SOU 1988:11
Öppenhet och minne
Sammanfattning
Författningsförslag Förslag till arkivlag Förslag till arkivförordning
Uppdraget
Tillkallande av särskild utredare Direktiven
Utredningens arbetsformer
Bakgrund Arkivens roll i samhället
Gällande lagstiftning och organisation Allmänt Den statliga sektorn Den kommunala sektorn
Den enskilda sektorn
Utländska förhållanden
Nuläge Hur nyttjas arkiven?
7.1.1 Arkivens sökprofil 7.1.2 Arkivens användningi förhållande till informationssökning i andra material
17 17 20
25 25 25 27
33
43 43 45 47 48
51 55 55 55
56
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.1.3 7.1.4 7.1.5
I vilka syften nyttjas arkiven? Vem använder arkiven? Tillgänglighet
Statliga myndigheter
7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8 7.2.9
Allmänt Arkivbildning, mängd och tillväxt Rensning och gallring Registrering och diarieföring Förtecknande
Beständighet
Avlåmnande och förvaring av arkiv Standardisering
Arkivvårdens organisation
Kommunala myndigheter 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4
Allmänt Organisation Mängd och tillväxt Arkivverksamheten
Enskilda arkiv
7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4 7.4.5
Allmänt
Person— och släktarkiv Gårds— och byarkiv
Arkiv efter föreningar och organisationer Företagens arkiv
Arkivmyndigheter
7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6
Allmänt 'Hllsyn/rådgivning/hiträde Förvaring och vård Användarservice
Övriga verksamhetsområden Administration
Övriga institutioner och organ 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4
Allmänt Bibliotek
Museer Arkivet för ljud och bild (ALB)
57 59 62 63 63 65 71 77 78 80 83 86 87 90 90 91 93 94 97 97 98 100 101 106 111 111 114 120 124 128 128 129 129 129 130 131
7.7
7.8
8
9 9.1 9.2 9.3 9.4 10 11
12
7.6.5
7.6.6
Svensk samhällsvetenskaplig datatiänst (SSD) Övriga institutioner
Nya medier 7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.7.4 7.7.5 7.7.6
7.7.7
7.7.8
Allmänt ADB-området
Mikrofilm Videogram och fonogram
Optisk lagring
Hantering av nya medier hos vissa myndigheter Arkivinstitutionernas arbete med de nya medierna
Sammanfattning
Fortbildning och vidareutbildning 7.8.1 7.8.2 7.8.3
Allmänt Utbildning av arkivpersonal Förmedling av information till och utbildning av användare
Överväganden och förslag
Mål och ansvarsfrågor
Den statliga sektorn De arkivbildande myndigheternas uppgifter Arkivmyndigheternas uppgifter Leveransregler
Arkivmyndigheternas organisation
Den kommunala sektorn
Den enskilda sektorn
Gallrings- och urvalsfrågor
131 131 133 133 133 135 135 136
136 137 137 138 138 138
140
145 151 151 152 155 159 165 169
175
13 Arkivens forsknings— och kulturpolitiska uppgifter
14 Fortbildning och vidareutbildning
15 Författningsförslag
16 Kostnadsbedömningar 16.1 Kostnader för mottagande och förvaring av statliga myndigheters arkiv m.m. 16.2 Kostnader för kultur— och forskningsfrämjande åtgärder 16.3 Kostnader för registrering och reprografi 16.4 Kostnader för fortbildning och vidareutbildning 16.5 Sammanfattning av kostnadsbedömningar
16.6 Anslagsstruktur m.m.
Bilagor
Bilaga 1 Utredningens direktiv
183
189
191
207
207
209
209
210
210 210
213
Uppdraget
Utredaren har enligt direktiven haft att
precisera mål och ambitionsniväer i såväl ett kortsiktigt som långsiktigt perspektiv,
belysa förhållandet mellan reglerna om allmän handling och ar- kivhandling,
se över arkivmyndigheternas uppgifter och organisation,
klargöra arkivmyndigheternas ansvar för den samlade arkiv- bildningen,
lämna förslag hur de arkivbildande statliga myndigheterna skall effektivisera sin arkivvård,
lämna förslag till regler för avlämnande av handlingar till ar- kivmyndigheterna,
överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till en förbättrad effektivitet,
precisera vilket övergripande ansvar riksarkivet bör ha för de enskilda arkiven,
- se över de nuvarande urvalsprinciperna och iörutsättningarna för gallring,
— studera vilka möjligheter forskare bör ha att ta del av handling- ar i olika arkiv med hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre bevarande,
— överväga vilka ekonomiska former som bör gälla för arkivmyn— digheternas service gentemot de offentliga arkivbildarna,
— pröva det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspoli- tiskt sammanhang, när det gäller arkivmyndigheternas fors- karservice, och
— redovisa vilka konsekvenser som förslagen kan få för gällande författningar och i förekommande fall lämna förslag till ny för— fattningstext.
Betänkandet är indelat i två avdelningar. Iden första, som omfattar ka- pitlen 4—7, redovisas bakgrundsmaterial och nuvarande förhållanden. I den andra avdelningen, kapitlen 8—16, följer mina överväganden och förslag.
Bakgrundsbeskrivning (kap. 4—7 )
Den första avdelningen inleds med en redovisning av vilka uppgifter som arkiven och arkivinstitutionerna enligt min åsikt fyller i samhäl- let. Den första uppgiften är den kunskapsförsörjande. Behoven av infor- mation ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet. Kun— skap fordras för att medborgarna skall kunna deltaga i den demokrati— ska processen. Kunskapsförsörjning är också väsentlig för forskare av skilda slag främst för de professionellt verksamma vetenskapsmännen. Öppenhet krävs för att skapa ett förtroende för beslut och beslutsfatta— re; här kommer offentlighetsprincipen in.
Den andra uppgiften är den kulturella. Här gäller det att nå ut till alla med de kulturella strävanden, som angavs i 1974 års kulturpolitiska proposition. Förutsättningarna för kulturpolitiken har förändrats und— er de senaste femton åren genom informationsteknologins utveckling , ett ökat bevarandeintresse och växande engagemang i svensk historia och kultur. Arkiven kan fungera som en sorts kulturcentra vid sidan av bibliotek, museer och andra institutioner. Anledning finns att framhä— va deras betydelse för släkt— och hembygdsforskarna, som på alla håll i landet är i stark tillväxt.
Den tredje uppgiften är den effektiviserande. En optimal informations- hantering är numera nödvändig med hänsyn till informationsåtervin— ning och lagringskostnader. En rationell arkivhantering är vidare en förutsättning för kunskapsförsörjning och kulturverksamhet (kap. 4).
Därefter beskrivs det författningskomplex och den organisation av ar- kivmyndigheter, som finns inom den statliga sektorn, det system med lagar och reglementen, som reglerar arkivverksamheten hos kommun— erna och till sist de regler och den organisation, som möter inom den en- skilda sektorn (kap. 5).
De drag i den internationella arkivverksamheten, som kan ha betydel— se för svenska förhållanden, behandlas i betänkandet (kap. 6).
Hur arkiven nyttjas och på vilket sätt dessa kan användas beskrivs. En viktig uppgift har varit att kartlägga hur arkiven bildaS, vårdas och hanteras inom de olika sektorerna, statlig, kommunal och enskild. Via dare beskrivs verksamheten hos de statliga arkivmyndigheterna och andra institutioner och organ, som har anknytning till arkivområdet. Även den tekniska utvecklingen samt fortbildning och vidareutbild- ning, som har beröring med arkivverksarnheten, belyses (kap. 7).
Övervåganden och förslag (kap. 8—16)
Betänkandets andra del, i vilken överväganden och förslag återfinns, inleds med en precisering av mål och ambitionsnivåer. Målen formule-
ras här relativt oberoende av hänsyn till dagsaktuella finansiella om- ständigheter. Prövningen av om ambitionsnivån är riktig innebär där- emot att jag tar ställning till huruvida den rådande resurstilldelningen är rimlig. Målen för arkivverksamheten kan då anges utan att någon skillnad görs mellan kort— och långsiktigt perspektiv.
Det första målet för arkivverksamheten är kunskapsförsörjning. Den innebär dels att man tillgodoser krav på insyn i handlingar enligt of- fentlighetsprincipen, dels att medborgarna får tillgång till den informa— tion som gör det möjligt för dem att verka i ett demokratiskt samhälle.
Det andra målet är medverkan till att rådande kulturpolitiska avsikter förverkligas.
Det tredje målet utgörs av att arkivfrågor integreras på ett effektivt sätti myndigheternas totala system för inforrnationshanteringi avsikt att hålla arkivkostnaderna så låga som möjligt.
I betänkandet slås fast att deti fråga om de första och tredje målen gäl- ler att ambitionsnivåerna inte behöver höjas i någon större utsträck— ning. Vissa brister i förverkligandet finns dock.
Läget beträffande det andra målet, kulturmålet, är däremot inte till— fredsställande. Ambitionsnivån måste här höjas redan på kort sikt.
Varje sektor - statlig, kommunal och enskild — bör i huvudsak bära sina kostnader för arkivvården. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv är att medverka till lösningar som möjliggör att för sam- hället relevant information bevaras. Riksarkivet utgör häri en vidare funktion ett under regeringen sektorsansvarigt organ för hela arkiv- verksamheten i landet. I sin snävare funktion, dvs. i sin egenskap av arkivmyndighet, utövar riksarkivet tillsyn över och utfärdar föreskrif— ter för den statliga arkivverksamheten.
Flertalet av mina förslag berör mer än ett av arkivverksamhetens mål.
I kapitel 9 samlas de förslag som främst berör den statliga sektorn. An- svarsfördelningen mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyn— digheter klarläggs. Arkivbildarna skall ha hela ansvaret för arkivvår- den. Detta uttrycks i författningarna. En skyldighet att upprätta en be- skrivning införs för att höja effektiviteten (kap. 9.1). Riksarkivet får ut— färda föreskrifter och allmänna råd avseende flera och vidgade sakom— råden än tidigare. Samtidigt upphör arkivmyndigheternas biträdes- funktion. Riksarkivet ges också möjlighet att bygga upp kompetens för registrerings— och reprografifrågor (kap. 9.2).
De nuvarande leveransreglerna upphör. Några fasta leveransgränser kommer inte att finnas i fortsättningen. Det är dock angeläget att ar— kivmaterial, när det har förlorat sin direkta aktualitet för myndighe- terna och dess utnyttjande blir en angelägenhet företrädesvis för forsk— ning och kultur, överförs till riksarkiv och landsarkiv. Det är nödvän- digt, att riksarkiv och landsarkiv får resurstillskott, när de tar emot le— veranser (kap. 9.3).
En utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken fö- reslås. Nya landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Värmlands resp. Västerbottens län. Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län. Stadsarkivet i Malmö föreslås erhål— la ett statsbidrag (kap. 9.4).
Beträffande den kommunala sektorn kommer nuvarande ordning i hu- vudsak att bestå. Bestämmelserna i kommunallagen om arkivvård er- sätts av bestämmelser i den nya arkivlagen (kap. 10).
Värdefulla enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Riksar- kivet får därför möjlighet att ge bidrag till olika organisationer. En fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsearkivdepåer äger rum (kap. 4).
Vad beträffar gallrings— och urvalsfrägar betonas att någon nämnvärd utvidgning av gallringens omfattning inte kan ske, men att gallrings- arbetet måste bedrivas kontinuerligt. En kombination av intensivdata- områdesmodellen och ett individurval accepteras när det gäller vissa
stora serier. Samverkan mellan de statliga, kommunala och enskilda sektorerna blir nödvändig för att uppnå ett gott resultat. Mikrofilm och kanske på sikt den optiska skivan kan användas i större utsträckning för att ersätta pappershandlingar i syfte att minska kostnaderna. Inom den statliga sektorn upphävs de allmänna gallringsförordningama för olika medier. Riksarkivet får ersätta dessa med nya föreskrifter (kap. 12).
Arkivens forsknings— och kulturpolitiska betydelse har tidigare inte be- aktats i tillräcklig utsträckning. Härtill finns många skäl. Arkivmate— rialets tillgänglighet försvåras av såväl det fysiska avståndet till arki- ven som att arkiven genom sin struktur kan vara svåra att tränga in i. En ambitionshöjning är därför forsknings- och kulturpolitiskt nödvän- dig. En aktivare marknadsföring av och spridning av information om arkiven föreslås. Mitt förslag om inrättande av flera landsarkiv kan ses i detta sammanhang. De konkreta åtgärder, som i övrigt föreslås, kon- centreras till ett antal strategiska områden: en nationell arkivdatabas, projektsamverkan med forskarsamhället och mikrofilmning. Arkiv- verksamheten påverkas kraftigt av den tekniska utvecklingen. Det är därför nödvändigt att hålla sig ajour med denna för att kunna dra nytta av de fördelar och bemästra de problem, som utvecklingen medför (kap. 13).
Fortbildning och vidareutbildning är nödvändiga för att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare skall kunna vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper. Universitets— och högskoleämbetet får där- för i uppdrag att lämna förslag om fortbildning och vidareutbildning (kap. 14).
Författningsförslagen syftar till att skapa en logiskt uppbyggd författ— ningshierarki från tryckfrihetsförordningen ner till de av riksarkivet utfärdade föreskrifterna. Förslag till en ny arkivlag och en ny arkivför— ordning presenteras därför. Arkivlagen innehåller de övergripande principerna för samhällets arkivvård. Samtidigt upphävs en rad nu gäl— lande förordningar (kap. 15).
Kostnaderna är svåra att uppskatta, då arkivvård förekommer på så många håll i samhället. Kostnaderna för förvaring av statliga myndig- heters arkiv kommer att öka i och med att arkivmängden årligen växer. De årliga kostnadsökningarna för riksarkivet och landsarkiven till följd av leveranser kan beräknas till ca 10 milj.kr. i början av 1990—ta— let och 25 milj.kr. under 1990—talets andra hälft. Det resursöverförings- system som föreslås skall göra det möjligt att inom ramen för den årliga budgetprocessen ta fram underlag, som klarlägger finansieringsbeho- ven på kortare och längre sikt. Även frågan om en utbyggd landsarkiv- organisation är kopplad till möjligheten att på detta sätt skapa nya re- surser (kap. 16.1).
Förstärkningarna av arkivens kultur— och forskningsprofil uppskattas till 7 milj.kr. En ram på 2 milj.kr. är redan fastställd i regeringens pro- position om forskning (1986/87:80). 5 milj.kr. återfinns således inte in— om nuvarande kostnadsramar för arkivverksamheten men kan enligt min mening rymmas inom ramen för utbildningsdepartementets totala ansvarsområde (kap. 16.2).
Kostnaderna för en registrerings— och reprografikompetens hos riksar- kivet beräknas till 600 000 kr. per år. Finansieringen vid riksarkivet av denna nya verksamhet, som tidigare åvilat statskontoret, bör åstad- kommas genom en avvägning mellan de båda myndigheternas resurs- behov (kap. 16.3).
Det hittillsvarande statliga stödet till arkivverksamhet beräknas un- der fyra anslag under åttonde huvudtiteln. En förändring av struktu— ren är önskvärd i syfte att skapa en större handlingsfrihet. Riksarkivet och den nämnd för enskilda arkiv, som finns inom myndigheten, förde— lar i fortsättningen de bidrag till enskild arkivverksamhet som staten avsätter. Ett undantag från denna anslagsstruktur utgör bidragsgiv- ningen till arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. Till nämndens an- svarsområde förs således 1,5 milj.kr (kap. 16.6).
2. Författningsförslag 2.1 Förslag till Arkivlag
Härigenom föreskrivs följande.
Allmänna bestämmelser
1 5 Arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv skall bevaras och vårdas för att tillgodose såväl rätten att ta del av all- männa handlingar som behovet av information för rättsväsende, för- valtning och forskning.
2 & I myndighets arkivvårdl ingår skyldighet att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar kan tillgodoses, att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör arkivhandlingar, att upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras, att redovisa arkivets innehåll i en förteckning, att skydda arkivet mot förstörelse och obehörig åtkomst, att verkställa beslutad gallring.
Arkivvården åligger den myndighet genom vars verksamhet arkivet bildas. När en myndighet avlämnar sitt arkiv till en särskild arkiv— myndighet, övergår dock ansvaret för det överlämnade materialet till arkivmyndigheten.
3 5 Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av arkivvården.
4 5 Det skall framgå av myndighetens arbetsordning eller på annat motsvarande sätt hur ansvaret för arkivvården är fördelati myndighet- ens organisation.
5 5 Gallring av allmänna handlingar får ske men skall alltid utföras under hänsynstagande till medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar liksom till rättsväsendets, forskningens och förvaltningens behov av erforderligt material samt med hänsyn till arkivets kulturhis- toriska betydelse. Bestämmelser om gallring kan finnas i annan lag.
6 & Bestämmelserna i 1—5 åå gäller också för de statliga och kommunala beslutande församlingarna.
Statliga arkiv
7 5 Varje statlig myndighets arkivverksamhet står under tillsyn av en statlig arkivmyndighet.
8 & Om en statlig myndighets verksamhet skall upphöra, få en väsent- ligen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om den pla- nerade åtgärden.
Arkiv efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall av— lämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet.
Arkiv som avlämnas till en statlig arkivmyndighet skall vara förteck- nat och beslutad gallring verkställd.
9 5 En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan sår— skilt medgivande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring, återställande eller avlämnande. Föreskrifter eller särskilt medgivande i sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myn— dighet, som regeringen bestämmer.
10 5 Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga myndigheter gäller också beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 & sekretesslagen (1980:100), om inte annat sägs.
Vad som i 7—9 && sägs om statliga myndigheter gäller inte för regering- en eller myndigheter inom regeringskansliet.
11 & Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer be- slutar om närmare föreskrifter för arkivvården hos myndigheter under regeringen.
Kommunala arkiv
12 5 I en kommun eller landstingskommun skall finnas en kommunal arkivmyndighet. Arkivnnyndighet är i kommun kommunstyrelsen och i landstingskommun forvzaltningsutskottet om ej kommunfullmäktige el- ler landstinget utsett annan nämnd därtill.
13 5 Arkiv efter en kommunal myndighet, vars verksamhet har upp- hört, skall avlämnas till den kommunala arkivmyndigheten om ej an- nat beslutats.
Arkiv som avlämnas tilll kommunal arkivmyndighet skall vara förteck- nat eller åtföljas av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd.
14 5 Beslut om gallring fattas av kommunal myndighet såvida annat ej är föreskriveti lag.
15 & Kommunfullmäktige och landsting beslutar om närmare föreskrif- ter för arkivvården hos kommuner resp, landstingskommuner.
1. Denna lag träderi kraft den 1 juli 1989. 2. Genom lagen upphävs 2 kap 27 å och 3 kap. 10 & tredje stycket kom- munallagen (1977:179)..
2.2. Förslag till Arkivförordning
Härigenom föreskrivs följ ande.
Allmänna bestämmelser
1 5 Denna förordning är tillämplig på arkiv hos statliga myndigheter, kyrkoarkiv, arkiv hos sådana jämställda organ som avsesi 1 kap. 8 5 se- kretesslagen (1980:100) och arkiv hos allmänna försäkringskassor.
Förordningen gäller inte för regeringen eller myndigheter inom rege- ringskansliet.
Arkivmyndigheter
2 % Statliga arkivmyndigheter är riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiv- en samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö.
Riksarkivet är, om ej annat framgår av tredje stycket, arkivmyndighet för myndigheter som har hela riket som verksamhetsområde samt för kommittéer, hovrätter, kammarrätter, försäkringsrätter och högskole- enheter.
Krigsarkivet är arkivmyndighet för myndigheter under försvarsdepar- tementet med undantag för kommittéer.
Landsarkiven samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö är arkivmyn-
digheter för övriga myndigheter inom sina respektive distrikt enligt 3 5.
Om myndighetens verksamhetsområde sträcker sig över flera landsar- kivs distrikt beslutar riksarkivet vilket landsarkiv som skall vara ar- kivmyndighet.
Riksarkivet får besluta om undantag från bestämmelserna i andra och fjärde styckena.
3 5 För landsarkiven gäller nedanstående distriksindelning med de be- gränsningar som följer av särskilt meddelade bestämmelser rörande stadsarkiven i Stockholm och Malmö.
Landsarkivet i Uppsala Stockholms län etc. etc. A rkivvård
4 & De grundläggande bestämmelserna om arkivvården gesi 1—11 && ar- kivlagen (1989:000).
Hos myndigheten skall finnas särskilt utsedd arkivansvarig, vilken äv- en svarar för kontakterna med arkivmyndigheten.
5 & Föreskrifter om arkivförteckning utfärdas av riksarkivet.
6 & Föreskrifter om godkännande och användning av skrivmateriel ut- färdas av riksarkivet.
Gallring
7 & Riksarkivet utfärdar föreskrifter om vilka allmänna handlingar som får gallras ut. Såvitt gäller myndigheter under försvarsdeparte- mentet utfärdas föreskrifterna i samråd med krigsarkivet.
Tillsyn
8 & Varje arkivmyndighet har tillsyn över arkivvården hos de myndig- heter som enligt fördelningen i 2 och 3 $& hör till den arkivmyndighet— en.
Från dessa regler får riksarkivet besluta om undantag som betingas av arkivs storlek eller av andra särskilda förhållanden.
9 & Arkiv skall regelbundet inspekteras av arkivmyndigheten. Riksar- kivet får förrätta inspektion hos myndighet, som landsarkiv eller stads- arkiven i Stockholm och Malmö är arkivmyndighet för.
10 5 I sin tillsyn skall arkivmyndigheterna övervaka tillämpningen av gällande bestämmelser om arkiv och utfärda de förelägganden som be— hövs.
Underlåter myndighet att vidta de åtgärder som en arkivmyndighet fö- relagt och är underlåtenheten av allvarligt slag skall riksarkivet an- mäla förhållandet till regeringen.
11 & Före ny— eller ombyggnad av eller annan anskaffning av arkivlo- kaler skall arkivmyndigheten underrättas och lokalerna godkännas av arkivmyndigheten.
12 & Riksarkivet utfärdar efter samråd med byggnadsstyrelsen före- skrifter om arkivlokaler.
Avlämnande och omhändertagande
13 & Riksarkivet får utfärda föreskrifter och medge undantag som er- fordras om avlämnande och omhändertagande av arkiv.
14 & Riksarkivet utfärdar föreskrifter om arkiv, som vid förvärv av eg- endom eller på annat sätt har kommiti statens ägo.
15 & Sker inte sådan underrättelse som sägsi 8 & arkivlagen(1989:000) och får underlåtenheten till följd att arkivmyndigheten åsamkas mer- kostnader för omhändertagande av arkivet, ankommer det på myndig- heten, eller om dess verksamhet har upphört, den närmast överordnade myndigheten att ersätta merkostnaderna.
Annat avhändande och län
16 & Riksarkivet utfärdar föreskrifter om annat avhändande än gall- ring, återställande och avlämnande samt om utlån av arkivhandlingar.
Allmänna föreskrifter
17 & Riksarkivet skall efter samråd med krigsarkivet meddela de all— männa föreskrifter, som behövs för tillämpningen av denna förordning.
Riksarkivet utfärdar efter samråd med krigsarkivet allmänna före- skrifter om rensning av handlingar, som inte utgör allmänna handling— ar.
18 & Riksarkivets befogenheter enligt 55, 8 5 andra stycket, 10 å andra stycket, 13, 14 och 16 åå ankommer på krigsarkivet i fråga om myndig- heter som hör till försvarsdepartementet.
1. Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1989.
2. Genom förordningen upphävs
2.1. allmänna arkivstadgan (1961:590) 2.2. förordningen (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, ' 2.3. förordningen (1974:648) om utgallring ur upptagning för auto- matisk databehandling,
2.4. kungörelsen (1964:504) om användning av skrivmateriel i stat- lig verksamhet, 2.5. kungörelsen (1947:323) om utgallring ur statliga ämbetsverks och myndigheters arkiv av till apoteksräkningar hörande bila— gor, '
2.6. kungörelsen (1955z32) angående återställande eller utgallring av vissa ansökningshandlingar hos myndigheter tillhörande försvaret,
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
förordningen. (1946:167) om gallring av verifikationerna till länsstyrelsernas räkenskaper, cirkuläret (1955:693) till samtliga länsstyrelser angående ut— gallring av handlingar i prövningsnämndernas arkiv, kungörelsen (1946:705) angående inventering av kyrkoarkiv och kontraktsprostarkiv, kungörelsen (1961:514) med särskilda bestämmelser rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den kyrkliga indelningen eller prästerliga organisationen.
3. Uppdraget
3.1 Tillkallande av särskild utredare
Den 9 maj 1985 fick statsrådet Bengt Göransson regeringens bemyndi- gande att tillkalla en särskild utredare för att se över vissa arkivfrågor inom den statliga och kommunala sektorn. Arkivverksamheten inom statlig, kommunal och enskild sektor har varit föremål för utredningar och överväganden i många skilda sammanhang. Orsakerna härtill är bland andra att den samlade arkivmassan växer snabbt och att nya in- formationsmedier bidrar till ökad komplexitet. En samlad översyn bör nu göras.
3.2. Direktiven
Mitt uppdrag framgår av direktiven (dir. 198517), som återges i bilaga 1.
I direktiven beskrivs utredningsuppdraget. Utredningen bör avse hela den offentliga arkivverksamheten. En väsentlig fråga är att ange vil— ken roll arkivväsendet skall ha och hur arkiven skall användas. Målen och ambitionsnivåerna bör därför preciseras i såväl ett kortsiktigt som långsiktigt perspektiv. Hänsyn bör tas till volymtillväxten och därmed sammanhängande faktorer. Offentlighetsprincipen och forskningens behov samt kraven på effektivitet bör också beaktas.
I direktiven redovisas sedan de olika områden som jag har att belysa.
Förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhandling utgör en central fråga i arkivverksamheten. Data— och offentlighets— kommittén har att överväga dessa frågor, varför jag bör samråda med denna utredning. '
Beträffande ansvarsfrågorna bör jag se över och lämna förslag till ar— kivmyndigheternas uppgifter och organisation. Arkivmyndigheterna bör därvid ges ett mera uttalat ansvar för den samlade arkivbildningen.
Volymtillväxten och komplexiteten i arkivbildningen medför att arkiv- verksamheten hos de arkivbildande myndigheterna måste effektivise- ras. Jag har att se över den nuvarande ansvarsfördelningen och lämna förslag till hur myndigheterna skall kunna bedriva sin arkivvård på ett rationellt sätt.
En viktig fråga i detta sammanhang är när leveranser skall ske till ar- kivmyndigheterna. Nu gällande regelsystem är i dag uppenbart föråld— rat och illa anpassat till de senaste decenniernas händelser. Förslag till regler för avlämnande av handlingar bör lämnas.
Jag bör överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till en bättre effektivitet. Samordningen avses kunna genomföras utan ökad statlig styrning av arkivverksamheten. En utgångspunkt är att staten inte heller skall finansiera den kommunala arkivvården.
Till arkivmyndigheternas uppgifter hör att ta hand om den samhällsin- formation som ingår i enskilda arkiv och medverka till att sådan beva- ras. Jag bör precisera vilket övergripande ansvar som härvid ankom- mer på riksarkivet.
I syfte att åstadkomma en gallringsverksamhet, som tillgodoser stats— makternas krav på en mer långtgående gallring bör nuvarande urvals- principer och förutsättningar för gallring bör ses över. Regeringen till- kallade dock den 24 februari 1986 en särskild utredare med uppgift att klarlägga förutsättningarna for tillämpning av s.k. intensivdataområ- den och individbaserade urvalsserier. Utredaren har avlämnat ett be— tänkande Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) med förslag om att
ett samordnat urval sker beträffande intensivdataområden och individ- baserade urvalsserier.
Jag har också vid mina överväganden haft att beakta att möjligheterna till allmänhetens insyn i och kontroll av myndigheternas verksamhet samt dess tillgång till allmänna handlingar tryggas. Även i denna frå— ga har jag att samråda med data— och offentlighetskommittén. Jag bör också studera vilka konsekvenser för forskningen ett mer restriktivt bevarande skulle få.
Jag hör överväga och föreslå alternativa ekonomiska former för arkiv- myndigheternas service gentemot de offentliga arkivbildarna samt prö— va det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt sam- manhang.
Jag har också att redovisa vilka konsekvenser som mina förslag får för gällande författningar och lämna förslag till nya författningstexter.
3.3. Utredningens arbetsformer
Det stod snart klart att det var angeläget att etablera ett nära samarbe— te med arkivinstitutioner och arkivbildare, som berördes av utredning- en. Riksarkivet och landsarkiven förvarar stora arkivbestånd och be— driver en omfattande tillsyns— och rådgivningsverksamhet. De statliga och kommunala myndigheterna producerar och förvarar stora arkiv. Inom den enskilda sektorn finns kanske den mest omfattande produk- tionen av handlingar och flera olika slag av arkivinstitutioner.
Försvarets myndigheter och krigsarkivet kommer att omfattas av den nya arkivlagen och arkivförordningen. I övrigt kom jag emellertid ti— digt fram till att det inte skulle medföra några fördelar att ändra dessa myndigheters ställning, organisation eller befogenheter.
Riksarkivet har på utredningens begäran tillsammans med landsarkiv, andra arkivinstitutioner, arkivbildare och andra organisationer tagit fram ett omfattande underlag, som syftat till att närmare beskriva ar-
kivsituationen i Sverige. Arbetet utfördes i två etapper. Under våren 1986 gjordes en rad mätningar för att belysa arkivens brutto— och netto- tillväxt samt omfång hos de statliga myndigheterna. Under första halv- året 1987 .ordes ett antal studier för att så långt möjligt kvantitativt beskriva olika delar av arkivverksamheten i riket.
Jag har också tagit del av de erfarenheter och synpunkter, som arkiv- anställda vid de statliga myndigheterna har gort och haft. Detta har fö- reträdesvis skett genom en referensgrupp sammansatt av arkivarier från ett antal stora arkivproducenter.
Beträffande främst vissa ekonomiska spörsmål har jag haft kontakter med statskontoret och riksrevisionsverket.
Jag har också företagit flera studiebesök hos arkivinstitutioner och myndigheter samt deltagit i flera sammanträden, symposier och möten, där olika arkivaspekter har belysts från skilda utgångspunkter. Jag har därvid prövat och tagit intryck av framförda synpunkter. Särskilt har detta varit fallet vid utformningen av mina förslag beträffande arv kivens forsknings— och kulturpolitiska roll, urvalsfrågan, landsarki- vens regionala organisation samt de nya författningsbestämmelserna.
Jag har tagit emot ett stort antal remisser och skrivelser. Många fram— ställningar har beaktats i mina förslag. Jag har nödgats konstatera att vissa propåer, även om de i sig rör angelägna områden, inte faller under utredningens mandat enligt direktiven. Enligt min åsikt bör således frågor rörande dramaarkiv i Umeå och pressarkiv vid Uppsala univer— sitet behandlas i annat sammanhang. Jag har erfarit att verksamheten vid Svenska barnboksinstitutet har behandlats i årets budgetproposi— tion och kommer att bli föremål för en utredning (prop. 1987/ 88:100 bil. 10 s. 403 f).
Samråd har ägt rum med data— och offentlighetskommittén och utred- ningen angående intensivdataområden och individbaserade urvalsseri- er inom arkivväsendet. Jag har också informerat berörda huvudorgani- sationer och berett dem tillfälle att föra fram synpunkter.
Som utredare har jag tillsammans med sakkunniga, experter och sekre- tariat hållit 26 protokollförda sammanträden.
Bakgrund
4. Arkivens roll i samhället
Den samhällsomdaning som ägt rum i vårt land under detta århundra- de och särskilt efter andra världskriget kan beskrivas på många sätt. Gemensamt för dessa är emellertid att de alla skildrar en utveckling från "det gamla bondesamhället" över en epok med dominans för meka- nisk och annan industri till den ordning vi nu känner oss vara delakti— ga i men endast till en del ännu förstår; en ordning som ges allehanda benämningar: informationssamhälle, servicesamhälle, postindustriellt samhälle.
För mitt ändamål räcker det med att peka på vissa väsentliga inslag i och kännetecken på denna utveckling. Den stora majoriteten av med— borgare har erövrat en delaktighet som tidigare saknades, politiskt genom rösträtten, ekonomiskt som följd av det ökade välståndet. Friti- den bidrar till att skärpa individernas legitima krav på information och på kulturell aktivitet. Utbudet är enormt. stimulerat av en teknisk re- volution som på informationsområdet varit våldsam under de allra se- naste decennierna och skänkt oss nya ord och begrepp: databaser, ka- bel—TV, telefax och dussintals andra.
Tillgodoseendet av medborgarnas krav på information sker på en rad olika vägar och med en mängd olika redskap. En betydande del av verk- samheten försiggår utan att det offentliga blandas in. Men en lika bety- dande del innebär åtgärder från statens och kommunernas sida och grundas på deras informations— och kulturpolitik. I detta sammanhang kommer också arkiven och arkivinstitutionerna in — även om det enligt mångas mening sker på ett i jämförelse med andra aktörer blygsamt sätt.
Arkiven och arkivinstitutionerna fyller som jag ser det flera uppgifter i samhället (och bör också framgent så göra). Mellan den kunskapsförsör— jande och den kulturella finns samband av mångahanda slag och de är delvis varandra överlappande. Analytiskt bör det dock vara möjligt att hålla dem isär. Jag skall här behandla dem i tur och ordning, som en bakgrund till de beskrivningar, värderingar och förslag, vilka betänk- andet innehåller. Innan så sker, vill jag emellertid nämna en tredje uppgift. Den kan kallas den effektiviserande eller rationaliserande. Jag kommer mot slutet av detta avsnitt tillbaka till den.
Den första uppgiften för arkivverksamheten eller, om man så vill, den första aspekten av dess funktion i samhället, är alltså den kunskapsför- sörjande. Även om denna aspekt stundom kan vara svår att skilja från den allmänt kulturella, bör dock medborgarnas behov av information principiellt ses som någonting för sig. Det är fråga om behov som ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet och de krav på kunskap som bland annat arbetslivet i dag ställer på det stora flertalet medborgare. Nya strävanden med anknytning till miljö och regionala förhållanden, "gräsrotsrörelser" av skilda slag, har fogats till de tradi— tionella folkrörelserna. Kunskap krävs för att medborgarna skall kun- na deltaga i den demokratiska processen. Inte minst behövs informa— tion om offentliga myndigheters förehavanden, om statliga och kommu- nala makthavares göranden och låtanden. Insyn är nödvändig för att få en rimlig avvägning mellan makt och ansvar, ett rimligt förhållande mellan överhet och medborgare. Öppenhet krävs för att skapa förtroen- de för beslut och beslutsfattare.
Här kommer offentlighetsprincipen in, dvs. det instrument som i vårt land valts för att säkra insynen och varom besked ges i tryckfrihetsför- ordningen. Allmänna handlingar är i princip offentliga och skall hållas tillgängliga för vem som helst utan att någon form av legitimation av- krävs den som önskar ta del av dem. Undantag från offentlighetsprinci- pen finns men är noggrant reglerade i särskild lag. En av arkivvårdens uppgifter är att se till att offentlighetsprincipen inte blir ett sken. Ar- kivverksamheten måste organiseras på ett sådant sätt att handlingar finns bevarade och att de verkligen är tillgängliga för gemene man ut— an nämnvärda omgångar; en formidabel uppgift redan vad pappersma-
terial beträffar och ännu mera maktpåliggande i och med introduktion . av nya medier. Arkivvårdsaspekterna måste därför numera beaktas på ett så tidigt stadium att insynen möjliggörs. Tillgängligheten är abso- lut nödvändig för rättssäkerheten och for den demokratiska kontroll, som utövas direkt av de enskilda medborgarna eller indirekt på deras vägnar av skilda typer av massmedia, främst dagstidningar, radio och television.
Kunskapssökande har dock inte alltid sin grund i ett behov av akut, praktisk och instrumentell natur, det kan bottna i en allmän vetgirig- het, ja nyfikenhet. I en demokrati är detta fullt legitimt. Och även här skall arkiven, i sin egenskap av vad som i högtidliga sammanhang kal— las nationens minne, stå till tjänst. Man kan skilja på olika slag av av- nämare, utan att nödvändigtvis göra någon värdering av deras behov eller verksamhetsområden. Här finns den enskilde medborgaren som vill veta något närmare om något förhållande, vilket behandlats i tid- ningen. Här finns den växande skaran av släkt- och hembygdsforskare, med olika placering på dimensionen amatörism/professionalism. Här finns slutligen de vetenskapligt skolade forskarna med sin strävan att med beprövade metoder systematiskt vidga vår kunskap om det förflut— na eller, vilketi ökad utsträckning förekommer, med hjälp av äldre ma- terial belysa och bidraga till lösningen av aktuella samhällsproblem, t.ex. miljöspörsmål. I det sistnämnda fallet är alltså vetgirigheten i re- gel kombinerad med andra syften och blir då ofta av omedelbar betydel— se för rättssäkerhet och demokratisk kontroll.
Mycket har .orts för att förbättra servicen till de olika avnämarna. Vikten av närhet och tillgänglighet framstår allt klarare i och med hembygdsforskningens expansion. En ytterligare regionalisering eller annan territoriell spridning av arkivdepåerna kan förtjäna övervägas. Motiv härför finns också i den geografiska spridning av högskoleunder— visning och högskoleforskning som skett under senare årtionden.
Det bör här framhållas att utvecklingen i Sverige vad gäller informa- tionsbehovet och arkiven som kunskapsförsörjare inte alls är unik. På insynsområdet har man i ett flertal länder under de senaste årtiondena erhållit ny och ibland långtgående lagstiftning, avsedd att stärka med—
borgarnas ställning visavi myndigheterna. Integritetsdebatten har här spelat in; den har också föranlett rättsliga överenskommelser på över— nationell nivå mot bakgrund av en diskussion i skilda länder som mycket påminner om den som förts i Sverige.
I detta sammanhang bör något sägas om det material som härrör från enskilda. Det är här fråga om handlingar som belyser folkrörelsers och andra föreningars verksamhet. Det är också fråga om företagsarkiv och om person— och släktarkiv. Beträffande detta material har medborga- ren ingen legal rätt till insyn. Ur forskningens synvinkel är emellertid enskilda arkiv ofta av central betydelse för förståelsen av vårt samhälle och det finns ett starkt intresse av att de bevaras och görs tillgängliga.
Jag kommer så över till den andra uppgiften för arkiven: den kulturel- la. 1980—talets Sverige präglas av ett energiskt arbete på att förverkli— ga de mål som angavs i 1974 års kulturpolitiska proposition. Det har gällt att nå ut till alla med de kulturella strävandena, att ge så många som möjligt, både som utövare och som avnämare, tillgång till bild- konst, musik, litteratur och andra kulturyttringar. Riktlinjerna har — på detta liksom på så många andra offentliga områden — varit "demo— krati och decentralisering".
Men förutsättningarna för kulturpolitiken har ändrats åtskilligt under de senaste femton åren. Det är inte längre enbart en fråga om att för— ändra rådande beteendemönster, att bryta igenom nedärvda restriktio- ner. Vad det gäller är att därutöver i strävanden till kulturell demokra— ti ta hänsyn till åtminstone två nya premisser.
För det första: kulturutbudet i vårt land riskerar genom informations— teknologiens senaste landvinningar att monopoliseras av utomsvenska aktörer. Man behöver inte nödvändigtvis tala om en hotande "kultur- imperialism", inte heller finns anledning förneka att influenser utifrån bidrar till att vitalisera vårt lands kulturliv. Men rättmätig oro finns, som framhålls i regeringens proposition 1986/87:80, över att det utländ- ska inflytandet blir alltför dominerande. Krympningen av avstånden och den huvudsakligen kommersiellt betingade ökningen av kulturut- budet kommer, sägs det vidare, att påverka språk och levnadsvanor hos
befolkningen. Det finns en uppenbar risk för att nya mönster för segre- gering uppstår mellan de grupper och individer som kan hantera det alltmer abstrakta informationsflödet och de som inte kan.
För det andra: det är otvetydigt, att en renässans kan iakttagas för det svenska, för vår egen historia, till en del men inte helt som en reaktion mot inflytandet från nya kulturmönster. Attityder och manifestationer av nationell, ehuru sällan nationalistisk, innebörd har blivit vanligare. I vida kretsar och inte minst bland ungdomar framträder en markant känsla för vad som uppfattas som traditionellt svenskt, någon gång men inte särskilt ofta medvetet kontrasterat mot kosmopolitiska ingre— dienser i dagens samhälle.
Spänningen mellan de bägge tendenserna kan inte bortresoneras. På- verkan utifrån kommer att fortsätta att vara förhållandevis stark, främst på grund av vad som ovan sagts om informationsteknologins ut- veckling men också som följd av invandring; orienteringen mot det spe— cifikt svenska likaså. På lång sikt kan en kompromiss tänkas växa fram eller snarare ett balansläge. Det måste då vara i linje med stats- makternas politik att söka så långt möjligt bevara mångfalden utan att därför avvisa insatserna till förmån för det svenska kulturarvet.
En annan ny förutsättning utgöres av det starkt ökade bevarandein- tresset. Bakgrunden kan sökas i den snabba omvandlingen i detta år— hundrade av hela det svenska samhället, såväl i agrara som i urbana miljöer. Förmodligen har den extremt hastiga omdaningen under år— tiondena närmast efter andra världskriget betytt allra mest. Urbanise— ringen och det forcerade bostadsbyggandetjämte försöken att någorlun— da tillgodose de krav, som bilismen ställde när den tämligen restrik- tionsfritt fick utbreda sig, innebar förstöring av många äldre stadsmil- jöer, en förstöring som efter hand bemöttes kritiskt av experter och massmedier.
Även om viss förståelse kan hysas för att beslutsfattare, som växt upp i forna tiders fattigslum, hade svårt att hemfalla åt nostalgi eller se de potentiella kvaliteterna hos den gamla bebyggelsen, måste man kons- tatera, att rivningarna drevs onödigt långt. Strävandena att bevara
äldre bostadshus, offentliga byggnader, om möjligt samlade miljöer, blir förklarliga som en reaktion mot den likformighet och tristess som, enligt mångas mening, brett ut sig främst i det svenska stadslandska- pet.
Reaktionen mot likformigheten har under senare tid spritt sig till and- ra områden än bebyggelsen. Intresset av att bevara gäller nu inte en— dast byggnader. Här kommer flera andra tendenser i tiden in: turis- mens betydelse regionalt, den starka betoningen av lokala ekonomiska initiativ, den ökade självtilliten eller åtminstone föreställningen om en ökad sådan i skilda bygder. Naturscenerier, arkeologiska fyndplatser, föremål och dokument —- allt är föremål för ett nytt, stundom nymornat intresse ur bevarandets synvinkel.
De tendenser som jag här kort har beskrivit — det ökade intresset för det svenska i ett informationsteknologiskt och mångkulturellt perspektiv och det ökade bevarandeintresset —- kan väntas bestå under överskådlig tid; det finns för övrigt mellan dem ett faktiskt om också inte logiskt nödvändigt samband. Kulturpolitiken kommer att ha väsentliga upp— gifter för att säkra den balans som är önskvärd. Museer, bibliotek och andra institutioner blir primära redskap, tillsammans med fria och fri- villiga sammanslutningar av skilda slag.
Men även arkiven kan få en mera central position i sammanhanget än hittills. Självklart gäller detta ifråga om allt som har att göra med vårt lands förflutna. Här kan arkiven bidra till ökad förståelse av och kun— skap om den spänning mellan olika tendenser som ovan berörts. Det gäller emellertid också det mera renodlade bevarandeintresset. Urkun- der och samlingar är ur denna synvinkel värdefulla i sig, som "föremål" i någon mån möjliga att jämföra med andra i t.ex. museer bevarade ting. Urkundsmaterial är många gånger ännu viktigare som dokumen- tation av vad som ändrats eller förstörts och som hjälp vid rekonstruk— tioner. Över huvudtaget förtjänar här påminnas om hur mångskiftande arkiven är och hur allsidiga deras relationer till dagens samhälle ter sig — i stark kontrast både till allmänhetens föreställningar och väl äv— en till den bild av arkiv och arkivverksamhet som massmedier förmed— lar.
Jag nämnde ovan den tredje uppgiften för arkivverksamheten, den ef- fektiviserande eller rationaliserande. Bakgrunden är den strävan till optimal informationshantering som gör sig gällande inom alla större organisationer, inte minst hos det stora flertalet myndigheter. Den enorma volymtillväxten ifråga om pappershandlingar är här, i kombi- nation med sparsamhetsdirektiven för den offentliga sektorns organ, förklaring nog. För framtiden är tillkomsten av nya medier som infor— mationsbärare än viktigare. Beständighets—, gallrings— och förteck- ningsfrågorna kompliceras av den tekniska utvecklingen. Även om 10- kalkostnaderna eventuellt kan minskas och även om kostnaderna för varje bevarad informationsenhet görs så låga som möjligt, kommer de totala kostnaderna sannolikt att öka, dels till följd av stegrat pris för den långsiktiga skötseln av bevarat material, dels till följd av att detta material årligen erhåller ett nettotillskott.
