guideline 21. Transaktionsregistren bör tillställa Esma sina delårsrapporter, upprättade i enlighet med samma redovisningsprinciper som används vid upprättandet av transaktionsregistrens reviderade årsredovisningar.

Punkt 14 – Reviderad årsredovisning

Guideline 22. Transaktionsregistren bör tillställa Esma sina reviderade årsredovisningar. Om räkenskapsåret inte överensstämmer med kalenderåret bör transaktionsregistret lämna in en analys av intäkter och kostnader som har godkänts av en oberoende revisor inom tidsfristen.

Punkt 15 – Finansiella resurser

Guideline 23. Transaktionsregistren bör i enlighet med mallen tillställa Esma en bedömning av att det finns tillräckliga finansiella medel för att täcka de operativa kostnaderna under åtminstone sex månader, i enlighet med artikel 21.b i de ändrade tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och/eller artikel 21.b i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR).

Punkt 16 – Bedömningar av prissättningspolicyn

Guideline 24. Transaktionsregistren bör tillställa Esma kopior av de bedömningar avseende avgifter, kostnader och prissättningsstrategi som har gjorts under det senaste året.

24

Modul: Intern kontroll

Punkt 17 – Arbetsplan för regelefterlevnad

Guideline 25. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en kopia av sina arbetsplaner för regelefterlevnad. Om prioriteringarna i fråga om efterlevnad ändras bör en uppdaterad arbetsplan lämna in så snart som möjligt.

Punkt 18 – Efterlevnadsrapporter

Guideline 26. Transaktionsregistren bör tillställa Esma kopior av efterlevnadsrapporter, inklusive eventuella bedömningar av efterlevnaden och testrapporter som rör transaktionsregistrens verksamhet, system, processer och drift som har upprättats av efterlevnadsfunktionen (också på koncernnivå).

Punkt 19 – Internrevisionsplan

Guideline 27. Oberoende av om ett transaktionsregister har inrättat en internrevisionsfunktion eller beställt internrevisioner från en extern part bör det tillhandahålla en kopia på sin årliga arbetsplan för internrevision.

Punkt 20 – Internrevisionsrapporter

Guideline 28. Oberoende av om ett transaktionsregister har inrättat en internrevisionsfunktion eller beställt internrevisioner från en extern part förväntar sig Esma att erhålla en kopia av de internrevisionsrapporter som har upprättats och som rör transaktionsregistrens verksamhet, system, processer och drift.

Punkt 21 – Riskrapporter

Guideline 29. Transaktionsregistren bör lämna in kopior av riskbedömningar som görs av funktionen för riskhantering under rapportperioden och som rör transaktionsregistrens verksamhet, system, processer och drift. Riskrapporterna bör innehålla eller hänvisa till den riskhanteringsram och metod som har använts vid bedömningen.

Punkt 22 – Riskindikatorer

Guideline 30. Transaktionsregistren bör lämna in sina riskindikatorer, som bör inkludera de allvarligaste riskerna som har identifierats för deras riskhanteringsprocesser. Denna punkt är ett komplement till den föregående, och ger en mer detaljerad bild av de risker som har identifierats med vissa kritiska

25

aspekter av transaktionsregistrens funktionssätt. Om transaktionsregistren har separata indikatorer för it-risker och informationssäkerhetsrisker bör de också tillhandahålla dessa.

Punkt 23 – Översikt över efterlevnadskontroll och internrevision

Guideline 31. Transaktionsregistren bör lämna in en översikt i enlighet med mallen över alla resultat av och åtgärder för att följa upp de bedömningar som görs som en del av efterlevnadskontrollen och internrevisionen.

Punkt 24 – Förteckning över potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad

Guideline 32. Transaktionsregistren bör årligen lämna in en förteckning i enlighet med mallen över potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad. Denna punkt rör potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad som omfattas av Emirförordningen eller SFTR, men som enligt dessa riktlinjer inte ska rapporteras till Esma som it- eller informationssäkerhetsincidenter. De fall som ska rapporteras är brott mot de interna förfaranden som har utformats för att uppfylla kraven i respektive förordning, interna klagomål som efterlevnadsfunktionen har tagit emot, potentiella intressekonflikter som har upptäckts, bedrägerier och oegentligheter samt andra situationer som kan leda till bristande efterlevnad av Emirförordningen/SFTR. Transaktionsregistren förväntas fylla i en mall med en förteckning över potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad med uppgifter om a) alla pågående ärenden som har tillkommit under perioden, b) alla pågående ärenden sedan tidigare perioder som inte har avslutats under perioden och c) alla ärenden som har avslutats under perioden.

