Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:8) om rutiner vid Skogsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om projektstöd och miljöinvesteringar

Grundläggande bestämmelser

5 Denna författning träder i kraft den 9 februari 2007.

--------------------------

Ikraftträdandebestämmelser

6 Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007.

MATS PERSSON

UPPHÄVD

Susanne Andersson (Stödavdelningen)

1 EUT L 277, 21.10.2005, s. 1 (Celex 32005R1698). EUT L 171, 23.6.2006, s. 90 (Celex 32006R0885). 3 EUT L 368, 23.12.2006, s 15 (Celex 32006R1974). 4 EUT L 368, 23.12.2006, s. 74 (Celex 32006R1975). 5 SJVFS 2007:8 6

Bilaga 1

RUTINBESKRIVNING OCH CHECKLISTA FÖR HANTERING AV PROJEKTSTÖD OCH MILJÖINVESTERINGAR

Avvikelser, förtydliganden, kommentarer och åtgärder i anslutning till kontrollen av checkpunkterna, som har betydelse för ärendets handläggning ska alltid dokumenteras.

Då checkpunkterna markeras bekräftar tjänstemannen att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits.

A Ankomstgranska och registrera

Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande:

1. Ankomststämpla

• För varje handling i ärendet ska det framgå vilket datum den har kommit in till myndigheten.
• Spara kuvert för ansökan om utbetalning om denna har kommit in för sent.

2. Kontrollera att ansökan har kommit in till rätt myndighet.

3. Inkommen ansökan

• Kontrollera att handlingen är att betrakta som en ansökan i enlighet med bestämmelserna i Skogsstyrelsens föreskrifter om projektstöd till aktörer som anordnar kompetensutvecklingsinsatser för ett hållbart skogsbruk och Skogsstyrelsens föreskrifter om stöd för nyanläggning av ädellövskog.

4. Kontrollera att inga strykningar i försäkranstexten har gjorts.

5. Registrera ändrade och nya person- eller företagsuppgifter för sökanden.

6. Ankomstregistrera

B Granska ansökan

UPPHÄVD

Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person.

C Utreda

C 1 Registrera uppgifter

1. Registrera aktuella uppgifter från ansökningsblanketten. 2. Registrera kompletteringar och ändringar.

C 2 Utreda ansökan

1. Utred ansökan. 2. Utred och hantera alla åtgärdskoder och checkpunkter. 3. Registrera avdrag och uppgifter som krävs för beslutet.

C 3 Ädellövskogsbruk samt stöd för bevarande och utveckling av skogens kollektiva värden

1. Inför beslut om stöd kontrollera att fältbesök och rådgivning genomförts avseende växtplatsens eller åtgärdernas lämplighet. Fastställ areal. 2. Inför beslut om utbetalning genomför slutbesiktning och kontrollera att åtgärder genomförts i enlighet med ansökan om stöd.

C 4 Byte av stödmottagare

Utred byte av stödmottagare och utför bytet om kraven för detta uppfylls.

D Genomföra registreringskontroll I

Kontrollera att uppgifter i IT-systemet stämmer mot ansökan.

E Genomföra fältkontroller

Genomför fältkontroller och redovisa i enlighet med bilaga 2.

F Kontrollresultat

Registrera kontrollresultat från fältkontroller för samtliga kontrollerade åtgärder.

G Genomföra registreringskontroll II

Kontrollera att kontrollresultaten är rätt registrerade.

H Genomföra handläggningskontroll

Genomför handläggningskontroll enligt bilaga 3.

I Fatta beslut om stöd

1. Beslutsfattaren granskar det beslut om stöd och utkast till meddelande om beslut som föredraganden presenterar. 2. Beslutsfattaren undertecknar beslutet. 3. Skicka meddelande om beslut till den sökande.

J Fatta beslut om utbetalning

1. Beslutsfattaren granskar beslut om utbetalning, utkast till meddelande om utbetalning och verifikationsunderlag som föredraganden presenterat. 2. Kontrollera att antal och belopp på verifikationsunderlaget överensstämmer med

UPPHÄVD

antal och belopp på beslutet. 3. Beslutsfattaren undertecknar beslutet. 4. Skicka meddelande om beslut till den sökande.