God försörjning av kunskap och kultur förutsätter en rationell arkiv— hantering. Frågor om gallring, om vad som kan och bör och måste beva- ras blir i det perspektiv, som här anlagts, än mer väsentliga än tidigare. Bevarandet måste bedömas initialt, arkivfrågor integreras på ett tydli— gare sätt i myndigheternas totala system för informationsbehandling. Stora krav kommer att ställas på effektivitet men också på att effektivi- teten inte går ut över vad ett tillgodoseende av offentlighetsprincipen fordrar. Inte heller får effektiviteten hindra arkiven från att fullgöra si— na kulturella och kunskapsförsörjande uppgifter.
Så långt min genomgång av arkivens samhällsuppgifter. Betraktar man dem som krav, riktade motarkiven och arkivinstitutionerna från medborgarnas och samhällets sida, är det uppenbart att nuvarande re— surser är otillräckliga för att uppgifterna skall kunna lösas ens tillnär— melsevis. Ju mera man beaktar den pågående tekniska utvecklingen och den dramatiska informationstillväxten, desto tydligare framstår detta förhållande. Det är också mot bakgrunden härav lätt att konsta— tera att vi nu står inför ett vägval. Skall offentlighets—, insyns—, integri— tets—, bevarande— m.fl. intressen tillgodoses på ett sätt som rimmar med vad som ovan framhållits måste förbättringar av rådande ordning till.
Det tjänar emellertid ingenting till att låtsas som att detta vore en en- kel sak. Finansieringsproblemet är bekant och målkonflikter existerar. Att rationaliseringskravet lätt kolliderar med andra önskemål är klart. Balansen mellan olika intressen är viktig, integritetsintresset får så— lunda inte leda till en total avidentifiering av materialet. Likaså bör be— roende av aktuella trender inte bli så starkt att arkivens uppgift att ge en rättvisande bild över tiden försvåras. Statsmakterna har det slutliga ansvaret för avvägningen mellan olika intressen. Vid utformningen av en framtida modell är det viktigt att kommunerna och företrädare för folkrörelser och näringsliv medverkar. Likaså är det angeläget att före— trädare för forskningen fortlöpande engageras i avvägningen.
Med utgångspunkt i utredningens direktiv och det synsätt som jag nyss har givit uttryck åt är det möjligt att formulera ett antal problem inom arkivområdet som snarast måste lösas.
Resurserna för att tillgodose arkivens uppgifter, inte minst de kulturel— la, är otillräckliga. Detta har ibland lett till ett passivt tillhandahållan- de, medan en nyformulering av målen i den riktning som ovan antytts förutsätter att arkivinstitutionerna ges en aktiv roll. Utan tvivel har åtskilligt under senare år gjorts för att poängtera de "utåtriktade" si— dorna av arkivverksamheten och flera förtjänstfulla arrangemang kan ses som led i de kulturella strävanden som jag ovan har beskrivit. Dock måste en avsevärd utveckling här kunna åstadkommas.
Av naturliga skäl kommer här, i ett decentraliseringsperspektiv, lands- arkiven i centrum, de har en nyckelposition kulturpolitiskt sett. Lands— arkiven skall kunna svara upp mot initiativ från kulturlivets olika fö- reträdare och ha kontakter med kommunerna och enskilda.institutio- ner. Avsaknaden av en utbyggd regional organisation på landsarkiv- området — till skillnad från förhållandet inom musei— och bibliotekssek- torn och även på folkrörelsearkivområdet -— är en svaghet och åtgärder i riktning mot att så småningom förverkliga en "länstanke" även på det- ta område, anmäler sig därför.
Resursbrist föreligger också hos arkiven som kunskapsförsörjare. Of— fentlighetsprincipen är betydelsefull hos statliga och kommunala myn-
digheter. Det gäller i varje epok att se till att nya yttre förutsättningar inte hindrar att principen följs: här vållar bland annat den pågående tekniska utvecklingen på mediesidan stora svårigheter.
Servicen till olika slag av avnämare, inte minst den ökande hembygds- forskningen, har vidare kommit att utgöra ett problem. Kontakterna mellan arkiv— och forskningsinstitutioner, däribland de akademiska, behöver förbättras. Behoven av samverkan är påtagliga och det gäller att hitta former härför. Arkiven bör inte endast vara en resurs för fors- karsamhället utan arkivinstitutionerna bör också i viss utsträckning direkt stimulera till forskning.
Tydligt är att en del åtgärder kan vara ägnade att samtidigt motverka brister såväl ifråga om kultur som ifråga om kunskapsförsörjning, helt naturligt eftersom deti praktiken ofta är svårt att hålla i sär dessa bå— da mål. Flyttar man ned ett trappsteg i en tänkt mål-medel-hierarki, kommer man till åtgärder av typen "ökad tillgänglighet", "ökad sprid- ning" och "ökad samverkan". Ett bättre tillgodoseende av dessa "del- mål" innebär också att arkiven bättre kan spela sin roll kulturellt och kunskapsförsörjande.
Brister inom arkivområdet finns även, enligt vad jag konstaterat, i de- lar som inte alldeles omedelbart kan hänföras till de hittills behandlade uppgifterna för arkivinstitutionerna inom den offentliga sektorn. För- fattningsläget lämnar åtskilligt övrigt att önska, framför allt saknas reglering på arkivlagsnivå. Nuvarande leveransbestämmelser har or- sakat betydande svårigheter. Avvägningen mellan arkivmyndigheter— nas och de arkivbildande myndigheternas ansvar inom den statliga sektorn behöver klargöras. Åtgärder för att bättre ta hand om enskilda arkiv är nödvändiga.
Innan jag går vidare och överväger de konkreta redskap, med vilkas hjälp svårigheterna bör övervinnas, önskarjag ge en bild av nuläget in— om arkivområdet. Det blir en förhållandevis komprimerad framställ— ning, avsedd att visa helheten men också att särskilt behandla spörs- mål med direkt relevans för mina kommande förslag.
5.1. Allmänt
Arkiven växer fram ur den verksamhet, som arkivbildaren bedriver. Den efterföljande arkivvården, dess utformning och organisation äger i flera hänseenden ett samband med arkivbildarens ställning. Detta brukar kallas för en arkivbildning enligt proveniensprincipen.
Olika förvaltningstraditioner och förvaltningsformer har präglat och präglar arkiven och arkivvården. Arkiven har därför framträdande na— tionella särdrag, trots att arkivteorin till stora delar är internationell.
I Sverige finns också skillnader mellan arkiven och arkivvården inom offentlig och enskild sektor. Arkivvården inom offentliga sektorn ga- ranteras genom lagar eller andra författningar, medan motsvarande bestämmelser för de enskilda arkiven saknas. Även inom den offentliga sektorn finns det skillnader mellan statlig och kommunal arkivverk- samhet. Arkivtjänsten har emellertid inom de olika områdena utveck- lats mot likformighet, och samarbete har utvecklats i många former. Den av proveniensprincipen präglade arkivteorien tillämpas alltmera undantagslöst.
Landsarkivet i östersund X . . X Landsarkivet 1 Härnösand VAR i Ramsele Landsarkivet i Et Uppsala
Riksarkivet Landsarkivet i & _ Krigsarkivet
Vadstena ' -, * Stockholms stadsarkiv
Ari Landsarkivet i [ Göteborg '———————- 1 ' ' ' Landsarkivet i Visby
Stadsarkivet i Malmö —————— .»_
Landsarkivet i Lund
Inom den statliga sektorn finns ett utbyggt komplex av arkivförfatt— ningar och en organisation av arkivmyndigheter. Dessa myndigheter tar emot de statliga myndigheternas arkiv för förvaring samt kontrolle— rar och stöder arkivverksamheten på fältet.
Arkiv har skapats inom den statliga sektorn alltifrån medeltidens kan- slier, som byggdes upp runt kungen och kanslern. En fastare statlig för- valtning tillkom under 1500— och 1600—talen, då även riksarkivet in- rättades främst för att ta emot och tillhandahålla det äldre materialet. Omkring 1900 skapades en regional arkivorganisation, då ett landsar- kiv inrättades i Vadstena som snart följdes av flera andra. För närva- rande finns sju landsarkiv och två stadsarkiv (Stockholm och Malmö), som har landsarkivs ställning. Distriktsindelningen framgår av karta på sid. 44.
Riksarkivet fungerar som arkivmyndighet för den centrala förvaltning— en, för komrnissioner, kommittéer och andra myndigheter, vars verk— samhetsområde är hela landet, för hovrätter, kammarrätter, försäk- ringsrätter samt för högskoleenheter och andra inrättningar för veten- skaplig forskning eller undervisning. Krigsarkivet är arkivmyndighet för de under försvarsdepartementet lydande myndigheterna med un— dantag för kommittéerna. Landsarkiven slutligen är arkivmyndigheter för regionala och lokala myndigheter inom sina distrikt. Landsarkiven är även arkivmyndighet för kyrkoarkiv, i vilket innefattas såväl pas- torsämbetens och kyrkors som församlings, pastorats och kyrklig sam- fällighets arkiv, samt för arkiv hos allmän försäkringskassa, notarius publicus och dispaschör.
Arkivförfattningarna syftar till att garantera handlingarnas skydd i rent fysisk mening och att hindra att handlingarna skingras, vilket skulle medföra en uppbrytning av sammanhörande informationsdelar. Författningarna skall också se till att arkivstrukturen skyddas. Genom författningskomplexet säkras myndigheternas och den enskildes till- gång till väl bevarade och pålitliga informationskällor. Härtill kan läg—
gas att arkiv genom gallring och planmässig vård väsentligt förbättras som arbetsinstrument.
Principen att alla medborgare har rätt att ta del av myndigheternas handlingar infördesi Sverige redan i mitten av 1700—talet. De grund- läggande bestämmelserna om offentlighetsprincipen finns nu i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). I 2 kap. 1 & TF föreskrivs att varje svensk medborgare till främjande av ett fritt meningsutbyte och en all- sidig upplysning skall ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Föl- jande paragrafer i 2 kap. TF innehåller bestämmelser dels om vilka slag av handlingar, som skall anses som allmänna och därmed i princip skall vara tillgängliga för allmänheten, dels om hur sådana handlingar skall tillhandahållas den som vill ta del av dem. Vidare finns i TF grundläggande bestämmelser om vilka begränsningar som får göras i handlingsoffentligheten. Närmare bestämmelser härom finns i sekre- tesslagen (1980:100). Sekretesslagen innehåller också andra bestäm- melser som kompletterar 2 kap. TF, bl.a. regler om skyldighet för myn- di gheterna att registrera allmänna handlingar och att lämna ut uppgif- ter till allmänheten. Genom arkivvården säkras den tillgång till all- männa handlingar, som TF stadgar. Även forsknings- och kulturverk- samhetens behov av källmaterial tryggas härigenom.
De grundläggande föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter meddelas i författningar utfärdade av regeringen. Föreskrifter om myn- digheternas skyldigheter att bevara, vårda och förteckna sina arkiv samt om arkivmyndigheternas skyldigheter och befogenheter lämnas i allmänna arkivstadgan (1961:590, Aas). Vid sidan av denna finns and— ra förordningar som allmänna gallringsförordningen (1953:716) och förordningen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling samt skrivmaterielkungörelsen (1964:504). I de här nämnda förordningarna ges vissa befogenheter till riksarkivet.
De av riksarkivet utfärdade föreskrifterna och råden kan delas upp i två grupper: dels sådana som gäller för samtliga myndigheter som riks- arkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan, dels så- dana som gäller för en myndighet eller en grupp av myndigheter som förteckningsplaner eller gallringsföreskrifter.
Vid sidan av dessa författningar finns flera lagar och förordningar som i en eller annan form reglerar olika arkivfrågor. Enligt datalagen (1973: 289) kan datainspektionen meddela beslut om bevarande och gallring av personregister som förs med hjälp av automatisk databehandling i den mån det behövs för att förebygga risk för otillbörligt intrång i per— sonlig integritet. Gallring regleras också i andra författningar som taxeringslagen (1956:623), protokollkungörelsen (1971:1066) för de all- männa domstolarna, förordningen (1979:575) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna, förordningen (1984:692) om allmänna företagsregistret samt lagen (1961:655) om undanförsel och förstöring och kungörelsen (1961 :656) om undanförsel och förstöring.
5.3. Den kommunala sektorn
I kommunallagen (2 kap. 27 å och 3 kap. 10 &) finns de grundläggande föreskrifterna om arkivvården hos kommuner och landsting. Enligt dessa skall arkiven vårdas och förtecknas. Ansvaret härför ligger hos fullmäktige och respektive styrelse eller nämnd. Fullmäktige skall meddela föreskrifter om arkivvården. Lagen innehåller inga detaljera- de bestämmelser om arkivvården utan kommunerna har stor frihet att själva besluta om sina arkiv inom de ramar som lagen ger. Detta sker genom lokala föreskrifter, arkivreglementen. Riksarkivet har på rege- l:: ringens uppdrag utarbetat ett normalförslag till arkivreglemente och utfärdar allmänna råd om bevarande och gallring.
I propositionen om ny kommunallag (prop. 1975/76:187) pekade före- dragande statsrådet på den grundläggande skyldigheten för kommu- nerna att vårda sina arkiv och anförde därvid bland annat.
"En förändring som innebär att ansvaret för arkivvården försvagas kan inte accepteras med hänsyn till arkivvårdens betydelse för förvaltning- en och forskningen. Syftet med de bestämmelser som jag föreslår är att garantier för en god arkivvård skall skapas. Varje kommun och lands- tingskommun skall vara skyldig att sköta sina egna arkiv. Detta grundläggande ansvar bör klart komma till uttryck i lagen."
Föredraganden ansåg det också viktigt att en viss enhetlighet skapades mellan kommunala och statliga arkiv och att arkivvården i vissa hän- seenden samordnades.
Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och datalagen gäller också för kommunala myndigheter. I sekretesslagen (13 kap. 4 5) och datala- gen (2 a, 7 a, 8, 10 åå) talas om arkivmyndighet och om att arkivmyn- dighet är undantagen från vissa bestämmelser. Det har diskuterats hu- ruvida kommunerna omfattas av dessa. När det gäller sekretesslagen är det klart att kommunerna omfattas av bestämmelserna. Kommuner- na synes emellertid inte omfattas av datalagens bestämmelser som rör arkivmyndighet. Begreppet arkivmyndighet ärinte preciserat i datala— gen men torde endast innefatta riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö.
I ett par andra lagar, som reglerar den kommunala verksamheten, finns föreskrifter om arkiv. I socialtjänstlagen (1980z620) föreskrivs en omfattande gallring och i patientjournallagen (1985:562) stadgas om bevarande. Båda dessa lagar inskränker kommunernas rätt att själva fatta beslut om arkiven.
I princip gäller att varje kommun svarar för sitt arkiv. Detta gör att varje kommun ansvarar för sin arkivvård.
5.4. Den enskilda sektorn
Reglerande bestämmelser hos enskilda arkivbildare (företag, organisa- tioner) meddelas normalt inte i författningar. Ett undantag är datala- gen, som även gäller för den enskilda sektorn. Vanligen kan den som äger en arkivhandling fritt förfoga över denna. I några fall föreskrivs dock bevarande under en viss period, främst beträffande ekonomiska förhållanden. Här kan nämnas bokföringslagen (1976:125), fastighets- taxeringslagen (1979:1152), taxeringslagen (1956:623), mervärdeskat— telagen (1968z430), lagen om ekonomiska föreningar (1951:308), pre- skriptionslagen (1981:130) och under senare tid arbetsmiljölagstift—
ningen (1977:1160 och 1977:1166). En lag av annan art från 1985 syftar till att förhindra att äldre arkivhandlingar, som är av betydelse för det nationella kulturarvet, förs ut ur landet (lagen 1985:1104 om skydd mot utförsel av vissa äldre kulturföremål).
Någon organisation som täcker hela den enskilda sektorn finns inte. Vissa sektoriella organisationer som Folkrörelsernas Arkivförbund och Näringslivets Arkivråd arbetar genom rådgivning, kurser och utgiv- ning av handböcker i syfte att förbättra arkivvården.
,,ATW'vlåw-f—CfÅ-u—öT—TWA-f; . ;.-
6. Utländska förhållanden
I detta avsnitt nöjer jag mig med att peka på de drag i den internatio- nella utvecklingen, som kan ha speciell betydelse för svenska förhållan— den. En tendens i den internationella utvecklingen utgörs av ett allt större intresse för och beroende av information, vartill den moderna teknologin framför allt inom ADB—området har bidragit. En utveckling mot ett öppnare samhälle sker i stora delar av världen. Tillgång till in- formation av alla slag är nödvändig både för allmänheten, massmedia, akademiska forskare och släkt— och hembygdsforskare. Man kan se att lagstiftningen har anpassats härtill. En faktor att väga in är de hänsyn som måste tas till den personliga integriteten. I flera länder finns en lagstiftning som på ett allmänt sätt begränsar tillgången till informa— tion. Det har visat sig vara en svår uppgift att söka balansera olika in- tressen. Man har sagt att rätten till information är nödvändig i ett demokratiskt samhälle; man kan inte deltaga i en debatt utan den nöd— vändiga kunskapen. Vidare har arkivens betydelse som underlag för forskning och kultur ökat, eftersom arkiven utgör ett viktigt källmate— rial för ökad insikt i och förståelse av samhälleti dess många olika as- pekter både nu och tidigare. '
Utvecklingen inom arkivsektorn präglas av ovan nämnda tendenser och kraven ökar på de organ som sysslar med arkiv. Följden har blivit en ökad diversifiering av arbetsuppgifterna. I blickpunkten for arkiv- sektorn är ökade satsningar på förvaltningens arkivbildning, större uppmärksamhet på den enskilda sektorn och en teknisk förnyelse inom institutionerna. Strävan är att ge arkivinstitutionerna en roll i det mo- derna informationssamhället både vad gäller arbetet med den aktuella arkivbildningen, s.k. "records management", och i fråga om en förbätt— rad intern och extern service genom datoriserade återsökningsrutiner.
Nationalarkivens tidigare inriktning på de äldre arkivbestånden och på levandegörandet av gångna tiders kultur och samhällsliv har för- skjutits. Samtidigt har kulturbegreppet på flera håll breddats som följd av folkrörelsernas expansion, ökningen av medieutbudet och den allt kraftigareinternationaliseringen.
Helt klart har dessa förhållanden ställt arkivinstitutionerna i en delvis ny situation både resursmässigt och personellt. Traditionellt var en ar- kivaries uppgift att säkra en hög kvalitet i institutionernas forskarser— vice, att bedriva informations— och publiceringsverksamhet och att ut- arbeta förteckningar och register. En rekrytering som utgått från dessa arbetsuppgifter har säkrat en viss typ av personal, som kan ha haft svå— righeter att bemästra den moderna arkivbildningens problematik. I fle- ra länder har man avhjälpt olägenheterna genom att bygga upp en pa— rallell organisation, med s.k. mellanarkiv och med särskilda fältarkiva- rier, som har haft en lägre akademisk utbildning.
Resursmässigt har det moderna informationssamhällets snabba till- växt kommit samtidigt som det statsfinansiella läget har försämrats i en rad länder. Konkret innebär detta att anslagen till stora delar av den offentliga förvaltningen minskat eller stagnerat. Vidare har tryck- et från förvaltningen att få leverera material till de olika arkivinstitu- tionerna ökat. På många håll bygger man därför ut arkivlokalkapacite- ten och laborerar med de nyss nämnda mellanarkiven, dit de arkivbil- dande myndigheterna kan lämna sitt material utan att det rent for— mellt har gått över till nationalarkivet. I ett par länder har man också börjat ta emot ADB—upptagningar.
Ovan nämnda förhållanden har medfört att arkivsektorn i flera länder tilldelas ökade resurser. Exempel härpå är Danmark, Norge, Finland, Frankrike, Västtyskland, USA, Canada och Australien. Här har de statliga arkivinstitutionerna fått ökade uppgifter när det gäller förvalt— ningens moderna arkivbildning beträffande elektronisk post, integre— rade dataarkiv, datoriserad diarieföring med diarie/ dossiéplaner etc. Vidgningen av ansvarsområdet har ofta kombinerats med utredningar och översyner. Nationalarkiveti Canada fick år 1987 en ny organisa- tion, en rapport om "Arkivverkets presserende oppgave" i Norge läm-
nades hösten 1987 osv. Det bör också framhållas att lagstiftningsarbe— tet numera alltmer kommit att beakta olika arkivfrågor. I flera länder har arkivlagar redan antagits eller är under utarbetande.
Den enorma tillväxten av handlingar under de senaste decennierna in- om den offentliga och enskilda sektorn ställer arkivinstitutionerna in— för stora problem. Det gäller att se till att arkivbildningen äger rum un- der ordnade former och att materialet kan tas om hand av arkivinstitu— tionerna. I flera länder har man haft fasta leveransgränser, som van- ligtvis legat omkring 30 år. Svagheten i detta system har som tidigare nämnts bidragit till att man sökt andra lösningar. Länder med stora ar— kivmassor som Frankrike, England och USA arbetar med mellanarkiv, dit förvaltningen kunnat lämna sina arkiv. I dessa depåer skall sedan materialet ordnas och förtecknas och gallras.
Detta system innebär i regel att förvaltningen avlastas det direkta an— svaret utan att detta övertas av nationalarkiven. I vissa fall släpar ar— betet efter, vilket i sin tur leder till att man med olika medel intensifie— rar gallringsarbetet. Det verkar dock som om gallringen i flera länder i stort uppnått en nivå, som inte kan höjas. Man har därför börjat söka ef— ter olika alternativ att minska lagringskostnaderna. Ett sådant sätt att söka begränsa tillväxten är att begagna ersättningsfilmning eller an- nan ny teknik, vilket innebär att handlingar filmas eller kopieras på annat sätt för att därefter gallras. Här har man arbetat med olika pro— jekt. Generellt kan sägas att man i flera länder utnyttjar mikrofilm— ning i betydande utsträckning och då räknar med olika fördelar som be- sparingar i lokalutrymmen, bättre beständighet, ökad tillgänglighet och spridning.
En annan aktuell företeelse är datorisering av register. Arbetet med att utnyttja ny teknik för att tillgängliggöra information ur olika arkiv och samlingar har kommit olika långt. Stora belopp och ansträngningar satsas i denna verksamhet som kan sägas tillhöra nationalarkivens tra- ditionella uppgifter. Samarbete sker inte bara med andra arkivinstitu- tioner utan även med bibliotek och museer, bland annat för att utveckla gemensamma format för olika ADB—register. Sådana underlättar för
forskare och andra avnämare att utnyttja material som finns hos andra institutioner än den egna.
Det internationella samarbetet kanaliseras genom International Coun- cil on Archives, som är ett gemensamt organ för olika arkivfrågor och som särskilt engagerar sig för utvecklingen i tredje världen. Så gott som alla länder är i en eller annan form anslutna till denna organisa- tion. Vidare Hnns regionala samarbetsformer i Norden och inom andra regioner. Samarbetet genom dessa organ har ökat framför allt i de kom— mittéer som behandlar reprografi—, ADB—, konserverings— och tillgång- lighetsfrågor. Även inom den enskilda sektorn finns exempel på olika samarbetsformer.
Sammanfattningsvis kan konstateras att arkivsituationen i de olika länderna uppvisar stora likheter; faktorer som ansenlig tillväxt, ny tek- nik och krav på bättre tillgänglighet gör sig alltmer gällande. An— greppssätten skiljer sig i regel inte så mycket från varandra utan olik— heterna är mest beroende av förvaltningsstrukturen i respektive land.
7. Nuläge 7.1 Hur nyttjas arkiven? 7.1.1 Arkivens sökprofil
Ett av de viktigaste problem, som arkivtjänsten ställs inför, är hur åter— vinningen av information ur arkiv skall ske. Arkiven har en egen sök- proiil med komplicerade drag, som inte låter sig beskrivas så lätt. Bak- grunden utgörs av arkivens karaktär och ordningsprinciper.
Arkivhandlingar är informationsbärare som i allmänhet inte tillkom- mit för att sprida information till en större krets eller till utomstående. Handlingarna förmedlar inte heller som den mer utåtriktade typen av information alla tillgängliga fakta om ett ämne, sammanförda till ett dokument. Syftet vid handlingarnas tillkomst har ofta varit att utgöra beslutsunderlag i en speciell fråga. De har således ut.ort ett moment i ett händelseförlopp.
De frågor, som senare ställs till arkiven, har ofta inte varit aktuella vid handlingarnas tillkomst. Arkiven är i regel inte heller ordnade på ett sätt, som gör det lätt för dem som söker efter uppgifter i ett annat syfte än arkivbildaren. Arkivbildaren har kravet att bevara relevant infor- mation och samtidigt bevara de bindningar, som förenar handlingarna i arkivet. Den struktur med tillhörande olika sökmedel, som arkivbilda- ren upprättat, måste bevaras. Ordnandet av arkivet är således inte en fråga om enklast möjliga informationsåtervinning för utomstående av— nämare, utan dessa måste utgå från och acceptera de komplikationer, som föranleds av arkivens särprägel och struktur.
När man letar efter uppgifter i ett arkiv måste man för det första fast— ställa, i vilket arkiv informationen skall sökas. Ofta möter de största svårigheterna redan här. Här finns dock en rad olika hjälpmedel, upp- slagsböcker, kalendrar, litteratur, författningsamlingar etc. Då gäller det att veta vilken myndighet eller annan arkivbildare (t.ex. företag, föreningar, personer) som har handlagt detta slags ärenden eller har haft befattning med den aktuella sortens frågor. Nästa steg är att ta re- da på var arkivet förvaras. Beroende på om det är statligt, kommunalt eller enskilt får olika Sökvägar begagnas. Det är i regel lättare att loka— lisera myndigheters arkiv. Det finns olika hjälpmedel för att ta reda på var ett arkiv förvaras. Särskilda ansträngningar har .orts för att kart— lägga var olika enskilda arkiv förvaras.
För det andra gäller det att, sedan rätt arkiv påträffats, lokalisera in— formationen inom arkivet. Det främsta hjälpmedlet utgörs av arkivför- teckningen. Denna, som är uppställd efter formella grunder, upplyser bland annat om olika register och sökmedel som arkivbildaren har an- vänt sig av. Även andra hjälpmedel som litteratur och olika handböcker ger anvisningar om var mer exakt i arkiven den eftersökta informatio- nen kan sökas. Kunskaper om förvaltningshistoria och myndigheternas kanslirutiner är särskilt viktiga. Hos olika arkivinstitutioner har också upprättats ett stort antal olika register som ger anvisning om — alfabe- tiskt eller ämnesvis — var den sökta uppgiften finns. Dessa är i regel in- te tryckta och finns då bara hos vederbörande institution.
Sammanfattningsvis kan sägas att arkivmaterialet är svårutnyttjat, betydligt mer svårutnyttjat än biblioteksmaterialet, som har en annan struktur, spridning och registrering/katalogisering.
7.1.2 Arkivens användning i förhållande till informationssökning i andra material
Arkivhandlingar kan i princip användas på två sätt. De kan begagnas både i sin egenskap av kvarleva från ett skeende och som bärare av in-
formation om förhållanden som ligger utanför den process, genom vil- ken handlingarna tillkommit.
Den första typen av användning förekommer ofta i sådan vetenskaplig forskning, där handlingens karaktär av kvarleva har stor betydelse. Samma uppgifter i annan form — kopia i annat arkiv eller en tidnings- notis - äger inte samma källvärde. Arkivhandlingens karaktär av kvarleva har också betydelse för rättsverkan.
Arkivhandlingar kan också användas på samma sätt som andra infor— mationskällor, exempelvis böcker och faktadatabaser. Arkiven har då ofta ett större informationsvärde, eftersom man kan påvisa hur och i vilket syfte uppgifterna i handlingarna har tillkommit.
7 .1.3 I vilka syften nyttjas arkiven?
Bruket av arkiven har förändrats på ett radikalt sätt under de senaste decennierna. Samhället har blivit beroende av sina arkiv. Även om handlingarnas värde — som följd av snabba förändringar i vetenskap, teknik och samhällsforhållanden — kan sägas vara begränsat i tiden, har de i andra fall erhållit en mer varaktig betydelse. De långa perspek- tiven är inte främmande för det moderna samhället; tvärtom betyder de inte sällan mer än förr.
Det är möjligt att beskriva några drag i denna utveckling som belyser handlingarnas varaktiga betydelse.
Den yttre miljön är i vår tid utsatt för påverkningar, som måste ses i ett långt perspektiv. Det är ofta nödvändigt att bilda sig en uppfattning om vad som försiggått under en lång följd av år för att kunna påvisa t.ex. olika kemiska ämnens utbredning och inverkan på den yttre miljön. Ef- fekterna av utsläpp och förvaring av olika produkter i hav, sjöar, atmo- sfär och mark visar sig först efter lång tid. Återställande av skadade miljöer och platser har också medfört ett behov av arkivmaterial. Den— na fråga har behandlats bl.a. i betänkandet Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38). Även den förändring av miljön som har åstadkommits
genom samhällsplaneringen (rivningsverksamhet, avfolkning etc.) kan dokumenteras genom arkivmaterialet.
Under den senaste tiden har användningen av arkivmaterial i medi- cinsk och samhällsvetenskaplig forskning ökat. Det gäller såväl när forskarna utnyttjar redan existerande administrativa och statistiska material som när de själva bygger upp olika register med hjälp av upp- gifter som samlats in under lång tid. Exempel på undersökningsfall är cancerns samband med yttre miljöer och andra riskfaktorer (kost, to- bak, läkemedel etc.), läkemedelsbiverkningar, uppväxtmiljöns betydel- se för den personliga utvecklingen, som utbildningens och arbetets roll i den individuella utvecklingen (jfr Registerdata i forskningen. Medicin- ska forskningsrådet 1987 ).
Den medicinska forskningen har visat att ett stort antal sjukdomar är genetiskt betingade. Det finns dessutom genetiska faktorer som påver- kar uppkomsten av andra sjukdomar. Nya material, t.ex. olika metaller och kemikalier, har ibland i kombination med andra faktorer, medfört en rad olika allergiproblem. Att studera sådana förlopp kräver tillgång till arkivmaterial.
Stora delar av det moderna samhället fordrar för sin utformning ett om— fattande beslutsunderlag. Hit hör fördelningspolitik, sysselsättningspo- litik, arbetsvård, planering på det regionala och lokala planet och mycket annat. Insatta åtgärder behöver följas upp och utvärderas på olika nivåer för att verkningarna skall kunna bedömas.
I ett samhälle med ett vitalt kulturklimat har arkiven som jag påvisat i kapitel 4, en viktig roll att spela. Vårt samhälle är numera mångkultu- rellt och påverkas starkt av utländska influenser. För att på ett rättvi- sande sätt kunna spegla olika skeenden krävs samverkan regionalt och lokalt mellan arkivinstitutioner, bibliotek, museer m.fl. Avnämarnas möjligheter att få tillgång till och begagna olika slag av arkiv är vä- sentliga, och arkivinstitutionerna kan genom utställningar, visningar, ökat öppethållande etc. föra ut kunskap om sina arkivbestånd.
7.1.4 Vem använder arkiven?
Några av arkivens viktigaste användare är: - arkivbildarna själva
— myndigheter
— allmänhet och massmedia
— akademisk forskning
- amatörforskning —folkbildningsverksamhet.
Arkivbildarnas behov av informationssökning i det egna arkivet varie- rar självfallet beroende på verksamhetens art och upphör ibland inte ens när materialet har avlämnats till en arkivinstitution. Informa- tionsbehovet avtar i regel successivt i takt med att materialet blir äld- re, även om klara undantag från denna regel finns.
När det gäller utomstående användare finns en olikhet mellan offentli- ga arkiv och enskilda arkiv. Huvudparten av handlingarna hos myn— digheterna är eller blir efter en tid offentliga. Någon åtskillnad mellan olika typer av användare görs inte heller. Enskilda arkivbildare kan däremot själva avgöra i vilken utsträckning deras arkiv får utnyttjas. Många enskilda arkivbildare och arkivinstitutioner vill dock numera tillämpa samma offentlighetsregler som den offentliga sektorn så långt detta är möjligt.
Myndigheter, både statliga och kommunala, har ofta behov av att söka information i andra myndigheters arkiv. Detta gäller både i det löpande arbetet och i utrednings— och forskningsverksamhet. Med stöd av lag- stiftning kan vissa myndigheter (domstolar, taxeringsmyndigheter) äv— en gå in i enskilda arkiv.
Allmänheten har offentlighetsprincipen som ett medel för att kontrolle- ra och få insyn i myndigheternas verksamhet. Denna kontroll är en vik- tig anledning till att söka information i myndigheternas arkiv. Insynen kan avse myndighetens arbete i stort eller i ett enskilt ärende. Press och massmedier utnyttjar också denna insynsrätt för bevakning av myndigheternas agerande.
Allmänheten kan också använda arkiven för att bevaka sina rättighe- ter, t.ex. i tvister i pensionsärenden, i namnärenden, i medborgarskape- ärenden etc.
Den akademiska forskningen har kvantitativt ökat och ämnesmässigt breddats under de senaste 10-20 åren. Forskningen har också utveck— lats metodmässigt. Inte minst har bruket av datorer bidragit härtill. Naturvetare, medicinare och samhällsvetare har vid sidan av de tradi— tionella arkivutnyttjarna, humanisterna, börjat använda arkiven. En stor del av den akademiska forskningen sker i arkivmaterial som fort- farande förvaras hos arkivbildarna. Karaktären på forskningen avgör vilket material som begagnas och hur det används.
Forskningen går dock i vissa fall förbi arkiven. Ett skäl är att uppgif— terna är svåråtkomliga och ligger utspridda på ett arbetsekonomiskt ofördelaktigt sätt. Man nöjer sig då med lättillgängligare tryckta urval eller olika databaser.
Informationsexplosionen och komplexiteten i arkivbildningen gör det svårt för forskningen att få en överblick, både över den offentliga och enskilda sektorn. Arkiven växer snabbt men användningen försvåras av brist på ingångar och hjälpmedel. Biblioteken kan erbjuda en helt annan service genom det så kallade LIBRIS—systemet och andra data- baser.
Den bredare folkliga forskningen eller den s.k. amatörforskningen har ökat avsevärt under 1970— och 1980—talen. Som exempel på sådan forskning kan nämnas viss lokalhistorisk forskning, släktforskning och järnvägsforskning. Det finns stora skillnader mellan olika forskare i metod, forskningens omfattning m.m. I vissa fall används delvis veten— skaplig metodik. Amatörforskningen har hittills varit mest koncentre- rad till arkivinstitutioner, bibliotek och museer men har nu även börjat begagna material som förvaras hos arkivbildarna. Främst har man ef— terfrågat folkbokföringsmaterial, domböcker och bouppteckningar. Många av de hjälpmedel som upprättats hos arkivinstitutionerna har
berört dessa materialtyper. Numera har även annat, ibland mer svår- bearbetat material börjat begagnas.
I folkbildningsverksamheten utnyttjas arkivmaterial i ökande utsträck- ning. Olika arkivinstitutioner besöks ofta av studiecirklar som kan stu— dera den egna hembygden, arbetsmiljön, sociala förhållanden, byggna— der etc. Visningar av och utställningar på arkiven är viktiga för denna verksamhet.
Nedan skall ett försök göras att visa hur och av vem arkivmaterial an- vänds inom olika sektorer.
På mitt uppdrag har riksarkivet studerat hur arkivhandlingar används och vilka avnämargrupper som använder arkivhandlingar. Uppgifter— na samlades in vid en enkätundersökning sommaren 1987 varvid sam- manlagt 33 statliga myndigheter tillfrågades, 16 centrala samt 17 re— gionala och lokala myndigheter. I redovisningen anges användnings— frekvensen inom ett intervall.
Intern användning ingen eller stor eller liten mycket stor ______________________——————— Handläggning, utvärdering 40—50 % 50—60 % FoU, utredning 60—70 % 30—40 % "Passiv användning" (försäkring) 60—70 % 30-40 % Extern användning ingen eller stor eller liten mycket stor Andra myndigheter 60—70 % 30—40 % Enskilda (företag, organisationer, 70—80 % 20—30 % privatpersoner) Massmedia 80—90 % 10—20 % Forskning 85—95 % 5—15 %
Arkivmaterialet utnyttjas helt naturligt mest av interna användare. Den största externa användargruppen är andra myndigheter. Forsk- ningen, både den institutionsanknutna och den mer amatörbetonade,
utnyttjar material hos arkivbildarna i liten utsträckning. Det bör fram- hållas att urvalet är begränsat och att man inte bör dra för långtgående slutsatser.
Användning av kommunalt arkivmaterial har behandlats av kommun- arkivutredningen (Kommunala arkiv. Ds U 1984:6 s. 27 ff) på basis av en enkätundersökning. Enkäten sändes ut till ett fåtal kommuner med väl utbyggda arkivinstitutioner (sex kommuner och ett landsting). An- vändningen hos arkivbildarna har endast delvis kunnat beaktas. Av akademiska forskare överväger sådana från humanistiska och sam— hällsvetenskapliga discipliner. Vid sidan av dessa ämnesområden nämns även teknisk, medicinsk och social forskning. De mest efterfrå- gade arkiven har bildats hos 1) stads— och kommunfullmäktige, kom— munalstämma, drätselkammare m.fl., 2) skolstyrelse och skolarkiv, 3) sociala nämnder (barnavård, fattigvård, nykterhetsvård), 4) byggnads— nämnder, fastighetskontor o.likn., 5) medicinska organ.
Utredningen ansåg att i stort sett samma material begagnades av de olika användarkategorierna och att användningen av kommunalt ma- terial hade ökat under de senaste åren. Man menade vidare att kunska— pen om det kommunala arkivmaterialet på flera håll var bristfällig. Bristen på resurser försvårade på många håll forskarservicen.
Beträffande användningen av enskilda arkiv i andra syften än arkivbil- darnas eller olika myndigheters behov av information finns få uppgif- ter. Rent allmänt kan sägas att många olika forskningsgrenar har be- hov av enskilt arkivmaterial för att komplettera de offentliga arkiven (jfr Att bevara företagsarkiv. Ds U 1984:12 s. 61 ff).
Användningen av material hos riksarkiv och landsarkiv redovisas i av- snitt 7.5.
7.1.5 Tillgänglighet
En arkivhandling finns i regel endast i ett exemplar. Interurbanlån av arkivhandlingar är ofta kringgärdat med restriktioner. Biblioteksma—
terialet däremot finns på varje ort eller kan lätt rekvireras till olika platser.
Man har därför inom arkivinstitutionerna arbetat med olika typer av översikter, typ beståndsöversikter, översiktliga register som national- registret etc. Möjligheterna att utnyttja datorteknik har övervägts.
Arkivinstitutionernas öppethållande är en väsentlig del av forskarser- vicen. En minskning av öppethållandet på flera håll under senare tid har förorsakat flera klagomål. Även bristen på platser i forskarsalarna har fått negativa konsekvenser.
Ett annat sätt för olika arkivinstitutioner att öka tillgängligheten är att utnyttja mikrofilmtekniken. Genom det s.k. konverteringsprojektet inom riksarkivet har ett mycket stort folkbokföringsmaterial kunnat överföras till mikrofiche. En landsomfattande distribution av dessa mikrofiche äger redan rum genom Svensk arkivinformation i Ramsele (SVAR), en sektion inom riksarkivet. Vidare pågår en omfattande mik- rofilmning av olika typer av källmaterial som sedan kan spridas med hjälp av filmkopior. Beställningar av film kan göras hos folkbiblioteken som alltså spelar en viktig roll i detta distributionsnät.
7.2. Statliga myndigheter
7.2.1. Allmänt
Den statliga förvaltningen brukar sägas omfatta regeringen och dess kansli samt de centrala ämbetsverken och länsstyrelserna. Ett centralt ämbetsverk har hela riket som sitt verksamhetsfält och lyder direkt un- der regeringen. Det kan ofta ha en regional och/eller en lokal organisa— tion. Storleken och utseende: varierar kraftigt mellan de olika verken beroende på inriktning och uppgifter.'Störst är affärsverken som är va- ru— eller tjänsteproducerance. De avgiftsfinansierar i huvudsak sin verksamhet. Det finns 7 affärsverk, ca 70 centrala ämbetsverk och 24 länsstyrelser. Vid sidan om de centrala myndigheterna finns en rad
mindre statliga organ. Av dessa är ca 150 direkt underställda regering- en.
Kärnan i den statliga länsförvaltningen utgörs av länsstyrelserna. Vid sidan av dessa finns länsnämnder som länsarbetsnämnder, länsskol- nämnder etc. Till den statliga regionala administrationen kan räknas de olika verkens regionala funktioner, som upprätthålls med sinsemel- lan rätt olikartade organisationsstrukturer som polisväsendet, rätts- väsendet, tullförvaltningen och fångvårdsverksamheten. Hit kan även räknas utbildningsväsendet med de olika högskoleenheterna.
Den statliga förvaltningens anor är gamla. Skatteförvaltning och rätts— skipning har sina rötter ända tillbaka till 1500— och 1600—talen. Andra delar tillkom betydligt senare i takt med samhällets utveckling. Nya myndigheter har inrättats som t.ex. arbetsmarknadsmyndigheterna med rötter i 1910—talet och med en regional organisation från 1940—ta— let liksom från senare tid naturvårdsverk, energiverk, strålskyddsinsti- tut, kemikalieinspektion etc. Samtidigt har en rad andra förvaltningar fått utökade uppgifter.
Man kan allmänt säga att statsförvaltningen främst expanderat under 1900-talet och i synnerhet efter andra världskriget.
Nya myndigheter har inrättats och en rad omorganisationer och sam— manslagningar har ägt rum under de senaste decennierna. Till detta bör läggas den teknologiska utvecklingen och dess inverkan både på in- formationsmassans mängd och art.
Samtidigt har under senare år en utveckling påbörjats som innebär att samhällets beslutsfattande i växande omfattning har förts över från stat till kommun och landsting.
Alla dessa förhållanden har påverkat arkivbildningen och arkivvården samtidigt som kraven från olika håll på information har vuxit sig allt starkare.
7 .2.2 Arkivbildning, mängd och tillväxt
Med arkivbildning menas den process genom vilken ett arkiv successivt växer fram hos en myndighet. Handlingar kommer in till en myndighet eller upprättas hos denna, arkivläggs och systematiseras i serier. Beho— vet av att styra processen har ökat efter hand. Arkivens tillväxt är självklart en funktion av det ökade informationsflödeti samhället. Tek- niken för informationshanteringen har utvecklats och resultatet har blivit en ökad produktion och användning av information. ADB—tekni- ken som sådan förutsätter också en detaljplanering av informations- strukturen.
Styrningen av en myndighets arkivbildning sker på författningsnivå och i en rad praktiska ställningstaganden. Styrningen sker i följande moment
— avgränsningen av arkivet — val av lagringsmedium och skrivmateriel - val av lagringsform
— skapande av struktur som möjliggör sökning resp. gallring - volymbildning och avställning.
Avgränsningen av arkivet styrs av proveniensprincipen. Arkivet består av handlingar som upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och där lagts till förvaring. Vid post— öppning och registrering gör man en bedömning av vad som skall räk— nas som allmänna handlingar. De olika handlingstyper som upprättas hos en myndighet tillförs arkivet vid olika tidpunkter under hantering— en. Handlingar, som upprättas hos myndigheter, blir således allmänna handlingar och arkivhandlingar vid skilda tidpunkter men begreppen ansluter mycket nära till varandra. Vid arkivläggning sker rensning. För handlingar som uppkommer i icke ärendeanknuten verksamhet görs bedömningen av vad som skall tillföras arkivet vid arkivläggning- en. Frågan om avgränsning av handling/allmän handling/ arkivhand- ling är, när det gäller t.ex. icke ärendeanknuten verksamhet och ADB- material, ofta mycket komplicerad.
Beträffande val av lagringsmedium och skrivmateriel kan myndigheten i regel inte styra val av papperskvalitet och liknande när det gäller in- komna handlingar. Detta kan däremot ske i fråga om handlingar som myndigheten själv upprättar. Myndigheten väljer medium (papper, film, ADB—medier) och materiel med hänsyn både till hur länge hand— lingarna skall bevaras och till praktiska och ekonomiska intressen. För handlingar som skall bevaras finns särskilda föreskrifter (skrivmateri— elkungörelsen).
Val av lagringsform, dvs. hur informationen struktureras, skall ske på ett tidigt stadium. Det finns i dag en rad standarder som rör format och disposition i mikrofilm— och ADB—sammanhang. Om pappershandling- ar skall mikrofllmas, bör hänsyn tas härtill redan när de upprättas, be— arbetas, konstrueras m.m.
