Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:8) om rutiner vid Skogsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om projektstöd och miljöinvesteringar

Grundläggande bestämmelser

Ikraftträdandebestämmelser

Denna författning träder i kraft den 20 oktober 2008. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen. HARALD SVENSSON Susanne Andersson (Utbetalningsenheten)

UPPHÄVD

9

Bilaga 1

RUTINBESKRIVNING OCH CHECKLISTA FÖR HANTERING AV PROJEKTSTÖD OCH MILJÖINVESTERINGAR

Avvikelser, förtydliganden, kommentarer och åtgärder i anslutning till kontrollen av checkpunkterna, som har betydelse för ärendets handläggning ska alltid dokumenteras.

Då checkpunkterna markeras bekräftar tjänstemannen att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits.

A Ankomstgranska och registrera

Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande:

1. Ankomststämpla

• För varje handling i ärendet ska det framgå vilket datum den har kommit in till myndigheten.
• Spara kuvert för ansökan om utbetalning om denna har kommit in för sent och om datum framgår av kuvertet.

2. Kontrollera att handlingen har kommit in till rätt myndighet.

3. Inkommen ansökan

• Kontrollera att handlingen är att betrakta som en ansökan i enlighet med bestämmelserna i Skogsstyrelsens föreskrifter (SKSFS 2007:7) om projektstöd till aktörer som anordnar kompetensutvecklingsinsatser för ett hållbart skogsbruk och Skogsstyrelsens föreskrifter (SKSFS 2007:6) om stöd för nyanläggning av ädellövskog.

4. Kontrollera att inga strykningar i försäkranstexten har gjorts.

5. Registrera ändrade och nya person- eller företagsuppgifter för sökanden.

6. Ankomstregistrera

UPPHÄVD

7. För varje handling i akten ska ärendets journalnummer framgå.

B Granska uppgifter om sökande

Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person.

C Utreda

C 1 Registrera uppgifter

1. Registrera aktuella uppgifter från ansökningsblanketten. 2. Registrera kompletteringar och ändringar.

C 2 Utreda ansökan

1. Utred ansökan. 2. Utred och hantera alla åtgärdskoder och checkpunkter. 3. Registrera avdrag och uppgifter som krävs för beslutet.

C 3 Öka arealen ädellövskog

Inför beslut om stöd kontrollera att uppgifter om växtplatsens eller åtgärdernas lämplighet samt objektets areal har fastställts.

C 4 Byte av stödmottagare

Utred byte av stödmottagare och utför bytet om kraven för detta uppfylls.

D Genomföra registreringskontroll I

Kontrollera att uppgifter i IT-systemet stämmer mot ansökan.

E Genomföra kontroller på plats

Genomför kontroller på plats och redovisa i enlighet med bilaga 2.

F Kontrollresultat

Registrera kontrollresultat från kontroller på plats för samtliga kontrollerade åtgärder.

G Genomföra registreringskontroll II

Kontrollera att kontrollresultaten är rätt registrerade.

H Genomföra handläggningskontroll

Genomför handläggningskontroll enligt bilaga 3.

I Fatta beslut om stöd

1. Beslutsfattaren granskar det förslag till beslut om stöd med bilagor som föredraganden presenterar. 2. Beslutsfattaren undertecknar beslutet. 3. Skicka meddelande om beslut till den sökande.

J Fatta beslut om utbetalning

UPPHÄVD

1. Beslutsfattaren granskar förslag till beslut om utbetalning, med bilagor och verifikationsunderlag som föredraganden presenterar. 2. Kontrollera att antal och belopp på verifikationsunderlaget överensstämmer med antal och belopp på förslag till beslut. 3. Beslutsfattaren undertecknar beslutet. 4. Skicka meddelande om beslut till den sökande.

K Upprätta underlag till Jordbruksverket inför utbetalning

1. En utbetalningsrapport ska redovisas i enlighet med den mall som Jordbruksverket tillhandahåller. 2. Kopia av beslut om utbetalning. 3. Första sidan av verifikationsunderlaget.

