Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring

Denna författning innehåller föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

Bokföringsskyldigheten för en central myndighet omfattar även de underlydande eller ekonomiadministrativt underställda myndigheterna.

Redovisning mot anslag och inkomsttitlar på statens budget samt redovisning av betalningar hänförbara till statens centralkonto är exempel på ekonomiska händelser.

Tidigare länkar i händelsekedjan, till exempel en beställning eller ett beslut om utbetalning av bidrag, utgör däremot inte en ekonomisk händelse. Inte heller regeringsbeslut om tilldelning av anslag eller myndighets beslut om fördelning av anslag är att betrakta som ekonomiska händelser.

Med vidtagen justering avses olika slag av bokslutstransaktioner samt omföringar och rättelser av bokföringsposter.

Av 7 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring framgår att myndigheten ska ha en gemensam bokföring, även om den bedriver flera verksamheter.

Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed får en myndighet som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet. Myndigheten ska dock konsolidera bokföringen vid delårsrapport och årsredovisning. Myndigheten ska dessutom beakta de krav på ytterligare konsolidering som följer av bestämmelserna om rapportering till statsredovisningen enligt 21 § förordningen om myndigheters bokföring.

Transaktioner på inomstatliga valutakonton ska bokföras till den kurs som Riksgäldskontoret har fastställt.

Begreppet kontanter innefattar även checkar och andra betalningsmedel som direkt kan omvandlas i sedlar och mynt. In- och utbetalningar över myndighetens giro- eller bankkonto betraktas som ”andra ekonomiska händelser”.

Anteckningar i journaler eller andra specifikationer, såsom kontantjournal, reskontror, är grundnoteringar. Tidpunkt för registrering och bearbetning i redovisningssystemet saknar då betydelse vad beträffar kravet på att in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.

I fråga om fordringar och skulder gäller att de ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor eller andra handlingar, som innebär anspråk på betalning eller något annat vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådana handlingar borde ha funnits enligt god affärssed.

Om det endast förekommer ett mindre antal fakturor eller andra handlingar i verksamheten och fordringarna och skulderna enligt dessa inte uppgår till avsevärda belopp får myndigheten dröja med att bokföra de ekonomiska händelserna tills betalning sker (kontantmetoden), under förutsättning att detta är förenligt med god redovisningssed. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Myndigheten ska tillämpa en så kallad brytdag då den löpande bokföringen för perioden ska avslutas. Brytdagen ska vara den 5 januari eller, om detta är en lördag eller söndag, närmast föregående vardag.

Om varor eller tjänster erhållits före räkenskapsårets utgång, men fakturor eller motsvarande handlingar vid denna tidpunkt ännu inte mottagits, ska utgifterna för leveranserna upptas på skuldsidan i balansräkningen i samband med att den löpande bokföringen avslutas såvida det inte är fråga om oväsentliga värden.

I de fall fakturor erhållits senast brytdagen bokförs dessa på det gamla räkenskapsåret. Faktura mellan myndigheter, som den avsändande myndigheten tar upp i årsredovisningen bland poster för fordringar hos andra myndigheter, ska vara motparten tillhanda senast brytdagen.

Kostnader för leveranser för vilka faktura inte erhållits senast brytdagen ska bokföras som periodavgränsningsposter. Detta bör i första hand ske med ledning av fakturor som erhållits efter brytdagen. Om sådana saknas får bokföringen istället ske med ledning av leveranssedlar eller motsvarande.

Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation, om det skulle vara förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika ekonomiska händelserna. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

Verifikationer som avser likartade ekonomiska händelser får bokföras i sammandrag i en post, om det utan svårighet kan klarläggas vilka ekonomiska händelser som ingår i en sådan post.

En myndighet får använda sig av flera verifikationsnummerserier om de grundläggande kraven på ordning och reda samt överskådlighet är uppfyllda. Det ska även framgå av myndighetens systemdokumentation att man använder sig av flera verifikationsnummerserier.

Specifikationerna till årsredovisningen är inte en del av årsredovisningen. Specifikationerna ska bevaras hos myndigheten.

En myndighet som är bokföringsskyldig enligt 2 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen och rapportera information till statsredovisningssystemet i enlighet med 15–25 §§. Den redovisningsinformation som rapporteras ska överensstämma med myndighetens egen redovisning. Kravet på att en myndighet ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen gäller om inte Statskontoret beslutat annat.

Myndigheten ska rapportera på de koder (nomenklatur) för indelning av statens budget som följer av regleringsbrev, annat beslut av regeringen eller beslut av Statskontoret samt de statliga inrapporteringskoder (S-koder) som beslutas särskilt av Statskontoret. För annan information än redovisningsinformation som ska rapporteras enligt dessa föreskrifter ska myndigheten använda de format och de benämningar som framgår av statsredovisningssystemet.

Ändringar av en myndighets redovisningsprinciper, som kan påverka den statsfinansiella information som myndigheten rapporterar enligt 15–25 §§, ska omgående anmälas skriftligt till Statskontoret.

