Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Sjöfartsverket
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Sjöfartsverket Arkivbildare: Sjöfartsverket Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2023
Gallring
Sjöfartsverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 25 december 2025. 2. Genom dessa föreskrifter upphävs Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2019:43 om gallring hos Sjöfartsverket. 3. Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2019:43 får tillämpas på handlingar tillkomna till och med den 31 december 2022.
Karin Åström Iko
Mathias Söderberg
Riksarkivets överväganden finns i dnr RA-KS 2025/00427. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725).
1(5)
Bilaga till RA-MS 2025:40
Sjöfartsverket får gallra handlingar i enlighet med vad som anges.
Fartyg
Handlingar Gallring Anmärkningar
Inkomna manualer, När de inte behövs för instruktionsböcker eller verksamheten. motsvarande handlingar Undantag från gallring: för Sjöfartsverkets fartyg. Manualer och instruktioner för komponenter som speciellt tillverkats eller anpassats för just det fartyget eller fartygsserien.
Dokumentation kring 1 år efter att fartyg eller båt åtgärder och underhåll har utrangerats eller har av fartyg, båtar och sålts. svävare.
Utbildning
Handlingar Gallring Anmärkningar
Antagningsbesked till När deltagarförteckningen externa deltagare för har diarieförts. kurser anordnade av Sjöfartsverket.
Kallelser till externa När deltagarförteckningen deltagare för kurser har diarieförts. anordnade av Sjöfartsverket.
Kursanmälningar och När sammanställning av ansökningshandlingar till kursanmälningar har gjorts. Sjöfartsverkets utbildningar med interna och externa deltagare.
2(5)
Bilaga till RA-MS 2025:40
Informationssäkerhet
Handlingar Gallring Anmärkningar
Inkommen statistik om 3 år efter att statistiken har Myndigheten för incidenthantering från inkommit till myndigheten. samhällsskydd och Myndigheten för beredskap byter namn till samhällsskydd och Myndigheten för civilt beredskap samt försvar från och med den Myndigheten för civilt 1 januari 2026. försvar.
Sjögeografisk information
Handlingar Gallring Anmärkningar
Korrespondens om 2 år efter att Kallas även för inlevererade djupdata korrespondensen har EMODnet-följebrev. från andra länder som inkommit. levererats till djupdataportalen The European Marine Observation and Data Networks (EMODnet) portal.
Specifikationer av 2 år efter att data har djupdata som har skickats. skickats av Sjöfartsverket till EMODnet.
Beställda ortofoton från 8 år efter att fotografiet har Lantmäteriet via inkommit till myndigheten. Geodataportalen.
Sjötrafikinformation
Handlingar Gallring Anmärkningar
Uppgifter om kurs och 1 år efter att informationen AIS är en förkortning av fart som filtreras bort från har inkommit till Automatic Identification transpondrar i Sjöfarts- myndigheten. System. Den gör det verkets identifierings- möjligt att identifiera ett system för sjötrafik- fartyg och följa dess information inför rörelser från andra fartyg överföring till AIS- och från säkerhetshistorik. system för sjöfarten.
3(5)
Bilaga till RA-MS 2025:40
Handlingar Gallring Anmärkningar
Uppgifter om sjövägar, När de har ersatts av upp- Kallas även produkter för djupdata och havs- daterade uppgifter. transportnätverk. gränser i transportnätverket Inspire Geoportal.
Passagerarlistor 1. Efter att fartygsresan har hämtade med stöd av slutförts säkert om resan tar Europaparlamentets och 60 dagar eller kortare tid. rådets direktiv. 2. Efter 60 dagar om fartygsresan tar längre tid än vad som anges i punkt 1. 3. I händelse av en nödsituation eller under efterverkningarna av en olycka, får listorna gallras efter att en eventuell utredning eller rättsliga förfaranden har slutförts.
Sjöräddning
Handlingar Gallring Anmärkningar
Inspelningar av 1 år efter att inspelningarna trafikkommunikation. har upprättats.
Undantag för gallring:
Inspelningar som tillförs en utredning eller begärs ut bevaras i ärendet de tillförs.
