Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Försvarets radioanstalt
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Försvarets radioanstalt Arkivbildare: Försvarets radioanstalt Handlingsslag: Handlingar rörande säkerhet och säkerhetsskydd Medium: Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och pappershandlingar Tidsomfattning: Från och med år 1995
Gallring
Försvarets radioanstalt får gallra handlingar som upptas i bilagan till denna författning. Handlingar som till sin funktion överensstämmer med handlingar som upptas i bilagan får gallras även om de har annan benämning.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
1. Denna författning träder i kraft den 15 oktober 2020.
2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:39) om gallring hos Försvarets radioanstalt Föreskrifter (RA-MS 2013:5) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA- MS 2011:39) om gallring hos Försvarets radioanstalt
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Karin Åström Iko Fredrik Lindberg
1(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Förkortningar
I bilagan används myndighetens förkortningar av de säkerhetsskyddsklasser som anges i 2 kap. 5 § säkerhetsskyddslagen (2018:585): SK/BH = säkerhetsskyddsklass begränsat hemlig SK/K = säkerhetsskyddsklass konfidentiell SK/H = säkerhetsskyddsklass hemlig SK/KH = säkerhetsskyddsklass kvalificerat hemlig
I bilagan återfinns även förkortningar som är fastställda i Försvarsmaktens föreskrifter (FFS 2019:9) om signalskyddstjänsten: SG = Signalskyddsgrad R = Restricted C = Confidential S = Secret TS = Top Secret TRF = Trafikskydd
2(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Försvarets radioanstalt får gallra handlingar enligt nedan
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande registerkontroll
Framställningar om registerkontroll enligt När anställningssäkerhetsskyddslagen, avseende personer beslutet har vunnit laga
| som inte anställs. | kraft. |
| Kompletterande uppgifter vid registerkontrollframställningar i de fall vederbörande är utländsk eller före detta utländsk medborgare, avseende personer som inte anställs. | När anställningsbeslutet har vunnit laga kraft. |
| Samtycken om registerkontroller och, i förekommande fall, särskilda personutredningar, avseende personer som inte anställs. | När anställningsbeslutet har vunnit laga kraft. |
| Särskilda personutredningar för säkerhetsklass 1, avseende personer som inte anställs. | När anställningsbeslutet har vunnit laga kraft. |
| Särskilda personutredningar för säkerhetsklass 1 och 2, avseende personer som inte anställs. | När anställningsbeslutet har vunnit laga kraft. |
| Uppgifter om kontaktpersoner som beslutar om registerkontroll. | När de inte behövs för verksamheten. |
Handlingar rörande sekretess och behörigheter
Avregistreringsbevis för signalspanings- 10 år efter avregistre-
| behörighet. | ring. |
| Behörighetsbevis för signalspaningsbehörighet. | 10 år efter avregistrering. |
| Bevis om Personnel Security Clearance (PSC) för handlingar klassade som NATO CONFIDENTIAL och högre. | 10 år efter det att anställningen har upphört. |
| Sekretessbevis. | 10 år efter det att anställningen har upphört. |
3(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar och uppgifter rörande behö- 10 år efter att beslutet Med behörighetskontroll righetskontroll och användaridentitet i har upphört att gälla. avses administrativa eller säkerhetsskyddsklass SK/K eller SK/H. Undantag från gall- tekniska åtgärder, eller både ring: Uppgifter om administrativa eller tekniska användaridentitet och åtgärder som vidtas för att behörighet som är kontrollera användares nödvändiga för att identitet, styra en användabibehålla spårbarhet res behörighet att använda och autenticitet i IT-systemet och dess resurhandlingar som ska ser samt att registrera anbevaras. vändaren.
Handlingar och uppgifter rörande behö- 25 år efter att beslutet Med behörighetskontroll righetskontroll och användaridentitet i har upphört att gälla. avses administrativa eller säkerhetsskyddsklass SK/KH. Undantag från gall- tekniska åtgärder, eller både ring: Uppgifter om administrativa eller tekniska användaridentitet och åtgärder som vidtas för att behörighet som är kontrollera användares nödvändiga för att identitet, styra en användabibehålla spårbarhet res behörighet att använda och autenticitet i IT-systemet och dess resurhandlingar som ska ser samt att registrera anbevaras. vändaren.
Handlingar och uppgifter rörande behö- När de inte behövs för Med behörighetskontroll righetskontroll och användaridentitet verksamheten. avses administrativa eller som inte faller under klassificeringarna Undantag från gall- tekniska åtgärder, eller både ovan. ring: Uppgifter om administrativa eller tekniska användaridentitet och åtgärder som vidtas för att behörighet som är kontrollera användares nödvändiga för att identitet, styra en användabibehålla spårbarhet res behörighet att använda och autenticitet i IT-systemet och dess resurhandlingar som ska ser samt att registrera anbevaras. vändaren.
