Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2021:3)

Dessa föreskrifter gäller för fysiska och juridiska personer som bedriver verksamhet som fastighetsmäklare eller fastighetsmäklarföretag med särskild registrering för hyresförmedling eller fullständig registrering enligt fastighetsmäklarlagen (2021:516).

Därutöver används följande definitioner:

Fastighetsmäklare: Fastighetsmäklare med fullständig registrering och fastighetsmäklare med särskild registrering för hyresförmedling enligt fastighetsmäklarlagen (2021:516). En fysisk person som utför verksamhet som omfattas av dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklarföretag: en juridisk person i vilken fastighetsmäklaren bedriver sin förmedlingsverksamhet.

I dessa föreskrifter används samma definitioner som i 1 kap. 6–10 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Bestämmelser om ansvarsfördelningen mellan fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget framgår av 2 kap. 16 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Om fastighetsmäklaren bedriver sin verksamhet som anställd hos ett fastighetsmäklarföretag så är det fastighetsmäklarföretaget som har ansvaret att göra en allmän riskbedömning av verksamheten samt ha rutiner och riktlinjer enligt 4, 5, 8, 9 och 11 §§ dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska i enlighet med 2 kap. 1 och 2 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism göra en allmän riskbedömning av hur de tjänster som tillhandahålls i den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism och hur stor risken är för att detta sker.

Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska utvärdera den allmänna riskbedömningen regelbundet, minst en gång per år och uppdatera den vid behov.

Den allmänna riskbedömningen av verksamheten ska alltid utvärderas när marknaden eller andra relevanta omvärldsfaktorer väsentligt har förändrats. Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska också utvärdera den allmänna riskbedömningen innan den egna verksamheten inriktas mot nya eller väsentligt förändrade tjänster, produkter eller geografiska områden. Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska dokumentera datumet för utvärderingen och den eventuella uppdateringen av den allmänna riskbedömningen.

Bestämmelser om fastighetsmäklarens bedömning av kundens riskprofil finns i 2 kap. 3 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Omständigheter i kundrelationen som kan tyda på att risken för penningtvätt och finansiering av terrorism är låg respektive hög regleras i 2 kap. 4 och 5 §§ samma lag.

Fastighetsmäklaren ska följa upp kundens riskprofil under pågående affärsförbindelse och ändra den vid behov.

Riskbedömningen i varje kundrelation enligt 6 § i dessa föreskrifter och grunderna för bedömningen ska dokumenteras.

Bestämmelser om vad fastighetsmäklarens och fastighetsmäklarföretagets rutiner och riktlinjer ska omfatta finns i 2 kap. 8 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Rutinerna ska utgå från fastighetsmäklarens och fastighetsmäklarföretagets allmänna riskbedömning av verksamheten.

Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska därutöver ha följande rutiner

1. Rutiner om åtgärder för kundkännedom enligt 16-22 §§ i dessa föreskrifter.

2. Rutiner för bevarande av handlingar och uppgifter enligt 25-27 §§ i dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklarföretaget ska utöver vad som anges i 8 och 9 §§ dessa föreskrifter, även ha rutiner och riktlinjer avseende

1. lämplighetsprövningen av anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten enligt 12 § dessa föreskrifter, och

2. skydd för anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten från hot, hämnd eller andra fientliga åtgärder enligt 15 § dessa föreskrifter.

3. funktioner för intern kontroll enligt 28-29 §§ dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska utvärdera sina rutiner regelbundet, minst en gång per år och uppdatera dem vid behov.

Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska dokumentera datumet för utvärderingen och den eventuella uppdateringen av rutinerna.

Bestämmelser om fastighetsmäklarföretagets rutiner för lämplighetsprövning av anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten finns i 2 kap. 13 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fastighetsmäklarföretagets rutiner och riktlinjer ska säkerställa att kontrollen av lämpligheten är proportionerlig i förhållande till personens arbetsuppgifter och funktion samt den allmänna riskbedömningen av verksamheten.