Skapande av sökstruktur som möjliggör sökning av handlingar sker genom diarieföring och annan registrering. Handlingar kan också ar- kivläggas i en sorteringsordning som i sig tillfredsställer sökbehoven.
Skapande av gallringsstruktur sker bl.a. genom uppbyggnad av gall- ringsanpassade diarie— och dossiéplaner. För övriga handlingstyper sker detta genom val av lämplig seriestruktur, t.ex. genom en arkiv- bildningsplan.
Genom volymbildning och avställning sker sammanförande av hand— lingar till volymer. Man kan då välja olika sorteringsordningar, bero— ende på vilket material det rör sig om, t.ex. personaldossiéer, databaser.
Genom arkivbildningsplaner, som visar hur arkivbildningen går till, dvs. hur arkivläggning, volymbildning och seriebildning sker samt vil- ken skrivmateriel som skall väljas, kan arkivbildningen styras på ett rationellt sätt.
Riksarkivet, landsarkiven, krigsarkivet, datainspektionen, statskonto— ret och riksrevisionsverket bedriver tillsyn och rådgivning, som påver— kar myndigheternas arkivbildning. Riksrevisionsverket t.ex. koncen— trerar sig i sitt revisionsarbete på att erforderlig dokumentation finns
tillgänglig främst avseende redovisningsmaterialet. Statskontorets ar— bete inriktas på utvecklingsarbeten i ADB—system, bl.a. avseende offentlighetsstrukturen (jfr 3 a och 5 55 förordningen 1965:703 med in- struktion för statskontoret). Datainspektionens verksamhet avser per- sonregister, som förs med hjälp av ADB. Arkivmyndigheterna beaktar hela informationsflödet med hänsyn till bl.a. gallrings—, förtecknande— och skrivmaterielaspekter.
Sammanfattningsvis kan sägas att myndigheterna och arkivmyndighe— terna i allt större utsträckning har riktat in sina resurser på arkivbild- ningens område. Trots detta visar det sig att arkivbildningen hos myn- . digheterna inte svarar mot behoven vad gäller återsökning, säkerhet och kostnadsbegränsning. Insatserna sätts dessutom ofta in för sent.
Flera mätningar och uppskattningar av arkivtillväxten har .orts inom den statliga sektorn under 1 900—talet. Det bör genast sägas att dessa är av varierande kvalitet bland annat beroende på metodik. Dock torde de ge en någotsånär rättvisande bild av utveckling och tendens.
Arkivens omfattning och tillväxt inom den civila statliga sektorn ex- klusive riksarkivet och landsarkiven.
Omfattningi hyll- meter (hm) 1900 1951 1971 1985
Myndigheternas 23 500 P0 400 000 900 000 1 100 000 arkivbestånd
(pappershandlingar)
Myndigheter 1900 1938 1971
Tillväxt. Brutto (före 500 x) 5 000 40 000 100 000 gallring) Tillväxt. Netto (efter 20 000 gallring)
x).Enbart centrala myndigheter
Arkivtillväxt. Brutto
100 000 hm 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000
10 000
1900 1925 1950 1975 2000 -
Arkivens omfattning inkl. gallringsbart material
1 100 000 hm 1 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000
100 000
1900 1925 1950 1975 2000
Källa: Meddelande från riksarkivet, Samhällets arkivproblem och riks- arkivets mätningar 1986.
Anledningarna till arkivtillväxten är flera. Ett skäl är befolkningsök- ningen och förvaltningens expansion, framför allt under de senaste de- cennierna. Ett annat är det moderna samhällets krav på överblick, samordning och kontroll. Ett tredje är den utveckling som ägt rum in- om kontorstekniken. Handlingarna framställs nu ofta maskinellt och i stora upplagor. Bakom hela denna utveckling ligger det moderna sam— hällets ökande behov av information inom så gott som alla sektorer — en information som arkivhandlingarna ofta är den enda adekvata bäraren av.
De senaste mätningarna som ägde rum 1986 ger vid handen att produk- tionen av papper tenderar att avta bland annat med användningen av tekniska medier. Det omfattande arbete som nedlagts sedan 1960—talet
på att utarbeta bl.a. gallringsbeslut och arkivbildningsplaner torde ha bidragit till att nettoökningen i vissa fall synes ha avstannat.
Vad beträffar tillväxten av nya medier, exempelvis olika upptagningar för ADB och mikrofilmer, är det mycket svårt att ange några mer exak- ta tal som" belyser frågan. Tendensen är dock helt klar. Under 1960—ta- let använde man datorer främst till statistiska beräkningar och liknan- de. Under 1970—talet dominerade stordatorer, på vilka kördes större centrala system. Offentlighets— och sekretesslagstiftningskommittén (SOU 1972:47) bedömde antalet datoranläggningar i Sverige till ca 600 år 1972 och antalet större personregister inom de kommunala och stat— liga sektorerna till ca 340 samma år. Under 1980—talet har skett en på- taglig utveckling med allt större användning av persondatorer, basda— torer och minidatorer. Användningen av datorstöd har spritts till myn- digheter och verksamheter som av ekonomiska skäl inte tidigare har kunnat datoriseras. Statskontoret räknar med att det vid budgetårs— skiftet 1986/87 inom den statliga sektorn fanns ca 40 000 bildskärms- och skrivmaskinsterminaler, ca 10000 persondatorer och ca 2900 ar- betsplatser för skrivautomater, dvs. tillsammans ca 53 000 utrustning- ar. Även användningen av olika typer av mikrofilm har ökat. Nya in- formationsbärande medier tillkommer efter hand. Det säger sig därför självt att en dramatisk tillväxt av information lagrad på nya medier har ägt rum. Tendensen ser inte ut att avta. Utan att göra anspråk på någon som helst exakthet bör nedanstående figur ge en schabloniserad bild av den dramatiska förändringen av informationsstrukturer under de senaste decennierna.
lnformationstratle n/explosionen
före 1900 ca 1900 ca 1950 :x ' s ' & X x ca 1970 x . N & papper _ x nya medier & & Ca 1985 N ' N % 7.2.3 Rensning och gallring
Offentlighetsprincipen förutsätter att myndigheterna bevarar hand— lingari tillräcklig omfattning. Gallring och rensning har till huvudmål att söka minska kostnaderna för arkiv utan att inkräkta på de in- formationsintressen som arkiven är avsedda att tillgodose. På vissa områden görs gallring för att tillgodose andra intressen som t.ex. den personliga integriteten.
Rensning är i regel inte författningsmässigt reglerad. Föreskrifter och råd om rensning finns i allmänna gallringsiörordningen och riksarki- vets tillämpningscirkulär. Rensningen omfattar ovidkommande hand— lingar av tillfällig betydelse vilka inte utgör arkivhandlingar. Den skall ske utan att informationsinnehållet i aktmaterialet lider men. Rensningen utförs i regel bäst av handläggaren själv.
Bestämmelser om gallring finns i ett fåtal fall i lagar eller förordning- ar. Med stöd av datalagen kan datainspektionen efter samråd med riks- arkivet besluta om gallring av tillståndsbelagda personregister för ADB.
Riksarkivet beslutar med stöd av allmänna arkivstadgan om gallring hos statliga myndigheter.
Man kan i stort sett skilja på tre slag av gallringsbeslut.
1. Generella gallringsbeslut, t.ex. förordningen om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter.
2. Gallringsbeslut avseende ett visst slag av handlingar hos flera myndigheter (t.ex. ansökningshandlingar, system S—räkenska- per).
3. Gallringsbeslut avseende en speciell myndighet eller myndig— hetskategori.
De arkivbildande myndigheterna får själva besluta om tillämpningen av vissa gallringsföreskrifter. Hit hör de generella föreskrifter som om- fattar handlingar av rutinmässig karaktär, ADB—upptagningar som in- te innehåller unik information, program och ADB—dokumentation som inte längre behövs.
Utarbetande av gallringsregler, som finns i lagar eller förordningar, har stundom förekommit i den mån frågan om eventuell gallring aktua- liserats i det bakomliggande utredningsarbetet inom regeringskansliet. Detta har i flera fall skett utan beaktande av arkivsynpunkter och utan tillämpning av gängse utredningsmetodik.
Datainspektionens beslut grundar sig på förslag från den registerföran— de myndigheten, som skall ta upp frågan om gallring och bevarande av registret i sin ansökan. Ärendet remitteras därefter för samråd till riks- arkivet.
Datainspektionen utgår i sin bedömning från datalagen och dess förar- beten. Det kan sägas att den svenska lagstiftningen i flera olika avse- ' enden har beaktat den internationella utvecklingen, t.ex. Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling. Hu- vudregeln är att när personuppgifter inte längre behövs för ändamålet med registret, skall uppgifterna gallras, om inte uppgiften även däref- ter skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annan författning eller myndighets beslut som meddelats med stöd av författning. Det— samma gäller då den registeransvarige upphör att föra registret. I prin- cip innebär detta att s.k. licensregister faller under allmänna arkiv- stadgan och kan gallras endast efter riksarkivets beslut eller förord- ningen om utgallring ur upptagning för ADB.
Datainspektionen och riksarkivet har att bevaka olika intressen, som kan komma att ställas mot varandra — hänsynen i det förra fallet till den personliga integriteten och i det senare fallet till kunskapsförsörj- ning och kultur. Avvägningen mellan dessa två legitima intressen är svår och debatten har tidvis varit intensiv. Flera ärenden har också va- rit föremål för regeringens, justitiekanslerns och justitieombudsman- nens beslut. Den praxis, som utvecklats, nämligen att riksarkivet skall ta emot personregister, som riksarkivet inte ansett skall gallras, har på senare tid varit föremål för diskussion.
Utredningar som föregår riksarkivets gallringsbeslut utförs i regel i samverkan mellan arkivmyndigheten och berörda myndigheter. Man har härvid att ta hänsyn till
— handlingarnas rättsliga betydelse — förvaltningens behov - handlingarnas betydelse för forskning och kultur.
När det gäller att bedöma handlingarnas betydelse ur praktisk, admi- nistrativ eller rättslig synpunkt, rör man sig med ett mindre antal osäkra faktorer än när man skall beakta betydelsen från samhällelig synpunkt och då även betydelsen för forskning och kultur. I de senare fallen krävs överväganden och kontakter av helt annan natur, med t.ex. forskningsorgan.
Gallring av arkiv har förekommit så länge det har funnits sådana. Det är dock under 1900—talet och särskilt under de senaste decennierna som gallringsbehovet har blivit ett akut problem genom arkivtillväxten och användningen av nya medier. Under senare år har, framför allt beroen- de på den ökade användningen av datorstöd, en oreglerad gallring bör— jat förekomma.
Av uppskattningar om tillväxten av arkivhandlingar framgår att grovt räknat 85 % av handlingarna hos regionala och lokala myndigheter gallras. Motsvarande tal för riksarkivets myndigheter kan uppskattas * till ca 70 %. Av beräkningarna framgår också att tillväxttakten hos de regionala och lokala myndigheterna har hejdats eller t.o.m. minskat. En anledning till detta är det intensiva fältarbete, som äger rum, ofta i projektform mellan arkivbildande myndighet (sektor) och arkivmyn— digheterna. Ett annat förhållande, som visas mycket klart, är att gall— ringen slår olika hårt hos olika sektorer inom statsförvaltningen. Så gallras mycket mer hos de lokala skattemyndigheterna (över 90 %) än hos tingsrätterna (ca hälften). Hos de senare gallras mera än hos läns- styrelsernas naturvårdsenheter (praktiskt taget ingenting). Det torde vara självklart att så måste vara fallet. Hos de lokala skattemyndighe- terna kan gallringen ske i så stor utsträckning på grund av att stora ADB—system används, i vilken vissa uppgifter bevaras (t.ex. skatte- längder), och på grund av att skatteprocessen alstrar en stor mängd ru— tinartat material. Hos tingsrätterna bevaras domböcker och visst akt— material. Förhållandet kan illustreras genom nedanstående diagram.
Diagram över gallring och bevarande hos centrala verk
Utgallringsbara handlingar
Bevarade handlingar
100 80
60
1 = Centrala studiestödsnåmnden 2 = Bostadsstyrelsen 3 = SMHI 4 = Hovrätter 5 = Televerket 6 = Vägverket 7 = Kärnkraftinspektionen
40
20
Diagram över gallring och bevarande hos regionala och lokala myndigheter
% Utgallringabara handlingar
100 Bevarade handlingar 80 60 40
20
1 2 3 4 5 6 7
1 = Låhsstyrelserna inkl. skatteavdelningen 2 = Lokala skattemyndigheterna 3 = Skogsvårdsstyrelserna 4 = Tingsrätterna
5 = Veterinärer-na 6 = Länsarbetsnåmnderna 7 = Lånsråtterna
Källa: Riksarkivets mätningar 1986.
Det är väsentligt att gallringsarbetet inte eftersätts utan att det hela ti- den drivs vidare så att arkivens omfång i görligaste mån begränsas ut- an att betydelsefulla drag i materialet utplånas eller förvanskas. I fort- sättningen blir gallringsutredningar som spänner över hela myndig— hetssektorer nödvändiga. Även andra utvägar för att dämpa tillväxten, t.ex. filmning av stora aktsviter, som sedan kan gallras, har börjat över- vägas. Information har också bevarats på andra medier än papper, om samma uppgifter från början lagrats på flera medier. Vid en avvägning av vilket medium som är mest lämpat som informationsbärare för fram— tiden bör flera aspekter beaktas, t.ex. tillgänglighets— och kostnadsfrå— gorna.
Genomförande av gallring erbjuder ibland vissa svårigheter. Gallrings- besluten kan vara av "ramkaraktär" och behöver då översättas till en mer exakt beskrivning av de handlingar som skall utgallras, t.ex. inter- na instruktioner eller arkivbildningsplaner. Detta gäller ofta även då— toriserade informationssystem, där på informationsinnehållet inrikta- de beslut måste överföras till filbeteckningar o.dyl. Ibland tvingas man också diskutera vilka variabler som skall bevaras och i vilken ordning det skall ske. Omorganisation och ändring av arbetsrutiner medför att befintliga gallringsbeslut inte utan vidare kan tillämpas.
I synnerhet i fråga om datoriserade system är det väsentligt att frågan om gallring tas upp på ett tidigt stadium. Konstruktionen av systemet och utformning av filer, termer, program m.m. är av en avgörande bety- delse för möjligheterna att bevara relevant information - inte minst med hänsyn till ekonomiska faktorer.
Ovan nämnda faktorer — bedömning av materialets värde ur olika as— pekter, föränderligheten i organisationen och rutinerna, den tekniska utvecklingen och kraven på tidigare insatser — ställer stora anspråk på arkivbildande myndigheter och på arkivmyndigheterna.
Urvalsfrågorna har diskuterats under lång tid. Något beslut om fast— ställda urval har av flera skäl inte varit möjligt att få fram. Detta har medfört att gallring av flera stora serier uppskjutits. Nyligen har en ut—
redning Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) lagt fram förslag till vissa intensivdataområden och individbaserade urvalsserier.
7.2.4. Registrering och diarieföring
Inom förvaltningen har registrering av handlingar alltid använts som ett instrument för kontroll och återsökning. Före 1980 fanns dock inga egentliga föreskrifter, som reglerade registreringen. I sekretesslagen styrs inte formerna för registrering utan endast vad som skall registre- ras samt vilka uppgifter som skall ingå i registret. Huvudregeln är att en allmän handling skall registreras omedelbart sedan den kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Sekretesslagen ger inga närma- re föreskrifter om hur registreringen skall gå till praktiskt.
De flesta myndigheter för någon form av register över sina handlingar. Diarieföring är den vanligaste formen av registrering. Under de senas— te decennierna har metoderna förändrats. Under 1970—talet .ordes för- sök att konstruera ADB—system som skulle kunna användas generellt inom statsförvaltningen. Det har dock visat sig att det ofta är nödvän- digt för varje myndighet att skräddarsy registreringssystem för den eg- na verksamheten. Den ADB—tekniska utvecklingen har .ort det möj— ligt för myndigheterna att utveckla egna system.
Myndigheterna har behov av expertkunskap på registreringsområdet men har ingen given sektorsmyndighet att vända sig till. Statskontoret har en tjänst för arbete med metodutveckling och konsultuppdrag för myndigheterna. Enligt statskontoret ligger inte insatser inom detta område i linje med verkets planering. Statens institut för personalut- veckling (SIPU) svarar för den registratorsutbildning som de statliga myndigheterna oftast använder sig av. Riksarkivet och landsarkiven arbetar inom ramen för fältverksamheten som rådgivare på området och deltar ofta i SIPUzs kurser med lärarkrafter. Olika konsultföretag bedriver en viss verksamhet genom att utarbeta system för diarieföring och dokumenthantering.
Ett numera allt oftare förekommande problem när det gäller datorise- rade diarieföringssystem är att det saknas rutiner för hur uppgifterna skall avställas ur databaser, när de inte längre behövs i det dagliga ar— betet. Kostnaderna för denna avställning är inte inräknade i de ur- sprungliga kalkylerna. Eftersom registrerings— och diarieföringsfunk- tionen är av stor betydelse för möjligheterna att styra arkivbildningen — bl.a. med hänsyn till att effektivisera gallringen — och att söka hand- lingar, kopplas arkivmyndighetema så småningom in. Detta sker emel- lertid ofta först sedan systemet tagits i drift.
7.2.5. Förtecknande
Arkivförteckningen kan beskrivas som en systematiskt uppställd in- ventarieförteckning över ett arkiv. Dess främsta uppgift är att utgöra ett sökmedel för egen och annan förvaltning, för offentlig granskning och för forskning. Den är vidare ett kontrollmedel, som kommer till an- vändning vid uppställning och omflyttning samt vid inspektioner och inventeringar av arkivet. Den fixerar slutligen den ur arkivbildningen framgångna ordningen inom arkivet. Förteckningar har också i takt med ökad användning av moderna medier kommit att få en större bety- delse genom att den ger en överblick även över den information som be— arbetas och förvaras utanför myndigheten.
Förteckningen kan inte redovisa alla enskilda handlingar i ett arkiv. Det som förtecknas är därför enheter (volymer), t.ex. band, arkivkar- tonger, mikrofilmrullar, upptagningar för ADB. Dessa enheter gruppe- rasi serier.
En serie är en följd av handlingar, mellan vilka det finns en given ord- ning. Exempel på serier är styrelseprotokoll, huvudböcker, verifikatio— ner. Ett arkiv består således av ett antal serier, som grupperas i arkiv— förteckningen enligt en s.k. förteckningsplan, ofta kallad allmänna ar- kivschemat. Enligt nu gällande föreskrifter indelas planen efter hand- lingarnas formella status. Inom varje serie redovisas de volymer, som serien består av. I fråga om t.ex. maskinläsbar infomation är detta inte meningsfullt, eftersom de fysiska databärarna (magnetband, skivmin—
nen osv.) ofta förändras bl.a. genom konvertering. I dessa fall är därför en redovisning av enbart serierna tillräcklig. Detsamma gäller utgall- ringsbara handlingar.
Förteckningen kompletteras med en översikt över seriestrukturer (in— nehållsförteckning) och en inledning, i vilken myndighetens verksam- het kortfattat beskrivs. Organisationsplaner och översikter över hand- lingsflödet o.d. kan biläggas.
Myndigheterna har självfallet mycket olika förutsättningar för att be- driva förteckningsarbetet. Vissa stora myndigheter har en egen arkiv- funktion med utbildad arkivpersonal. I andra fall läggs uppgiften på en tjänsteman som har andra arbetsuppgifter, t.ex. registrator. Det före— kommer också att lönebidragsanställd personal används för uppgiften. Arkivförteckningar skall årligen fullständigas med hänsyn till upp— komna förändringar i arkivet. Myndigheternas kompetens på arkivom— rådet påverkar självfallet arkivförteckningens kvalitet.
Arkivmyndigheterna kontrollerar i sitt löpande tillsynsarbete förteck- ningsläget hos myndigheterna. De ger också vid behov råd och medde- lar utbildning om förteckningsarbetet. Myndigheterna skall också en- ligt befintliga rutiner vart tionde år sända en kopia av sin förteckning till arkivmyndigheten för granskning. Under 1980—talet har emellertid granskningen av myndigheternas förteckningar gått till på ett annor- lunda sätt. Enligt en av riksarkivet fastställd plan har man verksam- hetsvis - central, regional och lokal myndighet - sänt in sina förteck- ningar samtidigt till resp. arkivmyndighet. Myndigheterna har erhållit en förhandsavisering om att inkrävande skall ske. De har därigenom kunnat planera sitt arbete på ett bättre sätt. Erfarenheterna från den- na samordning är till stora delar positiva.
Reglerna för hur en arkivförteckning skall utformas bygger på före- skrifter från 1903, som senare byggts ut men inte förändrats i sin prin- cipiella uppläggning. Som redovisas närmare på annat ställe har arki- vens struktur under de senaste decennierna ändrats kraftigt. Tidigare bestod arkiven till stor del av fasta serier, som sällan förändrades. Nu- mera ändras system och organisation i snabb takt. Även det ökade be-
hovet av snabb och säker tillgång på information har gjort att arkivför- teckningen inte alltid är ett effektivt instrument för olika användare. Föreskrifterna är alltför detaljerade och handlingar som tillkommit genom ADB—hanteringen är svåra att förteckna. Riksarkivet arbetar därför med att utarbeta nya föreskrifter och råd om förtecknande av ar- kiv.
7 .2.6 Beständighet
Reglerna om beständighet m.m. syftar till att säkerställa att informa— tion bevaras till eftervärlden. Skrivmateriel skall användas rationellt och ur arkivsynvinkel på ett ändamålsenligt sätt. Användningen av skrivmateriel regleras framför allt i skrivmaterielkungörelsen. Däri fastställs vilka krav som gäller för godkännande av skrivmateriel och i vilka fall godkända materiel skall användas. Varje år publiceras i SFS nr. 1 statens provningsanstalts kungörelse om godkända skrivmedel och reproduktionsmetoder m.m.
Det enda godkända underlaget i detta regelsystem är arkivpapper med olika gramvikt. Det innebär att ett stort antal underlag, plaster för kar— tor och ritningar, film, magnetband för ADB, videoband etc., inte är godkända som beständigt material. Ett utvecklingsarbete pågår som syftar till att riksarkivet skall kunna utfärda riktlinjer för bruket av magnetband, film m.fl. medier.
Skrivmaterielkungörelsen ger anvisningar om vilket papper som skall användas som arkivpapper och i vilket fall det skall användas. Även formatet regleras, den s.k. A—serien. Kungörelsen behandlar inte de ,papperstyper, s.k. brukspapper, som inte får användas till handlingar som skall bevaras. Det har visat sig svårt för handläggare och annan personal att skilja på alla olika papperskvaliteter. Även diskussionen kring användandet av s.k. miljövänligt, inte klorblekt papper, aktuali- serar behovet av regler och normer för hur man skall förfara med brukspapper.
Ritpapper och kartong är inte godkända som underlag för skrivmedel, även om flera kvaliteter av lumppapper finns på marknaden. Möjlighe- terna att utfärda kontrollmärkning för dessa medier undersöks för när- varande. Ritmateriel har alltid varit problematisk med hänsyn till be— ständighetskraven och har haft undanskymd plats i beständighetsfrå- gan. Riksarkivet har utfärdat en generell dispens för ritfilm, silverrep- rofllm, elstatkopiering och mikrofilmning. Stora byggen som t.ex. upp- förande av kärnkraftverk alstrar en mängd ritningar (hundratusentals till miljontals). Ny teknik som digital lagring börjar också användas i ritningssammanhang.
Även skrivmedel (t.ex. pennor, färger, färgband, karbonpapper) skall ge beständig skrift på rätt underlag. Skrivare till datorer och olika ko— pieringsmaskiner (reproduktionsmetoder) testas.
Denna reglering av användande av skrivmateriel inom den statliga sektorn genom bestämmelserna av 1907 och 1964 har haft en påtaglig effekt. Trots detta finns mycket att göra för vidare utveckling inom om- rådet. Den snabba utvecklingen inom kontorsautomationen har med— fört att myndigheterna har svårt att tillämpa nu gällande föreskrifter. De anses ålderdomliga och svåra att efterleva.
Beständighetsfrågorna när det gäller nya medier är mer komplicerade än för papper och beroende av fler faktorer. Med nya medier avses t.ex. mikrofilm, magnetband för ADB, flexskivor, ljudband, videoband. Des- sa medier är känsligare för fysisk påverkan. Det ställs också krav på dokumentation och lämplig struktur på informationen.
De olika typerna av nya medier är beroende av särskild utrustning för att kunna läsas. Inom ADB-området är målsättningen att data skall kunna läsas och förstås oberoende av tillgång till den utrustning och de hjälpmedel som en gång skapade informationen. Man måste vidare ha kännedom om hur informationen bearbetats och om dokumentationssy- stem samt register—, post— och kodbeskrivningar. Man skiljer härvid mellan fysisk och logisk beständighet.
Magnetbandet är i dag det enda accepterade mediet när det gäller lång- siktigt bevarande av maskinläsbar information. Det är ett relativt sett billigt lagringsmedium och man har god kunskap om hur det skall han- teras. Den fysiska livslängden är beroende av olika faktorer som han- dets kvalitet, lämpliga förvaringsbetingelser och vård. Informationen måste dock regelbundet kopieras över till nya band (i regel vart femte år). Härvid sker inga informationsförluster eftersom informationen lag— ras digitalt.
På film och ljud— och videoband ligger uppgifterna analogt lagrade, vil- ket medför informationsförluster vid varje generationskopiering. Lik- som vad gäller magnetband är beständigheten av film och ljud— och vi— deoband beroende på kvalitet, framställning, lämpliga lokaler och vård. Information på mikrofilm beräknas ha en livslängd på drygt 1 000 år ef- ter kopieringar i flera led och med beaktande av läsbarhetsförsämring- ar.
Ljud— och videoband utgörs av magnetband. Ingen veti dag exakt hur lång livslängd ljud— och videoband har. Praktiska erfarenheter har vi- sat att ljudband har bibehållit en hög kvalitet under flera decennier. Preliminära resultat tyder på att videobanden är känsligare.
Flera av de krav som anges i riksarkivets olika författningar om mikro- film och magnetband är i dag föråldrade. Den tekniska utvecklingen går snabbt och bestäms i huvudsak av vad som sker utomlands, främsti USA och Japan. Nya medier introduceras och standarder antas utan att arkivintressena kan påverka dem. Det är därför nödvändigt att ny tek- nik provas utifrån olika arkivaspekter. Den tekniska utvecklingen be— vakas genom deltagande i internationellt arbete, i olika standardise- ringsorgan och genom litteraturbevakning. Riksarkivet har också upp— dragit åt statens provningsanstalt att genomföra vissa tester.
7.2.7 Avlämnande och förvaring av arkiv
Enligt nuvarande regler skall arkivhandlingar hos myndighet som har riksarkivet som arkivmyndighet avlämnas vid den tidpunkt och i den omfattning som överenskoms mellan myndigheten och riksarkivet.
Arkivhandlingar hos myndighet som har landsarkiv som arkivmyndig- het skall avlämnas till landsarkivet, när arkivhandlingarna är äldre än etthundra år.
Upptagningar som magnetband och mikrofilm liksom handlingar som inte kan vårdas på tillfredsställande sätt får avlämnas vid tidigare tid— punkt. Riksarkivet kan också föreskriva att arkiv i sådana fall skall av- lämnas till arkivmyndigheten.
Arkiv hos myndighet, som upphör med sin verksamhet skall, om inte annat föreskrivs, avlämnas inom tre månader efter verksamhetens upphörande till arkivmyndigheten.
Dessa leveransregler har inte tagit hänsyn till de ekonomiska konsek- venserna av överlämnande, utan snarare till i vilken utsträckning ar- kivbildarna har haft direkta behov av arkivmaterialeti sin verksamhet och vilka lokalutrymmen som riksarkiv och landsarkiv kunnat dispo- nera.
Riksarkivet och landsarkiven förvarade 1959 ca 80000 hm, 1970 ca 130 000 hm, 1981 ca 220 000 hm» och 1986 ca 263 000 hm. Härtill kan läggas ca 50 000 hm hos stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Vidare finns hos arkivmyndigheterna f.n. ca 10 000 magnetband för ADB, ca 100 000 rullar mikrofilm, videoband, ljudband etc. Tillväxten hos riks— arkiv och landsarkiv har således varit våldsam under de senaste decen- nierna. Vid den stora utlokaliseringen av centrala verk från Stockholm tog riksarkivet emot stora leveranser. Flera landsarkiv har aktivt ver- kat för att länsstyrelser häradsrätter/rådhusrätter/tingsrätter, pa- storsämbeten etc. skulle avlämna arkiv' 1 förtid. Även vid omorganisa— tioner av eller vid namnbyten på myndigheter, men där verksamheten fortsatt, har leveranser till arkivmyndigheterna ägt rum.
Det kan också konstateras, att det, trots den stora utbyggnaden av riks- arkivet och landsarkiven under de senaste decennierna, på flera ställen nu saknas arkivlokaler.
Arkivlagda handlingar skall så snart som möjligt överföras till definiti- va volymer. Förvaringi gaffelpärmar, plastfickor, vertikalskåp och lik— nande är både dyr och utrymmeskrävande och kan dessutom skada handlingarna. För ett rationellt utnyttjande av dyra arkivlokaler mås— te man använda förvaringsmedel som ger ett bra skydd, medger tät packning och är billiga. Korrekt utförd bindning fyller dessa krav men anses dyr. Däremot uppfyller inte alla typer av kartonger och enklare bindningsmetoder kraven på hållbarhet och skydd för handlingar som skall bevaras under lång tid. Bindning har också en annan fördel, näm- ligen att handlingarnas ordning fixeras. Riksarkivet har i flera fall medgivit att billigare och enklare bindningsmetoder får användas.
Olika slag av kartonger, aktomslag, kartomslag m.m. måste anpassas efter materialet och får inte skada handlingarna. De får inte innehålla syror eller andra skadliga ämnen.
Nya produkter utvecklas i snabb takt och marknadsförs i Sverige. Hit- tills har endast ett fåtal av dessa testats. Den enklaste testningen, som en PH—mätning, kan utföras av riksarkivet medan mer kvalificerade tester hittills oftast har utförts av statens provningsanstalt. Samma förhållande gäller även förvaringsmedel för film och magnetband, där riksarkivet bedriver ett utvecklingsarbete tillsammans med provnings- anstalten.
De olika slagen av arkivhandlingar skall förvaras i en lämplig rums- miljö avseende klimat och skyddas mot skada genom fukt och brand. De skall vidare förvaras på ett sådant sätt att de är oåtkomliga för obehöri- ga. Målsättningen är att allmänna handlingar skall förvaras på ett sä- kert sätt var de än finns. '
Förslag till ny— och ombyggnad av arkivlokal och förhyrningar skall underställas arkivmyndigheten. Vid denna granskning tar man hän-
syn till byggnadens konstruktion och i vilken omgivning den är belä— gen. Arkivlokalerna hos myndigheterna kan i regel delas i två katego- ' rier: närarkiv, där mer aktuella handlingar förvaras, och centralarkiv, dit handlingarna förs sedan de förlorat sin direkta aktualitet.
Förvaringen av pappershandlingar innebär i regel inte några tekniska problem. Man har goda kunskaper om hur pappersmaterial skall förva- ras. Däremot utgör bristen på arkivlokaler ett problem. Kostnader för ombyggnad är hög, medan nybyggnadskostnaden inte skiljer sig speci- ellt från annan byggnadsproduktion (ett av skälen för arkivmyndighe- ternas förhandsgranskning). Kostnaderna för att bygga nya lokaler el- ler för att bygga om befintliga utrymmen är oftast mycket höga. Arkiv- lokalfrågan får också ofta konkurrera om medel med myndighetens mer direkta operativa verksamhet. I betänkandet Samhällets arkivpro- blem (Ds U 1981:21 s. 40) angavs att följande genomsnittliga hyresni- våer gällde
Kr./m2 äldre lokaler 165 lokaler byggda under 1970—talet 400 nybyggda lokaler (1979) 800
De årliga driftskostnaderna för förvaring av en hyllmeter uppskattades till
Kr./hm Kr./hm
(fasta hyllställ) (tätpackning) äldre lokaler 30 15 lokaler byggda under 1970-talet 80 40 nybyggda lokaler 136—180 70—80
De beräkningar rörande arkivlokalkostnader, som jag har tagit del av, visar att kostnaderna fortsatt att stiga. Detta förhållande är särskilt markant i storstadsregioner.
Man vet i dag rätt väl under vilka betingelser mikrofilm och magnet- band skall förvaras. Det kan konstateras, att arkivlokaler för förvaring av dessa medier är dyra i byggnation och drift till följd av kraven på sta- bilt klimat och hög säkerhetsnivå. Den kortsiktiga förvaringen av mag- netband och andra upptagningar för ADB äger ofta rum där driften sker, dvs. i datorhallar och kontorsmiljö. Här arbetar man med olika sy— stem för att undvika informationsförluster. I korttidsperspektivet finns således som regel möjlighet att rekonstruera data, som av en eller an— nan orsak går förlorade.
Förutom kraven på klimatlokaler och vård har utdragsskyldigheten be- träffande personregister medfört att arkivbildarna snarast vill avhän- da sig den del av sitt arkivmaterial, som består av magnetband och som skall bevaras långsiktigt. En praxis har utvecklats med stöd av de änd- ringar i regelsystemet som företogs med anledning av dataarkiverings- kommitténs betänkande. Riksarkivet har från samtliga civila statliga myndigheter tagit emot stora leveranser av magnetband och mikrofilm.
7.2.8. Standardisering
Standarder fyller en viktig roll i arkivsammanhang. Standardformat för papper har skapat förutsättningar för enhetlighet vad gäller förva— ringsmedel, hyllutrymmen m.m. Standarder ger vidare bättre möjlig— heter för utbyte av information. Inom ADB—området är de en förutsätt— ning för att kunna bevara och i en framtid använda data.
Två instanser i Sverige arbetar med att ta fram standarder av betydelse för arkivområdet — standardiseringskommissionen, som ger ut svensk standard och tekniska rapporter (samtliga sektorer), och statskontoret, som fastställer tekniska normer och ger ut standardiseringsinforma- tion (statliga sektorn). Standardiseringsarbetet bedrivs också på flera ställen. Alla standarder utgör endast rekommendationer och det finns alltså inga krav på att följa dem. Det finns olika typer exempelvis be— träffande mått, egenskaper, teckenrepresentation, hantering, förvaring av t.ex. film och magnetband osv. De svenska standarderna utgörs till huvuddelen av översättningar av internationella sådana, som fastställs
av det internationella standardiseringsorganet ISO. Tekniska normer ansluter ibland till svenska standarder och kompletterar eller precise- rar dessa.
Det finns f.n. en rad standarder som rör pappers— och mikrografiområ- dena. Man kan säga att standardiseringsarbetena inom dessa områden har nått en acceptabel nivå och att arbetet därför inte här bedrivs med samma intensitet som tidigare. Huvuddelen av standardiseringsområ— det är i dag inriktat på ADB—området. Det gäller frågor, som berör me- dierna som sådana, främst om flexskivor och datastrukturer (dvs. filfor— mat, labelformat osv.), om hur systemutveckling skall bedrivas och hur dokumentation skall utformas. Dessa har i flera fall en stor betydelse för hur arkiven formas och för arbetet inom arkivsektorn. Det är därför väsentligt att man från arkivsidan deltar i arbetet med att utveckla nya normer så att arkivvården på olika plan inte fördyras eller försvå- ras. Standardiseringsarbetet är ofta en långsam och tidskrävande pro— cess med många olika intressenter.
7.2.9. Arkivvårdens organisation
Den stora volymtillväxten, komplexiteten beroende på ny teknik m.m. har ställt de statliga myndigheterna inför nya och ökande krav under de senaste decennierna. Olika användares behov av snabb tillgång till information utsätter också myndigheternas service på arkivområdet för stora påfrestningar. Samtidigt har många omorganisationer ägt rum, vilket också påverkar arkivvården. De arkivbildande myndigheterna har kostnader för sin arkivfunktion. Det är dock svårt att isolera dessa arkivkostnader hos arkivbildarna. Nedan anges de kostnadsbärande moment som generellt kan sägas ingå i myndigheternas arkivvård. Under varje moment ingår kostnadsslag såsom handläggning, samord- ning, utredningar, utbildning och uppdatering av regler.
1. Materialkostnad (krav som följer på skrivmaterielkungörelsen) 2. Aktrensning
3. Sökning, tillhandahållande
4. Arkivläggnin g
5. Förtecknande
6. Gallring
7 . Lokalkostnader för närarkiv och centralarkiv (inkl. städning)
8. Avlämning till arkivmyndighet (nedpackning, transportkostnader, uppackning) för myndigheter under riksarkivet.
Kostnaderna för ovan angivna moment inom statsförvaltningen kan uppskattas till belopp i storleksordningen flera hundra miljoner per år enligt en modell som tagits fram av statskontoret.
Myndigheterna har hittills strävat efter att sänka sina kostnader för arkivvården genom olika åtgärder. Rationella rutiner och ökad gallring är exempel på ett par sådana åtgärder. Ett annat sätt är att leverera ar- kivmaterial till arkivmyndigheten. Nedan angivna hårt schablonisera- de bilder kan illustrera problemet.
Användningsfrekvens
Förvaltningens användning
Den akademiska forskningens användning
Kulturell an- vändning inkl. amatörforsk- ning
Tid
10 20 30 40 år
Ifrågasatt leverans— tillfälle
När arkivlokalerna är fulla, står myndigheterna inför valet att hyra en ny lokal eller leverera materialet till sin arkivmyndighet, i de fall ar- kivmyndigheten har möjlighet att ta emot materialet.
Antal hyll- meter
Tillväxt
Tillgängligt utrymme (accessions utrymme)
Tillväxt hos arkivbildarna
10 & 20 ). 30 40 år Förhyrning av ny lokal
När myndighetens direkta behov av materialet har minskat kraftigt, uppstår frågan om myndigheten bör behålla materialet eller lämna det- ta till sin arkivmyndighet; oftast inträffar detta efter 20-30 år.
I mina undersökningar har det visat sig att många myndigheter har små eller inga accessionsutrymmen för pappershandlingar. För film och ADB-band har endast ett fåtal myndigheter sådana lokaler.
Många stora centrala myndigheter har i dag anställt personal med ut- bildning och kompetens inom arkivområdet för att effektivt kunna han- tera sina arkivfrågor. Det har under det senaste decenniet varit en mar- kant utveckling mot att fler myndigheter anställer arkivarier. De flesta regionala, lokala och små eller medelstora centrala myndigheter sak- nar dock alltjämt i dag sådan personal. De förlitar sig ibland på lönebi- dragsanställda som oftast ägnar sig åt arbete i centralarkivet. Hjälp kan ges från vissa centrala ämbetsverk.
Stora insatser görs också för att genom utbildning få en bättre arkiv- vård. Sådan utbildning sker fortlöpande men är särskilt nödvändig vid
Tid
stora organisationsförändringar med åtföljande nya arkivföreskrifter om förtecknande, gallring etc. En viktig målgrupp är registratorerna som hos många myndigheter har ansvaret för arkivvården. Inom detta område samarbetar myndigheterna ofta med arkivmyndigheterna och SIPU.
Samarbetet mellan arkivmyndigheterna och myndigheterna har för- bättrats under senare år. Inte minst har detta skett genom de olika pro- jekt, som har drivits inom en rad sektorer, och den förteckningsgransk- ning, som har ägt rum. Ett klarare ansvarsförhållande har utvecklats mellan parterna, där arkivbildarna i allt högre grad tar ansvaret för sin arkivvård och arkivmyndigheterna ägnar sig åt tillsyn och rådgivning.
7.3. Kommunala myndigheter
7.3.1 Allmänt
Kommunen är en organisation som har byggts upp för att på olika sätt hjälpa kommuninvånarna och underlätta för det gemensamma sam— hällslivet. Traditionella uppgifter har varit undervisning, fattigvård, socialvård och sjukvård.
Den kommunala självstyrelsen fick sin nuvarande form genom 1862 års kommunalförfattningar. Den utövas på lokal och regional nivå genom kommuner och landstingskommuner.
Kommunerna har numera ansvaret för många av de funktioner som di— rekt påverkar den enskilde. Några viktiga områden är fysisk planering, bygglov, socialtjänst, grundskola och gymnasium samt miljö— och hälsovård. Vid sidan om den obligatoriska verksamhet som regleras i lag görs viktiga insatser bl.a. inom kultur- och fritidssektorn som grundar sig på kommunernas frivilliga åtaganden.
Landstingens uppgifter var från början koncentrerade till hälso— och sjukvården. Deras uppgifter har ökats då de nu är huvudmän för viss
utbildning och kulturverksamhet och delar ansvaret med staten för de regionala utvecklingsfonderna. Många landsting ombesörjer också kol- lektivtrafiken.
Fördelningen av uppgifter mellan staten, landstingen och kommunerna har förändrats sedan 1862. Huvudtendensen har varit att uppgifter förts över från statliga myndigheter till kommunala. Även detta har bi- dragit till att kommunernas och landstingens andel av samhällsverk- samheten har växt kraftigt, speciellt under de senaste decennierna.
7.3.2. Organisation
Den kommunala indelningen utgick 1862 på landsbygden från socknar- na. Städer med visst lokalt självstyre fanns sedan gammalt men de er- höll nu en mera enhetlig organisation. Landstingskommunernas om- råden kom i stort sett att sammanfalla med länen.
Medan landstingens förvaltningsområden närmast förblivit oförändra- de, har kommunernas antal förändrats drastiskt sedan 1862 genom de olika kommunreformerna, främst genom 1952 års och 1971-74 års re- former. Resultatet har blivit att det f.n. finns 284 kommuner. Samman- slagningar och delningar har kraftigt påverkat arkivbildningen.
Kommunernas och landstingskommunernas verksamhet regleras se- dan 1977 av en gemensam lag, kommunallagen. Verksamheternas for- mella uppbyggnad är relativt likartade. En beslutande församling, kommunfullmäktige resp. landsting, fastställer budget och ger ramar för verksamheten. Denna församling utser också en styrelse, kommun- styrelse resp. förvaltningsutskott. Vid sidan härav finns olika fack- nåmnder. Vissa av dessas verksamheter regleras i lag. Det gäller exem- pelvis skolan och det sociala området. Styrelser och nämnder har det politiska ansvaret inom sitt verksamhetsområde och detta gäller även för arkivvården. '
Enligt kommunallagen är arkivvården en rent kommunal angelägen- het, så länge bestämmelser inte finns i annan lag. Sådana bestämmel-
ser är emellertid sällsynta (jfr socialtjänstlagen och patientjournalla- gen). Kommunfullmäktige och landsting utfärdar enligt kommunalla- gen ett arkivreglemente, som reglerar arkivvården för kommunens nämnder och styrelser. Nämnderna har ansvaret för sina arkiv intill dess att handlingarna överlämnas till ett centralarkiv, vanligen be— nämnt kommun— resp. landstingsarkivet. Kommunarkivet, ibland kal- lat stadsarkivet, lyder normalt under kommunstyrelsen, medan lands- tingsarkivet brukar vara en enhet under förvaltningsutskottet.
Riksarkivet utfärdade 1978 på regeringens uppdrag normalreglemen- ten för kommuner och landstingskommuner. Dessa har sedermera an— tagits av de flesta kommunfullmäktige och landsting.
Kommun- och landstingsarkivet har i många fall även andra uppgifter, t.ex. att ge råd till de kommunala myndigheterna i arkivfrågor och be- reda gallringsärenden.
Antalet arkivarier (arkivföreståndare) hos kommuner och landsting har ökat kraftigt under senare år.
Kommuner med arkiv- 1974 1980 1987 föreståndare eller mot- svarande
Kommuner 98 (35 %) 158 (57 %) 199 (70 %)
Hos landstingen är utvecklingen likartad. Hos dessa fanns det, journal- arkiven borträknade, följande antal anställda med arkivutbildning.
1974 1980 1987 Arkivanställda ca 10 ca 25 ca 45
Endast två landsting saknar i dag arkivutbildad personal.
Källa: Kommunarkivutredningen, uppgifter från kommunförbundet och Föreningen arkivverksamma i landsting och kommuner.
Utbildning och tjänsteställning varierar i hög grad. I många små kom- muner sköts kommunarkivet av en person som har övergått från annan verksamhet och som har fått en kortare utbildning. I de större kom— munerna och landstingen leds verksamheten ibland av arkivarier som har akademisk utbildning i vilken ingår arkivkunskap.