Handlingar rörande databärare
Dokumentation om vidtagna åtgärder När databäraren har rörande återanvändning av databärare. förstörts.
Kvittenser av databärare som innehåller 10 år efter utgången uppgifter i säkerhetsskyddsklass SK/K av det år då dataeller SK/H. bäraren förstördes eller skrevs över.
4(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Kvittenser av databärare som innehåller 25 år efter utgången uppgifter i säkerhetsskyddsklass SK/KH. av det år då databäraren förstördes eller skrevs över.
Kvittenser av databärare som innehåller När de inte behövs för uppgifter som inte faller under klassifice- verksamheten. ringarna ovan.
Förteckningar över databärare som in- 10 år efter utgången nehåller eller har innehållit uppgifter i av det år då datasäkerhetsskyddsklass SK/K eller SK/H. bäraren förstördes eller skrevs över.
Förteckningar över databärare som in- 25 år efter utgången nehåller eller har innehållit uppgifter i av det år då data-
| säkerhetsskyddsklass SK/KH. | bäraren förstördes eller skrevs över. |
| Förteckningar över databärare som innehåller eller har innehållit uppgifter som inte faller under klassificeringarna ovan. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Dokumentation över förstörda databärare som har innehållit uppgifter i säkerhetsskyddsklass SK/K eller SK/H. | 10 år efter utgången Avser sådant som förstöav det år då notering ringslistor och förstöringsgjordes om att data- rapporter samt kassationsbäraren förstörts. och avyttringsprotokoll/rapporter. |
| Dokumentation över förstörda databärare som har innehållit uppgifter i säkerhetsskyddsklass SK/KH. | 25 år efter utgången Avser sådant som förstöav det år då notering ringslistor och förstöringsgjordes om att data- rapporter samt kassationsbäraren förstörts och avyttringsprotokoll/rapporter. |
| Dokumentation över förstörda databärare som har innehållit uppgifter som inte faller under klassificeringen ovan. | När de inte behövs för Avser sådant som förstöverksamheten. ringslistor och förstöringsrapporter samt kassationsoch avyttringsprotokoll/rapporter. |
5(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande uppgifter i loggar
Uppgifter i loggar som är av betydelse 10 år efter utgången Avser manuell eller automaför säkerheten i säkerhetsskyddsklass av det år då uppgifter- tisk registrering av händel- SK/K eller SK/H. na registrerades. ser som är av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med registreringen är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. Loggarna kan benämnas som säkerhetslogg eller revisionslogg.
Uppgifter i loggar som är av betydelse 25 år efter utgången Avser manuell eller automaför säkerheten i säkerhetsskyddsklass av det år då uppgifter- tisk registrering av händel- SK/KH. na registrerades. ser som är av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med registreringen är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. Loggarna kan benämnas som säkerhetslogg eller revisionslogg.
Uppgifter i loggar som är av betydelse 5 år efter utgången av Avser manuell eller automaför säkerheten i säkerhetskänslig verk- det år då uppgifterna tisk registrering av händelsamhet men som inte faller under klassi- registrerades. ser som är av betydelse för ficeringen ovan. säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med registreringen är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. Loggarna kan benämnas som säkerhetslogg eller revisionslogg.
6(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Uppgifter i loggar som är av betydelse När de inte behövs för Avser manuell eller automa-
| för säkerheten men som saknar relevans verksamheten. för säkerhetsskyddsarbetet. | tisk registrering av händelser som är av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Syftet med registreringen är som regel att kunna utreda omständigheter kring säkerhetshotande händelser. Loggarna kan benämnas säkerhetslogg eller revisionslogg. |
| Uppgifter i loggar som är av betydelse 10 år efter utgången för att styrka utförda behandlingar i sä- av det år då uppgifterkerhetsskyddsklass SK/K eller SK/H. na registrerades. | Avser manuell eller automatisk registrering av händelser som är av betydelse (bevis) till exempel för att styrka utförda handlingar eller att myndigheten tagit emot eller sänt meddelanden. Loggarna kan benämnas som transaktionsloggar, utväxlingsloggar eller juridiska loggar. |
| Uppgifter i loggar som är av betydelse 25 år efter utgången för att styrka utförda behandlingar i sä- av det år då uppgifterkerhetsskyddsklass SK/KH. na registrerades. | Avser manuell eller automatisk registrering av händelser som är av betydelse (bevis) till exempel för att styrka utförda handlingar eller att myndigheten tagit emot eller sänt meddelanden. Loggarna kan benämnas som transaktionsloggar, utväxlingsloggar eller juridiska loggar. |
7(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Uppgifter i loggar som är av betydelse 5 år efter utgången av Avser manuell eller automaför att styrka utförda behandlingar som det år då uppgifterna tisk registrering av händelinte faller under klassificeringarna ovan. registrerades. ser som är av betydelse (bevis) till exempel för att styrka utförda handlingar eller att myndigheten tagit emot eller sänt meddelanden. Loggarna kan benämnas som transaktionsloggar, utväxlingsloggar eller juridiska loggar.
