Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05

Chefen för utbildningsdepartementet, statsrådet Bengt Göransson anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Bakgrund

Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne, redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfattning fram till år 2000. Enligt utredningen kan handlingar på papper antas öka med omkring 20 000 hyllmeter per år efter genomförd gallring. Därtill kommer information som lagras på annat medium såsom mikrofilm eller magnetband.

Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvaltningens myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och landsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av leveranser uppgår till ungefär 18 000 hyllmeter pappershandlingar som myndigheterna önskar att riksarkivet skall ta emot och uppskattningsvis 54 000 hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på andra lagringsmedier.

Utrymmet i arkivmyndigheternas depåer för att ta emot leveranser är mycket begränsat. Om de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den långsiktiga förvaringen av den staliga förvaltningens arkiv, är enligt arkivutredningen en utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet ofrånkomlig. Med en sådan utbyggnad kommer trycket på myndigheternas egna lokaler att minska i motsvarande grad.

Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statliga arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utredningens mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga verksamheten.

Utredningen ansåg det vidare lämpligt att -- om de nödvändiga resurserna kunde överföras till arkivmyndigheterna -- i så fall inrätta nya landsarkiv i Karlstad och Umeå. Samtidigt borde emellertid lokaliseringen av landsarkiv bl.a. styras av regionala initiativ som tas i denna fråga. Enligt utredningen borde sålunda en utbyggnad av de statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a de kommunala arkiven.

Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållandet mellan staten och stadsarkivet i Malmö omregleras.

Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilmning av arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på papper, dels för skyddskopiering av pappershandlingar som är utsatta för stark förslitning. Utredningen har funnit att mikrofilm är underutnyttjat inom statsförvaltningen, inte minst när det gäller att ersätta handlingar på papper. Mikrofilm borde sålunda i väsentligt större omfattning kunna utnyttjas för att minska arkivens volymtillväxt.

Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 1988:2) har i en skrivelse till regeringen den 10 maj 1989 föreslagit, att kyrkobokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de statliga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med att huvudmannaskapet för folkbokföringen ändras. Överföringen bör enligt kommittén ske under en tioårsperiod. Som allmän förutsättning för att förslaget skall kunna realiseras gäller att landsarkiven under denna tid förses med de depåer och den personal som behövs.

Uppdraget

Mot bakgrund av de bedömningar om utvecklingen av de offentliga arkiven som har redovisats av dessa båda utredningar bör en organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyndigheterna skall kunna ta emot de leveranser som statsförvaltningens myndigheter nu och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra. Kommittén bör lägga fram förslag om de nya depåernas lokalisering, organisatoriska ram, nödvändiga tidpunkter för färdigställande samt beräkna kostnaderna för statsförvaltningen.

Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter:

• Kommittén bör utgå från de uppskattningar av leveranser och framtida arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs med hänsyn till kommitténs uppgifter. Kommittén bör beakta aktuella organisatonsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall enligt 28 paragrafen allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader lämnas till en arkivmyndighet.

Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga resurser för kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta med anledning av det nämnda förslaget från organiationskommittén för folkbokföringen.

• Omfattningen av myndigheternas leveranser skall uppskattas utifrån förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga. Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att allmänt frigöra lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära besparingar för statsförvaltningen.
• Depåbehoven skall beräknas med avseende på riksarkivets och landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter enligt förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven. Kommittén får dock föreslå förändringar mellan riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och kommitténs förslag i övrigt.
• Beräkningarna av depåbehoven bör också utgå från bedömningar av möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler genom systematisk användning av mikrofilmning som ersättning för handlingar som bevaras på papper. Kostnaderna för sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade lokalkostnader som bevarande av pappershandlingar medför.
• Den byggnadsstandard som nu gäller för statsförvaltningens arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden i fråga om nya depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga byggnader bör kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från behovet av att hålla statens lokalkostnader nere liksom behovet av att ge arkiven en nödvändig trygg och säker förvaring under rimlig tillgänglighet.
• Kommittén skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya landsarkiv. Förslagen om lokaliseringen av nya depåer skall sammanväga

a) behoven hos dem som använder arkiven,

b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, särskilt primär- eller landstingskommuner och

c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för kommittén.

• Kommittén bör -- med hänsyn till punkt b -- överläggga med de intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar. Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så långt möjligt redovisas i kommitténs förslag.
• Kommittén bör studera behovet av de specialutrustningar och särskilda lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k. nya medier (ADB-band, mikrofilm m.m.) och lämna förslag om sådan utrustning som behöver finnas i arkivorgansationen.

Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till utbyggnadsplan för arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall vara kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som driftskostnader och personal.

Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och byggnadsstyrelsen samt de myndigheter och statliga kommittéer som har uppgifter av betydelse för uppdraget.

Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och särskilda utredare angående utredningsförslagens inriktning (dir. 1984:5) samt angående beaktande av EG-aspekter (dir. 1988:43).

Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad år 1990.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen bemyndigar chefen för utbildningsdepartementet att tillkalla en organisationskommitté -- omfattad av kommittéförordningen (1976:119) -- med högst fem ledamöter med uppdrag att upprätta en plan för försörjningen av statliga arkivdepåer,

att utse en av ledamöterna att vara ordförande,

att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt kommittén.

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar

att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda anslag Utredningar m.m.

Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller hans framställan.

(Utbildningsdepartementet)