Riksarkivets föreskrifter om återlämnande och gallring hos Lantmäteriet
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Lantmäteriet Arkivbildare: Lantmäteriet, Lantmäteriverket, Statens Lantmäteriverk Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med år 1994
Återlämnande
Lantmäteriet får återlämna originalhandlingar till ingivaren enligt bilaga.
Gallring
Lantmäteriet får gallra handlingar enligt bilaga.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Lantmäteriet ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Lantmäteriet kontrollera att samtliga pappershandlingar har förts över till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 1 juni 2020.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2004:42) om gallring hos Lantmäteriverket; Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2014:29) om återlämnande och gallring hos Lantmäteriet; Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2016:57) om återlämnande och gallring hos Lantmäteriet; Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:22) om gallring hos Lantmäteriet; Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:53) om gallring hos Lantmäteriet; Föreskrifter (RA-MS 2019:58) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2014:29) om återlämnande och gallring hos Lantmäteriet och; Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:65) om återlämnande och gallring hos Lantmäteriet.
Karin Åström Iko
Monika Jansson
Bilaga till RA-MS 2020:21 1(2)
Lantmäteriet får återlämna eller gallra handlingar i enlighet med denna bilaga. Handlingarna är uppställda utifrån myndighetens klassificeringsstruktur med versionsbeteckning 2018:1, daterad 2018-11-01. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna tas upp i bilagan.
Verksamhetsområde 6. Hantera ekonomi och fysiska resurser
6.1 Genomföra ekonomiadministration
Handlingar Gallring Anmärkningar
Pappershandlingar rörande Får gallras efter att Inklusive handlingar betalningsförelägganden som handlingarna har förts över inkomna från har kommit in från till elektroniska handlingar Kronofogdemyndigheten Kronofogdemyndigheten. genom skanning. rörande verkställande av exekution och skuldsanering. Avser handlingar från och med den 1 november 2018.
Verksamhetsområde 8. Handlägga och samla in information
8.1 Utföra lantmäteriförrättning
Handlingar Återlämnande/Gallring Anmärkningar
Handlingar rörande återkallade Får gallras 10 år efter att det Avser handlingar från och eller inställda förrättningar. ärende som handlingen ingår med år 2000. i har avslutats.
| Originalhandlingar. | Får återlämnas till ingivaren Avser handlingar från och efter att handlingarna har förts med den 1 januari 2008. över till elektroniska handlingar genom skanning och de elektroniska handlingarna hanteras i fastighetsbildningsverksamhetens handläggningsstöd. |
| Handlingar som har förts över till elektroniska handlingar genom skanning och där de elektroniska handlingarna hanteras i fastighetsbildningsverksamhetens handläggningsstöd. | Får gallras 2 år efter att det Avser handlingar från och ärende som handlingen ingår med den 1 januari 2008. i har avslutats. |
| Elektroniskt underskrivna handlingar i fastighetsbildningsverksamhetens handläggningsstöd. | Får gallras efter konvertering i Avser handlingar från och samband med överföring till med år 2004 som Lantmäteriets e-arkiv. myndighetens egna handläggare har skrivit under. |
Bilaga till RA-MS 2020:21 2(2)
8.2 Genomföra inskrivningsåtgärd
Handlingar Återlämnande/Gallring Anmärkning
Originalhandlingar som ligger till Får återlämnas till ingivaren Avser handlingar från och grund för ansökan om efter att ha förts över till med den 1 juni 2008.
| inskrivning. | elektroniska handlingar genom skanning och efter att ärendet har slutbehandlats. |
| Kopior av originalhandlingar som ligger till grund för ansökan om inskrivning. | Får gallras 2 år efter Avser handlingar från och utgången av det kalenderår med den 1 juni 2008. då det ärende där de ingår har slutbehandlats. |
| Övriga handlingar som ingår i inskrivningsärenden uppräknade nedan och som har förts över till elektroniska handlingar genom skanning: 1. Ärenden enligt 19-24 kap. jordabalken (1970:994). 2. Ärenden enligt lagen (1971:1037) om äganderättsutredning och legalisering. 3. Ärenden enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. 4. Ärenden enligt lagen (1984:404) om stämpelskatt vid inskrivningsmyndigheter. 5. Ärenden enligt lagen (2011:900) om dödande av förkommen handling. | Får gallras 2 år efter Avser handlingar från och utgången av det kalenderår med den 1 juni 2008. då det ärende där de ingår har slutbehandlats. |
8.3 Samla in och uppdatera geografisk- och registerinformation
8.3.2 Samla in och bearbeta fastighetsinformation
Handlingar Gallring Anmärkning
Handlingar med särskilda Får gallras 2 år efter att Avser handlingar från och uppgifter upprättade över den ändringen i fastighetsregistret med år 2010. preliminära registreringen till har godkänts. fastighetsregistrets allmänna del.
Uppgifter i fastighetsregistrets Får gallras när de inte Avser uppgifter från och byggnadsdel avseende behövs för verksamheten. med år 1994. fritextfältet byggnadsanmärkningar av typen ägare.