1 §  Denna förordning skall tillämpas på arkiv hos regeringskansliet med undantag av Utrikesdepartementet.

2 §  För varje departement skall det finnas ett arkiv.

Detta gäller också i fråga om Statsrådsberedningen, Regeringskansliets förvaltningskontor och andra särskilda organ med ställning av myndighet inom regeringskansliet.

Som gemensam depå för dessa arkiv skall det finnas ett centralarkiv inom regeringskansliet.

I arkivlagen (1990:782) anges vad som bildar ett arkiv och syftet med arkivbildningen. Förordning (1996:303).

3 §  I regeringskansliet skall det finnas en kansliarkivarie.

Kansliarkivariens uppgifter framgår av 4-6, 8, 11 och 13 §§ i denna förordning. Förordning (1996:303).

4 §  Alla arkiv som har bildats inom regeringskansliet skall stå under tillsyn av en arkivansvarig. Den närmaste tillsynen över dessa arkiv utövas av arkivvårdare.

Kansliarkivarien är arkivansvarig för handlingar som har lämnats till regeringskansliets centralarkiv.

Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i regeringskansliets centralarkiv prövas i första hand av den som enligt arbetsordning eller särskilt beslut svarar för vården av handlingarna. I tveksamma fall eller om sökanden begär att frågan hänskjuts till myndigheten, skall prövningen göras av departementschefen eller av något annat statsråd i det departement, varifrån handlingarna har överlämnats till centralarkivet. För Statsrådsberedningens del görs prövningen i motsvarande fall av statsministern och för Regeringskansliets förvaltningskontors del av det statsråd som statsministern bestämmer. Om det departement som överlämnat handlingarna har upphört eller inte längre svarar för frågor inom det ämnesområde som handlingen avser skall prövningen göras av det statsråd som vid tidpunkten för begäran om utlämnande svarar för frågorna.

Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i centralarkivet får hänskjutas till regeringens prövning. Förordning (1996:303).

5 §  Varje departement, Statsrådsberedningen, Regeringskansliets förvaltningskontor och andra särskilda organ med ställning av myndighet inom regeringskansliet skall samråda med kansliarkivarien i frågor om arkivbildning, gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av arkivlokaler samt i andra arkivfrågor av principiell betydelse.

Kansliarkivarien skall verka för enhetlighet inom regeringskansliet i frågor om arkivbildning, gallring och arkivvård. Förordning (1996:303).

6 §  Kansliarkivarien skall samråda med Riksarkivet i viktigare frågor om arkivbildning, gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av arkivlokaler samt i andra arkivfrågor av principiell betydelse.

7 §  Kansliarkivarien utses av regeringen.

Arkivansvariga och arkivvårdare hos departementen, Statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor utses av varje departement, Statsrådsberedningen respektive förvaltningskontoret.

Arkivansvarig och arkivvårdare hos annat organ som avses i 2 § andra stycket utses av det departement till vilket organet hör i administrativt hänseende.

8 §  I arkivlagen (1990:782) ges föreskrifter om arkivbildning och arkivvård.

Handlingar skall framställas på ett sådant sätt att de kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den tid som handlingarna skall bevaras.

Varje departement, Statsrådsberedningen, Regeringskansliets förvaltningskontor och annat organ som avses i 2 § andra stycket skall svara för vården av sitt arkiv, om inte arkivet med stöd av 13 § har lämnats till regeringskansliets centralarkiv eller Riksarkivet.

Kansliarkivarien får meddela närmare föreskrifter i fråga om arkivbildning och arkivvård. Förordning (1996:303).

9 §  Varje arkiv skall om möjligt vara uppställt enligt arkivförteckningen. Arkivet skall förvaras så att alla dess delar är lätt åtkomliga.

Handlingar som innehåller uppgifter för vilka gäller sekretess enligt sekretesslagen (1980:100), skall förvaras på ett betryggande sätt så att obehöriga inte kan ta del av dem. Regeringsprotokoll med beteckningen underprotokoll serie B, handlingar till sådana protokoll samt handlingar i övrigt som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt 2 kap. 2 § sekretesslagen skall förvaras för sig. Detsamma gäller andra handlingar, om dessa är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet eller om det annars finns särskilda skäl.

I arkivlokaler bör endast arkivhandlingar förvaras.

10 §  Handlingar i ett ärende som har slutbehandlats får återlämnas till den som har gett in handlingarna om det är lämpligt med hänsyn till allmänna arkivsynpunkter och övriga omständigheter.

11 §  I arkivlagen (1990:782) ges föreskrifter om att allmänna handlingar får gallras.

Kansliarkivarien får efter samråd med departementen, Statsrådsberedningen och Regeringskansliets förvaltningskontor meddela föreskrifter om gallring av allmänna handlingar.

Vid gallring skall hänsyn tas till den granskning som konstitutionsutskottet har att göra. Förordning (1996:303).

12 §  Föreskrifter om att arkivhandlingar får lånas ut till myndigheter för tjänsteändamål finns i arkivförordningen (1991:446).

Varje departement, Statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor får meddela föreskrifter om utlåning även i andra fall. Kansliarkivarien får meddela sådana föreskrifter i fråga om arkivhandlingar som förvaras i centralarkivet.

Från centralarkivet och övriga arkiv hos regeringskansliet får arkivhandlingar lånas ut endast mot kvitto.

För utlånade arkivhandlingar gäller vad som föreskrivs i arkivlagen (1990:782) om att myndigheters arkiv skall skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.

En utlånad arkivhandling får inte utlånas vidare utan att den arkivansvarige har medgett det. Sådant medgivande behövs dock inte om utlåningen sker till en myndighet för ett måls eller ärendes handläggning.

13 §  Arkivhandlingar lämnas till regeringskansliets centralarkiv vid den tidpunkt som den arkivansvarige och kansliarkivarien kommer överens om.

Till Riksarkivet lämnas arkivhandlingar från centralarkivet vid den tidpunkt som kansliarkivarien och Riksarkivet kommer överens om.

14 §  Varje departement, Statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor får meddela närmare föreskrifter om tillämpningen av denna förordning inom departementet, Statsrådsberedningen respektive förvaltningskontoret.