Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Upphäver
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
2 kap. Återlämnande eller gallring
Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.
Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg eller intyg, – styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller – forskning.
Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.
Konsoliderad version (fulltext) 1
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande som anges i bilagan har löpt ut.
Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personaladministration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer. (RA-FS 2020:1)
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Bilaga
Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får återlämnas eller gallras.
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Rekrytera personal
| Annonser. | Bevaras. |
| Kravprofiler. | Gallras när de inte längre Verkställande av gallring behövs för verksamheten. förutsätter att annonser bevaras. |
| Ansökningshandlingar avseende den sökande som har anställts. | Bevaras. Avser till exempel följebrev, meritförteckningar, bilagor, betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar. |
| Ansökningshandlingar avseende sökande som inte har anställts. Konsoliderad version (fulltext) | 1. Gallras 2 år efter det att För sökande som har överbeslutet om anställning har klagat anställningsbeslutet vunnit laga kraft. hänvisas till Handlingar 2. Vid preskriptionsavbrott rörande överklagandeenligt diskrimineringslagen ärenden. (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Återlämnande: Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. 3 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Ansökningshandlingar där ansökan har återtagits av den sökande. | Återlämnas eller gallras när de inte längre behövs för verksamheten. |
| Ansökningshandlingar avseende tjänster som har dragits tillbaka efter annonsering. | 1. Gallras 2 år efter det att rekryteringen avbröts. 2. Vid preskriptionsavbrott enligt diskrimineringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Återlämnande: Handlingarna får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. |
| Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst. | Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel inte längre behövs för intresseanmälningar och verksamheten. spontanansökningar. |
| Anmälan om företrädesrätt. Konsoliderad version (fulltext) | Bevaras. Avser en sökandes anspråk på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd. 4 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Handlingar rörande utvärdering av sökande. | 1. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel testbeslutet om anställning har resultat från urvalstester, vunnit laga kraft. anteckningar från intervjuer 2. Vid preskriptionsavbrott eller referenstagning och enligt diskrimineringslagen enkätfrågor och svar som (2008:567) får handlingar använts som urvalsistället gallras först då den instrument. väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Undantag från gallring: Handlingar som avser den anställde bevaras. |
| Läkarintyg. | Gallras 2 år efter det att Avser till exempel hälsobeslutet om anställning har deklarationer. vunnit laga kraft. Undantag från gallring: Läkarintyg som avser den anställde. |
| Registerutdrag ur belastningsregistret. | Återlämnas eller gallras efter Avser till exempel utdrag det att myndigheten har an- enligt lagen (2013:852) om tecknat att utdraget har visats registerkontroll av personer upp. som ska arbeta med barn. |
Grunduppgifter i säkerhetsprövningar.
(Har utgått genom RA-FS 2021:2)
Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning.
(Har utgått genom RA-FS 2021:2)
Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel sökande. rekryteringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Användarprofiler. | Gallras 2 år efter användarens Uppgifter som den sökande sista inloggning i systemet. själv registrerat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten. |
| Handlingar rörande arbetstillstånd. | Bevaras. Avser till exempel ansökan och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare. |
| Anställningsbeslut. | Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas. |
| Information om myndighetens beslut om anställning. | Bevaras. Avser till exempel anslag, kungörelser eller meddelanden om tillsatta tjänster. |
| Korrespondens. | 1. Gallras 2 år efter det att Avser korrespondens som har beslutet om anställning har betydelse för beslutet om vunnit laga kraft eller rekrytering, till exempel rekryteringen har avbrutits. meddelande om återkallande 2. Vid preskriptionsavbrott av ansökan eller meddelande enligt diskrimineringslagen om avbruten rekrytering. (2008:567) får handlingar Avser även information till istället gallras först då den och korrespondens med väckta talan har avslutats fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut information till Arbetssom har vunnit laga kraft. förmedlingen. |
| Korrespondens som saknar betydelse för beslutet om rekrytering. | Gallras när den inte längre Avser till exempel behövs för verksamheten. mottagningsbekräftelser, kallelser till intervju och tackbrev. |
| Handlingar rörande avvisade överklaganden. Konsoliderad version (fulltext) | Bevaras. Avser till exempel beslut och korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent. 6 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel: överklagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.
Hantera uppgifter om anställda
Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre Avser endast till exempel om den anställde. behövs för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m.m.