Bestämmelser om fastighetsmäklarföretagets utbildning av och information till anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten finns i 2 kap. 14 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Utbildningen och informationen ska utformas utifrån de risker som fastighetsmäklarföretaget har identifierat i verksamheten. När den allmänna riskbedömningen uppdateras eller på annat sätt ändras ska utbildningen justeras på lämpligt sätt. Utbildningens innehåll och frekvens ska också anpassas utifrån personens arbetsuppgifter och funktion i frågor som rör penningtvätt och finansiering av terrorism.

Personen ska utöver det som anges i första och andra stycket informeras om trender, mönster och tillvägagångssätt samt annan information som är relevant för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.

Den utbildning som har genomförts ska dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå utbildningens innehåll, namnen på deltagarna samt datumet för utbildningen.

Bestämmelser om fastighetsmäklarföretagets rutiner och åtgärder för att skydda anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten mot hot, hämnd eller andra fientliga åtgärder finns i 2 kap. 15 § första stycket lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fastighetsmäklarföretaget ska regelbundet identifiera, granska och analysera vilka hot, hämnd eller andra fientliga åtgärder som kan uppkomma mot personer som deltar i verksamheten. Slutsatserna ska användas till att uppdatera de rutiner som ska finnas för fysiskt skydd och förbud mot repressalier. Omfattningen av rutinerna ska utgå från innehållet i fastighetsmäklarföretagets allmänna riskbedömning, hotbild, verksamhetens art och liknande omständigheter.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska identifiera kunden och kontrollera kundens identitet finns i 3 kap. 7 § första stycket lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fastighetsmäklaren ska identifiera fysiska personer genom att efterfråga personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress.

Om kunden är en fysisk person och är personligen närvarande sker kontroll av identiteten genom tillförlitlig elektronisk legitimation, ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort.

Om kunden saknar en sådan identitetshandling ska identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillförlitliga dokument.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar som har använts för att kontrollera kundens identitet ska dokumenteras genom kopior.

Vid en identitetskontroll av en kund på distans ska fastighetsmäklaren utöver åtgärderna enligt 16, 18-22 §§ i dessa föreskrifter kontrollera identiteten hos fysiska personer på distans genom kontroll av

1. tillförlitlig elektronisk legitimation eller

2. personens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att inhämta en vidimerad kopia av kundens identitetshandling. Om kunden saknar en identitetshandling ska en motsvarande tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas och kontrolleras.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna enligt första stycket. Kontrollåtgärden enligt första stycket 1 ska dokumenteras genom att bevara en kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen. Kontrollåtgärden enligt första stycket 2 ska dokumenteras genom att bevara en kopia av det dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen samt en kopia av den vidimerade kopian på identitetshandlingen.

Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs.

Om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, ska fastighetsmäklaren kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 16 och 17 §§ i dessa föreskrifter.

Vid identitetskontrollen av en företrädare som inte är personligen närvarande ska fastighetsmäklaren följa bestämmelsen om distanskunder i 17 § i dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande, eller annan motsvarande behörighetshandling. Fastighetsmäklaren ska dokumentera behörighetskontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska identifiera och kontrollera uppgifterna om den juridiska personen och dess företrädares behörighet finns i 3 kap. 7 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Fastighetsmäklaren ska identifiera juridiska personer genom att inhämta uppgifter om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt företrädare.

Identiteten hos den juridiska personens företrädare ska kontrolleras i enlighet med 16 och 17 §§ i dessa föreskrifter. Företrädarens behörighet att företräda den juridiska personen och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på ska säkerställas. Säkerställande ska ske genom att kontrollera företrädarens behörighet mot den juridiska personens registreringsbevis. Ett registreringsbevis får inte vara äldre än en månad vid kontrollen. Om det inte har utfärdats något registreringsbevis för den juridiska personen ska dess identitet kontrolleras genom externa register eller genom kontroll av andra tillförlitliga handlingar eller uppgifter som innehåller uppgifter om den juridiska personens organisationsnummer, styrelse, firmatecknare eller motsvarande.