Myndigheten ska rapportera till statsredovisningen de datum som Statskontoret har beslutat. Statskontoret kan besluta om ändring av tidigare beslutat datum för inrapportering. (ESVFA 2025:2).

Så snart årsredovisningen lämnats, dock senast i samband med utfallsrapportering för första kvartalet, ska myndigheten kontrollera att uppgifter om ingående balanser i statsredovisningssystemet överensstämmer med utgående värden för det föregående räkenskapsåret och vid behov rätta uppgifterna.

Myndigheten ska senast första arbetsdagen i maj månad, och därefter löpande, kontrollera att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel och indragningar överensstämmer med regeringsbeslut samt att ingående överföringsbelopp för anslag stämmer med föregående års utgående överföringsbelopp. Myndigheten ska snarast informera ansvarigt departement och Ekonomistyrningsverket om en felaktighet konstateras.

Myndigheten ska efter utgången av varje månad rapportera utfallsinformation för uppföljning av statens budget.

Myndigheter som har särskild statsfinansiell betydelse kan behöva rapportera uppgifter om utfall mer än en gång per månad. Skriftliga direktiv om detta lämnas särskilt av Ekonomistyrningsverket.

Outredda differenser och andra felaktigheter ska åtgärdas fortlöpande.

Rapporteringen ska avse räkenskapsåret fram till och med den senast avslutade kalendermånaden och omfatta följande uppgifter:

Utfall som redovisats mot anslag: Strukturen på redovisningen av anslagsutfall ska följa utgiftssidan på statens budget. Anslagsposter och delposter ska redovisas enligt regeringsbeslut.

Utfall som redovisats mot inkomsttitel: Strukturen på inkomsttitelredovisningen ska följa inkomstsidan på statens budget. Inkomsttitlar ska delas upp på undertitlar och delundertitlar av de myndigheter som erhållit skriftliga direktiv om detta.

Betalningar: Olika typer av betalningar ska rapporteras i enlighet med inrapporteringskoderna.

Särskild information: En myndighet ska även rapportera andra uppgifter varje månad eller med annan frekvens om Ekonomistyrningsverket särskilt beslutar det.

Myndigheten ska efter utgången av varje kvartal rapportera finansstatistisk information för underlag till nationalräkenskaperna och för annan analys.

Kvartalsinformationen ska omfatta:

Realekonomiskt fördelat utfall för myndighetens hela verksamhet, inklusive uppbörd och transfereringar, vilket innefattar alla S-koder för utgifter, inkomster, periodiseringar och investeringar.

Realekonomiskt fördelat utfall på de anslag som myndigheten redovisat mot och på inkomsttitlar om Ekonomistyrningsverket särskilt beslutar det.

Uppgifter om ställning på samtliga S-koder kopplade till balansposter.

Om viss finansstatistisk information avser ett annat kvartal än det aktuella och beloppet är väsentligt, ska myndigheten ange detta särskilt på det sätt som Ekonomistyrningsverket meddelar.

Utöver de periodiseringar som myndigheten gör varje månad ska myndigheten efter utgången av varje kvartal

säkerställa att redovisningen är i allt väsentligt fullständig, och

göra andra periodiseringar som bedöms påverka resultat- och balansräkningens poster väsentligt.

Myndigheten ska göra återföringar av periodiseringar på ett sådant sätt att utfallet för påföljande perioder inte blir missvisande.

I samband med årsredovisningen ska myndigheten i särskild ordning rapportera och stämma av de transaktioner, fordringar och skulder som har en annan statlig myndighet som motpart.

Senast i samband med första inrapportering av decemberutfallet ska myndigheten rapportera följande uppgifter specificerat per motpart:

Fordringar på respektive skulder till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet exklusive periodavgränsningsposter uppgår till 100 000 kronor eller mer.

Periodavgränsningsposter med andra statliga myndigheter som motparter som på fordringssidan respektive skuldsidan per myndighet uppgår till sammanlagt 100 000 kronor eller mer.

Intäkter av avgifter och andra ersättningar, intäkter av bidrag samt medel för finansiering av bidrag från andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

Kostnader för köp av varor eller tjänster från och lämnade bidrag till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

Finansiella intäkter och kostnader där Riksgäldskontoret är den ena parten och som var för sig sammanlagt uppgår till 100 000 kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

Finansiella intäkter och kostnader med en annan statlig myndighet som motpart som var för sig sammanlagt uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

Intäkter respektive kostnader och särredovisat finansiella intäkter respektive kostnader med andra statliga myndigheter som motparter som myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar, som var för sig sammanlagt uppgår till en (1) miljon kronor eller mer per myndighet.

Myndigheten ska ha stämt av uppgifterna i 19 § med respektive motpart och rättat skillnader mellan parternas uppgifter. Båda parter har samma ansvar för avstämning och rättelse. Om det inte är möjligt att rätta skillnaderna, ska myndigheterna förklara dem. Skillnader som understiger de i 19 § angivna beloppsgränserna behöver inte rättas eller förklaras.

