Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Livsmedelsverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Livsmedelsverket Arkivbildare: Livsmedelsverket, Statens livsmedelsverk Handlingsslag: Handlingar rörande säkerhet och säkerhetsskydd Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1972 om inget annat anges i bilagan till föreskrifterna
Gallring
Livsmedelsverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Denna författning träder i kraft den 1 juni 2019.
Karin Åström Iko Fredrik Lindberg
1(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Tillämpning av bilagan:
Handlingarna redovisas enligt Livsmedelsverkets klassificeringsstruktur version 2019:1. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan. Livsmedelsverket kan i sin tillämpning bedöma hur indelningen i säkerhetsskyddsklasser enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) motsvarar tidigare indelningar för klassificering av hemliga uppgifter och handlingar.
Förkortningar och begrepp:
Förkortningar och begrepp som används inom 2.5.5 Hantera signalskydd är de som Försvarsmakten fastställt genom sina föreskrifter om signalskyddstjänst: SG = Signalskyddsgrad R = Restricted C = Confidential S = Secret TS = Top Secret TRF = Trafikskydd TAK = Totalförsvarets Aktiva Kort. Utgivna av Försvarsmaktens högkvarter och som får innehålla signalskyddsnycklar. TEID = Totalförsvarets Elektroniska ID-kort
2(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
2 Stödja verksamheten
2.5 Hantera handlingar, arkiv och bibliotek
2.5.4 Hantera informationssäkerhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
| Sekretessförbindelser. | Får gallras 25 år efter anställningens eller uppdragets slut. |
| Samförvaringsbeslut. | Får gallras 25 år efter den senaste registrerade uppgiften. |
| Beslut om att ta med handling från myndighets lokaler eller områden i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då beslutet har upphört att gälla. |
| Beslut om att ta med hemlig handling från myndighets lokaler i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. | Får gallras 25 år efter utgången av det år då beslutet har upphört att gälla. |
| Handlingar rörande databärare avsedda för att hantera uppgifter i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig. | Får gallras 10 år efter Avser godkännande, det datum då data- kvittenser och dokubäraren har tagits bort mentation om förstöfrån myndighetens re- rande av externa datagister över anlägg- bärare samt databärare i ningstillgångar. t.ex. datorer, skrivare och kopiatorer. |
| Handlingar rörande databärare avsedda för att hantera uppgifter i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. | Får gallras 25 år efter Avser godkännande, det datum då data- kvittenser och dokubäraren har tagits bort mentation om förstöfrån myndighetens re- rande av externa datagister över anlägg- bärare samt databärare i ningstillgångar. t.ex. datorer, skrivare och kopiatorer. |
| Förteckningar över databärare som innehåller eller innehållit uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller hemlig. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då databäraren förstördes eller skrevs över. |
3(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Förteckningar över data- Får gallras 25 år efter bärare som innehåller eller utgången av det år då innehållit uppgifter i säker- databäraren förstördes hetsskyddsklassen kvalifice- eller skrevs över. rat hemlig.
Kvitton för handlingar i sä- Får gallras 10 år efter kerhetsskyddsklassen be- utgången av det år då gränsat hemlig, konfidentiell handlingen har åter-
| eller hemlig. | lämnats. |
| Kvitton för handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. | Får gallras 25 år efter utgången av det år då handlingen har återlämnats. |
| Dokumentation över förstöring av handlingar i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då handlingen förstördes. |
| Dokumentation över förstöring av handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. | Får gallras 25 år efter utgången av det år då handlingen förstördes |
| Lösenord och koder till enanvändarsystem. | Får gallras när de inte behövs för verksamheten. |
| Uppgifter i loggar som är av betydelse för säkerheten men som inte faller under klassificeringarna nedan. | Får gallras 5 år efter Avser manuell eller utgången av det år då automatisk registrering uppgifterna registrera- av händelser som är av des. betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. |
4(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Uppgifter i loggar som är av Får gallras 10 år efter Avser manuell eller betydelse för säkerheten i utgången av det år då automatisk registrering säkerhetsskyddsklassen uppgifterna registrera- av händelser som är av
| begränsat hemlig, konfiden- des. tiell eller hemlig. | betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. |
| Uppgifter i loggar som är av Får gallras 25 år efter betydelse för säkerheten i utgången av det år då säkerhetsskyddsklassen uppgifterna registrerakvalificerat hemlig. des. | Avser manuell eller automatisk registrering av händelser som är av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med händelserna är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. |
| Uppgifter i loggar som är av Får gallras när de inte betydelse för drift samt drifts- behövs för verksamjournaler. heten. | Avser manuell eller automatisk registrering av händelser som är av betydelse för driften av ett IT-system med syften som att övervaka tekniska händelser eller för att söka systemfel. Med driftsjournaler avses manuella eller elektroniska journaler med uppgifter om händelser som förändringar och störningar i driften, bedömd orsak och vidtagen åtgärd. |
2.5.5 Hantera signalskydd
Signalskyddsnycklar. Ska gallras när signalskyddsnycklarna har upphört att gälla eller när de inte längre behövs för tjänsten.
