Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:44) om rutiner vid de lokala utvecklingsgruppernas handläggning av ärenden om projektstöd

Grundläggande bestämmelser

Ikraftträdandebestämmelser

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007.

--------------------------

Denna författning träder i kraft den 20 mars 2009.

--------------------------

Denna författning träder i kraft den 20 juli 2009. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos LAG.

MATS PERSSON

Maria Hessel (Process- och planeringsenheten)

UPPHÄVD

7 SJVFS 2007:44 8 SJVFS 2009:18 9

Bilaga 1

RUTINBESKRIVNING FÖR HANTERING AV PROJEKTSTÖD INOM LEADER

A Inledning

A 1 Dokumentera

Dokumentera avvikelser, förtydliganden, kommentarer och åtgärder i anslutning till kontrollen av checkpunkterna. Om åtgärdskoder lämnas utan åtgärd eller åtgärdas manuellt ska skälen dokumenteras.

A 2 Bekräfta kontrollerna

Bekräfta att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits genom att ändra status på checkpunkterna. Sätt status

• ”godkänd” om samtliga villkor är uppfyllda,
• ”delvis godkänd” om delar av villkoren är uppfyllda,
• ”avslag” om villkoren inte är uppfyllda eller
• ”ej aktuell” om kontrollen inte avser ansökan, åtgärden eller sökanden. Om en checkpunkt inte kan sättas till godkänd ska skälen dokumenteras.

B Ankomstgranska och ankomstregistrera

Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande:

1. Ankomststämpla eller notera datum

• Notera ankomstdatum på samtliga inkomna handlingar. För varje handling ska det framgå vilket datum den har kommit in till LAG.

2. Rätt LAG

• Kontrollera att handlingen har kommit in till rätt LAG.
• Om handlingen kommit in till fel LAG skicka den omgående i original till rätt LAG eller myndighet.

UPPHÄVD

3. Inkommen ansökan Kontrollera att handlingen är att betrakta som en ansökan i enlighet med bestämmelserna i ansökansföreskriften. Handlingar som inte uppfyller villkoren för inkommen ansökan ska kompletteras eller avvisas.

4. Kontrollera försäkranstexten Kontrollera att inga strykningar eller tillägg i försäkranstexten har gjorts. Sökanden ska ges möjlighet att komplettera med en blankett utan strykningar eller tillägg. Om sökanden har ändrat försäkranstexten i kompletteringen ska ansökan avslås.

5. Ankomstregistrera i LB-systemet.

6. Anteckna journalnummer För varje handling i akten ska ärendets journalnummer framgå.

C Registrera uppgifter

1. Registrera aktuella uppgifter från ansökningsblanketten och projektplanen. 2. Registrera de uppgifter som avser ärendet och som begärs av LB-systemet. 3. Registrera preliminär utbetalningsplan för ansökan om stöd. 4. Registrera kompletteringar och ändringar.

D Utred

Utred ansökan om stöd, kompletteringar och ändringar. Utredningen ska kunna följas genom underlag och dokumentation i akten eller i LB-systemet. Ansökningar som inte uppfyller kraven ska kompletteras eller avslås.

D1 Granska uppgifter om sökande

Checkpunkten ”CHP-018 Behörig firmatecknare”

Kontrollera om ansökan är undertecknad av behörig person. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

D2 Utred ansökan

Checkpunkt ”CHP-008 Överlappning mot marknadsordningarna”

Kontrollera att sökanden som ingår i en producentorganisation för frukt och grönt inte kan få stöd för den insats eller verksamhet som ansökan omfattar, inom ramen för rådets förordning (EG) nr 2200/96 om den gemensamma organisationen av marknaden för frukt och grönsaker. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkten CHP-070 "Stödberättigande projektplan"

Kontrollera att projektet uppfyller villkoren i 7 kap. 1 – 3 §§ landsbygdsförordningen och att projektplanen innehåller de uppgifter som krävs för LAG:s prioritering enligt 3 kap. 6 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

UPPHÄVD

Checkpunkt CHP-058 "Villkor projektstöd"

Kontrollera att villkoren för aktuell åtgärd är uppfyllda enligt

• 3 kap. 3 § i landsbygdsförordningen och
• 1 kap. 8 – 9 §§ i företags- och projektstödsföreskriften. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-005 "Villkor kompetensutveckling"

Kontrollera att villkoren för stöd för kompetensutvecklingen är uppfyllda enligt 6 kap. 5 § i landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-041 "Stödberättigande och rimliga kostnader"

Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt

• artikel 71 i rådsförordningen - LB,
• artikel 54 och 55 i tillämpningsförordningen - LB,
• 3 kap. i företags- och projektstödsföreskriften och
• LAG:s strategi. Kontrollera att kostnaderna är rimliga enligt artikel 26.2 d i kontrollförordningen. Kontrollera att reglerna för offentlig upphandling har följts om sökanden är en upphandlande enhet och upphandling har genomförts. Om projektet innehåller indirekta kostnader ska den högsta godkända nivån anges i beslutet om stöd. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkten CHP-013 "Finansieringsplan"