7.3.3. Mängd och tillväxt
En preliminär undersökning av bestånd och tillväxt hos kommuner .ordes av Svenska kommunförbundet 1985. Enligt denna kan den sam- lade arkivvolymen hos primärkommunerna uppskattas till ca 300 000 hm och den årliga bruttotillväxten till ca 25 000 hm att jämföras med för staten ca 1 400 000 hm resp. 100 000 hm for den civila statliga sek- torn.
För landstingen finns närmare uppgifter endast för bestånden av pa- tientjournaler inom hälso— och sjukvården. Dessa uppgifter togs fram av joumalutredningen och avser 1980. Beståndet beräknades då omfat- ta ca 210 000 hm medan tillväxten uppskattades till ca 12 000 hm/år. Det totala landstingskommunala materialet kan nu beräknas uppgå till 300 000—350 000 hm.
Den samlade arkivmassan hos kommuner och landsting uppgår till ca 600 000 hm och torde årligen växa med 40 000—50 000 hm före gallring. Samtliga uppgifter avser pappershandlingar.
En lång rad rutiner i den kommunala verksamheten har datoriserats. I början rörde det sig främst om generella system, som utvecklades och administrerades av servicebyråer, i första hand Kommun-Data. Vissa av de stora kommunerna byggde på ett tidigt stadium upp egna data— centraler och utvecklade egna system. Under det senaste decenniet har det skett en snabb utveckling mot decentraliserad ADB—användning. Därigenom har en lång rad nya användningsområden tillkommit som diarieföring, planering och byggande, elev- och patientregistrering och socialtjänst.
Mikrofilm används i stor utsträckning inom kommuner och landsting. Detta gäller både filmning av pappershandlingar och utdatamikrofilm (COM—film). Det är främst tre typer av handlingar som filmas för när— varande, byggnadslovshandlingar, verifikationer och patientjournaler. COM-film tas ut från de generella ekonomi— och personaladministrati- va systemen.
Att ange några siffror beträffande tillväxt och omfattning av nya medi— er inom den kommunala sektorn är knappast meningsfullt. Det torde inte innebära några större svårigheter att ta hand om material som skall bevaras. Vissa kommuner har byggt egna klimatarkiv, andra hyr in sig hos servicebyråer eller andra kommunala arkiv eller hyr utrym- me hos landsarkiv.
7.3.4 Arkivverksamheten
Vad som sagts i avsnitt 7.2 om arkivbildning, registrering och diariefö- ring, rensning, gallring, beständighet, förvaring, standardisering gäl- ler även i princip för den kommunala sektorn. Här redovisas endast vad som är särskilt utmärkande för denna.
Kommun— eller landstingsarkivets personal arbetar aktivt med olika arkivfrågor hos förvaltningarna. Enligt det arkivreglemente som de flesta kommuner och landsting antagit skall varje myndighet utse en arkivredogörare för det löpande arbetet med arkivet.
Enligt reglementet skall en arkivbildningsplan (arkiveringsplan) upp- rättas för varje myndighet. Planerna upprättas och revideras i regel av förvaltningarna själva i samarbete med kommunarkivet. Arkivbild- ningsplanen omfattar endast det aktuella materialet hos förvaltningar— na. Arkivförteckningen upprättas och förs ofta i kommunarkivet och in- nehåller då endast de handlingar som levererats dit. Den omfattar nor- malt inte gallringsbart material.
Beslut om gallring fattas av resp. styrelse eller nämnd, om inte annat föreskrivits i lag. I ett fåtal kommuner har rätten att besluta i gall-
ringsfrågor centraliserats.
Sedan 1984 finns en samrådsgrupp för kommunala arkivfrågor med representanter för riksarkivet, Landstingsförbundet och Svenska kom- munförbundet. Inom den utarbetas allmänna råd och behandlas frågori övrigt som gäller arkivvården i landsting och kommun. Kommunerna följer ofta de av riksarkivet utfärdade allmänna råden. Gallringen har normalt begränsats till att omfatta handlingar efter 1952. Det totala beståndet 1863—1952 utgör endast 10 % av de kommunala arkiven.
De kommunala arkiven innehåller information av betydelse för all slags forskning. Flera av de serier, som bedöms vara av stort värde för den akademiska forskningen och för möjligheterna att utveckla väl— färdssamhället, är mycket omfångsrika. Som exempel på sådana serier kan nämnas patientjournaler och socialakter. Flera olika utredningar har också behandlat gallringen av dessa material antingen direkt eller som en del i ett större sammanhang (för en utförlig beskrivning se se- nast Arkiv för individ och miljö. SOU 1987:38).
Ytterst få ADB—register bevaras i maskinläsbar form. När det gäller personregister enligt datalagen, har datainspektionen ansett att dessa skall avlämnas till arkivmyndighet, om de skall bevaras. I vissa fall motsätter sig datainspektionen ett bevarande över huvud taget. Flera av de kommunala personregistren har varit aktuella i särskilda regi— sterlagar. '
Det har varit en stark strävan hos kommuner och landsting att förvara sina arkiv hos sig. Skillnaderna mellan olika kommuner och landsting kan dock vara betydande. I många fall förfogar man över bra lokaler med tillräckliga accessionsutrymmen. I andra fall kan arkivbestånden vara splittrade på ett flertal depåer av skiftande kvalitet.
Flera kommuner och landsting har låtit anlägga lämpliga lokaler för förvaring av nya medier. I många fall hyr kommunerna utrymme hos servicebyråer, andra kommuner, riksarkiv eller landsarkiv. Det har ti-
digare förekommit att film förvarats i dåliga lokaler, varvid mikrofilm har skadats eller förstörts.
Den kommunala verksamheten omfattar en stor och växande andel av den offentliga sektorn. Under senare år har många kommunarkiv även börjat ta emot enskilda arkiv - företagsarkiv, personarkiv, föreningsar- kiv — som har anknytning till den egna regionen. De kommunala arkiv- institutionerna innehåller stora mängder information som är viktig för såväl hembygds— och släktforskning som akademisk forskning (histo— ria, ekonomisk forskning, statskunskap, kulturgeografi, sociologi, pe— dagogik, medicin, miljöforskning etc.). De kommunala arkivens bety- delse kommer med säkerhet att öka. Den samverkan med andra arkiv— sektorer, som sker på flera håll, bidrar till detta.
De kommunala arkivens bästa hjälpmedel utgörs av arkivförteckning— arna. Vid förtecknandet använder så gott som alla kommuner och landsting principer som motsvarar dem som används inom den statliga sektorn. Förteckningarna omfattar dock oftast enbart de till kommun- arkiven avlämnade handlingarna. Hos vissa kommunarkiv finns dess- utom olika slag av sökregister.
Flera kommunarkiv, framför allt de större, har egna forskarsalar eller forskarrum med referensbibliotek och har tillgång till personal, som kan ge användaren en viss service.
Kunskapen om de kommunala arkiven är i allmänhet dålig, vilket medför ett lågt utnyttjande. Undersökningar tyder på att forskarna in- te utnyttjar det kommunala materialet i kommunarkiven eller hos dem förvarat enskilt material i den utsträckning som man skulle kunna tro. Flera forskare och utredare använder dock materialet hos de kommu- nala myndigheterna, dvs. innan det har lämnats till kommunarkivet. Möjligheterna att föra ut eller marknadsföra materialet har också varit begränsade. Ibland har det hävdats att kommuner och landsting inte har något ansvar för att bevara källmaterial åt professionell forskning utan att detta är en statlig uppgift. Under senare tid har dock en för- ändrad attityd börjat märkas. Detta har inneburit ett ökande intresse
å ,
att bevara källmaterial och att på olika sätt söka förbättra tillgäng- ligheten. '
För att främja stads- och kommunhistorisk forskning inrättades redan 1919 stadshistoriska institutet av dåvarande Svenska stadsförbundet . Svenska kommunförbundet har under de senaste decennierna satsat yt- terligare resurser på verksamheten, bl.a. för utgivning av arkivaliskt källmaterial.
Kostnaderna för den kommunala arkivvården har i ett nyligen redovi- sat betänkande Arkiv för individ och miljö, uppskattats till ca 75 milj. kr. för primärkommunerna och ungefär det dubbla för landstingskom- munema. Vanligen är det emellertid svårt att särskilja kostnaderna för arkivvården i den kommunala budgeten. I en av rikets större kommu- ner drar den centrala arkivfunktionen, som är personellt och lokalmäs- sigt väl uppbyggd, kostnader, som understiger 0,7 promille av kommu- nens totala ekonomiska omslutning.
7.4. Enskilda arkiv
7.4.1 Allmänt
Enskilda arkiv kan delas in i flera olika huvudgrupper enligt följande: person— och släktarkiv, gårds— och byarkiv, arkiv efter föreningar och organisationer samt företagsarkiv. Strukturen och innehållet i dessa arkiv växlar. För arkivbildningen gäller inte de lagar och bestämmel- ser som finns inom den offentliga sektorn. Stora informationsförluster sker därför samtidigt som viktiga insatser görs på många håll för att motverka dessa. Av tradition har man också på många håll sökt till- lämpa samma system som ligger till grund för den offentliga sektorns hantering av arkiv.
Vad som beskrivits under 7.2 om arkivbildning, förtecknande, gallring, beständighet, förvaring och standardisering har alltså i princip sin gil-
tighet även för enskilda arkiv, varför denna beskrivning inte upprepas här.
7.4.2. Person- och släktarkiv
Arkivtypen är unik i flera avseenden. En människas papper är vederbö— randes privategendom och i hög grad präglade av den enskilda männi- skans läggning, ställningi samhället osv. De flesta arkiven är av blyg- sam omfattning. Politikers och vetenskapsmäns arkiv kan emellertid i sällsynta fall uppgå till många tiotal hyllmeter. Olika släkt— och gods- arkiv kan uppgå till hundra hyllmeter men sällan däröver.
Samlandet av personarkiv har mycket gamla traditioner. Riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven, vissa enskilda arkivinstitutioner såsom folkrörelsearkiv och företagsarkiv samt olika bibliotek har under lång tid samlat in olika personarkiv. Vid flera tillfällen har försök till ar— betsuppdelning mellan arkivinstitutioner, olika bibliotek och museer .orts. Arbetsuppdelningen arkivinstitutionerna emellan fungerar till- fredsställande.
Läget är i dag att de vetenskapliga biblioteken genom sina handskrifts— avdelningar koncentrerar sig på arkiv inom den s.k. kultursektorn (för— fattare, konstnärer, kompositörer, musiker etc.) och på arkiv efter uni— versitetslärare, vissa grupper av forskare samt präster.
Flera av de större centrala museerna som nordiska museet, national- museum, tekniska museet har samlat in betydande bestånd av person— och släktarkiv men spelar nu en mer passiv roll än tidigare. De regiona- la och lokala museerna visar en växlande ambitionsnivå. Museerna har ofta satsat resurser på bildsidan där man i dag har byggt upp en hög kompetens.
Under senare tid har en rad andra institutioner tillkommit som intres- serar sig för arkiv rörande ämnesområden som järnvägar, barnböcker, cirkus, arkitektur.
mai%**r*"** >.” .-
Riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven samlar in och tar emot per- son- och släktarkiv som inte tas emot av annan institution. Gränsdrag- ningen mellan de tre förstnämnda institutionerna sker i princip efter samma grunder som reglerar förvaringen av det statliga arkivmateria- let. Genom sitt nationalregister över enskilda arkiv har riksarkivet den bästa överblicken över de olika arkiven och söker uppnå bästa möjliga placering av olika person- och släktarkiv, En väsentlig uppgift är att verka för samordning och samarbete mellan olika intressenter.
Tidigare förekom det ibland konkurrens om person— och släktarkiv, och det finns flera exempel på mindre lämpliga placeringar av sådana ar- kiv. I dag råder i stort sett ett mer avspänt förhållande mellan de in- blandade institutionerna. Det ökade samarbetet har bidragit till att för- bättra bevakningen. En viss konkurrens kan dock bli fallet med de nya mer ämnesinriktade institutionerna.
Omfångsmässigt utgör person- och släktarkiven hittills en mindre del hos de olika arkivinstitutionerna. En redovisning av bestånden hos riksarkivet och landsarkiven ges nedan i avsnitt 7.5.3. Materialet har delvis ändrat karaktär. Nu följer ofta bilddokumentation (foton, filmer, videoband) med arkiven. Även ljudupptagningar finns i ökande grad. Förvaring och registrering av andra medier än de konventionella pap- pershandlingarna ställer institutionerna inför nya krav.
Materialet i de offentliga arkiven och i företagsarkiven innehåller oer- sättliga uppgifter ägnade att belysa olika skeenden. Person- och släkt- arkiven ger i regel annan sorts information och kompletterar därför de andra typerna av arkiv. Man kan genom dessa arkiv komma männi- skan in på livet och få en bild av hennes känslor, tankar, överväganden, motiveringar. Härigenom kan "spelet bakom kulisserna" på olika plan belysas från den enskildes synvinkel.
Personarkiven har under lång tid ut.ort ett viktigt underlag för olika kategorier av användare. Förenklat kan sägas att intresset har bred— dats från en ensidig inriktning på betydelsefulla personers handlingar - främst utnyttjade av den akademiska forskningen - till ett begagnan- de av personarkiv som belyser "vanliga" människors olika sociala för-
hållanden. Här har hembygds- och släktforskning spelat en betydande roll. Arkivens ändrade utseende — att bild- och ljuddokumentation till— kommit — bidrar till en ökad användning.
Karaktären på person— och släktarkiven gör att de trots ringa omfatt- ning är mycket resurskrävande. I fråga om andra arkivtyper kan man — beroende på deras struktur av fasta serier - ofta nöja sig med enbart en arkivförteckning. När det gäller person- och släktarkiv måste man ord- na och förteckna materialet med beaktande av olika proveniensproblem (ett gods— och släktarkiv på ca 75 hm kan bestå av flera hundra arkiv— bildare). Redovisningen måste bli synnerligen noggrann då andra sök- medel (liggare, diarier) oftast saknas. Det är ofta nödvändigt att upp- rätta brevskrivarregister. I annat fall är det så gott som omöjligt att ut— nyttja informationen (jfr ett uppslagsverk utan register). För dessa ar- beten krävs en hög både arkiv— och forskarkompetens.
7.4.3. Gårds— och byarkiv
Gårdsarkiven kan omfatta arkiv alltifrån de stora godskomplexen i hi- storisk tid med egna godskontor som en slags koncernförvaltning till mindre gårdar. Byarkiv kan innehålla dels gamla tiders bykistor dels arkiv efter sena tiders föreningsliknande bysatsningar. '
De stora gårdsarkiven är ofta omfattande och kan delas in i två grup- per. Den ena är inte sällan sammanvävd med släktarkiven och ingår då i de stora slottsarkiven; den andra är yngre med handlingar från 1800- och 1900—talen, oftast räkenskaper och juridiskt-ekonomiskt material, som närmast kan liknas vid företagsarkiv.
Bondgårds— och byarkiven är mindre omfattande.
Arbetsläget beträffande de äldre godsarkiven påminner mycket om det som gäller för person- och släktarkiv, medan situationen i fråga om de yngre stora gårdarna erinrar om företagsarkiven. Läget för byalagsar— kiven liknar organisationsarkivens.
| !
De huvudsakliga intressenterna beträffande insamling och förvaring är olika arkivinstitutioner och museer. Mycket talar för att museernas roll kommer att minska vilket medför ett ökat tryck på arkivinstitutio- nerna.
Gårds- och byarkiven utgör informationsmässigt ett mellanting mellan person— och släktarkiven och företags— och föreningsarkiven. De inne- håller material av intresse för ekonomisk—historisk, bebyggelsehisto- risk, topografisk och etnologisk forskning. Den växande hembygds- och släktforskningsrörelsen använder i stor utsträckning detta material.
7.4.4 ' Arkiv efter föreningar och organisationer
Det svenska föreningsväsendet leder sitt ursprung tillbaka till 1800- talets första hälft. Utvecklingen fram till dagens av föreningar och or— ganisationer starkt präglade samhälle omfattar såväl framväxten av de klassiska folkrörelserna (arbetar—, frikyrko- och nykterhetsrörelserna) som andra sammanslutningar (idrottsrörelsen, jordbrukets förenings- rörelse, kooperationen, olika tjänstemanna- och arbetsgivarorganisa- tioner, folkbildningsrörelsen och kvinnorörelsen). Under senare år har nya rörelser som miljö—, handikapp-, invandrar— och pensionärsorgani— sationer tillkommit. Särskilda frågor har skapat nya rörelser - ibland av temporär natur —- som Vietnamrörelsen och Folkkampanjen mot kärnkraft.
Dessa föreningar och organisationer har redan från början avsatt arkiv- handlingar. Skillnader mellan de äldre arkivens inbundna ofta hand- skrivna serier av protokoll, matriklar, korrespondens och räkenskaper och dagens material kan synas betydande men är oftast skenbar. Inne- hållet och stommen i arkiven är i stort sett samma. Skillnaden betingas av informationsexplosionen och användningen av ny teknik. Så kunde man t.ex. tidigare följa medlemsutvecklingen via manuellt förda kort- register, medan medlemsregister nu lagras i ett direktaccessminne och listor endast tas ut vid behov.
I och med att man alltmer insett betydelsen av arkivmaterial från folk— rörelsesektorn, har man..ort stora ansträngningar för att bygga upp en organisation som kan ta hand om och levandegöra detta material, såväl på riksplanet som regionalt och lokalt.
På riksplanet har flertalet riksorganisationer sina kanslier förlagda till Stockholm. I många fall förvarar man fortfarande de äldre arkiven. Man har också skapat egna arkivinstitutioner.
Den största och äldsta av dessa är Arbetarrörelsens arkiv. Bestånden utgörs av fackliga och politiska organisationsarkiv från hela den sven- ska arbetarrörelsen. Man har också en rad betydande personarkiv. Sammantaget utgör beståndet ca 4 000 hm, vartill kommer en stor foto- samling om mer än 100 000 nummer. Biblioteket omfattar ca 100 000 volymer. Man bedriver en aktiv fältverksamhet gentemot de olika för— bunden inom rörelsen. Antalet besök per år till arkivet och biblioteket uppgår till 3 000-4 000. Personalstyrkan uppgår till 30 anställda, varav en tredjedel lönebidragsanställda. Institutionen fick för budgetåret 1986/87 ett statligt stöd på 1 795 000 kr. vilket utgör ungefär en tredje- del av omslutningen.
Som en motsvarighet till Arbetarrörelsens arkiv vad gäller dess åtag- anden inom LO-sektorn finns sedan 1984 Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (TAM). Denna institution skall tjänstgöra som arkivfunk- tion och arkivdepå centralt för tjänstemannarörelsen. Man har för när- varande ca 2 000 hm och en personal på 5 personer. Det statliga stödet — förutom bidrag till beredskapsarbetare - har givits i form av särskilda beviljningar om sammanlagt 1 300 000 kr. vid tre tillfällen.
Sveriges riksidrottsförbund har sedan 1977/78 en arkivfunktion och de- på i Idrottens hus. Arkivfunktionen (två personer) skall också verka för en rationell arkivhantering hos de olika specialförbunden och Sveriges olympiska kommitté. I centralarkivet förvaras för närvarande 1 100 hm.
Kooperativa förbundet (KF) har en kombinerad arkiv— och biblioteks- enhet (6-7 personer). Arkivmaterialet utgörs av nedlagda konsumför-
.» e..—__. 145-u,,— ,
mäu3€..oaal.b ..; . ..
eningars arkiv (ca 500 hm) och av KF:s eget arkiv. Materialet är till stor del mikrofilmat.
Även Lantbrukarnas riksförbund (LRF) har en kombinerad arkiv- och biblioteksfunktion (sex personer). Den fungerar både som arkivdepå och arkivfunktion för de olika företagen och föreningarna inom sektorn.
Svenska missionsförbundet har sedan 1961 en särskild arkivenhet. Man samlar in material — häri ingår även ett omfattande bildmaterial - med anknytning till missionen och ger i viss utsträckning råd i arkiv- frågor. Äldre arkiv levereras successivt till riksarkivet.
Riksarkivet är en av landets största depåer för folkrörelsearkiv. Man tar som deposition emot arkiv från organisationer på riksplanet. På det- ta sätt har ett stort antal arkiv från nykterhetsrörelsen, frikyrkorörel— sen, idrottsrörelsen tagits emot liksom från olika politiska partier, kvinnoorganisationer, hjälporganisationer, de förenade FNL-grupper- na. Organisationsarkiven utgör i riksarkivet ca 6 000 hm. De är oftast fritt tillgängliga och presenteras i publikationen RA—nytt/Folkrörelse— arkiven. Riksarkivets folkrörelseenhet (två personer) arbetar med att ge råd åt olika organisationer. Dessa insatser sker i form av konsult- hjälp mot en fastställd avgift.
Folkrörelsernas Arkivförbund är en intresseorganisation i arkivfrågor för både folkrörelseorganisationerna och folkrörelsearkiven, framför allt på utbildningssidan genom kursverksamhet och genom utgivning av handböcker. Budgetåret 1986/87 utgick ett statligt stöd på 65 000 kr.
På det regionala och lokala planet finns nu ett sextiotal folkrörelse- och arbetarrörelsearkiv. Fjorton av dessa är länsomfattande. Omfattningen av personal på egen stat varierar liksom villkoren ekonomiskt i övrigt. Stora insatser görs av lönebidragsanställd personal. Kostnaderna för de länsomfattande institutionerna täcks framför allt med bidrag från landsting men även från kommuner och genom medlemsavgifter. Lo- kalsituationen varierar kraftigt från 500 till 5 000 hm. Återstoden ver- kar under skilda organisatoriska former ofta tillsammans med kommu- nala arkivinstitutioner. Den snabbt ökande betydelsen av olika folkrör—
elsearkiv har medfört att staten har gått in med ett stöd som kanalise- ras via riksarkivets enskilda nämnd. Stödet uppgick budgetåret 1986/ 87 till 1 120 000 kr. som går till de länsvisa institutionerna (då 10 st.), till de mindre institutionerna och till bidrag till utrustning och inred— ning m.m. I förhållande till sin storlek har det statliga stödet haft en avsevärd betydelse.Det har även bidragit till att exempelvis kommuner och landsting gått in med bidrag. Under senare tid har även särskilda anslag i form av s.k. lotterimedel utgått till olika arkivinstitutioner på folkrörelsesidan främst avseende utrustning och inredning av arkivlo- kaler.
Landsarkiven gör också insatser för folkrörelsesektorn, främst genom rådgivning, samverkan beträffande utställningar samt konferenser.
Tillväxten på arkivsidan hos föreningar och organisationer torde vara av samma omfattning som inom övriga arkivsektorer såväl vad beträf- far det mer konventionella pappersmaterialet som de nya medierna. Heltäckande siffermaterial för sektorn saknas, men enskilda undersök- ningar ger vid handen, att gallringsprocenten i vissa fall ligger på 75 % beträffande pappersmaterial och att tillväxten för en stor organisation som TCO (inklusive medlemsförbund) ligger på ca 700 hm före gallring och omkring 100 hm efter gallring.
En mer planerad gallring sker normalt endast hos organisationer med en utvecklad arkivfunktion eller där man anlitat arkivkonsulter. En stor del av gallringsarbetet sker dock ofta under mindre planerade for- mer. Det händer t.ex. att bokföringslagen inte tillämpas enbart på redo- visningsmaterialet utan även på korrespondensserier och annat mate— rial.
Vad beträffar nya medier sker bokföring och annan registerföring ofta hos någon datacentral. Uppgifter lagrade på datamedier gallras ofta to— talt. Ett skäl är att de inte anses tillhöra arkivbildarens arkiv.
Beträffande olika personregister för ADB som medlemsregister, diarier och räkenskaper gäller datalagens bestämmelser, enligt vilka uppgif- terna skall förstöras, när de inte längre behövs för sitt ändamål. Möjlig-
i! ; Ål ; i; %
het finns dock att överlämna olika personregister till arkivmyndighet men denna möjlighet har knappast utnyttjats.
Vad beträffar förvaring av handlingar hos arkivbildarna kan läget an— ses vara tillfredsställande. Inom organisationer med en utbyggd arkiv- funktion påverkar man arkivlokalernas utseende vid ny— och ombygg- nation. Lokalläget är i regel bättre hos riksorganisationerna än hos de lokala eller regionala organisationerna. Naturligt nog är det få organi— sationer som har lämpliga lokaler för förvaring av mikrofilm eller olika typer av magnetband.
Slutförvaring av äldre arkiv är numera rätt väl tillgodosedd genom det nåt av folkrörelsearkivinstitutioner som täcker landet. Denna möjlig— het till förvaring utnyttjas i allt större utsträckning. På riksplanet har under senare tid resurser satsats på att ta emot och förvara arkiv inom resp. sektor (arbetarrörelsen, TCO—förbunden, Kooperativa förbundet, idrottsrörelsen, Lantbrukarnas riksförbund). För flera organisationer utgör riksarkivet ett alternativ.
Då folkrörelserna under drygt ett sekel i hög grad bidragit till att forma vårt samhälle, utgör material från detta håll en omistlig del av vårt ar— kivmaterial och har också kommit att uppmärksammas allt mer. De ti— digare förekommande jubileumsskrifterna kompletteras av andra framställningar, som läggs upp på bredare bas.
Intresset för forskning i föreningars och organisationers arkiv är såle- des numera stort. Detta gäller både den mer institutionsbundna akade— miska forskningen och den s.k. amatörforskningen. En omfattande forskning äger rum i studiecirkelform t.ex. "gräv där du står"- cirklar. Ett organiserat samarbete mellan föreningar och universitet och hög- skolor förekommer också.
Tillgängligheten av materialet avgörs av arkivbildaren eller av den in- stitution som förvarar materialet. Inställningen gentemot forskning är i regel generös. När tillstånd krävs för att ta del av äldre material, rör det sig inte sällan om en formalitet.
De olika institutioner, som förvarar föreningsarkiv, söker göra sina be- stånd mer kända genom konferenser, utställningar, olika skriftserier etc.
Hittills har forskarna mest begagnat sig av det traditionella pappers- materialet. Deras möjligheter att ta del av material kan bli sämre då bortfallet av information blir större i och med det faktum att ny teknik tagits i bruk. De problem, som uppstår för forskarna genom centralise- ringen av nya medier hos organisationerna, söker dock folkrörelsear- kivsektorn bearbeta på samma sätt somriks- och landsarkiven gör be- träffande den offentliga sektorn.
7.4.5. Företagens arkiv
Flera företag leder sitt ursprung långt tillbaka i tiden; vissa bruksarkiv har handlingar från 1600—talet. Det är självklart att företagens utseen- de kraftigt förändrats under denna långa period. Utan överdrift kan hävdas att näringslivet inte under någon tid har varit utsatt för så sto- ra förändringar som under de senaste decennierna. Strukturrationali- seringen har slagit ut hela branscher. Den tilltagande internationalise- ringen kan få sådana följder att delar av företagens verksamhet flyttas ut ur landet. Sammanslagningar och uppköp av företag har kommit att bli en etablerad företeelse. Självklart påverkar detta arkivbildningen. Samma gäller de kontorstekniska framstegen som oftast sker snabbast inom näringslivet.
Företagens arkiv har förändrats mycket under de senaste 150 åren. Ett företagsarkiv från mitten av 1800-talet består till största delen av fasta serier av inbundna volymer för t.ex. räkenskaper. Med denna typ av ar- kivbildning fanns alla led i processen kvar, från de ursprungliga kladd- böckerna via renskriften av dessa fram till den slutgiltiga produkten som kassaböcker eller memorialböcker, olika journaler samt huvud- böcker eller kapitalböcker. Allt detta material är av intresse för forsk- ningen och gör att det äldre arkivbeståndet blir omfångsrikt. Dagens material är i regel summariskt och använder kontobeteckningar utan text. Det består av datalistor, mikrofilm och olika typer av dataminnen.
mum-..... .
Datalistorna är utrymmeskrävande och anses ofta svåra att förstå. Da- taminnen bevaras oftast inte under någon längre tid av kostnadsskäl och på grund av datalagens bestämmelser.
Korrespondensmaterialet har i princip varit utsatt för samma utveck— ling, dvs. från fasta serier av bundna volymer med tillhörande diarier och register till dossiésystem med datorbaserade diarier. Utvecklingen har gått därhän (bl.a. med användning av elektronisk post) att korre— spondensen kan lagras på datormedier.
Näringslivets företag producerar varje år ett mycket omfattande arkiv- material. Enligt beräkningar utförda av företagsarkivutredningen (Att bevara företagsarkiv Ds U 1984:12 s. 21 ff) uppgick 1978 företagens år— liga arkivtillväxt till ca 343 000 hm före gallring och 163 000 hm efter gallring. Den totala arkivvolymen skattades totalt till ca 3 260 000 hm, varav ca 350 000 hm var äldre än tio år. Gallringen uppskattades till ca 50 %. Nettotillväxten på tio år skulle då bli 1 630 000 hm. Detta synes mindre sannolikt. En förklaring till den låga gallringsprocent, som här angivits, skulle kunna vara att gallringen äger rum i två omgångar och att man här enbart tagit hänsyn till den ena omgången.
Dessa beräkningar avser "normala" pappershandlingar. Utredningen uppskattade också tillväxten för annat material som redovisas antals— vis i stället för i längdmått (inom parentes anges den årliga procentuel- la tillväxten)
ritningar 44 milj. (3,9) mikrofilmrullar 1,2 milj. (23,2) mikrokort 9,7 milj. (17,0) bildkort 17,8 milj. ' (6,0) hålkort ' 114,4 milj. (0,9) ADB—band 0,3 milj. (7,5)
Det finns också stora skillnader när det gäller den regionala tillväxten, vilket beror på variationer i näringslivets omfattning och inriktning. Stockholmsregionen ligger i särklass högst, följd av Göteborgs och Bo- hus län, Västmanlands och Malmöhus län.
Man undersökte också arkivmaterialets fördelning på ämnesområden. I bruttotillväxten dominerar områden som inköp/försäljning, ekonomive- rifikationer och ekonomi i övrigt, medan i det material som återstår ef- ter gallring områdena fastighetsärenden, administration/organisation och teknisk dokumentation dominerar.
Även om ovan citerade undersökningar är från 1970—talets slut och den tekniska utvecklingen gått vidare i ett allt snabbare tempo, ger siffror- na en bild av problemens omfattning. Tillväxten av bestånden är dock måhända kanske inte lika stor som tidigare, mätt i hyllmeter. Genom att använda film och olika ADB—media kan information tätpackas på ett helt annat sätt.
Gallringen i företagen och arkivvården regleras på kort sikt av lagar. De flesta lagar anger ett visst minimibevarande, medan datalagen be- träffande licensregister föreskriver att alla uppgifter som kan hänföras till enskild person skall utgå ur personregistret, då uppgifterna inte längre behövs för ändamålet med registret, om inte annat föreskrivs i lag. I fråga om tillståndsregistren, vilka utgör den mindre delen, gör datainspektionen individuella prövningar. Resultatet har blivit att så gott som inga personregister har bevarats.
Svenska arbetsgivareföreningen och Industriförbundet har under sena- re år bedrivit visst utredningsarbete bl.a. kring samordnings—, registre- rings—, utbildnings— och konsultfrågor. Näringslivets arkivråd verkar främst genom utbildning och kurser. Även riksarkiv och landsarkiv be- driver viss rådgivning.
Någon enhetlig lösning i depåfrågan finns inte utan man har i stort haft tre typer av slutförvaring. Flera koncerner har inrättat stora cen— tralarkiv med en arkivfunktion som också kan ge service i olika frågor åt koncernens olika enheter. Mindre företag och i vissa fall även större har anslutit sig till något av de regionala näringslivsarkiv, som i regel drivs på föreningsbasis. Det tredje alternativet är att lämna handling- arna till riksarkivet, landsarkiv eller ett kommunarkiv.
Av de stora koncernarkiven kan nämnas SCA:s centralarkiv i Merlo i Timrå. Verksamheten är flera decennier gammal och för närvarande finns ca 7 000 hm handlingar från 1600—talet till vår tid. Varje år till— förs ca 100 hm. Andra stora företagsarkiv tillhör Johnsonkoncernen i Ängelsberg med 13000 hm, Holmens bruk i Norrköping med 4 800 hm, Skandia i Norrköping med 10 500 hm, Stora Kopparberg i Falun med 11 000 hm och Korsnäs—Marma i Leufsta med 5 100 hm.
Av de regionala lösningarna kan nämnas Värmlandsarkiv som har Värmlands läns landsting som huvudman. ! depån i Forshaga finns f.n. över 6 000 hm företagsarkiv. Staten ger ett årligt bidrag, för budgetåret 1986/87 64 000 kr. Näringslivsarkiv i Norrland bildades 1985 och har för närvarande som distrikt Västernorrlands, Jämtlands och Gävle— borgs län. Verksamheten bedrivs med krav på lönsamhet. vilket inne' här att arbetet med service ät företagen får en framträdande plats. Medlemmar och utomstående kan mot avgift deponera handlingar. Landstinget har arbetsgivaransvar för arkivchefen och bekostar arkiv— lokalerna. Stockholms företagsminnen (bildat 1974) är en ideell för- ening med ett drygt ml)—tal företag som medlemmar. Beständen upp» går till ca 30000 hrn. En stor del därav utgörs av handlingar med kort gallringsfrist, där föreningen ombesörjer gallringen. Föreningens bud- get omsluter 7 milj.kr._ varav ca 1,6 milj.kr. utgår i bidrag från Stock— holms kommun enligt sarskilt avtal. Bidrag utgör även från Stock- holms läns landsting och Sundbybergs kommun. Med lönehidragsan- ställd personal uppgår personalstyrkan till ca 40 personer.
Andra regionala lösningar ar Kopparbergs läns arkiv och Örebro läns företagsarkiv, båda dock av mindre omfattning.
Riksarkivet och landsarkiv förvarade 1970 ca 8 000 lim företagsarkiv, 1979 ca 17 000 och 1986 ca 30 000 hm. Utrymmeshristen medför att till- växten på de flesta håll kommer att avstanna. Många kommuner, främst de större med utbyggda arkivfunktioner, har tagit emot före— tagsarkiv. [företagsarkivutredningen uppskattade att den primärkom— munala sektorn kunde förvara omkringS 000 hm företagsarkiv.
Knappast någon institution har tagit emot upptagningar för ADB från företagen. Den pågående utvecklingen mot det "papperslösa" kontoret där så gott som all information lagras på elektroniska minnen och där information sänds och tas emot via elektronisk post medför, att rådgiv- ning om och depåfrägan för den nuvarande och kommande arkivbild— ningen blir akuta, om något planmässigt bevarande av information från företagen skall kunna ske. Integreringen mellan arkiv— och biblio- teksfunktionen, som är kopplad till olika databaser, och fulltextsökning har inom näringslivet drivits långt, vilket också påverkar arkivbild— ningen.
Företagsarkiven är av intresse när det gäller företagens egna behov av uppgifter, behoven av uppgifter enligt olika lagar och forskningens be— hov av källmaterial. Endast den sista aspekten behandlas här. Ingen mer heltäckande undersökning har .orts om vilka kategorier som an- vänder företagsarkiv eller hur mycket dessa används.
Grovt sett kan dock tre grupper av forskningsintressenter urskiljas, fö— retagen själva, den akademiska forskningen och släkt— och hembygds— forskningen eller amatörforskningen. Företagen använder sina arkiv för att producera företagsmonografier, ofta i samband med jubiléer och liknande tillfällen. Den akademiska forskningsgren, som hittills mest har begagnat företagsarkiv, är den ekonomisk—historiska, men även hi- storisk, kulturgeografisk, sociologisk, ekologisk och teknisk forskning har åtskilligt att hämta, liksom släkt-, hembygds— och lokalhistorisk forskning.
Näringslivets Arkivråd och Industriförbundet har gjort en enkätunder- sökning för att utröna akademiska forskares önskemål vad gäller ar- kivbevarande inom företagssektorn. Svaren gav vid handen att forskar— na efterlyste bättre överblick över vilka företagsarkiv som bevarades och var arkiven förvarades. Vidare betonades vikten av tillgång till pri— märuppgifter. Endast ett fåtal forskare var nöjda med urval eller sam- manställningar. Svaren tydde också på att en förhållandevis stor del av forskningsobjekten berörde förhållanden under de senaste tio åren. Ar- kivmaterialets betydelse syntes således minska för forskningenju äldre
det blev. Uppfattningen om vilka uppgifter som behövdes tycktes vara oberoende av vi lken forskningsdisciplin som forskarna hörde hemma i.
7.5. Arkivmyndigheter
7.5.1 Allmänt
Central förvaltningsmyndighet för arkivfrågor och chefsmyndighet för landsarkiven är riksarkivet. De sju landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö är regionala arkivmyndigheter. Krigsarkivet är arkivmyndighet inom försvarsdepartementets område. I arkivmyndig— heternas uppgifter ingår att vara arkivdepåer.
Riksarkivet har i sina anslagsframställningar angivit att målen för dess verksamheter är att åstadkomma väl fungerande arkiv för att be- vara och tillgängliggöra arkivmaterial för nutid och eftervärld. In- struktionerna för riksarkivet och landsarkiv och uttalanden i regering— ens olika budgetpropositioner har därvid varitvägledande.
Medlen härför är:
— att genom rådgivning åt och tillsyn av statliga myndigheter ver- ka för ett rationellt informationsflödc och effektiva arkivfunk- tioner och därmed bidra till att skapa reella förutsättningar för offentlighetsprincipen och främja yttrandefriheten,
- att genom rådgivning till kommunala myndigheter och enskilda
verka för motsvarande utveckling,
— att genom arkivvård tillse att arkiven bevaras och hällsordnade så att informationssökning underlättas och
— att genom öppethållande och forskarservice främja all slags forskning.
Till sitt förfogande hade riksarkivet för verksamheten vid riksarkivet och landsarkiven år 1985/86 medel om ca 75 milj.kr. som fördelade sig enligt följande. Härtill kommer 20 000 000 kr. i s.k. AMS—medel.
F27
F30
F53
Anslag
Anslag Utgifter (kr) Förvaltningskostnader
(därav lönekostnader) Lokalkostnader
Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv Vissa transportkostnader m.m. Stockholms stadsarkiv
Särskilda projektinsatser
Svensk arkivinformation i Ramsele m.m.
Inkomster-(kr) Publikations-, reproduktions— och konsultverksamheten
Nettoutgift
Vissa kostnader för samlingar, materiel m.m.
Anslag
Bidrag till särskilda kulturella ändamål (1986/87)
Anslag
Forsknings— och utvecklingsinsatser på kulturområdet
103 000
34 731 000 (32 177 000)
32 436 000
909 000
280 000
2 545 000
1 297 000
737 000
72 985 000
495 000
72 440 000
1 347 000
789 000
Lokalkostnaderna utgör ca hälften av riksarkivets anslag. Arkivmyn- digheternas verksamhet är mycket personalintensiv. Lönekostnader— nas fördelning 1985/86 på olika verksamhetsområden redovisas nedan.
Fördelning av lönekostnader 1985/86 i riksarkivet och landsarkiven på olika verksamhetsområden (i lönelåge 1986-01-01). (Kostnader i tkr.)
Verksamhetsområde
Tills och rådgivning åt statliga myndigheter Rådgivning m.m. betr. kom- munala arkiv
Råd 'vning m.m. betr. en- skil a arkiv
Användarservice Arkivvård i depå
Utgivnings- och publice- ringsarbete och dylikt Ekonomi-, lokal— och per- sonaladministrativa utr.
Kansli, växel, reception, vaktrnästeri och lokalvård
Repro Bokbinderi och konservering
Heraldik Bibliotek Övrigt Summa
Anslagsme- del
8 712 (25 %) 510 (2 %) 995 (3 %)
6287 (18%) 3 311 (10 %) 754 (3 %)
3 193 (10 %) 3 952 (12 %)
471 (2 %) 2 506 (8 %) 238 (1 %) 395 (2 %) 1 056 (4 %)
Summa
AMS-medel
3 729 (18 %) 439 (3 %) 281 (2 %)
2 167 (11 %) 6 485 (32 %) 232 (2 %)
430 (3 %) 2 177(11 %)
1 481 (8 %) 1 018 (6 %) 364 (2 %) 305 (2 %)
Totalt
12 441 (23%) 948 (2 %) 1 275 (3 %)
8 433 (16 %) 9 796 (18 %) 986 (2 %)
3 623 (7 %) 6 129 (12 %)
1 952 (4 %) 3 523 (7 %) 238 (1 %) 758 (2 %) 1 361 (3 %)
32 379(100%) 19 107(100%) 51 484(100%)
Källa: Riksarkivets anslagsframställning för budgetåret 1987/88.
Det framtagna materialet visar klart verksamhetens beroende av ar- betsmarknadsmedel, som är nära två femtedelar av den totala lönesum- man. De stora områdena utgörs av tillsyn och rådgivning åt statliga, kommunala och enskilda arkivbildare, tillsammans ca 28 %, samt av användarservice (16%) och arkivvård (18 %) i depå, tillsammans ca 34 %. Det förtjänar framhållas att 2/3 av landsarkivens personal är an— ställda med lönebidrag. Nära 1/3 av denna personal ägnar sig åt arkiv- vård i depå.
Personalresurserna för arkivuppgifter hos riksarkivet och landsarki-
ven. Antal tjänster Riksarkivet Landsarkiv 1974 49 52 (varav 10 arbetsledartjänster fl— nansierade av AMS) 1984 54 58,5 (varav 11 arbetsledartjänster) Antal års— 47,5 58 (varav 11 arbetsledartjänster) arbetskrafter
Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987 7.5.2 Tillsyn/rådgivning/biträde
Arkivmyndigheterna skall enligt allmänna arkivstadgan utöva tillsyn och ge råd i arkivfrågor till statliga myndigheter samt biträda i deras arkivvård. Därmed utövar arkivmyndigheterna vissa myndighetsfunk- tioner gentemot de arkivbildande myndigheterna (jfr 11 & Aas). Häri— genom etableras ett fast samband mellan den arkivvård som sker ute i förvaltningar och det arbete som bedrivs hos arkivmyndigheterna. Må- let för verksamheten är att myndigheternas arkiv skall
— fungera väl som dokumentation över verksamheten med hänsyn både till myndigheternas egna behov och statsmakternas och allmänhetens insynsintresse
— fungera väl som informationskälla för förvaltningen, för utrednings— arbete och forskning '
- skötas effektivt med hänsyn till behovet av kostnadsbegränsning.
Arkivmyndigheterna tar kontakt med myndigheterna oftast efter en i förväg upp-ord plan. Riksarkivet företar numera inte några formella inspektioner av myndigheternas arkiv. I landsarkivens tillsynsverk— samhet spelar däremot inspektionerna en grundläggande roll. Vid des- sa besök eller inspektioner går man i normalfallet igenom samtliga ar-
kivfrågor vid en myndighet. Problem som behöver åtgärdas, t.ex. bris- ter i fråga om säkerhet, förteckning eller gallring, tas upp som yrkan- den eller påpekanden i inspektionsprotokollen. Det händer att myndig- heter ber arkivmyndigheter om en inspektion eller ett besök, t.ex. för att med större kraft kunna hävda nödvändigheten av att bygga eller förhyra arkivlokaler. En stor del av rådgivningen sker genom besök, te— lefonsamtal och andra informella kontakter. Denna kontaktverksam- het har ökat i betydelse hos riks— och landsarkiv.
_nspektioner och besök m.m.
Institution
_975 _980 1985 Riksarkivet -03 _) .43 _) 1 109 Landsarkiven -1 186 2) 1) Riksarkivets besök beskrivs endasti månadsrapporter och kan därför
inte fullständigt redovisas. 2) Varav 255 besök utförda av landsarkivens arbetsledare avseende av AMS betald arbetskraft för biträde åt arkivbildande myndigheter.
Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987.
Huvuddelen av utbildningen på arkivområdet äger rum i anknytning till riksarkivets och landsarkivens fältverksamhet. Främst sker den genom korta kurser, riktade till en viss myndighet eller grupp av myn- digheter. Utbildningen avser i allmänhet hela arkivfunktionen. Delta- garna är i första hand arkivansvariga och annan arkivpersonal. Kur- serna anpassas efter myndigheter/myndighetsgrupper eller olika perso- nalkategorier.
Besök som innebär direkt biträde med förtecknande etc. är resurskrä- vande och har i det närmaste upphört hos riksarkivet och starkt mins- kat i omfattning hos landsarkiven sedan 1970—talet. För landsarkiven är arbetsledning av de lönebidragsanställda arkivassistenterna ett vik- tigt moment. De flesta landsarkiv har sådana anställda med placering hos olika myndigheter. Landsarkiven har ett stort personalsocialt an-
svar för den lönebidragsanställda personalen. Många myndigheter har vidare egna lönebidragsanställda med uppgifter inom arkivvården. De har ett betydande behov av råd och vägledning.
