om uppskjuten tidpunkt för gallring av socialnämndernas personakter och personregister

Regeringens proposition

ÅR

EI Ed

1987/88:76

ry

om uppskjuten tidpunkt för gallring äv social-.

nämndernas personakter och personregister

Regeringen föreslår riksdagen att anta det förslag som har tagits upp i bifogade utdrag ur regeringsprotokollet den 14 januari 1988. På regeringens vägnar

Kjell-Olof Feldt

G. Sigurdsen

Propositionens huvudsakliga innehåll

I avvaktan på ett ställningstagande i frågan om behövliga undantag från föreskrifterna om gallringsplikt i socialtjänstlagen (1980:620) föreslås att uppgifter i socialnämndernas personakter och personregister, som enligt nuvarande bestämmelser skall gallras tidigast den 1 juli 1988, inte skall gallras förrän tidigast den 1 juli 1990.

Lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620)

Härigenom föreskrivs att punkt 3 övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen (1980:620) skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

3.! Bestämmelserna i 60 § om 3. Bestämmelserna i 60 § om gallring tillämpas tidigast den I juli gallring tillämpas tidigast den I juli 1988 i fråga om uppgifter och andra 1990 i fråga om uppgifter och andra anteckningar som avser tiden före anteckningar som avser tiden före den I juli 1983. den I juli 1985.

Denna lag träder i kraft den 1 juli 1988.

! Scnaste lydelse 1986:1393.

'

Socialdepartementet

Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 14 januari 1988 Närvarande: statsrådet Feldt. ordförande, och statsråden Sigurdsen, Gustafsson, Leijon, Hjelm-Wallén, S. Andersson, Bodström, Göransson, Gradin, Dahl, R. Carlsson, Holmberg, Hellström, Johansson, Hulterström., Lindqvist, G. Andersson, Lönnqvist, Thalén Föredragande: statsrådet Sigurdsen

Proposition om uppskjuten tidpunkt för gallring av socialnämndernas personakter och person-

register

Bakgrund

160 § socialtjänstlagen (1980:620) finns bestämmelser om gallringsplikt beträffande socialnämndernas personakter och personregister. Gallringsplikten beträffande personakterna innebär att anteckningar och andra uppgifter t dessa skall gallras ut sedan fem år har förflutit från den sista kontakten med socialtjänsten. Datum för sista anteckning i akten bildar utgångspunkt för att beräkna gallringsfristen. I sådana fall då ansvaret för socialtjänsten har övergått till en annan socialnämnd skall gallringsfristen beräknas från den tidpunkt då klientens kontakt med den senaste nämnden upphörde. Vad gäller uppgifter i personregistren skall gallringsfristen beräknas från den tidpunkt då de förhållanden som uppgiften avser upphörde.

I den proposition som låg till grund för socialtjänstlagen (prop. 1979/80:1 s. 448 f.) angavs syftet med gallringsbestämmelserna vara att det från allmänna integritetssynpunkter i princip framstod som olämpligt att ömtåliga personliga uppgifter om enskilda människor skulle sparas för längre tid än de behövdes för det ändamål för vilket de hade samlats in. Vidare angavs att det vid sidan av dessa integritetsskäl också måste beaktas att det av arkivekonomiska skäl förr eller senare måste bli nödvändigt att i någon form gallra socialnämndernas personregister. I propositionen förutskickades att det kunde bli aktuellt med undantag från gallringsplikten. dels för att tillgodose forskningens behov av material, dels för att säkerställa det nödvändiga underlaget för bedömningen av allvarligare ärenden inom barn- och ungdomsvården. I propositionen aviserades också att en särskild utredning skulle få i uppdrag att framlägga förslag om eventuella undantag från gallringsplikten. ' Enligt propositionen skulle socialtjänstlagen träda i kraft den 1 januari 1981. För mäterial som tillkom efter lagens ikraftträdande skulle det säledes bli aktuellt med gallring fem år efter ikraftträdandet, dvs. först under år 1986. Till dess fanns det enligt föredragande departementschefen gott om tid att avgöra vilka undantag som måste göras från den generella gallringsplikten. Beträffande material som tillkommit före socialtjänstlagens ikraftträdande uttalades i propositionen att en gallring av det äldre materialet själv-

fallet inte borde göras innan nödvändiga undantagsföreskrifter hade medde- . lats. I propositionen föreslogs därför en särskild övergångsbestämmelse till den nya lagstiftningen med innebörd att gallringsbestämmelserna beträffande material som hänförde sig till tiden före lagens ikraftträdande skulle ” tillämpas tidigast den 1 januari 1986. :

Socialutskottet uttalade vid sin bvehandling av frågan om gallring (SoU 1979/80:44 s. 94 f.) bl.a. att det i vissa fall, såsom framhållits i propositionen, kunde finnas ett intresse för socialnämnden att bevara uppgifter under en längre tid än fem år och att detta framför allt torde gälla uppgifter om allvarliga missförhållanden rörande underåriga och deras vårdare. Utskottet betonade också nödvändigheten av att dessa frågor noga belystes innan någon gallring påbörjades och att frågan om vilka begränsningar som borde göras i den generella gallringsplikten dessförinnan måste vara klarlagd. Utskottet uttalade vidare att frågor om undantag från gallringsplikten för att tillgodose forskningen måste vara lösta innan gallring påbörjades. Utskottet förutsatte att tidpunkten för gallring skulle uppskjutas för den händelse utredningen om undantag från gallringen visade sig dra ut på tiden.

