Riksarkivets föreskrifter om överlämnande, återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Transportstyrelsen Arkivbildare: Transportstyrelsen Medium: Elektroniska handlingar, pappershandlingar, handlingar på mikrofilm Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2009
Överlämnande
Transportstyrelsen får överlämna handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Återlämnande
Transportstyrelsen får återlämna handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Gallring
Transportstyrelsen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Transportstyrelsen får gallra uppgifter i Vägtrafikregistret som ingår i delregistren Bilregistret, Körkortsregistret, Förarprovsregistret och Yrkestrafikregistret under förutsättning att de uppgifter som upptas i bilaga 2, en gång per år undantas och bevaras.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Transportstyrelsen ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan återlämnande eller gallring efter skanning verkställs ska Transportstyrelsen kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2019. 2. Genom denna författning upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen, - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2015:25) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen och - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2016:39) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:12) om återlämnande och gallring hos Transportstyrelsen.
Karin Åström Iko
Sara Jacobson
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Alla verksamhetsområden
Uppgifter i loggar
I aktiviteter till processerna under samtliga verksamhetsområden i Transportstyrelsens klassificeringsstruktur får nedanstående handlingar gallras i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras när de inte Elektroniska handlingar i syfte att kunna söka efter behövs för verksamheten systemfel och övervaka tekniska händelser i IT-system Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 5 år efter att Elektroniska handlingar i syfte att övervaka säkerhet uppgifter i loggen - Avser även uppgifter i
| men som inte har betydelse för registrerades säkerhetskänslig verksamhet | loggar som upprättas i syfte att visa på obehörigt användande |
| Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 10 år efter i syfte att övervaka säkerhet utgången av det år då och som har betydelse för uppgifterna registrerades säkerhetskänslig verksamhet i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig, konfidentiell eller hemlig | Elektroniska handlingar - Avser även uppgifter i loggar som upprättas i syfte att visa på obehörigt användande |
| Uppgifter i loggar som upprättas Får gallras 25 år efter i syfte att övervaka säkerhet utgången av det år då och som har betydelse för uppgifterna registrerades säkerhetskänslig verksamhet i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig | Elektroniska handlingar - Avser även uppgifter i loggar som upprättas i syfte att visa på obehörigt användande |
| Handlingar som upprättats i Får gallras när de inte syfte att analysera uppgifter i behövs för verksamheten loggar Undantag från gallring: Handlingar som föranleder vidare utredning bevaras | Elektroniska handlingar |
| Sammanställningar av uppgifter Får gallras när de inte i loggar från olika loggkällor behövs för verksamheten Undantag från gallring: Handlingar som föranleder vidare utredning bevaras | Elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 02. Ge verksamhetsstöd
Processgrupp
02.05 Hantera information (allmänna handlingar)
Process
02.05.06 Pröva utlämnande av allmänna handlingar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande utlämnande 1 år efter att handlingarna av skyddade personuppgifter har upprättats
Process
02.05.07 Administrera personuppgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden om 5 år efter att de har ändring av person- och registrerats i adressuppgifter, kategori POI ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med registrerats i klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B | Pappershandlingar och elektroniska handlingar |
| Handlingar som har 10 år efter att de har klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Metadata i form av sökbegrepp I samband med att för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras | Elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
02.07 Kommunicera och informera
Process
02.07.01 Representera
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Besöksliggare 2 år efter att uppgiften har införts
Process
02.07.03 Hantera externa förfrågningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden om 3 år efter att de har historiskt fordonsinnehav, registrerats i kategori HISFO ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar i ärenden med 3 år efter att de har kundsynpunkter, kategori registrerats i KUNDSYNP ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar i ärenden om 3 år efter att de har självservicetjänster, kategori E- registrerats i SUPPORT ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med registrerats i klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B | Pappershandlingar och elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har 10 år efter att de har Elektroniska handlingar klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem
Metadata i form av sökbegrepp I samband med att Elektroniska handlingar för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 04. Besluta om tillstånd för personliga behörigheter
Processgrupp
04.01 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
04.01.01 Besluta om förarbevis för att få framföra järnvägsfordon
04.01.02 Besluta om tillstånd för läkare och psykolog som får utföra inledande medicinska och yrkespsykologiska undersökningar samt regelbundna hälsokontroller av förare av järnvägsfordon
04.01.03 Besluta om undantag från medicinska krav
04.01.04 Besluta om tillstånd för att vara examinator inom järnvägsområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
04.02 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom luftfartsområdet
Process
04.02.01 Besluta om certifikat för verksamma inom luftfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Personutredning/utdrag från Efter att ärendet har
| Rikspolisstyrelsen och Polismyndigheten, som har utgjort underlag för bedömning av lämplighet att inneha certifikat | avslutats och när handlingarna inte behövs för verksamheten Undantag från gallring: Handlingar i ärenden där lämpligheten att inneha certifikat har ifrågasatts |
| Journalkopior från sjukvården, som har utgjort underlag för bedömning av lämplighet att inneha certifikat | Efter att ärendet har avslutats och när handlingarna inte behövs för verksamheten |
| Övriga pappershandlingar i certifikatärenden | 6 månader efter skanning Pappershandlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
