Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om RA-FS 200021 gallring av vissa handlingar som inkommit eller Utkom från mycket

Inledning

Dessa föreskrifter och allmänna råd möjliggör gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats som ett led i EU-samarbetet. Gallringsreglerna i 4$ bygger på förutsättningen att den myndighet som är representerad av ordinarie ledamot i en kommitté eller arbetsgrupp under rådet eller kommissionen bevarar handlingarna. Det bör även påpekas att ett omfattande bevarande av EU-handlingar sker inom Regeringskansliet. Författningen har därför utarbetats efter överenskommelse med Regeringskansliet. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall gallras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6). För att underlätta myndigheternas tillämpning av reglerna har en särskild bestämmelse om gallring av sådana handlingar medtagits i denna författning.

Tillämpning

1$ Följande föreskrifter gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringskansliet och utrikesrepresentationen.

2$ Föreskrifterna gäller för vissa handlingar som inkommit eller upprättats som ett led i EU-samarbetet. Författningen får tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats efter Sveriges inträde i den europeiska unionen, det vill säga från och med den 1 januari 1995.

3$ Myndigheten skall besluta och dokumentera hur föreskrifterna i 5 $ skall tillämpas.

Gallring

4$ Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats med anledning av att myndigheten deltagit som ställföreträdare eller bisittare i kommittéer eller arbetsgrupper under rådet eller kommissionen, efter en frist av 5 år. Gallring får ske endast under förutsättning att följande handlingar bevaras:

arkivexemplar av underlag som sänts till Regeringskansliet från myndigheten - inkomna eller upprättade instruktioner eller ståndpunkts-PM —- rapporter upprättade av myndigheten - sammanställningar upprättade av myndigheten.

5$ Myndigheten får gallra handlingar som inkommit för kännedom från ett EU-organ under förutsättning att dessa inte har föranlett någon åtgärd från myndighetens sida eller att handlingarna inte utgjort underlag för myndighetens ställningstagande i kommitté eller arbetsgrupp under rådet eller kommissionen där myndigheten är representerad av ordinarie ledamot. Myndigheten skall även i övrigt gallra handlingar som är av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse.

Allmänna råd Exempel på handlingar av tillfällig eller ringa betydelse är — dagordningar/kallelser från möten under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift — handlings- eller språkversioner som till sitt innehåll förändrats så ringa att det saknar betydelse — underlag för statistik under förutsättning att sammanställning eller bearbetning har gjorts och att underlaget i övrigt inte har någon funktion.

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2000.

ERIK NORBERG

Anita Tallbom

Elanders Gotab, Stockholm 2000