Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om förteckningsplan för begravningsverksamhetens arkiv hos Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter
Bemyndigande
beslutade den 24 januari 2001.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 118 arkivförordningen (1991:446) om följande förteckningsplan hos de kyrkliga församlingarna och samfälllg-
heterna (RA dnr 232-2000/2029).
18 Tillämpning och omfattning
Dessa föreskrifter och allmänna råd gäller för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter som huvudmän för begravningsverksamheten fr.o.m. år 2000.
Arkivbildare är kyrkogårdsförvaltningar eller motsvarande.
28 Förtecknande
Begravningsverksamhetens arkiv skall redovisas i enlighet med den förteckningsplan som upptas som bilaga till detta beslut.
Signa med fetstil är fasta signa som alltid skall användas. Övriga signa är
exemplilifieringar som I största möjliga utsträckning bör följas
Denna författring träder i kraft den 1 februari 2001.
ÅA Sj
( (le Å try Ö fr ,
Per Igfisson ?
| Oh ar Åh huskikura —
/ Bald 3 Jöng 180 Ericsson
/ z v
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725, med ändring 1991:1203). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbestut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2)
Bilaga till RA-MS 2001:7
FÖRTECKNINGSPLAN FÖR BEGRAVNINGSVERKSAMHETENS ARKIV
Ä PROTOKOLL
A1 -Kyrkogårdsnämndens (eller motsvarande) protokoll
Ailmänna råd: Protokoll från eventuella andra organ redovisas under serierna ÅA 2, A 3 osv. Om protokoll och bilagor från de olika organen är skilda åt och arkivlagda separat redovisas de genom underindelning I parallella serier, exempelvis A 1 A, Kyrkogårdsnämndens protokoll och A 1 B, Bilagor till Kyrkogårdsnämndens protokoll.
Om något särskilt organ inte finns för ärenden rörande begravningsverksamheten utan dessa behandlas i församlingens/samfällighetens kyrkoråd måste ärenden rörande begravningsverksamheten skiljas från kyrkorådets övriga ärenden och protokoliföras för sig I särskild volym.
5 ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR
Allmänna råd: Här redovisas kopior av utgående skrivelser om dessa är samlade i egna serier. Vanligen läggs sådana kopior tilsammans med övriga handlingar i ärendet, alltså i korrespondensserien (under E) eller i dossiégerna rörande något ämne (under F).
C DIARIER
C 1 — Diarier över in- och utgående handlingar
Allmänna råd: Här redovisas i första hand de ut- och ingående diarierna. Ett manuellt fört diarium I bunden bok förtecknas i serie C 1, ett dito på lösblad som ger upphov till flera serier för olika sökingångar kan förtecknas genom underindelning som exempelvis C 1 A Kronologiskt diarium, C 1 B Ämnesordnat register, C 1 C Alfabetiskt register.
Om ett datoriserat diarium används bör redovisning göras såväl av själva databasen som av de listor som tas ut ur denna. Databasen redovisas under C TA och listorna (kronologiska, ämnesordnade etc.) under C 1B, C 1C etc.
För eventuella övriga diarier bildas vid behov flera serier, CO 2, C 3 etc,
D REGISTER OCH LIGGARE
D1 Gravbok D2 Andra register och liggare rörande bisättning, gravsättning, kremering, gravrätt och gravskötsel.
HON de)
Bilaga till RA-MS 2001:7
E INKOMNA HANDLINGAR
E1 - Diarieförda ej dossiélagda handlingar
Allmänna råd: Här redovisas hos kyrkogårdsförvaltningen (eller motsvarande) diarieförda handlingar som är arkivlagda i diarienummerordning. Diarieförda handlingar som är ordnade i speciella ämnesdossiéger redovisas under avdelning F.
F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE
F1 Handlingar rörande skötsel och drift av begravningsplatser/kyrkogårdar, krematorier och andra fastigheter
F2 Handlingar rörande bisättning, gravsättning, kremering, gravrätt och gravskötsel.
Allmänna råd: Hos kyrkogårdsförvaltningen (eller motsvarande) diarieförda handlingar som är ordnade i speciella ämnesdossiéer som exempelvis handlingar rörande skötsel och drift av kyrkogårdar, krematorier och andra fastigheter redovisas under serie F 1. Serierna F 1-F 2 kan vid behov underindelas på för respektive förvaltning lämpligt sätt.
G RÄKENSKAPER
Ailmänna råd: Här redovisas begravningsverksamhetens särredovisade intäkter och kostnader (kopior i tillämpliga delar av församlingens/samfällighetens budgetförslag och bokslut). Vid serieindelningen tas hänsyn till omfattningen av räkenskaperna. I mindre förvaltningar kan en enda serie vara tillräcklig då med samma namn som avdelningen, G 1 Räkenskaper.
J KARTOR OCH RITNINGAR
Allmänna råd: Här redovisas gravkartor. Ritningar över krematorier, fastigheter m.m. som i original förvaras I församlingens/samfällighetens arkiv men kan behövas i den löpande driften kan även i ett exemplar bevaras i begravningsverksamhetens arkiv, I större arkiv kan serien delas i flera avdelningar, av vilka en I så fall bör omfatta gravkartorna, exempelvis J 1 Gravkartor, J 2 Ritningar över krematorier och andra fastigheter etc.
Ö ÖVRIGA HANDLINGAR