L Hantera återkrav

1. Identifiera och utred återkrav.

• Utred felaktigheter som konstaterats vid utredning, kontroll eller kommit till Skogsstyrelsens kännedom på annat sätt. Om felaktigheten inte leder till något beslut om återkrav, dokumentera skälen för detta.

2. Registrera och handlägg ärenden om återkrav.

• Handlägg återkravet i enlighet med Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2003:46) om återbetalning av stöd.
• Uppdatera ärendet i relevanta fall med aktuella uppgifter i IT-systemet.
• Skapa underlag för återkrav.
• Fatta beslut i ärendet och delge stödmottagaren.

(SJVFS 2008:49)

UPPHÄVD

Bilaga 2

KONTROLLER PÅ PLATS

Kontrollrapport

Skogsstyrelsen ska vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer lämna beslut som visar årets kontrollfrekvens, riskanalys och kontrollinstruktion för kontroller på plats. Rapport som visar utfall vid årets kontroller samt omfattning och utfall av omkontroller ska lämnas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

(SJVFS 2008:49)

UPPHÄVD

Bilaga 3

HANDLÄGGNINGSKONTROLL

Utförande av handläggningskontroll

Kontroller ska genomföras av hanteringen av en ansökan och hantering av återkrav på ärende- och handläggarnivå. I kontrollen ska en bedömning göras om hanteringen av ansökan skett i enlighet med momenten A-G samt L i bilaga 1. I kontrollen ska bedömas om gällande regelverk för den eller de aktuella åtgärderna följts. Kontrollen ska ske innan beslut fattas i det ärende som kontrolleras och löpande under hela året för att det ska finnas möjlighet att vidta eventuella åtgärder. Kontrollen ska utföras av handläggare eller beslutsfattare. Kontrollen får inte utföras av samma person som har handlagt ärendet. Kontrollen ska omfatta alla handläggare och alla åtgärder.

Kontrollnivå

Urval av ärenden ska göras enligt Skogsstyrelsens skriftliga riskanalys. Kontrollnivån för varje handläggare ska bestämmas efter en riskbedömning. Kontrollen ska ha en tillräcklig omfattning för att resultatet ska kunna utvärderas och korrekta åtgärder vidtas. För varje år ska alla handläggare och åtgärder omfattas av kontrollen.

Dokumentation av kontrollerat ärende

För varje kontrollerat ärende ska det framgå:

• journalnummer på ärendet,
• handläggare,
• om det är återkrav, ansökan om stöd eller ansökan om utbetalning som kontrollerats,
• åtgärder,
• vem som utfört kontrollen och när den utförts,
• resultatet av kontrollen,
• vidtagna åtgärder.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. En skriftlig sammanfattning av UPPHÄVD

kontrollerna ska redovisas och sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer. Av underlaget ska det även framgå hur urvalsförfarandet och riskbedömningen har utförts.

(SJVFS 2008:49)

Bilaga 4

KVALITETSKONTROLL

Beskrivning av kvalitetskontroll

Syftet med kontrollen är att säkerställa att hela handläggningsprocessen utförs på ett riktigt sätt och att dokumentation av utfört arbete och kontroller sker så som fastställts. Kontrollen ska även säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen. Kontrollen avser hela handläggningsprocessen, samtliga åtgärder och de rutiner för kontroller på plats som framgår av gällande kontrollinstruktion. Den ska utföras av beslutsfattaren eller av bemyndigad tjänsteman (observera att kontrollen inte sker på ärendenivå). Kontrollen ska ske löpande för att beslutsfattaren/bemyndigad tjänsteman ska ha möjlighet att vidta eventuella åtgärder i tid. Kontrollen ska föregås av en riskanalys där bl. a. problem från tidigare år ingår. Riskanalysen ska omfatta hela handläggningsprocessen och ligga till grund för hur arbetet kommer att planeras.

Dokumentation

Av dokumentationen ska framgå:

• riskanalys,
• hur kontrollen av handläggningsprocessen utförts,
• resultat,
• vidtagna åtgärder, samt
• vem/vilka som utfört kontrollen.

Utvärdering

En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. Sammanfattningen ska sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt som Jordbruksverket bestämmer.

(SJVFS 2008:49)

UPPHÄVD