Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statens fastighetsverk
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Statens fastighetsverk Arkivbildare: Statens fastighetsverk Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 oktober 1993
Gallring
Statens fastighetsverk får gallra handlingar enligt bilagan.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Statens fastighetsverk ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1. Denna författning träder i kraft den 15 mars 2014. 2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1995:32) om gallring hos Statens Fastighetsverk samt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:22) om gallring hos Statens fastighetsverk.
Björn Jordell
Morgan Nordberg
1(2)
Bilaga till RA-MS 2014:19
Statens fastighetsverk får gallra handlingar i enlighet med vad som anges.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Installationsritningar. När de inte behövs för Installationsritningar verksamheten. avseende statliga byggnadsminnen bevaras.
Enklare lokala stödsystem När uppgifterna inte upprättade med Access- eller längre behövs i
| Excel-applikationer. | verksamheten, under förutsättning att dessa stödsystem inte tillför eller bearbetar information som inte motsvaras av information i verkets huvudsystem. |
| Inredningsförslag och inredningsritningar rörande utrikes verksamhet. | När de inte behövs för Inredningsdetaljer verksamheten. rörande ambassadernas och chefsbostädernas representativa delar, kanslidelar med högt inredningsarkitektoniskt värde samt kulturhistoriskt värdefulla inredningar i övrigt bevaras. |
| Förlagor till mikrofilmade handlingar. | Gallras efter Handlingar avseende mikrofilmning. statliga byggnadsminnen bevaras. Under förutsättning att Riksarkivets tekniska krav för mikrofilm följs. |
| Ritningar som genom revideringsarbetet blir upprättad allmän handling mellan mikrofilmingstillfällena. | När de inte behövs för Handlingar avseende verksamheten. statliga byggnadsminnen bevaras. |
| Handlingar i in- och uthyrningsärenden såsom korrespondens, kontrakt och avtal, ritningar m.m. Inklusive handlingar rörande tillfälliga upplåtelser. | 10 år efter det att Handlingar avseende kontraktet eller avtalet har statliga byggnadsminnen upphört. bevaras. |
2(2)
Bilaga till RA-MS 2014:19
| Handlingar i allmänna in- och 10 år. uthyrningsärenden. | Handlingar avseende statliga byggnadsminnen bevaras. |
| Handlingar rörande mindre 10 år efter garantitidens ombyggnader av in- och utgång. uthyrda objekt, inklusive slutbesiktnings- och garantibesiktningsutlåtanden. | Handlingar avseende statliga byggnadsminnen bevaras. |
| Handlingar rörande allmänt 15 år. fastighetsunderhåll som har samlats fastighetsvis. | Handlingar avseende statliga byggnadsminnen bevaras. |
| Kontrakt och avtal rörande 10 år efter det att fastighetsunderhåll. kontraktet eller avtalet har upphört. | Handlingar avseende statliga byggnadsminnen bevaras. |