Stora delar av det utvecklingsarbete som arkivmyndigheterna bedriver är direkt relaterade till förhållanden i myndigheternas arkiv. Det kan gälla t.ex. standardisering och användning av olika medietyper för ar- kivändamål, lokalbyggnadsfrågor, tillämpning av arkivteori och arkiv- författningar på olika slags upptagningar osv. Resultat av arbetet åter- finnsi riksarkivets författningar eller andra publikationer. Kontakter- na genom utbildning och annan fältverksamhet är viktiga för spridning av utvecklingsresultat.
Arkivmyndigheterna ägnar stor uppmärksamhet åt arkivfunktionens inriktning och placeringi myndigheternas organisation och medverkar ofta med rådgivning vid utarbetande av olika instruktioner m.m. avse- ende arkivvården.
Det är i dag nödvändigt att styra flödet av information för att arkivet skall fungera som dokumentation över verksamheten och som informa— tionskälla i allmänhet. En stor del av rådgivningen avser därför detta område. I samverkan med myndigheterna utarbetas rutiner och arkiv- bildningsplaner för hur arkivet successivt skall byggas upp för att till— godose kraven på återsökning och gallring. Diarieföring och annan re- gistrering av ärenden och handlingar hör intimt samman med arkiv- bildningen. På grund av att statskontoret har begränsat sitt engage- mang på detta område, har arkivmyndigheterna ockå börjat delta i ut- veckling av diarie/dossiéplaner och andra föreskrifter och råd för olika registreringsrutiner. Omfattningen av insatserna varierar. Ibland ut- arbetas hela planer huvudsakligen av arkivmyndigheten. I andra fall deltar man som rådgivare åt myndigheter, som själva utför arbetet.
Riksarkivet medverkade 1986 vid utarbetande av 8 arkivbildningsplav ner och 7 diarie/dossiéplaner, i något fall för en hel myndighetskategori (länsstyrelserna).
Myndighet skall föra förteckning över sitt arkiv. Riksarkivet utfärdar föreskrifter och allmänna råd om förteckningsplan och om förteckning— ens utformning. Myndigheten skall vart tionde år lämna avskrift av sin förteckning till arkivmyndigheten för granskning. Tidigare krävde ar- kivmyndigheterna in förteckningarna utan någon samordning sins- emellan. Under 1980—talet har, som tidigare nämnts, dock en annan metod valts, nämligen att förteckningarna krävs in under en längre pe— riod 1982—1986 enligt en fastställd plan. Detta ger möjlighet till en grundligare översyn av arkivfrågorna hos berörda myndigheter i sam— band med granskningen. Det har visat sig att myndigheterna ofta sak- nar en aktuell förteckning över huvud taget. Förteckningsarbetet aktu— aliserar då andra frågor som t.ex. arkivbildning, gallring, organisation. När riksarkivet 1971 krävde in förteckningar inkom sådana från ca 25 % av myndigheterna. Vid förteckningsomgången under 1980—talet ha- de t.o.m. 1985 inkommit förteckningar från ca 57 % av myndigheterna, medan arbete pågick hos 40 % med att upprätta eller färdigställa för- teckningar. Landsarkivens myndigheter har nu, efter 1980—talets för— teckningsomgång, i de flesta fall aktuella förteckningar.
Riksarkivet har under de senaste åren fastställt förteckningsplaner en— ligt nedan.
Antal Berörda myndigheter År 1984 3 112 1985 5 ca 175 1986 16 ca 910
Arkivhandlingar får utgallras endast med stöd av bestämmelser som meddelats av regeringen eller riksarkivet och i fråga om tillståndsbe- lagda personregister av datainspektionen. I samverkan med berörda myndigheter genomförs de utredningar som erfordras för utfärdande av nya gallringsbeslut eller revision av befintliga bestämmelser. Samar— betet kan ske i projektgrupper eller liknande. Andra intressenter kan medverka genom remissförfarande eller andra kontakter. Gallringsut- redningar har mycket växlande omfattning och organisation beroende på omfattning och struktur på berörda bestånd.
Riksarkivet har under de tre senaste åren fastställt följande föreskrif— ter rörande gallring.
Antal Berörda myndigheter 1984 72 1 194 1985 106 665 1986 67 645 Generella gallrings- beslut 1984 1 ca 400 1985 1 ca 3 500 1986 3 samtliga
Arkivmyndigheterna granskar och godkänner ritningar och andra för— slag till ny— och ombyggnader av arkivlokaler och följer ofta upp detta med avsyning efter färdigställande. I dessa sammanhang aktualiseras ofta leveransfrågan, då myndigheten kan anse det mer rationellt att av- lämna en del av sitt arkivbestånd till sin arkivmyndighet.
Myndigheternas användning av skrivmateriel har blivit en allt större fråga under 1980—talet såväl från kostnads— som beständighetssyn— punkt. Arkivmyndigheterna utövar tillsyn över och ger råd beträffande användningen av papperskvaliteten, reproduktionsmetoder, film, mag- netband m.fl. medier. Riksarkivet utfärdar även med stöd av skrivma— terielkungörelsen föreskrifter och råd och meddelar erforderliga di- spenser. Detta utgör speciellt i fråga om film och ritningsmaterial en allt mer komplicerad materia.
Riksarkivet och landsarkiven utövar inte någon tillsyn över kommuner och landsting. Riksarkivet utfärdar på regeringens uppdrag allmänna råd till kommuner och landsting om bevarande och gallring samt om arkivvård i övrigt. Flera av de författningar, som tillämpas inom det statliga området tillämpas också helt eller delvis av många kommuner och landsting. Riksarkivet får också ett stort antal förfrågningar om t.ex. gallring, skrivmateriel och arkivlokaler.
Landsarkiven har mer direkt kontakt med kommunerna och landsting- en. De skall enligt sin instruktion i mån av resurser ge råd till kommu— nerna. Resursbrist har emellertid minskat dessa insatser.
En form av hjälp är utbildning av kommunal personal och anordnande av symposier o.dyl. för kommunala arkivarier. I vissa fall förekommer det att landsarkiven handleder lönebidragsanställda arkivassistenter i kommunerna. Landsarkiven har vidare enligt sin instruktion möjlighet att ta emot arkivhandlingar från kommuner och landsting. Denna möj— lighet har hittills utnyttjats i begränsad omfattning.
I den mån det kan ske skall riksarkivet och landsarkiven tillhandagå enskilda arkivbildare med råd i olika arkivfrågor och ta emot enskilda arkiv som gåva eller deposition.
Riksarkivet fungerar som depå för enskilda arkiv av riksintresse och har tagit emot ca 15 000 hm enskilda arkiv som gåva eller deposition. En omfattande rådgivningsverksamhet bedrivs i anslutning till deposi— tioner av enskilda arkiv. Här kan nämnas organisationer som mis- sions— och ekumeniska föreningar och samfund samt invandrarorgani— sationer. Uppsökande verksamhet äger också rum i anslutning till vis— sa projekt. Inom ramen för arbetet med nationalregistret av enskilda arkiv genomförs vidare systematiska inventeringar av de enskilda ar— kiv som förvaras utanför riksarkivet, exempelvis hos bibliotek och mu— seer m.fl.
Genom enheten Sveriges pressarkiv bedriver riksarkivet rådgivande verksamhet gentemot preSSens organ. Depositioner av tidningars arkiv sker bland annat i samband med inventeringar.
En omfattande rådgivnings- och konsultverksamhet sker genom riks— arkivets folkrörelseenhet gentemot riksorganisationerna. Huvuddelen av insatserna försiggår i form av konsulthjälp mot viss taxa. Exempel på sådana åtgärder är framtagande av diarie/dossiéplaner, arkivbild— ningsplaner, gallringsutredningar etc. Utbildningsinsatser förekom- mer också i samband med att nya rutiner introduceras. Löpande rådgiv- ning bedrivs beträffande arkivlokaler, beständighetsfrågor, förvarings-
frågor m.fl. Riksarkivet tar också emot och förvarar folkrörelsearkiv på
riksplanet.
Landsarkivens insatser för de enskilda arkiven varierar kraftigt. Totalt förvaras i landsarkiven ca 30 000 hm med enskild proveniens. I vissa di— strikt fungerar de som arkivdepå för i stort sett samtliga enskilda ar- kivbildare och utövar en rådgivnings- och inventeringsverksamhet som är så gott som heltäckande. I andra distrikt är täckningen betyd- ligt mindre. De utåtriktade insatserna skiftar också från rådgivning och utbildning till konferenser och utgivningsverksamhet. Den kanske viktigaste insatsen gör landsarkiven genom att ta emot och tillhanda— hålla olika enskilda arkiv. Denna depåfunktion har varit särskilt bety— delsefull före utbyggnaden av andra arkivinstitutioner som folkrörelse— arkiv och näringslivsarkiv. Även sedan denna utbyggnad har kommit igång, fyller landsarkiven en viktig uppgift inom detta område och är inom vissa regioner fortfarande det enda alternativet. Ett intimt sam— arbete mellan de olika arkivinstitutionerna äger ofta rum på det regio— nala och lokala planet.
7.5.3. Förvaring och vård
Riksarkivet och landsarkiv tar emot och förvarar handlingar från stat- liga myndigheter och från enskilda. Olika arbetsmoment ingår i denna verksamhet som — mottagande (accessionsföring och registrering) — ordnings—, förtecknings— och registreringsarbete - vård och konservering
— drift av depåer.
Riksarkivets och landsarkivens bestånd uppgår f.n. till ca 263 000 hm och inklusive stadsarkiven i Stockholm och Malmö till ca 312 000 hm som fördelar sig enligt följande för år 1986.
Arkivvolyrn förvarad hos riksarkivet (RA), landsarkiven i Uppsala (ULA), Vadstena (VaLA), Visby (ViLA), Lund (LLA), Göteborg (GLA), Härnösand (HLA) och Östersund (ÖLA) samt stadsarkiven i Stockholm (SSA) och Malmö (MSA). Hyllmeter i huvuddepån
RA 80 000 ULA 12 000 VaLA 22 400 ViLA 4 800 LLA 16 900 GLA 28 000 HLA 19 000 ÖLA 3 500 SSA 45 000 MSA 3 600
Hyllmeter i andra depåer
35 000 15 000 3 600 5 400 18 000
700
Summa
1 15 000 27 000 26 000
4 800
22 300
46 000
19 000
3 500
45 000
4 300
ca 312 000
1) Härtill kommer 300 m2 magasinsutrymme utan hyllor
Fördelningen statligt, kommunalt, enskilt material.
ULA VaLA ViLA LLA GLA HLA ÖLA SSA MSA
Statligti %
87 (100 000 hm)
90 (24 300) 79 (20 500) 64 (3 100) 79 (17 600) 73,5 (33 800) 79 (15 000) 80 (2 800) 44,5 (20 000) 32 (1 400)
Kommunalti %
1 (300)
6 (300)
1 (200)
0,5 (200)
1 (200)
44,5 (20 000) 55 (2 400)
Enskilt i %
13 (15 000 hm) 9 (2 400)
21 (5 500)
30 (1 400)
20 (4 500)
26 (12 000)
20 (3 800)
20 (700)
11 (5 000)
13 (600)
Accessions- utrymme (1988-01-01)
3 000 1 500 1 000 400 1 000 3 5001) 3 500 200 10 000 0
Företagsar- Personarkiv i Förenings- Övrigt kiv i % (hm) % (hm) arkiv i % (hm)
RA 20 (3 000 hm) 30 (4 500 hm) 40 (6 000 hm) 10 ULA 75 (1 800) 8 (200) 4 (100) 13 (sjukhus- arkiv och privatskola)
VaLA 94,6 (5 200) 1,7 (100) 3,7 (200)
ViLA 36 (500) 9 (100) 27 (400) 28 (bilder och tidningsar- kiv)
LLA 84 (3 800) 3 (100) 14 (600)
GLA 89,5 (10 800) 4,3 (500) 6,2 (700)
HLA 80 (3 000) 10 (400) 10 (400)
ÖLA ' 56 (400) 40 (300) 4 (30)
SSA 20 (1 000) 15 (750) 65 (3 250)
MSA 78 (530) 9 (60) 16(108)
Källa: Riksarkivets undersökningar våren 1987.
Vid en jämförelse med de uppgifter om bestånden som beräknades i rap— porten Samhällets arkivproblem (Ds U 1981z21) visar det sig att riksar— kiv och landsarkiv sedan 1981 har tagit emot ca 50 000 hm, varav en— skilt material ca 15 000 hm. Under denna tid har två landsarkiv fått nya lokaler och har då kunnat ta emot stora leveranser. Riksarkivet och landsarkiven förvarade 1959 ca 80000 hm, 1970 130000 hm och 1981 ca 220 000 hm.
Därutöver har betydande leveranser av magnetband för ADB och mik— rofilm tagits emot. Mest dramatisk är utvecklingen på magnetbandssi- dan. Riksarkivet hade omkring 1980 endast några tiotal hand men har nu 5 000 (ex. 1) + 5 000 (ex. 2) band innehållande ett varierande antal filer. Exemplar 2 (kopior) förvaras i landsarkivets i Härnösand lokaler. Även leveranser av mikrofilm från den statliga förvaltningen har ökat. Den absolut största delen av film hos RA utgörs av s.k. mormonfilm.
(Allmän beteckning på det filmexemplar som Sverige fick av Genealo— gical Society of Utah efter den filmning som sällskapet utförde på svenskt arkivmaterial.) I riksarkivet förvaras f.n. ca 100000 mikro— filmrullar, 310 ljudband och 35 videoband. Hos riksarkivet saknas f.n. utrymmen för förvaring av film, varför vissa temporära lösningar har fått tillgripas. Förvaring och vård av de moderna medierna kräver till- gång både till kvalificerade lokaler och till kompetent personal.
Att ta emot arkiv kräver en hel del insatser av olika slag. Färdigför- tecknade arkiv från t.ex. statliga myndigheter, prickas av mot reversal, kvitteras och ställs sedan upp. Viss anpassning gentemot äldre förteck» ningar kan ibland vara nödvändig. Enskilda arkiv anländer ibland ut— an reversal, varför en grov inventering är nödvändig. Leveranser av moderna medier kräver en genomgång av den medföljande dokumenta— tionen (teknisk och logisk).
Vissa främst enskilda arkiv anländer i större eller mindre oordning. För att kunna utnyttjas måste de ordnas och förtecknas, vilket kan krä— va avsevärda arbetsinsatser. För att öka tillgängligheten upprättar man för vissa serier av handlingar som brevskrivarregister, alfabetiska register till bouppteckningar och småprotokoll, topografiska register osv. I regel utförs sådana arbeten av lönebidragsanställd personal.
Mottagna handlingar skall förvaras och vårdas på bästa sätt. Vissa ty— per av material som fotografier, ritningar och kartor kräver speciella förvaringsmedel och ibland även särskilda klimatbetingelser. Dessa och andra handlingar, som nötts sönder eller är framställda på dåligt papper eller med dålig skrift, måste konserveras. Tusentals hyllmeter och tiotusentals fotografier, kartor och ritningar måste åtgärdas på ett eller annat sätt. De vanligaste åtgärdssätten är papperskonservering, avsyrning och bandrestaurering. Papperskonserveringsmetoder är mycket arbetskrävande. Arbete pågår att söka utveckla nya metoder. Man drar härvid nytta av internationellt utvecklingsarbete.
Eftersom konserverings— och bokbinderiarbetet utförs hantverksmäs- sigt, är verksamheten personalintensiv. Personalstyrkan har minskat under senare år och några nyinvesteringar i utrustning har i stort sett
inte ägt rum. Produktionen har således gått ned och håller inte jämna steg med behoven. Samtliga landsarkiv utför också externa uppdrag, som finansierar delar av den övriga verksamheten.
I denna verksamhet kommer också mikrofilmningen in i bilden. Skyddsfilmning av sönderfallande papper eller av handlingar av otym- pligt format sparar originalhandlingarna från slitage. För närvarande sker en betydande mikrofxlmning vid SVAR-sektionen.
Materialet är hos riksarkivet och flera landsarkiv fördelat på ett varie— rande antal depåer utanför huvuddepån. Dessa depåer är ofta obeman- nade och inte omedelbart åtkomliga. Risken för skador (vattenläckage, inbrott m.m.) är stor beroende dels på att flera depålokaler är undermå— liga, dels på att man inte kan ha någon kontinuerlig bevakning. Vidare blir servicen när det gäller hämtning betydligt sämre. Personalkostna— derna blir också högre när arkiv förvaras i depåer utanför huvuddepån.
7.5.4. Användarservice
Med användarservice avses här den verksamhet som skall möjliggöra eller underlätta för användare att ta del av arkivhandlingar som förva- ras hos riksarkivet och landsarkiven men även hos arkivbildarna och andra institutioner. Denna verksamhet omfattar tillhandahållande av arkivhandlingar, skapande av sökmedel och information om arkiv. Syf- tet är att tillgängliggöra arkivmaterialet för akademisk forskning, släktforskning, hembygdsforskning, andra myndigheter och organ, en— skildas undersökningar rörande personliga angelägenheter eller rätts— liga frågor.
Efterfrågan på arkivmaterial har kraftigt ökat, vilket har ställt riksar— kiv och landsarkiv inför ökande och delvis annorlunda krav.
Forskarsalarna och forskarexpeditionerna hos riksarkivet och landsar— kiven utgör hjärtat i det direkta tillhandahållandet. I forskarexpeditio— nen får besökare vägledning av de olika tjänstgörande och har där ock— så tillgång till förteckningar, register, referensbibliotek m.m. Frågorna
mmmmwwwmwamån_u ..
i forskarexpeditionen spänner ofta över mycket stora områden och krä- ver kunskap om äldre och yngre historia och förvaltning. I flera moder— na arkiv krävs dessutom att man avgör om handlingen är sekretessbe- lagd eller inte. För utlämnande av volymer ur enskilda arkiv krävs ibland särskilda tillstånd.
En nyhet i utbudet utgörs av folkbokföringsmaterial på mikrofiche. Här tillämpas i stor utsträckning självbetjäningsprincipen. Denna självservice medför minskade krav på framtagning och återställning. Behoven av rådgivning och läshjälp kvarstår dock. Allteftersom mer material konverteras från rullfilm till fiche respektive filmas, kan re— sursåtgången hållas på en jämn nivå.
Antalet besök och utlånade volymer har hållit sig relativt konstant un- der 1980—talet, ca 60 000—70 000 besök och ca 400 000—450 000 utlån per år. Vid den direkta forskarservicen krävs motsvarande insatser 7—8 personår vid riksarkivet och 3—4 personår vid vart och ett av de större landsarkiven. Även institutionernas interurbanlån har varit relativt konstanta under 1980—talet, mellan 5 000—7 000 utlån och 2 000—3 000 inlån per år, och kostnaderna beräknas uppgå till ca 100 kr. per lån.
Uppgifter ur arkivbestånden kan även tillhandahållas genom skriftliga svar på forskarförfrågningar, genom utfärdande av avskrifter och bevis samt genom att tillhandahålla film, kopior och fotografier av begärt material. Till detta område kan även räknas publicering av viktigt källmaterial.
Skriftliga forskarförfrågningar om bestånden besvaras utan kostnad, medan förfrågningar om uppgifter ur bestånden debiteras enligt sär- skilda regler (förordningen 1982:382 om rätt för riksarkivet och lands— arkiven att avgiftsbelägga viss forskarservice). Antalet förfrågningar från enskilda var 1985 över 7 000.
Även myndigheter begär uppgifter ur arkivbestånden. Det kan ibland vara fråga om mycket tidskrävande insatser. 1985 uppgick antalet för— frågningar från myndigheter till ca 1 500. Dessa förfrågningar besvaras utan kostnad. Både myndigheter och enskilda kan behöva vidimerade
avskrifter, bevis eller kopior (t.ex. taxeringsbevis, betyg), tillsammans närmare 500 år 1985.
Foto/reproservice ges hos samtliga institutioner och utgör en väsentlig del av forskarservicen. Debiteringen sker enligt en fastställd prislista. Antalet kopior för enskildas räkning var 1985 ca 180 000.
Genom den verksamhet som bedrivs vid riksarkivets SVAR—sektion har möjligheterna att genom film tillgängliggöra arkivmaterial kraf- tigt ökats. Detta sker genom den distribution av mikrofiche, som tas fram genom konverteringsprojektet, men också genom den massiva mikrofilmning av källmaterial, som påbörjats. Hittills har konverte— ring och nyfilmning mest ägnats åt folkbokföringsmaterialet men på sikt torde även annat forskningsintressant material komma i fråga. Härtill kommer det registreringsarbete, som utförs hos SVAR.
Publicering av källmaterial är ett viktigt led i strävan att göra ett ma- terial mer lättillgängligt. Inom riksarkivet finns en särskild enhet — Svenskt diplomatarium - som ger ut svenskt medeltidsmaterial (brev, notiser, avskrifter etc.). Utgivningen är av stor betydelse för medeltids- forskning. Hos enheten finns vidare olika förteckningar och register, som ligger till grund för arbetet och som flitigt används av besökare.
Källutgivning i övrigt förekommer för närvarande i liten skala. Den på— började publiceringen av stenografiska rådsprotokoll från 1600—ta1ets slut, som i sitt ursprungsskick är helt otillgängliga, har exempelvis av— stannat helt.
Här kan även nämnas Stockholms stads tänkeböcker som ges ut av Stockholms stadsarkiv.
För att man skall kunna orientera sig i arkiven, måste dessa vara ord- nade och förtecknade. För att ytterligare underlätta tillgängliggöran- det tillskapas för olika arkiv eller serier skilda slag av register.
Arkivförteckningen är det viktigaste sökmedlet. De flesta arkiv som tas emot i dag är ordnade och förtecknade och kan användas efter vissa
n'wmr.1tw_nmw__ "___ ___ _. _.
kompletterande arbeten. Hos både riksarkivet och landsarkiven finns dock en rad äldre arkivbestånd, som inte är förtecknade. Förtecknings- arbetet släpar efter, då det oftast är synnerligen resurskrävande. Till- gängligheten är här betydligt lägre.
Olika typer av beståndsöversikter och register över arkiv förvarade in- om institutionerna har upprättats hos riksarkivet och landsarkiven. I ett par fall använder man sig av ADB-tekniken för detta slag av regis- ter. För närvarande pågår ett projekti riksarkivet att publicera en stort upplagd beståndsöversikt i flera band. Både riksarkivet och landsarki— ven ger ut olika skrifter och handledningar i avsikt att göra sitt arkiv- material eller den forskning som bedrivits på arkivmaterialet bekant. Hos riksarkivet finns också arkivförteckningar, som härrör från samtli- ga statliga myndigheter, oavsett om de är centrala, regionala eller loka- la. Även förteckningar över många kommunala och enskilda arkiv är tillgängliga i riksarkivet och landsarkiven.
Ett hjälpmedel för att lokalisera enskilda arkiv är det i riksarkivet för- da nationalregistret. Detta innehåller viss information om enskilda ar— kiv som namn, tidsperiod, viktiga typer av handlingar, förvaringsplats, kategori. Till registret finns också ett antal systematiskt upplagda in- gångar. En datorisering av nationalregistret har påbörjats.
Andra viktiga sökmedel är register över olika slags administrativa in— delningar, brevskrivarregister, personregister till bouppteckningar, husförhörslängder, födelse— och dödsböcker osv. Försök med mer kvali- ficerad registrering av t.ex. domböcker har övervägts. Register gör ma— terialet lättare tillgängligt och sparar även arkivmaterialet från för- slitning. Register upprättas till stor del av lönebidragsanställd personal under ledning av arkivarier. I flera fall övervägs en övergång till dator- registrering i stället för den nuvarande manuella. Resursbrist har dock hittills stoppat flera projekt.
Arbete pågår i samverkan mellan olika arkivinstitutioner att söka ta fram ett regionalt datoriserat länsregister för Stockholmsregionen.
Inom riksarkivet finns andra verksamhetsområden som statens heral— diska verksamhet och en undersökning av medeltida pergamentsom- slag. Den heraldiska verksamheten syftar till att vapen och emblem ut- förs enligt vedertagna normer och handhas på ett korrekt sätt. Riksar- kivet ger även råd till kommuner i motsvarande ärenden och utövar forskarservice i heraldiska frågor. Undersökningen om medeltida per- gamentsomslag har byggt upp ett register över ca 100 000 pergaments- fragment för att göra innehållet tillgängligt för forskningen. För när- varande ligger verksamheten i stort sett nere.
7.5.6. Administration
Stora delar av personaladministrationen skiljer sig inte från vad som förekommer vid andra statliga myndigheter och här skall endast pekas på vissa särdrag. Av den totala personalen på ca 400 personer utgör ca hälften anställda med lönebidrag. Detta innebär bl.a. att rekryteringen handläggs från särskilda utgångspunkter samt att stora resurser måste läggas på arbetsledning och personalvård. De lönebidragsanställda rek- ryteras inte utifrån verksamhetens krav utan anvisas av arbetsförmed— lingarna till följd av arbetshandikapp.
Till administration räknas här även bibliotek (för tjänstemännens och forskarnas behov), växel/reception, kopiering för internt behov, post— hantering, intendentur, lokaladministration och lokalvård, skriv— och sekreterarservice samt registratorsfunktionen. Gemensamt för dessa är att de utgör viktiga servicefunktioner till den operativa verksamheten.
Biblioteksfunktionen är vad avser inköp och registrering av litteratur till tjänstemännens behov till övervägande del integrerad med motsva- rande funktion för användarservicen, dvs. huvuddelen av litteraturen används av såväl tjänstemän som forskare. Riksarkivets bibliotek fun- gerar som specialbibliotek för området arkivväsen på nationell nivå. Detta innebär att man särskilt bevakar inländska och utländska publi— kationer, tidskrifter m.m. på området.
Posthanteringen vid riksarkivet och landsarkiven är mycket tidsödande på grund av den stora låneverksamheten där försändelser regelmässigt assureras. Omfattningen av denna verksamhet framgår av avsnittet om användarservice.
Lokaladministrationen och lokalvården är genom att arkivverksamhe- ten är så utrymmeskrävande betydligt mer omfattande än vid flertalet statliga myndigheter. Om— och tillbyggnadsfrågor, utrymmesplacering m.m. kräver stora arbetsinsatser.
7 .6 Övriga institutioner och organ
7.6.1. Allmänt
Flera andra myndigheter och institutioner hanterar arkiv eller materi- al som anses ligga nära arkivområdet. Inte alla utgör arkivinstitutio— ner i egentlig mening. Jag vill nedan nämna några av dessa organ.
7.6.2. Bibliotek
Flera bibliotek, främst handskriftsavdelningarna hos universitetsbib— lioteken, har samlat in arkivmaterial av skiftande slag. Men har i regel samlat på arkiv efter författare, kulturpersonligheter, politiker m.fl. En viss uppdelning har som tidigare nämnts vuxit fram mellan riksar- kivet, krigsarkivet och landsarkiven på ena sidan och universitetsbib— lioteken på andra sidan. De stora handskriftsavdelningarna har egna forskarsalar och aktningsvärda bestånd med stor personal. Det gäller t.ex. för Kungliga bibliotekets handskriftsavdelning med ca 10 tjänster och 2 100 hm, Uppsala universitets handskriftsavdelning med ca 9 per- soner och 2 000 hm, Lunds universitetsbiblioteks handskriftsavdelning med 5—6 tjänster och 2 200 hm och Göteborgs universitetsbiblioteks handskriftsavdelning med 3 personer och 750 hm.
7.6.3. Museer
Det finns museer av olika slag som centralmuseer (nationalmuseum, historiska museet, nordiska museet, tekniska museet, sjöhistoriska museet etc.), länsmuseer och kommunala museer. Hos dessa förvaras en brokig flora av arkiv, som har införlivats genom uppsökande verk— samhet och genom gåvor och köp. Arkivhandlingar och museiföremål särskiljs inte alltid hos museerna utan katalogiseras tillsammans. Många ämnessamlingar har bildats ur olika arkiv genom samlarverk- samhet. Större museer har ofta en uppdelning i ämbetsarkiv, doku— mentarkiv och föremålssamlingar. Till detta kommer fotosamlingar av ofta betydande omfång. Deras placering skiftar.
Nordiska museets arkiv består av tre delar; bildarkivet med över 1,5 miljoner bilder (500 hm), kartor, teckningar, negativarkivet med 1 mil— jon negativ (1 000 hm) och dokumentarkivet med över 3 000 hm hand- lingar. Personalen uppgår till 7—8 personer.
Tekniska museets arkiv uppgår till 1 000 hm med 350 000 ritningar och har fyra tjänster. Arkitekturmuseet förfogar över 500 000 ritningar, 40 000 svartvita foton, 25 000 svartvita negativ, 20 000 diapositiv, 500 000 nummer av pressklipp, ljudband, filmer m.m. och har fyra tjän- ster.
Stockholms stadsmuseum är landets största kommunala museum med ca 700 000 inventarienummer. Fotoarkivet har 1 miljon negativ och 250 000 positiv. Det finns vidare en mycket stor samling av ritningar och kartor. Stadsmuseet sorterar under kulturnämnden i Stockholms kommun.
Sammanfattningsvis kan sägas att museerna har ett arkivmaterial (olika typer av foton och ritningar), som ställer stora krav på kompe- tens och resurser.
7.6.4. Arkivet för ljud och bild (ALB)
Arkivet för ljud och bild tillkom 1979 med uppgift att ta emot pliktex- emplar av radio— och TV—program, filmer, fonogram och Videogram. Materialet hos ALB är i regel inte arkivhandlingar. Bestånden är mycket stora och verksamheten har behandlats av en annan utredning i betänkandet Ljud och bild för eftervärlden (SOU 1987:51). Beständig— hetsfrågorna för olika slag av medier är komplicerade och riksarkivet och ALB arbetar tillsammans för att få fram lämpliga metoder för att möjliggöra ett bevarande av information lagrad på nya medier.
7.6.5. Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst (SSD)
Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst är en institution vid Göte- borgs universitet avsedd att fylla en funktion för hela riket. SSD samlar in ADB-lagrat material från forskningsprojekt vid de olika högskoleen- heterna, företrädesvis inom de kulturvetenskapliga sektorerna. Man kan erbjuda en aktiv forskarservice via terminaler anslutna till Göte— borgs universitet. Det finns också resurser och kompetens att bistå forskare med att göra vissa bearbetningar. Man har också egen minida- tor.
De filer som förvaras hos SSD utgör kopior av original hos de olika är- kivbildarna. Registren är i förekommande fall avidentifierade och ut- gör inte personregister enligt datalagen.
SSD:s budget var för budgetåret 1986/87 ca 1,5 miljoner med 7 tjänster och bestånden omfattar ca 100 magnetband. 7.6.6 Övriga institutioner
Staten stöder vissa institutioner med bidrag över anslaget F 32. Bidrag till vissa arkiv, enligt nedan.
1986/87 1. Emigrantregistreti Karlstad 136 000 2. Stiftelsen Emigrantinstitutet 403 000 3. Stiftelsen Arbetarrörelsens arkiv 1 795 000 4. Genealogiska föreningen 32 000 5. Föreningen Värmlandsarkiv 64 000 6. Folkrörelsernas Arkivförbund 65 000 7. Ruotsinsuomalaisten Arkisto (Arkiv för 139 000 Sverigefinnar och Finlandssvenskar i Sverige) 2 634 000
Flera andra institutioner som Baltiska arkivet, Tjänstemannarörelsens arkiv och museum och Örebro läns företagsarkiv har ansökt om bidrag för 1987/88. Även Näringslivsarkiv i Norrland har sökt statsbidrag, främst för den del av verksamheten som avser att ta hand om herrelösa
företagsarkiv.
Arbetarrörelsens arkiv, Folkrörelsernas Arkivförbund och Värmlands— arkiv har beskrivits tidigare.
Emigrantregistret i Karlstad har register baserade på passagerarlistor, folkbokföringsmaterial etc. och bibliotek i avsikt att främja emigrant— och släktforskning. Personalen är ca tre personer.
Emigrantregistreti Växjö är en nationell institution med inriktning på svensk emigration med ett stort antal mikrofilmer på svenskt och ame- rikanskt arkivmaterial och svensk—amerikanska tidningar, Europas största samling av emigrantbrev och dagböcker, bibliotek samt stora register av olika slag. Personalen uppgår till ca 15 personer (varav flera på deltid). '
Genealogiska föreningen har sitt centrum i Stockholm och skall främja genealogisk forskning. I samlingarna finns släktregister, klipparkiv och ett genealogiskt bibliotek. Personalen består av frivilliga krafter samt lönebidragsanställda.
Ruotsinsuomalaisten Arkisto (Arkiv för Sverigefinnar och Finlands- svenskar i Sverige) består av 16 sammanslutningar. Personalen består 1988 av tre personer varav en lönebidragsanställd.
7.7. Nya medier
7.7.1 Allmänt
Informationsteknologin är redan och kommer att vara en tillväxt- bransch med stor betydelse för utvecklingen i hela den industrialisera- de världen. Den snabba utvecklingen förändrar arkivbildningen inom så gott som alla områden. Svårigheter har uppstått att anpassa offent- lighetslagstiftningen till den nya informationsteknologin eller vice versa och för de olika arkivbildarna att klara arkivvården. Detsamma gäller för arkivmyndigheterna och motsvarande institutioner på den kommunala och enskilda sidan och även för dem som skall utnyttja ar— kiven.
Den nya teknologin har samtidigt medfört många fördelar genom att olika arkivinstitutioner har kunnat sprida uppgifter med hjälp av mik- rofilm. Genom begagnande av datoriserade söksystem har nya möjlig- heter öppnats i arbetet med att göra arkiven mer tillgängliga för olika användarkategorier.
7.7.2. ADB—området
ADB—utvecklingen under 1960— och 1970—talen kännetecknades av en användning av stordatorer för stora centrala system. Under 1980—talet har en påtaglig utveckling skett mot en allt större användning av per- sondatorer, basdatorer och minidatorer. De mindre utrustningarna har i dag en datorkraft som tidigare fanns hos stordatorerna. Priserna på utrustning har samtidigt minskat kraftigt. Användning av datorstöd har därför spritts till olika verksamheter, som av ekonomiska skäl inte
tidigare hade kunnat datoriseras. Olika användare kan nu själva an- tingen köpa färdiga system eller utveckla egna.
En del av utvecklingen utgörs av en övergång från arbete med sekven— siella filer till teknik med lagring av databaser på direktminne. Över- gången från sekvensiella lagringsmedier till direktminnen får omedel— bara konsekvenser. Vid en uppdatering av en sekvensiell lil skapas en ny lil. Den gamla filen finns kvar. På ett direktminne uppdateras upp- gifter genom att de gamla uppgifterna skrivs över, som därvid blir oåt- komliga. Beslut om bevarande/gallring av ADB—lagrade uppgifter mås- te därför tas innan rutinerna för uppdatering fastställs. Med sekvensi- ell lagring samlar man normalt uppgifter till större körningar. Resulta— tet hämtas ut på listor. Vid användning av direktminne kan uppdate— ringar/bearbetningar ske fortlöpande. Uttag sker oftast via bildskärms- terminal och några utlistningar förekommer i regel inte.
Övergången från stordatordrift till mindre datorer innebär att dessa hanteras i normal kontorsmiljö. Flexskivor används i ökad utsträck-
ning som sekundärminne.
Lagringen av databaser på direktminne får olika direkta konsekvenser för val av datastruktur för långtidsförvaring. Data måste konverteras till ett visst format för att kunna användas i en framtid och för att man skall vara oberoende av de maskiner och program, som används vid pro- duktionstillfället. Arkivbildarna måste därför skapa erforderlig pro— gramvara och fastställa en ny struktur på de data som skall bevaras.
Utvecklingen går snabbt vidare mot utveckling av ny generation av da- torer och programvaror. Nya användningssätt och områden kan väntas med påföljande konsekvenser för arkivbildningen.
Den nya tekniken har förändrat förutsättningarna för användningen. Ett exempel är elektronisk post (electronic mail) som har haft en myck— et snabb tillväxt på senare år. I detta begrepp inryms både telefax och datorbaserade meddelandesystem. 1987 fanns ca 150 000 användare av elektroniska meddelandesystem i Sverige. De flesta av dem finns på storföretag med interna system. Problem i detta sammanhang gäller
dels obehörigt tillträde, dels störningar i teletrafiken. Även standardi- seringsfrågorna måste lösas för att kommunikation mellan olika med— delandesystem skall kunna ske. Myndigheterna har att iaktta bestäm— melserna i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, datalagen och ar- kivförfattningarna.
7.7.3. Mikrofilm
Mikrofilm har använts under lång tid. Den tekniska utvecklingen har här inte varit lika snabb och dramatisk som inom ADB—området. Fram till vår tid mikrofilmades handlingar ofta för att spara utrymme. Det har blivit allt vanligare att handlingar filmas på ett tidigt stadium. Man arbetar då med filmen under handläggningsstadiet. Mikrofilmen är och kommer under överskådlig framtid att vara ett viktigt medium för att lagra information. Man har i dag börjat använda datorstöd för att registrera och söka information lagrad på film, s.k. Computer Aided Retrieval (CAR).
Mina undersökningar visar att mikrofilmen i dag är underutnyttjat som arkivmedium. Mikrofilmen erbjuder möjlighet att lagra och till— gängliggöra information till låg kostnad. Hos flera myndigheter, stat— ens järnvägar, centrala studiestödsnämnden, kriminalvårdsverket, Stockholms läns landsting och länsarbetsnämnderna, är det i regel äv- en på kort sikt (10—20 är) ekonomiskt lönsamt att filma vissa pappers- handlingar, som sedan kan gallras.
7.7.4. Videogram och fonogram
Även beträffande Videogram och fonogram har utvecklingen gått myck— et snabbt med många olika typer av lagringsmedia och standarder. En viktig faktor är att man börjat gå över från analog till digital lagring.
7.7.5. Optisk lagring
Den mest intressanta utvecklingen inom överskådlig framtid när det gäller lagringsteknik erbjuds av den optiska skivan.. Den optiska ski- van rymmer betydligt större datamängder än andra nu begagnade me- dieri förhållande till storlek. Data lagras med hjälp av laserteknik, vil- ket gör skivan betydligt mindre känslig än t.ex. magnetband. Det finns i dag i huvudsak tre typer av optiska skivor, "videodisk", "compact disk" (CD— ROM) och "write once read many times (WORM) digital op- tical disk". De har delvis olika användningsområden. Avsikten är inte här att ge någon närmare beskrivning av dessa medier.
Ett intensivt utvecklingsarbete äger rum när det gäller den optiska ski- van. De stora fördelarna beträffande kort accesstid, enorm lagringska- pacitet, låga kostnader m.m. gör tekniken mycket intressant. Det kan även nämnas att man genom scanning (dvs. en telefaxliknande process för inläsning av information)kan lagra bilder dvs. textsidor från både papper och mikrofilm.
7.7.6 Hantering av nya medier hos vissa myndigheter
Jag har låtit riksarkivet göra studier hos ett antal myndigheter för att belysa hur arkivbildningen påverkats av den nya teknologin, däribland en om elektronisk post. Dessa studier ger vid handen att användningen av denna teknologi helt har omskapat informationshanteringen. Hos t.ex. centralnämnden för fastighetsdata beräknar man således att mer än 95 % av informationsmassan (omräknat i bytes), som myndigheten totalt förvarar, lagras på i huvudsak skivminnen och mindre än 5 % på papper. Förhållandet är snarlikt hos sådana myndigheter som Sveriges meteorologiska och, hydrologiska institut samt patent— och registre- ringsverket. Att den snabba spridningen av ADB— användandet under senare år har möjliggjorts av kontorsdatorernas intåg, visas av studier utförda hos Sundsvalls kommun och länsstyrelsen i Örebro län.
Hos centrala studiestödsnämnden (CSN), studiemedelsnämnderna och vuxenutbildningsnämnderna är verksamheten helt beroende av ADB—
stöd (studiestödets informationssystem, STIS). CSN använder sig redan i stor omfattning av COM-film och dokumentfilmning. Försök pågår hos hos centralnämnden för fastighetsdata att på mikrofilm ta ut rele- vant information. Härigenom vill man uppnå bästa lönsamhet med tan— ke på lokalkostnader, rationell hanteringi det dagliga arbetet samt på sikt ett tillgodoseende av forskningens behov.
7.7.7 Arkivinstitutionernas arbete med de nya medierna
Riksarkivet och landsarkiven har hittills mest ägnat sig åt att ta tillva- ra och bevara nya medier från olika arkivbildare. Under de senaste år- en har emellertid flera arkivinstitutioner börjat använda datorteknik- en för att genom olika datoriserade rutiner göra uppgifter om och i ar— kiven mer tillgängliga för olika användarkategorier. Ett exempel här- på är det arbete som pågår att datorisera nationalregistret i riksarkivet med uppgifter om över 100 000 enskilda arkiv. I flera landsarkiv och folkrörelsearkiv använder man sig av datorkraft vid upprättande av bo- upptecknings—, brevskrivar—, bestånds— m.fl. register. Även vid ord- nings— och förteckningsarbete kan datorer användas, vilket ger fördel- ar senare vid sökning.
Mikrofilm är ett utmärkt medium när det gäller att sprida kopior av in— formation. Mikrofilmen kan ses som ett alternativ till metoder att spri- da information genom att trycka den. Under 1980—talet har mikrofil- men kommit att spela en allt större roll bl.a. genom konverteringar av den s.k. mormonfilmen. SVAR—sektionen har här haft en avgörande be- tydelse genom att fungera som distributionscentral. Genom använd- ning av mikrofilm har slitaget på originalhandlingarna hos arkivinsti- tutionerna minskat.
7.7 .8 Sammanfattning
Kontorstekniken har genomgått en serie omvälvningar under 1900—ta- let, varav den senaste — ADB—teknikens intåg — är den mest revolutio- nerande. Debatten har hittills mest rört ADB-tekniken men den bör också föras med utgångspunkt från andra nya medier. Vart och ett av
dem har sin problematik. Vidare gäller att kommunikationsteknolo— gins utveckling är dramatisk.
7.8. Fortbildning och vidareutbildning
7.8.1 Allmänt
Arkivvård och spridning av information om arkiven ställer stora krav på kunskaper och insikter hos den ansvariga personalen. För att hålla dessa kunskaper och insikter på adekvat nivå krävs fortlöpande utbild— ningsinsatser. Dessa insatser spänner över ett stort område med många målgrupper i den statliga och kommunala förvaltningen och hos olika enskilda arkivbildare. De inbegriper främst utbildning av arkivvårdan— de personal och arkivansvariga chefer. Utbildning och information rik— tad till användarna av arkiven är också betydelsefull. Därtill kommer den interna fortbildningen hos olika arkivinstitutioner.
7.8.2. Utbildning av arkivpersonal
Målgrupperna för utbudet inom den statliga sektorn utgörs av arkivan— svariga chefer, verksarkivarier, arkivredogörare, registratorer etc. Det finns också ett stort utbud av kurser på olika nivåer. Riksarkivet och landsarkiven anordnar dels kurser i grundläggande arkivvård, dels kurser för särskilda myndigheter. Dessa senare äger i regel rum i sam- band med omorganisationer och systemförändringar. Olika centrala myndigheter ger också inom sin sektor kurser, som helt kan avse arkiv- vård eller som har arkivvården som ett moment i ett större kursutbud.
Statens institut för personalutveckling (SIPU) vänder sig i sitt kursut- bud främst mot den statliga sektorn. På arkivsidan har man olika kur- ser och temadagar, ofta inom området registrering - diarieföring och ar— kivvård. Sedan 1984 finns ett samarbetsavtal mellan SIPU och riksar- kivet. Personal vid riksarkiv och landsarkiv medverkar ofta vid de oli— ka kurser, som SIPU anordnar. Regionalt bedrivs i länstyrelsernas regi
utbildning under beteckningen samordnad personalutbildning. Även arkivrådet för arkivverksamma inom statliga sektorn anordnar kurser.
Stockholms universitet ger sedan 1973 en högskoleutbildning i arkiv— kunskap. Sammantaget kan man läsa 40 poäng. Det finns planer på att utvidga kurser med ytterligare 20 poäng dvs. till en 60 poängkurs. Ut— bildningen vänder sig till alla arkivsektorer och är den grundläggande arkivutbildningen på hög nivå. En majoritet av handläggarna inom ar- kivområdet har genomgått denna utbildning. Statliga och kommunala myndigheter och arkivinstitutioner av olika slag rekryterar från kur— sen. Under senare tid har en växande rekrytering inom de kommunala och enskilda sektorerna ägt rum i takt med att nya arkivtjänster inrät— tas hos kommuner och landsting, folkrörelselsearkiv och näringsliv.
På den kommunala sidan bedrivs utbildning av kommunförbundet och dess länsavdelningar, av kommunerna själva, av landsarkiven och av SIPU.
