Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Ändrar
Bemyndigande
beslutade den 26 augusti 2024. Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 § arkivförordningen (1991:446) ifråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet, att bilagan till föreskrifterna ska ha följande lydelse. Dessa föreskrifter träder i kraft den 23 september 2024. KARIN ÅSTRÖM IKO Manda Gabrielsson
Bilaga
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring
Sammanställningar 1. Gallras när de inte över beräkningar av längre behövs för retroaktiva löner. verksamheten under förutsättning att upp gifterna framgår av löne sam man ställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt. Verifikationer rörande 1. Gallras 7 år efter det Avser verifikationer friskvårds-, läkar- att ersättningen be tala- som lämnas in av den
| vårds- eller läke me- des ut. dels er sätt ningar. 2. Verifikationer får gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. | anställde för att begära ersättning. |
| Uppgifter som visar Gallras 2 år efter avvikelser i samband utgången av det år då med löneberäkningar. löneberäkningen gjordes. | Benämns även signallistor. |
| Sammanställningar Gallras när handoch avstämningar av lingarna inte längre lönehändelser. behövs för verksamheten. | Avser till exempel sammanställningar som görs i syfte att vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet. |
Arvodesuppgifter. Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut. Reseräkningar med 1. Gallras 7 år efter det Med bilagor avses till bilagor. att ersättningen beta- exempel verifikationer lades ut. över utlägg för resor 2. Verifikationer får med buss eller taxi. gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Avstämningar för Gallras när hand- Avser integrationer kontroll av tran sak- lingarna inte längre med andra myndigtions in for ma tion. behövs för verk sam- heter för periodvisa heten. rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Elanders Sverige AB, 2024