Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet

Inledning

Enligt 2 kap. 3 $ tryckfrihetsförordningen är handling allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Universitet och högskolor som drivs i myndighetsform är därmed också underkastade reglerna om allmänna handlingars offentlighet. Även handlingar som tillkommit i forskningsverksamhet utgör således allmänna handlingar, om forskningen bedrivs i tjänsten och handlingarna enligt 2 kap. 6 eller 7 $ tryckfrihetsförordningen är att anse som inkomna eller upprättade. Denna författning innehåller allmänna regler om gallring och bevarande av handlingar inkomna eller upprättade i samband med forskning, oberoende av vid vilken myndighet denna bedrivs, och oberoende av på vilka media handlingarna upprättats.

Tillämpning

18 Följande föreskrifter gäller för — statliga myndigheter som lyder under regeringen, — sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt gäller organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, samt, i tillämpliga delar — sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 8 $ andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen.

I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

RA-EFS 1999:1 Definitioner

28 I denna författning avses med forskningsverksamhet grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs såväl vid universitet och högskolor enligt 1 kap. 2$ 2p. högskolelagen (1992:1434) som vid särskilda forskningsinstitut och i verksamhetsorienterad forskning vid andra statliga myndigheter enligt instruktion eller särskilt uppdrag, forskningsprojekt en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer.

Omfattning

38 Föreskrifterna gäller om det inte finns andra regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning, eller i föreskrift eller beslut som grundar sig på lag.

48 Föreskrifterna gäller för handlingar inkomna eller upprättade i myndigheters forskningsverksamhet.

Gallring

5$ Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats i myndighetens forskningsverksamhet om förutsättningarna enligt 6-8 $$ är uppfyllda. Gallring skall ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställs av myndigheten.

Gallringsförutsättningar

68 Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt.

Allmänna råd. Från gallring bör även undantas handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång. Exempel på sådana handlingar ges i bilaga 1 A. Om det inte går att avgränsa enskilda forskningsprojekt, t.ex. i kontinuerligt bedriven grundforskning, kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

78 Utöver vad som anges i 6 $ skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse.

Allmänna råd. Exempel på sådana handlingar ges i bilaga 1 B.

8$ Myndigheten skall besluta om tillämpningen av gallringsföreskriften i 5$. Vid fastställande av frist eller tidpunkt för gallring skall beaktas att handlingarna inte gallras innan

—- forskningsresultat av resp. projekt har redovisats och publicerats eller på annat sätt offentliggjorts, - rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat, och —- ekonomisk redovisning har skett.

Ingen gallring får verkställas förrän myndigheten prövat om handlingar skall undantas från gallring enligt 7 $.

Allmänna råd. Myndighetens beslut bör utformas som gallrings- och bevarandeplaner för olika ämnesområden. Sådana planer bör innehålla uppgifter om gallringsfrist eller gallringstidpunkt för olika handlingsslag. Gallring kan även beslutas av myndigheten efter prövning i varje enskilt fall. Vid beslut om gallringsfrist bör tidpunkter för återkommande interna eller externa utvärderingar uppmärksammas. Även externa anslagsgivare kan ha uppställt villkor för hur länge visst material skall bevaras. Om ett forskningsprojekt avstannat utan att resultat publicerats kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

Denna författning träder i kraft den 1 januari 2000.

ERIK NORBERG

Ian Fallenius

Bilaga I A

Exempel på sådana handlingar som avses i 6 $:

ansökan och beslut om beviljade medel protokoll eller motsv. anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten beslut eller utlåtande av etisk kommitté eller av myndighet eller annat organ som enligt lag eller praxis har att meddela tillstånd för visst försök laboratorie- eller annan projektdagbok slutrapport andra rapporter och papers ekonomisk slutredovisning viktigare korrespondens

Bilaga I B

Exempel på sådana handlingar som avses i 7 $:

handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning

Elanders Gotab, Stockholm 1998