I kommunförbundets regi anordnas sedan 1981 årligen en kurs, Effekti— vare arkiv, som sträcker sig över fyra månader. Här varvas kunskaps- inhämtande internatundervisning och diskussioner med omfattande hemuppgifter. Landstingsförbundet anordnar också utbildningsdagar och informationskonferenser. Målgrupperna och formerna för arkivut- bildningen varierar kraftigt. Inom t.ex. landstingssektorn utgör läkar- sekreterarna en stor och viktig grupp, som får sin arkivutbildning som ett delmoment i en central administrativ kurs inom näringsliv.
Riksarkivets roll inom den kommunala sektorn är främst övergripande och av utvecklingskaraktär. Landsarkiven har spelat och spelar en be- tydande roll inom den kommunala arkivutbildningen.
Den största arkivbildningen inom den enskilda sektorn äger rum på fö- retagen och organisationerna. Det är också hos dessa som utbildnings— behovet är störst.
Inom näringslivsarkivsektorn bedrivs sedan länge utbildning av bl.a. Näringslivets Arkivråd. Målgrupper är de som arbetar med arkiven och
arkivansvariga. Olika konsultorgan tillhandahåller också utbildning, främst inriktad på olika rutiner rörande mikrofilmning och ADB.
Inom folkrörelserna har Folkrörelsernas Arkivförbund ägnat utbild- ningsfrågorna stor uppmärksamhet. Man anordnar kurser och ger ut handböcker i olika ämnen. Målgrupper utgörs både av personal vid folkrörelsearkiven och av personal hos riksorganisationer etc. Flera av de större folkrörelsearkiven på länsnivå bedriver egna utbildningar för distriktsorganisationer och föreningar. Även riksarkivet genom sin folkrörelseenhet och landsarkiven bedriver viss utbildningsverksam- het.
Det har hittills saknats basresurser för internutbildning dvs. för att vid- makthålla eller bygga upp personalens kompetens. Detta förhållande har främst utgjort ett problem hos riksarkivet och landsarkiven.
Med tanke på den snabba tekniska utvecklingen utbildas personal i oli- ka ämnen för att effektivt kunna bemästra informationsflödeti samhäl- let. Kortare kurser om ADB—teknik, sekretesslagstiftning, kurseri ord- behandling etc. är kostsamma, då lärarkraft hämtas utifrån, och anord- nas därför sparsamt.
Arkivinstitutionernas FoU-insatser är i viktiga avseenden beroende av personalens kompetens och kräver i dagens läge betydande insatser för en långsiktig kunskapsuppbyggnad.
7.8.3 Förmedling av information till och utbildning av användare
Någon systematisk utbildning av användare av arkiv finns inte. Många kurser anordnas dock för släkt— och hembygdsforskare. Insatser görs här av riksarkivet, landsarkiv och andra arkivinstitutioner för att gen- om kurser, studiebesök och visningar introducera dessa användare i de olika arkivbestånden. Flera bildningsförbund har cirklar om arkiv och hur man orienterar sig i dem. Även universitets— och högskolestude- rande bibringas kunskaper om arkivområdet. Detta gäller främst stu—
derande inom det humanistiska området. Högskoleutbildning i arkiv- kunskap har även ägt rum i Umeå och Göteborg och resurser för arkiv- utbildning har avsatts vid högskolan i Sundsvall/Härnösand.
Riksarkivet och andra arkivinstitutioner söker kontakt med och för- medlar information om arkiven till akademiska forskare genom konfe- renser och seminarier. Dessa behandlar ibland vissa teman, som ut- nyttjande av skattematerial, folkrörelsearkiv etc. Även de olika konfe- renser, som årligen anordnats i Ramsele genom SVAR—sektionens för- sorg, har syftat till att öka kontaktytorna mellan arkiven och forsk- ningen.
Genom utställningar som ankyter till vissa händelser söker man sprida information till en bredare allmänhet. Ibland sker detta i samverkan med museer och bibliotek. En sådan utställning kan kombineras med en konferens. Vissa är har man haft en s.k. Arkivens dag, då man visat allmänheten hela arkivverksamheten.
Nästan samtliga arkivinstitutioner publicerar olika handledningar om eller register över olika arkiv samt presentationer av källmaterial. Dessa är ofta enkla till sitt utförande och når inte alltid åsyftad sprid— ning.
Överväganden och förslag
8. Mål och ansvarsfrågor
Min bedömning
I direktiven anges att utredaren bör "precisera målen och ambitionsni- våerna för arkivväsendet i såväl ett kort— som långsiktigt perspektiv". Jag har diskuterat en del av hithörande frågor på ett översiktligt sätt i kapitel 4 om Arkivens roll i samhället och erinrar om vad jag där sagt om arkivens och arkivinstitutionernas roll ifråga om kunskapsförsörj— ning, ifråga om kultur och om den offentliga verksamhetens rationali- sering. Jag kommer här att göra ytterligare några preciseringar.
Den distinktion mellan mål och ambitionsnivåer, som görs i direktiven, förutsätter (oavsett om ett kort eller långsiktigt perspektiv anlägges). att målen formulerats relativt oberoende av hänsyn till krassa materi- ella omständigheter. medan en prövning av om ambitionsnivån "ligger rätt"just innebär att man tar ställning till om målen (alla eller vissa av dem) fått den andel av kakan som i rådande finansiella läge kan te sig rimlig. Det bör noteras, att även om såväl mål som ambitionsnivåer sy- nes korrekta, brister kan finnas i förverkligandet, t.ex. genom att de medel som, inom den givna resursramen, valts för att uppnå målen inte varit de tjänligaste.
Mot bakgrund av de gjorda terminologiska distinktionerna kan de över- gripande målen för arkivverksamheten formuleras. Enligt min mening behöver här ingen skillnad göras mellan kort— och långsiktigt perspek- tiv: detta blir aktuellt först om och när de generellt formulerade målen bryts ner i delmål.
Det första av arkivverksamhetens mål är kunskapsförsörjning, innebä— rande både att krav på insyn i handlingar enligt offentlighetsprincipen tillgodoses och att forskning, administration och andra intressenter får tillgång till den information som de behöver. Det andra målet är med- verkan till att rådande kulturpolitiska avsikter förverkligas och det tredje att arkivfrågor integreras på ett effektivt sätt i myndigheternas totala system för informationshantering i avsikt att minimera kostna- derna för myndighetens verksamhet. I stort sett kan sägas, att dessa är de mål, som sedan länge har gällt for arkivverksamheten: de har här endast givits en mera explicit formulering.
Vad ambitionsnivåerna beträffar gäller att dessa på kort sikt, ifråga om första och tredje målen, dvs. kunskapsförsörjningen och rationalise- ringen, enligt min mening inte behöver höjas i särskilt betydande ut— sträckning. Beträffande vissa delmål kan dock resurser behöva tillfö— ras, och allmänt gäller att bristeri förverkligandet behöver avhjälpas.
Jag anser däremot att läget är klart annorlunda ifråga om kulturmålet. För att detta mål skall kunna uppnås så långt som det på kort sikt är rimligt, måste ambitionsnivån höjas avsevärt och inte obetydliga resur— ser tillföras. Jag anser att situationen är densamma i ett längre per— spektiv, även om bedömningen här självklart är svårare. Det förefaller inte lämpligt att i de kostnadsresonemang, som måste föras, uppehålla sig mer än vid två tidpunkter: 1990 och andra hälften av 1990—talet.
I anslutning till vad som i direktiven sägs om ansvarsavgränsningen på arkivområdet, vill jag framhålla följande.
Som bekant används i beskrivningar och analyser av arkivverksamhe— ten uttrycken "statlig sektor, kommunal sektor, enskild sektor" — det är vedertagen terminologi. Sektorsbegreppet återkommer emellertid gär— na med en helt annan innebörd, baserad på en indelning i olika sam- hällsområden eller samhällssektorer, när man talar om "arkivsektorn", "samhällets arkivsektor". Härom är naturligtvis intet att säga bara meningen är klar i det enskilda fallet. Angeläget är emellertid att beto— na att riksarkivet, som i egenskap av arkivmyndighet har att utfärda föreskrifter för och utöva tillsyn över arkivverksamheten inom den
statliga sektorn, också har en annan och i princip mera övergripande uppgift, nämligen att under regeringen vara "sektorsansvarig" för hela arkivverksamheten i riket - "sektor" här taget i den nyssnämnda bety- delsen av samhällssektor, samhällsområde. Jag har eftersträvat att i mina konkreta förslag, i den mån de involverar riksarkivet, där så är nödvändigt markera huruvida riksarkivet tänkes agera i sin roll av ar- kivmyndighet inom den statliga sektorn eller i sin vidare funktion.
Mot bakgrund härav framlägger jag i ansvarsfrågorna som mitt förslag följande. Överinseendet över arkivverksamheten i Sverige ankommer på riksarkivet. Varje sektor — statlig, kommunal och enskild — bör i hu— vudsak bära sina kostnader. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv bör vara att medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information bevaras.
Flertalet av de förslag till konkreta åtgärder, som lämnas i de följande kapitlen, bidrar till att underlätta förverkligandet av mer än ett av ar- kivverksamhetens mål. I den följande korta översikten i föreliggande kapitel, berörs de därför antingen i flera sammanhang eller tas upp i den kontext, där de huvudsakligen avses få betydelse.
Jag har i kapitel 4 och ovan starkt betonat arkivens roll i kulturpoliti— ken och för tillgodoseende av kulturella mål överhuvudtaget. Ambi- tionshöjning är här ofrånkomlig och likaså ett väsentligt resurstill- skott. Jag börjar därför min översikt med de förslag, som främst tar sik- te på kulturområdet.
Främst vill jag då peka på de relativt långtgående förslag, som jag pre- senterari kapitel 13 och som, om de genomförs, är ägnade attöka arkiv- materialets tillgänglighet, inte minst då det gäller material av speciellt intresse för "kulturellt" motiverad forskning såsom släkt— och hem- bygdsforskning. Arkivsektorn föreslås erhålla ett inte obetydligt re- surstillskott för att på olika vägar förbättra möjligheterna för olika ka- tegorier av avnämare att nå kännedom om och tillgång till önskat ma- terial. Mina förslag om utbyggnad av de statliga arkivmyndigheternas regionala organisation är också jämförelsevis långtgående och har — äv- en om de huvudsakligen är motiverade av problemet med tillväxten av
arkiv inom statsförvaltningen — självklar betydelse ur kulturell syn- vinkel (kapitel 9, avsnitt 4). Vidare bör betonas, att det finns behov av insatser, som främst tillgodoser önskemålen om FoU—verksamhet in— riktad mot arkivsektorn: indirekt kommer åtgärder här avnämare och de kulturella strävandena hos dem till godo. Förslag lämnas i kapitel 13.
Vad beträffar arkivens roll i samhällets kunskapsförsörjning kan sägas att flera av de förslag, som främst tar sikte på kultursidan, är av bety- delse även här. Detta gäller exempelvis utbyggnaden av den regionala organisationen, som bidrar till att öka tillgänglighet och spridning, all- deles oavsett om kulturella aspekter beaktas eller ej. Väsentliga i detta sammanhang är också väl avvägda och inte minst i praktiken funge— rande regler för leveranser av handlingar från arkivbildande myndig- heter till arkivmyndigheter. I kapitel 9, avsnitt 3, föreslås införande av ett system ägnat att bättre än nuvarande ordning tillgodose dessa ön- skemål.
Av betydelse för att kunskapsförsörjningen skall fungera effektivt är att ansvarsfrågorna inom arkivområdet är väl besvarade. Ovan har nämnts om riksarkivets övergripande roll inom samhällssektorn "ar- kiv" och om den huvudsakliga ansvarsfördelningen mellan stat, komv mun och enskild sektor. Viktigt är vidare att ett representativt urval av enskilda arkiv bevaras och hålls tillgängligt. Åtgärder för att säkra att så sker föreslås i kapitel 11. Att kommunernas arkivmaterial fortsätt— ningsvis som hittills blir tillgängligt och att det kommer till ökad an— vändning är angeläget. Det synsätt som präglar förslagen i kapitel 10 är ägnat att underlätta en dylik utveckling.
Jag vill slutligen i denna översikt om de förslag, som har direkt betydel- se för kunskapsförsörjningen, nämna dem som har att göra med gall— rings— och urvalsproblematiken. Hur paradoxalt det än kan låta är ett effektivt gallringssystem ett ofrånkomligt instrument för att göra kun— skapsförsörjningen rationell. Mina förslag i kapitel 12 utgår härifrån. Samtidigt kan det aldrig förnekas att varje gallring innebär en be— gränsning av möjligheten att ta del av arkivmaterial. Denna begräns- , ning får inte drivas så långt att väsentliga samhällsintressen äventy-
ras. Genom bevarande av urval av handlingar kan en sådan utveckling hindras. Förslag härom framförs, också dessa i kapitel 12.
Det tredje av de mål för arkivverksamheten, som jag i kapitel 4 angav, nämligen det effektiviserande eller rationaliserande, har ovan skymtat i flera sammanhang, inte minst ifråga om avvägningen av ansvaret mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter samt ifråga om gallringsverksamheten. Jag vill här även peka på vad som i kapitel 9, avsnitt 1, föreslås beträffande uppbyggnad av kompetens i registre- rings- och reprografifrågor. Likaså vill jag framhålla vad som i kapitel 10 sägs om ökat samarbete och längre driven samordning mellan stat och kommun. Jag vill betona, att enligt min mening ett förverkligande av rationaliseringsmålet är en förutsättning för framgång i arbetet på att främja arkivens och arkivmyndigheternas roll ifråga om kultur och kunskapsförsörjning.
Två av mina förslag är av vikt för samtliga mål. För att på ett vettigt sätt kunna hantera arkivfrågorna krävs att det lagkomplex, som regle- rar dem, är systematiskt uppbyggt, logiskt komponerat och effektivt i detaljerna. I dessa avseenden har åtskilligt hittills enligt min mening brustit, inte minst genom att en arkivlag saknats. Förslag beträffande arkivlag och arkivförordning lämnas (se kapitel 15). I arkivlagen med- delas målformuleringar i samklang med vad som ovan sagts: formellt gäller de endast den offentliga sektorn men förhoppningsvis får de bety— delse därutöver.
En annan omständighet av sanuna övergripande karaktär är att an— ställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare äger kompetens för sina uppgifter i ett skede som präglas av en snabb teknisk utveckling. Jag lämnar i kapitel 14 förslag angående samordnad fortbildning och vida- reutbildning inom arkivverksamheten.
' ,man-mail
9. Den statliga sektorn
9.1. De arkivbildande myndigheternas uppgifter
Mitt förslag: Ansvarsfördelningen mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter klarläggs genom mina förslag. Frågan regleras i författning. Myndigheterna skall ha hela ansvaret för att arkivvård— en sköts på ett ändamålsenligt sätt. Arkivmyndigheternas biträdes- funktion skall upphöra eller avgiftsf'mansieras. För att höja effektivi— teten skrivs en skyldighet in i arkivlagen att en beskrivning av hur arkiven skall vårdas skall upprättas av varje myndighet.
Överväganden och förslag
Utvecklingen under de senaste decennierna har inneburit utvidgade och förändrade arbetsuppgifter för myndigheterna. Detta har medfört att arkivbildningen har vuxit i omfång samtidigt som den moderna tek— niken har bidragit till komplexiteten. Det ställs alltså nya och ökade krav på arkivbildarna, när det gäller att styra arkivbildningen och byg- ga upp en god arkivvård.
"Enligt hittillsvarande rollfördelning har de arkivbildande myndighe— terna ansvaret för att deras arkiv ordnas och förtecknas samt förvaras på lämpligt sätt, att lämpligt skrivmaterial används, att adekvata gall- ringsrutiner finns etc. Arkivmyndigheterna har att utfärda föreskrifter och råd och kontrollera efterlevnaden samt att biträda vid gallring och andra arkivarbeten.
Enligt min mening måste arkivbildarnas eget grundläggande ansvar för sin arkivbildning och arkivvård stärkas och arkivfunktionen ges den omfattning som krävs för en rationell hantering. Detta kan ske bl.a. genom att arkivmyndigheternas biträdesuppgifter upphör. Jag an— ser att, om arkivmyndigheterna i fortsättningen utför tjänster åt arkiv- bildarna som går utöver tillsyn och rådgivning, dessa tjänster skall ut- föras mot ersättning.
Jag föreslår också att varje myndighet skall upprätta en beskrivning för arkivvården. Jag anser att förekomsten av en sådan beskrivning skulle stärka arkivfunktionen hos arkivbildarna. Beskrivningen skall tillgodose flera ändamål. Den skall ha en styrande effekt på myndighe— ternas arkivvård och arkivbildning och ingå som en del av myndighe- tens informationsstrategi. Vidare skall den ge allmänheten en över- blick över arkivmaterialet. Slutligen kan den även som planeringsin— strument vara till gagn för arkivmyndigheternas verksamhet. Enligt min mening bör riksarkivet kunna ange förutsättningar för hur en så— dan beskrivning skall se ut. Utseendet kommer att variera beroende på myndighetens art och behov. Förekomsten av en beskrivning bör un— derlätta samarbetet mellan arkivbildarna och arkivmyndigheterna samt arkivmyndigheternas planering och möjligheter till delegering.
Jag anser det vidare viktigt att planering för arkivlokaler sker i sam- band med ny— och ombyggnad. Byggnadsstyrelsen bör därför få i upp- gift att räkna in arkivlokaler i programmerade ytor.
9.2. Arkivmyndigheternas uppgifter
M itt förslag: Riksarkivet föreslås få utfärda föreskrifter och allmänna råd avseende flera och vidgade sakområden än tidigare. Frågan regle— ras i författningar. Arkivmyndigheterna skall ägna sig åt tillsyn och rådgivning och därigenom kontrollera efterlevnaden. Riksarkivet ges möjligheter att bygga upp kompetens för registrerings- och reprogra- fifrågor.
Överväganden och förslag
De grundläggande föreskrifterna om den statliga arkivvården ges i all- männa arkivstadgan. Arkivmyndigheterna skall enligt denna utöva tillsyn och ge råd i arkivfrågor till statliga myndigheter samt biträda vid gallring och annan arkivvård. Arkivmyndigheterna skall också kontrollera att arkiv ordnas och förtecknas och handhas ändamålsen- ligt samt att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum. De skall vidare infordra och granska arkivförteckning, inspektera arkiv samt granska förslag till ny- och ombyggnad av arkivlokaler.
Nuvarande rollfördelning innebär att arkivmyndigheterna dels utfär— dar generella föreskrifter och råd, dels via besök eller på annat sätt ser till efterlevnaden. Arkivmyndigheterna biträder också utan ersättning olika myndigheter vid ordnings— och förteckningsarbeten, gallring etc. Tendensen har dock under senare tid varit att denna typ av biträde har minskat i omfattning. Arkivmyndigheterna tar också numera ofta ut ersättning för denna typ av insatser.
Denna renodling av arkivmyndigheternas uppgifter är enligt mitt sätt att se naturlig och har stora fördelar. Jag menar vidare att arkivmyn— digheterna bör ges ett inflytande över samtliga de frågor som påverkar arkivbildningen och arkivvården. Avgränsningar bör samtidigt göras gentemot riksrevisionsverket, statskontoret och datainspektionen, ef- tersom dessa myndigheters och riksarkivets verksamhetsområden . ibland överlappar varandra.
Enligt min mening har den komplexa arkivbildningen hos myndighe- terna medfört att den hittillsvarande regleringen i arkivstadgan m.fl. författningar upplevs som alltför detaljbetonad. Det strider vidare mot praxis att regeringen utfärdar regler på denna detaljeringsnivå. Regle— ringen har nu blivit ålderdomlig och kan i vissa fall till och med mot- verka sina syften. Detta förhållande är kanske mest framträdande när det gäller regleringen av gallring i allmänna gallringsförordningen och förordningen om utgallring ur upptagning för automatisk databehand- ling samt föreskrifterna om förtecknande i allmänna arkivstadgan. Mi-
na författningsförslag innebär att rätten att utfärda föreskrifter beträf— fande förtecknande, skrivmateriel, arkivlokaler etc. överförs till riksar— kivet. En detaljerad styrning och kontroll från arkivmyndigheternas si- da av myndigheternas arkivbildning och arkivvård kan inte anses önskvärd. Samspelet mellan arkivbildarna och arkivmyndigheterna är mycket väsentligt, då det gäller att styra tillgängliga resurser till prio- riterade områden. En strävan och ett riktmärke för det fortsatta arbetet bör således vara att komma bort från den nuvarande detaljstyrningen. Möjligheterna till vidare delegering till de arkivbildande myndigheter- na bör enligt min åsikt beaktas.
En särskild fråga är hur registrerings— och reprografiområdena, där är- endena tidigare delvis handlades av statskontoret, skall behandlas. Statskontoret har funnit att verkets insatser på de nämnda områdena bör omprioriteras mot andra verksamheter. Det har dock visat sig att det föreligger ett stort behov av tjänster i fråga om registrering och rep— rografi. Många myndigheter vänder sig till riksarkivet och landsarki— ven för att få råd och hjälp. Arkivfrågorna måste för en rationell hante— ring bedömas på ett tidigt stadium i arkivbildningsprocessen, och regi— streringsfrågorna utgör här ett viktigt styrmedel. Val av skrivmedel måste ske redan före arkivbildningsprocessen. Behovet av att åstad- komma en rationell gallringsverksamhet och bra återsökningsmedel kräver allt mer uppmärksamhet. Mot bakgrund härav är det enligt min mening naturligt att riksarkivet ges ett mer uttalat ansvar inom dessa områden och möjlighet att bygga upp sin kompetens. Riksarkivets roll blir att som sektorsansvarig myndighet fylla behovet av ta fram ade— kvata hjälpmedel för att förenkla myndigheternas verksamhet. Detta bidrar också till att underlätta för myndigheterna och andra avnämare att ta del av hos myndigheterna förvarad information.
Mitt förslag: De nuvarande reglerna som innebär automatik i leveran— ser till arkivmyndigheterna bör upphöra. Detta gäller såväl det tradi— tionella pappersmaterialet som olika slag av upptagningar. Vid orga— nisationsförändringar eller andra förändringar hos de arkivbildande" organen, som påverkar arkivmyndigheterna, skall resursfrågan beak— tas. Riksarkivet bör i sin anslagsframställning ange vilka leveranser, som riksarkiv och landsarkiv planerar att ta emot under det komman— de budgetåret och behovet av leveranser på sikt. Här bör perspektivet ligga på minst fem år för att möjliggöra en planerad utbyggnad av de— pålokaler. Resurstillskotten till arkivmyndigheterna för de långsikti— ga kostnadsåtagandena beaktas då i budgetbehandlingen. Någon fast leveransgräns bör alltså inte komma i fråga i fortsättningen. Det är angeläget att materialet, när det har förlorat sin direkta aktualitet för myndighetens verksamhet och dess utnyttjande blir en angelägenhet företrädesvis för kultur— och forskningsändamål, avlämnas till arkiv— myndighet. Detta förutsätter dock att de ekonomiska villkoren klaras ut och att även lokalmässiga förhållanden beaktas.
Observeras bör att enskilda arkiv inte berörs av de föreslagna leve— ransreglerna.
Överväganden och förslag
Som jag tidigare har redovisat bygger de nuvarande leveranserna av arkivmaterial från de statliga arkivbildarna till arkivmyndigheterna (här riksarkivet och landsarkiven) på ett regelverk, enligt vilket regio- nala och lokala myndigheters arkiv avlämnas till landsarkiv när de är 100 år gamla och de centrala myndigheternas arkiv till riksarkivet ef- ter överenskommelse. Den sistnämnda leveransordningen kan dock in- te bygga på förutsättningen av överenskommelse om de ekonomiska konsekvenserna av överlämnandet utan snarare på i vilken utsträck- ning arkivbildaren har haft fortsatt behov av sitt arkiv i sin omedelba- ra närhet och om riksarkivet har haft utrymme för att ta emot leveran-
sen. I princip har således också hanteringen av de centrala myndighe- ternas arkiv utgått från förutsättningen att de slutligt skall avlämnas till och förvaras i riksarkivet. Praxis när det gäller landsarkiv har varit att dessa har tagit emot leveranser i betydligt större omfattning än vad som förutsatts i arkivstadgan.
Arkivmyndigheterna har som en följd härav på knappa trettio är mer än tredubblat sina bestånd av pappershandlingar, tagit emot magnet— band, mikrofilm osv. Det finns önskemål om ytterligare leveranser hos myndigheterna. Beräkningar tyder på att leveransbehovet fram till år 2000 är ca 200 000 hm.
De automatiskt verkande leveransreglerna har inte haft någon motsva— righet i automatiskt verkande regler för budgetering av mottagarens/ arkivmyndighetens verksamhet. Arkivmyndigheterna har kommit att ses som en kostnadsfri resurs i dessa sammanhang.
Detta har fått flera konsekvenser.
Ett växande gap mellan kraven på arkivmyndigheternas förmåga att hantera och förvara det stadigt växande inflödet av arkiv och resurser- na för att klara denna uppgift har uppkommit.
Myndigheternas ansvar och därmed deras intresse för arkivtillväxtfrå- gorna får inte den betoning som kan anses nödvändig. För myndigheten blir tillväxtproblemen av övergående natur. När de egna arkivlokaler— na är fulla eller när arkiven har uppnått leveransgränsåldern har de kunnat levereras till arkivmyndigheten. De långsiktiga kostnaderna för myndighetens arkivbildning har därmed automatiskt överförts till arkivmyndigheten.
Det växande gapet mellan kraven på insatser och resurser för att klara dessa har i några fall inneburit att landsarkiv efter framställning till regeringen har medgivits dispens från kravet att ta emot arkivhand— lingar från arkivbildare. Det har givits när landsarkivets lokalutrym- men har helt utnyttjats.
Enligt min mening måste statens planeringsförutsättningar förbättras i detta avseende. Därför är det angeläget att de nuvarande leveransreg- lerna upphör. De innebär vidare en sådan koncentration på uppgiften att förvara förvaltningens material — och därmed i motsvarande grad en diskriminering av ambitionen att också täcka vissa iörvaringsbehov för bl.a. den enskilda sektorn — att de knappast kan sägas motsvara de krav som en förstärkning av arkivmyndigheternas roll som kultur— och forskningsprofil förutsätter.
I enlighet med vad jag tidigare har anfört bör de arkivbildande myndig— heternas ansvar för sin arkivbildning förstärkas. Detta ansvar bör ock- så i princip omfatta de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av den— na arkivbildning.
Ett sådant synsätt aktualiserar frågan om överföring av resurser från de arkivbildande myndigheterna till arkivmyndigheterna i samband med överlämnande av handlingar. Resursöverföringen borde omfatta kostnaderna för både det ansvar för den praktiska hanteringen av arki- vet som arkivmyndigheten tar på sig och den långsiktiga förvaringen. Ett sådant arrangemang skulle vidare göra det uppenbart för arkivbil- daren att det är "lönsamt" att sköta sitt arkiv ordentligt och bl.a. genom riktiga och effektiva gallringsåtgärder se till att det inte blir onödigt omfattande.
Inom utredningen har därför mot denna bakgrund diskuterats tekniska former för en sådan resursöverföring. Bland annat har statskontoret anlitats för vissa studier.
Min slutsats är dock att budgeteringsfrågan och formen för eventuell överföring av resurser från förvaltningen till riksarkivet och landsarki— ven lämpligen sker inom ramen för den årliga budgetprocessen inom re— geringskansliet. Jag kommer därför inte att lägga något närmare för— slag i detta sammanhang. Riksarkivet bör i sin anslagsframställning ange vilka leveranser som planeras tas emot och vilka resursbehov man därvid anser uppkomma. Planeringsperspektivet bör ligga på minst fem år för att möjliggöra en anskaffning av lokaler, personal m.m.
Min slutsats beträffande överföring och resurser gäller samtligt materi- al, dvs. även nya medier. Jag är dock medveten om att bl.a. datalagens bestämmelser och svårigheterna att förvara detta slag av material kan medföra problem för arkivbildarna på längre sikt.
Det bör betonas, att jag givetvis ser klara fördelar i en ordning som in- nebär att det långsiktiga bevarandet av arkiv sker under sådana for- mer att de tillgodoser forskningens och kulturverksamhetens behov. Det talar för en förvaring av den statliga förvaltningens material hos de statliga arkivmyndigheterna.
En sådan ordning förutsätter dock en resurstilldelning som faktiskt gör det möjligt för riksarkivet och landsarkiven att klara denna uppgift ut- an att allvarligt begränsa deras möjligheter att fungera som depå också för material utanför den statliga sektorn. Kan en sådan resurstilldel- ning inte åstadkommas måste konsekvensen bli att de statliga arkivbil- darna i ökad utsträckning också måste stå för den långsiktiga förva— ringen och därmed svara för att arkiven får den vård och förvaring som kan krävas och i ökande utsträckning hålla dem tillgängliga för andra ändamål än den egna förvaltningens behov. Detta är möjligen accepta— belt från offentlighetssynpunkt mer vore ändå en olycklig utveckling framför allt från forsknings— och kultursynpunkt.
Sammanfattningsvis innebär denna min syn, att arkivmyndigheterna inte kan ta emot några leveranser, såvida inte resurser tillskjuts. An- svaret att ta hand om den årligt ökande arkivmassan kommer då helt att åvila de arkivbildande myndigheterna till förfång för användarna.
9.4. Arkivmyndigheternas organisation
Mitt förslag: En utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken föreslås. En centraliserad lösning förkastas därmed. Sam— verkan med olika regionala och lokala organisationer och myndighe— ter är viktig. Regionala förutsättningar är väsentliga för valet av nya etableringsorter. Det är då lämpligt att landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Värmlands resp. Västerbottens län. Stock— holms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län. Mal- mö stadsarkiv behåller sin nuvarande ställning som landsarkiv och erhåller ett statsbidrag. En översyn av riksarkivets organisation ut- förs av riksarkivet under beaktande av de mål som fastställs av rege— ring och riksdag. En översyn av landsarkivens organisation bör äga
rum i samband med att nya landsarkiv inrättas eller om andra för- hållanden ger anledning därtill.
Överväganden och förslag
Landsarkivens regionala organisation är av gammalt datum. Antalet landsarkiv och deras geografiska och befolkningsmässiga omfattning har inte fastställts på grundval av överväganden om vad som kan vara rationellt för arkivbildarna, från kostnadssynpunkt eller från kultur- och forskningssynpunkt. Lokaliseringen och valet av lokaler har inte heller alltid skett på sådana grunder. Den nuvarande landsarkivorga— nisationen är således i flera avseenden inte ändamålsenlig.
En intern organisationsöversyn av riksarkivet har påbörjats. Översyn- en kommer att anpassas till den målsättning och den princip som rege— ring och riksdag faställer på basis av mitt förslag. Det finns således ing— en anledning för mig att syssla med riksarkivets interna organisation. Landsarkivens interna organisation bör ses över. Detta kan lämpligen ske i samband med att nya landsarkiv inrättas eller när andra förhåll— anden så föranleder.
Som jag ovan redovisati kap. 9.3 måste de nuvarande leveransreglerna upphöra. Jag anser det dock rimligt att materialet när det har förlorat sin direkta aktualitet för myndighetens verksamhet avlämnas till ar-
kivmyndigheten.
Jag har dock klart markerat ovan att en sådan ordning förutsätter att mottagarna dvs. arkivmyndigheterna tillförs lokal— och personalresur-
ser.
Jag inskränker mig nedan till att redovisa de principer som bör ligga till grund för hur den regionala organisationen kan ske.
Som jag ser det kan förstärkningen i huvudsak ske på tre sätt 1) En utbyggnad av de nuvarande landsarkiven. 2) En utbyggnad av landsarkivorganisationen genom inrättande av fle- ra landsarkiv. 3) En central depålösning (kan omfatta även riksarkivet).
Jag har som utgångspunkt för mina överväganden ansett, att närhets- faktorn är av en avgörande betydelse. Min grundinställning är, att en förstärkning bör ske genom en regional utbyggnad av landsarkivorga— nisationen baserad på länsnivån. Jag kommer nedan närmare att läm— na konkreta förslag till hur en utbyggnad bör ske och utveckla skälen härför.
Av flera skäl kan en i grunden ändrad organisation inte komma i fråga under den närmaste tiden. En utbyggnad bör äga rum stegvis och moti— veras av de behov och möjligheter till samverkan mellan olika intres— senter som kan finnas på olika orter. Inte heller får utbyggnaden ske på likformigt sätt utan den bör anpassas efter regionala förutsättningar. Min bedömning präglas då naturligt nog av olika uppenbara behov och av möjligheter till avlastning till gagn för befintliga landsarkiv. Såda- na faktorer är om universitet eller högskola finns på orten och om liv- aktig kulturverksamhet (släktforskning, hembygdsforskning) förekom— mer i regionen. En annan viktig faktor är om andra arkivinstitutioner redan finns på orten, t.ex. folkrörelsearkiv — och näringslivsarkivinsti- tutioner eller kommunala arkivinstitutioner, med vilka samverkan på
ett eller annat sätt kan ske. Ytterligare en faktor vid val av område (län) är om en regional vilja att bidra ekonomiskt har kommit till ut- tryck. Detta är fallet i Värmlands och Västerbottens län. Modellen stämmer också bra med synen på stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Även det behov som kan finnas regionalt för myndigheter att få avläm— na arkivmaterial bör beaktas i detta sammanhang. Slutligen spelar av- ståndsfaktorn enligt min mening en viktig roll, då det ur både kultur- och forskningspolitisk och demokratisk synvinkel måste anses väsent- ligt att underlätta eller t.o.m. möjliggöra tillgången till arkivmaterial (jfr målsättningarna i den kulturpolitiska propositionen).
Även om en lösning med flera enheter på sikt kan komma att kosta mer än olika centrala lösningar ("riksdepå") menar jag mot bakgrund av vad som nyss anförts att övervägande skäl talar för en regionalisering . Jag vill för närvarande förorda en struktur som närmast baserar sig på länen. I vissa fall talar skäl för en regional lösning som omfattar två el— ler flera län; det är viktigt att de nya institutionerna blir tillräckligt stora. En direkt anknytning till länsstyrelsen har övervägts men för- kastats. Landsarkiven är tillsynsmyndigheter för länsstyrelserna i er- kivfrågor. Självständigheten har vidare ett inte obetydligt värde i sam— band med accession av enskilda arkiv. Även landsarkivens roll som basinstitutioner för forskning och kultur talar för att landsarkiven ock- så i fortsättningen bör utgöra självständiga myndigheter.
Jag har även övervägt andra möjligheter som att flytta ansvaret för ar- kivverksamheten inom ett län från ett landsarkivdistrikt till ett annat. En tanke som därvid har aktualiserats har varit att låta ansvaret för arkivverksamheten i Hallands län övergå från landsarkivet i Lund till landsarkivet i Göteborg. Jag har dock funnit att en sådan åtgärd i dags- läget knappast skulle medföra några fördelar.
Om ett fortsatt mottagande av leveranser från olika statliga arkivbil- dare skall vara möjlig måste en utbyggnad av depåerna komma till stånd. Ett inrättande av flera enheter skulle avlasta de nuvarande landsarkiven och underlätta tillsynsverksamheten.
Mot bakgrund av det anförda bör i ett första skede följande åtgärder öv- ervägas.
1. Ett nytt landsarkiv inrättas i Karlstad omfattande Värmlands län (280 000 invånare)
2. Ett nytt landsarkiv inrättas i Umeå omfattande Västerbottens län (245 000 invånare)
3. Stockholms stadsarkiv omvand- las till landsarkiv omfattande Stockholms län (1 580 000 invåna—
re)
4. Stadsarkivet i Malmö bör be- hålla sin nuvarande ställning och erhålla ett statsbidrag
Motiv
Högskola på orten. Samverkan möjlig lokal- och personalmässigt med Folkrörelsernas arkiv för Värmland. Föreningen Värm- landsarkiv för landsting, tre kom- muner, näringslivet och andra en— skilda (landstinget som huvud— man), Emigrantregistret i Karl- stad, Värmlands hembygdsför- bund m.fl. Avlastar landsarkivet i Göteborg.
Universitet med forskningsarkiv på orten. Folkrörelsearkiv. Cen- tralarkiv för Umeå kommun och landstingeti Västerbotten. Avlas— tar landsarkivet i Härnösand.
Universitet på orten. SSA redan landsarkiv för statliga myndighe- ter i Stockholms kommun. Avlas- tar landsarkivet i Uppsala.
Rimligt att bidrag utgår med hän- syn till att MSA har landsarkivs ställning och förvarar ett omfat- tande statligt material och utövar tillsyn.
En förändring i övrigt skulle med- föra kostnader och inte innebära några vinster ur forsknings— och kulturpolitisksynvinkel.
Jag har också övervägt att föreslå dels inrättande av ett nytt landsar- kiv i Örebro omfattande Örebro län, dels inrättande av ett landsarkiv i södra Sverige, närmare bestämt i någon av de småländska residens- städerna (Jönköping, Växjö och Kalmar), vilka alla är försedda med högskola. Jag har emellertid valt att för närvarande inte komma med något förslag härom i frånvaro av regionala initiativ på området. Om mina förslag accepteras, bör en organisationskommitté få i uppdrag att klarlägga de närmare förutsättningarna och bedriva förhandlingar med olika intressenter.
Finansieringen av mina förslag redovisas i avsnitt 16.
Jag har slutligen i den beskrivande delen av betänkandet haft anled- ning att uppmärksamma den enligt min uppfattning anmärkningsvär— da andel av arkivmyndigheternas verksamhet som finansieras över AMS-budgeten. Det gäller i synnerhet beträffande landsarkiven, som har ca 90 % av de lönebidragsanställda.
Jag lägger inte fram något förslag om ändring av dessa förhållanden. Jag vill dock peka på att arkivmyndigheternas omfattande beroende av lönebidragspersonal måste ses som ett problem. Det gäller dels med av— seende på de svårigheter som kan uppkomma vid en omläggning av sys— selsättningspolitiken, dels med tanke på möjligheterna till en långsik- tig personalpolitik och kunskapsuppbyggnad hos personalen.
En myndighet måste ha förutsättning att planera och styra sin verk— samhet över längre tid än ett år. Rent allmänt måste också rationalitet- en i den rådande finansieringskonstruktionen ifrågasättas..Det finns därför enligt min mening skäl bl.a. för statsmakterna liksom för AMS och riksarkivet att överväga formerna för lönebidragsanställningar vid arkivmyndigheterna.
10. Den kommunala sektorn
Mitt förslag: Bestämmelserna om arkivvård i kommunallagen ersätts av bestämmelserna i den nya arkivlagen. I övrigt kommer nuvarande ordning att bestå. Kommunerna beslutar om sin arkivvård och förvar— ar sina arkiv. Riksarkivet utfärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt. Samverkan sker som nu i kommunarkivgruppen. Bland annat ett genomförande av förslag i betänkandet Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) nödvändiggör på det regionala och lokala planet i ökad utsträckning samarbete eller samordning mellan stat och kommun.
Överväganden och förslag
Enligt direktiven skall jag överväga om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till förbättrad effektivitet t.ex. genom att gallring göres effektivare. Samordningen bör ske utan ökad statlig styrning. Ej heller bör staten finansiera kommunala arkiv.
Riksarkivets betänkande (Ds U 1984:6) Kommunala arkiv har över- lämnats till utredaren för att beaktas i utredningsarbetet.
Enligt min mening bör - liksom på offentlighetslagstiftningens område — samma regler på lagnivå gälla för de kommunala som för de statliga arkiven. Detta kommer till uttryck i mitt förslag till arkivlag, som om- fattar arkiv hos i princip samtliga statliga och kommunala organ. Detta mitt lagförslag innebär inte någon inskränkning av den kommunala självstyrelsen på arkivområdet.
Jag menar att det nuvarande sättet att arbeta — nämligen att riksarki- vet utfärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt och att kommun- arkivgruppen bereder ärendena — fungerar bra och utgör en god garanti för samordningsarbetet. På det regionala och lokala planet finns ett fruktbart samarbete mellan landsting, kommuner och landsarkiv. Det är viktigt att detta samarbete fortsätter.
Vad beträffar förvaring av kommunernas arkivhandlingar har social- datautredningen förordat, att staten skall ta på sig ansvaret och kost— naderna för förvaring av de delar av materialet som skall bevaras av hänsyn till framtida forskning. Jag anser -— som jag anförde i mitt re- missvar över utredningens betänkande - att övervägande skäl talar mot en splittring av de kommunala arkiven på detta sätt och att social- datamaterialet bör ligga kvar hos kommunerna.
Detta för över på frågor om förvaring av de kommunala arkiven gene— rellt. Min grundsyn är att någon lagregel om avlämning av arkiv till landsarkiv inte bör införas vare sig för hela arkiv eller delar därav. Jag anser att nuvarande praxis med möjlighet till ett frivilligt avlämnande — även om den uttnyttjats sparsamt - fungerat bra och är tillräcklig. Att införa en tvångsregel skulle endast motverka sitt syfte, då det finns ett motstånd att lämna ifrån sig material, i synnerhet till en institution i en annan region. Rätten för landsarkiven att ta emot kommunalt mate- rial bör dock enligt min mening behållas. Om denna rätt skall bli något annat än en fiktion, måste emellertid landsarkiven erhålla ett lokaltill— skott, eftersom deras möjligheter att i dag ta emot kommunala hand— lingar är begränsade. Denna fråga påverkas av hur samverkan mellan landsarkiv samt kommunala och enskilda arkivinstitutioner löses.
Jag vill slutligen ta upp frågan om kommunerna och forskningen. Kom— munerna har länge via sina förbund intagit en hållning som närmast synes innebära, att forskning är en statlig angelägenhet och att staten inte kan göra anspråk på kommunal medverkan i forskningsprocessen utan särskild ersättning. Detta har främst gällt den akademiskt orien- terade forskningen eller forskning av s.k. riksintresse. Synsättet har emellertid luckrats upp under senare år. Det går inte heller enligt min
åsikt att hävda, att visst material kan användas för enbart lokal forsk- ning eller är enbart av riksintresse. Den under de senare decennierna kraftigt expanderande lokalhistoriska forskningen använder såväl lo— kalt som centralt förvarat material. Det väsentliga är att det ur olika aspekter mycket viktiga kommunala arkivmaterialet bevaras och hålls tillgängligt för olika avnämare. Jag menar att den hittillsvarande ut- vecklingen som inneburit att kommunerna i stor utsträckning förvarar sitt eget material är riktig.
Vad gäller olika upptagningar som magnetband för ADB och film har dock andra lösningar övervägts. Många kommuner kan själva inte till- handahålla den kvalificerade vård som krävs för förvaring av sådana medier. Enligt min mening bör kommunerna antingen kunna avlämna sådant material till landsarkiv eller hyra utrymme hos någon annan institution. Tillgängliggörandet av information sker i ena fallet genom landsarkivet, i andra fallet genom kommunen själv. Fördelarna med stordrift är i detta fall uppenbara. Den bästa lösningen synes vara nå- gon form av regional samverkan. Förvaring av personregister enligt da- talagen har hittills skett hos de statliga arkivmyndigheterna. Fördelar- na med sammanhållna arkiv talar för att även sådant material behand- las med frivilligheten som grund.
Datalagen innehåller vissa undantagsbestämmelser om personregister som har avlämnats till en arkivmyndighet för förvaring. Sådana regis- ter skiljer sig från andra personregister genom att de inte används för sitt ursprungliga ändamål utan för mer begränsade syften. Dessa har föranlett att register som avlämnats till arkivmyndighet har undantav gits från tillståndsplikt (2 a 5), förteckningsskyldighet (7 a 5), rättelse- skyldighet (8 &) och registerutdragsskyldighet enligt 10 & datalagen.
I prop. 1986/87:116 om ändring i datalagen har föredraganden uttalat, att begreppet arkivmyndighet inte är preciserat vare sigi datalagen el- ler dess förarbeten Gfr prop. 1981/82:189 s. 35 ff) men att det får anses klart, att begreppet åtminstone innefattar riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven samt stadsarkiven i Stockholm och Malmö. I och med att kommunal arkivmyndighet enligt mitt förslag skall finnas även i kom- mun och landstingskommun, torde förslaget innebära att datalagens
samtliga undantagsbestämmelser i nämnda hänseenden kommer att omfatta även de kommunala arkivmyndigheterna.
Mitt förslag: Värdefulla enskilda arkiv skall bevaras och hållas till- gängliga. Samverkan mellan stat, kommun och enskilda organisatio- ner stärks för att tillgodose dessa önskemål. En fortsatt utbyggnad av bidragssystemet till nya folkrörelsedepåer sker. Riksarkivet bereds möjlighet att ge bidrag till olika organisationer, så att den infoma- tion, som är av betydelse för forsknings- och kulturverksamheten, be- varas och tillgängliggörs.