04.04 Besluta om tillstånd för personliga behörigheter inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
04.04.01 Pröva lämplighet för körkortsinnehav
04.04.02 Utfärda/förnya förarbevis och körkort
04.04.03 Ompröva körkortsinnehav
04.04.04 Följa upp körkortsinnehav
får följande handlingar gallras enligt de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Domar I enlighet med Elektroniska handlingar gallringsfristen för respektive ärende
Undantag från
gallring: Handlingar samt fullständiga diarieuppgifter i ärenden om alkolås bevaras
Anmälan från läkare, polis eller 2 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar
| annan som inte har lett till åtgärd | avslutats - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om alkolås | Samtliga handlingar samt Elektroniska handlingar fullständiga diarieuppgifter bevaras |
| Handlingar i ärenden som har avvisats | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna Undantag från gallring: Handlingar samt fullständiga diarieuppgifter i ärenden om alkolås bevaras |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden som har 5 år efter beslut Elektroniska handlingar överklagats Undantag från gallring: Beslut eller domar samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i kundtjänstärenden 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna
Process
04.04.01 Pröva lämplighet för körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 1. 2 år efter beslut Elektroniska handlingar
| körkortstillstånd och förhandsbesked grupp I, II och III, som har beviljats | Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna 2. För körkortstillstånd som utfärdats utan krav på förarprov så måste ett körkort ha utfärdats innan gallring kan genomföras |
| Handlingar i ärenden om körkortstillstånd och förhandsbesked grupp I, II och III, som har avslagits | 5 år efter beslut Elektroniska handlingar Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om körkortstillstånd och förhandsbesked grupp I, II och III, som har avslagits och där spärrtid har meddelats | 5 år efter att spärrtiden Elektroniska handlingar har löpt ut Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om handledarskap | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om handledarskap i anställningsförhållanden | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden om registrering av intyg om introduktionsutbildning | 1 år efter ärendets avslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om utbyte och förnyelse av utländskt körkort som har beviljats och där ett körkort har utfärdats | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om utbyte och förnyelse av utländskt körkort som har avslagits | 5 år efter beslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om trafikvillkor på ett befintligt körkort eller körkortstillstånd | 2 år efter ärendets avslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
| Handlingar i ärenden om dispenser | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar Undantag från gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras |
| Förarprov, vissa provresultat | När de inte behövs för Elektroniska handlingar verksamheten - Avser vissa provresultat i förarprov upprättade år 2011 eller tidigare och som av tekniska orsaker inte har kunnat överföras till system för bevarande |
Process
04.04.02 Utfärda/förnya förarbevis och körkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Gymnasieärenden, körkort, 2 år efter beslut Elektroniska handlingar bevis om Gymnasieärenden. Redovisning 11 år efter att Elektroniska handlingar av godkänd förarutbildning handlingarna inkommit
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Anstånd, beslut beträffande 5 år efter beslut Elektroniska handlingar föreläggandetid för körkortstillverkning Avslag, beslut om för sent 5 år efter beslut Elektroniska handlingar inkommen grundhandling Beslut om föreläggande om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar förnyelse av körkort Körkort, vilande, återsända från Efter kontroll av att
| posten | handlingarna inte behövs för verksamheten |
| Avskrivning, beslut om föreläggande | 5 år efter beslut Elektroniska handlingar |
| Handlingar i ärenden om bosättningsutredning vid förarprov | 2 år efter beslut Elektroniska handlingar - Diarieuppgifterna får gallras tillsammans med handlingarna |
Process
04.04.03 Ompröva körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden med 2 år efter beslut Elektroniska handlingar ansökningar om att körkort ska Undantag från göras ogiltigt gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i ärenden om 5 år efter beslut Elektroniska handlingar ingripande där körkortet har Undantag från blivit omhändertaget eller inte gallring: Beslut samt har blivit omhändertaget fullständiga diarieuppgifter bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
04.04.04 Följa upp körkortsinnehav
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar förlängd giltighet av högre - Diarieuppgifterna får behörighet som har beviljats gallras tillsammans med och där ett körkort har utfärdats handlingarna
Handlingar i ärenden om 2 år efter beslut Elektroniska handlingar förlängd giltighet av högre Undantag från behörighet som har avslagits gallring: Beslutet samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Handlingar i ärenden om 10 år efter beslut Elektroniska handlingar medicinska bevakningsvillkor Undantag från gallring: Beslut samt fullständiga diarieuppgifter bevaras
Process
04.04.06 Besluta om förartillstånd för förare från tredje land (cabotage)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Förartillstånd för medborgare i 10 år efter att tillståndet Elektroniska handlingar stat utanför EU/EES har gått ut
Process
04.04.07 Utfärda färdskrivarkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden med 6 månader efter skanning Pappershandlingar ansökningar om färdskrivarkort
Handlingar i ärenden med 1. 6 år efter att kortet har Elektroniska handlingar ansökningar om färdskrivarkort utfärdats 2. Handlingar i ärenden med ansökningar om verkstadskort får gallras 2 år efter att kortet har utfärdats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
04.04.08 Besluta om taxilegitimationer
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem Taxiförarlegitimationer 10 år efter att Elektroniska handlingar legitimationen har gått ut
Process
04.04.16 Utfärda yrkeskompetensbevis
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 05. Besluta om tillstånd för företag och organisationer
Processgrupp
05.01 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.01.01 Besluta om tillstånd att driva järnvägsföretag
05.01.02 Besluta om tillstånd för att utföra underhåll på järnvägsfordon
05.01.03 Besluta om tillstånd för att vara utbildningsanordnare
05.01.04 Besluta om tillstånd för infrastrukturförvaltare
05.01.05 Besluta om tillstånd för spårinnehavare
05.01.06 Besluta om tillstånd för trafikutövare
