Riksarkivets föreskrifter om gallring hos länsstyrelserna
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Länsstyrelserna Arkivbildare: Länsstyrelserna Handlingsslag: Säkerhetshandlingar Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1991
Gallring
Handlingar får gallras enligt bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dessa föreskrifter träder i kraft den 5 juli 2023.
Anna Karin Hermodsson Morgan Nordberg
Riksarkivets överväganden finns i ärende dnr RA-KS 2022/01543. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(2)
Bilaga till RA-MS 2023:25
Länsstyrelserna får gallra handlingar i enlighet med vad som anges nedan.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Kvittenser av handlingar 1) 10 år efter utgången av det Avser till exempel: eller lagringsmedium. år då handlingen i -Kvitton säkerhetsskyddsklassen -Delgivningskvittenser begränsat hemlig eller -Uppgifter i register och motsvarande har lämnats liggare tillbaka. -Kvittensposter 2) 10 år efter utgången av det år då lagringsmediet i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande förstördes eller skrevs över.
Dokumenterade beslut om att 10 år efter utgången av det år medföra handling i säkerhets- då beslutet om att medföra skyddsklass begränsat hemlig handling i säkerhetsfrån myndighetens lokaler skyddsklass begränsat hemlig
| eller områden. | eller motsvarande har upphört att gälla. |
| Samförvaringsbeslut. | 10 år efter nytt beslut, som Avser de fall där myndigheten omfattar handlingar i dokumentera beslut om att ett säkerhetsskyddsklassen förvaringsutrymme får begränsat hemlig. användas gemensamt av flera personer. |
| Dokumenterade beslut om gemensam användning av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar. | 10 år efter nytt beslut, som Avser de fall där myndigheten omfattar handlingar i dokumenterar beslut om säkerhetsskyddsklassen gemensam användning av begränsat hemlig eller säkerhetsskyddsklassificerade motsvarande. handlingar. Med gemensam användning avses att en begränsad grupp av personer ges åtkomst till säkerhetsskyddsklassificerade handlingar som är gemensamma för gruppen. |
| Dokumenterade godkännanden av lagringsmedium. | 10 år efter utgången av det år då lagringsmediet avsedd för att behandla uppgifter i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande inte längre används för att behandla säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. |
2(2)
Bilaga till RA-MS 2023:25
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i förteckningar över 10 år efter utgången av det år
| lagringsmedium som innehåller eller innehållit uppgifter i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande. | då lagringsmediet med uppgifter i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande förstördes eller skrevs över. |
| Dokumentation över förstörda handlingar eller lagringsmedium. | 1) 10 år efter utgången av det år då handling i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande förstördes. 2) 10 år efter utgången av det år då notering gjordes om att lagringsmediet i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig eller motsvarande förstörts. |
| Handlingar och uppgifter rörande hantering av användaråtkomst eller behörighetskontroll till handlingar och informationssystem. | 10 år efter att behörigheten Avser handlingar och eller motsvarande har upphört uppgifter om att styra och att gälla för handlingar och begränsa åtkomst till uppgifter i säkerhets- handlingar och skyddsklass begränsat hemlig informationssystem, eller motsvarande. säkerställa behörig användaråtkomst och att förhindra obehörig åtkomst till informationssystem och tjänster samt att förhindra obehörig åtkomst till system och tillämpningar. Avser till exempel: -Dokumenterade beslut om tilldelning av användaråtkomst, användaridentitet och behörighet. - Förteckning över användare med åtkomsträttigheter eller behörigheter. -Användaridentiteter -Handlingar rörande autentisering och behörighetskontroll. -Hantering av lösenord. -Användar-, administratörs, och testkonton. |