Modul: Rapportering om it och informationssäkerhet

Punkt 25 – It-strategi

Guideline 33. Transaktionsregistren bör tillställa Esma sina tillämpliga it-strategier, särskilt i fråga om viktiga beslut som rör deras it-system, såsom utläggning på entreprenad, användning av molntjänster etc.

26

Punkt 26 – Projektbok

Guideline 34. Transaktionsregistren bör lämna information om sina it-projekt och hur de fortskrider genom att fylla i mallen. I varje projektbok bör transaktionsregistren rapportera vilka projekt/korrigeringar som har avslutats sedan den förra projektboken lämnade in. Mallen bör innehålla information om pågående och planerade projekt, projekt som har avslutats sedan den föregående projektboken lämnades in, pågående och planerade korrigeringar samt korrigeringar som har genomförts och avslutats sedan den föregående projektboken lämnades in.

Punkt 27 – Tekniksammanfattning

Guideline 35. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en tekniksammanfattning i enlighet med mallen. Sammanfattningarna bör inkludera en förteckning över applikationer som transaktionsregistren använder, operativsystem, databaser etc., samt en beskrivning av hur transaktionsregistren kartlägger sina kärnprocesser. Om ingen ändring har gjorts sedan den senaste årliga rapporten bör transaktionsregistret skicka ett intyg om att den tidigare lämnade informationen fortfarande är korrekt.

Punkt 28 – Testrapporter om kontinuitetsplaner

Guideline 36. Transaktionsregistren bör tillställa Esma uppgifter om de test av kontinuitetsplaner som har gjorts under det senaste året, tillsammans med resultat och uppföljningsåtgärder. Datum för testen, omfattningen samt testmetod/tillvägagångssätt/scenario bör anges som minimum.

Punkterna 29 och 30 – Intyg om test av informationssäkerhet och mått på cybersäkerhet

Guideline 37. Transaktionsregistren bör lämna in ett intyg till Esma om att de har genomfört olika tester av informationssäkerheten tillsammans med den ifyllda mallen.

Modul: Datarapportering

Punkt 31 – Översikt över aktörer i transaktionsregistret

Guideline 38. Transaktionsregistren bör lämna in statistik och uppgifter om aktörerna i transaktionsregistret i enlighet med mallen. De uppgifter som ska rapporteras genom mallen är bland annat den förordning som registret omfattas av, typen av

27

aktör (till exempel finansiell/icke-finansiell och information om verksamhetssektor), land, huruvida aktörerna rapporterar direkt eller indirekt, deras andel etc.

Punkt 32 – Tillsynsmyndigheters tillgång

Guideline 39. Transaktionsregistren bör lämna in en förteckning i enlighet med mallen över tillsynsmyndigheter som har begärt och som har fått tillgång till transaktionsregistren, inklusive via Trace.

Punkt 33 – Datavolym

Guideline 40. Transaktionsregistren bör bland annat lämna in statistik i enlighet med mallen om i) det totala antalet transaktioner och mottagna rapporter från det att rapporteringen i enlighet med respektive förordning startade och ii) antalet derivat och transaktioner för värdepappersfinansiering inom varje jurisdiktion, enheter som medverkar till rapporteringen och datakvalitetskategori (för Emirförordningen).

Punkt 34 – Översikt över status för portabilitetsbegäranden

Guideline 41. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en förteckning över aktörer som har begärt portabilitet under den senaste tolvmånadersperioden, inklusive pågående ärenden om portabilitet från föregående perioder, och lämna alla uppgifter som anges i mallen.

Punkt 35 – Mått på datarapportering och kapacitet

Guideline 42. Transaktionsregistren bör tillställa Esma statistik i enlighet med mallen för datapåfyllning, rapportgenerering (det vill säga till kunder, internt och till tillsynsmyndigheter) systemkapacitet (det vill säga lagring och databehandling).

Punkt 36 – Avstämningsstatistik

Guideline 43. Transaktionsregistren bör tillställa Esma statistik i enlighet med mallen om avstämning av derivat och transaktioner för värdepappersfinansiering.

Modul: Rapportering för beräkning av tillsynsavgifter

Punkt 37 – Uppgifter för beräkning av tillsynsavgifter

Guideline 44. Transaktionsregistren bör tillställa Esma de uppgifter som krävs för att fastställa den tillämpliga omsättning som avses i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1003/2013 och/eller kommissionens delegerade förordning (EU)

28

2019/360 i enlighet med mallen. Dessa uppgifter ska ha granskats av en oberoende revisor.