Överväganden och förslag
Föreskrifter rörande arkivvården inom enskilda sektorn är främst av kortfristig natur och rör oftast rent ekonomiska förhållanden. Enskilda arkivbildare kan därefter fritt förfoga över sina arkiv så vitt de inte bryter mot lagen om utförsel av kulturföremål. Regler rörande tillgäng- lighet saknas. Inom stora delar av den enskilda sektorn, t.ex. organisa- tionsvärlden och näringslivet, finns dock en ambition att följa den of- fentliga sektorns arkivbildning.
Enligt direktiven hör det till arkivmyndigheternas uppgifter att så långt som möjligt ta hand om den samhällsinformation som ingår i oli- ka slag av enskilda arkiv och medverka till att sådan information beva- ras. Det betonas att möjligheterna att bevara dessa arkiv är av stor be— tydelse. Det är viktigt att precisera vilket ansvar som härvid åvilar riksarkivet och landsarkiven. En avvägning mellan allmänintresset att bevara och kostnaderna bör ske.
Riksarkivets betänkande (Ds U 1984zl2) Att bevara företagsarkiv har överlämnats till utredaren för att beaktas i utredningsarbetet.
Inom den enskilda sektorn finns person— och släktarkiv, gårds- och by- arkiv, arkiv efter föreningar och organisationer samt företagsarkiv. Struktur och innehåll hos samt omfattning av dessa arkiv växlar. Arki- vens utseende har ändrats beroende på teknikens utveckling. Detta för— hållande innebär att olika åtgärder - anpassade efter varje slag av ar— kiv - måste begagnas.
Även de organisatoriska förhållandena inom den enskilda sektorn skif- tar. Bäst uppbyggd är arkivorganisationen inom folkrörelsesektorn, medan endast ett fåtal institutioner förvarar företagsarkiv.
Som fastslagits i direktiven är det av central betydelse att arkiv från den enskilda sektorn bevaras och tillgängliggörs. Under senare tid har det skett en glädjande utvecklingi och med att olika regionala initiativ har tagits på olika nivåer. Enligt min grundinställning måste man an- knyta till dessa frivilliga initiativ. Statens uppgift blir närmast att sti— mulera och i olika former understödja dessa. Jag menar vidare att man måste begagna sig av flera olika metoder för att nå målet att ett repre— sentativt källmaterial bevaras från den enskilda sektorn.
Jag övergår därefter till att behandla de olika kategorierna av enskilda arkiv. Jag börjar med att behandla person— och släktarkiv. Volymmäs- sigt utgör dessa i regel inte några större enheter. Detta förhållande minskar inte deras värde utan de utgör och kommer att utgöra väsentli- ga källor för olika typer av forskning. Ofta belyser de förhållanden, som inte framkommer i annat material. De kräver ofta aVSevärda arbetsin— satser i förhållande till sin storlek. Insamlingsarbetet har hittills skötts på flera håll. arkivinstitutioner inom stat och kommun, bibliotek, mu- seer, enskilda organ m.fl. Jag anser att detta förhållande kommer att bestå; dock att tyngdpunkten kommer att förskjutas så att arkivinstitu— tioner inom stat och kommun och vissa enskilda arkivinstitutioner får ökad betydelse. Denna förändring kommer sannolikt att ske av sig själv och risker för dubbelarbete och konkurrens kommer att minska. Det vä-
sentliga är att dessa arkiv finns och är tillgängliga för användarna. Här har riksarkivet en stor roll som samordnande organ när det gäller att se till att inventeringsarbetet och registreringsarbetet genom nationalre- gistret bedrivs på ett rationellt sätt. Jag är medveten om att här finns stora behov av registrerings— och förteckningsarbeten.
Liksom är fallet med person— och släktarkiv utgör gårds— och byarkiv oftast inte något volymmässigt problem. Insamlingsmässigt ligger i dag huvudansvaret hos arkivinstitutioner, museer och lokala organ som t.ex. bembygdsföreningar. Här utgör det stora intresset för den egna hembygden en viktig tillgång.
Vad beträffar arkiv efter föreningar och organisationer är läget annor— lunda. Dessa arkiv är ofta av stor omfattning och har problem beroende på den tekniska utvecklingen. De liknar häri företagsarkiven som har framgått av beskrivningen i tidigare kapitel. Under senare tid har flera rörelser med mindre permanens uppstått och försvunnit. Ett exempel på en sådan är Vietnamrörelsen. Folkrörelsearkivsektorn har emeller- tid en bättre utbyggd organisation än företagssektorn för att ta hand om, vårda och tillgängliggöra handlingarna både centralt, regionalt och lokalt.
Staten bidrar till denna utveckling. Jag anser det väsentligt att det statliga stödet ökas med tanke på den betydelse som föreningar och or- ganisationer har haft för att forma det moderna samhället. Statens stöd kanaliseras vad gäller den regionala och lokala arkivverksamheten genom riksarkivets nämnd för enskilda arkiv dels till inventering, ut- rustning och inredning, dels till lönebidrag. Folkrörelsearkiv i 12 län har f.n. lönebidrag (för budgetåret 1986/87 var det 10). Stödet till folk- rörelsearkiven har under de senaste åren byggts ut. Därmed har det uppstått en ökad balans mellan utbyggnaden av folkrörelsearkivorga- nisationen och samhällets stöd till denna.
Stödet till enskilda arkiv bör beaktas vid budgetbehandlingen. De utför nämligen ett viktigt arbete både vad gäller arkivverksamheten inom sina respektive sektorer och vad gäller förvaring av olika arkiv.
Jag vill också betona de stora insatser som landsting och kommuner .ort för folkrörelsearkiven. Jag förutsätter att denna verksamhet fort- sätter och utvidgas. De ökade statliga insatserna borde kunna bidra härtill.
Avslutningsvis vill jag betona nödvändigheten av samverkan mellan de olika intressenterna för att bästa resultat i förhållande till insatta re- surser skall uppnås.
Jag övergår nu till att behandla företagsarkiven, som av alla arkiv är de mest voluminösa och komplexa. Det är självklart att företagen liksom andra arkivbildare har ansvaret för sina arkiv.
Under senare tid har näringslivet finansierat olika kulturaktiviteter. Det är mot den bakgrunden rimligt att näringslivet och dess organisa— tioner likaväl som enskilda företag har det primära ansvaret för att fö— retagsarkiv bevaras. Exempel på initiativ finns redan.
Även om näringslivet bör spela huvudrollen, bör ändock staten kunna stimulera en utveckling även inom detta område. Företagsarkivens värde från forsknings— och kultursynpunkt kan inte bestridas. När det gäller de s.k. herrelösa arkiven, dvs. där företaget har upphört med sin verksamhet, blir problemet att bevara arkivet direkt akut. Det är också här behoven av insatser är störst, eftersom på flertalet håll möjligheter saknas att ta hand om dylika arkiv. Trots flera enskilda initiativ sak- nas tillräckliga resurser för inventeringar eller rådgivning/ handböcker i olika ämnen. Detta har övertygande visats i riksarkivets betänkande Att bevara företagsarkiv och vitsordats i mina kontakter med närings- livets egna företrädare.
Målet måste vara att försörja kultur— och forskningsverksamheten med adekvat källmaterial. Härav följer inte att alla företagsarkiv måste bee varas. Enligt min grundsyn bör problemen lösas främst genom samver- kan och statlig stimulans. Flexibilitetär nödvändig.
Vid min genomgång av situationen inom den enskilda sektorn har jag påtalat behovet av stimulansinsatser från samhällets sida för att åstad-
komma en förstärkning av bevarandeinsatserna inom denna sektor. Mot bakgrund av ambitionen att starkare markera arkivens forsk— nings— och kulturpolitiska roll är det angeläget att vissa resursför- stärkningar för detta ändamål kan åstadkommas. '
Jag återkommer till frågan om behovet av total förstärkning av insat— serna på områdeti kap. 16.
12. Gallrings— och urvalsfrågor
Mitt förslag: Någon nämnvärd utvidgning av gallringens omfattning kan inte äga rum. Gallringsarbetet måste emellertid hela tiden drivas vidare för att nettotillväxten skall hållas så låg som möjligt. Om och när de principer för urval som har föreslagits i Arkiv för individ och miljö (SOU 1987:38) accepteras innebär detta att delar av vissa stora serier kan gallras. En samverkan i bevarande mellan de olika sekto- rerna stat, kommun och enskilda, är nödvändig. Nya metoder bör be- gagnas i större utsträckning i syfte att minska kostnaderna.
Inom den statliga sektorn upphävs allmänna gallringsförordningen och allmänna gallringsförordningen för ADB och riksarkivet får i uppdrag att utfärda föreskrifter och råd som ersätter dessa. Myndigv heterna åläggs att lägga fram förslag till gallring, som går utöver de allmänna föreskrifterna.
Överväganden och förslag
Förhållandena på arkivområdet äger främst två kännetecken: den arki- valiska informationens växande betydelse och det stora behovet att "gallra information. Vid sidan härav har de ökade möjligheterna att sammanföra och bearbeta för individer känslig information tilldragit sig uppmärksamhet.
Tillgång till information hör till de viktigaste faktorerna i det moderna samhället. Kontorstekniken med de nya medierna har ökat arkivmate- rialets betydelse, då ett ofantligt, på många sätt grundläggande kun—
skaps— och erfarenhetsunderlag, finns nedlagt i arkiven och endast i dem.
Att på något sätt mäta eller kvantifiera arkivens värde är inte möjligt. Detta förhållande försvårar avvägningen mellan bevarande och förstö— ring av information, eftersom enbart en vinst av gallring kan mätas och beräknas i siffror men inte vinsterna av ett bevarande.
Arkiven representerar stora ekonomiska värden, då produktion av in- formation är synnerligen dyrbar. En folk— och bostadsräkning kan t.ex. dra en kostnad i storleksordningen 100 miljoner kr. Kostnaderna att bevara insamlade uppgifter är förhållandevis små.
Det kan inte anses rimligt eller ekonomiskt att förstöra arkivmaterial sedan enbart en del av dess informationspotential utnyttjats. Materia- let är dessutom oersättligt.
Gallring är en begränsning av möjligheterna att ta del av arkivmateri- al. Finns inte materialet kvar kan man inte heller ta del av det. Om gallringen drivs för långt kan flera syften äventyras som insyns— och kontrollverksamhet, kultur— och forskningsverksamhet. Det är enligt min mening nödvändigt att en lämplig avvägning mellan olika intres- sen sker.
Jag vill här ta upp förslagen om olika urval som föreslås i betänkandet Arkiv för individ och miljö.
Jag understryker inledningsvis att de föreslagna urvalsprinciperna in- te kan generaliseras därhän att de kan tillämpas på alla typer av mate- rial. Individ— och miljörelationer av den art, som i betänkandet står i centrum, är inte lika framträdande inom andra omfattande forsknings— fält. Vissa framträdande samhällsfenomen löper risk att inte blir doku- menterade av det skälet att de inte är representerade i urvalen.
Noteras bör vidare att den folkligt förankrade forskningens materialbe— hov inte direkt berörs av de urvalsprinciper, som föreslås i betänkan- det.
I mitt fortsatta resonemang utgår jag från att problemet gäller ställ— ningstaganden rörande aktserier med företrädesvis individ— eller miljö— relaterade data. '
Det är enligt vad jag har förstått inte möjligt att bevara sådana omfat- tande serier av handlingar i sin helhet. Detta har redan visats i tidigare utredningar, somjag har tagit del av. Mot denna bakgrund menar jag, att något slag av urval är nödvändigt. Efter tvekan har jag stannat för att själva kombinationen av de båda principerna om individurval och intensivdataområden (IDO) är den mest lämpliga eller snarare minst dåliga. Jag vill dock nedan föreslå vissa modifieringar av förslagen i be- tänkandet Arkiv för individ och miljö. Först behandlar jag själva urva- let till intensivdataområden och därefter frågan om individurvalets ut- formning.
Utredaren har föreslagit fyra län som skall väljas till intensivdataom— råden, nämligen
— Östergötlands län
— Gotlands län
— Hallands län
— Västernorrlands län.
Två kriterier har fått en särskild tyngd vid urvalet av län. Det första är det historiska kriteriet, som skall möjliggöra studier i ett långt tidsper— spektiv bakåt med långa obrutna källserier. Det andra är spridnings— kriteriet. Urvalet skall spegla olika naturliga och socioekonomiska för— hållanden inom landet.
Jag delar utredarens åsikt att länet är en godtagbar enhet som i regel bör föredras. Utredaren anför vidare själv att hans förslag är en kom- promiss mellan den teoretiskt tänkbara miniminivån på ett län och en mer tillfredsställande nivå på fem å sex län. Denna låga bevarandenivå har inte medgivit att något storstadslän har kunnat tas med. Jag vill lägga större vikt vid att söka nå en bättre representativitet och menar således att urvalet måste utökas. Ett storstadsområde måste därför tas
med. Likaså är det nödvändigt, att ett mellansvenskt län som speglar både bergslag och industri finns med. Jag anser sålunda att urvalet måste ökas och ändras. Mitt förslag är följande.
— Östergötlands län - Jönköpings kommun
— Gotlands län
— Malmö kommun med omnejd — Västmanlands län
— Västernorrlands län.
Jönköpings kommun tillkommer, eftersom tidigare urval här har 'orts inom rättsväsendets område (jfr ovan om det historiska kriteriet). Mal- mö kommun med omnejd har lagts till för att tillgodose behovet av ett storstadsområde. Hallands län är liksom Östergötlands län ett jord- brukslän och kan därför utgå. Västmanlands län har lagts till som ett mellansvenskt industri— och bergslagsområde. Urvalets storlek ökar därmed från 11 % till 16 %. Jag anser detta urval vara ett minimum.
När det gäller individbaserade urvalsserier har utredaren föreslagit att ett datum per månad, dvs. 3,29 %, är tillräckligt. Han har vidare anfört att det från integritetssynpunkt skulle vara att föredra ett system med slumpmässigt valda födelsedata. Jag ansluter mig till utredarens för- slag om ett treprocentigt urval. Jag har emellertid erfarit att man på vissa håll anser urvalet otillräckligt för tillfredsställande behandling av speciella frågeställningar av stort intresse. Jag anser därför att det för behandling av dessa frågeställningar, exempelvis när det gäller epi- demiologiskt orienterad forskning, kan komma att krävas ett tiopro- centigt urval i fråga om vissa av de aktuella aktserierna.
Jag kan inte ansluta mig till förslaget om att införa slumpmässigt val- da födelsedata. Enligt min mening har utredaren underskattat de prak— tiska svårigheterna med ett sådant system och överskattat fördelarna från integritetssynpunkt. Jag har övervägt att föreslå en annan modell om tolv fastställda dagar under årets månader (t.ex. 12/1, 16/2, 5/3 osv.) för att minska de obehag som ett rakt införande av 15:e födda kan tänk- as medföra. Emellertid bryter man då ett nu använt system om bevar-
ande av viss information rörande femtondefödda, som tillämpas bl.a hos statistiska centralbyrån. Detta sammantaget gör att jag anser, att indi- vidurvalet bör baseras på 15:e födda varje månad. Vid en utökning av individurvalet till ett tioprocentigt urval dvs. tre dagar i månaden, bör de tidigare använda urvalsdagarna begagnas (5:e, 15:e och 25:e födda).
Det måste framhållas att de av utredningen anförda serierna endast kan ses som exempel. Material från andra områden i samhället som rättsväsende och kriminalvård bör inkluderas. Att utredaren inte .ort någon mer heltäckande studie gör att någon kostnadsbild inte kan er- nås.
Jag ansluter mig till utredarens förslag om stärkt sekretesskydd och frivillig anslutning (dvs. att frågan inte lagregleras).
Det bör överlåtas till riksarkivet att på det statliga området utfärda fö— reskrifter och efter samråd med resp. kommunförbund på det kommu- nala området utfärda råd om gallring i de fall regering och riksdag inte fastställt annat i lag och förordning. De principer som beslutas angåen- de socialtjänstens material kan därvid tjäna som ledning. Enligt min mening bör även datainspektionen, som har att utfärda bestämmelser om bevarande eller gallring beträffande personregister som förs med hjälp av automatisk databehandling, beakta dessa urvalsprinciper. Da— tainspektionen skall ju också samråda med riksarkivet när det gäller gallring eller bevarande av personregister inom den offentliga sektorn.
Beträffande det mest akuta fallet, dvs. socialtjänstens material, bör fastställas
.— ett regionalt urval om Östergötlands, Gotlands, Västmanlands och Västernorrlands län samt Malmö kommun med omnejd och Jönköpings
kommun,
— ett individbaserat urval om 15:e födda.
Jag vill gärna tillägga, att, även om arkiv från den enskilda sektorn in— te berörs, riksarkivet bör medverka till att enskilda arkiv från intensiv-
dataområden bevaras i lämplig utsträckning. Detta skall inte behöva medföra någon ökad gallring i andra regioner.
Bl.a. med avseende på kostnaderna för bevarande enligt IDO och indi- vidurval vill jag slutligen föra ett kort principiellt resonemang. Enligt min uppfattning som jag tidigare redovisat gäller frågan nu först och främst att finna en lämplig metod för gallring av specifika arkivserier. Det gäller under alla omständigheter i praktiken när frågan relateras till bevarande — gallring av socialtjänstens akter och sjukvårdens pati— entjournaler. Det är alltså inte fråga om generell urvals—gallringsme- tod, utan om en metod som kan användas på arkivserier av viss karak- tär. Metoden skall svara mot en avvägning mellan de olika intressen som knyter sig till arkivmaterialen, främst forskningsintressena, inte- gritetsintressena och de ekonomiska intressena. I detta avseende skil- jer sig metoden principiellt inte från annan gallring som ju alltid anpas- sas efter handlingarnas art. Jag har tidigare under avsnittet 7.2.3 redo- visat förhållandena kring arkivgallring och där även belyst vilka skill- nader som faktiskt uppkommer mellan olika arkivserier i fråga om an- delarna bevarat resp. gallrat material. Mot denna bakgrund har jag in- te i mina kostnadsberäkningar (nedan, avsnitt 16) tagit upp någon spe- cificerad kostnad för IDO eller individurval. I den mån statliga arkivse— rier bevaras enligt den aktuella metoden får sålunda sådana kostnader anses rymmas inom de beräknade kostnaderna för den samlade statliga arkivtillväxten. I detalj blir de givetvis beroende av vilka arkivserier som bedöms lämpliga för gallring-bevarande enligt metoden.
Jag lämnar härmed frågan om urval. Beträffande bevarande av infor- mation bör detta i ökad utsträckning kunna ske på andra medier än papper. Mikrofilm och på sikt optiska skivor är långt mindre utrym- meskrävande och medför även andra fördelar, exempelvis snabbare åt- komst.
Det är enligt min åsikt helt nödvändigt, att man redan på arkivbild- ningsstadiet tar ställning till vilken information, som skall gallras eller bevaras och på vilket sätt den i så fall skall bevaras. Endast härigenom uppnår man en rationell hantering och kan tillgodose arkivens roll i fråga om kunskapsförsörjning och kultur.
Vad jag ovan anfört gäller samtliga sektorer i det svenska samhället. Eftersom olika förutsättningar gäller beträffande den praktiska hante— ringen harjag dock valt att behandla varje sektor försig nedan.
Den statliga arkivbildningen är mycket omfattande, som tidigare vi— sats. Enligt direktiven skall jag pröva om mer restriktiva principer för bevarande av information kan genomföras och i så fall vilka konsek- venser detta kan få för avnämarna.
Gallringen inom statsförvaltningen regleras genom en rad föreskrifter av olika slag. Allmänt kan sägas, att gallringen har nått en god effekti- vitet. Principiellt och praktiskt har den nya kontorstekniken inneburit en rad komplikationer. Stora ansträngningar läggs ned på att lösa des- sa svårigheter.
Jag menar att de problem, som den tekniska utvecklingen medfört, inte kan lösas vid ett tillfälle utan att riksarkivet får ta ett kontinuerligt ansvar för hur gallringsreglerna skall utvecklas.
Somjag tidigare visat, har gallringen drivits långt hos de statliga myn— digheterna. Varje ytterligare ökning kräver stora arbetsinsatser och kan — om ökningen: skall ge ett markant resultat — få icke önskvärda konsekvenser för offentlighetsprincipens tillämpning och för kultur— och forskningsverksamheten. Min slutsats är att gallringen f.n. i stort sett ligger på en acceptabel nivå och att några större utvidgningar inte kan ske. Jag har noterat att gallringen i flera fall blivit nästan hundra- procentig. Med detta villjag inte säga att man skall släppa efter på gall- ringsarbetet. Tvärtom, en kontinuerligt bedriven gallringsverksamhet är nödvändig för att uppnå ändamålsenliga arkiv till en så låg kostnad som möjligt. Det är vidare angeläget att ytterligare ansträngningar görs för att utveckla metoder för att bevara informationen på sådana nya medier, som kan medföra utrymmesbesparingar.
Beträffande den kommunala sektorn menar jag att några förändringar inte är erforderliga. Jag förutsätter att den samverkan mellan staten och kommunerna som äger rum i kommunarkivgruppen består och att
riksarkivet även i fortsättningen utfärdar råd beträffande gallring. Härigenom kan den önskvärda samordningen tillgodoses.
Gallringsproblematiken inom den enskilda sektorn är ett mångfacette— rat problem. Gallringsfrågorna är besvärligast inom företagsarkivsek- torn och därefter inom föreningsarkivsektorn beroende på omfattning och komplexitet. Enligt min mening bör staten främja åtgärder som syf— tar till att ett representativt urval av de enskilda arkiven bevaras. Jag menar att riksarkivet som sektorsansvarigt organ har en uppgift när det gäller helhetssynen på gallringen. Riksarkivet skall härvid beakta hur kultur-_ och forskningsverksamheten skall kunna försörjas med ett adekvat källmaterial.
Jag kommer i kapitel 15 att närmare behandla gallringens målsättning och gallringens reglering i olika författningar som tryckfrihetsförord— ningen, arkivlagen och arkivförordningen. Likaså behandlas där fråg- an om upphävande av vissa förordningar som allmänna gallringsför- ordningen och förordningen om utgallring ur upptagning för automa- tisk databehandling.
13. Arkivens forsknings— och kulturpolitiska uppgifter
Mitt förslag: Arkivens möjligheter att fungera i ett forsknings— och kulturpolitiskt perspektiv bör förbättras och därför föreslås att ut- vecklande av en nationell arkivdatabas, förstärkt samverkan mellan
arkiv— och forskarsamhälle och en utökad mikrofilmning. Konsekven— serna för arkivverksamheten av den tekniska utvecklingen bör beva- kas genom ökade FoU-insatser. Resurser bör avsättas för att öka till- gängligheten till arkiven.
Överväganden och förslag
Enligt det synsättjag gett uttryck för i avsnittet Arkivens roll i samhäl- let har arkiven främst två uppgifter i samhället: en kunskapsförsörjan- de och en kulturell. I det forskningspolitiska perspektivet innebär detta att arkiven skall ses som basinstitutioner för forskningen och tillhan— dahålla denna material.
I kulturellt avseende är arkiven ytterst en av bärarna av landets kul- turarv. Att bevara historien genom arkiv hör samman med själva grun- derna för vår civilisation. I den dagliga verksamheten har arkiven sam- tidigt en mera konkret kulturpolitisk uppgift, som i praktiken ligger den forskningspolitiska nära. De utgör här förutsättningen för den folk- liga forskning som inte enbart skall värderas utifrån vetenskapliga kvalitetskriterier, utan som är viktig och värdefull såsom folkbild- ningsinstrument och allmän kulturaktivitet. Jag syftar givetvis på den
släkt-, hembygds— och "amatörforskning" som numera får betecknas som en bred folkrörelse.
Min bedömning av hur arkiven fungerar i det forsknings— och kulturpo- litiska sammanhanget är att de inte utnyttjas på det sätt man kunnat vänta. Den forskning, som är potentiell användare av arkiven, omfattar i dag betydligt vidare fält än den historiska forskning som traditionellt förknippas med arkiven. Jag tänker t.ex. på sociologisk, ekonomisk, medicinsk forskning. I dag bedrivs också sannolikt mer forskning i vårt land än någonsin tidigare. Såvitt jag kunnat bedöma utifrån mitt un- derlag motsvaras dock denna utveckling endast i viss utsträckning av universitetsforskningens ökade användning av arkiven.
Härtill kan finnas många skäl, varav flera inte nödvändigtvis är av den arten att de bör kopplas ihop med en problembild. Det är dock lätt att även se mera betänkliga samband bakom relationen forskning — arkiv- utnyttjande. Ett sådant är att också forskningen drabbas av det ökade informationsflödets negativa sidor. Det blir helt enkelt allt svårare för den enskilde forskaren att orientera sig bland de olika material och käl- lor som finns att tillgå och att välja den mest relevanta källan för en specifik frågeställning. Där arkivens material samtidigt är svårtill— gängligt i jämförelse med t.ex. tryckta källor, kan detta innebära, att forskning inte baseras på det bästa underlaget. Detta kan särskilt tän— kas gälla för forskargrupper som inte bygger på väl utvecklade inom- disciplinära traditioner av arbete i arkiv.
Till detta kommer kraven på effektivitet och snabbhet i forskarproces- sen, t.ex. illustrerati tiden för forskarutbildning och avgränsningen av projektprogram. Den enskilde forskarens utrymme för arkivsökning och arkivstudier blir begränsat. Där kontakt med materialet på platsen förutsätts kan detta innebära resor, logi— och uppehållskostnader.
När det gäller den "kulturellt" motiverade forskningen är det väl känt, att problem finns i fråga om arkivmaterialens tillgänglighet. Också för dessa forskargrupper är det fysiska avståndet till arkiven ofta ett pro- blem som avspeglas i riksarkivets och landsarkivens omfattande inter— urbana utlåningsverksamhet. Samtidigt finns det omvända förhållan-
det i ett tryck mot främst landsarkiven som dessa har svårt att svara mot med en god servicenivå — hög efterfrågan på de viktigaste släkt- forskningsmaterialen med åtföljande förslitningsproblem, brist på plat— ser i forskarsalar, krav på öppethållande under andra tider än vanlig arbetstid.
Sammantaget talar denna bild enligt min uppfattning för forsknings- och kulturpolitiskt motiverade ambitionshöjningar beträffande arkiv- verksamheten. Denna ambitionshöjning bör inriktas på att öka arki- vens tillgänglighet — eller snarare tillgängligheten till arkivens inne- håll. Den grundläggande strategin här för arkivmyndigheternas del är- ändras. Från att nu i huvudsak innebära passivt tillhandahållande av material efter avnämarnas förfrågningar bör i stallet aktiv marknads— föring, utbud och informationsspridning om arkiven framhävas. Möjlig- heter bör här finnas att även med resursmässigt relativt blygsamma in— satser kunna åstadkomma viktiga förändringar. Sådana är å andra si- dan nödvändiga för att de samlade arkivkostnaderna skall vara fullt räntabla när det gäller nyttan av arkiven.
Här vill jag först framhålla att viktiga insatser under senare år redan har gjorts. Jag tänker då särskilt på SVAR—verksamheten och arbetet med att datorisera nationalregistret. Jag vill också framhålla att andra delar av mina förslag också om de genomförs på sikt bör vara viktiga för tillgänglighetsfrågorna. Det gäller t.ex. om en utbyggnad av landsar- kivorganisationen kommer till stånd. Ambitionen att öka arkivens till— gänglighet bör också ses som en policyfråga, där en ökad medvetenhet inom arkivverksamheten bör och kan få effekter på flertalet verksam- hetsområden.
I fråga om specifika insatser för tillgängligheten är det därutöver lämp— ligt att koncentrera satsningarna på ett antal strategiska områden: en nationell arkivdatabas, projektsamverkan med forskarsamhället, mik— rofilmning.
Nationell arkivdatabas bör uppfattas som samlingsbeteckningen för ett långsiktigt utvecklingsarbete inom arkivverksamheten som med fördel kan genomföras etappvis, med målet att registrera arkiv i depåer och
hos arkivbildarna i ett sammanhang. Främst tre användningsnivåer för databasen kan urskiljas:
1. att förmedla information om arkivbildare och arkivbestånd
2. att förmedla uppgifter om innehållet i arkiv (sökingångar i olika kombinationer utöver proveniensprincipen)
3. att lämna upplysningar om användningsmöjligheter.
Arkivdatabasen bör alltså ses som ett projekt för successiv utveckling där stor vikt bör läggas vid flexibiliteten. Målet, att genom lättåtkomli- ga basuppgifter om olika arkiv ge nya förutsättningar för användarna, tillgodoses alltså i allt högre grad alltftersom fler arkiv kan integrerasi basen. Som instrument för tillgängligheten bör den dock kunna börja fungera redan i ett skede, där den omfattar t.ex. arkiv som förvaras hos de statliga arkivmyndigheterna (beståndsöversikter).
I mitt yttrande 1986-06—09 inför beredningen av 1987 års forsknings- politiska proposition framhölls betydelsen av samverkan mellan arkiv— och forskningsinstitutioner. Syftet med denna samverkan skulle främst vara att anpassa det långsiktiga bevarandet och tillgängliggörandet till forskningens behov. Verksamheten skulle ledas av riksarkivet i sam- verkan med berörda forskningsorgan företrädesvis forskningsråden och forskningsrådsnämnden samt med företrädare för de kommunala och enskilda arkivsektorerna. Olika program i ett sådant samverkanspro- jekt kan omfatta _undersökning om gallringskriterier och riktlinjer-om bevarande och gallring,
— kartläggning av enskilda arkiv, — informationsförsörjning på nya medier.
Jag vill i detta sammanhang också erinra om mina överväganden rör- ande de principer för urval — med anledning av förslagen i betänkandet Arkiv för individ och miljö — som jag tidigare redovisat. Den samord— ning i fråga om bevarande av arkivmaterial som följer av en systema- tisk tillämpning av dessa urvalsprinciper — intensivdataområdesmodel- len och individbaserat urval — utgör en viktig insats för att förbättra forskningens villkor.
En massiv mikrofilmning eller kopiering på annat sätt av väsentligt källmaterial skulle spela en avgörande roll, när det gäller att föra ut materialet från de olika arkivinstitutionerna. Härvid kan erinras om de goda erfarenheter, som man har haft vid SVAR—sektionen i riksarki- vet. Hittills har man vid denna främst begränsat sig till att filma mate- rial, som man har bedömt kunna försäljas, vilket har styrt urvalet av filmningsobjekt. Denna filmning kan vidare ses som ett alternativ till undanförsel och ökar möjligheterna att bevara väsentlig information, som annars kanske skulle förstöras under krigstid. Flera olika objekt finns. Härvid behövs dock en hög teknisk kompetens hos arkivinstitu— tionerna.
Ett förslag föreligger om att förse samtliga universitet med mikrokort som tas fram huvudsakligen genom SVAR:s verksamhet. Enligt min mening skulle en sådan åtgärd bidra till att förbättra informationsför— sörjningen vid universiteten.
Vid sidan av förslagen om insatser inom arkiven som direkt berör arki- vens avnämare finns också ett FoU—behov inorn arkivsektorn som bör behandlas i sammanhanget. Min syn på arkivsektorns FoU—försörjning överensstämmer med de utgångspunkter som föredragande statsrådet angav för den forskning och kunskapsuppbyggnad som kulturområdets institutioner behöver för det egna arbetet.
Föredraganden betonade särskilt det angelägna i att den forskning och kunskapsuppbyggnad kom till stånd som behövdes för arbetet inom kulturområdets olika delar. Arkivinstitutionerna borde därvid liksom bibliotek och museer fungera som basinstitutioner och tillhandahålla material för forskning.
Propositionens förslag om FoU—resurser till riksarkivet som innebar ett anslag på 1 850 000 kr. för budgetåret 1988/89 och 2 000 000 kr. för bud- getåret 1989/90 kan ses som ett utflöde av detta synsätt.
Man måste vara medveten om att arkivverksamheten kraftigt påver— kas av den tekniska utvecklingen. Detta har medfört en rad problem som berör frågor av mycket olika dignitet alltifrån grundlagsreglerade
frågor om bl.a. offentlighetsprincipens tillämpning och om förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhandling till frågor om handlingars beständighet och kontorsautomation. Utvecklingen har emellertid inte bara inneburit problem utan även medfört en rad förde- lar eller öppnat vägar för nya lösningar. Jag tänker då närmast på möj- ligheterna att lagra stora informationsmassor på alternativa medier till lägre kostnad. Här avses såväl mikrofilm som magnetband och opti— ska skivor. Spridning och bearbetning av arkivinformation kan också underlättas härigenom. Utvecklingen på telekommunikationsområdet, med användning av nya lagringsmedier såsom olika slag av optiska skivor (både digital och analog lagring), går snabbt. Det är därför nöd- vändigt att man inom arkivområdet håller sig å jour med den tekniska utvecklingen så att nytta dras av de positiva inslagen samtidigt som problemen bemästras. Även ekonomiskt är det av vikt att bevaka ut- vecklingen, då lokalkostnaderna kraftigt kan minskas genom begag- nande av ny lagringsteknik.
Jag vill därför markera nödvändigheten av att riksarkivet som central sektorsmyndighet nära följer den tekniska utvecklingen. Riksarkivet behöver inte självt driva ett omfattande utvecklingsarbete utan har snarast att bevaka och dra nytta av vad som sker på andra håll. En långsiktig strategi måste upprättas och inkludera en vidgning av riks- arkivets kontaktytor. Resurser måste avsättas.
Ytterligare frågor somjag anser bör lyftas fram utöver den ovan nämn— da i riksarkivets FoU—arbete är . — sektorsinriktad FoU-verksamhet kan t.ex. omfatta arkivteore- tisk forskning främst med syfte att klarlägga betydelsen av den nya teknikens betydelse för den befintliga arkivteorin — utgivningsverksamheten kan täcka ett brett spektrum från ve- tenskapliga texteditioner till spridning av källmaterial genom olika kopieringsmetoder. Vidare bör andra hjälpmedel ges ut som handledningar, tematiska guider m.m. I samband härmed bör viss utställningsverksamhet anordnas.
14. Fortbildning och vidareutbildning
Mitt förslag: Regeringen bör uppdra åt universitets— och högskoleäm— betet att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbild- ningen samt lämna förslag angående samordnad fortbildning och vi— dareutbildning av arkivtjänstemän.
Överväganden och förslag
Jag har tidigare redovisat min syn på arkivens och arkivinstitutioner- nas roll i samhället och därvid betonat deras stora betydelse från kun— skapsförsörjnings— och kultursynpunkt men även från rationaliserings- synpunkt. Vid sidan av insatser för olika avnämare inom kultur—, forsknings- och arkivbildningsområden vill jag än en gång betona vik- ten av metodforskning som anknyter till teoriutvecklingen inom arkiv- verksamheten bland annat med hänsyn till teknikutvecklingen och ar- kivens roll i samhället. För att kunna genomföra sina olika uppgifter är det nödvändigt, att anställda hos arkivinstitutioner och arkivbildare får vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper.
Jag vill här erinra om vad jag tidigare har anfört om behovet om resur- ser för kultur— och forskningsändamål inom arkivområdet. I 1987 års forskningsproposition har också beviljats medel för forsknings— och ut- vecklingsinsatser inom arkivområdet.
Jag föreslår att universitets— och högskoleämbetet får i uppdrag att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbildningen samt
190 lämna förslag om en fortbildning och vidareutbildning på arkivområd- et. I detta arbete bör enligt min mening bl.a följande uppgifter beaktas:
- att redogöra för nuvarande utbildning, fortbildning och vidareutbild- ning av arkivtjänstemän,
- att analysera brister i dessa utbildningar och fastställa behovet av ,
fortbildning och vidareutbildning för arkivtjänstemän,
— att avgränsa inriktningen av ifrågavarande fortbildning och vidare- utbildning samt klargöra ansvarsförhållandena mellan högskola och
arkivinstititutioner,
— att lämna förslag till innehåll, dimensionering av utbildning samt 10— kalisering av denna fortbildning och vidareutbildning.
I detta arbete bör samverkan med berörda institutioner och organisa- tioner ske. Kontakt med övriga nordiska länder bör tas för att undersö- ka möjligheterna till samverkan inom specialområden med lågt stude— randeunderlag.
15. Författningsförslag
Mitt förslag: En särskild arkivlag skall reglera arkivverksamheten hos i princip samtliga statliga och kommunala organ. En ny arkivför- ordning tillkommer, som ersätter en rad äldre kungörelser och förord- ningar inom det statliga området.
Inledning
Tryckfrihetsförordningen (TF) och sekretesslagen (1980:100) innehål— ler de grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars of- fentlighet och begränsningar i rätten att ta del av allmänna handling— ar. Dessa författningar innehåller inte några bestämmelser om arkiv— vård eller gallring. Frågan om skyldighet för myndigheterna att bevara handlingar regleras i stället i olika författningar på skilda konstitutio- nella nivåer. Gallring och arkivvård hos statliga myndigheter regleras i allmänna arkivstadgan (1961:590), i förordningen (1953:716) om ut- gallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter och i förordningen (1974: 648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehand- ling. Såvitt gäller personregister finns också bestämmelser öm gallring 'i datalagen (1973z289). För kommuner och landstingskommuner gäller den ordning för arkivvården som följer av kommunallagen(197 7:179).
Mina författningsförslag syftar till att skapa en logiskt uppbyggd för- fattningshierarki från TF ner till de av riksarkivet utfärdade tilllämp- ningsföreskrifterna. Som ett led i dessa strävanden gav jagi en skrivel- se till en av regeringen tillsatt kommitté, data— och offentlighetskom-
mitten (DOK), uttryck för den uppfattningen att det var principiellt otillfredsställande att den inskränkning i rätten att ta del av allmänna handlingar, som gallring faktiskt innebär, inte regleras i TF. DOK, som hade i uppdrag att överväga frågan huruvida principerna för arkivvård och gallring borde ges förankring i de grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. TF eller i vanlig lag, de— lade min uppfattning och har i sitt delbetänkande (Ds Ju 1987:8) Inte- gritetsskyddet i informationssamhället 3. Grundlagsfrågor föreslagit att en bestämmelse införs i TF om att allmänna handlingar får gallras endast om de är av ringa betydelse från offentlighetssynpunkt.
I det följande presenteras förslag till arkivlag och till arkivförordning. Därvid har jag bl.a. utgått från den förutsättningen att arkivlagen skall utgöra en brygga mellan TF och de underliggande arkivförfatt- ningarna och att lagen skall innehålla de övergripande principerna för samhällets arkivvård.
Arkivlagen omfattar arkiv hos i princip samtliga statliga och kommu— nala organ.
Vid en framtida översyn av arkivlagen bör övervägas om sekretessla— gens bestämmelser i 15 kap. om registrering och utlämnande av all- männa handlingar m.m. bör fogas till arkivlagen. Erfarenhet har då er- hållits om lämpligheten härav.
Förslaget till arkivlag
Allmänna bestämmelser
1 5 Arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv skall bevaras och vårdas för att tillgodose såväl rätten att ta del av all- männa handlingar som behovet av information för rättsväsende, förvalt-
ning och forskning.
I denna paragraf anges målsättningen för samhällets arkivvård. Myn— digheternas arkiv är avsedda att tillgodose olika legitima krav på en bestående dokumentation över skeenden, där myndigheter har haft del. Med begreppet myndighet avses detsamma som i regeringsformen, nämligen regeringen, domstolarna och förvaltningsmyndigheterna (jfr 6 & nedan). Myndigheter kan vara statliga eller kommunala. Ett arkiv utgörs av ett bestånd av handlingar som efter hand uppkommit hos en arkivbildare (myndighet) till följd av dennas verksamhet.
255. I myndighets arkivvård ingår skyldighet
att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar kan tillgodoses, att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör ar- kivhandlingar, att upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras, att redovisa arkivets innehåll i en förteckning, att skydda arkivet mot förstörelse och obehörig åtkomst, att verkställa beslutad gallring.
Arkivvården åligger den myndighet genom vars verksamhet arkivet bil- das. När en myndighet avlämnar sitt arkiv till en särskild arkivmyndig- het, övergår dock ansvaret för det överlämnade materialet till arkivmyn- digheten.
I arkivvården ingår en rad olika moment. Arkivvård kan karakterise— ras som handhavande av arkiv, i vilket begrepp innefattas såväl hand- lingarnas vård i yttre, fysisk mening som ordnande, förtecknande och registrering av dem enligt vedertagna principer. I vården innefattas här även en korrekt utförd gallring och rensning. Myndigheterna skall också utreda möjligheterna till gallring i sina arkiv och i förekomman— de fall inkomma med förslag härom.
Arkivets struktur och ordning är av avgörande betydelse för att offent- lighetsprinci pens intentioner när det gäller rätten att ta del av allmän- na handlingar skall kunna uppfyllas. Ett arkiv som är oordnat eller strukturerat på ett sätt som försvårar eller omöjliggör åtkomst av
handlingar kan knappast tillgodose offentlighetsprincipens krav. Arki- vet består av allmänna handlingar och arkivhandlingar .
Sambandet mellan allmänna handlingar och arkivhandlingar är starkt. Det är i och för sig naturligt, då utbyggnaden av arkivförfatt— ningarna har sketti nära anslutning till TF:s formuleringar. Även TF:s bestämmelser om vad som utgör allmän handling påverkas av arkivför— fattningarna (2 kap. 9 & TF). De begrepp, som finns i arkivförfattning- arna, är kopplade till TF:s grundbegrepp. Sambandet är så nära, att man inte kan företa ändringar i TF utan att beakta konsekvenserna i arkivförfattningarna. Imånga grundläggande hänseenden finns direkt symmetri. Det bör också pekas på att bestämmelserna i 15 kap. sekre- tesslagen om registrering och utlämnande av allmänna handlingar m.m. för att tillgodose insynsbehovet har samband med arkivreglerna.
De reella sambanden är mycket mer betydelsefulla än vad författnings- texterna utvisat. Det är naturligt eftersom reglerna till absolut största delen rör samma handlingar. Arkivvården har med tiden fått allt större betydelse för handlingarnas faktiska tillgänglighet. Man kan därför öv- erväga en harmonisering av begreppen allmän handling och arkiv— handling. Flera fördelar med en sådan reform finns. Det är lättare att använda ett begrepp i stället för två.
Med arkivhandling förstås — handlingar som upprättats hos myndigheten för dess eget bruk (protokoll, arkivexemplar av utgående skrivelser, register osv.), — handlingar som inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller kännedom och som stannat kvar där (t.ex. skrivelser, verifikationer), - handlingar som återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet.
Sin karaktär av arkivhandlingar får handlingarna genom arkivläggc ning, dvs. inplacering i arkivet. Arkivläggning skall ske omedelbart ef- ter handläggning. Handling, som inte hör till mål eller ärende, blir ar— kivhandling, när den justerats eller på annat sätt färdigställts.
Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställts är i och för sig utan betydelse för frågan om den är arkivhandling eller inte (jfr allmän handling).
Det finns både praktiska och teoretiska skäl för en fortsatt harmonise— ring. En fullständig likriktning mellan de båda begreppen är däremot tveksam. De många beröringspunkterna mellan allmän handling och arkivhandling bör inte dölja att det finns vissa och avgörande skillna- der mellan begreppen. Arkivreglerna är visserligen starkt präglade av det egna landets förvaltning och tradition men det finns också en an- knytning till internationell arkivteori. En fullständig likriktning bör inte ske, om man inte vill göra arkivhandlingsbegreppet helt beroende av det svenska regelsystemet om allmän handling. Även praktiska skäl talar mot en fullständig harmonisering. Tillgänglighetsbegreppet en- ligt, 2 kap. 3 & TF omfattar även tillgång till information i externa data- baser som arkivbildarna inte har upprättat själva och inte själva för. Sådana upptagningar utgör allmänna handlingar hos myndigheter, så— vida de inte är att anse som ingående i myndighetens bibliotek enligt 2 kap. 11 5 3 TF. Det skulle medföra betydande praktiska olägenheter, om dessa upptagningar även skulle utgöra arkivhandlingar med alla de moment, som då tillkommer. Däremot blir givetvis den ADB—upptag- ning, som myndighet använder sig av för handläggning av mål eller ärende, arkivhandling, då den i regel skall tillföras handlingarna i må— let eller ärendeti läsbar form (jfr 14 & datalagen). Även de regler, som innebär att arkivhandlingar skall förvaras under särskilda betingelser, kan medföra betydande olägenheter vid handläggningen.
Begreppen allmänna handlingar och arkivhandlingar bör därför när- mas varandra men en fullständig harmonisering kan inte ske.
Arkivhandlingar, som inte skall gallras, måste upprättas på ett sådant sätt att informationen inte förstörs. Det är därför nödvändigt, att man redan innan handlingen upprättas har tagit ställning till huruvida handlingen skall bevaras eller inte. Det är inte möjligt att i efterhand tillgodose denna aspekt. Lämpligt materiel, dvs. material och metoder som används för skrift eller andra informationsbärande tecken, t.ex.
pennor, färgband, skrivare, kopieringsmaskiner samt underlag (plast, papper etc.) för denna skrift måste användas.