Kontrollera att sökanden har bifogat medfinansieringsintyg eller beslut om medfinansiering om övrig offentlig finansiering eller offentliga resurser finns i ansökan. Om det saknas, skriv ett villkor i beslutet om stöd om när medfinansieringsintyget eller beslutet senast ska ha kommit in till LAG eller till länsstyrelsen. Kontrollera att projektet inte blir överfinansierat. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-072 "Försumbart stöd"

Om sökanden enligt ansökan har beviljats stöd enligt förordningen om försumbart stöd, kontrollera att stödnivån för sådant stöd inte överskrids. Om ansökan har godkänts enligt reglerna för försumbart stöd ange i beslutet att: ”Stödet har lämnats enligt kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningen av artiklarna 87 och 88 i fördraget på stöd av mindre betydelse”. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-009 "Medfinansiering/Dubbelfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd för samma eller liknade verksamhet, kontrollera att

• inte fler EU-stöd ansökts om eller beviljats för samma projekt,

UPPHÄVD

• stödtak eller stödnivåer inte överskrids om sökanden fått annat offentligt stöd enligt svensk stödordning/förordning för samma insats och
• stöd inte ansökts om eller beviljats enligt förordning (2000:284) om stöd till kommersiell service. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

D 3 Utred byte av stödmottagare

Utred byte av stödmottagare enligt 3 kap. 6 § ansökansföreskriften. Utför bytet om villkoren är uppfyllda.

E Genomför registreringskontroll

Checkpunkt CHP-010 "Registreringskontroll"

Kontrollera att uppgifterna i LB-systemet stämmer mot den slutliga ansökan inklusive ändringar och kompletteringar. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

F Fatta beslut om stöd i LAG

Bedöm projektplanen och prioritera projektet enligt 3 kap. 6 § i landsbygdsförordningen. Motivera prioriteringen i LAG:s beslutsprotokoll. Protokollet ska undertecknas i enlighet med LAG:s stadgar. En kopia av beslutsprotokollet eller utdrag av beslutsprotokollet ska läggas i akten.

G Förbered beslutsunderlag i LB

Utforma meddelandet om beslut i LB-systemet enligt beslutet i LAG.

H Upprätta underlag till länsstyrelsen

LAG ska överlämna följande underlag till länsstyrelsen. 1. En handläggningsrapport i enlighet med den mall som Jordbruksverket tillhandahåller. Rapporten ska undertecknas av behörig person. 2. Kopia av LAG:s protokollsbeslut eller av aktuellt protokollsutdrag. 3. Kopia på ansökan (ansökningsblanketten). 4. Kopia på slutlig projektplan inklusive kostnads- och finansieringsplan. 5. Övrig dokumentation som behövs för att länsstyrelsen ska kunna kontrollera att stödet är förenligt med landsbygdsprogrammet och gemenskapsreglerna. 6. Om det gäller ett projekt för stöd till driftskostnader för LAG eller ett projekt som länsstyrelsen ska handläggningskontrollera ska kopior av allt material i akten skickas till länsstyrelsen.

I Hantera felaktigheter

1. Meddela länsstyrelsen felaktigheter i Leader-projekt som kommit till LAG:s kännedom. 2. Länsstyrelsen ska utreda felaktigheter i samråd med LAG enligt Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:6) om rutiner vid länsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar, bilaga 1, moment M.

UPPHÄVD

(SJVFS 2009:51)

Bilaga 2

KVALITETSKONTROLL

Utförande av kvalitetskontroll

Kontrollen ska säkerställa att hela handläggningsprocessen utförs på ett riktigt sätt och att dokumentation av utfört arbete och kontroller sker så som fastställts. Kontrollen ska även säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen. Kontrollen avser hela handläggningsprocessen dvs. att LAG handlägger och kontrollerar ansökningar enligt föreskriften och samtliga moment i bilaga 1-2 till dessa föreskrifter. Den ska utföras av beslutsfattaren, bemyndigad tjänsteman i de delar denne inte varit ansvarig för handläggningen eller föreningens interna revisor (observera att kontrollen inte sker på ärendenivå). Kontrollen ska föregås av en av LAG fastställd riskanalys där bl.a. problem från tidigare år ingår. Riskanalysen ska omfatta hela handläggningsprocessen och ligga till grund för hur arbetet kommer att planeras.

Dokumentation

Av dokumentationen ska framgå:

• LAG:s fastställda riskanalys,
• hur kontrollen av handläggningsprocessen utförts,
• resultat,
• vidtagna åtgärder, samt
• vem eller vilka som utfört kontrollen.

Sammanfattning

En skriftlig sammanfattning av verksamheten ska göras en gång per år. Resultatet av utvärderingen ska sändas till länsstyrelsen vid den tidpunkt som länsstyrelsen bestämmer.

(SJVFS 2009:51)

UPPHÄVD