7. Rapportering av särskilda uppgifter

Anmälan av väsentliga ändringar i förhållande till de ursprungliga registreringsvillkoren och relevant tillsynsinformation

Punkt 38 – Uppgifter om styrelseledamöter

Guideline 45. Transaktionsregistren bör tillhandahålla en fullständig förteckning över styrelseledamöter (i styrelsen, tillsynsrådet och styrelsens utskott) och deras profiler. Så snart ändringar görs bör en ny anmälan lämnas in i en mall tillsammans med de relevanta stöddokument som anges i artikel 9 i de ändrade tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och/eller artikel 9 i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR) som bilagor.

Punkt 39 – Nyckelpersonal

Guideline 46. Transaktionsregistren bör tillhandahålla en fullständig förteckning över sin nyckelpersonal (vd, regelefterlevnadsansvarig, teknisk direktör, operativ chef, riskchef, chef för informationssäkerhet med flera) och deras profiler. Så snart ändringar görs bör en ny anmälan lämnas in i en mall. När det gäller ledande befattningshavare ska de dokument som anges i artikel 9 i de ändrade tekniska tillsynsstandarderna för registrering (Emir) och/eller artikel 9 i de tekniska tillsynsstandarderna för registrering (SFTR) bifogas.

Punkt 40 – Ändring av ägarstrukturen

Guideline 47. Transaktionsregistren bör skicka en anmälan om ändringen som inbegriper information om köp eller försäljning av innehav som motsvarar över 5 procent av deras emitterade aktiekapital eller rösträtter. I enlighet med mallen bör transaktionsregistren bifoga en aktuell förteckning över alla personer eller enheter som direkt eller indirekt innehar minst 5 procent av deras kapital eller rösträtter eller vars innehav gör det möjligt att utöva ett betydande inflytande över deras ledning.

29

Punkt 41 – Lansering av nya tjänster (inklusive verksamhetsanknutna tjänster och andra tjänster)

Guideline 48. Transaktionsregistren bör meddela Esma innan de fattar beslut om att lansera nya tjänster och tillhandahålla information om operativ åtskillnad, prissättning, potentiella intressekonflikter, resurspåverkan med mera enligt mallen.

Punkt 42 – Ändring av avgiftsstrukturen/prissättningspolicyn

Guideline 49. Transaktionsregistren bör tillställa Esma all relevant dokumentation om den nya avgiftsstrukturen/prissättningspolicyn, inklusive befintliga och nya prisavdrag och rabatter samt villkoren för dessa.

Punkt 43 – Etablering av dotterbolag eller filialer, omorganisation eller omstrukturering av transaktionsregistrets verksamhet eller ändring av namn, adress, lagstadgad dokumentation eller rättslig ställning

Guideline 50. I samband med etablering av dotterbolag eller filialer, omorganisation eller omstrukturering av transaktionsregistrets verksamhet eller ändring av namn, adress, lagstadgad dokumentation eller rättslig ställning bör transaktionsregistren tillställa Esma en beskrivning av förändringarna, den nya strukturen, adress och all annan relevant information.

Punkt 44 – Nya tvister/rättsliga förfaranden som väsentligt kan påverka transaktionsregistret

Guideline 51. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en beskrivning av nya tvister (rättsliga eller administrativa förfaranden, medlingsförfaranden eller andra förfaranden) som väsentligt kan påverka dem, särskilt vad gäller skatte- och insolvensärenden, samt en bedömning av de potentiella konsekvenserna för och påverkan på dem.

Punkt 45 – Kopior av mallar för avtal med tillsynsmyndigheter

Guideline 52. Transaktionsregistren bör tillställa Esma kopior av alla slags mallar för avtal/användningsvillkor för tillsynsmyndigheters tillgång till data som rapporteras i enlighet med den förordning enligt vilken transaktionsregistren är registrerade.

Punkt 46 – Kopior av avtalsmallar för aktörer i ett transaktionsregister

Guideline 53. Transaktionsregistren bör tillställa Esma kopior av alla slags mallar för avtal om rapporteringstjänster i enlighet med den förordning enligt vilken transaktionsregistren är registrerade.