05.01.07 Besluta om rätten att betraktas som museiorganisation
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
05.02 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom luftfartsområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.02.01 Auktorisera flygmedicinska centrum
05.02.02 Besluta om begränsningar av tillstånd för organisationer inom luftfartsområdet
05.02.03 Besluta om organisationers tillhandahållande av marktjänster vid flygplats (markreglering)
05.02.04 Besluta om säkerhetsgodkännande för organisationer inom luftfart (luftfartsskydd, security)
05.02.05 Besluta om tillstånd att bedriva kommersiell flygtrafik
05.02.06 Besluta om tillstånd för flygbolag att transportera farligt gods
05.02.07 Besluta om tillstånd för flygtrafikledningstjänst
05.02.08 Besluta om tillstånd för flygplatser (inrättande och godkännande)
05.02.09 Besluta om tillstånd för luftvärdighetsorganisationer (övervaka luftfartyg)
05.02.10 Besluta om undantag/dispens från föreskrifter för luftfartyg inom luftfart
05.02.11 Godkänna flygbolag att bedriva luftfartsverksamhet
05.02.12 Godkänna nyckelpersoner i organisationer t.ex. flygchefer
05.02.13 Godkänna organisationer för konstruktion eller utformning av luftrum
05.02.14 Godkänna utbildningsanordnare och utbildningar inom luftfartsområdet
05.02.15 Godkänna organisationer att bedriva tillverkning av luftfartyg och flygmateriel
05.02.16 Godkänna verkstäder att bedriva underhåll på luftfartyg
05.02.17 Godkänna ägarens eller operatörens underhållsprogram för luftfartyg
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Godkända versioner av handböcker som blivit ersatta | 6 år efter att versionen har blivit ersatt - Under förutsättning att en aktuell och godkänd handbok finns och att de ersatta versionerna inte gäller den första tillståndsgivningen |
| Handboksversioner och revideringsförslag till handböcker, som har kommit in från tillståndshavare eller tillståndssökande och som inte har godkänts eller godtagits | Efter att ärendet har avslutats och när handlingarna inte behövs för verksamheten - Under förutsättning att ärendet har avslutats med en godkänd version eller revidering och att ärendet inte gäller den första tillståndsgivningen |
| Revideringsförslag till handböcker som har kommit in från tillståndshavare i ärenden för verksamhetskontroll och som inte har godkänts | 6 år efter att ärendet har avslutats - Under förutsättning att ärendet har avslutats med avslag för revideringsförslaget |
| Handlingar i nätkoncessionsärenden | 10 år efter att ärendet har avslutats Undantag från gallring: Handlingar i sekretessbelagda ärenden bevaras |
| Inkomna planremisser från kommuner och länsstyrelser | Efter att planremissen har blivit inaktuell och inte behövs i verksamheten |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
05.02.04 Besluta om säkerhetsgodkännande för organisationer inom luftfart (luftfartsskydd, security)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Poster i databas för Efter att registerkontrollen registerkontroll som saknar har avbrutits och ärendet datum och som har har avslutats konstaterats att inte vara före- - Under förutsättning att mål för aktiv registerkontroll hos en söklista har tagits ut Säkerhetspolisen på papper och att de tillhörande beslutsunderlagen gallras
Handlingar med underlag till I enlighet med beslut i personkontrollärenden gallringsfristen för de tillhörande posterna i databasen för registerkontroll - Under förutsättning att de tillhörande posterna i databasen gallras
Processgrupp
05.04 Besluta om tillstånd för företag och organisationer inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
05.04.01 Besluta om klassning som yrkesmässig fordonstillverkare
05.04.02 Besluta om tillstånd att bedriva yrkesmässig trafik
05.04.04 Besluta om tillstånd att inneha saluvagnslicens
05.04.05 Besluta om tillstånd för att vara yrkesmässig importör
05.04.06 Besluta om tillstånd för att vara utbildningsanordnare inom vägtrafikområdet
05.04.07 Besluta om tillstånd för biluthyrning
05.04.08 Besluta om tillstånd för linjetrafik
05.04.09 Besluta om tillstånd för organisationer för att utföra provningar för typgodkännande (teknisk tjänst)
05.04.10 Besluta om tillstånd för tillverkning av fordon och komponenter
05.04.11 Besluta om tillstånd för taxitrafik
05.04.13 Besluta om undantag från kör- och vilotider
05.04.14 Besluta om undantag från taxitrafikförordningen
05.04.15 Besluta om undantag från yrkestrafikförordningen
05.04.16 Besluta om undantag rörande kontrollutrustning hos besiktningsorgan
05.04.20 Besluta om transporttillstånd
05.04.21 Besluta om tillstånd för redovisningscentral för taxi
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
05.04.02 Besluta om tillstånd att bedriva yrkesmässig trafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Återkallelse av tillstånd på 5 år efter att tillstånden Elektroniska handlingar grund av dödsfall, konkurs, har återkallats likvidation eller på egen begäran
Anstånd med att sätta fordon i Efter att anståndet har Elektroniska handlingar trafik löpt ut och när handlingarna inte behövs för verksamheten
Fordonsanmälan 10 år efter att fordonet Elektroniska handlingar har avanmälts
Process
05.04.08 Besluta om tillstånd för linjetrafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Gemenskapstillstånd | 10 år efter att tillståndet Elektroniska handlingar har gått ut |
| Körkortsdispens för medborgare i stat utanför EU/EES, s.k. hamndispens | 5 år efter att dispensen Elektroniska handlingar har gått ut |
| Kontrolldokument, s.k. way bill | 5 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Certifikat för transport för egen räkning | 5 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
Process
05.04.14 Besluta om undantag från taxitrafikförordningen
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Undantag för taxameter 10 år efter att undantaget Elektroniska handlingar har gått ut - Under förutsättning att fordonet som undantaget avser har avanmälts för yrkestrafik
Bilaga 1 till RA-MS 2019:xx
Verksamhetsområde 06. Besluta om tillstånd för fordon och fartyg
Processgrupp
06.01 Besluta om tillstånd för fordon inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
06.01.01 Godkänna spårfordon
06.01.02 Besluta om registrering av uppgifter rörande järnvägsfordon
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
06.02 Besluta om tillstånd för luftfartyg
I aktiviteterna till processerna:
06.02.01 Besluta om luftvärdighetsdirektiv för luftfartyg (tvingande åtgärd för luftvärdighet)
06.02.02 Besluta om tillfälligt flygtillstånd för luftfartyg
06.02.03 Besluta om tillstånd för luftfartyg
06.02.04 Godkänna luftfartyg
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Godkända versioner av 6 år efter att versionen handböcker som blivit ersatta har blivit ersatt - Under förutsättning att en aktuell och godkänd handbok finns och att de ersatta versionerna inte gäller den första tillståndsgivningen
