Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3) om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Ändrar
Bemyndigande
beslutade den 30 september 2024.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3) om återlämnande och gallring av handlingar vid upphandling dels att 1 kap. 2 § och 2 kap. 3 § ska upphöra att gälla, dels att bilagan till föreskrifterna ska ha följande lydelse, dels att punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna ska ha följande lydelse.
3. Dessa föreskrifter tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna gäller dock för sådan upphandling som har påbörjats före den 1 januari 2017.
Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.
KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg
Föreskrifterna omtryckta RA-FS 2020:2 1
Bilaga till RA-FS 2024:5
Handlingar som får återlämnas eller gallras
Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring
Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag
av lagen (2008:962) om valfrihetssystem
Anbud inklusive 4 år från den dag Avser även anbud bilagor som inte har avtalet slöts eller inklusive bilagor som antagits. upphandlingen inte har antagits i avbröts. direkt upp hand lingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av återlämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras.
Anbuds ansök ningar 4 år från den dag Omfattar även annan eller pre kva lifice avtalet slöts eller dokumentation som rings hand lingar som upphandlingen tillhör an buds an sök-
| inte hör till antagna avbröts. anbud. | ningen eller pre kvalifi ce rings hand lingen. |
| Intyg, bevis eller 4 år från den dag motsvarande som avtalet slöts eller inhämtats för kontroll upphandlingen av leverantören. avbröts. | Avser anbudsgivare som inte har antagits. |
| Förtydliganden och 4 år från den dag kompletteringar av avtalet slöts eller anbud och an buds an- upphandlingen sök ningar. avbröts. | Avser anbud som inte har antagits. |
Ändringen innebär bl.a. att rubriken Säkerhetsskyddad upphandling och handlingar under den rubriken samt handlingar som ska bevaras tas bort ur bilagan. Övriga änd- 2 ringar är kantmarkerade.
| Handlingar | Återlämnande eller Anmärkningar gallring |
|---|---|
| Handlingar vid direktupp hand lingar vars värde inte över stiger 100.000 kronor. | När de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revi sion eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. |
| Ordererkännande. | 2 år efter det att handlingen har inkom mit eller när avtalet har upphört att vara giltigt. |
| Handlingar vid avrop från ram avtal, rang ordnade eller med annan för del ningsnyckel. | Beställningar där Avser inte upphandvärdet av det beställda ling av ramavtal. inte överstiger 100 000 kronor får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. |
| Handlingar vid avrop från ramavtal, för nyad kon kur rens utsätt ning. | Anbud som inte har Avser inte upphandantagits får gallras ling av ramavtal och 4 år från den dag antagna anbud. av rops av talet slöts eller den för nyade kon kur rens ut sättningen avbröts. |
Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem
Ansökningar om 2 år efter det att myndeltagande i valfri- digheten beslutat att hetssystem som inte inte godkänna den har godkänts, inklu- sökande som handsive bilagor. lingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats.
| Handlingar | Återlämnande eller Anmärkningar gallring |
|---|---|
| Förtydliganden och kompletteringar av ansökningar om att delta i valfrihetssystem som inte har godkänts. | 2 år efter det att myn digheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
| Intyg och bevis om kontroll av sökande som inte har godkänts. | 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. |
Övriga handlingar
Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten.
Listor och produkt- När de inte behövs för Avser handlingar som kataloger. verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.
Följesedlar och pack- När de inte längre sedlar. behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter.
Tillfälliga hjälp medel När de inte behövs för Avser exempelvis som inte tillför upp- verksamheten. listor och förteckhand lingen sakupp- ningar som använts gift. för egna sammanställningar och uträkningar.
Elanders Sverige AB, 2024