Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Trafikverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Trafikverket Arkivbildare: Trafikverket Tidsomfattning: Från och med den 1 april 2010
Gallring
Trafikverket får gallra handlingar som upptas i bilagan till denna författning i enlighet med vad som anges där. Av praktiska skäl har även handlingar som ska bevaras medtagits.
Undantag från gallring
Handlingar rörande konstbyggnader och färjor inom Trafikverkets vägverksamhet som kan vara av ritningstekniskt eller kulturhistoriskt värde ska undantas från gallring.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Trafikverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring verkställs ska Trafikverket kontrollera att samtliga förlagor som har överförts till mikrofilm eller elektroniska handlingar kan läsas och bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om mikrofilm respektive elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 15 december 2011.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
1(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Trafikverket får gallra följande handlingar i enlighet med vad som anges.
Handlingar Gallringsfrist/Bevaras Anmärkningar
Järnvägens el-, signal och teleritningar
Elektriska installationer
Elplaner rörande kontaktledningar När de inte behövs för
| m.m. på bangårdar | verksamheten |
| Linjeplaner rörande kontaktledningar m.m. på linjeavsnitt | När de inte behövs för verksamheten |
| Kopplingsscheman rörande schematiska ritningar för kontaktledningar och hjälpkraftledningar på bangårdar | När de inte behövs för verksamheten |
| Byggritningar rörande kontaktledningsbryggor på bangårdar | När de inte behövs för verksamheten |
| Installationsritningar | När de inte behövs för verksamheten |
Anläggningsorienterade signalritningar
Ritningar rörande ställverk När de inte behövs för Ingående handlingstyper: verksamheten planritningar, isolerritningar kopplingsscheman och kontaktförteckningar
Ritningar rörande När de inte behövs för Ingående handlingstyper: vägskyddsanläggningar verksamheten kopplingsscheman och kontaktförteckningar
Ritningar rörande linjeblockering När de inte behövs för Ingående handlingstyper: verksamheten linjeritningar, kopplingsscheman och kontaktförteckningar
Ritningar rörande ATC (automatisk När de inte behövs för tågkontroll) verksamheten
Anläggningsorienterade teleritningar
Situationsritningar till När de inte behövs för telefonväxelanläggningar verksamheten
Transmissionsritningar När de inte behövs för verksamheten
2(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar Gallringsfrist/Bevaras Anmärkningar
Järnvägens handlingar i byggprojekt
Program- och systemhandlingar
Programhandlingar 2 år efter avslutat projekt Systemhandlingar Bevaras
Bygghandlingar
| Förfrågningsunderlag | 2 år efter garantitidens utgång |
| Arbetshandlingar | 2 år efter garantitidens Gallring medges under utgång förutsättning att förvaltningshandlingar upprättats |
| Ritningar | När de inte behövs för verksamheten |
| Kopior | När de inte behövs för verksamheten |
Förvaltningshandlingar Bevaras
Entreprenadhandlingar
Anbudsprotokoll Bevaras Anbudssammanställningar Bevaras Kontrakt Bevaras Ändringar och tillägg till kontrakt Bevaras Besiktningsplaner Bevaras Byggmötesprotokoll Bevaras Ekonomimötesprotokoll Bevaras
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 1, Projektering (Vägverksamhet)
Geotekniska utlåtanden Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare Geotekniska planer Efter utrivning Förslagsritningar När relationshandlingar färdigställts
3(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar Gallringsfrist/Bevaras Anmärkningar
Vattendomar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare Brobyggnadstekniska beskrivningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare
| Remisshandlingar | Efter garantitidens utgång |
| Granskningsutlåtanden När | relationshandlingar färdigställts |
| Kostnadsberäkningar När | relationshandlingar färdigställts |
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 2, Byggnation (Vägverksamhet)
Dokumentation vid konstruktionsredovisning
| Ritningar (granskning) | När arbetsritning kontrollmärkts |
| Kontrollmärkta ritningar | Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare |
| Kontrollmärkta kopior av arbetsritning | När relationshandlingar färdigställts |
| Kontrollmärkta kopior av beräkningar (granskning) | När konstruktionsberäkningen kontrollmärkts |
| Kontrollmärkta konstruktionsberäkningar | Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare |
| Resultat av snittkraftsberäkningar (utdatalistor) | Efter garantitidens utgång |
| Spännlistor | Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare |
| Arbetsbeskrivningar | Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare |
| PM | Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare |
4(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar Gallringsfrist/Bevaras Anmärkningar
Minnesanteckningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare Stötvågsmätningsrapporter Efter utrivning Provbelastningsrapporter Efter utrivning Handlingar rörande betongprovning Efter utrivning Handlingar rörande stålprovning Efter utrivning Kontrollantrapporter Efter utrivning Manöver- och skötselinstruktioner Efter utrivning Maskinberäkningar Efter utrivning Standardritningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare Sammanställningsritningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 3, Drift (Vägverksamhet)
Besiktningsrapporter (inklusive Efter utrivning röntgenfilm på stålbroar) Reparationsritningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare Klassningsberäkningar Efter utrivning Relationsritningar/slutrapporter Bevaras Bevaras i ursprungligt skick med bilagor enligt bronorm eller efter överföring till annat medium och annan databärare Bilagor till slutrapport Efter utrivning Handlingar rörande stålkontroll (röntgenfilm, -protokoll, ultraljud) och betongkontroll
Handlingar rörande färjor (Vägverksamhet)
Färjeritningar Bevaras Bevaras i ursprungligt skick eller efter överföring till annat medium och annan databärare