Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.
Upphäver
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.
Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4 a–c förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Gallring
Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan räkenskapsinformation enligt 5 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring som ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras.
Räkenskapsinformation m.m. som efter en tid förlorar betydelse för den ekonomiska redovisningen, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som använts för fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.
Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, till exempel deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring.
Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Utlån
Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländska myndigheter för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen. En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.
KARIN ÅSTRÖM IKO Håkan Lövblad
Bilaga
Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.
I tabellen används följande förkortningar: FÅB Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag FBF Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring
| Räkenskapsinformation Bevarande m.m. | Gallring |
|---|---|
| Avtal och andra handlingar av Regleringsbrev, avtal, kontrakt, särskild betydelse för att belysa beslutshandlingar, bevis, donaverksamhetens ekonomiska tionsförordnanden och handförhållanden, 3 § 4. b) FBF. lingar rörande lån, fordringar, investeringar, marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag, m.m., ska bevaras. | Rutinbetonad korrespondens, till exempel avräkningsnotor och blanketter för rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art och omfattning som är frekvent förekommande och som inte enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
| Uppgifter som är av betydelse Instruktioner om redovisningsför att det ska gå att följa och principer, värderingsnormer, förstå de enskilda bokförings- prisöverenskommelser, rättelposternas behandling i bok- seposter m.m. , ska bevaras. föringen, 3 § 4. c) och 12 § FBF. | Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater, kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m. får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
Grundbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras. Huvudbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras. Sidoordnad bokföring, 11 § De ekonomiska händelserna FBF. bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras.
| Räkenskapsinformation Bevarande m.m. | Gallring |
|---|---|
| Verifikationer, 13 § FBF. Verifikationer som enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, ska bevaras. | Övriga verifikationer får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
| Fakturor, 1 kap. 17 § mervär- Fakturor som enligt 6 § dessa desskattelagen (1994:200). föreskrifter ska undantas gallring, ska bevaras. | Övriga fakturor får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Undantag: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. |
| Elektroniska fakturor, 21 f § Elektroniska fakturor som en- FBF och 1 kap. 17 a § mervär- ligt 6 § dessa föreskrifter ska desskattelagen (1994:200). undantas gallring, ska bevaras. | Övriga elektroniska fakturor får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Undantag: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. |
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Systemdokumentation och be- De delar av systemdokumenta- Övrig systemdokumentation handlingshistorik, 18 § FBF tion och behandlingshistorik och behandlingshistorik får och förordningen (1994:1261) som är nödvändiga för att pre- gallras 7 år efter utgången av om statliga myndigheters redo- sentera de ekonomiska händel- det räkenskapsår som handling-
| visningssystem. | serna som grund-, huvud- och arna avser. sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §. |
| Årsredovisning, 19 § FBF, 2 kap. 4 § och 10 kap. 1 § FÅB. | Bevaras. |
| Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF. | Bevaras. |
| Rapportering till och från statsredovisningen, 21 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. | Register över myndigheter som Myndighets rapportering för tillhör den statliga redovis- hela räkenskapsåret som visar ningsorganisationen, ska beva- att denna överensstämmer med ras hos Ekonomistyrningsver- årsredovisningen får gallras ket. 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Inrapporterade uppgifter av- Övriga inrapporterade uppseende underlag för finansiellt gifter får hos Ekonomistyrsparande klassificerade och för- ningsverket gallras 7 år efter utdelade myndighetsvis per rä- gången av det räkenskapsår kenskapsår, ska bevaras hos som handlingarna avser. Ekonomistyrningsverket. |
| Dokumentation av organisation och rutiner, 22 § FBF. | Förteckning över behörigheten Dokumentation av uttag på staatt förfoga över myndighetens tens centralkonto, betalningar, medel, inventeringsprotokoll, avstämningar och kontroll register över inventarier och an- m.m. får gallras 7 år efter utläggningstillgångar m.m. per gången av det räkenskapsår räkenskapsår, ska bevaras. som handlingarna avser. |
| Delårsrapport med specifikation, 8 kap, och 10 kap. 2 § FÅB. | Får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. 5 |
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Budgetunderlag, 9 kap. 3 § Bevaras. FÅB. Beräkningsunderlag, 9 kap. Bevaras. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01 --2005-01-31. Särskild rapport som underlag Bevaras. för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB. Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § Bevaras. FÅB.
Elanders Sverige AB, 2019