| Aviseringar om adressändring. | Gallras när de inte längre behövs för verksamheten. |
| Fullmakter. | Gallras 2 år efter det att Avser fullmakter för postanställningen har upphört. öppning och liknande. |
| Aviseringar och övriga handlingar rörande namnändring. | Bevaras. Avser även handlingar rörande person- eller samordningsnummer. |
| Befattningsbeskrivningar. | Bevaras. |
| Personalförteckningar. | Bevaras. |
Hantera ledigheter och frånvaro
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Ledighetsansökningar. | Gallras 2 år efter utgången av Avser till exempel semester, det år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet. Undantag från gallring: Ledighetsansökningar där uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten inte framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. |
| Sjukförsäkran. | 1. Gallras 2 år efter sjukperiodens slut under förutsättning att sjukperioden framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. 2. Gallras 10 år efter sjukperiodens slut om inte 1. är tillämpligt. |
| Kopior av läkarintyg. | Gallras 2 år efter sjukperiodens Avser kopior av original som slut. har översänts till Försäkringskassan. |
| Läkarintyg. | Gallras 10 år efter sjuk- Avser läkarintyg för kortare periodens slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten. |
| Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut. | Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens anmälan har gjorts. anmälan till Försäkringskassan. |
| Ansökningar om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro. | Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens ansökan beslutet har fattats. till Försäkringskassan. |
| Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro. Konsoliderad version (fulltext) | Gallras 10 år efter det att beslutet har fattats. 8 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Betala ut löner och ersättningar
| Årsvisa sammanställningar Bevaras. av uppgifter som för varje anställd redovisar när- och frånvaro. | Kan även redovisa uppgifter om anledningen till frånvaro, tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler. |
| Månatliga samman- Gallras när de inte längre ställningar av uppgifter behövs för verksamheten. som för varje anställd redovisar när- och frånvaro. | Benämns även månadsjournaler. |
| Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av uppgifter. det år ersättning betalades ut. | Avser lönegrundande underlag. |
| Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av övertid och mertid. det år som anteckningarna avser. | Avser sammanställningar som används för att kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt arbetstidslagen (1982:673). |
| Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att uppgifterna har upphört att gälla. | Avser till exempel jämkningsbeslut eller begäran om höjning av skatteavdrag. |
| Uppgifter för Gallras 7 år efter utgången av skatteredovisning. det räkenskapsår som uppgifterna avser. | Avser till exempel uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer. |
| Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att beslutet har upphört att gälla. | Avser beslut som inkommer från Kronofogdemyndigheten. |
| Sammanställningar över Bevaras. lönearter. Konsoliderad version (fulltext) | Avser beskrivningar i klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar. 9 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Lönesammanställningar. Bevaras. Kan även benämnas lönespecifikationer eller lönelistor. Avser sammanställningar av uppgifter som redogör för lönetransaktioner för en viss månad och en viss anställd. Uppgifterna syftar bland annat till att kunna utreda pensioner. Kan bland annat bestå av uppgifter som: – Individ (Personnummer, namn och adress). – Utbetalningsperiod (år och månad). – Anställningsperiod. – Arbetsgivarkod (vid behov). – Kön. – Anställningsnummer. – Löneart (kod och klartext). – Löneindelning (kod och klartext). – Korrigering. – Löneförmåner och löneavdrag. – Tjänstledigheter. – Lönehändelsens omfattning. – Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag). – A-pris. – Belopp. – Valuta.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Sammanställningar över beräkningar av retroaktiva löner. | 1. Gallras när de inte längre behövs för verksamheten under förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt. |
| Verifikationer rörande friskvårds-, läkarvårdseller läkemedelsersättningar. (RA-FS 2024:4) | 1. Gallras 7 år efter det att Avser verifikationer som ersättningen betalades ut. lämnas in av den anställde 2. Verifikationer får gallras för att begära ersättning. efter överföring till ny handling (RA-FS 2024:4) eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. (RA-FS 2024:4) |
| Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar. | Gallras 2 år efter utgången av Benämns även signallistor. det år då löneberäkningen gjordes. |
| Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser. | Gallras när handlingarna inte Avser till exempel längre behövs för verk- sammanställningar som görs samheten. i syfte att vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet. |
| Arvodesuppgifter. Konsoliderad version (fulltext) | Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut. 11 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Reseräkningar med bilagor. | 1. Gallras 7 år efter det att Med bilagor avses till ersättningen betalades ut. exempel verifikationer över 2. Verifikationer får gallras utlägg för resor med buss efter överföring till ny handling eller taxi. (RA-FS 2024:4) eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. (RA-FS 2024:4) |
| Avstämningar för kontroll av transaktionsinformation. | Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med längre behövs för verk- andra myndigheter för samheten. periodvisa rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik. |
| Sammanställningar av aviseringar om olika personal- eller lönehändelser. | Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser längre behövs för verk- avser till exempel samheten. pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälligt anställda. |
| Övriga underlag för utbetalningar. | Gallras 2 år efter det att Avser till exempel underlag ersättningen betalades ut. till tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m.m. |
Hantera personalärenden
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå. | Bevaras. |
| Handlingar rörande avsked eller omplaceringar. | Bevaras. Handlingar rörande avsked ingår även i Hantera avveckling av personal. |
| Handlingar rörande disciplinärenden och personalansvarsnämnd. | Bevaras |
Hantera arbetsmiljöfrågor
Handlingar rörande Bevaras. Avser anmälan, beslut och
| arbetsskador. | övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet. |
| Handlingar rörande Bevaras. rehabiliteringsutredningar. | Avser anmälan, beslut och övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet. |
| Handlingar rörande Bevaras. arbetshjälpmedel. | Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel görs till Försäkringskassan. |
| Handlingar rörande Bevaras. systematiskt arbetsmiljöarbete. | Avser handlingar som ingår i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar. |
Jämställdhetsplaner. Bevaras. Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel förebyggande hälsovård. friskvårdssatsningar.
Konsoliderad version (fulltext)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
| Handlingar | Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring |
|---|---|
| Sammanställningar som rör arbetsskador, tillbud eller olyckor på arbetsplatsen. | Bevaras. |
| Hälsobokslut. | Bevaras. |
| Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå. | Bevaras. |
Hantera avveckling av personal
| Ansökningar om entledigande. | Bevaras. |
| Handlingar rörande uppsägningar. | Bevaras. Avser till exempel varsel om uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked. |
| Tjänstgöringsbetyg. | Bevaras. Avser tjänstgöringsbetyg som har utfärdats av myndigheten. |
| Tjänstgöringsintyg. Konsoliderad version (fulltext) | Gallras när handlingen inte Avser tjänstgöringsintyg som längre behövs för verksam- har utfärdats av myndigheten. heten under förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. Undantag från gallring: Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras. 14 |
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Konsoliderad version (fulltext)
Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring
Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan pensionsutredning. och beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.
Konsoliderad version (fulltext)