Uppgifter i loggar som är av betydelse När de inte behövs för Avser manuell eller automaför drift samt driftsjournaler. verksamheten. tisk registrering av händelser som är av betydelse för driften av ett IT-system med syften som att övervaka tekniska händelser eller för att söka systemfel. Med driftsjournaler avses manuella eller elektroniska journaler med uppgifter om händelser som förändringar och störningar i driften, bedömd orsak och vidtagen åtgärd.
Handlingar rörande identitets- och passerkort
| Beställningar av tjänstekort. | När tjänstekortet har utfärdats. |
| Kvittenser för passerkort. | När passerkortet har återlämnats. |
| Kvittenser för tjänstekort. | När tjänstekortet har återlämnats |
| Passerkort. | När nytt passerkort har utfärdats eller innehavaren slutar sin anställning. |
| Tjänstekort. | När giltighetstiden har gått ut eller när innehavaren slutar sin anställning. |
8(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar rörande skyddsobjekt
| Beslut om stående inpassering. | 10 år efter giltighetstidens utgång. |
| Besöksanmälningar. | 10 år efter genomfört besök. |
| Besöksliggare eller motsvarande. | 10 år efter sista antecknade besöket. |
| Besökstillstånd. | 10 år efter genomfört besök. |
| Fototillstånd. | När giltighetstiden har gått ut eller innehavaren slutar sin anställning. |
| Kopior av legitimation med uppgift om datum och ärende för besöket. | 10 år efter genomfört besök. |
| Kvittenser för fototillstånd. | När fototillståndet återlämnas. |
Handlingar rörande signalskyddstjänst
| Kvitton och kvittenslistor för signalskyddsnycklar och delgivning av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Kvitton och kvittenslistor för signalskyddsnycklar och delgivning av signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | 25 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Dokumentation över produktion av signalskyddsnycklar. | 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Följesedlar till kryptonycklar och aktiva kort. | 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
9(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Följesedlar för signalskyddsnycklar med 10 år efter det att rebeteckningarna SG S, SG C, SG R eller spektive nyckel har
| SG TRF. | upphört att gälla. |
| Följesedlar för signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | 25 år efter det att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Förteckningar över signalskyddspersonal som har tillgång till signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. | 10 år efter den sista anteckningen. |
| Förteckningar över signalskyddspersonal som har tillgång till signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. | 25 år efter den sista anteckningen. |
| Kopior av kvitton angående redovisning och inventering av kryptonycklar. | 25 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Kvittenslistor för delgivning av kryptonycklar. | 10 år efter att respektive nyckel har upphört att gälla. |
| Protokoll över kontroll av signalskyddstjänsten. | 10 år efter upprättande. |
Handlingar rörande teknisk säkerhetsundersökning
Protokoll rörande genomförd teknisk När de inte behövs för säkerhetsundersökning. verksamheten. Underlag för begäran om teknisk sä- När de inte behövs för kerhetsundersökning. verksamheten.
10(10)
Bilaga till RA-MS 2020:33
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Övriga handlingar rörande säkerhetsskydd
Förteckningar över samtliga nycklar, 1) 2 år efter senast in- Avser områden, byggnader kort och koder till utrymmen som an- förda uppgift avseende eller förvaringsutrymmen. vänds för säkerhetskänslig verksamhet. utrymmen med handlingar i SK/BH. 2) 10 år efter senast införda uppgift avseende utrymmen med handlingar i SK/K eller SK/H. 3) 25 år efter senast införda uppgift avseende utrymmen med handlingar i SK/KH.
Samförvaringsbeslut som rör uppgifter i 25 år efter den senaste
| SK/KH. | registrerade uppgiften. |
| Samförvaringsbeslut som rör uppgifter i säkerhetsskyddsklass SK/K eller SK/H. | 10 år efter den senaste registrerade uppgiften. |
| Samförvaringsbeslut som är av betydelse för säkerheten och som inte faller under klassificeringen ovan. | När samförvaringen inte längre är aktuell eller när förändring sker bland medarbetarna som samförvarar. |