Handboksversioner och Efter att ärendet har revideringsförslag till hand- avslutats och när böcker, som har kommit in från handlingarna inte behövs tillståndshavare eller tillstånds- för verksamheten sökande och som inte har - Under förutsättning att godkänts eller godtagits ärendet har avslutats med en godkänd version eller revidering och att ärendet inte gäller den första tillståndsgivningen
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Revideringsförslag till hand- 6 år efter att ärendet har böcker som har kommit in från avslutats tillståndshavare i ärenden för - Under förutsättning att verksamhetskontroll och som ärendet har avslutats med inte har godkänts avslag för revideringsförslaget
Processgrupp
06.03 Besluta om tillstånd för fartyg
Process
06.03.08 Godkänna skyddshandlingar för fartyg (ISPS)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ersatta skyddsplaner (SSP) och Får återlämnas eller
| skyddsutredningar (SSA, OSSS) för fartyg | gallras efter att planen har ersatts och när handlingarna inte behövs i verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras |
| Ej godkända skyddsplaner (SSP) och skyddsutredningar (SSA, OSSS) för fartyg | Får återlämnas eller gallras efter att planen har ersatts och när handlingarna inte behövs i verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras |
| Reviderade delar i godkända skyddsplaner (SSP) och skyddsutredningar (SSA, OSSS) för fartyg | Får återlämnas eller gallras efter att planen har ersatts och när handlingarna inte behövs för verksamheten |
Processgrupp
06.04 Besluta om tillstånd för fordon inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
06.04.01 Besluta om dispens för fordonets beskaffenhet och utrustning
06.04.02 Besluta om omklassning av fordon
06.04.03 Besluta om undantag från registreringsplikt
06.04.04 Besluta om undantag från taxameter
06.04.05 Besluta om undantag för fordon för tävlingsverksamhet
06.04.06 Genomföra enskilt godkännande för fordon
06.04.07 Genomföra typgodkännande av fordon, system och komponenter
06.04.08 Genomföra ursprungskontroll för fordon
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
06.04.09 Godkänna produkten alkolås
06.04.10 Pröva ansökan om tillfällig registrering
06.04.11 Besluta om registrering av fordons ägarförhållande
06.04.12 Besluta om registrering av fordons identitet
06.04.13 Besluta om registrering av fordons status
06.04.14 Besluta om registrering av fordons tekniska uppgifter
06.04.15 Besluta om förändrad tidpunkt för kontrollbesiktning
06.04.16 Besluta om undantag från tekniska krav på fordon
06.04.17 Besluta om fabrikatskod
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden som har 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar
| registrerats i Diabas med klassificeringen RE10B | diarieförts 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning |
| Handlingar i ärenden som har registrerats i Diabas med klassificering AV60B, RE50B, RE60B och EK30B | 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar och registrerats i ett elektroniska handlingar ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning |
| Handlingar som har klassificerats i kategorierna DIV eller ÖVR | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Metadata i form av sökbegrepp för handlingar och ärenden i ärendehanteringssystem | I samband med att Elektroniska handlingar handlingarna i ärendena gallras |
| Registreringsbevis för fordon vid utförande av ägarbyte, avregistrering eller statusförändring | 6 månader efter att de har Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem |
| Skrotningsintyg | 6 månader efter att de har Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem |
| Skrotningsintyg | 7 år efter att fordonet har Elektroniska handlingar avregistrerats - Bildfångst 5 |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Registreringsbevis för fordon 7 år efter att fordonet har Elektroniska handlingar vid utförande av ägarbyte, avregistrerats - Bildfångst 2 och 5 statusförändring eller avregistrering av fordon
Process
06.04.06 Genomföra enskilt godkännande för fordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna och upprättade hand- 1. 6 månader efter Pappershandlingar lingar som har skannats och skanning överförts till ärendehanterings- 2. Kopior av fordonets system originalhandlingar får gallras 3 år efter skanning
Process
06.04.08 Genomföra ursprungskontroll för fordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 10 år efter fordonets Pappershandlingar ursprungskontroll som registrering resulterat i att ett fordon blivit - Med undantag av svenskregistrerat och som har handlingar i ärenden om skannats till ett ursprungskontroll som ärendehanteringssystem resulterat i att ett fordon blivit svenskregistrerat och som bedömts vara av ett fordonshistoriskt värde som får återlämnas 10 år efter fordonets registrering
Handlingar i ärenden om Får återlämnas Pappershandlingar ursprungskontroll som inte omedelbart efter skanning resulterat i att ett fordon blivit under förutsättning att de svenskregistrerat har ersatts med bestyrkta kopior eller anteckningar
Undantag från
gallring: handlingar i ärenden där misstanke om brott föreligger bevaras och ska överlämnas till polismyndigheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Kvarvarande handlingar i Omedelbart efter Pappershandlingar ärenden om ursprungskontroll återlämnande till där registreringsbeviset har sökande, under återlämnats till den sökande förutsättning att handlingarna skannats
Tomma ärenden i 2 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar ansökningsapplikationen upprättats
Handlingar som inte är Får återlämnas Elektroniska handlingar obligatoriska att bifoga ansökan omedelbart och pappershandlingar
Process
06.04.11 Besluta om registrering av fordons ägarförhållande
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning | Pappershandlingar |
| Handlingar med komplettering 10 år efter att de har av uppgift om genomförda registrerats i ägarbyten, kategori AB ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar med uppgift som 10 år efter att de har utgör underlag till ägarbyte, registrerats i kategori AB ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar med uppgift om 10 år efter att de har ändring av inlämnade registrerats i ägaruppgifter, kategori ärendehanteringssystem RÄTTELSE, RÄTTELSE+AB, RÄTTELSE+DA eller RÄTTELSE+DR | Elektroniska handlingar |
| Handlingar med ansökan om 10 år efter att de har samordningsnummer inkommit till myndigheten | Pappershandlingar Gäller från år 2015 |