Om kunden är ett dödsbo ska fastighetsmäklaren inhämta bouppteckningen, där det framgår vilka personer som är dödsbodelägare och därmed har rätt att företräda dödsboet. Om bouppteckningen ännu inte har upprättats ska fastighetsmäklaren vidta andra åtgärder för att utreda vilka dödsbodelägarna är.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av de granskade handlingarna. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av den juridiska personen och dess företrädare har utförts.

Bestämmelser om verklig huvudman finns i 3 kap. 8 och 9 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och 1 kap. 3-7 §§ lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän.

Fastighetsmäklaren ska kontrollera den verkliga huvudmannens identitet genom kontroll av identitetshandling, med ledning av offentliga register, intyg eller på något annat tillförlitligt sätt i enlighet med 16 och 17 §§ dessa föreskrifter.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av den verkliga huvudmannens identitet har utförts.

När förenklade åtgärder för kundkännedom enligt 3 kap. 15 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism tillämpas ska fastighetsmäklaren kontrollera kundens identitet.

Om kunden är en fysisk person ska fastighetsmäklaren inhämta information om personens namn, adress och personnummer eller motsvarande. Uppgifterna ska kontrolleras mot externa register, intyg eller någon annan motsvarande dokumentation.

Om kunden är en juridisk person ska fastighetsmäklaren inhämta information om den juridiska personens organisationsnummer eller motsvarande. Uppgifterna ska kontrolleras mot den juridiska personens registreringsbevis, externa register eller någon annan motsvarande dokumentation.

Om kunden är en juridisk person som företräds av någon ska fastighetsmäklaren förutom att inhämta information om företrädarens namn, adress och personnummer eller motsvarande säkerställa företrädarens behörighet att företräda den juridiska personen och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på. Säkerställande av företrädarens behörighet att företräda den juridiska personen ska ske genom att kontrollera företrädarens identitet mot den juridiska personens registreringsbevis, externa register eller motsvarande.

Bestämmelser om åtgärder när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen bedöms som hög finns i 3 kap. 16-17 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Bestämmelser om fastighetsmäklarens system för uppgiftslämning finns i 4 kap. 6 och 7 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Systemet ska vara sökbart och strukturerat. Det kan vara antingen elektroniskt eller manuellt under förutsättning att det är möjligt för fastighetsmäklaren att behandla och lämna uppgifterna på det sätt som Polismyndigheten eller Säkerhetspolisen anvisar.

Bestämmelser om hur fastighetsmäklaren ska bevara handlingar och uppgifter finns i 5 kap. 3 och 4 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett betryggande sätt. De ska vara organiserade antingen i pappersform eller elektroniskt så att de är lättillgängliga och sökbara.

Handlingar och uppgifter ska bevaras i fem år. Handlingarna och uppgifterna ska dock bevaras i upp till tio år om,

1. omständigheterna har rapporterats till Polismyndigheten eller Säkerhetspolisen enligt 4 kap. 3 och 6 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, och

2. Polismyndigheten eller annan behörig myndighet har uppmärksammat fastighetsmäklaren om att handlingarna och uppgifterna behöver bevaras under en längre tidsperiod.

Bestämmelser om fastighetsmäklarföretagets rutiner och riktlinjer samt funktioner för intern kontroll finns i 6 kap. 1 och 2 §§ lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Av 6 kap. 2 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism framgår det att fastighetsmäklarföretaget ska utse funktioner för intern kontroll när det är motiverat med hänsyn till verksamhetens storlek och art. Vid bedömningen av vad som avses med verksamhetens storlek och art ska fastighetsmäklarföretaget bland annat ta hänsyn till

1. verksamhetens omsättning,

2. antalet anställda,

3. antalet verksamhetsställen,

4. den verksamhet som bedrivs,

5. de produkter och tjänster som erbjuds,

6. verksamhetens komplexitet, och

7. fastighetsmäklarföretagets allmänna riskbedömning. Av fastighetsmäklarföretagets rutiner och riktlinjer för intern kontroll ska det framgå när funktioner enligt 6 kap. 2 § lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism har utsetts. Det ska också framgå av rutinerna och riktlinjerna vem som innehar respektive funktion.