Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2019:1)

Dessa föreskrifter ska tillämpas av fysiska personer som bedriver verksamhet som fastighetsmäklare med fullständig registrering enligt fastighetsmäklarlagen (2011:666).

I dessa föreskrifter används samma definitioner som i 1 kap. 6–10 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fastighetsmäklaren ska i enlighet med 2 kap. 1 och 2 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism göra en allmän riskbedömning av hur de tjänster som tillhandahålls i den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism och hur stor risken är för att detta sker.

Fastighetsmäklaren ska utvärdera den allmänna riskbedömningen regelbundet, minst en gång per år och uppdatera den vid behov. Den allmänna riskbedömningen av verksamheten ska alltid utvärderas när marknaden eller andra relevanta omvärldsfaktorer väsentligt har förändrats. Fastighetsmäklaren ska också utvärdera den allmänna riskbedömningen innan den egna verksamheten inriktas mot nya eller väsentligt förändrade tjänster, produkter eller geografiska områden. Fastighetsmäklaren ska dokumentera datumet för utvärderingen av den allmänna riskbedömningen. Av dokumentationen ska det också framgå när den senast uppdaterades.

Jfr Europaparlamentets och rådets direktiv 2015/849 av den 20 maj 2015 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt och finansiering av terrorism om ändring av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 648/2012 och upphävande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/60/EG och kommissionens direktiv 2006/70/EG.

Bestämmelser om fastighetsmäklarens bedömning av kundens riskprofil finns i 2 kap. 3 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Omständigheter i kundrelationen som kan tyda på att risken för penningtvätt och finansiering av terrorism är låg respektive hög regleras i 2 kap. 4 och 5 §§ samma lag. Fastighetsmäklaren ska följa upp kundens riskprofil under pågående affärsförbindelse och ändra den vid behov.

Bestämmelser om vad fastighetsmäklarens rutiner och riktlinjer ska omfatta finns i 2 kap. 8 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Rutinerna ska utgå från fastighetsmäklarens allmänna riskbedömning av verksamheten.

22

Fastighetsmäklaren ska därutöver ha följande rutiner 1. Rutiner om åtgärder för kundkännedom enligt 9-18 §§ i dessa föreskrifter. 2. Rutiner för bevarande av handlingar och uppgifter enligt 20-21§§ i dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklaren ska utvärdera sina rutiner regelbundet, minst en gång per år och uppdatera dem vid behov. Fastighetsmäklaren ska dokumentera datumet för utvärderingen av rutinerna. Av dokumentationen ska det också framgå när de senast uppdaterades.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska identifiera kunden och kontrollera kundens identitet finns i 3 kap. 7 § första stycket lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Fastighetsmäklaren ska identifiera fysiska personer genom att efterfråga personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress. Om kunden är en fysisk person och är personligen närvarande sker kontroll av identiteten genom tillförlitlig elektronisk legitimation, ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort. Om kunden saknar en sådan identitetshandling ska identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillförlitliga dokument. Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar som har använts för att kontrollera kundens identitet ska dokumenteras genom kopior.

Fastighetsmäklaren ska kontrollera identiteten hos fysiska personer på distans genom kontroll av 1. tillförlitlig elektronisk legitimation eller 2. personens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att därefter a. skicka en bekräftelse till kundens folkbokföringsadress eller motsvarande tillförlitliga adress. Bekräftelsbrevet ska bestyrkas med mottagningsbevis, och b. inhämta en vidimerad kopia av kundens identitetshandling. Om kunden saknar en identitetshandling ska en motsvarande tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas och kontrolleras.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. Kontrollåtgärden enligt första stycket punkt 1 ska dokumenteras genom att bevara en kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen. Kontrollåtgärden enligt första stycket punkt 2 ska dokumenteras genom att bevara en kopia av det dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen samt en kopia av den vidimerade kopian på identitetshandlingen och bekräftelsebrevet.

Om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, ska fastighetsmäklaren kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 9 och 10 §§ i dessa föreskrifter. Vid identitetskontrollen av en företrädare som inte är personligen närvarande ska fastighetsmäklaren följa bestämmelsen om distanskunder i 10 § i dessa föreskrifter. Fastighetsmäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande, eller annan motsvarande behörighetshandling. Fastighetsmäklaren ska dokumentera behörighetskontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska identifiera och kontrollera uppgifterna om den juridiska personen och dess företrädares behörighet finns i 3 kap. 7 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Fastighetsmäklaren ska identifiera juridiska personer genom att inhämta uppgifter om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt företrädare. Identiteten hos den juridiska personens företrädare ska kontrolleras i enlighet med 9 och 10 §§ i dessa föreskrifter. Företrädarens behörighet att företräda den juridiska personen och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på ska säkerställas. Säkerställande ska ske genom att kontrollera företrädarens behörighet mot den juridiska personens registreringsbevis. Ett registreringsbevis får inte vara äldre än en månad vid kontrollen. Om det inte har utfärdats något registreringsbevis för den juridiska personen ska dess identitet kontrolleras genom externa register som innehåller uppgifter om den juridiska personens organisationsnummer, styrelse, firmatecknare eller motsvarande. Om kunden är ett dödsbo ska fastighetsmäklaren inhämta bouppteckningen, där det framgår vilka personer som är dödsbodelägare och därmed har rätt att företräda dödsboet. Om bouppteckningen ännu inte har upprättats ska fastighetsmäklaren vidta andra åtgärder för att utreda vilka dödsbodelägarna är. Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av de granskade handlingarna. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av den juridiska personen och dess företrädare har utförts.

55

Bestämmelser om verklig huvudman finns i 3 kap. 8 och 9 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och 1 kap. 3-7 §§ lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän.

Fastighetsmäklaren ska kontrollera den verkliga huvudmannens identitet med ledning av offentliga register, relevanta och pålitliga uppgifter från kunden eller på något annat tillförlitligt sätt.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av den verkliga huvudmannens identitet har utförts.

När förenklade åtgärder för kundkännedom enligt 3 kap. 15 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism tillämpas ska fastighetsmäklaren kontrollera kundens identitet. Om kunden är en fysisk person ska fastighetsmäklaren inhämta information om personens namn, adress och personnummer eller motsvarande. Uppgifterna ska kontrolleras mot externa register, intyg eller någon annan motsvarande dokumentation.

66

Bestämmelser om åtgärder när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen bedöms som hög finns i 3 kap. 16-17 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fastighetsmäklarens dokumentation av de vidtagna kontrollåtgärderna enligt 9-15 §§ ska bevaras i enlighet med 20 och 21 §§ dessa föreskrifter.

Bestämmelser om fastighetsmäklarens system för uppgiftslämning finns i 4 kap. 7 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Systemet ska vara sökbart och strukturerat. Det kan vara antingen elektroniskt eller manuellt under förutsättning att det är möjligt för fastighetsmäklaren att behandla och lämna uppgifterna på det sätt som Polismyndigheten anvisar.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska bevara handlingar och uppgifter finns i 5 kap. 3 och 4 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett betryggande sätt. De ska vara organiserade antingen i pappersform eller elektroniskt så att de är lättillgängliga och sökbara.

Handlingar och uppgifter ska bevaras i fem år. Handlingarna och uppgifterna får bevaras i upp till tio år om, 1. de kan tyda på penningtvätt, finansiering av terrorism eller att egendom annars härrör från brottslig handling och omständigheterna har rapporterats till Polismyndigheten enligt 4 kap. 3 och 6 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, eller

88