| Handlingar med ansökan om 10 år efter att de har samordningsnummer, kategori registrerats i 699-NR ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om genomförda 10 år efter att de har massägarbyten, kategori registrerats i MASSÄGBYTE ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om ägaruppgifter för 10 år efter att de har dödsbon, kategori ÄGARBYT- registrerats i DB och ADRESS-DB ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar med anmälan om 5 år efter att de har adressändring, kategori registrerats i ADRESS ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om diplomatfordon, 10 år efter att de har kategori DIPLOMAT registrerats i ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om direktanmälan 10 år efter att de har och direktåtkomst, kategori DA registrerats i ett och DR, FULLMAKT eller UTB- ärendehanteringssystem INTYG Undantag från gallring: Handlingar i diarieförda ärenden bevaras | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om filialnummer, 10 år efter att de har kategori 699NR och 699030NR registrerats i ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Handlingar om utfärdande av 10 år efter att de har registreringsbevis, kategori registrerats i REGBEVIS ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
Process
06.04.12 Besluta om registrering av fordons identitet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Avstämningslistor, uppdatering 2 år efter att handlingarna av personliga skyltar har upprättats
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar med ansökan om 1. 10 år efter att de har Pappershandlingar och mindre registreringsskylt, registrerats i elektroniska handlingar
| kategori USA-SKYLTAR | ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats och överförts till ärendehanteringssystem får gallras 6 månader efter skanning |
| Handlingar om överlåtelse av personlig registreringsskylt, kategori ORGFLYTT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar om beställning av saluvagnsskylt, kategori SKYLTAVG | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar om beställning av registreringsskyltar, registreringsbevis, kontrollmärken och registerutdrag, kategori BEST och BESTÄLLNING | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Personlig skylt, transaktioner | 10 år efter att transaktionen har genomförts |
Process
06.04.13 Besluta om registrering av fordons status
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar om inlämnande till 10 år efter att de har Elektroniska handlingar mottagningsställe, kategori registrerats i MBEVIS ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar om avställning av 10 år efter att de har Elektroniska handlingar
| fordon, kategori AVST | registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar om påställning av fordon, kategori PÅSTÄLLN och RA | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar om försäkring av fordon, kategori FÖRS, FÖR och FLYT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar om kontrollbesiktning av fordon, kategori KBES | 3 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om fordon i yrkesmässig trafik, kategori YRK | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om körtillstånd, kategori KTILS | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
Process
06.04.14 Besluta om registrering av fordons tekniska uppgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning | Pappershandlingar |
| Handlingar som utgör underlag 10 år efter skanning för nyregistrering av fordon, kategori NYREG eller TDAT | Pappershandlingar |
| Handlingar med frågor om 5 år efter att de har import av fordon, kategori registrerats i IMPORT ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 07. Besluta om tillstånd för anläggningar och infrastruktur
Processgrupp
07.01 Besluta om tillstånd för anläggning och infrastruktur inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
07.01.01 Godkänna infrastruktur
07.01.02 Godkänna tekniska system
07.01.03 Godkänna trafikplatsnamn
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
07.03 Besluta om tillstånd för anläggning och infrastruktur inom sjöfartsområdet
I aktiviteterna till processerna:
07.03.01 Besluta om tillstånd för sjösäkerhetsanordningar
07.03.02 Godkänna skyddshandlingar för hamnanläggningar (ISPS)
07.03.03 Godkänna skyddshandlingar för hamnar (ISPS)
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ersatta skyddsplaner (PFSP, Får återlämnas eller PSP) och skyddsutredningar gallras efter att planen (PFSA, PSA) för hamnar och har ersatts och när hamnanläggningar handlingarna inte behövs för verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Ej godkända skyddsplaner Får återlämnas eller (PFSP, PSP) och skydds- gallras efter att planen utredningar (PFSA, PSA) för har ersatts och när hamnar och hamnanläggningar handlingarna inte behövs för verksamheten - Under förutsättning att en aktuell och godkänd version bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Reviderade delar i godkända Får återlämnas eller skyddsplaner (PFSP, PSP) och gallras efter att planen skyddsutredningar (PFSA, har ersatts och när PSA) för hamnar och hamn- handlingarna inte behövs anläggningar för verksamheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 08. Utöva tillsyn över personliga behörigheter
Processgrupp
08.01 Utöva tillsyn över personliga behörigheter inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
08.01.01 Utöva tillsyn över examinatorer vid förarprov inom järnvägsområdet
08.01.02 Utöva tillsyn över läkare och psykologer som får utföra inledande medicinska och yrkespsykologiska undersökningar samt regelbunda hälsokontroller av förare av järnvägsfordon
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
08.04 Utöva tillsyn över personliga behörigheter inom vägområdet
I aktiviteterna till processerna:
08.04.05 Utöva tillsyn över taxiförarlegitimation
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 09. Utöva tillsyn över företag och organisationer
Processgrupp
09.01 Utöva tillsyn över företag och organisationer inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
09.01.01 Utöva revision (tillsyn) över järnvägsföretag
09.01.02 Utöva säkerhets- och marknadstillsyn över infrastrukturförvaltare
09.01.03 Utöva tillsyn över regionala kollektivtrafikmyndigheter samt kollektivtrafikföretag
09.01.04 Utöva tillsyn över farligt gods som transporteras på järnväg
09.01.05 Utöva tillsyn över utbildningsanordnare inom järnvägsområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Processgrupp
09.04 Utöva tillsyn över företag och organisationer inom vägtrafikområdet
I aktiviteterna till processerna:
09.04.01 Inspektera arrangörer av rallybilsbesiktning
09.04.02 Utöva revision (tillsyn) av fordonstillverkare
09.04.03 Genomföra fortlöpande kontroll av fordon, system och komponenter
09.04.04 Utöva tillsyn av organisationer inom förarutbildning
09.04.05 Utöva tillsyn över regionala kollektivtrafikmyndigheter samt kollektivtrafikföretag
09.04.06 Utöva tillsyn över ackrediterade besiktningsorgan
09.04.07 Utöva tillsyn över företag med tillstånd för yrkesmässig trafik
09.04.08 Utöva tillsyn över kör- och vilotider
09.04.09 Utöva tillsyn över tillverkare av färdskrivare
09.04.10 Utöva tillsyn över utbildningsanordnare inom vägtrafikområdet