Periodavgränsningsposter i balansräkningen och de belopp som rapporterats på koder för periodiseringar i resultaträkningen behöver inte stämmas av.

Skulder och fordringar som avser skatter och arbetsgivaravgifter behöver inte stämmas av.

Om de lämnade uppgifterna behöver korrigeras efter avslutad avstämning ska myndigheten göra det snarast, dock senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning. Dessförinnan ska myndigheten i förekommande fall ha stämt av korrigeringen direkt med motparten.

Myndigheten ska dokumentera avstämningarna.

Myndigheten ska rapportera ett preliminärt helårsutfall för anslag och inkomsttitlar senast den 31 januari.

Myndigheten ska rapportera helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar samt utfall respektive ställning på samtliga statliga inrapporteringskoder (S-koder).

För de myndigheter som lämnar finansiellt utdrag enligt 2 kap. 3–4 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag ska uppgifterna överensstämma med utdraget.

För övriga myndigheter ska uppgifterna vara slutliga om det inte finns särskilda skäl.

De myndigheter som Ekonomistyrningsverket bestämmer särskilt ska lämna särskilda förtydliganden och kompletteringar till det finansiella utdraget eller rapporteringen i övrigt.

Myndigheten ska rapportera övriga uppgifter som behövs i samband med upprättandet av en årsredovisning för staten. Myndigheten ska rapportera den information som framgår av statsredovisningssystemet i Hermes, förutsatt att myndigheten berörs och enligt andra regler är skyldig att redovisa den aktuella informationen i sin årsredovisning.

Om de lämnade uppgifterna enligt 22–23 §§ inte överensstämmer med den årsredovisning som myndigheten lämnar till regeringen ska uppgifterna rättas senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning.

Myndigheten ska rapportera slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för varje anslag senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning.

Har upphävts genom (ESVFA 2025:2) .

Bestämmelserna i 18 § om rapportering varje kvartal gäller inte för affärsverk. (ESVFA 2025:2).

Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200) vid leverans av varor och tillhandahållande av tjänster.

Vad som avses med elektronisk faktura framgår av 2 § lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. (ESVFA 2023:3).

En myndighet ska registrera, attestera och godkänna en inkommande faktura för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem.

Om en faktura inkommer i pappersform från en utomstatlig fakturautställare och fakturan inte är från utlandet eller är en förenklad faktura ska myndigheten överföra och maskinellt tolka denna till elektronisk form samt hantera fakturan i ett it-system med funktionalitet för hantering av elektroniska fakturor.

Vid fakturering ska myndigheten upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem.

En myndighet som endast upprättar ett fåtal fakturor får använda en så kallad leverantörsportal för att skapa en elektronisk faktura.

Fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men behöver inte tolkas maskinellt.

Med faktura från utlandet avses handling som upprättas av utländsk näringsidkare vid leverans av varor och tillhandahållande av tjänster. (ESVFA 2023:3).

Myndigheten ska förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Att vara förordnad innebär ett ansvar för att medlen används

inom ramen för myndighetens verksamhet,

inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar, samt

i enlighet med gällande regler.

Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska fastställas av myndigheten och dokumenteras i en kontinuerligt uppdaterad förteckning eller motsvarande, i vilken behörighet och behörighetsområden anges. Förteckningen ska förses med namnteckningsprov eller motsvarande på de förordnade tjänstemännen.

En förordnad tjänsteman får inte besluta i ett ärende som medför betalning till eller på annat sätt gynnar sig själv eller närstående, fysisk eller juridisk, person.

Förfogande över myndighetens medel ska godkännas med namnteckning eller med elektronisk signatur.

Kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar ska inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt, oavsett om staten äger tillgångarna eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund.

Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas. Dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren.

Myndigheten ska upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Av registret ska tidpunkt och belopp för samtliga förändringar i beståndet av tillgångar framgå (exempelvis anskaffning, avskrivning, avyttring). Registret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången.

Registret ska omfatta tillgångar vilkas anskaffningsvärde överstiger myndighetens beloppsgräns för mindre värde. Allmänna råd om mindre värde finns i Ekonomistyrningsverkets allmänna råd till 5 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (ESVFA 2022:1). Inventarier och anläggningstillgångar vilka bedöms vara stöldbegärliga eller för vilka registrering av andra skäl bedöms vara erforderlig ska registreras även om anskaffningsvärdet understiger denna beloppsgräns.

Inventarier och anläggningstillgångar ska avregistreras när de inte längre innehas av myndigheten.

Bokföringen ska hållas aktuell och löpande stämmas av efter vad som överensstämmer med god redovisningssed.

Kontoutdrag eller andra underlag avseende samtliga kassarörelser ska löpande stämmas av mot bokföringen.

Avstämningarna ska utföras av annan än den som utför eller registrerar betalningar. Avstämningarna ska dokumenteras. Eventuellt förekommande differenser ska utredas och åtgärdas.

Ekonomistyrningsverket kan i enskilda fall pröva och meddela undantag från dessa föreskrifter.