Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Ändrar
Upphäver
Bemyndigande
Omtryck beslutade den 17 december 2020.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar vid upphandling dels att 1 kap 1 § ska ha följande lydelse, dels att det ska införas en ny 2 kap 3 §, dels att bilagan ska ha följande lydelse. Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag då denna författning träder i kraft.
1 kap. Omfattning och tillämpning
Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid eller som har samband med upphandling som regleras i − lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, − lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, − lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, − lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt − lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585).
Föreskrifterna gäller för − statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, − sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och − sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.
Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.
Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.
Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör ifrån har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandlingar av omfattande ramavtal.
Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten, till exem pel kopior och överflödiga sammanställningar som har använts för till exempel fortlöpande avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019 . 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2021.
KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren
2 RA-FS 2018:3
Bilaga
Handlingar som får återlämnas eller gallras
Handlingar som ska bevaras har medtagits i bilagan för att underlätta tillämpningen.
| Handlingar | Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring |
|---|---|
| Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 lagen (2008:962) om valfrihetssystem | § med undantag av |
| Annons. | Bevaras. |
| Avtal. | Bevaras. Från och med den 1 juli 1991. |
| Antagna anbud inklusive bilagor. | Bevaras. Avser även antagna an bud inklusive bilagor i direkt upphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. |
| Bilagor till antagna anbud som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör Avser till exempel bevaras i original- modeller och form eller på annat arbetsprover. sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning. |
| Anbud inklusive bilagor som inte har antagits. | 4 år från den dag Avser även anbud avtalet slöts eller inklusive bilagor som inte upphandlingen har antagits i direktavbröts. upphandlingar vars värde För ramavtal ska överstiger värdet som fristen börja räknas anges i 19 kap. 30 § andra från det att det inte stycket lagen (2016:1145) längre är möjligt att om offentlig upphandling. utnyttja avtalet. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av åter lämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvali fi cering och utvär dering av inkomna anbud framgår av den dokumen tation som bevaras. 3 |
| Individuell rapport eller protokoll. | Bevaras. |
| Bilagor till anbud som inte har antagits och utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör Avser till exempel bevaras i modeller och originalform eller på arbetsprover. annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. |
| Anbudsansökningar eller prekvalificerings handlingar tillhörande antagna anbud. | Bevaras. Avser upphandlingar där anbudsgivare ansöker om att få delta i upphandlingen. |
| Övriga anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar. | 4 år från den dag Omfattar även annan avtalet slöts eller dokumentation som upphandlingen tillhör anbudsansökavbröts. ningen eller kvalificerings handlingen. |
| Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. | Bevaras. Avser anbudsgivare som har antagits. |
| Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. | 4 år från den dag Avser anbudsgivare som avtalet slöts eller inte har antagits. upphandlingen avbröts. |
| Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. | Bevaras. Avser antagna anbud. |
| Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. | 4 år från den dag Avser anbud som inte har avtalet slöts eller antagits. upphandlingen avbröts. |
| Handlingar | Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring |
|---|---|
| Handlingar vid direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. | Bevaras. |
| Handlingar vid direktupphandlingar vars värde inte överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. | När de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. |
| Ordererkännande. | 2 år efter det att handlingen har inkommit eller när avtalet har upphört att vara giltigt. |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, rang ordnade eller med annan fördelnings nyckel. | Beställningar där Avser inte upphandling värdet av det av ramavtal. beställda överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling bevaras. 5 |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, rang ordnade eller med annan fördelnings nyckel. | Beställningar där Avser inte upphandling värdet av det av ramavtal. beställda inte överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning. | 1. Antagna anbud Avser inte upphandling med bilagor bevaras. av ramavtal. 2. Anbud som inte har antagits 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts. |
Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem
| Annons. | Bevaras. |
| Kontrakt. | Bevaras. |
| Förfrågningsunderlag. | Bevaras. |
| Godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor. | Bevaras. |
| Bilagor till anbud som har antagits och som utgörs av före mål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör Avser till exempel bevaras i original- modeller och form eller på annat arbetsprover. sätt dokumenteras i ärendet till exempel genom en avbildning. |
| Handlingar | Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring |
| Ansökningar om deltagande i valfrihetssystem som inte har godkänts, inklusive bilagor. | 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats. |
| Bilagor till anbud som inte har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör Avser till exempel bevaras i modeller och originalform eller på arbetsprover. annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. |
| Förtydliganden och kompletteringar av ansökningar om att delta i valfrihetssystem som inte har godkänts. | 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
| Intyg och bevis om kontroll av sökande som inte har godkänts. | 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
Övriga handlingar
Begäran om Bevaras. Avser Request for information. information, även benämnt Rfi. Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten. Listor och När de inte behövs Avser handlingar som produktkataloger. för verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.
| Handlingar | Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring |
|---|---|
| Följesedlar och packsedlar. | När de inte längre behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter. |
| Tillfälliga hjälpmedel som inte tillför upp handlingen sakuppgift. | När de inte behövs Avser exempelvis listor för verksamheten. och för teckningar som använts för egna sammanställningar och uträkningar. |
Säkerhetsskyddad upphandling.
| Säkerhetsanalyser Bevaras. och särskilda säkerhets analyser. | Avser att inför ett anbud eller en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget. |
| Säkerhetsplaner. Bevaras. | Avser säkerhets planer inom säker hets skyddad upphandling. |
| Kontrollplaner. Bevaras. | Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet. |
| Kravspecifikationer Bevaras. med specificerade säkerhetsskyddskrav. | Ingår i upphandlingens förfrågningsunderlag. |
Säker hetsskydds- Bevaras. avtal.
Handlingar från 5 år efter utfört besök Avser PM och rapporter förstagångsbesök och eller kontroll. över kontroll av företags uppföljningskontroll. Undantag från lokaler och övriga gallring: Protokoll förhållanden. samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras.
Säkerhetsskydds- Bevaras. instruktioner.
| Handlingar | Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring |
|---|---|
| Grunduppgifter vid säkerhetsprövning. | Bevaras. Avser säkerhetspröv ning av företags ledningen och företagets säkerhets chef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grund uppgifterna. |
| Samtycken. | Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning. |
| Framställningar om register kontroll för person eller personer som har anlitats. | Vid förnyad Med person eller framställan eller efter personer avses även avslutat uppdrag. ledningen för ett företag. Företag ska bifoga ett registrerings bevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. |
| Framställningar om register kontroll för person eller personer som inte har anlitats. | Efter beslut om att Med person eller person eller personer personer avses även inte ska anlitas. ledningen för ett företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. |
| Förteckningar över personer som är föremål för säkerhetsprövning. | 5 år efter senast införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen. |
| Beslut om godkännande av leverantörens säkerhetsskydd. | Bevaras. |
| Avtal med anbudsgivare/leverantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling. | Bevaras. 9 |
| Underlag till Säker hets polisen om säkerhetsskyddsavtal som träffats eller upphört. | 5 år efter säkerhetsskydds avtalets utgång. |
| Sekretessbevis. | 25 år efter uppdragets slut. |
| Anmälningar om överlåtelse av verksamhet. | Bevaras. Avser anmälningar till Försvarsmakten eller till Säkerhetspolisen. |
Elanders Sverige AB, 2021