Trafiklistor. Får gallras 2 år efter att senaste uppgiften har registrerats.
5(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Kvittenser för signalskydds- Får gallras 10 år efter nycklar med beteckningarna sista anteckningen. SG S, SG C, SG R eller SG TRF.
Kvittenser för signalskydds- Får gallras 25 år efter nycklar med beteckningarna sista anteckningen. SG TS.
| Kvittenslistor för signalskyddsnycklar och delgivning av signalskyddsnycklar. | Får gallras 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Mottagningsbevis rörande signalskyddsnycklar. | Får gallras 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Följesedlar för signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | Får gallras 10 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Följesedlar för signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | Får gallras 25 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Tillstånd och dokumentation för avskrift eller kopia av signalskyddsnycklar. | Får gallras 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Dokumentation av inventering av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | Får gallras 10 år efter inventeringsdatum. |
| Dokumentation av inventering av signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | Får gallras 25 år efter inventeringsdatum. |
| Kopior av kvitton angående redovisning och inventering av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | Får gallras 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Kopior av kvitton angående redovisning och inventering av signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | Får gallras 25 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
6(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Dokumentation av förstöring Får gallras 10 år efter
| och radering av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | att de har förstörts. |
| Dokumentation av förstöring och radering av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG TS. | Får gallras 25 år efter att de har förstörts. |
| Avskrifter eller kopior av signalskyddsnycklar. | Får gallras efter det att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Individuella resultat från utbildning i signalskydd. | Får gallras efter erhållet Avser utbildningar för att behörighetsbevis. få behörighetsbevis. |
| Behörighetsbevis för signalskyddstjänst. | Får gallras 10 år efter avregistrering. |
| Förteckningar över signalskyddspersonal som har tillgång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | Får gallras 10 år efter sista anteckningen. |
| Förteckningar över signalskyddspersonal som har tillgång till signalskyddsnycklar samt kvittenslistor för signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | Får gallras 25 år efter sista anteckningen. |
| Uppgifter i register över signalskyddsmateriel. | Får gallras 5 år efter att materielen tagits ur bruk. |
| Kvittenser av signalskyddsmateriel. | Får gallras efter att materielen har återlämnats. |
| Följesedlar till aktiva kort. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då respektive kort har upphört att gälla. |
7(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
| Kvitton för aktiva kort. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då respektive kort har upphört att gälla. |
| Uppgifter i register för aktiva kort. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då uppgiften registrerades. |
| Handlingar i ärenden rörande signalskyddsincidenter. | Får gallras 10 år efter Avser inkomna medutgången av det år de delanden om incidenter kom in till myndigheten. rörande nycklar, aktiva Undantag: Upprät- kort eller materiel. tade handlingar i sam- Innehåller instruktioner band med incident be- om vilka åtgärder som varas. ska vidtas. |
| Protokoll från administrativ kontroll av signalskyddet. | Får gallras 10 år efter Avser internkontroller av utgången av det år då signalskyddstjänsten. de upprättades. |
| Planer för internkontroller av signalskyddstjänsten. | Får gallras efter uppdaterad plan. |
2.5.6 Hantera personuppgifter och dataskydd
Underlag till utredningar om Får gallras 5 år efter att personuppgiftsincidenter. ärendet har avslutats. Undantag: Den dokumentation som avses i artikel 33.5 i dataskyddsförordningen samt rapporter till Datainspektionen och information till de registrerade ska bevaras.
Anmälningar till dataskydds- Får gallras när de inte Avser interna anmälombudet. längre behövs för verk- ningar som kommer in samheten under förut- via till exempel telefon sättning att uppgifterna i eller e-post. anmälan förts in i ärendet det tillhör.
8(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
2.9 Hantera lokaler och lokalsäkerhet
2.9.1 Hantera lokalsäkerhet och inpasseringssystem
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Beställning av taggar och Får gallras när taggen
| tjänstekort. | eller tjänstekortet har utfärdats. |
| Kvittenser av taggar och tjänstekort. | Får gallras ett år efter återlämnande eller 1 år efter att ny tagg eller nytt tjänstekort har utfärdats. |
| Tjänstekort. | Får gallras när giltighetstiden har gått ut eller innehavaren har avslutat sin anställning. |
| Uppgifter i tjänstekortsregister. | Får gallras 10 år efter att tjänstekortet har upphört att gälla. |
| Förteckningar över samtliga nycklar, kort och koder till förvaringsutrymmen som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig. | Får gallras 10 år efter senast införda uppgift. |
| Förteckningar över samtliga nycklar, kort och koder till förvaringsutrymmen som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. | Får gallras 25 år efter senast införda uppgift. |
| Förlustanmälningar. | Får gallras 10 år efter utgången av det år då förlusten anmäldes. Undantag: Förlustanmälningar som är grund för säkerhetsutredningar eller konsekvensutredningar bevaras. |
9(9)
Bilaga till RA-MS 2019:21
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Protokoll från brandskydds- Får gallras 10 år efter Avser egenkontroller. ronder. utgången av det år då de upprättades.