Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:6) om rutiner vid länsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar

Grundläggande bestämmelser

5 Denna författning träder i kraft den 9 februari 2007.

--------------------------

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

6 Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007.

MATS PERSSON

Susanne Andersson (Stödavdelningen)

UPPHÄVD

1 EUT L 277, 21.10.2005, s. 1 (Celex 32005R1698). EUT L 171, 23.6.2006, s. 90 (Celex 32006R0885). 3 EUT L 368, 23.12.2006, s 15 (Celex 32006R1974). 4 EUT L 368, 23.12.2006, s. 74 (Celex 32006R1975). 5 SJVFS 2007:6 6

Bilaga 1

RUTINBESKRIVNING OCH CHECKLISTA FÖR HANTERING AV FÖRETAGSSTÖD, PROJEKTSTÖD OCH MILJÖINVESTERINGAR

Avvikelser, förtydliganden, kommentarer och åtgärder i anslutning till kontrollen av checkpunkterna, som har betydelse för ärendets handläggning ska alltid dokumenteras.

Då checkpunkterna markeras bekräftar tjänstemannen att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits.

Vid hantering av beslut från en lokal utvecklingsgrupp (LAG) tillämpas inte punkterna: A 3-7, B och C1-C4.

A Ankomstgranska och registrera

Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande:

1. Ankomststämpla

• För varje handling i ärendet ska det framgå vilket datum den har kommit in till myndigheten.
• Spara kuvert för ansökan om startstöd (och ev andra tidsbestämda stöd).
• Spara kuvert för ansökan om utbetalning om denna har kommit in för sent.

2. Kontrollera att ansökan har kommit in till rätt myndighet.

• Om det är en ansökan om utbetalning avseende ett Leader-projekt som inte har kommit in via LAG, ska en kopia av ansökningshandlingarna skickas till LAG.

3. Inkommen ansökan

• Kontrollera att handlingen är att betrakta som en ansökan i enlighet med bestämmelserna i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:9) om ansökan om vissa jordbrukarstöd och landsbygdsstöd.

4. Kontrollera att inga strykningar i försäkranstexten har gjorts.

UPPHÄVD

5. Registrera ändrade och nya person- eller företagsuppgifter för sökanden.

6. Ankomstregistrera.

7. Skicka ut bekräftelsebrev vid ansökan om stöd.

B Granska ansökan

Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person.

C Utreda

C 1 Registrera uppgifter

1. Registrera aktuella uppgifter från ansökningsblanketten. 2. Registrera kompletteringar och ändringar.

C 2 Utreda ansökan

1. Utred ansökan. 2. Ta fram underlag för prioritering inför beslut om stöd. 3. Utred och hantera alla åtgärdskoder och checkpunkter. 4. Registrera avdrag och uppgifter som krävs för beslutet. 5. Registrera inbetald medfinansiering för projektstöd och miljöinvesteringar inför beslut om utbetalning.

C 3 Administrativa kontroller på plats innan slututbetalning

Genomför administrativa kontroller på plats för investeringar enligt bilaga 2.

C 4 Byte av stödmottagare

Utred byte av stödmottagare och utför bytet om kraven för detta uppfylls.

C 5 Utreda beslut från LAG

1. Utred beslut från LAG (ev protokollsbeslut). 2. Registrera uppgifter som krävs för beslutet.

D Genomföra registreringskontroll

Kontrollera att uppgifter i IT-systemet stämmer mot ansökan eller mot beslut från LAG.

E Genomföra handläggningskontroll

Genomför handläggningskontroll enligt bilaga 3.

F Fatta beslut om stöd

1. Beslutsfattaren granskar det beslut om stöd och utkast till meddelande om beslut som föredraganden presenterat. 2. Beslutsfattaren undertecknar beslutet.

UPPHÄVD

3. Skicka meddelande om beslut till den sökande. 4. För beslut om stöd via Leader skicka kopia på beslut och meddelande om beslut till LAG.

G Fatta beslut om utbetalning

1. Beslutsfattaren granskar beslut om utbetalning, utkast till meddelande om utbetalning och verifikationsunderlag som föredraganden presenterat. 2. Kontrollera att antal och belopp på verifikationsunderlaget överensstämmer med antal och belopp på beslutet. 3. Beslutsfattaren undertecknar beslutet. 4. Skicka meddelande om beslut till den sökande. 5. För beslut om stöd via Leader skicka kopia på beslutet och meddelande om beslut till LAG.

H Upprätta underlag till Jordbruksverket inför utbetalningar

1. En utbetalningsrapport ska redovisas i enlighet med den mall som Jordbruksverket tillhandahåller. 2. Kopia av beslut om utbetalning. 3. Första sidan av verifikationsunderlaget.

I Utredning i efterhand

1. Följ upp affärsplanen för de sökande som har fått startstöd och utred eventuella avvikelser. 2. Följ upp att eventuella produktionsrestriktioner inte har överskridits för investeringsstödet. Kontrollen avser de ärenden där sökanden har haft som avsikt att utöka sin produktion.

J Hantera återkrav

1. Identifiera och utred återkrav.

• Utred felaktigheter som konstaterats vid utredning, kontroll eller kommit till länsstyrelsens kännedom på annat sätt. Om felaktigheten inte leder till något beslut om återkrav, dokumenteras detta.
• Utred felaktigheter för Leader-projekt som konstaterats vid utredning, kontroll eller kommit till LAG:s eller länsstyrelsens kännedom på annat sätt. Utredning ska ske i samråd. Om felaktigheten inte leder till något beslut om återkrav, dokumenteras detta. Om felaktigheter leder till att beslut om stöd ska ändras ska LAG fatta beslut om detta enligt Statens Jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:44) om rutiner vid de lokala utvecklingsgruppernas handläggning av ärenden om projektstöd.