K Upprätta underlag till Jordbruksverket inför utbetalning

1. En utbetalningsrapport ska redovisas i enlighet med den mall som Jordbruksverket tillhandahåller. 2. Kopia av beslut om utbetalning. 3. Första sidan av verifikationsunderlaget.

L Hantera återkrav

1. Identifiera och utred återkrav.

• Utred felaktigheter som konstaterats vid utredning, kontroll eller kommit till Skogsstyrelsens kännedom på annat sätt. Om felaktigheten inte leder till något beslut om återkrav, dokumenteras detta.

2. Registrera och handlägg ärenden om återkrav.

• Handlägg återkravet i enlighet med Skogsstyrelsens föreskrifter om återbetalning av stöd.
• Uppdatera ärendet i relevanta fall med aktuella uppgifter i IT-systemet.
• Skapa underlag för återkrav.
• Fatta beslut i ärendet och delge.
• Invänta att återkravet vunnit laga kraft innan det verkställs.

(SJVFS 2007:49)

UPPHÄVD

Bilaga 2

FÄLTKONTROLLER

Kontrollrapport

Skogsstyrelsen ska vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer lämna beslut som visar årets kontrollfrekvens, riskanalys och kontrollinstruktion för fältkontroll. Rapport som visar utfall vid årets kontroller samt omfattning och utfall av omkontroller ska lämnas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

UPPHÄVD

Bilaga 3

HANDLÄGGNINGSKONTROLL

Utförande av handläggningskontroll

Kontroller ska genomföras av hanteringen av en ansökan och hantering av återkrav på ärende- och handläggarnivå. I kontrollen ska en bedömning göras om hanteringen av ansökan skett i enlighet med momenten A-G samt L i bilaga 1. I kontrollen ska bedömas om gällande regelverk för den eller de aktuella åtgärderna följts. Kontrollen ska ske innan beslut fattas och löpande under hela året för att det ska finnas möjlighet att vidta eventuella åtgärder. Kontrollen ska utföras av handläggare eller beslutsfattare. Kontrollen ska omfatta alla handläggare och alla åtgärder.

Kontrollnivå

Urval av ärenden ska göras enligt skogsstyrelsens skriftliga riskanalys. Kontrollnivån för varje handläggare ska bestämmas efter en riskbedömning. Kontrollen ska ha en tillräcklig omfattning för att resultatet ska kunna utvärderas och korrekta åtgärder vidtas. För varje år ska alla handläggare och åtgärder omfattas av kontrollen.

Dokumentation av kontrollerat ärende

För varje kontrollerat ärende ska det framgå:

• journalnummer på ärendet,
• handläggare,
• om det är återkrav, ansökan om stöd eller ansökan om utbetalning som kontrollerats,
• ärendetyp och åtgärder,
• vem som utfört kontrollen och när den utförts,
• resultatet av kontrollen,
• vidtagna åtgärder.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. En skriftlig sammanställning av kontrollerna ska redovisas och sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer. Av underlaget ska det även framgå hur UPPHÄVD

urvalsförfarandet och riskbedömningen har utförts.

(SJVFS 2007:49)

Bilaga 4

KVALITETSKONTROLL

Beskrivning av kvalitetskontroll

Syftet med kontrollen är att säkerställa att hela handläggningsprocessen utförs på ett riktigt sätt och att dokumentation av utfört arbete och kontroller sker så som fastställts. Kontrollen ska även säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen. Kontrollen avser hela handläggningsprocessen, samtliga ärendetyper och de rutiner för fältkontroll som framgår av gällande kontrollinstruktion. Den ska utföras av beslutsfattaren eller av bemyndigad tjänsteman (observera att kontrollen inte sker på ärendenivå). Kontrollen ska ske löpande för att beslutsfattaren/bemyndigad tjänsteman ska ha möjlighet att vidta eventuella åtgärder i tid. Kontrollen ska föregås av en riskanalys där bl. a. problem tidigare år ingår. Riskanalysen ska omfatta hela handläggningsprocessen och ligga till grund för hur arbetet kommer att planeras.

Dokumentation

Av dokumentationen ska framgå:

• riskanalys,
• hur kontrollen av handläggningsprocessen utförts,
• resultat,
• vidtagna åtgärder, samt
• vem/vilka som utfört kontrollen.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. Sammanställningen ska sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

UPPHÄVD