Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring hos Fortifikationsverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Fortifikationsverket Arkivbildare: Fortifikationsverket, Fortifikationsförvaltningen med föregångare och Försvarsmakten med dess organisatoriska föregångare Medium: Pappershandlingar, elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och ritfilm Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1948
Gallring
Fortifikationsverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Fortifikationsverket får gallra inkomna och upprättade pappershandlingar som skannats in till myndighetens elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem, 3 månader efter att de har förts över till elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Fortifikationsverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Fortifikationsverket kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 16 mars 2020. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2006:25) om gallring hos Fortifikationsverket och Vasallen AB, och Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2018:31) om gallring hos Fortifikationsverket.
Karin Åström Iko
Morgan Nordberg
1(3)
Bilaga till RA-MS 2020:5
Förkortningar som förekommer i bilagan
A-ritningar och motsvarande = Arkitekt K-ritningar och motsvarande = Konstruktion M = Mark VVS = Ventilation, värme och sanitet
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist Anmärkningar
1 Styra, planera och följa upp
Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv
Originalritningar i format Direkt efter överföring till som inte är arkivbestän- arkivbeständigt format, digt. under förutsättning att kontroll av överföringen har skett.
Undantag från gallring:
-Ritningar rörande statliga byggnadsminnen. -Ritningar där format och färg har betydelse.
3 Förändra funktion och värde på fastighetsbeståndet
Brukar- och ägarrelaterad investering Gäller även tillämpligt avyttrings-, drift- och underhållsprojekt.
Programhandlingar. När de inte behövs för verksamheten.
Undantag från gallring:
- Remisskrivelser och andra handlingar som tillför sakuppgift. - Handlingar som ingår i beställningar.
Systemhandlingar. Vid versionsuppdatering.
Undantag från gallring:
Handlingar som ingår i beställningar.
Mötesdokumentation i Efter garantibesiktning. mindre projekt. Undantag från gallring: Handlingar som tillför sakuppgift.
2(3)
Bilaga till RA-MS 2020:5
| Bygghandlingar. | När relationshandlingar tas fram. Om inte relationshandlingar tas fram sparas senaste bygghandlingen. Undantag från gallring: Handlingar som ingår i förfrågningsunderlag. |
| A-prislistor och mängdförteckningar. | Efter garantibesiktning. Övriga texthandlingar överförs till förvaltningsskedet. |
| Arbetsmiljödokumentation. | Efter garantibesiktning. Undantag från gallring: Dokumentation över avvikelser |
| Kvalitetsdokumentation. | Efter garantibesiktning. |
Avyttring av fastighet, objekt och befästning
Ritningar. Efter avyttring.
Undantag från gallring:
- Ritningar rörande befintliga eller tidigare statliga byggnadsminnen. - A-ritningar och Kritningar innan 1920. - Typritningar. - Situationsplaner och Aplaner, A-fasader, Asektioner som tillför sakuppgift det vill säga förändring. - För anläggningsobjekt även senaste ledningskartorna, sprängningsritningar eller motsvarande. - Slutdokumentsritningar.
Ritningar på typobjekt av Efter avyttring. mindre betydelse. Under förutsättning att typritningar och lägesdokumentation bevaras.
3(3)
Bilaga till RA-MS 2020:5
Beskrivningar och Efter avyttring. förteckningar det vill säga Undantag från gallring: texthandlingar. - Handlingsförteckning. - Färgsättningsplan. - Geotekniska undersökningar. - Konstruktionsberäkningar. - Koordinatförteckning. - Byggnadsbeskrivning A. - Administrativa föreskrifter av betydelse. - Aktuell skyddskontrollbok, befästningskonstruktion. - Slutdokument. - Utredningar av långsiktigt värde.
4 Bibehålla värde och funktion på fastighetsbeståndet
Drift och underhåll
| Detaljritningar utan väsentlig betydelse samt installationsritningar och fackritningar inklusive A-detaljer, K, M, VVS med tekniska fackbeskrivningar som har ersatts. | När den har ersatts av en ny handling, dock tidigast 10 år efter slutbesiktning. Undantag från gallring: Handlingar rörande statliga byggnadsminnen. |
| Ritningar som inte tillför sakuppgift det vill säga förändring. | Tidigast 10 år efter slutbesiktning. Undantag från gallring: Ritningar rörande statliga byggnadsminnen. |
| Drift- och underhållsinstruktioner. | Vid ersättning, upphävning eller avyttring |
| Energideklarationer. | När en ny energideklaration har upprättats. |
Fastighetstaxering
Fastighetsdeklarationer. 5 år efter att en ny fastighetsdeklaration har inkommit.