Allmänna bestämmelser

1 §  I denna förordning ges bestämmelser om sådana arkiv och arkivmyndigheter som avses i arkivlagen (1990:782). Dessutom ges bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmateriel och förvaringsmedel som avses i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen svenskt arkiv.

2 §  Riksarkivet får, om regeringen inte föreskriver annat, meddela föreskrifter om

  1. godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel,
  2. vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet.

3 §  Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats skall de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband därmed skall myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen skall tas omhand för arkivering.

[S2]Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende skall arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

[S3]I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts.

[S4]Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en handling skall anses vara arkiverad.

4 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om hos vilken myndighet en upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för flera myndigheter skall bilda arkiv, om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen.

[S2]Riksarkivet får meddela motsvarande föreskrifter för sådana enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av 2 § lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Detsamma gäller för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (1999:977).

5 §  Arkiven skall regelbundet inspekteras av respektive arkivmyndighet.

6 §  När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, skall myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten.

[S2]Om en myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ helt eller delvis skall myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten.

7 §  En myndighet får låna ut arkivhandlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Vid tillämpningen av denna bestämmelse skall som myndighet också räknas

  1. sådana organ som avses i 2 § 1 arkivlagen (1990:782),
  2. sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och
  3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (1999:977).

7 a §  En arkivmyndighet behöver inte lämna besked och information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som tagits emot för förvaring av myndigheten, om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Förordning (2001:556).

Bestämmelser för statliga myndigheter

8 §  Statliga arkivmyndigheter är

9 §  Närmare bestämmelser om Riksarkivets och landsarkivens organisation och uppgifter finns i förordningen (2007:1179) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven. Förordning (2008:557).

10 §  Bestämmelserna i 6 och 11-19 §§ gäller inte för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen.

[S2]Vad som i denna förordning gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos

  1. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782),
  2. sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt avser allmänna handlingar, och
  3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (1999:977).

11 §  Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om

  1. användande av skrivmateriel och förvaringsmedel,
  2. arkivvård, såsom
    • hur arkivet skall organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar skall underlättas,
    • arkivbeskrivning,
    • arkivförteckning,
    • skydd av arkivet,
    • avgränsning av arkivet,
    • verkställande av gallring,
  3. överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet,
  4. återlämnande av handlingar.

12 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring.

[S2]Om föreskrifter saknas får Riksarkivet meddela särskilda beslut om gallring. Förordning (1995:680).

  • RA-FS 2019:3: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:9) om fortsatt giltighet av vissa föreskrifter om arkiv och gallring hos statliga myndigheter, utfärdade med stöd av allmänna arkivstadgan (1961:590)
13 § har upphävts genom förordning (2001:648).

14 §  Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Förordning (2001:648).

15 § har upphävts genom förordning (1995:680).

16 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om utlåning av arkivhandlingar i andra fall än som avses i 7 §. Förordning (2001:556).

17 §  Ett arkiv som överlämnas till en statlig arkivmyndighet ska vara förtecknat och de handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade.

[S2]I samband med att arkivhandlingar överlämnas till en av de statliga arkivmyndigheterna enligt 9 § arkivlagen (1990:782) eller 4 eller 13 § förordningen (2007:1179) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven ska arkivmyndigheten träffa en överenskommelse med den avlämnande myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

[S3]Detta ska inte gälla allmänna handlingar som senast den 31 december 1999 har kommit in till eller upprättats hos

  1. myndigheter som har upphört och som har haft uppgifter som hänför sig till Svenska kyrkans verksamhet, eller
  2. Svenska kyrkans beslutande församlingar. Förordning (2008:557).

18 §  Myndigheterna skall underställa arkivmyndigheten förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att arkivmyndighetens synpunkter på förslaget kan beaktas.

[S2]Innan en myndighet hyr en lokal avsedd för arkivförvaring skall den inhämta yttrande från arkivmyndigheten.

19 §  Myndigheterna skall i god tid underrätta arkivmyndigheten om tidpunkten för byggsamråd enligt 9 kap. 7 § plan- och bygglagen (1987:10) om åtgärder som berör arkivlokaler.

[S2]Arkivmyndigheten skall vidare underrättas om när en myndighet flyttar in arkiv i en ny eller ombyggd arkivlokal. Förordning (1995:680).

Överklagande

20 §  I 22 a § förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om överklagande hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut än beslut enligt 7 a § får dock inte överklagas. Förordning (2001:556).

Övrig bestämmelse

21 §  Riksarkivet skall följa arkivutvecklingen i kommunerna.

Ändringar

Arkivförordning (1991:446)

    Ikraftträder
    1991-07-01

Förordning (1991:971) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 9 §
    Ikraftträder
    1991-07-01

Förordning (1992:513).om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 9 §
    Ikraftträder
    1992-07-01

Förordning (1992:1056) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 12, 13, 14, 15, 20 §§
    Ikraftträder
    1993-01-01

Förordning (1993:451) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Förarbeten
    Rskr. 1992/93:316, Prop. 1992/93:100, Bet. 1992/93:KrU22
    Omfattning
    ändr. 17 §
    Ikraftträder
    1993-07-01

Förordning (1994:1496) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 4, 7, 10 §§
    Ikraftträder
    1995-01-01

Förordning (1995:680) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    upph. 15 §; ändr. 4, 8, 9, 12, 13, 14, 16, 19, 20 §§
    Ikraftträder
    1995-07-01

Förordning (1996:1600) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 10 §
    Ikraftträder
    1997-01-01

Förordning (1999:977) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 4, 7, 10, 17 §§
Ikraftträder
2000-01-01

Förordning (2001:556) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 16, 20 §§; ny 7 a §
Ikraftträder
2001-08-01

Förordning (2001:648) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
upph. 13 §; ändr. 14 §
Ikraftträder
2001-10-01

Förordning (2008:557) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 9, 17 §§
Ikraftträder
2008-08-15

Förordning (2009:1594) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
upph. 21 §, rubr. närmast före 21 §; ändr. 8, 9, 17, 18, 19 §§
Ikraftträder
2010-01-01

Förordning (2011:362) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 19 §
Ikraftträder
2011-05-02

Förordning (2015:287) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ny 15 §
Ikraftträder
2015-07-01

Förordning (2015:606) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 4, 7, 10 §§
Ikraftträder
2016-01-01

Förordning (2018:197) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 7 a, 20 §§; nya 7 b, 7 c, 7 d §§
Ikraftträder
2018-05-25

Förordning (2018:407) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 20 §
Ikraftträder
2018-07-01

Förordning (2018:1487) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 15 §
Ikraftträder
2018-09-01

Förordning (2018:1926) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 3 §
Ikraftträder
2019-01-01