30

Punkt 47 – Potentiella och faktiska fall av bristande efterlevnad av den eller de förordningar enligt vilka transaktionsregistret är registrerat, inklusive väsentliga brott mot transaktionsregistrets policyer och rutiner samt upptäckta bedrägerier och oegentligheter

Guideline 54. Transaktionsregistren bör tillställa Esma information om potentiella och faktiska fall som kan resultera eller har resulterat i bristande efterlevnad av den eller de förordningar enligt vilken eller vilka transaktionsregistren är registrerade så snart den bristande efterlevnaden upptäcks. Uppgifterna bör lämnas i mallen och bör avse fall av bristande efterlevnad som omfattas av Emirförordningen eller SFTR, men som enligt dessa riktlinjer inte ska rapporteras till Esma som it- eller informationssäkerhetsincidenter (till exempel brott mot de interna förfaranden som har utformats för att uppfylla kraven i respektive förordning, interna klagomål som efterlevnadsfunktionen har tagit emot, potentiella intressekonflikter som har upptäckts, bedrägerier och oegentligheter samt andra situationer som kan leda till bristande efterlevnad av Emirförordningen eller SFTR. Denna information bör lämnas samtidigt som den periodiska rapporten om bristande efterlevnad.

Punkt 48 – Ändringar av internrevisionens arbetsbeskrivning och metoder

Guideline 55. Transaktionsregistren bör lämna in arbetsbeskrivningar och arbetsmetoder för sin internrevision samt anmäla ändringar av dessa.

Punkt 49 – Kvalitetssäkring av interrevisionen

Guideline 56. Om ett transaktionsregister har fått en oberoende bedömning av internrevisionsfunktionens arbete under perioden bör en kopia av bedömningsrapporten skickas in.

Punkt 50 – Väsentliga ändringar av kontinuitetsplanen eller något av huvuddragen i den

Guideline 57. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en beskrivning av ändringen, skälen till den och konsekvenserna av den, i enlighet med mallen.

Punkt 51 – Väsentliga ändringar eller uppgraderingar av transaktionsregistrets system och infrastruktur

Guideline 58. Transaktionsregistren bör använda mallen för att informera Esma om ändringar i sin infrastruktur för applikationer och system.

Punkt 52 – Anmälan av utkontraktering till datormoln

Guideline 59. Transaktionsregistren bör i god tid informera Esma om planerad utkontraktering av processer och data som rör kritiska eller viktiga funktioner till leverantörer av molntjänster, i enlighet med mallen. Transaktionsregistren bör också i god tid med hjälp av samma mall anmäla de uppdragsavtal om molntjänster som avser en funktion som tidigare klassificerades som icke-kritisk eller icke-viktig

31

och som därefter blev kritisk eller viktig samt andra ändringar av sin användning av molntjänster. Genom denna anmälan uppfylls anmälningskravet i Esmas riktlinjer om molntjänster ,

Punkt 53 – Ändringar av uppdragsavtal

Guideline 60. Så snart väsentliga ändringar görs av uppdragsavtal bör transaktionsregistren tillställa Esma ett meddelande om dessa ändringar, inklusive servicenivåavtal, i enlighet med mallen. Både tjänster som transaktionsregistret har utkontrakterat och tjänster som har utkontrakterats till transaktionsregistret bör anmälas. Informationen bör innehålla detaljerade definitioner av de tjänster som ska tillhandahållas, inbegripet den mätbara omfattningen av tjänsterna, detaljer om verksamheten och villkoren för utförandet av verksamheten samt dess tidsramar. Transaktionsregistren bör bifoga relevanta kopior av handlingar som rör utkontrakteringen.

Punkt 54 – Andra väsentliga ändringar i förhållande till registreringsvillkoren

Guideline 61. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en beskrivning av ändringen.

Övriga rapporter

Punkt 55 – It- och informationssäkerhetsincidenter

Guideline 62. Transaktionsregistren bör tillställa Esma en första incidentrapport inom 24 timmar efter det att incidenten upptäcktes samt en uppföljningsrapport inom en månad. Transaktionsregistren bör använda mallen för dessa rapporter.

Punkt 56 – Anmälan om en portabilitetsbegäran

Guideline 63. Transaktionsregistren bör med hjälp av mallen meddela Esma när de får en begäran om portabilitet från en aktör.

Avvecklingsplan – viktiga dokument som ska tillställas Esma

Punkt 57 – Nedlagd verksamhet

Guideline 64. Transaktionsregistren bör med hjälp av mallen och i enlighet med den tidplan som anges i den tillställa Esma en avvecklingsplan i enlighet med artikel 79.3 i Emirförordningen och artikel 5.2 i SFTR i samband med återkallande av en registrering i enlighet med artikel 71.1 eller artikel 73 d i Emirförordningen och artikel 9.1 eller artikel 10.1 i SFTR. 33