2. Registrera och handlägg ärenden om återkrav.

• Handlägg återkravet i enlighet med Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2003:46) om återbetalning av stöd.
• Uppdatera ärendet i relevanta fall med aktuella uppgifter i IT-systemet.
• Skapa underlag för återkrav.
• Fatta beslut i ärendet och delge.
• Invänta att återkravet vunnit laga kraft innan det verkställs. (SJVFS 2007:48) UPPHÄVD

Bilaga 2

ADMINISTRATIVA KONTROLLER PÅ PLATS INNAN SLUTUTBETALNING

Investeringar inom företags- och projektstöd samt projektstöd inom Leader

Besiktning ska alltid göras om de stödberättigande investeringskostnaderna i beslut om stöd uppgår till 500 000 kronor eller mer. För företagsstöd gäller att besiktning alltid ska göras om de prioriterade stödberättigande investeringskostnaderna i beslut om stöd uppgår till 500 000 kronor eller mer.

För mindre omfattande investeringar, dvs. sådana ärenden där investeringskostnaderna i beslut om stöd inte uppgår till 500 000 kronor, ska 20 procent ha kontrollerats vid programperiodens slut. Länsstyrelsen ska använda sig av följande kriterier för att välja ut de 20 procent som ska kontrolleras:

• ett slumpmässigt urval,
• länsstyrelsens egna riskfaktorer.

Länsstyrelsen ska årligen dokumentera sina egna riskfaktorer. Dokumentationen ska sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

Besiktningen ska alltid göras innan slututbetalning och kontrollen ska säkerställa att investeringarna har utförts enligt beslut om stöd. Kontrollerna ska dokumenteras skriftligen. Kontrollerna ska spridas jämt över året och över programperioden.

Miljöinvesteringar

För miljöinvestering för anläggning och restaurering av våtmarker respektive restaurering av betesmarker och slåtterängar ska en slutbesiktning göras av samtliga stödobjekt. Vid sådan slutbesiktning ska besiktningsprotokoll upprättas och innehålla följande:

• hur projektplanen följts,
• om objektet eller objekten är godkända eller inte,

UPPHÄVD

• fastställd areal.

I besiktningsprotokoll för våtmarker anges även den areal som ska omfattas av ett åtagande om miljöersättning för skötsel av våtmarker.

(SJVFS 2007:48)

Bilaga 3

HANDLÄGGNINGSKONTROLL

Utförande av handläggningskontroll

Kontroller ska genomföras av hanteringen av en ansökan och hantering av återkrav på ärende- och handläggarnivå. I kontrollen ska en bedömning göras om hanteringen av ansökan skett i enlighet med momenten A-D samt I och J i bilaga 1. I kontrollen ska bedömas om gällande regelverk för den eller de aktuella åtgärderna följts. Kontrollen ska ske innan beslut fattas och löpande under hela året för att det ska finnas möjlighet att vidta eventuella åtgärder. Kontrollen ska utföras av handläggare eller beslutsfattare. Kontrollen ska omfatta alla handläggare och alla åtgärder.

För beslutsförslag från LAG ska handläggningskontroll göras för aktuella moment.

Kontrollnivå

Urval av ärenden ska göras enligt länsstyrelsens skriftliga riskanalys. Kontrollnivån för varje handläggare ska bestämmas efter en riskbedömning. Kontrollen ska ha en tillräcklig omfattning för att resultatet ska kunna utvärderas och korrekta åtgärder vidtas. För varje år ska alla handläggare och åtgärder omfattas av kontrollen.

Dokumentation av kontrollerat ärende

För varje kontrollerat ärende ska det framgå:

• journalnummer på ärendet,
• handläggare,
• om det är återkrav, ansökan om stöd eller ansökan om utbetalning som kontrollerats,
• ärendetyp och åtgärder,
• vem som utfört kontrollen och när den utförts,
• resultatet av kontrollen,
• vidtagna åtgärder.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. En skriftlig sammanställning av UPPHÄVD

kontrollerna ska redovisas och sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer. Av underlaget ska det även framgå hur urvalsförfarandet och riskbedömningen har utförts.

(SJVFS 2007:48)

Bilaga 4

KVALITETSKONTROLL

Beskrivning av kvalitetskontroll

Syftet med kontrollen är att säkerställa att hela handläggningsprocessen utförs på ett riktigt sätt och att dokumentation av utfört arbete och kontroller sker så som fastställts. Kontrollen ska även säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen.

Kontrollen avser hela handläggningsprocessen och samtliga ärendetyper. Den ska utföras av beslutsfattaren eller av bemyndigad tjänsteman (observera att kontrollen inte sker på ärendenivå). Kontrollen ska ske löpande för att beslutsfattaren/ bemyndigad tjänsteman ska ha möjlighet att vidta eventuella åtgärder i tid.

Kontrollen ska föregås av en riskanalys där bl. a. problem tidigare år ingår. Riskanalysen ska omfatta hela handläggningsprocessen och ligga till grund för hur arbetet kommer att planeras.

Dokumentation

Av dokumentationen ska framgå:

• riskanalys,
• hur kontrollen av handläggningsprocessen utförts,
• resultat,
• vidtagna åtgärder,
• vem/vilka som utfört kontrollen.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. Sammanställningen ska sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

UPPHÄVD