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna kopior på domar som Efter att kontroll av Elektroniska handlingar varken hör till ett pågående domens relevans för ärende eller initierar ett ärende verksamheten har utförts
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
09.04.07 Utöva tillsyn över företag med tillstånd för yrkesmässig trafik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
| Handlingar i ärenden om femårskontroll | 5 år efter att kontrollen Elektroniska handlingar har avslutats - Under förutsättning att en ny femårskontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd |
| Handlingar i ärenden om planlagd kontroll av taxiförarlegitimation | 5 år efter beslut Elektroniska handlingar - Under förutsättning att en ny kontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd |
| Handlingar i ärenden om planlagd kontroll av förartillstånd | 10 år efter beslut Elektroniska handlingar - Under förutsättning att en ny kontroll har genomförts och att kontrollen inte har föranlett någon åtgärd |
| Handlingar i ärenden om överlastavgift | 10 år efter beslut Elektroniska handlingar |
Process
09.04.08 Utöva tillsyn över kör- och vilotider
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 6 månader efter skanning Pappershandlingar kontroll av kör- och vilotider Utvalda handlingar får återlämnas 3 månader efter att beslut eller dom har vunnit laga kraft
Inkomna elektroniska Handlingarna får Elektroniska handlingar databärare med handlingar i återlämnas 6 månader ärenden om kör- och vilotider efter att de har kopierats till databärare inom samma medium
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
09.04.09 Utöva tillsyn över tillverkare av färdskrivare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Process
09.04.13 Utöva tillsyn över redovisningscentral för taxi
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 11. Utöva tillsyn över anläggningar och infrastruktur
Processgrupp
11.01 Utöva tillsyn över anläggningar och infrastruktur inom järnvägsområdet
I aktiviteterna till processerna:
11.01.01 Utöva säkerhetstillsyn över drift av järnväg, tunnelbana och spårväg
11.01.02 Utöva säkerhetstillsyn över drift av spåranläggning eller trafikledning (tunnelbana, spårväg)
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 12. Föra register
Processgrupp
12.04 Föra vägtrafikrelaterade register
Process
12.04.04 Föra register över fordon och fordonsägare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Avställt referensregister, 2 år efter att registret har Handlingar på mikrofilm kontrollbesiktningar (BREMIK) ställts av och elektroniska handlingar Filer folkbokföringen, fysiska 6 år efter inläsning Elektroniska handlingar och juridiska personer
Process
12.04.05 Föra register över förarbehörigheter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Transaktionsloggar för 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar körkortsuppgifter har upprättats
Processgrupp
12.05 Besluta om tillgång till Transportstyrelsen databaser
Process
12.05.01 Besluta om tillgång till att läsa information i TS databaser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem Ansökan om tjänsten bilsvar 10 år efter beslut Elektroniska handlingar och pappershandlingar
Process
12.05.03 Besluta om tillgång till att registrera information i TS databaser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till ärendehanteringssystem
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Processgrupp
12.06 Hantera statistik
Process
12.06.01 Administrera statistiska uttag
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Balansstatistik, daglig | 3 år efter att handlingarna har upprättats |
| Direktregistreringsstatistik, dagliga avstämningar | 3 månader efter att Elektroniska handlingar handlingarna har upprättats |
| Nyregistreringsstatistik, ackumulerat antal (underlag till registerinfo) | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
| Statistik, fordonsskatt | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
| Statistik, parkeringsanmärkningar, månadsvis | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
| Statistik, parkeringsanmärkningar, årsvis | 6 år efter att handlingarna har upprättats |
| Skyltstatistik, daglig | 6 månader efter att handlingarna har upprättats |
| Statistik, körkort postreturer | 3 år efter att handlingarna har upprättats |
| Statistik, körkortsreturer | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 13. Sälja uppgifter ur register
Process
13.01 Sälja uppgifter ur vägtrafikregistret (VTR)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ärenden rörande 1 år efter att ärendet har informationssäljning ur VTR, avslutats förfrågningar av - Med undantag av engångskaraktär handlingar som utgör verifikationsunderlag som får gallras 10 år efter att ärendet har avslutats
Informationsförsäljnings- 1 år efter att ärendet har verksamheten – beställningar avslutats av rutinartad karaktär
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 16. Bearbeta information om samt utreda olyckor och tillbud
Process
16.01 Utreda olyckor och tillbud inom järnvägsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Process
16.02 Utreda olyckor och tillbud inom luftfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna störningsrapporter på 1 år efter skanning Pappershandlingar papper
Process
16.03 Utreda olyckor och tillbud inom sjöfartsområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar med underlag till Efter att den årliga Transportstyrelsens årliga redovisningen har redovisning av sammanställts fritidsbåtsolyckor, pressklipp och kopior på polisrapporter
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 18. Konstruera och följa upp prov
Processgrupp
18.01 Konstruera prov
18.01.03 Konstruera prov inom vägtrafikområdet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Förarprov, provversioner med När de inte behövs för Elektroniska handlingar fel verksamheten Avser felaktiga provversioner upprättade år 2011 eller tidigare och som av tekniska orsaker inte har kunnat överföras till system för bevarande
Administrativa fält i systemet för Vid överföring till system Elektroniska handlingar provkonstruktion för bevarande
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 19. Tillverka behörighetshandlingar
Process
19.01 Tillverka förarbevis för framförande av järnvägsfordon
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Process
19.06 Tillverka förarbevis för moped, terränghjuling och skoter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.07 Tillverka körkort
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.08 Tillverka taxilegitimation
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandling 6 månader efter skanning Pappershandlingar Omgjorda grundhandlingar och 6 månader efter skanning kompletteringar
Process
19.09 Tillverka yrkeskompetensbevis
