Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Upphäver
Bemyndigande
upphandling den 14 december 2018
beslutade den 19 november 2018.
Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
1 kap. Omfattning och tillämpning
Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid upphandling som regleras i – lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, – lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, – lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, – lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt – lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585).
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.
Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringsfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.
Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av omfattande ramavtal.
3 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.
KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg
Elanders Sverige AB, 2018
Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
| Avtal. | Bevaras. |
| Antagna anbud inklusive bilagor. | Bevaras. |
| Bilagor till antagna anbud som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller originalform eller på annat och arbetsprover. sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning. |
| Anbud inklusive bilagor som inte har antagits. | Får gallras 4 år från den dag Allmänna råd. Myndigheten avtalet slöts eller upphand- bör, före verkställande av lingen avbröts. återlämnande eller gallring, För ramavtal ska fristen säkerställa att uppgifter om börja räknas från det att det kvalificering och utvärdering inte längre är möjligt att ut- av inkomna anbud framgår nyttja avtalet. av den dokumentation som bevaras. |
| Bilagor till anbud som inte har antagits och utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller originalform eller på annat och arbetsprover. sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. |
| Anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar tillhörande antagna anbud. | Bevaras. Avser upphandlingar där anbudsgivare ansöker om att få delta i upphandlingen. |
| Övriga anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar. | Får gallras 4 år från den dag Omfattar även annan dokuavtalet slöts eller upphand- mentation som tillhör anlingen avbröts. budsansökningen eller prekvalificeringshandlingen. |
| Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. | Bevaras. Avser anbudsgivare som har antagits. |
| Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. | Får gallras 4 år från den dag Avser anbudsgivare som inte avtalet slöts eller upphand- har antagits. lingen avbröts. 3 |
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Förtydliganden och komplet- Bevaras. Avser antagna anbud. teringar av anbud och anbudsansökningar. Förtydliganden och komplet- Får gallras 4 år från den dag Avser anbud som inte har teringar av anbud och an- avtalet slöts eller upphand- antagits.
| budsansökningar. | lingen avbröts. |
| Handlingar vid direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. | Bevaras. |
| Handlingar vid direktupphandlingar vars värde inte överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. | Får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, rangordnade eller med annan fördelningsnyckel. | Beställning där värdet av det Avser inte upphandling av beställda överstiger det som ramavtal. anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling bevaras. |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning. | 1. Antagna anbud med bila- Avser inte upphandling av gor bevaras. ramavtal. 2. Anbud som inte har antagits får gallras 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts. |
Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem. Avtal. Bevaras. Godkända ansökningar om Bevaras. deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor.
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Bilagor till anbud som har Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller antagits och som utgörs av originalform eller på annat och arbetsprover. föremål som myndigheten sätt dokumenteras i ärendet bedömt inte är allmänna till exempel genom en av-
| handlingar. | bildning. |
| Ansökningar om deltagande i valfrihetssystem som inte har godkänts, inklusive bilagor. | Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats. |
| Bilagor till anbud som inte har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. | Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller originalform eller på annat och arbetsprover. sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. |
| Förtydliganden och kompletteringar av ansökningar om att delta i valfrihetssystem som inte har godkänts. | Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
| Intyg och bevis om kontroll av sökande som inte har godkänts. | Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
Säkerhetsskyddad upphandling. Säkerhetsanalyser och sär- Bevaras. Avser att inför ett anbud eller skilda säkerhetsanalyser. en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget. Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling. Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet.
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Kravspecifikationer med Bevaras. Ingår i upphandlingens förspecificerade säkerhets- frågningsunderlag. skyddskrav. Säkerhetsskyddsavtal. Bevaras. Handlingar från förstagångs- Får gallras 5 år efter utfört Avser PM och rapporter över besök och uppföljningskon- besök eller kontroll. kontroll av företags lokaler
| troll. | Undantag från gallring: och övriga förhållanden. Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras. |
| Säkerhetsskyddsinstruktioner. | Bevaras. |
| Grunduppgifter vid säkerhetsprövning. | Bevaras. Avser säkerhetsprövning av företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna. |
| Samtycken. | Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning. |
| Framställningar om registerkontroll för person eller personer som har anlitats. | Får gallras vid förnyad fram- Med person eller personer ställan eller efter avslutat avses även ledningen för ett uppdrag. företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. |
| Framställningar om registerkontroll för person eller personer som inte har anlitats. | Får gallras efter beslut om att Med person eller personer person eller personer inte ska avses även ledningen för ett anlitas. företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. |
| Förteckningar över personer som är föremål för säkerhetsprövning. | Får gallras 5 år efter senast införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen. |
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Beslut om godkännande av Bevaras. leverantörens säkerhetsskydd. Avtal med anbudsgivare/le- Bevaras. verantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling. Underlag till Säkerhetspoli- Får gallras 5 år efter säkersen om säkerhetsskyddsavtal hetsskyddsavtalets utgång. som träffats eller upphört. Sekretessbevis. Får gallras 25 år efter uppdragets slut. Anmälningar om överlåtelse Bevaras. Avser anmälningar till Förav verksamhet. svarsmakten eller till Säkerhetspolisen.
Elanders Sverige AB, 2018