Luftvärdighetshandlingar
Handlingar Gallring Anmärkningar
Radiotillstånd för När nya tillstånd har Kallas även Aircraft helikoptrar. utfärdats. Radio License för helikoptrar.
Direktiv rörande 3 år efter utrangering av Kallas även helikoptertyp och helikopter eller komponent Airworthiness Directives installerad utrustning från av helikopter. (AD). Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet (EASA).
4(5)
Bilaga till RA-MS 2025:40
Handlingar Gallring Anmärkningar
Transportstyrelsens 3 år efter att ett nytt Kallas även granskningsbevis certifikat har utfärdats. Airworthiness Review avseende helikoptrars Certificates (ARC). luftvärdighet.
Checklistor till interna 3 år efter att ett certifikat Kallas även för granskningar av har förlängts eller har Airworthiness Review helikoptrars luftvärdighet. ersatts av ett nytt. Certificates (ARC) Extension checklists.
Användarmanualer, När de inte behövs för
| handböcker och instruktionsböcker till helikoptrar som har inkommit från leverantörer. | verksamheten. |
| Transportstyrelsens luftvärdighetsbevis för helikoptrar. | 3 år efter att ett nytt tillstånd Kallas även Certificates har utfärdats. of Airworthiness. |
| Registreringsbevis för helikoptrar. | 3 år efter utrangering av Kallas även Certifications helikopter eller när det har of Registration. ersatts av ett nytt bevis. |
| Loggjournaler för komponenter till helikoptrar. | 1. Originalhandlingarna får Kallas även Component gallras när helikopter eller log cards. komponent av helikopter har utrangerats. 2. Kopior får gallras 1 år efter utrangering eller försäljning. |
| Loggböcker för motorer i helikoptrar. | 1. 3 år efter utrangering av Kallas även Engine helikopter eller komponent logbooks. av helikopter. 2. Kopior får gallras 3 år efter försäljning. |
| Loggjournaler till flygning och helikoptrar. | 3 år efter att flygfordonet Kallas även Flight Logs har utrangerats. eller Aircraft Technical Logs. |
| Utrustningslistor till helikoptrar. | När en ny lista har Kallas även Minimum fastställts eller helikoptern Equipment Lists (MEL). har utrangerats. |
5(5)
Bilaga till RA-MS 2025:40
Handlingar Gallring Anmärkningar
| Ansökningar till Transportstyrelsen samt godkännande om att fortsätta operera med ett fel på helikoptern som är omhändertaget av utrustningslistan Minimum Equipment List (MEL) alternativt att använda en komponent över dess användningstid. | 3 år efter att helikoptern har Kallas även MEL utrangerats. Overrun Reports eller MEL Time Limitation Overrun Reports. |
| Bullercertifikat till helikoptrar. | 3 år efter att ett nytt Kallas även Noise certifikat har utfärdats. Certificates. |
| Certifikat för tredjeparts ansvarsförsäkring till helikoptrar. | När helikoptern har Kallas även Third Party utrangerats. Liability Insurance Certificates. |
| Arbetsordrar till helikoptrar. | 1. 3 år efter utrangering av Kallas även Work orders. helikopter eller komponent av helikopter. 2. Kopior får gallras 3 år efter försäljning. |
| Arbetsloggar till helikoptrar. | 1. 3 år efter utrangering av Kallas även Work cards. helikopter eller komponent av helikopter. 2. Kopior får gallras 3 år efter försäljning. |
Flygtid för flygande personal
Handlingar Gallring Anmärkningar
Uppgifter om flygtid för 2 år efter att flygningen har Kallas även flygtimmar. flygande personal i genomförts. räddningshelikoptrar.
Fordonshandlingar
Handlingar Gallring Anmärkningar
Handlingar rörande 5 år efter att fordonet har Avser dokumentation förvaltning av fordon. avyttrats. som rör fordon i form av Undantag från gallring: personbilar, släpvagnar Handlingar rörande inköp och andra liknande och försäljning av fordon. fordon.