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Yrkeskompetensbevis, god- 6 månader efter skanning Pappershandlingar kända elever Yrkeskompetensbevis, god- 11 år efter registrering i Elektroniska handlingar kända elever register
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 20. Administrera skatter och avgifter
Processgrupp
20.01 Administrera skatter och avgifter åt andra
20.02 Administrera avgifter för Transportstyrelsens räkning
I aktiviteterna till processerna:
20.01.01 Administrera infrastrukturavgift
20.01.02 Administrera fordonsskatt
20.01.03 Administrera felparkeringsavgift
20.01.04 Administrera saluvagnskatt
20.01.05 Administrera trängselskatt
20.01.06 Administrera vägavgift
20.02.01 Administrera registerhållningsvgifter
20.02.02 Administrera tillsynsavgifter
20.02.03 Administrera ansökningsavgifter för tillstånd
får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med diarieförts klassificeringen RE10B | Pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden som har 10 år efter att de har registrerats i Diabas med registrerats i klassificering AV60B, RE50B, ärendehanteringssystem RE60B och EK30B | Pappershandlingar och elektroniska handlingar |
| Handlingar som har 10 år efter att de har klassificerats i kategorierna DIV registrerats i eller ÖVR ärendehanteringssystem | Elektroniska handlingar |
| Metadata i form av sökbegrepp I samband med att för handlingar och ärenden i handlingarna i ärendena ärendehanteringssystem gallras | Elektroniska handlingar |
| Bestridande eller omprövning 10 år efter att handlingarna av, samt skrivelser om olika har inkommit avgifter | Elektroniska handlingar och pappershandlingar |
| Förteckning över utsända 6 år efter att handlingarna skatteavier har upprättats | Elektroniska handlingar |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter från Plusgirot om 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar inbetalningar av skatter och har inkommit Pappershandlingar avgifter
| Månadsrapporter rörande skatter och avgifter | 10 år efter att handlingarna har upprättats |
| Odefinierade inbetalningar (Odefar) | Efter att bevakningen har Elektroniska handlingar avslutats och när handlingarna inte behövs för verksamheten |
| Omföringslistor, inkomster | 10 år efter att handlingarna har upprättats |
| Skatteavstämningshandlingar, dagliga | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
| Skatteavstämningshandlingar, månadslista | 6 år efter att handlingarna har upprättats |
| Skattestatistik (avstämning) | 1 år efter att handlingarna har upprättats |
| Stoppade utbetalningar, lista | Efter kontroll av att handlingarna inte behövs för verksamheten |
| Yttranden till Kronofogdemyndigheten gällande trängselskatt, parkeringsanmärkningar och fordonskatt. | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i och pappershandlingar ärendehanteringssystem |
| Yttranden till Kronofogdemyndigheten gällande restförda vägtrafikskatter | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i och pappershandlingar ärendehanteringssystem |
| Återkallelser från Kronofogdemyndigheten | 6 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats och pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden om nedsättning eller återkallelse från Kronofogdemyndigheten, kategori NEDSÄTTN | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden rörande in- och utbetalningar, kategori ÖPOST | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden rörande 10 år efter att de har Elektroniska handlingar värdepost, kategori VPOST registrerats i ärendehanteringssystem
| Handlingar i ärenden om autogiroavtal, kategori AUTOGIRO | 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar upphört att gälla |
| Handlingar i påbörjade ärenden om autogiroavtal som inte fullföljts, kategori AUTOGIRO | 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Returnerade postförsändelser, kategori POSTRETUR | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Returnerad post som har skannats till ärendehanteringssystem | Omedelbart efter att Pappershandlingar returen har skannats eller hanterats |
Process
20.01.01 Administrera infrastrukturavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 6 år efter att de har Elektroniska handlingar Svinesundsförbindelsen, registrerats i kategori S-SUND ärendehanteringssystem
Process
20.01.02 Administrera fordonsskatt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden om autogiroavtal | 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Handlingar i påbörjade ärenden om autogiroavtal som inte har fullföljts | 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att | Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats |
| Uppgifter om preskribering av fordonsskatt | 6 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar har upprättats |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om påminnelser om 3 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar
| fordonsskatt | har upprättats |
| Uppgifter om restföring fordonsskatt | 6 år efter att handlingarna har upprättats |
| Skuldsanering, skatt | 10 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats och pappershandlingar |
| Handlingar i ärenden om fordonsskatt, kategori SKA och F-SKATT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om dröjsmålsavgift, kategori DRÖJSM.AVG | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
Process
20.01.03 Administrera felparkeringsavgift
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Registreringsunderlag, parkeringsanmärkningar | 6 månader efter skanning Pappershandlingar |
| Registreringsunderlag, parkeringsanmärkningar | 3 år efter betald Elektroniska handlingar, parkeringsanmärknings- nytt beslutssystem från avgift eller efter det att 2014 och framåt betalningsansvaret har undanröjts eller när fordningen preskriberats |
| Registreringsunderlag, parkeringsanmärkningar | 6 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats Avser Bildfångst 1 |
| Påminnelser om parkeringsanmärkningsavgifter | 3 år efter betald Elektroniska handlingar parkeringsanmärknings- Transaktionspost avgift eller efter det att betalningsansvaret har undanröjts eller när fordringen preskriberats |
| Påminnelser om parkeringsanmärkningsavgifter | 2 år efter att de har Elektroniska handlingar expedierats Avser koncept i pdfformat |
| Handlingar i ärenden om parkeringsanmärkningar, kategori PANM | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Returnerad post om 5 år efter att de har Elektroniska handlingar
| parkeringsanmärkningar, kategori RETUR PANM | registrerats i ärendehanteringssystem |
| Returnerad post om parkeringsanmärkningar | Omedelbart efter att Pappershandlingar returen skannats eller hanterats |
| Handlingar i ärenden om beställning av parkeringsanmärkningsblanketter och nummerserier | 3 månader efter att Elektroniska handlingar beställningen har Pappershandlingar inkommit |
| Fellistor, parkeringsanmärkningsregistret | 2 år efter att handlingarna har upprättats |
