Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar och uppgifter inom informationsutbyten mellan myndigheter

Dessa föreskrifter innehåller bestämmelser om gallring av handlingar

och uppgifter inom informationsutbyten som görs mellan myndigheter med stöd av lag eller förordning eller till följd av en uppgifts- eller underrättelseskyldighet som följer av lag eller förordning.

Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till den lagen. I föreskrifterna används myndighet om sådana myndigheter och organ som anges i första stycket.

En myndighet som lämnar ut en handling eller en uppgift genom ett

informa tionsutbyte med stöd av lag eller förordning eller för att fullgöra en uppgifts- eller underrättelseskyldighet som följer av lag eller förordning, får gallra handlingen eller uppgiften om den inte leder till någon åtgärd hos myndigheten.

Myndigheten får dock inte gallra en handling eller uppgift om den behövs

för att tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov.

Myndigheten som lämnar ut en handling eller en uppgift får inte gallra

den ursprungliga handlingen eller uppgiften som har använts vid utlämnandet.

En myndighet som tar emot en handling eller en uppgift genom ett

informa tionsutbyte med stöd av lag eller förordning eller inom ramen för en uppgifts- eller underrättelseskyldighet som följer av lag eller förordning, får gallra handlingen eller uppgiften om den inte leder till någon åtgärd hos myndigheten.

Myndigheten får dock inte gallra en handling eller uppgift om den behövs

för att tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov.

En myndighet får gallra en handling eller en uppgift om det av någon

annan handling eller uppgift hos myndigheten framgår att ett informationsutbyte har ägt rum eller att handlingen eller uppgiften har utbytts till följd av en uppgifts- eller underrättelseskyldighet.

Myndigheten ska bestämma en tid för när handlingarna och uppgifterna

ska gallras (gallringsfrist). Handlingar och uppgifter får inte gallras förrän gallringsfristen har löpt ut.

Myndigheten ska dokumentera vilka handlingar och uppgifter som den

avser att gallra enligt 3 och 4 §§ eller 6 och 7 §§ och vilka gallringsfrister som den har bestämt enligt 9 §.

1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 5 oktober 2026.

2. Föreskrifterna får tillämpas på handlingar och uppgifter som har utbytts

mellan myndigheter efter den 1 juni 2008.

DANIEL FORSMAN Manda Gabrielsson

Elanders Sverige AB, 2026