Även andra metoder som mikrofilmning av handlingar kan begagnas för att bevara informationsinnehållet om lämpliga åtgärder vidtas.
Det är givet att handlingar som skall gallras ganska snart kan upprät- tas på sämre och billigare skrivmateriel. Det är dock viktigt att man använder skrivmateriel av sådan kvalitet att informationen är till- gänglig under minst den tid som handlingen skall bevaras.
Arkivets innehåll skall redovisas i en förteckning, som närmast kan be— skrivas som en systematiskt uppställd inventarieförteckning över ett arkiv. Den fyller flera uppgifter. Dess främsta uppgift är att utgöra ett sökmedel, som möjliggör och underlättar arkivets användning för ad- ministrativ och annan verksamhet, för offentlig granskning samt för forskning och kultur. Förteckningen utgör ett för förvaltning, offentlig— hetsintresse, forskning, kultur och arkivtjänst gemensamt hjälpmedel.
F örteckningarnas betydelse från offentlighetssynpunkt har ökat bero— ende på komplexiteten i arkivbildningen och det tilltagande intresset att ta del av information. Detta slag av förteckning är den enda som re— dovisar myndighetens totala arkivbestånd oavsett medium och förva— ringsplats. Förteckningen (beskrivningen) i 15 kap. 11 & sekretesslagen och 7 a & datalagen avser enbart det datorlagrade materialet.
Arkivet måste skyddas mot förstöring genom yttre faktorer som fukt och brand. Speciellt viktigt är detta när det gäller nya medier som är särskilt känsliga för elektromagnetisk och annan påverkan. Arkivet måste vidare skyddas mot obehörig åtkomst. Särskilt handlingar av rättsligt och ekonomiskt värde samt sekretessbelagt material måste förvaras under sådana betingelser att tillgrepp inte kan ske. Detta har blivit alltmer uppenbart när det gäller material, som har sekretessbe— lagts enligt 7—9 kap. sekretesslagen. '
Av ekonomiska skäl är det viktigt att material, som är gallringsmoget, förstörs. Det är även viktigt av integritetsskäl att gallringsbeslut, som motiveras av hänsyn till den personliga integriteten, verkställs.
Den arkivbildande myndigheten har ansvaret för att dess arkiv vårdas på ett riktigt sätt. Ansvaret för förvaring och tillhandahållande upphör först i och med att arkivmaterialet avlämnas till arkivmyndigheten.
Det händer att en myndighet kan överta verksamheten från den ur- sprungliga arkivbildaren och då medföljer även arkivet och ansvaret för detta (se vidare under 8 5).
3 5 Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av arkivvården.
Som nämnts under avsnitt 9.1 skall varje myndighet upprätta en be- skrivning av arkivvården. Denna beskrivning skall ha flera funktioner. Den skall ha en styrande effekt på myndighetens arkivbildning och ar- kivvård och ge allmänheten en överblick över och orientering i arkiv- verksamheten. Den kan vidare utgöra ett planeringsinstrument även till gagn för arkivmyndigheternas verksamhet inom den statliga sek— torn.
Beskrivningen kan variera beroende på arkivbildare men kan innehål-
la moment som
- instruktion och arbetsuppgifter
- organisation
— arkivfunktion (inplacering, resurser, samverkanskanaler, kon- taktpersoner)
— informationsstrategi
- gallringsverksamhet — styr— och sökmedel
— utveckling/organisationsförändring
— lokaler/leveransbehov.
4 5 Det skall framgå av myndighetens arbetsordning eller på annat mot- svarande sätt hur ansvaret för arkivvården är fördelat i myndighetens organisation.
Ansvarsiörhållandena beträffande arkivvården inom myndigheten be— skrivs. Dessa kan variera mellan myndigheterna beroende på omfatt- ning, inriktning m.m. Hos flera centrala statliga myndigheter förekom- mer en arkivfunktion som har en roll även beträffande regionala och 10- kala myndigheter. Hos framför allt kommuner förekommer inte arbets— ordningar utan ansvarsförhållandet beskrivs då i reglemente eller in- struktion.
5 & Gallring av allmänna handlingar får ske men skall alltid utföras un- der hänsynstagande till medborgarnas rätt att ta del av allmänna hand- lingar liksom till rättsväsendets, forskningens och förvaltningens behov av erforderligt material samt med hänsyn till arkivets kulturhistoriska betydelse. Bestämmelser om gallring kan finnas i annan lag.
Gallring (= dvs. minskning av arkiv genom förstöring av handlingar eller annan utplåning av information) utgör en begränsning av rätten att ta del av allmänna handlingar. Detta förhållande gäller oavsett i vilket syfte (insyn, kontroll, forskning, kultur etc.) och när man vill ta del av handlingar (jfr prop. 1975/76:160 s. 70 f). Någon generell lagre- glering har inte funnits vare sig i grundlag (TF) eller i lag. Kommunal- lagens bestämmelser om att kommuner själva har att vårda och för- teckna sina arkiv har av praxis även ansetts inrymma rätten att fatta beslut om gallring.
Som nämnts ovan har DOK lagt fram förslag om en bestämmelse om gallring i TF. Grundlagsbestämmelsen om gallring kan av konstitutio- nella skäl inte träda i kraft förrän 1992. Det finns emellertid inget hin- der mot att arkivlagen träder i kraft före grundlagsbestämmelsen.
Med gallring avses i paragrafen gallring av allmänna handlingar och inte enbart arkivhandlingar. Skälen härför är att allmänna handlingar tidigare inte haft något skydd gentemot förstöring utan skyddet har en- bart gällt arkivhandlingar. Så gott som samtliga allmänna handlingar blir förr (oftast) eller senare arkivhandlingar, varför det i praktiken in- te är någon olägenhet utan enbart en fördel att skyddet utsträcks till att omfatta samtliga allmänna handlingar.
Som visats har gallringen i Sverige drivits långt. Större förändringar som innebär en ytterligare skärpning av gallringen torde medföra ska— deverkningar ur insyns—, forsknings- och kulturaspekter som inte mot- svarar vinsterna. Varje ytterligare ökning kräver också proportionellt allt större insatser, eftersom det alltid är enklare att uppnå stora gall- ringseffekter i början.
De olika hänsyn som måste iakttas vid gallring anges i denna paragraf. I detta sammanhang bör betonas det långsiktiga värdet av handlingar, dvs. för kultur och forskning. Ingetdera syfte går att brytas ut ur offent- lighetsprincipen utan måste anses innefattas i denna. Insynsintresset avklingar med tiden under det att de andra intressena snarast tillsam- mans ökar. Det bör dock erinras om de möjligheter som finns när det gäller att bevara information på andra medier genom t.ex. ersättnings- mikroiilmning. Det är också viktigt att gallringsarbetet bedrivs konti- nuerligt iör att uppnå minsta möjliga informationsvolym med hänsyn till kostnaderna.
Gallring kan även regleras i andra lagar som datalagen, taxeringsla- gen, socialtjänstlagen osv. Gallringen sker här i regel av andra hänsyn än de som nämns i 5 & denna lag.
6 5 Bestämmelserna i 1-5 555 gäller också för de statliga och kommunala beslutande församlingarna.
Enligt paragrafen har riksdagen, kyrkomötet, kommunfullmäktige, landsting osv. att tillämpa arkivlagens allmänna bestämmelser.
Statliga arkiv
7 5 Varje statlig myndighets arkivverksamhet står under tillsyn av en statligarkivmyndighet.
Vilka arkivmyndigheter, som finns på det statliga området, regleras i arkivförordningen. Arkivmyndigheterna har redan i dag till uppgift att
utöva tillsyn över myndigheternas arkiv. I tillsynen ingår att kontrolle- ra de moment som omnämns i 2 & arkivlagen och att se till att arkivvår- den hanteras på ett rationellt sätt. Arkivmyndigheterna skall vid sidan härav även i mån av resurser ge myndigheterna råd i arkivfrågor. Myn- digheterna skall dock som hittills ha ett eget grundläggande ansvar för sin arkivbildning och arkivvård.
Denna tillsyns— och rådgivningsverksamhet är av stor betydelse för rät— ten att ta del av allmänna handlingar, för rättsväsendets, forskningens och förvaltningens behov av material samt för arkivets kulturhistori— ska betydelse. Detta måste ses mot bakgrund av såväl det stora och komplexa informationsflödet som det ökade informationsbehovet i sam— hället. Den innebär också att arkivvården kan bedrivas på ett rationellt sätt och att kostnaderna därmed blir lägre.
Av betydelse är utgångspunkten att olika delar av arkivhanteringen inte kan betraktas separat från varandra utan måste betraktas som en helhet — från handlingarnas tillkomst till deras användning hos arkiv- myndigheterna.
8 5 Om en statlig myndighets verksamhet skall upphöra, få en väsentli- gen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om den plane- rade åtgärden.
Arkiv efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall av- lämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet.
Arkiv som avlämnas till en statlig arkivmyndighet skall vara förtecknat och beslutad gallring verkställd.
För en rationell hantering måste arkivmyndigheten underrättas redan på planeringsstadiet om de ändringar, som påverkar arkivbildningen.
Genom omorganisationer, sammanslagningar etc. kan statliga myndig- heter upphöra. Det är däremot sällsynt att verksamheten upphör. Ofta övertas verksamheten av en ny statlig myndighet, ibland övergår verk—
samheten till en kommunal/landstingskommunal myndighet; mer säll— synt är att verksamheten övergår till enskilt organ. I det första fallet kan inte verksamheten anses ha upphört utan den nya statliga myndig- heten övertar arkivet och bedriver verksamheten vidare. I det andra fallet (stat - kommun—landsting) bör riksarkivet" enligt arkivförord— ningen fatta beslut om vilka arkivdelar som bör övertas av kommunen. I det tredje fallet (stat — enskild) bör i princip inga allmänna handlingar övertas av det enskilda organet utan endast kunna förfogas över på lå- nebasis enligt riksarkivets föreskrifter. '
Arkiv som avlämnas skall vara ordnat, förtecknat och gallrat, så att ar- kivmyndigheten inte drabbas av kostnader utöver vård, förvaring och tillhandahållande. I vissa fall kan gallringsbart material avlämnas. Så- dant material skall vara utmärkt så att gallringen kan verkställas på ett så enkelt sätt som möjligt.
9 5 En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan sär- skilt medgivande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring, återställande eller avlämnande. Föreskrifter eller särskilt med- givande i sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myndighet, som regeringen bestämmer.
Principen om att ingen statlig myndighet får avhända sig allmän hand— ling genom gallring eller på annat sätt utan att ha stöd i författning slås fast. Föreskrift får meddelas av regeringen eller av annan myndig- het (riksarkivet) med stöd av förordning, vilket sker genom arkivför— ordningen. Så kan det t.ex. finnas skäl att i fall då flera myndigheter varit inblandade i ett ärende undvika förvaring av dublettakter. Vid hantering av hemliga handlingar kan det också finnas skäl att samla aktmaterialet på ett ställe. Även datainspektionen har enligt datalag- en rätt att meddela gallringsföreskrifter (6 5). Samråd skall ske med riksarkivet.
” Enligt arkivförordningen har krigsarkivet motsvarande befogenheter, när det gäl- ler myndigheter under försvarsdepartementet. Jfr även samma förhållande nedan i 9 och 11 55
10 5 Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga myn- digheter gäller också beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 & sekretesslagen(1980: 100), om inte annat sägs.
Vad som i 7—9 55 sägs om statliga myndigheter gäller inte för regeringen eller myndigheter inom regeringskansliet.
Enligt första stycket gäller lagen också beträffande kyrkoarkiv och ar— kiv hos sådana med myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8 & sekretesslagen.
Med kyrkoarkiv avses pastorsämbetets och kyrkans, församlings, pas- torats och kyrklig samfällighets arkiv.
I prop. 1986/87:151 om ändringar i tryckfrihetsförordningen m.m. har föreslagits att principen om allmänna handlingars offentlighet ges en mer vidsträckt tillämplighet utanför myndighetsområdet (s. 14 f, 148 ff och 185 0. Den skall tillämpas hos vissa aktiebolag, föreningar, stiftel- ser och andra enskilda organ. Utmärkande för denna grupp av organ är att de på statens uppdrag handhar förvaltningsuppgifter som innefat- tar myndighetsutövning eller liknande. Det är i princip bara i denna verksamhet som handlingsoffentlighet skall vara huvudregel. Utvidg- ningen av offentlighetsprincipens tillämpningsområde görs genom till- lägg till sekretesslagen (1 kap. 8 5). Tillägget avses träda i kraft den 1 januari 1989. Det är därför följdriktigt att arkivlagen, som skall träda i kraft den 1 juli 1989, omfattar den verksamhet i vilken handlingsof- fentlighet skall gälla.
Det skall påpekas att bestämmelsen innebär att förutom 7—9 55 så är 1—5 55 tillämpliga vad avser kyrkoarkiven och arkiven hos de med myn- dighet jämställda organen som avses i 1 kap. 8 & sekretesslagen.
Enligt andra stycket gäller inte 7—9 åå regeringen eller myndigheter in- om regeringskansliet. Detta ärinte någon skillnad i förhållande till vad som gäller i dag. Skälet är att en myndighet (riksarkivet) inte rimligen
kan ha tillsyn över en överordnad myndighet (regeringen). I vissa sam- manhang betraktas regeringskansliet som en enhet, vilken har att be- tjäna den gemensamma myndigheten regeringen. I andra sammanhang är regeringskansliet att se som en konstellation av självständiga myn— digheter, främst departementen och statsrådsberedningen men också regeringskansliets förvaltningskontor samt statsråd och tjänstemän, när de med stöd av olika författningar eller beslut fungerar som en- mansmyndigheter.
11 & Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer beslu- tar om närmare föreskrifter för arkivvården hos myndigheter under re- geringen.
Regeringen får härmed möjlighet att antingen själv utfärda föreskrifter eller delegera till annan myndighet (riksarkivet) att utfärda föreskrif- ter (både generella och i särskilda fall) om arkiwården hos myndighet- er under regeringen Gfr ovan om riksdagens myndigheter). Det är na- turligt att delegationen sker till riksarkivet i dess egenskap av ansva— rigt organ inom den statliga sektorn.
Kommunala arkiv
12 5 I en kommun eller landstingskommun skall finnas en kommunal arkivmyndighet. Arkivmyndighet är i kommun kommunstyrelsen och i landstingskommun förvaltningsutskottet om ei kommunfullmäktige el- ler landstinget utsett annan nämnd därtill.
Kommunal arkivmyndighet kan vara annan kommunal nämnd eller styrelse än kommunstyrelse/förvaltningsutskott. Utskott eller annat motsvarande organ bör inte vara arkivmyndighet av praktiska och principiella skäl. Det bör inte ankomma på ett utskott att bedöma ar- kivfrågor som rör kommunens/landstingskommunens verksamhet i sin helhet.
13 åArkiv efter en kommunal myndighet, vars verksamhet har upphört, skall avlämnas till den kommunala arkivmyndigheten om ej annat be- slutats.
Arkiv som avlämnas till kommunal arkivmyndighet skall vara förteck- nat eller åtföljas av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd.
Med kommunal myndighet avses här kommunstyrelsen och förvalt- ningsutskottet, kommunens och landstingskommunens övriga nämn- der och styrelser, överförmyndare, partsammansatta organ, av kom- munfullmäktige och landstinget tillsatta särskilda beredningsorgan, samt kommunens och landstingskommunens revisorer.
Kommunala företag (se Delbetänkande av stat- och kommunbered- ningen: Kommunala företag, Ds C 1985:13) omfattas inte av dessa be— stämmelser. Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ som utses av kommunal nämnd eller styrelse anses utgöra del av myn- digheten.
Genom omorganisation kan kommunala myndigheter upphöra, t.ex. barnavårds—, nykterhets— och socialnämnderna på 1970-talet.
Däremot är det sällsynt att kommunala verksamheter upphör. För att fullfölja en verksamhet i ny organisatorisk form krävs vanligen till- gång till föregångarens arkiv eller del därav. Vid organisations— eller verksamhetsförändringar skall således beslutas hur man skall förfara med arkivet. Fattas inget sådant beslut gäller bestämmelsen i 13 5. Vid större uppgiftsöverföringar mellan t.ex. stat och kommun bör frågan vanligen regleras särskilt.
I kommunerna är det vanligt att handlingar efter endast några få år öv— erlämnas till arkivmyndigheten för fortsatt vård. Dessa handlingar blir aldrig förtecknade hos den arkivbildande myndigheten. Arkiven på för- valtningarna redovisas genom arkivbildningsplaner (arkiveringspla- ner).
Arkivhandlingar som avlämnas till arkivmyndigheten skall åtföljas av något slags förteckning över vad som avlämnats eller reversal, bevis e.d., som visar att ansvaret för vården av dessa handlingar övergått till arkivmyndigheten.
Gallring som kan verkställas skall vara gjord före avlämnande till ar- kivmyndigheten, dvs. det skall föreligga beslut om gallring och gällan- de gallringsfrister skall ha löpt ut.
14 5 Beslut om gallring fattas av kommunal myndighet såvida annat ej är föreskrivet i lag.
Beslut om gallring kan antingen fattas centralt för alla myndigheter i kommunen eller landstingskommunen, t.ex. av arkivmyndigheten, el- ler av varje myndighet för sig. Om en myndighet har till uppgift att fat- ta samtliga gallringsbeslut i kommunen eller landstingskommunen, bör beslut tas först efter samråd med resp. arkivbildande myndighet. Om nämnd eller styrelse beslutar om gallring av sina egna handlingar, bör samråd först ske med arkivmyndigheten.
Om arkiv överlämnats till arkivmyndigheten för fortsatt vård beslutar arkivmyndigheten om gallring, efter att ha hört den myndighet var- ifrån handlingarna kommer.
Finns bestämmelse om gallring eller arkivvården i övrigt i annan lag än arkivlagen, gäller den lagen. Statlig myndighet kan endast på upp- drag av regeringen" utfärda allmänna råd till kommuner och lands- tingskommuner om arkivvården.
Det bör anmärkas att datainspektionen har rätt enligt datalagen att meddela gallringsföreskrifter. Samråd skall ske med riksarkivet
15 5 Kommunfullmäktige och landsting beslutar om närmare föreskrif- ter för arkivvården hos kommuner resp. landstingskommuner.
Kommunfullmäktige och landsting skall med hänvisning till arkivla- gen utfärda ett arkivreglemente som innehåller föreskrifter om till- lämpningen av denna lag. Det bör liksom hittills ankomma på kom— mun— och landstingsförbunden att i samråd med riksarkivet utfärda normalförslag till reglementen.
Ikraftträdande m.m.
Denna lag träder i kraft den 1 juli 1989. Som nämnts under 5 5 ovan finns det inget hinder mot att arkivlagen träder i kraft före den före- slagna grundlagsbestämmelsen om gallring i TF. Arkivlagen är nämli- gen inte avhängig av att grundlagsförslaget genomförs.
Arkivlagen ersätter nuvarande bestämmelser om arkivvård i kommu— nallagen (2 kap. 2 & och 3 kap. 10 5). Dessa skall alltså upphävas i sam- band med att arkivlagen träder i kraft.
Arkivförordningen
Den nya arkivförordningen skall ersätta allmänna arkivstadgan (1961: 590), allmänna gallringsförordningen (1953z716), förordningen (1974: 648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling, skrivmaterielkungörelsen (1964:504) samt en rad andra förordningar. Föreskrifterna i förordningen blir inte lika detaljerade som är falleti de nu gällande förordningarna. Riksarkivet och beträffande myndigheter under försvarsdepartementet krigsarkivet tilldelas härigenom ett stör- re ansvar och får i uppdrag att utfärda föreskrifter på erforderlig detal- jeringsnivå, vilka ersätter de nu gällande i stadgan. Detta ökar möjlig- heterna för en flexiblare utformning av reglerna och en delegering, där en sådan kan anses ändamålsenlig. Samspelet mellan arkivbildare och arkivmyndigheter är väsentligt för att uppnå en effektiv hantering.
16. Kostnadsbedömningar
Överväganden och förslag har presenterats i betänkandets kapitel 8—15. I det följande skall jag redovisa mina bedömningar av vilka kost- nader som följer av förslagen och hur de kan finansieras.
16.1. Kostnader för mottagande och förvaring av statliga myndigheters arkiv m.m.
Kostnaderna för förvaring av de statliga myndigheternas arkiv kom- mer att öka i och med att arkivmängden årligen växer. Som jag har re- dovisat är riksarkivets och landsarkivens möjligheter att långsiktigt ansvara för den statliga förvaltningens arkivmaterial beroende av om resurser kan tillföras i den takt och omfattning som motiveras av leve- ransema. Kan detta inte åstadkommas måste myndigheterna själva svara för den långsiktiga förvaringen. Med hänsyn till lämpligheten av att arkivförvaringen kan ordnas inom ramen för riksarkivets och lands- arkivens verksamhet har jag mot denna bakgrund föreslagit att rege- ringen bör överväga någon form av resursöverföringssystem, som skul- le innebära att arkivmyndigheternas kapacitet att klara denna uppgift säkras.
Som jag ovan redovisat, harjag inte beräknat några ytterligare kostna— der med anledning av mina förslag angående intensivdataområden och individurval.
I den följande kostnadsberäkningen har jag utgått ifrån att ett sådant resursöverföringssystem kan åstadkommas. Jag utesluter kostnaderna
för förvaring av folkbokföringsmaterialet. Denna fråga utreds av en särskild organisationskommitté.
Den årliga kostnadsökningen - omfattande kostnader för förvaring, hantering m.m. av de statliga myndigheternas arkiv — kan beräknas ligga istorleksordningen 10 milj.kr. i början av 1990—talet och 25 milj. kr. under andra hälften av 1990—talet. Det är inte möjligt att f.n. ange kostnadsökningen mer exakt än så. Jag förutsätter i stället att ett re- sursöverföringssystem skall göra det möjligt att inom ramen för den år— liga budgetprocessen ta fram sådant underlag att finansieringsbehoven klarläggs på såväl kortare sikt som i ett längre tidsperspektiv.
De överväganden om en utbyggd landsarkivorganisation som jag tidi- gare har redovisat är givetvis i betydande utsträckning kopplade till vad jag nyss har anfört om kostnaderna för mottagande och förvaring av de statliga myndigheternas arkiv. Även om en utbyggnad av lands- arkivorganisationen i viss grad kan motiveras av forsknings— och kul— turpolitiska skäl — ökad tillgänglighet till materialet etc. - är det ändå mängdproblemet som utgör huvudargumentet för denna utbyggnad. Mängdproblemet är i sin tur huvudsakligen en konsekvens av tillväx— ten av arkivmaterial inom det statliga området.
Bestämmer man sig för att de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den långsiktiga förvaringen av den statliga förvaltningens arkiv är det ofrånkomligt att det måste innebära en utbyggnad av arkivmyndig- heternas förvaringskapacitet. Detta utbyggnadsbehov motsvaras av ett minskat tryck på utbyggnad av iarkivkapaciteten vid de statliga myn- digheterna. Som jag har redovisat ser jag det som mindre lämpligt att utbyggnaden sker i form av en central depå (riksdepå) eller liknande "centrala" lösningar. Den bör i stället bygga på den existerande struk- turen inom den statliga arkivorganisationen med en långsiktig strävan att skapa en länsbunden verksamhet, dvs. i princip ett landsarkiv per län. Jag har i det sammanhanget angivit vissa prioriteringar vad gäller denna utbyggnad. '
Kostnaderna för denna utbyggnad är starkt beroende av trycket att ta emot och förvara den statliga förvaltningens arkiv och av i vilken takt
nya landsarkiv inrättas. De kostnader som jag har redovisat skall ses mot bakgrund av de ställningstaganden som här har tagits upp. Frågan om en utbyggnad av landsarkivorganisationen bör således bli föremål för överväganden i samband med budgetprocessen i regeringskansliet och bedömas med hänsyn till det underlag som inhämtats från de arkiv- bildande myndigheterna och de resursöverföringar som detta kan för— anleda.
16.2. Kostnader för kultur— och forskningsfrämjande åtgärder
Arkivens kultur— och forskningsprofil bör förstärkas. Jag har i det tidi- gare redovisat inom vilka områden som denna förstärkning bör åstad— kommas. Jag räknar med att dessa insatser bör kunna rymmas inom en total reformram om 7 milj.kr. Därvid har jag utgått dels ifrån den ram om 2 milj.kr. för forsknings— och utvecklingsinsatser inom arkivområ- det som riksdagen har fastställt efter förslag i regeringens proposition (1986/87:80) om forskning, dels en ytterligare reformram om 5 milj. kr. Enligt de regler som gäller för statliga utredningar skall förslag om re- forminsatser åtföljas av förslag till finansiering. Mina förslag under denna punkt innebär en "ofinansierad" reform av 5 milj.kr. Jag anser det inte möjligt att åstadkomma finansiering av denna reform inom ra- men för de statliga anslagen till arkiven. En omprioritering borde dock kunna åstadkommas inom ramen för utbildningsdepartementets totala ansvarsområde.
16.3. Kostnader för registrering och reprografi
Jag har bedömt det som angeläget att en kompetens inom rubr. område bör finnas inom statsförvaltningen. Den är av stor betydelse för upp- rätthållandet och utvecklingen av kunskapen om söksystemen i arki— ven. Det förefaller mig lämpligt att denna uppgift tillförs riksarkivet. Jag beräknar kostnaderna för verket för att klara denna uppgift uppgå till ca 600 000 kr. per år. Då denna uppgift — och därmed kostnaderna - har legat på statskontoret utgår jag ifrån att finansieringen av den nya
verksamheten vid riksarkivet bör kunna åstadkommas vid avvägning- en av de båda myndigheternas resursbehov.
16.4. Kostnader för fortbildning och vidareutbildning
Jag har inte beräknat några kostnader för den fortbildning och vidare- utbildning, som universitets— och högskoleämbetets förslag kan tänkas medföra. Jag utgår ifrån att kostnaderna får prövas inom den ram som står till disposition för högskola och forskning.
16.5
Ändamål
l. Mottagande och för— varing av statliga myn- di heters arkiv, inkl. ut yggnad av landsar- kivorganisationen
2. Kultur— och forsk— ningsfrämjande åtgär- der
3. Registrering och rep- rografi
4. Fortbildning och vi- dareutbildning
16.6
Kostnad
10 milj. kr./år i början av 1990—talet, 25 milj. kr./år under andra hälf- ten av 1990—talet
7 milj. kr./år
600 000 kr./år
Anslagsstruktur m.m. Sammanfattning av kostnadsbedömningar
Finansiering
Tillämpning av resurs- överföringssystem m.m. inom ramen för den år- liga budgetprocessen.
1) 2 milj. kr. inom given
forskningsram
2) 5 milj. kr. genom om— rioriteringar inom ut- ildningsdepartemen- tets ansvarsområde
Avvägningi regerin s— kansliet av resursbe o- ven inom riksarkivet och statskontoret
Inom de ramar som står till disposition för hög- skola och forskning
Det statliga stödet till arkivverksamhet beräknas för närvarande under fyra anslag under åttonde huvudtiteln, nämligen anslagen Riksarkivet och landsarkiven, Statliga arkiv: Vissa kostnader för samlingar och
materiel m.m., Bidrag till vissa arkiv samt Forsknings- och utveck- lingsinsatser inom kulturområdet. Jag vill i detta sammanhang fästa särskild uppmärksamhet på den bidragsgivning som inom ramen för denna anslagsstruktur ges till enskild arkivbildning. Den sker huvud- sakligen på två sätt. Inom riksarkivet finns en nämnd för enskilda ar- kiv som fördelar bidrag till folkrörelsearkiv m.m. Under anslaget Bi- drag till vissa arkiv utgår bidrag till f.n. åtta olika enskilda ändamål. Dessa ändamål redovisas årligen för riksdagen och regeringen beslutar om fördelningen av anvisade medel. I årets budgetproposition har stats— rådet Göransson redovisat behovet av en översyn av anslagsstrukturen inom det område inom kultursektorn som statens kulturråd svarar för. Utgångspunkten för denna översyn skall vara att minska detaljstyr— ningen från riksdagens och regeringens sida och därmed öka kulturrå- dets handlingsfrihet. Förändringen skall syfta till att skapa en större rörlighet och till atti högre grad inrikta uppmärksamheten på de akti- viteter som är förnyande och utvecklingsbara.
Enligt min uppfattning bör samma synsätt prägla arkivområdet. Av— vägningen mellan behovet av insatser inom de olika enskilda arkivän- damålen bör lämpligen överlåtas åt riksarkivet och den nämnd för en— skilda arkiv som finns inom myndigheten. Nämnden — som förordnas direkt av regeringen — har en sammansättning som garanterar kompe- tens inom det aktuella sakområdet.
Till nämnden bör således i princip överföras fördelningen av de bidrag till enskild arkivverksamhet som staten avsätter. Medel till nämndens verksamhet bör därvid anvisas under två anslagsposter, en för bidrag till lönekostnader vid folkrörelsearkiven — med hänsyn till att grunder- na för beräkning av bidraget inom detta område är speciella —_ och en för övrig bidragsgivning till enskild sektor. Till sistnämnda anslagspost borde således föras dels de ändamål som f.n. är upptagna under ansla— get Bidrag till vissa arkiv, dels den bidragsgivning till folkrörelsearkiv som inte är länsanknutna.
Jag vill i detta sammanhang framföra, att det finns anledning atti ett aVSeende frångå den princip som i övrigt bör ligga till grund för an— slagsstrukturen på området. Det gäller bidragsgivningen till Arbetar-
rörelsens arkiv. Denna institution har genom sin tillkomsthistoria m.m. en särskild position inom det enskilda arkivområdet. Det är där- för motiverat att budgeteringen av bidraget till institutionen sker di— rekt genom beslut av riksdag och regering. Det sker lämpligen genom att bidraget anvisas över ett särskilt statsanslag.
Vid en anslagskonstruktion enligt den föreslagna ter det sig naturligt att till nämndens anslagsposter föra de nya resurser för insatser inom det enskilda arkivavsnittet som jag har förordat. Av den totala reform- ramen om 7 milj.kr. bör således 1,5 milj.kr. tillföras nämndens ansvars- område, för att därigenom göra det möjligt för nämnden att pröva beho- vet av ytterligare insatser för bl.a. näringslivsarkiv, Tjänstemannarö- relsens arkiv och museum m.m. Förstärkningen bör också användas för en ytterligare utbyggnad av stödet till lönekostnader vid folkrörelsear- kiv. Resterande reformutrymme om 5,5 milj.kr. bör ställas till riksarki— vets disposition för övriga kultur— och forskningsfrämjande åtgärderin— om arkivområdet enligt mina förslag.
KOMMITTEDIRE KTIV Bilaga 1
Utredning av vissa arkivfrågor Dir. 1985:17 Beslut vid regeringssammanträde 1985-05—09
Statsrådet Göransson anför.
1. Mitt förslag
Jag föreslår att en särskild utredare tillkallas för att se över vissa ar- kivfrågor inom den statliga och kommunala sektorn.
2 Bakgrund
Behovet av en översyn
Arkivverksamheten inom statlig, kommunal och enskild sektor har va— rit — eller är f.n. _ föremål för utredningar och överväganden i många sammanhang. Orsakerna härtill är flera.
På grund av den kraftiga utbyggnaden av den offentliga förvaltningen under efterkrigstiden har den samlade arkivmassan vuxit och fortsät— ter att växa mycket snabbt. Volymtillväxten inom den statliga sektorn har uppskattats till 30 000—40 000 hyllmeter per år före gallring. I stort
sett samma bruttotillväxt anses sammantaget föreligga inom kommu- ner och landstingskommuner.
Nya informationsmedier, som ADB—band och mikrofilm, har i allt stör- re utsträckning kommit in i arkivhanteringen. Samtidigt har textkom- munikation, direktaccessteknik och annan ny teknik liksom den starka ökningen av antalet mini— och persondatorer bidragit till en ökad kom- plexiteti arkivbildningen och därmed ökade svårigheter för varje en- skild förvaltning att själv klara sina arkivfrågor. Detsamma gäller för arkivmyndigheterna och motsvarande institutioner på den kommunala och enskilda sidan och, inte minst viktigt, för dem som skall utnyttja arkiven.
Antalet utredningar i och kring olika arkivfrågor kan tyda på brister i styrningen av arkivväsendet. Om så är fallet kan detta bl.a. bero på att arkivväsendet är splittrat på tre sektorer - en statlig, en kommunal och en enskild — och på en därav i vissa fall mindre konsekvent reglering vad gäller författningar och samordning.
3 Utredningsuppdraget
Ramarna för uppdraget
Utredningen bör avse hela den offentliga arkivverksamheten, varvid tyngdpunkten bör ligga på de frågor som jag behandlar i det följande. Viktiga utgångspunkter för utredaren bör vara dels att arkivväsendet inte kan påräkna annan resurstilldelning i framtiden än statlig verk- samheti övrigt, dels att insyns— och kontrollmöjligheterna vad gäller förvaltningen bör tryggas samt att forskningens behov beaktas.
Övergripande målsättning
En väsentlig fråga är vilken roll arkivväsendet skall ha och hur arki- ven skall användas. Utredaren bör därför precisera målen och ambi—
tionsnivåerna för arkivväsendet i såväl ett kort- som långsiktigt tids— perspektiv. Ställningstagandena bör ske mot bakgrund av den mycket kraftiga volymtillväxten och därmed sammanhängande lokalbehov och den bristande kostnadsöverblicken och _kontrollen. Utredaren bör ock— så beakta offentlighetsprincipen, forskningens behov, samt kraven på effektivitet i den offentliga verksamheten.
Allmän handling och arkivhandling
Arkivverksamheten har samband med frågor av mycket olika dignitet alltifrån grundlagsreglerade frågor om bl.a. offentlighetsprincipens tillämpning till tekniska frågor om kontorsautomation, handlingars be- ständighet m.m. Samtliga dessa frågor är ekonomiskt betydelsefulla. En central fråga i detta sammanhang är förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhandling. Dessa frågor övervägs av data- och offentlighetskommittén (DOK, Ju 1984:06). Utredaren bör samråda med denna utredning.
Ansvarsfrågor m.m.
A rkivmyndigheterna
Med arkivmyndigheterna avser jag i det följande riksarkivet, krigsar- kivet, landsarkiven och stadsarkiven i Stockholm och Malmö. Arkiv- myndigheternas samlade kostnader uppgår till drygt 80 milj.kr. per år. De största kostnaderna för den statliga arkivverksamheten torde emel— lertid ligga på de statliga förvaltningsmyndigheterna. Kostnaderna på detta område är dock svåra att precisera. Härtill kommer arkivkostna- derna i kommuner och landstingskommuner. De samlade kostnaderna stiger snabbt.
Utredaren bör —i syfte att förbättra arkivmyndigheternas möjligheter att styra arkivbildningen, kostnadsöverblicken och finansieringsfor— merna för det offentliga arkivväsendet — se över arkivmyndigheternas
uppgifter och organisation. Utredaren bör lämna förslag till sådana för— ändringar, som föranleds av en precisering av målen och ambitionsni- våema för arkivväsendet. Inriktningen bör vidare vara att arkivmyn- digheterna ges ett mer uttalat ansvar för den samlade arkivbildningen. Detta bör, förutom att tillse att arkivläggning sker i vederbörlig ord- ning, också omfatta ansvar för att eftersträvad gallring genomförs av arkivbildarna, arkiven sköts rationellt och de samlade kostnaderna för arkivbildningen överblickas och begränsas.
Härvid bör arkivmyndigheternas ansvar för att tillgodose forskningens långsiktiga behov vägas mot kraven på en rationell arkiwård inom den offentliga sektorn.
Statens arkivstyrelse (STARK) har hos regeringen hemställt om att styrelseformen för svenskt biografiskt lexikon och Dialekt— och ort- namnsarkiven samt svenskt visarkiv ändras. STARK:s framställan bör överlämnas till utredningen för att beaktas i utredningsarbetet.
Myndigheternas arkiv
Myndigheterna har f.n. i många fall svårt att uppfylla de krav som gäl- ler enligt arkivreglerna. Detta kan bl.a. leda till onödigt ökad volym- tillväxt och därmed ökade statliga kostnader. Det kan också leda till att väsentlig information förstörs med därtill hörande konsekvenser för in- syn, kontroll och planering.
Det ojämna intresset för arkivfrågorna hos myndigheterna får bl.a. den effekten att belastningen på arkivmyndigheterna blir större än nöd- vändigt. Det kan också medföra att hanteringen av arkiven inte på ett effektivt sätt samordnas med frågor om kontorstekniska och admini- strativa rutiner. '
Mot denna bakgrund bör utredaren se över den nuvarande ansvarsför- delningen och lämna iörslag till hur myndigheterna bör effektivisera sin arkivvård. Häri ligger ett ansvar för att gallring verkställs, arkiven
hanteras rationellt och kostnaderna för arkivverksamhet och arkivlo— kaler begränsas.
En viktig fråga i detta sammanhang är vem som skall ansvara för att arkivhandlingar överlämnas till arkivmyndigheterna och när detta skall ske i olika fall. Enligt gällande ordning skall ex. regionala och 10- kala myndigheter lämna över handlingar som är äldre än hundra år till landsarkiven. Denna regel är i dag uppenbart föråldrad och illa anpas— sad till de senaste årtiondenas utbyggnad av den statliga förvaltningen och därmed sammanhängande tillväxt av arkivvolymen och lokalerna. För att bistå förvaltningsmyndigheterna tar därför arkivmyndigheter- na emot förtidsleveranser där så kan ske. Därvid tvingas arkivmyndig- heterna att i ökad utsträckning göra efterforskningar och att tillhanda— hålla materialet i sina forskarsalar. Arkivmyndigheterna tar härvid över förvaltningsmyndigheternas uppgifter. Särskilt markant är detta förhållande beträffande moderna medier där vården, förvaringen och tillhandahållandet förorsakar speciella problem.
Utredaren bör lämna förslag till regler för avlämnande av handlingar från förvaltningsmyndighet till arkivmyndighet.
De kommunala arkiven
De grundläggande bestämmelserna om den statliga och den kommuna— la arkivvården är intagna i skilda författningar. Utredaren bör övervä— ga om en ökad samordning inom det offentliga arkivväsendet mellan stat och kommun kan leda till förbättrad effektivitet t.ex. genom att gallringen kan göras effektivare. En utgångspunkt bör därvid vara att samordningen skall kunna genomföras utan en ökad statlig styrning av den kommunala arkivverksamheten. En annan utgångspunkt bör vara att staten inte skall finansiera kommunala arkiv. Varje sektor bör bära sina kostnader.
Riksarkivet har utrett vissa frågor om en ökad samordning av arkiv- bildningen inom den offentliga sektorn och till regeringen redovisat ett
förslag (Ds U 1984:6 Kommunala arkiv). Betänkandet bör överlämnas till utredningsmannen för att beaktas i utredningsarbetet.
Enskilda arkiv
Till arkivmyndigheternas uppgifter hör också att så långt som möjligt ta hand om den samhällsinformation som ingår i enskilda arkiv och medverka till att sådan information bevaras. Detta gäller såväl nä- ringslivsarkiv, folkrörelsearkiv och andra föreningsarkiv som person— arkiv och släktarkiv. Möjligheterna att bevara sådana arkiv åt samtid och eftervärld är av stor betydelse. Utredaren bör precisera vilket över— gripande ansvar för dessa arkivfrågor som bör ankomma på riksarki- vet. Vid bedömandet av i vilken utsträckning sådana arkiv skall beva- ras bör en avvägning kunna ske mellan allmänintresset att bevara och kostnaderna härför.
Gullringens målsättning
Med anledning av den snabba tillväxten av arkivhandlingar har stats— makterna vid olika tillfällen framhållit att gallringen bör bli mer långtgående än f.n. Statsmakterna har, bl.a. mot bakgrund av de för- slag som lagts fram av arkivutredningen i promemorian (Ds U 198lz21) Samhällets arkivproblem, också uttalat att de gällande gallringsföre— skrifterna ger utrymme för en utökad gallring.
I syfte att åstadkomma en gallring som i större utsträckning motsvarar de krav som angavs i bl.a. 1983 års budgetproposition (prop. 1982/83: 100 bil. 10 s. 60—66) bör dock de nuvarande urvalsprinciperna och förut— sättningarna för gallring ses över. En viktig utgångspunkt bör härvid vara att allmänhetens möjligheter till insyn i och kontroll av myndig— heternas verksamhet samt dess tillgång till allmänna handlingar tryg— gas. Data- och offentlighetskommittén har även till uppgift att under— söka om bestämmelser som gäller bevarande och gallring av ADB-upp- tagningar fyller de krav som kan ställas från har angivna utgångs- punkter. Även i denna fråga bör samråd ske med DOK.
En fråga som är särskilt viktig i detta sammanhang är vilka möjlighe— ter forskare bör ha att ta del av handlingar i olika arkiv med hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre bevarande. Utredaren bör därför studera konsekvenserna för forskningen om bl.a. mer restriktiva principer för bevarande av information i arkiv genom- förs.
Finansiering
Behoven av att finansiera arkivverksamheten berör i princip två hu— vudområden. Det är dels fråga om de kostnader som är förknippade med arkivmyndigheternas service till arkivbildarna, dels servicen till fors- karna. Jag vill erinra om de särskilda projekt för myndighetsservice som f.n. bedrivs av arkivmyndigheterna i samarbete med ett antal av de större arkivbildande myndigheterna, varvid projektkostnaderna de— las mellan arkivbildande myndighet och arkivmyndighet. Utredaren bör utvärdera denna typ av projekt samt överväga och föreslå alternati— va ekonomiska former för arkivmyndigheternas service gentemot de of— fentliga arkivbildarna.
När det gäller arkivmyndigheternas forskarservice bör utredaren även pröva det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt per- spektiv.
4 Utredningsarbetet
Utredaren bör sträva efter lösningar som är ägnade att begränsa vo- lym— och kostnadstillväxten samt förbättra förutsättningarna för att verksamheten skall kunna bedrivas effektivt och rationellt under iakt- tagande av de krav som offentlighetsprincipen och forskningens behov ställer.
Utredaren bör redovisa vilka konsekvenser som hans förslag kan få för gällande författningar samt i förekommande fall lämna förslag till ny författningstext.
Som jag tidigare sagt bör utredaren samråda med Data— och offentlig- hetskommittén. Samråd bör även ske med övriga utredningar som be— handlar frågor med anknytning till arkivverksamheten.
Den särskilde utredaren får anlita statskontoret för utredningar i de former om vilka överenskommelse träffas.
Utredaren bör både vid arbetets början och under arbetets gång infor- mera berörda huvudorganisationer — och i förekommande fall andra centrala arbetstagarorganisationer med vilka staten har eller brukar ha avtal om löner och andra anställningsvillkor — och bereda dem till- fälle att föra fram synpunkter.
Utredningens förslag bör redovisas senast den 31 december 1986.
Hemställan
Med hänvisning till vadjag nu har anfört hemställerjag — efter samråd med cheferna för justitie-, civil— och finansdepartementen - att rege- ringen bemyndigar det statsråd som har till uppgift att föredra ärenden rörande arkiv
att tillkalla en särskild utredare — omfattad av kommittéförord—
ningen (1976:119) — med uppdrag att se över vissa arkivfrågor, att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträ— de åt utredaren.
Vidare hemställer jag att regeringen beslutar att kostnaderna skall be- lasta åttonde huvudtitelns kommittéanslag. Beslut
Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller hans hemställan.
(Utbildningsdepartementet)
Kronologisk förteckning
Översyn av ullänningslagssliI'mingcn. A. Konarc vänlanA. ArbcLsolycka - "olycka" eller arbetsmiljöbrott? A Kunskapsövcrföring genom förcmgsulvcckling. UD. Samcräu och sameting. Ju. Provning och kontroll i inlcmalioncll samverkan. l. Frihcl från ansvar. Ju. En ny skyddslag. Fö. Svcrigcinformalion och kullumlbylo. UD. Rim adress. Fi. Öppcnhcl och minne. U.
.es—w.—
:SPFHPM
Systematisk förteckning
J ustitiedepartementet
Samerån och sameting. (5) Frihet från ansvar. (7)
Utrikesdepartementet
Kunskapsöverföring genom företagsuiveckling. (4) Sverigeinfonnalion och kuliursamarbele. (9)
Försvarsdepartementet En ny skyddslag. (8)
Finansdepartementet Rått adress. (10)
Utbildningsdepartementet Öppenhet och minne. (i ])
Arbetsmarknadsdepartementet
Översyn av utlänningslagslifmingen. (1) Kortare väntan. (2) Arbetsolycka - "olycka" eller arbetsmiljöbrott? (3)
Industridepartementet Provning och kontroll i inlemalionell samverkan. (6)
KUNGL. BIBL.
1988”U3'" 28
. STOCKHOLM
ALLMÄN-NA FÖRLAGET