| Avställt parkeringsanmärkningsregister (BPAREN1) | 10 år efter avställning Handlingar på mikrofilm och elektroniska handlingar |
| Avställt indexregister till parkeringsanmärkningsregister | 10 år efter avställning Handlingar på mikrofilm och elektroniska handlingar |
Process
20.01.05 Administrera trängselskatt
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden om autogiroavtal | 1 år efter att avtalet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Handlingar i påbörjade ärenden om autogiroavtal som inte har fullföljts | 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att | Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats |
| Handlingar i kundtjänstärenden inklusive loggade uppgifter och handlingar | 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Avier för skattebeslutet, kopia (pdf) | Efter att skatten har Elektroniska handlingar betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering |
| Avier för tilläggsavgift, kopia (pdf) | Efter att skatten har Elektroniska handlingar betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Betalningspåminnelse, kopia Efter att skatten har Elektroniska handlingar
| (pdf) | betalats, omprövningen har avslutats eller vid preskribering |
| Kommunikationsfiler för betalning och utskrift, kopia | 6 månader efter Elektroniska handlingar överföring |
| Tekniska kontroll- och avstämningslistor, dagliga uttag | Efter avstämning och Elektroniska handlingar kontroll av att uppgifterna och pappershandlingar är korrekta och när handlingarna inte behövs för verksamheten |
| Tekniska kontroll- och avstämningslistor, uttag vid skattebeslutskörningen | Efter att skatten har Elektroniska handlingar betalats eller och pappershandlingar omprövningen har avslutats |
| Handlingar i ärenden om trängselskatt, kategori T-SKATT och TRÄNGSEL | 6 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Returnerad post om trängselskatt | Omedelbart efter att Pappershandlingar returen har skannats eller hanterats |
Process
20.01.06 Administrera vägavgift
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden om autogiroavtal, kategori AUTOGIRO | 1 år efter att avtalet har Elektronisks handlingar avslutats |
| Handlingar i påbörjade ärenden om autogiroavtal som inte har fullföljts, kategori AUTOGIRO | 1 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar avslutats |
| Kopior på utgående avtal (PDF) 93 dagar efter att | Elektroniska handlingar originalhandlingarna har expedierats |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Process
20.02.01 Administrera registerhållningsavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Registerhållningsavgifter, uppgifter om | 6 år efter att handlingarna har upprättats |
| Handlingar i ärenden om vägtrafikregisteravgift, kategori VTR-AVGIFT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om påställningsavgift, kategori PÅ- AVGIFT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om registreringsbevisavgift, kategori REGBEVAVG | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
Process
20.02.02 Administrera tillsynsavgifter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar tillsynsavgift för förarbehörighet, registrerats i
| kategori FB | ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om tillsynsavgift för trafiktillstånd, kategori TFT | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Handlingar i ärenden om tillsynsavgift för kör- och vilotider, kategori KOV-AVGIFT | 10 år efter att de har Elektroniska handlingar registrerats i ärendehanteringssystem |
| Upprättade handlingar i form av uppdragsfilerna CU12 och CU19 | 1 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar har upprättats och informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras |
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar i form av 1 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar bekräftelsefilerna CU13a och har inkommit och CU13 c informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras
Inkomna handlingar i form av 2 år efter att handlingarna Elektroniska handlingar återrapporteringsfilerna CU13b har inkommit och informationen har överförts till vägtrafikregistrets redovisningsdel REDOV - Under förutsättning att uppgifterna i REDOV bevaras
Process
20.02.03 Administrera ansökningsavgifter för tillstånd
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Körkortsavgifter, outlösta Efter kontroll av att inbetalningar i handlingarna inte behövs redovisningssystem för verksamheten
Bilaga 1 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 21. Betala ut bidrag
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Bidrag ur bilskrotningsfonden, 10 år efter att ärendet har Pappershandlingar skrivelse avslutats
Process
21.01 Betala ut supermiljöbilspremie
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 1. 6 månader efter Pappershandlingar och överförts till skanning ärendehanteringssystem 2. Handlingar som har skannats innan år 2011 får gallras 10 år efter skanning
Handlingar i ärenden om 10 år efter att de har Elektroniska handlingar miljöbilspremie, kategori registrerats i MBILPREMIE ärendehanteringssystem
Process
21.02 Betala ut klimatbonus
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 6 månader efter skanning Pappershandlingar och överförts till ärendehanteringssystem
Handlingar i ärenden om 10 år efter det att ärendet Elektroniska handlingar prövning av klimatbonus avslutats
Undantag från
gallring: Handlingar i ärenden rörande återbetalning och överklagan bevaras
Bilaga 2 till RA-MS 2019:44
Verksamhetsområde 22. Pröva andra organisationers beslut
Process
22.01 Pröva tvister mellan järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Inkomna handlingar som har 6 månader efter skanning Pappershandlingar skannats och överförts till Undantag från ärendehanteringssystem gallring: Avtal bevaras
Bilaga 2 till RA-MS 2019:44
Bilaga 2: Följande uppgifter i Vägtrafikregistret ska årligen undantas från gallring och bevaras.
Filbenämning ägaruppgifter
Ägarnummer (person/organisationnr), sökbegrepp Namn Gatuadress Postnr LKF-kod (län-kommun-församling)
Filbenämning fordonsuppgifter
Registreringsnummer, sökbegrepp Årsmodell Modellkod Datum första registrering Chassinr Leasingbil Registreringsförhållanden (0=i trafik, 1= förreg, 2=avställd, 3=avreg) Registreringsdatum Reserv – utfyllnad Ägarnr (personnr/org nr) Förvärvsdatum Län-kommun
Yrkestrafikuppgifter inom filbenämning fordonsuppgifter: Tillstånd – BG (0/1) Tillstånd – LG (0/1) Tillstånd – BPL (0/1) Tillstånd – BPT (0/1) Tillstånd – LP (0/1) Tillstånd – TT (0/1)
Filbenämning körkortsuppgifter
Personnr, sökbegrepp Körkortsbehörighet (ABECEDET/TRAKTOR) Datum från vilket behörigheten var gällande Första utfärdandedatum för körkortsbehörighet
Filbenämning yrkesmässig trafik
Ägarnr (tillståndshavare), sökbegrepp Slag av tillstånd (kod) Tillståndsmyndighet Tillståndsdatum Diarienr