Tidpunkten för socialtjänstlagens ikraftträdande föreslogs av socialutskottet ändrad till den 1 januari 1982. I konsekvens härmed föreslogs tidsfristen i övergångsbestämmelserna ändrad i motsvarande mån. Riksdagen ställde sig bakom utskottets uttalanden och förslag (rskr. 1979/80:385).

I juli 1980 tillkallades en särskild utredare för att undersöka behovet av undantag från föreslagna regler om gallring av socialtjänstens persönregister. Utredningen antog namnet socialdatautredningen (S 80:04). Utredningen överlämnade i april 1986 betänkandet (Ds S 1986:5) Gallra och bevara. Betänkandet remissbehandlades under hösten 1986.

Eftersom en proposition med anledning av socialdatautredningens betän- - kande beräknades kunna föreläggas riksdagen tidigast under hösten 1987 beslöt riksdagen, efter förslag av regeringen, att skjuta upp tidpunkten för när socialnämndernas personakter och personregister tidigast skulle gallras till den 1 juli 1988 (prop. 1986/87:43, SoU 11, rskr. 84). |

Utredningen angående intensivdataområden och individbaserade urvalsserier inom arkivväsendet (U 1986:02) överlämnade i augusti 1987 till stätsrådet Göransson sitt slutbetänkande (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö. I betänkandet behandlas frågor om principer för långtidsbevarande av personakter bl.a. inom socialtjänsten. Betänkandet remissbehandlas för närvarande.

Arkivutredningen (U 1985:07) ser för närvarande över hela den offentliga arkivverksamheten, bl.a. de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gallring. Utredningen avser att överlämna betänkande i mars 1988.

sonakter och personregister

Mitt förslag: Uppgifter i socialnämndernas personakter och personre-

gister får gallras tidigast den 1 juli 1990.

Skälen för mitt förslag: Socialdatautredningen föreslår i sitt betänkande Gallra och bevara vissa undantag från huvudregeln att uppgifter skall gallras fem år från en sista anteckning eller från den tidpunkt då förhållanden som en uppgift avser har upphört. Med hänsyn till forskningsbehov föreslår utredningen att allt material skall sparas avseende dem som är födda den 5, 15 och 25 varje månad. Dessutom föreslås att allt material sparas i en kommun, som då får utgöra ett s.k. typarkiv. Vidare föreslås att det material som sparas skall överlämnas till landsarkiven.

I betänkandet Arkiv för individ och miljö finns däremot andra förslag om principer för bevarande av arkivmaterial för forskningsändamål samt om individurval av olika arkivmassor. De kommunala arkiven föreslås också få en vidgad funktion så att de personakter och personregister som skall bevaras även fortsättningsvis arkiveras av kommunen.

Förslagen i betänkandet Arkiv för individ och miljö behandlar således även frågor om principer för långtidsbevarande av personakter inom socialtjänsten. Även arkivutredningens kommande förslag kan beröra frågor om urvalsprinciper och gallringsregler inom socialtjänsten. Jag anser, i överensstämmelse med vad socialutskottet betonade vid sin behandling av socialtjänstpropositionen, att det är nödvändigt att frågan om vilka begränsningar som bör göras i den generella gallringsplikten mäste vara klarlagd innan någon gallring påbörjas. Beredningen av förslagen i socialdatautredningens betänkande bör därför tidsmässigt samordnas med beredningen av förslagen i betänkandet Arkiv för individ och miljö samt arkivutredningens kommande förslag.

Med nuvarande bestämmelser skall gallring i vissa fall börja ske den I juli 1988. En proposition om gallring av socialnämndernas personakter och personregister beräknas kunna föreläggas riksdagen tidigast under riksmötet 1988/89. Med anledning av detta och med hänvisning till vad jag har anfört i det föregående anser jag att tidpunkten då gallring tidigast skall ske bör senareläggas. Den nya tidpunkten bör lämpligen bestämmas till den 1 juli 1990. Mitt förslag föranleder en ändring i punkt 3 övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen föreslår riksdagen att anta ett inom socialdepartementet upprättat förslag till lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620).

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och beslutar att genom proposition föreslå riksdagen att anta det förslag som föredraganden har lagt fram.